„Jak trávíme své dny, tak samozřejmě trávíme i svůj život.“ Tak zní slavný citát autorky Annie Dillard. A když si přečtete i větu „Dny jsou dlouhé, ale roky jsou krátké“, pocítíte strach.
Využívám svůj čas co nejlépe? Jsou mé dny strukturovány tak, aby odpovídaly mým osobním a profesním cílům?
Právě v tomto ohledu může pomoci časový management a stanovení cílů v oblasti časového managementu může poskytnout strukturovaný rámec a nový pohled na čas, který máte k dispozici, a cíle, kterých chcete dosáhnout.
Co jsou cíle v oblasti time managementu?
Cíle v oblasti time managementu jsou konkrétní cíle, které si stanovíte, abyste mohli efektivněji spravovat svůj čas. Tyto cíle vám pomohou stanovit priority úkolů, jasné termíny a eliminovat zbytečné činnosti z vašeho každodenního života.
Například týdenní úkoly majitele firmy mohou zahrnovat plánování hovorů s potenciálními zákazníky, delegování úkolů a měření pokroku projektů. Díky přesným cílům v oblasti time managementu majitel firmy přesně ví, kolik hodin musí každému úkolu věnovat a v jakém pořadí je třeba je splnit.
Nejběžnějším způsobem stanovení cílů v oblasti time managementu je model SMART:
- Konkrétní: Jasně definovaný cíl, který odpovídá na otázky, kdo je zapojen, jaký by měl být výsledek, co by mělo být dosaženo atd.
- Měřitelné: Kvantifikovatelný a sledovatelný cíl. „Kolik hodin by tato úloha měla trvat?“
- Dosažitelné: Realistický a dosažitelný cíl
- Relevantní: Praktický cíl, například cíl, který je v souladu s vašimi osobními nebo profesními cíli.
- Časově ohraničený: Cíl s jasným časovým harmonogramem a termínem
Jaké jsou výhody stanovení cílů pro správu času?
Máte jasný seznam věcí, které musíte udělat. Proč byste se tedy měli zajímat také o stanovení cílů pro správu času?
Podívejme se na některé výhody cílů v oblasti time managementu:
✅ Zdravější rovnováha mezi pracovním a soukromým životem
Správné řízení času znamená více času pro vaše blízké i pro vás samotné.
Můžete si naplánovat čas na úkoly s vysokou prioritou v rámci pracovní doby a přesto mít čas na volný čas a odpočinek.
✅ Méně odkládáte věci na později
Když máte seznam úkolů seřazený podle priority, nemusíte se rozptylovat mezi různými úkoly.
Můžete soustředit svou energii na hlubokou práci, aniž byste přemýšleli o tom, co dělat dál.
✅ Zvýšení produktivity
Když se soustředíte na plnění důležitých úkolů, aniž byste museli trávit čas přemýšlením o tom, „co ještě“, můžete si vytvořit rutinu. Tato rutina je zaměřena na to, aby vám pomohla splnit nejdůležitější úkoly ve vaší nejproduktivnější hodině.
✅ Už žádné vyhoření
Špatně řízená práce může být emocionálně i fyzicky náročná. Přidejte k tomu nedodržené termíny a nesoustředěný tým a pravděpodobně zažijete profesní vyhoření.
Chytré řízení času může minimalizovat stres způsobený frustrací a tlakem v práci.
15 příkladů cílů pro správu času, které si můžete stanovit
Nastavení časového managementu může být náročné. Zde je však několik příkladů strategií časového managementu, ze kterých můžete čerpat inspiraci:
1. Stanovte si jasné číselné cíle
Jasný cíl je takový, který má realistický časový harmonogram, měřitelné výsledky a je dobře komunikován.
Řekněme, že jste studentem designu. Vaším cílem může být dokončit skupinový projekt včas a pracovat jako tým. Ale zaznamenávat a sledovat více cílů s termíny a přidělenými úkoly je náročné.
Pokud používáte nástroj jako ClickUp, s funkcí ClickUp Goals můžete dodržovat plán tím, že si stanovíte chytré cíle a sledujete své úspěchy jako skupina.
