Jak vypočítat dodací lhůtu pro optimalizaci pracovních postupů

„Jak dlouho to bude trvat?“ a „Kolik to bude stát?“ jsou dvě otázky, které si klade každý kupující, ať už jde o zakázkový oblek nebo implementaci softwaru.

V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, co je potřeba k zodpovězení první otázky, a to pomocí pojmu zvaného dodací lhůta.

Co je dodací lhůta?

Doba realizace označuje celkovou dobu potřebnou k dokončení procesu od jeho zahájení až po dokončení. Jedná se o dobu mezi zadáním objednávky zákazníkem a doručením produktu nebo služby.

Pojem dodací lhůta má kořeny v raném průmyslovém věku a na významu nabyl s rozvojem výrobních a dodavatelských řetězců. Ve výrobě se jedná o čas, který výrobní jednotka potřebuje k vyrobení produktu. Ten se může protáhnout na několik týdnů.

Z výroby se nyní stala populární metrika v různých odvětvích. Když jdete do restaurace a objednáte si večeři, mohou vám říct: „Prosím, počkejte 20 minut, než vám jídlo připravíme.“ Těch 20 minut je dodací lhůta.

V agilním vývoji softwaru projektoví manažeři využívají dodací lhůtu pro plánování sprintů, plánování nasazení, přidělování zdrojů, řízení očekávání zainteresovaných stran a další.

Různé typy dodacích lhůt

V závislosti na svých cílech můžete měřit dodací lhůty pro celý proces nebo jen pro některé jeho části. Některé z různých typů dodacích lhůt jsou následující.

Doba výroby

Celková doba potřebná k výrobě produktu od zahájení fyzického výrobního procesu až po jeho dokončení se nazývá výrobní dodací lhůta.

Vezměme si jako příklad společnost vyrábějící nábytek, která vyrábí stoly na zakázku. Pokud to trvá:

Celková doba výroby je devět dní. Pokud existují nějaké mezery nebo čekací doby způsobené nedostupností členů montážní linky/týmu, měly by být také zahrnuty.

Doba dodání materiálu

Doba od zadání objednávky materiálu až po jeho dodání, kdy je připraven k použití ve výrobě, se nazývá dodací lhůta materiálu.

Zahrnuje čas potřebný dodavateli na zpracování objednávky, přípravu/výrobu surovin, zabalení a odeslání na vaši montážní linku.

Doba dodání materiálu je často první částí doby výroby. Ať už se jedná o výrobce automobilů nakupující hliník nebo pekaře nakupující cukr, doba dodání materiálu určuje, kdy můžete začít pracovat.

Doba realizace výroby

Celková doba potřebná k výrobě produktu, od zahájení výroby až po dokončení finálního produktu, se nazývá výrobní dodací lhůta. Zahrnuje všechny fáze výrobního procesu, včetně nastavení, realizace projektu a montáže.

Zatímco dodací lhůta výroby zahrnuje čas potřebný pro příjem materiálů, kontrolu atd., dodací lhůta výroby je pouze čas potřebný k vytvoření produktu.

Podle předchozího příkladu by dodací lhůta výroby byla šest dní, bez započítání dvou dnů na dodání materiálů a jednoho dne na kontrolu.

Doba realizace nákupu

Doba od podání žádosti o nákup zboží nebo služeb až po jejich dodání se nazývá dodací lhůta.

Zahrnuje zpracování požadavků, vytváření objednávek, výběr dodavatelů, výrobu a dodání. Dodací lhůta pro nákup začíná před dodací lhůtou pro materiál, ale zahrnuje ji také.

Doba realizace nákupu pomáhá projektovým týmům odhadnout zpoždění vyplývající z procesů, které nespadají do jejich bezprostřední působnosti.

Dodací lhůta pro zákazníka

Doba od okamžiku, kdy zákazník zadá objednávku, až do okamžiku, kdy obdrží produkt nebo službu, se nazývá dodací lhůta pro zákazníka.

V restauracích rychlého občerstvení, jako je McDonald's, se dodací lhůta minimalizuje předběžným zpracováním položek dlouho před zadáním objednávky, což je možné díky standardizaci služeb. To platí i pro nástroje SaaS. Zákazník má okamžitý přístup k softwaru, protože produkt je již vytvořen a připraven k dodání.

