Před zahájením jakéhokoli projektu je jednou z prvních věcí, které manažeři stanoví, termín, tj. den, do kterého musí být projekt dodán. Termín, známý také jako datum splatnosti, funguje jako mezník projektu.
Ve studii produktových manažerů společnost Gartner zjistila, že 45 % uvedení produktů na trh se zpožďuje nejméně o měsíc! V různých projektech, odděleních, organizacích a regionech je nedodržování termínů z různých důvodů poměrně běžné.
V tomto blogovém příspěvku se zaměříme na to, proč je dodržování termínů tak důležité, s jakými výzvami se potýkáte a jak zvýšit své šance na dodržení termínů ve svých projektech.
Důležitost dodržování termínů
Podpisem smlouvy se projektové týmy zavazují dodržet termín. Tento závazek sám o sobě je dostatečným důvodem k jeho dodržení. Ale je tu ještě něco víc.
Důvěryhodnost: Dodržování stanovených termínů je základním ukazatelem důvěryhodnosti. Ukazuje, že jste spolehliví a důvěryhodní.
Provozní dokonalost: Včasné dodání projektu prokazuje vaše dovednosti, schopnosti a provozní dokonalost. Ukazuje, že umíte odhadnout, naplánovat a dodávat projekty.
Finanční obezřetnost: Někdy obsahují smlouvy sankční doložky za zpoždění dodávky, což znamená, že můžete přijít o peníze, pokud nedodržíte termíny projektu. Včasné dokončení projektu vám zajistí, že dostanete zaplaceno podle dohody.
Svoboda plánovat dopředu: Když víte, že projekt bude dokončen včas, můžete s jistotou naplánovat další. To pomáhá udržet kontinuitu podnikání a v konečném důsledku i ziskovost.
I když je samozřejmé, že dodržování termínů je nejzákladnější profesionální povinností, není to vždy snadné.
Časté problémy při plnění termínů
Organizace často čelí výzvám při plnění termínů, ke kterým se zavázaly. Mezi nejčastější patří následující.
Přehnané závazky: Prodejní tým možná slíbil příliš optimistický termín, který projektové týmy jen stěží dokážou dodržet.
Podceňování: Projektové týmy často podceňují náročnost úkolu a zavazují se k nesplnitelným termínům.
Nereálné plánování: Projektové týmy potřebují čas, aby pochopily požadavky a mohly se na úkoly připravit. Plánováním úkolů od prvního dne projektoví manažeři vystavují sebe i své týmy riziku, že termín nestihnou.
Špatné stanovení priorit: Úkoly mají hierarchii a vzájemné závislosti. Pokud je správně neupřednostníte, týmy se dostanou do chaosu a zmatku a nakonec nestihnou termíny.
Nedostatečná spolupráce: Pokud členové týmu mezi sebou pravidelně nekomunikují, může dojít k úniku informací. Výsledkem je nekvalitní dodávka, kterou je nutné přepracovat, což dále posouvá termíny.
Dobrou zprávou je, že tisíce organizací již těmto výzvám čelily a vyvinuly osvědčené strategie a postupy, jak je překonat. Pojďme se od nich inspirovat!
10 osvědčených strategií pro dodržování termínů
Aby byl termín splnitelný, musí být realistický, tj. práce musí být rozumně dokončena v daném časovém rámci.
Než stanovíte termíny projektu, jasně si ujasněte jeho rozsah. Nastíňte úkoly, naplánujte velikost týmu, odhadněte potřebný počet pracovních hodin a naplánujte harmonogram dodání. Pouze pokud se to jeví jako dosažitelné, zavážete se k tomu.
Nyní, když jste se zavázali k realistickému termínu, zde je deset osvědčených strategií, jak jej dodržet.
1. Rozdělte projekt na úkoly a dílčí úkoly
Řím nebyl postaven za jeden den, stejně tak ani váš projekt. Rozdělte proto svůj projekt na zvládnutelné části menších úkolů.