Jak na to:
- Stanovte si konkrétní cíle, například číselné, ano/ne a finanční cíle, které se snadněji sledují. Například vytvořte pět wireframů webových stránek týdně (číselný cíl).
- Uspořádejte si jednotlivé a týmové cíle do složek.
- Získejte přístup k bohatým vizuálním materiálům pro své cíle a záměry vytvořením moodboardů pro rychlou orientaci.
- Stanovte termíny pro svůj tým/skupinu a sledujte jejich pokrok pomocí týdenních hodnotících karet.
2. Sledujte svůj čas každý den
Víte, které úkoly jsou nejvíce časově náročné?
Pokud ne, je to varovný signál, abyste začali sledovat čas a odhalili neproduktivní činnosti, které vám zabírají čas. To se týká i vašich osobních aktivit.
Kolik času jste dnes strávili na sociálních sítích?
Nezapomeňte však, že jde o odhad, které činnosti tvoří většinu vašeho dne, a ne o jejich nahrazení.
Sledování času je s ClickUp hračkou.
Čas můžete zaznamenávat z jakéhokoli zařízení pomocí bezplatného rozšíření ClickUp pro Chrome. Díky němu je sledování času stráveného na jednotlivých úkolech co nejjednodušší.
Pracujete na zprávě na iPadu? Stačí stisknout „start“ na globálním časovači ClickUp a zastavit ho, když si dáte pauzu nebo přecházíte mezi úkoly.
K denním úkolům jednotlivců i týmů můžete také přidat odhady času, abyste měli jasno, jak dlouho by daný úkol měl trvat.
3. Stanovte si priority svých úkolů
„Snězte žábu“ je populární metoda time managementu, protože „sníst žábu“, tedy dokončit nejdůležitější a nejnáročnější úkol předtím, než se pustíte do ostatních, je nejlepší způsob, jak věci dokončit.
Jinými slovy, stanovení priorit úkolů je klíčové pro včasné dokončení hodnotných a důležitých úkolů, abyste mohli postupovat směrem k větším SMART cílům. Nejtěžší úkoly nebo úkoly s nízkou prioritou nechte na konec.
Každé ráno nebo každý týden si vytvořte seznam úkolů s vysokou prioritou a poté seznam úkolů s nižší prioritou. Jedná se o jednoduchý trik, který vám pomůže rozpoznat urgentní úkoly a reagovat na ně. Tím zajistíte, že důležité úkoly nebudou odsunuty na druhou kolej kvůli ad hoc požadavkům.
4. Využijte techniky časového blokování
Time-blocking znamená rozdělit si den na několik časových úseků pro pracovní nebo osobní činnosti.
Každý blok je věnován dokončení daného úkolu bez rozptylování.
Zde je několik příkladů technik časového blokování s časovým omezením:
- Pravidlo 3/3/3: Věnujte tři hodiny denně třem naléhavým a třem méně naléhavým úkolům. Například v úterý dokončete tři schůzky a odpovězte na tři e-maily během tří hodin.
- Technika Pomodoro: Rozdělte si pracovní den na 25minutové bloky soustředěné práce, po kterých vždy následuje 5minutová přestávka. Proveďte alespoň čtyři cykly.
- Getting Things Done (GTD): GTD je podobná technice Pomodoro. S GTD se pustíte do úkolu přímo, nastavíte si 25minutový časovač, uděláte si 5minutovou přestávku a pokračujete, dokud úkol nedokončíte.
- 4hodinové pravidlo: 4hodinové pravidlo je technika monotaskingového časového blokování, při které si stanovíte vyhrazený 4hodinový časový úsek na dokončení určité činnosti.
5. Delegujte některé ze svých úkolů
Nemusíte dělat všechno sami. Trocha delegování vám pomůže lépe zvládat svůj den.
Začněte v malém a přidělte svému týmu úkoly s nízkou hodnotou, nebo si najměte virtuálního asistenta, pokud jste samostatný podnikatel. Stanovte časový harmonogram a sdělte požadavky, aby nedocházelo k neustálým změnám.
Nakonec si všimnete dvou významných výhod: budete mít více času na důležité úkoly s vysokou přidanou hodnotou, váš tým získá větší sebevědomí a vy budete moci delegovat více úkolů.
