Jako majitel malé firmy pravděpodobně používáte k řízení svého podnikání a sledování toho, kdo co, kolik a kdy nakupuje, poznámkové bloky, lepící papírky a jednoduché tabulky.
Tyto nástroje vám pomohou shromažďovat důležité informace o zákaznících, spravovat zásoby a mnoho dalšího. Jakmile však vaše firma poroste, poznámkové bločky a lepící papírky již nebudou stačit k ukládání důležitých dat. Využijte software pro správu vztahů se zákazníky .
Nástroj CRM změní vaše obchodní operace a komunikaci se stávajícími zákazníky i novými potenciálními klienty. Pomůže vám budovat silné vztahy se zákazníky a zvýšit celkovou efektivitu.
Pokud však ještě nejste připraveni pořídit si specializovaný CRM software, vyzkoušejte šablonu CRM v Excelu. Mnoho firem v počáteční fázi se rozhoduje pro CRM založené na Excelu, protože je známé, přizpůsobitelné a téměř zdarma.
Tento komplexní průvodce vám ukáže, jak funguje CRM v Excelu, jak jej vytvořit a jak začít s některými bezplatnými šablonami CRM.
Co je Excel CRM?
Excel CRM je systém pro správu vztahů se zákazníky, který využívá funkce aplikace Microsoft Excel k organizaci a správě zákaznických dat, interakcí a prodejních procesů.
Excel CRM je flexibilní a přizpůsobitelná platforma, kterou mohou malé podniky využívat k udržování vztahů se zákazníky a zefektivnění prodejních procesů.
Pomocí CRM systému v Excelu můžete efektivně organizovat své prodejní aktivity a snadno spravovat data o potenciálních zákaznících.
Vy nebo váš prodejní tým můžete pravidelně aktualizovat data CRM, přidávat vlastní fáze a zdroje potenciálních zákazníků a exportovat data. Všechny tyto důležité informace jsou také snadno přístupné vašim stakeholderům.
Výhody používání Excelu jako CRM
Známost a dostupnost
Od studentů po profesionály, všichni umí používat Excel, takže přechod na CRM v Excelu je hladký.
Excel je široce dostupný a nevyžaduje žádné speciální školení. Microsoft Excel a jeho alternativy se snadno naučíte a k dispozici je několik bezplatných online tutoriálů.
Nákladová efektivita
Malé podniky často nemohou investovat do softwarových řešení kvůli jejich vysokým cenám. Cena není problémem u Microsoft Excel, protože webová aplikace je zdarma. I když potřebujete placenou desktopovou verzi, vyjde vás levněji než běžný CRM.
Desktopová aplikace Microsoft Excel je k dispozici jako součást předplatného balíčku Microsoft Office. Díky tomu není třeba pořizovat další software a můžete ušetřit náklady.
Přizpůsobení
Microsoft Excel je známý svými praktickými funkcemi a umožňuje vám přizpůsobit CRM podle vašich potřeb. Chcete definovat vlastní pole pro konkrétní zákazníky? Neváhejte a vytvořte je. Chcete přejmenovat kroky v prodejním procesu podle toho, jak pracujete? Proveďte změnu a pokračujte.
Můžete také využít mnoho dostupných šablon CRM a navrhnout šablonu tabulky CRM, která bude dokonale odpovídat vašim procesům a požadavkům.
Integrace s dalšími aplikacemi Microsoft Office
MS Excel se hladce integruje s dalšími aplikacemi Microsoft Office, jako jsou MS Word a Outlook. To vám poskytuje komplexní přístup ke správě vztahů se zákazníky.
Ať už jste obchodní zástupce nebo majitel firmy, integrace Excelu vám pomůže vytvořit úžasné a personalizované rozhraní pro vaše data, a to bez dalších nákladů.
Předem připravené šablony
Vzhledem k popularitě Excelu jako CRM jsou k dispozici různé předem připravené šablony CRM Excel, které můžete použít, například šablona pro účetnictví, šablona pro příležitosti a další.
Stačí zkopírovat dostupné šablony, zadat příslušná data do vlastních polí a můžete hned začít. Vyberte si šablony, které nejlépe vyhovují vašim obchodním požadavkům, od šablon pro plánování zdrojů až po šablony pro správu klientů.