- Vyjasněte si cíle projektu
- Vytvořte jasnou hierarchii úkolů a podúkolů a ujistěte se, že jeden navazuje na druhý
- Napište podrobné pokyny/uživatelské příběhy pro každý úkol, aby členové týmu pochopili, co mají dělat.
- Vytvořte milníky, které označují dokončení konkrétních fází projektu
- Přiřaďte každému úkolu uživatele a supervizory, abyste zajistili rovnoměrné rozložení pracovní zátěže
- Zahrňte kontrolní seznamy, abyste zajistili, že úkol bude splněn podle očekávaných standardů
- Nastavte datum zahájení a termín dokončení pro každý úkol
- Pečlivě stanovujte priority úkolů a dílčích úkolů
Nezapomeňte na své provozní úkoly, jako jsou standup meetingy, retrospektivy, reporting atd.
2. Používejte software pro řízení projektů
Hlavním účelem softwaru pro správu úkolů je usnadnit vám a vašemu týmu provozní zátěž. Nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp, vám umožní následující:
Přehlednost: Každý člen týmu vidí, jaká práce je naplánována, co se právě dělá, co zbývá a další informace. To pomáhá všem získat kontext a přispívat komplexně.
Přístup: Veškeré informace týkající se projektu jsou shromážděny na jednom místě, kde k nim má každý přístup, kdykoli je potřebuje. Doslova tak udržujete všechny na stejné vlně.
Spolupráce: Máte dotaz pro kolegu? Stačí zanechat komentář pod úkolem a označit kolegu. Ten dostane oznámení a odpoví vám včas a v kontextu.
Propojení: Projekt je více než jen soubor úkolů. Zahrnuje dokumentaci, pracovní postupy, konverzace a další institucionální znalosti. Nástroj jako ClickUp může tato propojení zpřístupnit všem členům týmu.
Odhad: Pokud jste již dříve spravovali podobný projekt na ClickUp, máte k dispozici všechny potřebné provozní údaje. Díky tomu můžete rychle odhadnout náročnost projektu a naplánovat splnění termínů.
Denní plánování: ClickUp může sloužit také jako aplikace pro denní plánování, která vám poskytne jasný přehled o tom, jaké úkoly musíte vy a váš tým každý den splnit.
Díky tomu, že se o aspekty „řízení projektů“ stará ClickUp, se členové vašeho týmu mohou soustředit na své úkoly.
3. Dávejte pozor na závislosti
Jistým způsobem, jak zmeškat termíny, je předpokládat, že úkoly fungují izolovaně a lze je dokončit nezávisle na sobě. Ve skutečnosti je většina úkolů v jakémkoli projektu závislá na ostatních.
Například vývojový tým může začít pracovat na domovské stránce až poté, co designérský tým dokončí uživatelské rozhraní. Aby mohlo být uživatelské rozhraní navrženo, musí autor napsat text. To může udělat až poté, co mu obchodní tým poskytne zadání.
Zpoždění v jakékoli fázi buď posune konečný termín, nebo vyvine nepřiměřený tlak na ty, kteří pracují na posledních krocích. Podrobný harmonogram sice pomáhá, ale jeho správa je jiná věc.
Při nastavování úkolů mějte na paměti vzájemné závislosti. Úkoly v ClickUp vám umožňují přiřadit termíny pro každý úkol a podúkol. Svolejte tým a prodiskutujte s ním vzájemné závislosti. Získejte jejich závazek dodržet termíny v zájmu projektu.
Zmapujte tyto závislosti pomocí priorit úkolů v ClickUp, aby všichni členové týmu věděli, jaké důsledky budou mít jejich zpoždění.
Pokud si nejste jisti, jak stanovit priority úkolů a závislostí, podívejte se na šablony pro stanovení priorit od ClickUp, které vám pomohou.
