Většina z nás již každý den používá tabulky. Od vytváření měsíčních rozpočtů po zpracování prodejních čísel – Google Sheets je známý svou snadnou použitelností, funkcemi pro spolupráci, globální dostupností a možnostmi přizpůsobení.
Kdo by ale řekl, že prázdný Google Sheet se může stát plně funkčním CRM? 🤯
Je to pravda – pomocí Google Sheets můžete vytvářet nebo používat nespočet šablon pro správu projektů v tabulkách, marketingové kampaně, hromadné e-maily, prognózy, sledování, následné kroky a mnoho dalšího.
Podívejme se blíže na to, jak používat Google Sheets CRM – s novým výkonným nástrojem, který může zcela změnit vaše řízení vztahů se zákazníky!
Porozumění funkcím CRM v Google Sheets
Ačkoli Google Sheets není tradiční CRM platformou, nabízí překvapivě efektivní způsob správy vztahů se zákazníky, zejména pro menší podniky nebo ty, kteří hledají nákladově efektivní řešení.
Mezi klíčové funkce CRM v Google Sheets patří:
1. Správa kontaktů: Uspořádejte kontakty do strukturované databáze, ověřte data, abyste zachovali jejich autentičnost, filtrujte a tříděte podle cílových skupin a použijte podmíněné formátování k oddělení důležitých informací.
2. Sledování prodejního procesu: Vizuálně sledujte průběh obchodů ve všech fázích prodeje, přidělujte úkoly a sledujte jejich plnění, vypočítávejte metriky a identifikujte úzká místa.
3. Správa úkolů a aktivit: Sledujte interakce s klienty a zákazníky, nastavujte termíny a připomenutí, delegujte úkoly a sledujte jejich průběh a pomocí filtrů se zaměřte na oblasti, které je třeba zlepšit.
4. Reporting a analýza: Proměňte data v poznatky, vytvářejte reporty, sledujte výkonnost a sdílejte reporty pro snadné rozhodování.
5. Integrace a automatizace: Integrujte Google Sheets s oblíbenými alternativami CRM a rozšiřte tak své možnosti: zachycujte potenciální zákazníky z e-mailů a formulářů, automatizujte svůj seznam následných e-mailů a synchronizujte s kalendáři, abyste mohli plánovat a sledovat schůzky.
A to není vše. Google Sheets nabízí také spoustu šablon CRM, takže se můžete soustředit na udržování vztahů se zákazníky a ne na náročnou práci s vytvářením CRM.
📮ClickUp Insight: Nízkoproduktivní týmy mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco vysoce produktivní týmy si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu? Jako univerzální aplikace pro práci ClickUp slučuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory do jedné platformy, doplněné o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco AI se postará o zbytek.
Typy šablon CRM pro Google Sheets a jejich použití
Od základní organizace zákaznických dat až po automatizaci řízení prodeje – šablony CRM pro Google Sheets mají v oblasti správy klientů mnoho využití. Zde je několik nejčastěji používaných šablon CRM pro Google Sheets.
1. Šablona CRM pro řízení projektů
Tato bezplatná šablona Ganttova diagramu pro Google Sheets je ideální pro firmy, které mají v průběhu projektu neustálý kontakt se zákazníky.
Tyto šablony kombinují kontaktní informace o zákaznících s funkcemi pro sledování projektů, jako jsou projektová charta, údaje o zúčastněných stranách, časové osy, úkoly, termíny a přidělení rozpočtu.
Každou kategorii můžete přizpůsobit, spolupracovat s členy svého projektového týmu a uložit ji na Google Drive. Nyní máte všechny své aktualizace v reálném čase k dispozici i na cestách!
2. Základní šablona CRM
Tato základní šablona CRM tabulky je dokonalým nástrojem pro správu prodeje pro majitele malých podniků a zakladatele start-upů.
Začněte přizpůsobením karty „Nastavení“. Můžete definovat kategorie, jako je typ kontaktu pro osoby a fáze příležitostí, které s nimi máte. Vaše cesta ke správě vztahů se zákazníky je nyní ještě jednodušší.
Záložku „Dashboard“ (Řídicí panel) použijte jako mini ovládací panel. Zobrazuje celkovou hodnotu příležitostí, celkový počet osob, společností a příležitostí a počet příležitostí podle fáze s jejich hodnotami.
Záložka „Lidé“ obsahuje údaje o zákaznících, se kterými chcete obchodovat. Pomocí přednastavených značek, jako jsou „follow-up“, „hot“ a „upsell“, definujte vztah, který jste s nimi navázali.