Pokud však necháváte navrhnout logo na míru pro svou značku, dodací lhůty pro zákazníky budou zahrnovat celý výrobní proces.

Dodací lhůta

Doba od okamžiku, kdy je produkt připraven k odeslání ze závodu, až po jeho doručení na konečné místo určení se nazývá dodací lhůta. Toto období zahrnuje přípravu produktu k odeslání, manipulaci, přepravu a doručení zákazníkovi nebo na místo projektu.

V moderním řízení dodavatelského řetězce je dodací lhůta důležitým měřítkem. Pokud se například váš smartphone montuje v Číně nebo Indii, vaše schopnost prodat jej v USA závisí na tom, jak dlouho trvá dodavateli jeho dodání. Vaše plány uvedení na trh proto musí zohledňovat dodací lhůty.

Kumulativní dodací lhůta

Součet dodacích lhůt napříč různými procesy se nazývá kumulativní dodací lhůta nebo dodací lhůta dodavatelského řetězce. Zahrnuje dodací lhůty všech jeho složek a procesů, od počáteční objednávky surovin až po dodání hotového produktu konečnému zákazníkovi.

Vzhledem k tomu, že existuje mnoho typů dodacích lhůt použitelných v různých situacích a prostředích, může být výpočet dodací lhůty náročný. Proto jsme vám připravili pomoc. Zde je vzorec pro výpočet dodací lhůty a postup, jak ji vypočítat krok za krokem.

Jak vypočítat dodací lhůtu?

Nejjednodušší způsob, jak vypočítat dodací lhůtu, je podívat se na data z minulosti a vypočítat dobu od data zahájení do data ukončení.

Například pokud proces začíná 1. 1. 2024 a končí 31. 1. 2024, doba realizace je 31 dní. V nástroji pro správu projektů, jako je ClickUp, můžete automaticky vypočítat průměrné doby realizace na základě historických dat.

Ačkoli tento vzorec pro výpočet dodací lhůty nabízí skvělý konsolidovaný přehled, neposkytuje vám podrobné údaje potřebné ke zlepšení efektivity. Dalším způsobem, jak k tomu přistupovat, je pracovat dopředu. Zde je návod, jak na to.

1. Identifikujte složky dodací lhůty

Začněte rozdělením procesu na jeho hlavní složky, jako jsou:

Ne všechny procesy mají vliv na dodací lhůtu. V některých případech mohou být nazývány nebo prováděny odlišně.

Například v softwarovém inženýrství může balení zahrnovat kontejnerizaci a odeslání může být nasazení. Pro takové projekty je sledování času projektu ClickUp fantastickým nástrojem pro přesné měření. Chcete-li sledovat čas v ClickUp, mohou členové týmu spustit a zastavit časovač, přidat rozsah nebo jednoduše zadat čas strávený v hodinách/minutách zpětně!

Vyberte tedy všechny komponenty, které se vztahují k vašemu podnikání.

2. Změřte jednotlivé dodací lhůty

Na základě komponent, které se na vás vztahují, vypočítejte jednotlivé dodací lhůty.

Vzorec pro výpočet dodací lhůty: Datum přijetí objednávky – datum požadavku od projektového týmu.

Pokud k shromažďování požadavků používáte formuláře ClickUp, bude pro vás mnohem snazší zadávat datum přijetí a zobrazovat dodací lhůtu na řídicím panelu.

Ačkoli projektový tým má jen malou kontrolu nad rychlostí práce týmu zodpovědného za nákup, tato doba realizace je klíčová pro celkovou efektivitu procesu.

Vzorec pro výpočet dodací lhůty výroby/výroby: Datum konečného výstupu – datum přijetí surovin. Pomocí této metriky určete čas potřebný k přeměně surovin nebo komponentů na konečný produkt, včetně času potřebného na nastavení, zpracování, montáž, zajištění kvality nebo kontrolu.

Vzorec pro výpočet dodací lhůty: Čas dodání zákazníkovi – čas odeslání ze skladu. Některé podniky zahrnují balení do výrobní dodací lhůty, zatímco jiné jej považují za proces související s přepravou. Vyberte si, co je pro vás nejvhodnější.

