10 osvědčených postupů pro schůzky s klienty: včetně užitečných šablon

Ať už se scházíte virtuálně nebo tradičním způsobem osobně, schůzky s klienty jsou příležitostí k získání informací, navázání obchodních vztahů a ohromení vašich klientů. Ale vše, od neformální konverzace před schůzkou až po body programu, má velký vliv na úspěch projektu – a na názor klienta na vás.

Žádný tlak.

První dojem je důležitý, proto musí podnikatelé, prodejci a manažeři zákaznické podpory vést efektivní schůzky s klienty. Ale zdlouhavé projevy, odbočky od tématu a nepřipravení organizátoři schůzek způsobují, že mnoho schůzek se zvrtne, a proto je tak důležité proaktivně plánovat lepší schůzky s klienty.

V tomto průvodci vysvětlíme, jak by měla schůzka s klientem probíhat, a podělíme se o osvědčené postupy odborníků pro plánování úspěšných schůzek s klienty.

Co je schůzka s klientem?

Účinná schůzka s klientem propojuje majitele firmy nebo tým s potenciálním klientem nebo stávajícím zákazníkem. Oba se dohodnete na programu a čase schůzky a sejdete se, abyste:

Konečným cílem schůzky s klientem je splnit jeho potřeby a očekávání. Mnoho věcí můžete vyřídit prostřednictvím e-mailu nebo softwaru pro správu projektů, ale nic se nevyrovná osobní schůzce – nebo schůzce přes obrazovku, pokud se jedná o videokonferenci. 🖥️

Během schůzky s klientem se podrobně seznámíte s jeho cíli, výzvami a záměry. To vám usnadní přizpůsobit vaše služby přesně jeho potřebám.

Schůzka s klientem je mnohem víc než jen jednoduchý rozhovor. Je to vaše příležitost upevnit vztahy, zvýšit spokojenost zákazníků a udělat dobrý první dojem na nové klienty.

Typy schůzek s klienty

Obsah schůzky s klientem závisí zcela na vašich službách a vašem vztahu s klientem. Porozumění nuancím různých typů schůzek s klienty vám výrazně usnadní vedení firmy.

Úvodní schůzka

Úvodní schůzka je obvykle prvním setkáním, při kterém se s potenciálním klientem setkáte, abyste si popovídali o obchodu. Účelem schůzky není tolik tvrdý prodej, jako spíše vzájemné seznámení. Úvodní schůzka slouží k prozkoumání toho, jak můžete klientovi pomoci – jinými slovy, zda je tento vztah vhodný.

Nechceme vás stresovat, ale první dojem je opravdu důležitý. Klienti se při svém rozhodování částečně opírají o to, jaký dojem na ně uděláte vy a váš tým, takže je opravdu musíte ohromit.

Prodejní schůzka

Prodejní schůzka se zaměřuje na prezentaci produktů nebo služeb. Většinou se scházíte s novým zákazníkem, ale je také docela běžné prodávat další produkty stávajícím zákazníkům.

Prodejní schůzky se točí kolem ceníků, předvádění produktů a všeho ostatního, co pomůže uzavřít obchod. Obchodní zástupci přizpůsobují svůj přístup klientům s cílem přeměnit je na zákazníky.

Strategická schůzka

Strategické schůzky sdružují všechny členy týmu, včetně osob s rozhodovací pravomocí, do „válečné místnosti“, kde společně vyvíjejí inovativní nápady pro klienta. Jedná se o více kolaborativní schůzku s klientem, během které váš tým společně s klientem brainstormuje strategie.

I když byste měli pracovat s připomínkami klienta, je stále dobré připravit si před strategickou schůzkou několik bodů k diskusi. Trocha plánování předem vede k lepším nápadům, takže si připravte několik nápadů, abyste klienta ohromili.

Aktualizace stavu nebo kontrola

Pravidelné schůzky vám dávají příležitost ohromit stávající klienty vaší tvrdou prací a výsledky. Předložte jim kvantitativní data, abyste jim přesně ukázali, jak vaše služby prospívají jejich podnikání.

Účinná schůzka s klientem bude naplánována během nebo po hovoru pro budoucí kontroly, aby bylo možné lépe odůvodnit vaši mzdu klientovi. Jsou také nezbytné pro udržení a budování zdravých vztahů se zákazníky.

Pokud je to možné, vytvořte grafy nebo jiné vizuální pomůcky, které znázorňují pokrok klienta v průběhu času.

Následná schůzka

Po úvodní prodejní prezentaci nebo představení produktu můžete naplánovat následnou schůzku s klientem. Neměli byste být příliš vlezlí, ale cílem je odpovědět na otázky klienta a zároveň ho jemně pobídnout k rozhodnutí. Pokud se rozhodne vás najmout, budete muset poskytnout následný plán s dalšími kroky.

Zaškolení

Očekávání mohou rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu vztahu s klientem. Onboarding není povinný, ale je to osvědčená praxe v oblasti správy klientů, protože učí klienta, jak s vámi spolupracovat.