Podobně záložka „Společnosti“ obsahuje informace o aktuálních a potenciálních potenciálních zákaznících organizace.
Karta „Příležitosti“ představuje všechny aktivity v oblasti rozvoje podnikání, které chcete sledovat.
3. Šablona CRM pro sledování prodejního procesu
V této praktické šabloně CRM pro Google Sheets můžete vizualizovat a zaznamenávat celý svůj prodejní proces, včetně správy potenciálních zákazníků, sledování prodejů a vykazování tržeb.
Šablona je k dispozici ke stažení zdarma na HubSpot. Zjednodušuje správu prodeje tím, že zobrazuje všechna data z každé karty ve formě grafů a tabulek na hlavním panelu.
Na tomto listu můžete začít nastavovat prodejní trychtýř vaší firmy. Projděte si záložku „Pokyny“, abyste pochopili, co je to CRM tabulka a jak ji vyplnit.
4. Šablona CRM pro řízení marketingu
Pokud jste nastavili marketingové cíle své organizace, můžete je nyní snadno sledovat pomocí této bezplatné tabulky CRM pro správu marketingu.
Tato šablona CRM zaměřená na generování a péči o potenciální zákazníky obsahuje formuláře pro získávání potenciálních zákazníků, sekvence následných e-mailů, sledování výkonu kampaní a segmentační nástroje založené na úrovni zájmu nebo zapojení.
Potenciální zákazníky můžete kategorizovat podle jejich zdroje, například potenciální zákazníci z kampaně na Facebooku, potenciální zákazníci z kampaně s nevyžádanými e-maily, potenciální zákazníci z LinkedIn a tak dále.
5. Šablona CRM pro marketingové akce
Tato šablona je obzvláště užitečná pro týmy správy účtů v reklamních a marketingových agenturách zaměřených na sociální média. Pomáhá prezentovat váš marketingový plán správným profilům zákazníků prostřednictvím sledování a plánování obsahu.
Můžete spravovat, sledovat a plánovat národní marketingové kampaně, místní marketingové kampaně, public relations, obsahový marketing, blogy, webové stránky atd.
Šablona vám pomůže udržovat konzistentní komunikaci značky na všech platformách a vyhnout se duplicitě.
Používejte jej jako přehled toho, čeho jste dosáhli, a vytvářejte zprávy o úspěchu marketingových kampaní.
Nastavení CRM v Google Sheets: podrobný průvodce
Pokud se nechcete zabývat složitými CRM nástroji, tento podrobný průvodce vás provede používáním jednoduchých Google Tabulek jako CRM nástroje! 🙌
Krok 1: Vyberte šablonu CRM
Nejprve musíte najít vhodnou šablonu CRM, která odpovídá vašim obchodním potřebám. Ačkoli Google Sheets nabízí vestavěné šablony, můžete také prozkoumat jiné webové stránky, které poskytují šablony zdarma nebo za poplatek.
Krok 2: Importujte šablonu
Otevřete Google Sheets a klikněte na „Soubor > Nový > Ze šablony“. Vyhledejte šablony CRM nebo použijte předem staženou šablonu.
Krok 3: Přizpůsobte si tabulku CRM
Můžete přidávat nebo odebírat sloupce a řádky, aby se zobrazovaly pouze informace, které chcete sledovat.
Zvažte základní pole na základě svých cílů CRM. Mohou zahrnovat kontaktní informace (jméno, e-mail, telefon, společnost), zdroj potenciálních zákazníků, fázi prodeje, historii úkolů a aktivit nebo poznámky a komentáře.
Krok 4: Chraňte integritu dat
Data z Google Tabulek CRM jsou pro každou firmu jako zlatý důl!
Chcete-li zachovat přesnost a konzistentnost svých kontaktních údajů, můžete implementovat pravidla pro ověřování dat. Nyní může vaše šablona CRM konkurovat i přizpůsobeným nástrojům CRM.
Chcete-li chránit citlivá data, zvažte nastavení oprávnění na úrovni listů, abyste mohli kontrolovat, kdo může určité informace prohlížet a upravovat.
Krok 5: Nastavte si prodejní pipeline
Nastavte si prodejní trychtýř, abyste mohli sledovat relevantní prodejní příležitosti v každé fázi. Vytvořte sloupce nebo záložky, které budou představovat různé fáze (např. potenciální zákazník, kvalifikovaný, zaslaná nabídka, uzavřeno – získáno/ztraceno).