3. Sečtěte je!

Sečtěte jednotlivé dodací lhůty (nákup, výroba a expedice) a získáte celkovou dodací lhůtu nebo skutečnou dodací lhůtu objednávky. Pole vzorců ClickUp to mohou výrazně zjednodušit díky funkcím pro práci s datem a časem, řetězcům, logickým funkcím a matematickým funkcím.

Při tom je třeba mít na paměti několik věcí.

Zvažte rezervní čas: Pokud používáte dodací lhůty jako měřítko pro stanovení slíbeného termínu dodání zákazníkovi, přidejte určitý rezervní čas, abyste pokryli případná nepředvídaná zpoždění nebo proměnlivost procesu.

Například malé zpoždění v jednom kroku může mít kumulativní dopad na následující kroky. Pomocí Ganttova diagramu ClickUp vizualizujte závislosti a celkový dopad na časový harmonogram dodávky.

Rozčleňte dodací lhůtu na detailní části: Většina firem počítá dodací lhůty, aby zlepšila efektivitu. V takovém případě je třeba zachovat všechny detailní informace. Například potřebujete vědět, zda celní odbavení zabírá největší část vašich dodacích lhůt.

Příklady dodací lhůty

Doba realizace je jednoduše čas mezi začátkem a koncem procesu. V různých odvětvích, podnicích, projektech a týmech existují stovky příkladů doby realizace.

Doba realizace ve výrobě

Řekněme, že jste výrobcem bavlněných triček, která prodáváte v maloobchodních prodejnách. Vaše dodací lhůta by byla součtem:

Celková dodací lhůta = 35 dní

Doba realizace v řízení softwarových projektů

Projekty vývoje softwaru se mohou mírně lišit. Fáze plánování a architektury mohou být mnohem delší, ale zbytek se může odehrávat v krátkých sprintech, které se vyvíjejí postupně.

Proto se dodací lhůty obvykle počítají od okamžiku, kdy je uživatelský příběh připraven, až do okamžiku, kdy je funkce nasazena.

Výhody zkrácení dodací lhůty

Doba realizace vám říká, kolik času vám zabere provedení práce. Z toho můžete odvodit, kolik můžete v daném čase vyprodukovat. Pokud například jedna osoba dokáže za týden vyvinout jednu funkci (tj. vaše doba realizace), můžete naplánovat alokaci zdrojů a kapacitu na základě toho, kolik funkcí potřebujete každý týden vyvinout.

Díky zkrácení dodací lhůty, tj. pokud jedna osoba dokáže každý týden vyvinout dvě funkce, můžete zvýšit tržby, efektivitu, spokojenost zákazníků, konkurenční výhodu a mnoho dalšího!

Spokojenost zákazníků: Když můžete zákazníkovi doručit produkt dříve, bude pravděpodobně spokojenější. Proto je zkrácení dodací lhůty, tj. dodržování termínů, klíčovým ukazatelem pro hráče v oblasti elektronického obchodování, jako je Amazon, kteří investují značné prostředky do skladování, logistiky a automatizace pro plnění objednávek.

Efektivita: Kratší dodací lhůta znamená, že můžete za stejnou dobu stihnout více, což zvyšuje efektivitu procesů. Vyšší efektivita také zrychluje výrobu a snižuje náklady na skladování a držení.

Agilita: Zkrácení dodací lhůty projektu zvyšuje schopnost společnosti rychle reagovat na změny na trhu nebo uspokojit poptávku zákazníků. Během pandemie COVID-19 získaly organizace, které mohly pracovat na dálku a rychle vytvářet digitální zážitky – v kratších dodacích lhůtách – obrovskou konkurenční výhodu.

Řízení zásob: Kratší dodací lhůty vedou ke snížení úrovně zásob – což je základní výhoda, kterou japonští výrobci automobilů poprvé zaznamenali u štíhlé výroby. Tím se uvolnil skladový prostor, snížila se zastaralost zásob a snížil se kapitál v zásobách, což zlepšilo celkovou finanční situaci společnosti.

Výhody zkrácení dodací lhůty jsou patrné v celém procesu. Ale jak toho dosáhnout? Zde je několik tipů.

Strategie pro zkrácení dodací lhůty

Abyste mohli cokoli optimalizovat, musíte znát aktuální stav. Začněte tedy tím.

Pomocí aplikací pro správu času přesně vypočítejte dodací lhůtu pro všechny procesy a fáze. Poté identifikujte možnosti optimalizace. Jakmile budete mít základní data po ruce, další otázka zní: Jak ušetřit čas?