Cílem této schůzky je připravit zákazníka na úspěch, takže ho můžete proškolit ohledně vašich produktů nebo služeb, pohovořit o podpůrných strukturách a odpovědět na jeho otázky.

Networking

Tento typ schůzky je méně strukturovaný a nemá žádný konkrétní program. V obchodním světě jsou důležité pozitivní vztahy a příležitostné setkání s klienty může vést k dlouhodobé spolupráci, doporučením a udržení zákazníků.

Místo toho, abyste se soustředili na body programu, zaměřte se spíše na nezávaznou konverzaci, společné zájmy nebo novinky z oboru.

Osvědčené postupy pro schůzky s klienty

Jednání s klienty nemusí být strašidelná záležitost. Pokud budete dodržovat tyto osvědčené postupy, naplánujete efektivní a produktivní jednání s klienty, která posunou vaše podnikání kupředu.

1. Stanovte si jasné cíle

Stalo se vám někdy, že jste se zúčastnili schůzky a pomysleli si: „To stačilo sdělit e-mailem“? Nechcete, aby si to vaši klienti mysleli, proto mějte vždy jasný účel schůzky. I když se jedná o standardní následnou schůzku, musíte přidat hodnotu.

Čas jsou přece peníze, takže schůzky plánujte pouze v případě, že existuje jasná potřeba nebo cíl. Místo toho můžete vždy poslat e-mail. 📧

2. Důkladně se připravte

Není nic trapnějšího, než přijít na schůzku nepřipravený. To může vážně poškodit vztah se zákazníkem, takže i když je to jen pět minut, vždy si dejte trochu času navíc na přípravu každé schůzky se zákazníkem.

I když pracujete s jediným zákazníkem, kterého znáte jako své boty, nikdy se do schůzky nepouštějte naslepo. Kontext je pro plánování efektivních schůzek zásadní, proto si vždy zjistěte následující informace o zákazníkovi:

Je také dobré podívat se na poznámky z předchozích schůzek a data z CRM. Můžete zjistit, zda měl váš tým od poslední schůzky nějaké kontaktní body se zákazníkem, a před schůzkou vyhledat potenciální problémy.

Pokud váš CRM systém obsahuje komunikační plán pro klienta, přečtěte si jej před schůzkou.

3. Dělejte si poznámky a používejte šablonu programu schůzky

Poznámky ze schůzek mohou být skutečným zachráncem, ale víme, jak je obtížné dělat si dobré poznámky při vedení schůzky se zákazníkem. Místo toho určete pro každou schůzku s klientem osobu, která bude dělat poznámky.

Může to být asistent nebo dokonce account manager. Vždy je však dobré mít na každé schůzce alespoň dva zaměstnance, aby jeden mohl řídit průběh schůzky, zatímco druhý vše dokumentuje.

ClickUp Meetings vám usnadní pořizování skvělých poznámek, ke kterým se budete znovu a znovu vracet. Stačí otevřít dokument, pořizovat poznámky, přiřazovat komentáře a úkoly, formátovat pomocí bohatých možností úprav a minimalizovat počet kliknutí pomocí chytrých příkazů Slash. 🛠️

Nemusíte ani vytvářet program schůzky od nuly. Šablona ClickUp Meetings Template sleduje všechny schůzky v několika zobrazeních, aby bylo možné sledovat pokrok klientů, klíčové body, stavy a další informace.

4. Spravujte klienty v CRM

Software CRM vám ušetří spoustu času. Tento nástroj sleduje u každého zákazníka:

K účtu každého zákazníka můžete dokonce přidat interní poznámky. Můžete například přidat poznámku o domácím mazlíčkovi zákazníka nebo o jeho poslední dovolené. Kontrola CRM před schůzkou s klientem vám tyto drobné informace připomene a pomůže vám budovat lepší vztahy s klienty.

Nevýhodou je, že většina CRM systémů je oddělena od vaší skutečné práce. ClickUp CRM tento problém řeší kombinací údajů o zákaznících s poznámkami ze schůzek, úkoly, cíli a dalšími informacemi. Podívejte se na historii zákazníka v ClickUp CRM a zjistěte, zda je třeba změnit přístup k nadcházející schůzce – může to zachránit celý účet.

5. Používejte nástroje umělé inteligence

Vytváření programů schůzek, pořizování poznámek a přidělování úkolů zabere spoustu času. Místo toho, abyste se snažili stihnout všechno najednou, uspořádejte lepší schůzky s klienty pomocí nástrojů AI, jako je ClickUp AI.

Stačí sdělit ClickUp AI svou pracovní pozici a robotický asistent se o vše postará. Zadejte mu poznámky ze schůzek a automatizujte přidělování úkolů, vytvářejte akční plány na základě zpětné vazby od klientů nebo pište promyšlené e-maily klientům s tímto časově úsporným AI pomocníkem.