Pamatujte, že je v pořádku požádat o pomoc. Delegování vyžaduje změnu myšlení a je důležitou součástí každodenního time managementu.
6. Odstraňte všechny rušivé vlivy
Vyhnout se rozptýlení je snazší říct než udělat. Navíc práce na internetu nebo v rámci skupiny blízkých kolegů ztěžuje soustředění.
Zde je několik způsobů, jak můžete při práci eliminovat rušivé vlivy:
- Nainstalujte si do svého notebooku nebo smartphonu blokovač oznámení, abyste mohli pracovat bez přerušení.
- Nastavte svůj telefon a další komunikační kanály do režimu „Nerušit“.
- Dočasně odinstalujte rušivé aplikace, jako jsou sociální sítě a hry, ze svého telefonu nebo počítače.
- Vypněte e-mailová oznámení, abyste nebyli rozptylováni odpovídáním na nové e-maily při práci na důležitých úkolech.
- Pokud pracujete z kanceláře, rezervujte si zasedací místnost, abyste mohli pracovat sami, dokud nedokončíte svou práci.
7. Rozlučte se s prokrastinací
Jeden experiment tvrdí, že prokrastinace se nejvíce projevuje u složitějších úkolů.
Zde je několik tipů, jak vědomě minimalizovat prokrastinaci:
- Rozdělte obtížný úkol na dílčí úkoly s dosažitelnými termíny, místo abyste se snažili zvládnout vše najednou. Například majitel produktu může rozdělit uvedení nového produktu na trh na menší dílčí úkoly, jako jsou aktualizace webových stránek v 1. a 3. dni, cenová strategie ve 4. a 5. dni, distribuce v 6. až 10. dni, automatizace marketingu v 11. až 15. dni atd.
- Stanovte si časový limit a sledujte ho pomocí rozšíření ClickUp Time Tracker pro Chrome, když přecházíte od jednoho úkolu k druhému.
8. Využijte vizuální nástroje pro multitasking
Pokud řídíte více projektů a máte podřízené, nemáte jinou možnost než často multitaskovat.
Vizuální nástroje zjednodušují multitasking a díky nim se každý úkol jeví jako dosažitelný.
Například Ganttovy diagramy mohou zobrazit závislosti a překrývání úkolů, Kanban tabule vám pomohou vizualizovat postup úkolů, vývojové diagramy mohou ukázat závislosti úkolů a myšlenkové mapy vám pomohou s brainstormingem nápadů.
9. Zefektivněte schůzky
Sledujte počet hodin strávených na schůzkách a budete překvapeni, jak časově náročné a nejméně produktivní některé schůzky jsou.
Nastavte asynchronní aktualizace pomocí nástroje pro správu úkolů, abyste mohli mapovat průběh projektu, a omezte délku schůzek jasným programem.
To znamená, že už nebudete muset odbývat „rychlé hovory“ nebo vysedávat na 15minutových diskusích, které se protáhnou na celé hodiny.
Funkce Clip od ClickUp vám pomůže efektivně komunikovat prostřednictvím nahrávek obrazovky a eliminuje potřebu schůzek. Nahrávejte videa (obrazovka + kamera) z vašeho prohlížeče a sdílejte je se svými kolegy.
10. Řiďte termíny projektů
Řízení termínů není jen o jejich dodržování. Je to také o tom, jak efektivně plánujete svou práci, abyste termín stihli.
To zahrnuje stanovení jasných termínů pro každý úkol vedoucí k dokončení projektu.
V tomto případě vám může pomoci kalendářový náhled ClickUp, který vám poskytne přehled o všech událostech a termínech, které je třeba mít na paměti v rámci daného projektu.
📮 ClickUp Insight: 63 % respondentů našeho průzkumu řadí své osobní cíle podle naléhavosti a důležitosti, ale pouze 25 % je organizuje podle časového rámce. Co to znamená? Víte, co je důležité, ale ne nutně kdy. ⏳ ClickUp Goals, vylepšený pomocí AI asistence ClickUp Brain, vám v tomto ohledu pomůže. Pomůže vám rozdělit velké cíle na konkrétní, proveditelné kroky s datem. ClickUp Brain poskytuje inteligentní návrhy časových os a udržuje vás na správné cestě díky aktualizacím pokroku v reálném čase a automatickým změnám stavu při dokončování úkolů. 💫 Skutečné výsledky: Uživatelé hlásí dvojnásobné zvýšení produktivity po přechodu na ClickUp.