Pomocí podmíněného formátování zvýrazněte příležitosti v různých fázích nebo ty, které vyžadují vaši pozornost. Získáte tak jasný přehled o postupu prodeje pomocí grafů a tabulek.
Google Sheets CRM zjednodušuje vytváření reportů a prezentaci čísel vašim klientům. Můžete vytvářet kontingenční tabulky pro analýzu zákaznických dat, identifikaci trendů a sledování výkonnostních metrik.
Krok 6: Sledujte úkoly a aktivity
S pomocí Google Sheets CRM můžete vytvořit svůj systém správy úkolů a pomocí sloupců, karet nebo samostatných listů sledovat úkoly a aktivity související s každým kontaktem.
Můžete přidělovat úkoly svému týmu pro správu vztahů se zákazníky, spolupracovat v reálném čase a sledovat pokrok.
Tipy a triky pro zvýšení produktivity pomocí Google Sheets jako CRM
Google Sheets je nejuniverzálnější nástroj CRM s celou řadou funkcí, které jsou navrženy tak, aby zvýšily vaši produktivitu a zároveň udržely marketingové výdaje pod kontrolou. Pojďme se podívat na některé z jeho užitečných tipů a triků.
1. Inteligentní návrhy vzorců
Jakmile začnete psát vzorec, Tabulky analyzují okolní data, aby pochopily jeho relevanci. Rozpoznávají vzorce, jako jsou čísla, data, text nebo rozsahy, a berou v úvahu vaše nejnovější vzorce a běžné úkoly v tabulkách.
Google Sheets využívá techniky strojového učení pro kontextové porozumění a postupem času vylepšuje návrhy vzorců. Automaticky doplňuje názvy vzorců při psaní, čímž snižuje počet překlepů.
2. Spravujte projekty pomocí zobrazení časové osy
Interaktivní zobrazení časové osy v Tabulkách využívá sílu inteligentního plátna. Pomáhá vám snadno pracovat s informacemi o projektech a spravovat marketingové kampaně, milníky projektů, spolupráci mezi týmy a další.
Můžete prezentovat CRM zprávy a výsledky svým kolegům nebo klientům mnohem důmyslnějším způsobem.
3. Používejte doplňky Google Sheets
Přejděte do části „Rozšíření > Doplňky > Získat doplňky“ a využijte další nástroje, které jste si stáhli externě. Tyto nástroje vám pomohou automatizovat úkoly v Google Sheets.
Můžete si vybrat z různých aplikací zaměřených na umělou inteligenci, které vám umožní automaticky psát a vyplňovat tabulky pomocí několika málo pokynů. Nástroje pro tvorbu formulářů vám pomohou sloučit Google Formuláře z vašich e-mailů do vaší tabulky.
4. Skripty Google App Scripts pro Google Sheets
Apps Script otevírá zcela nový svět možností CRM. Přemýšlejte o vlastních nabídkách, vyskakovacích dialogových oknech a praktických postranních panelech – vše pro přizpůsobení Google Sheet přesně vašim potřebám. Můžete se zbavit obecných vzorců a navrhnout vlastní funkce, které dělají přesně to, co potřebujete.
Tabulky můžete také hladce integrovat s Kalendářem, Diskem, Gmailem a dalšími službami. Představte si, že můžete plánovat schůzky nebo odesílat e-maily přímo ze své tabulky! Automaticky vytvářejte formuláře na základě dat z tabulky nebo doplňujte tabulku novými odpověďmi.
5. Chytré čipy pro spolupráci a organizaci
Smart Chips vám pomůže vložit soubory, jako jsou dokumenty, tabulky, prezentace nebo obrázky, přímo do vaší tabulky. Stačí najet kurzorem na symbol „@“ a zobrazí se všechny navrhované soubory na základě vaší nedávné aktivity a klíčových slov.
Díky sdílení datových čipů ve společných tabulkách Google Sheets mohou všichni zúčastnění snadno přistupovat k relevantním informacím, aniž by museli opustit tabulku.
Omezení používání Google Sheets jako CRM
Ačkoli Google Sheets nabízí překvapivou flexibilitu pro CRM, má oproti specializovaným CRM platformám svá omezení.
1. Správa dat
- Žádné vestavěné funkce pro zajištění integrity dat: Chybí automatické ověřování dat nebo prevence duplicit, což zvyšuje riziko chyb a nesrovnalostí.
- Omezená kapacita dat: Nemusí být schopen efektivně zpracovat extrémně velké databáze, což může vést k problémům s výkonem.
- Žádné pokročilé reportování: Nabízí pouze základní reportovací nástroje, ale postrádá rozsáhlé reportovací a analytické funkce specializovaných CRM systémů.