Jak vytvořit CRM v Excelu: kroky a tipy
Vytvoření CRM systému v Excelu vyžaduje pečlivé plánování a organizaci. Zde jsou základní kroky a tipy pro CRM, které vás provedou tímto procesem.
Krok 1: Definujte své cíle
Jasně definujte své cíle CRM a to, čeho chcete tímto nástrojem dosáhnout. Vaším cílem může být zlepšení správy potenciálních zákazníků, udržení vztahů se zákazníky nebo zefektivnění prodejních procesů.
Krok 2: Vytvořte listy Excel
Jakmile se s týmem shodnete na budoucích cílech, použijte různé listy Excelu k roztřídění informací. K vytvoření šablon CRM budete potřebovat následující listy:
- Vytvořte list se seznamem kontaktů, abyste mohli snadno ukládat a prohlížet kontaktní informace.
- Vytvořte list Společnost určený ke správě dat pro vaše B2B prodejní kontakty a klienty.
- Vytvořte tabulku Pipeline pro sledování komunikace se zákazníky, následné kontakty s klienty a aktualizaci stavu potenciálních zákazníků pro efektivní monitorování prodeje.
- Pomocí listu Nastavení můžete přidat podrobnosti, jako jsou typy kontaktů, fáze prodejního procesu, stav obchodu a zdroj potenciálních zákazníků.
Krok 3: Identifikujte datové body
Ukládání a správa kontaktních údajů na jednom místě může být účinným způsobem, jak ušetřit čas při komunikaci s potenciálními zákazníky. Pomůže vám to také zabránit ztrátě dat a ušetří vám časově náročný proces jejich obnovy.
Přejděte do listu Kontakty v šabloně CRM. Ujistěte se, že u všech svých zákazníků důsledně sledujete základní údaje, jako jsou jméno, telefonní číslo, adresa, e-mail, podrobnosti o nákupu, historie nákupů, záznamy o komunikaci a další relevantní údaje B2B CRM. V této fázi také musíte definovat všechna vlastní pole nebo údaje, které chcete shromažďovat a sledovat.
Zadejte všechny dostupné údaje o každém zákazníkovi do sešitu Excel, abyste v budoucnu usnadnili plynulou komunikaci.
Krok 4: Zadejte data
Jakmile bude vaše databáze Excel připravena, zadejte informace o obchodních příležitostech a další související data do předem připraveného prodejního kanálu. Můžete jej propojit se svými prodejními procesy, abyste maximalizovali přesnost a konzistenci a zachovali integritu svého systému CRM.
Obchodní zástupci používají vlastní pole v CRM systému prodeje k kategorizaci a sledování příležitostí a přidávají typ prodeje nebo služby požadované potenciálními zákazníky.
Sledujte svůj pokrok díky aktualizacím na řídicím panelu, které vás upozorní na změny v prodejním procesu. Pokud je váš prodejní proces již předem definován nebo šablona prodejního procesu neodpovídá vašim potřebám, můžete ji snadno přizpůsobit.
Krok 5: Implementujte vzorce a funkce
Využijte vzorce a funkce Excelu k automatizaci výpočtů, analýze dat a zefektivnění procesů. Můžete například použít funkci SUMIFS ke sledování celkových tržeb a funkci COUNTIFS k analýze interakcí se zákazníky. Vytvořte si šablonu CRM jako přizpůsobitelný prodejní proces, který se může vyvíjet spolu s rozvojem vašeho podnikání.
Můžete také vytvořit kontingenční tabulky, abyste mohli rychle třídit a filtrovat své pipeline a spravovat a analyzovat svá data.
Seřaďte tabulku prodejního kanálu podle odhadované hodnoty příležitosti nebo vyberte rozevírací nabídku a seřaďte data od A do Z.
Krok 6: Navrhněte vizuálně přitažlivé řídicí panely
V rámci svého CRM systému založeného na Excelu vytvořte vizuálně přitažlivé panely, které poskytují rychlý přehled klíčových metrik. K efektivnímu znázornění datových trendů použijte tabulky a grafy.