4. Používejte S-křivku
S-křivka je matematický graf, který znázorňuje kumulativní datové body na ose X a Y. Typický projekt má tvar písmene S, odtud pochází jeho název.
Řekněme, že vyvíjíte software pro řízení vztahů se zákazníky (CRM). Než začnete psát kód, musíte porozumět odvětví, typu zákazníků, které budete mít, informacím, které budete potřebovat shromáždit, a tak dále. To zpočátku zabere čas.
Pokud si naplánujete programovací úkoly od prvního dne, nestihnete termíny a vystavíte se riziku zpoždění.
Zaznamenávání času a pokroku ve formě S křivky vám pomůže začít pomalu a postupně zrychlovat plnění úkolů.
Využijte počáteční a konečné termíny ClickUp pro každý úkol, abyste si mohli naplánovat harmonogram. Tímto způsobem budete mít na začátku projektu dostatek času a budete moci nabrat tempo, až se budete cítit sebejistě.
5. Naplánujte si časovou rezervu
Jednou z největších chyb, které projektoví manažeři dělají, je přijímání krátkých termínů a následné přílišné nahromadění kritických úkolů. To vede ke vzniku dvou konkrétních problémů.
- Vytváří pocit naléhavosti a eliminuje jakýkoli prostor pro inovace nebo zaměření se na kvalitu.
- Nenechávejte prostor pro nevyhnutelné okolnosti, jako jsou osobní mimořádné situace členů týmu.
Při plánování jakéhokoli projektu si ve své aplikaci pro plánování práce vyhraďte určitý časový rezervu. Dejte členům svého týmu prostor pro kreativitu, aby se nemuseli honit za dokončením úkolů.
Funkce pro správu času v ClickUp vám s tím pomohou! Jakmile nastavíte úkoly, podúkoly a závislosti, použijte zobrazení kalendáře ClickUp, abyste získali celkový přehled.
Pokud jsou termíny příliš blízko, přetáhněte je na jiný den. Tím se automaticky přeplánují i závislé úkoly.
Nezapomeňte však na Parkinsonův zákon, který říká, že práce se rozšiřuje tak, aby zaplnila čas, který je k jejímu dokončení k dispozici. Vyhněte se příliš velkému časovému rezervám, abyste se vyhnuli prokrastinaci. Termíny vyjadřují naléhavost, s jakou má být projekt dokončen.
6. Vyhněte se rozšiřování rozsahu projektu
Rozšíření rozsahu projektu nastává, když klient/sponzor projektu provede změny nebo doplnění původních cílů projektu. Rozšíření rozsahu projektu obvykle vede ke zvýšení objemu práce, která je třeba vykonat, k vložení nových úkolů v polovině projektu a k narušení přístupu k termínům.
Jako projektový manažer je vaší povinností zabránit rozšiřování rozsahu projektu. Toho můžete dosáhnout tím, že hned na začátku shromáždíte jasné požadavky. Šablony dokumentů s požadavky na produkt (PRD) od ClickUp jsou skvělým výchozím bodem.
Alternativně můžete projekt přeplánovat s novým termínem, aby odpovídal novému rozsahu.
7. Sledujte pokrok
Byli jste někdy v situaci, kdy je termín dnes a vy jste ani zdaleka nedokončili projekt? To se stává zejména při řízení více projektů najednou.
Abyste se vyhnuli stresu v poslední den, pravidelně sledujte pokrok.
- Podívejte se na panel ClickUp, kde najdete grafy burn-up a burn-down.
- Podívejte se na přehled pracovní zátěže a zjistěte, kdo je v předstihu nebo v zpoždění. Nabídněte pomoc těm, kteří mají potíže.
- Pomocí zobrazení Kanban můžete úkoly třídit podle stavu.