2. Funkčnost
- Žádná integrovaná správa prodejního procesu: Sledování složitých prodejních procesů s jednotlivými fázemi a závislostmi může být zdlouhavé a vyžadovat ruční zásahy.
- Omezený potenciál automatizace: Automatizace závisí na doplňcích a integracích a nemusí být tak plynulá nebo robustní jako vestavěné funkce ve specializovaných CRM systémech.
- Nedostatek e-mailového marketingu a správy kampaní: Žádné vestavěné nástroje pro e-mailové marketingové kampaně a sekvence péče o potenciální zákazníky.
3. Bezpečnost a škálovatelnost
- Obavy o bezpečnost dat: Ukládání citlivých údajů o zákaznících do cloudových tabulek Google Sheets může u některých firem vyvolávat obavy o bezpečnost.
- Omezená škálovatelnost: S růstem vaší firmy se správa rozsáhlého a komplexního CRM v Tabulkách může stát neudržitelnou a bránit dalšímu rozvoji.
- Omezení spolupráce: Zatímco společná editace funguje dobře pro malé týmy, správa přístupu a oprávnění pro větší týmy může být náročná.
Google Sheets je ideální pro malé firmy a startupy, které hledají bezplatné, flexibilní a snadno použitelné CRM řešení.
S růstem vaší firmy a zvyšující se složitostí dat se však mohou projevit jeho omezení.
Berte to jako své první kolo. Je skvělé pro naučení se jezdit a prozkoumání základů jízdy. Ale pro delší cesty a přepravu těžších nákladů může být praktičtější volbou specializovaná platforma CRM nebo její alternativy!
Možná je na čase zvážit přechod na specializovaný CRM software, který zajistí bezpečnost dat, pokročilé funkce a plynulou škálovatelnost pro budoucí růst.
Seznamte se s ClickUp: lepší alternativou k CRM v Google Sheets
Může ale jedna aplikace nahradit všechny vaše CRM nástroje? Ano, pokud se jedná o ClickUp!
Díky robustním nástrojům CRM vám ClickUp usnadňuje spolupráci a komunikaci s vaším týmem napříč odděleními, ať už jde o marketing, prodej nebo finance.
Jedná se také o komplexní pracovní a produktivní platformu, která pomáhá spravovat vztahy s klienty a zvyšovat jejich spokojenost.
Zobrazení CRM
Pomocí vizuálních nástrojů pro spolupráci ClickUp CRM můžete sledovat průběh jednání, identifikovat odpovědnosti týmu, monitorovat zpětnou vazbu a předvídat termíny uzavření obchodů.
Díky více než 10 flexibilním a přizpůsobitelným zobrazením můžete mapovat pokrok pomocí kanbanových tabulek, tabulkových zobrazení, seznamů, myšlenkových map a dalších nástrojů, díky kterým bude úspěch klientů hračkou!
ClickUp Dashboards
Nastavte si pomocí ClickUp přizpůsobený CRM dashboard a získejte podrobné prodejní zprávy, které vám i vašim klientům pomohou vyhnout se nákladným chybám. Můžete přesně určit své prodejní úsilí, identifikovat překážky, zabránit odchodu zákazníků a analyzovat konverze.
ClickUp poskytuje přístup k centralizované databázi zákazníků; pouze osoby, které si vyberete, mohou zobrazit tuto zlatou žílu díky přizpůsobitelným oprávněním.
Automatizace ClickUp
Vyberte si z více než 100 automatizací, abyste mohli rutinní úkoly převést na autopilota, zefektivnit pracovní postupy, předávat projekty a mnoho dalšího.
Můžete automaticky přiřazovat úkoly pro každou fázi vašeho prodejního procesu, spouštět aktualizace stavu na základě aktivity a měnit priority, abyste upozornili svůj tým, na co se má dále zaměřit.
ClickUp Automation vám pomůže implementovat jasné SOP a vytvářet nové úkoly bez námahy.
Šablony ClickUp CRM
Šablona ClickUp CRM poskytuje strukturu pro správu vztahů se zákazníky, šetří váš čas, podporuje osvědčené postupy a umožňuje vám přizpůsobit CRM vašim obchodním potřebám.
Tyto předem připravené rámce tvoří základ pro běžné úkoly CRM, který je připraven k okamžitému použití. Můžete si vybrat z řady šablon navržených pro konkrétní odvětví nebo obchodní procesy, které se hodí pro vaše podnikání.