6. Zaměřte se na metriky a výsledky

Klienti chtějí, aby se jim jejich investice vyplatila. Jako majitel firmy nebo account manager musíte prokázat svou hodnotu, proto je tak důležité sdílet kvantitativní data během schůzek s klienty. Jedná se o černé na bílém důkaz, že vaše strategie fungují.

Pomocí ClickUp Goals vytvořte milníky a metriky pro každého klienta. Vytvořte si dashboard, abyste měli všechny metriky na jednom místě, nebo se podívejte na výkonnost podle projektu nebo úkolu.

7. Otestujte si techniku (i pro osobní schůzky)

Kdybychom dostali pět centů pokaždé, když se připojíme k jednání a někdo řekne: „Neslyším vás“, byli bychom bohatí. Nemůžete zabránit všem technickým problémům, ale můžete se jim určitě vyhnout (nebo je proaktivně vyřešit) tím, že před jednáním s klientem otestujete svou technologii.

Klienti vás mohou odsoudit, pokud nevíte, jak zapnout mikrofon v aplikaci Zoom, proto včasné testování zabrání technickým problémům. 👩🏽‍💻

A ano, to platí i pro osobní schůzky. Pokud používáte konferenční telefon, proveďte zkušební hovor, abyste se ujistili, že víte, jak systém funguje.

Zní to jako samozřejmost, ale budete překvapeni, jak moc může technologie bránit efektivním schůzkám.

8. Posilte své měkké dovednosti

Řeč těla a oční kontakt jsou důležité pro jakýkoli komunikační kanál, ať už se jedná o osobní nebo virtuální schůzku. Usmívejte se očima, mějte otevřenou řeč těla (neskládejte ruce!) a buďte přátelští.

Trocha small talku a osobní povídání jsou také dobré. Nemusí to narušit schůzku, ale dvě minuty povídání o vašem víkendu investují do vztahu s klientem a budují důvěru.

9. Sledujte čas a dodržujte ho

Není nic horšího než schůzka, která nemá konce. Pokud si domluvíte schůzku s klientem na hodinu, nepřekračujte stanovený čas. Čas klienta je drahocenný, a i když to možná neřekne, zaručeně nechce maratónské schůzky.

Pečlivě sledujte čas během hovorů se zákazníky. Můžete zkusit naplánovat 30minutové schůzky jako výchozí nastavení, abyste ušetřili čas, nebo pověřit člena týmu, aby hlídal čas a udržoval schůzku v plánovaném tempu.

10. Naplánujte si úkoly a další schůzku

Úspěšná schůzka by nikdy neměla skončit bez stanovení dalších kroků. Posledních pět minut schůzky věnujte sepsání akčních bodů, určení odpovědných osob a termínů. Tím se odstraní nejistota a všichni odejdou ze schůzky s jasnou představou o tom, co mají dělat.

Je také dobré naplánovat další schůzku, když jsou všichni na telefonu. Okamžité naplánování schůzky zabrání výměně e-mailů a zajistí, že se schůzka co nejdříve zapíše do kalendáře.

Výhody úspěšných schůzek se zákazníky

Víme, že máte na starosti miliardy různých úkolů. Někdy se schůzky dostanou na konec seznamu priorit, a my to chápeme. Věnovat čas plánování efektivních schůzek s klienty však přináší mnoho výhod.

Budujte lepší vztahy

Vztahy s klienty mají podobnosti s vztahy, které máte s přáteli a rodinou. Dobré zacházení s nimi a vytváření prvotřídních zákaznických zkušeností časem utuží vaše vazby.

Tím nejen snížíte fluktuaci, ale vztahy s klienty také podpoříte dlouhodobou loajalitu a snížíte marketingové náklady. Není divu, že budování vztahů je osvědčenou metodou v oblasti správy klientů!

Zvyšte svůj prodej

Kdo by nechtěl vydělávat více peněz? Efektivní schůzky s klienty na ně udělají pozitivní dojem a povzbudí je, aby vám zůstali věrní. Tím se zvyšuje pravděpodobnost, že budou i nadále podporovat vaše podnikání a dokonce vás doporučí svým přátelům. 🙌

Vybudujte si lepší podnikání

Schůzky s klienty jsou zlatým dolem pro zpětnou vazbu. Klienti mají mnoho postřehů, které můžete využít k podpoře inovací, vytváření nových produktů a vylepšování svého podnikání.

Splňte potřeby zákazníků s ClickUp

Úspěšná schůzka s klientem nekončí rozloučením – pokračuje prostřednictvím akčních bodů, komunikace, spolupráce a dalších činností. Buďte ve svých schůzkách vždy o krok napřed díky ClickUp.

Změníme způsob, jakým se na schůzky připravujete, jak je vedete a jak na ně navazujete, aby se vaše procesy zefektivnily a každá schůzka s klientem měla smysl.

Přesvědčte se sami: Vytvořte si nyní bezplatný pracovní prostor ClickUp.