Automatizujte

Automatizujte procesy, které nevyžadují lidskou interakci nebo zásah. Může to být tak jednoduché, jako nastavení pracovních postupů typu „if-this-then-that“ ve vašem softwaru pro řízení projektů. Například pokud je úkol po termínu, jsou lidé automaticky upozorněni v eskalační matici. Nebo pokud designér dokončil úkol, automaticky jej přiřaďte vývojáři.

ClickUp Automations nabízí více než 100 šablon pro zefektivnění pracovních postupů, rutinních úkolů, předávání projektů a dalšího.

Lepší plánování

Naplánujte zdroje tak, abyste eliminovali zbytečné čekací doby. Pomocí zobrazení ClickUp Workload zjistíte, kdo co dělá, a můžete přidělovat práci. Povzbuzujte členy týmu, aby si prohlíželi své vlastní zprávy o produktivitě a dosahovali tak svých cílů v oblasti time managementu!

Pokud si nejste jisti, kde začít, pomohou vám šablony pro správu času od ClickUp. Vyberte si z deseti šablon a přizpůsobte je svým potřebám!

Přesné prognózy

Zkraťte dodací lhůty v rámci správy zásob pomocí technik, jako jsou bezpečnostní zásoby, body pro objednání a ekonomické objednávkové množství (EOQ), abyste optimalizovali úroveň zásob. K inventarizaci použijte robustní software pro správu zásob!

Sdílejte znalosti

Zabraňte vzniku mezer ve znalostech pomocí podrobné dokumentace a sdílení znalostí. ClickUp Docs je navržen tak, aby vám pomohl psát a sdílet cokoli v rámci organizace. A co víc? ClickUp AI umí korigovat, shrnovat a zpřístupňovat informace.

Zkraťte dodací lhůty a optimalizujte svůj pracovní postup pomocí ClickUp

Přesná a okamžitá odpověď na otázku „Jak dlouho to bude trvat?“ je důležitou úlohou projektového manažera.

Pomáhá během celého životního cyklu projektového řízení při plánování, rozvrhování, přidělování zdrojů, vytváření nouzových plánů, obnově po havárii, řízení zainteresovaných stran, strategii uvedení na trh atd.

Přesný výpočet dodací lhůty je jednoduchý, ale účinný způsob, jak předvídat budoucnost. V dnešním rychle se měnícím světě může být minimalizace dodací lhůty tím největším faktorem, který odliší vaši firmu od konkurence.

Čím více investujete do zkrácení dodacích lhůt, tím více zvyšujete efektivitu a produktivitu svých systémů. Například i ta nejjednodušší automatizace zkracuje dodací lhůty nejen pro daný proces, ale také pro celý pracovní postup v organizaci.

Optimalizace dodacích lhůt má kumulativní účinky, proto je ClickUp navržen tak, aby vám umožnil sledovat, měřit a minimalizovat dodací lhůty.

All-in-one bezplatný software pro správu projektů ClickUp vám umožňuje sledovat čas strávený na úkolech, monitorovat dodací lhůty, měřit výkonnost, optimalizovat metriky a automatizovat procesy, a to vše na jednom místě.

Od kreativních agentur po správu nemovitostí – organizace napříč spektrem dodávají produkty a služby rychle díky ClickUp. Přesvědčte se sami.

Často kladené otázky (FAQ)

1. Co je vzorec pro výpočet dodací lhůty?

Doba realizace = čas dokončení – čas zahájení

I když se jedná o nejjednodušší vzorec pro výpočet dodací lhůty, nevysvětluje, proč je dodací lhůta právě taková, jaká je. Organizace proto někdy pracují dopředu. V takových případech se dodací lhůta počítá následovně.

Doba realizace = doba realizace nákupu + doba realizace výroby + doba realizace dodávky

2. Jaký je rozdíl mezi dodací lhůtou a cyklem?

Ačkoli jsou si tyto dvě metriky poněkud podobné, slouží k různým účelům a potřebám. Zde je přehled cyklu a dodací lhůty.

3. Co je dodací lhůta?

Doba dodání se vztahuje k celkovému času od okamžiku, kdy zákazník zadá objednávku, až po její doručení k jeho dveřím.