11. Vytvořte si rutinu
Jsou rutiny nudné? Ne tak docela. Pravdou je, že rutinu již podvědomě dodržujete. Používáte stejné aplikace, jíte každý den ve stejnou dobu, chodíte do práce stejnou cestou atd.
Proč si tedy nevytvořit pevný vědomý režim i pro svou práci?
Zde je několik technik time managementu, které můžete využít k vytvoření rutiny:
- Naplánujte si konkrétní časový blok pro interní schůzky a týmové diskuse.
- Stanovte si pevný časový limit, ve kterém se budete věnovat úkolům s vysokou prioritou před vším ostatním; snězte tu žábu!
- Každý den končete v práci ve stanovenou dobu, aby to nemělo vliv na váš osobní život.
- Například si každý den vyhraďte hodinu na odpovídání na e-maily, například každý den mezi 14:00 a 15:00.
12. Automatizujte opakující se úkoly
Opakující se úkoly, jako je správa dokumentů, aktualizace úkolů nebo podávání zpráv, jsou málo hodnotné a časově náročné.
Dejte si za úkol je odstranit ze své každodenní pracovní zátěže pomocí automatizace. Je to jedna z nejdůležitějších dovedností v oblasti time managementu, kterou je třeba rozvíjet.
Nejste si jisti, kde a jak začít s automatizací? Vyzkoušejte ClickUp Automation.
Přiřazujte nové úkoly, měňte jejich stav, přidávejte komentáře, aplikujte značky a další funkce v automatickém režimu.
13. Nevynechávejte přestávky
Odpojíte se a často si dělejte přestávky, abyste předešli vyhoření. Řada studií prokázala, že přestávky vedou k vyšší produktivitě a spokojenosti v práci.
Řízení času je stejně tak o řízení vaší energie – o tom, zda máte elán a ochotu řešit různé každodenní priority. Jako pravidlo platí, že po každých 25 až 90 minutách práce si dejte krátkou přestávku.
Můžete si naplánovat přestávku v práci nebo nastavit časovač, který bude sledovat vaši práci a upozorní vás, když bude čas na přestávku. Vaše záda vám za to také poděkují.
14. Naučte se říkat ne
Naučit se říkat ne znamená stanovit si hranice. Chrání to váš čas, svobodu, energii a duševní zdraví.
Bez konkrétních hranic budete zahlceni další prací a ubývajícími prioritami. Určete tedy, co je méně důležité, abyste se mohli nejprve věnovat nezbytným úkolům, než přijmete novou práci.
Stanovte jasná očekávání na pracovišti i mimo něj, aby vaši přátelé, rodina a kolegové věděli, kdy od vás mohou očekávat odpověď.
15. Podívejte se na celkový obraz
Jste zahlceni změnami nebo se topíte v seznamech úkolů? Řešením může být ustoupit o krok zpět a podívat se na situaci z většího nadhledu.
Ustupte o krok zpět a zamyslete se, jaké největší úspěchy byste mohli dosáhnout za několik týdnů nebo měsíců. Zapište si je.
Budete lépe připraveni na budoucí projekty, přijmete změny, budete efektivně plánovat čas a pochopíte, kdy máte plné ruce práce.
Například jako jednotlivec budete chtít každý měsíc kontrolovat svůj pokrok, zatímco pro svůj tým nastavíte čtvrtletní cyklus hodnocení.
Upřednostněte své cíle v oblasti time managementu, abyste se dostali dopředu
Konzistence je jednou z dovedností v oblasti time managementu, která se snadněji řekne, než udělá. Pamatujte, že není problém, když se vám to nepodaří každý den. Jsme přece jen lidé.
Pokud jste přetížení, začněte s minimem – stanovte si malé sledovatelné cíle, upřednostněte úkoly, delegujte práci a rozdělte si konkrétní časové bloky.
Pokud však chcete tyto taktiky uvést do praxe a začlenit je do své rutiny, ClickUp vám s tím může pomoci!
Chcete se stát profesionálem v oblasti time managementu? Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!