Při používání šablony Excel CRM je třeba mít na paměti několik rychlých tipů:
- Pravidelně aktualizujte svůj CRM systém, abyste zajistili jeho přesnost a relevanci.
- Proškolte svůj tým v efektivním používání Excel CRM.
- Zálohujte své soubory Excel často, abyste předešli ztrátě dat.
5 šablon CRM v Excelu: funkce a jejich použití
1. Šablona Excel CRM pro záznamy kontaktů
Zaznamenávejte podrobnosti o každém kontaktu se zákazníkem nebo potenciálním zákazníkem, způsobu kontaktu, účelu a následných akcích v šabloně Excel pro CRM kontakty.
Tato šablona Excel CRM od Vertex42 vám pomůže spravovat seznam kontaktů a oslovit správného zákazníka ve správný čas. Pomůže vám to vyhnout se spamování stávajících zákazníků nežádoucími zprávami.
2. Šablona CRM Excel pro prodejní trychtýř
Správa prodejního trychtýře je pro každou firmu zásadní. Tato šablona Sales Funnel CRM Excel od Salesflare se hodí , když profesionálové a majitelé malých firem chtějí jednoduše zadat základní údaje, aby mohli sledovat připravované obchody, předpokládané termíny uzavření a průběh jednání s potenciálním klientem.
Taková šablona vám také pomůže sledovat pokrok v procesu, velikost obchodu atd.
3. Šablona Excel CRM pro záznamy o prodeji
Tato šablona prodejního deníku v Excelu od Vertex42 vám pomůže zaznamenat každý prodej s dalšími podrobnostmi, jako jsou náklady, poskytnuté slevy a čísla faktur. Díky této šabloně budete mít snadno přehled o svých denních, týdenních a měsíčních prodejích.
Vytvářejte prodejní zprávy o průměrné velikosti zakázek, celkovém obratu a dalších údajích pomocí této snadno použitelné a bezplatné šablony CRM Excel.
4. Šablona Excel CRM pro zprávu o příležitostech
Jako obchodní manažer musíte často kontrolovat příležitosti, které mohou potenciální klienty přeměnit na smluvní zákazníky. Tato šablona Excel CRM Opportunities Report Template od Close.com pro příležitosti vám pomůže zůstat v obraze ohledně výkonu každého obchodního zástupce, sledovat ztracené obchody, zasáhnout v pozdních fázích obchodů a upřednostnit vaše nejlepší obchodní příležitosti.
5. Šablona Excel CRM pro prognózu prodeje
Pro majitele firmy je předvídatelnost prodeje klíčem k lepšímu plánování a přesnějším prognózám prodeje.
Pomocí této šablony Excel pro prognózu prodeje od Spreadsheet.com můžete předpovídat budoucí tržby. Můžete prognózovat obchodní výnosy a filtrovat je podle typu společnosti, prodejce a fáze obchodu.
Omezení systému CRM v Excelu
Ačkoli CRM systémy v Excelu nabízejí několik výhod, mají také některá omezení, která stojí za zvážení:
Omezená škálovatelnost
Excel není navržen pro práci s rozsáhlými databázemi, a jak vaše firma roste, může být pro vás obtížné spravovat velké množství zákaznických dat pomocí tabulky CRM.
Výzvy v oblasti spolupráce
S růstem vašeho týmu může být spolupráce na souborech Excelu náročná, což může vést k problémům s kontrolou verzí a potenciálním nesrovnalostem v datech. Omezená přístupová práva uživatelů k Excelu činí sledování a identifikaci změn velmi časově náročnou záležitostí.
📮ClickUp Insight: Typický znalostní pracovník musí pro vykonání své práce komunikovat v průměru s 6 lidmi. To znamená, že každý den musí kontaktovat 6 klíčových osob, aby shromáždil nezbytné informace, sladil priority a posunul projekty vpřed. Je to opravdu náročné – neustálé sledování, zmatek s verzemi a nedostatečná přehlednost snižují produktivitu týmu. Centralizovaná platforma jako ClickUp s funkcí Connected Search a AI Knowledge Manager řeší tento problém tím, že vám okamžitě poskytuje kontext na dosah ruky.