Vlastní pole ClickUp
Vlastní pole ClickUp vám umožňují přizpůsobit pracovní prostor tak, aby přesně odpovídal vašim požadavkům na data, a podporují tak efektivnější a přehlednější správu projektů.
Díky různým typům vlastních polí můžete zaznamenávat a využívat různé typy informací k organizaci úkolů a zachování konzistence. Můžete například vytvořit vlastní pole Telefon pro zaznamenávání telefonních čísel klientů nebo použít pole Vzorce pro své výpočty.
Nastavte si svůj vlastní CRM systém ještě dnes
Chcete-li vylepšit své CRM, můžete snadno integrovat Google Sheets s CRM softwarem pro správu projektů ClickUp. Získáte tak přístup k týmové spolupráci v reálném čase, rozšířenému úložišti s Google Drive, více než 1000 integrací a řadě CRM šablon, ze kterých si můžete vybrat.
Zaregistrujte se a vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Časté dotazy
1. Jaké jsou výhody používání Google Sheets jako CRM?
Google Sheets může být překvapivě účinným nástrojem pro základní potřeby CRM, zejména pro malé podniky nebo startupy. I když má ve srovnání se specializovaným CRM softwarem svá omezení, jeho výhody jsou také značné:
- Nákladová efektivita: Nevyžaduje placené předplatné ani licence. Díky tomu je skvělou volbou pro společnosti s omezenými finančními zdroji.
- Přístupnost a snadné použití: Pyšní se jednoduchým rozhraním a uživatelsky přívětivými funkcemi. Nastavení a správa základního CRM je snadná i pro uživatele bez technických znalostí.
- Přizpůsobení: Umožňuje vytvářet vlastní pole, vzorce a přehledy, aby bylo možné systém přizpůsobit konkrétním obchodním potřebám a sledovat relevantní údaje o zákaznících.
- Spolupráce a aktualizace v reálném čase: přístup pro více uživatelů, aby všichni mohli upravovat a přistupovat k CRM i na cestách.
- Škálovatelnost a migrace: Snadná migrace dat do specializovaného CRM systému. Nikdy tak nebudete muset začínat od nuly, pokud vaše firma přeroste Sheets.
2. Jak mohu efektivně spravovat CRM pomocí Google Sheets?
Je to téměř stejně snadné jako nastavení základního souboru Excel.
- Začněte s šablonou: Najděte si online bezplatnou šablonu CRM nebo si vytvořte vlastní s klíčovými poli, jako je jméno, kontakt, fáze a hodnota příležitosti.
- Přizpůsobte si a automatizujte: Přidejte relevantní pole, použijte vzorce pro výpočty a prozkoumejte doplňky pro věci jako formuláře a zachycování e-mailů.
- Zaměřte se na spolupráci: Sdílejte své tabulky se svým týmem, používejte podmíněné formátování pro vizuální signály a sledujte aktualizace pomocí historie verzí.
- Získejte čistá data a jasné přehledy: Pravidelně odstraňujte duplicity, používejte filtry k analýze segmentů zákazníků a vytvářejte grafy pro vizuální shrnutí.
3. Existuje způsob, jak integrovat Google Sheets s jinými nástroji CRM?
Nejlepší způsob integrace závisí na vašich potřebách a technických dovednostech. Většina CRM systémů umožňuje importovat a exportovat data ve formátu CSV. Data z Google Sheets tedy můžete exportovat jako soubor CSV a poté importovat do svého CRM systému a naopak.
Můžete si také stáhnout doplňky z Google Workspace Marketplace a integrovat je do svého CRM v Google Sheets.
Je Google Sheets pro vás tím správným CRM?
Ačkoli Google Sheets může sloužit jako funkční nástroj CRM pro malé podniky a startupy, má svá omezení, pokud jde o složitější potřeby CRM. Jeho nedostatek vestavěných funkcí CRM, omezení správy dat a potenciální bezpečnostní problémy mohou být s růstem vašeho podnikání problémem.
Naštěstí existují nástroje jako ClickUp, které kombinují jednoduchost Google Sheets s pokročilejšími funkcemi CRM a nabízejí komplexní platformu pro správu vašich zákaznických vztahů. Ať už teprve začínáte nebo hledáte pokročilejší funkce, klíčem je najít nástroj, který efektivně a účinně odpovídá vašim obchodním potřebám.
Prozkoumání CRM v Google Sheets je rozhodně užitečné, ale nezapomeňte, že vždy existuje prostor pro růst a zlepšení! Zaregistrujte se do ClickUp a vyzkoušejte komplexní aplikaci pro váš tým.