- Pomocí Ganttova diagramu vizualizujte nadcházející úkoly a jejich vzájemné závislosti
- Pomocí zobrazení kalendáře si můžete prohlížet budoucí úkoly podle dne, týdne nebo měsíce
8. Efektivní správa času
Jedním z klíčových faktorů úspěšné realizace projektu je časové řízení. Můžete zajistit, že budete držet krok, sledováním, sledováním a řízením času svého týmu. Kromě toho můžete také zajistit, aby nikdo nebyl přetížen a nepracoval nekonečné hodiny. A nenastavujete je tak, aby nesplnili těsné termíny.
Ačkoli je na trhu k dispozici několik nástrojů pro správu času, nejlépe vám poslouží ten, který je navržen tak, aby využíval sledování času pro úspěch projektu.
Funkce sledování času v ClickUp přesně to umožňuje. Váš tým může pomocí ClickUp sledovat čas z jakéhokoli zařízení. Může spustit a zastavit časomíru během provádění úkolu nebo dodatečně přidat čas pomocí ručního sledování.
K záznamům o čase mohou přidávat poznámky, aby přesně věděli, na co čas strávili. Mohou také stanovovat priority úkolů pomocí matice pro správu času přímo v ClickUp.
Jako projektový manažer máte přístup k podrobným časovým rozpisům a odhadům a sledování času. Využijte je k pochopení výkonnosti jednotlivých členů týmu a poskytněte jim potřebnou pomoc.
9. Automatizujte, co se dá
Každý den je třeba dokončit desítky drobných, opakujících se úkolů v rámci řízení projektů. Projektoví manažeři často používají aplikace s denními kontrolními seznamy, aby se ujistili, že jsou tyto úkoly splněny.
S výjimkou toho, že nemusíte vše dělat ručně sami. Automatizujte co nejvíce, abyste ušetřili čas na řešení problémů a pomoc svému týmu. ClickUp Automations má více než 100 předem připravených pracovních postupů pro všechny druhy projektových scénářů, například:
- Přidat přiřazenou osobu při změně stavu
- Odeslat uživateli oznámení o změně priority
- Vytvářejte opakující se úkoly na konkrétní data
- Přidat sledujícího, když uplyne termín
- Upozorněte manažera, když sledovaný čas překročí odhadovaný čas
Jste v automatizaci nováčkem? Máme pro vás řešení. Zde je náš průvodce automatizací s příklady!
10. Komunikujte proaktivně se všemi zúčastněnými stranami
I přes veškerou snahu se někdy stane, že termín nestihnete kvůli faktorům, které nemůžete ovlivnit. Například globální pandemie nebo válka na Ukrajině způsobily neřešitelné problémy v dodavatelském řetězci, které posunuly termíny několika organizací.
Pokud hrozí, že termín nebude dodržen, informujte o tom všechny zúčastněné strany. Dejte vědět sponzorovi projektu nebo klientovi, že se očekává zpoždění. Promluvte si s projektovým týmem a zkuste zjistit, zda lze něco udělat, aby byl projekt dokončen blíže k termínu.
Už nikdy nezmeškejte termín
Slibovat a dodržovat sliby je znakem profesionality. Stejně jako sliby jsou důležité i termíny.
I když je všeobecně přijímané, že termíny se někdy nestihnou, zpoždění oproti harmonogramu nevrhá dobré světlo na vaše schopnosti v oblasti řízení projektů.
Zlepšete své projektové řízení a nikdy nezmeškejte termín díky ClickUp. Potřebujete naplánovat svůj projekt? Použijte úkoly. Potřebujete ho naplánovat? Použijte data a časy. Máte obavy z závislostí úkolů? Snadno propojte úkoly.
Nejste si jisti, zda jsou vaše termíny realistické? Použijte kalendář nebo zobrazení pracovní zátěže a podívejte se, co je možné. Chcete mít přehled o postupu? Použijte řídicí panel. Spravujete více projektů najednou? Žádný problém!
ClickUp je navržen tak, aby obsahoval všechny nástroje, které potřebujete k udržení správného kurzu. Nejste přesvědčeni? Přesvědčte se sami.