Nedostatek automatizace
Tabulka CRM v Excelu vyžaduje více ručního zadávání dat než specializovaný CRM software. Při vytváření databáze zákazníků musíte data zadávat ručně, abyste zajistili, že všechny informace o zákaznících budou správně uloženy a zaznamenány. To může potenciálně zpomalit obchodní procesy a také riskujete lidskou chybu, která může vést ke ztrátě dat.
Bezpečnostní otázky
Soubory Excel nemusí poskytovat stejnou úroveň zabezpečení jako specializované platformy CRM, což může vést k neoprávněnému přístupu k důležitým datům nebo jejich ztrátě. Soubory Excel se mohou kdykoli poškodit a zálohy nemusí být účinným řešením. Kdokoli, kdo má přístup k sešitu Excel, může data snadno zkopírovat nebo, v horším případě, smazat.
Žádná auditní stopa
Je obtížné sledovat změny provedené v souboru Excel. Ve většině případů jsou soubory Excel přístupné více členům týmu, kteří mají požadovaný přístup a oprávnění k provádění změn. To činí sledování a kontrolu náročným procesem.
Nejlepší alternativa k Excel CRM
ClickUp je výkonný nástroj s robustními funkcemi CRM, který se hladce integruje do vašich stávajících pracovních postupů.
Šablona CRM od ClickUp vám pomůže rozvíjet vztahy se zákazníky pomocí hotových nástrojů pro sledování všech potenciálních zákazníků a příležitostí. Poskytuje vizuální znázornění vaší pipeline a pomáhá při efektivním rozhodování.
Funkce CRM v ClickUp vám pomohou centralizovat důležité kontaktní informace do specializované databáze pro prodejní data. To vám umožní prioritizovat úkoly pro váš prodejní tým podle fáze prodeje, čímž zvýšíte rychlost prodeje.
Podniky, které pro své CRM procesy používají Excel, mohou snadno přejít na ClickUp importem svých stávajících dat.
ClickUp vám umožňuje přizpůsobit zobrazení úkolů, aby vám pomohl spravovat vaše prodejní a marketingové procesy. Kromě výchozího zobrazení seznamu můžete také zobrazit svá data ve zobrazení tabule seskupená podle stavu nebo v kalendáři s schůzkami a dalšími naplánovanými událostmi.
Můžete si také vybrat zobrazení tabulky, které zobrazí všechna vaše data v jednoduché mřížce.
S ClickUp můžete přidělovat úkoly členům týmu a sledovat jejich pokrok. Můžete také nastavit oprávnění uživatelů na základě rolí.
Díky zmínkám, komentářům a vestavěným komunikačním funkcím poskytuje ClickUp prostředí pro spolupráci týmů.
Navíc vám automatizace v ClickUp pomohou zefektivnit opakující se úkoly a ušetřit čas i námahu.
Ať už jste malá firma nebo velký konglomerát, ClickUp poskytuje komplexní řešení pro vaše potřeby v oblasti CRM.
Od správy kontaktů po sledování obchodů a zobrazení úkolů – intuitivní funkce ClickUp z něj dělají robustní CRM software, který podpoří vaše podnikání.
Vylepšete správu vztahů se zákazníky pomocí ClickUp
Při plánování strategie CRM zvažte požadavky svého podnikání a vyhodnoťte škálovatelnost zvoleného řešení CRM. To vám pomůže rozhodnout se, zda vytvořit CRM v Excelu, nebo se rozhodnout pro specializované řešení, jako je ClickUp.
Ačkoli CRM systémy v Excelu nabízejí podnikatelům nákladově efektivní a přizpůsobitelné řešení, jejich nevýhody mohou bránit růstu.
ClickUp se naopak jeví jako efektivní alternativa, která poroste spolu s vaším podnikáním.
Robustní šablony CRM, pokročilé funkce jako ClickUp AI, hladká integrace s více nástroji, ClickUp Dashboards a možnosti spolupráce z něj dělají lepší CRM řešení ve srovnání s Excelem nebo Google Sheets.
S CRM ClickUp mohou podniky všech velikostí spravovat vztahy se zákazníky, zefektivnit procesy a spolupracovat na zvyšování spokojenosti zákazníků. Získejte speciální CRM software pro svůj podnik tím, že se zdarma zaregistrujete na ClickUp.