Co je potřeba k úspěšnému dokončení projektu? Lidé, čas a peníze? Ano, ale je toho víc. Úspěšné dokončení projektu vyžaduje správné plánování zdrojů pro správné úkoly ve správný čas v logickém pořadí.
Není tedy divu, že podniky mohou kvůli zpožděním nebo překročení rozpočtu přijít o miliony dolarů v reálných a oportunitních nákladech.
Jako projektový manažer je efektivní plánování zdrojů klíčem k zajištění úspěchu.
Co je plánování zdrojů?
Plánování zdrojů je klíčovou součástí řízení projektů, při kterém jsou dostupným členům týmu přiděleny konkrétní úkoly, které musí být splněny v předem stanoveném čase. Existují především dvě metody plánování zdrojů: časově omezené nebo zdrojově omezené.
Plánování zdrojů s časovým omezením
Pokud je stanoven termín dokončení projektu, přidělíte zdroje tak, aby byla práce dokončena v rámci tohoto harmonogramu. V tomto případě je termín pevně stanoven, ale zdroje jsou flexibilní. Profesionální servisní organizace nebo agentury s nadbytečnými zdroji čekajícími na projekty obvykle používají plánování zdrojů s časovým omezením.
To platí i pro projekty, které mají stanovené datum zahájení. Pokud například plánujete vánoční uvedení na trh, jste časově omezeni na 25. prosinec (nebo dříve).
Plánování s omezenými zdroji
Na druhou stranu, pokud máte omezený počet zdrojů, budete projekt plánovat podle dostupnosti a kapacity zdrojů.
Tato metoda řízení zdrojů vyžaduje flexibilitu v časových plánech. Plánování s omezenými zdroji se obvykle používá v produktových společnostech nebo interních týmech, kde najímáte další členy týmu nebo dodavatele. Například když ClickUp přidává do naší platformy funkce AI, plánujeme projekt s ohledem na naše omezené zdroje.
V každém případě je plánování zdrojů zásadně řízeno zdroji a časem. Vezměme si jako příklad tým pro tvorbu obsahu. Má SEO analytiky, autory, editory, designéry a vydavatele. Zde každý vykonává svou úlohu po dokončení předchozí. Musíte tedy plánovat zdroje postupně jako čtrnáctidenní sprint.
- SEO výzkum a stručný přehled z 1. až 3. dne
- Psaní od 4. do 9. dne
- Úpravy od 10. do 12. dne
- Návrh od 13. do 15. dne
I tento jednoduchý plán zdrojů představuje výzvu. Jak je patrné z výše uvedeného grafu, SEO analytik nebo editor potřebují na dokončení úkolu tři dny, zatímco autor potřebuje šest dní.
Pokud by tedy tento tým měl jeden zdroj s každou dovedností, všichni kromě spisovatele by byli nedostatečně využiti. Právě tento problém se snaží efektivní plánování zdrojů vyřešit.
Proč je plánování zdrojů důležité v řízení projektů?
Náklady na pracovní sílu tvoří až „70 % celkových provozních nákladů organizace“, jak naznačuje výzkum Human Capital Management Institute (HCMI). To znamená, že zaměstnanci jsou sice vaším největším aktivem, ale zároveň i největší výdajovou položkou. Je tedy nutné je využívat optimálně a efektivně.
Optimalizace zdrojů
Všimněte si, že jsme neřekli „maximalizace lidských zdrojů“, protože nejlepší využití schopností člověka nemusí vždy znamenat 100% využití jeho času. Ve skutečnosti „ výzkum společnosti Gartner ukazuje, že týmy s nižším využitím mohou zkrátit dobu potřebnou k dosažení obchodní hodnoty o 30 % nebo více. “
Plánování zdrojů umožňuje projektovým manažerům efektivně využívat čas členů jejich týmu. Umožňuje jim co nejlépe využít dostupné lidi a dovednosti k maximalizaci výsledků.
Dodání včas a v rámci rozpočtu
Využijte plánování zdrojů, abyste zajistili dokončení projektu v rámci přiděleného času a rozpočtu.
Umožňuje vám vizualizovat budoucí průběh projektu a v předstihu připravit nezbytné nouzové plány. Když dojde k neočekávané události, proveďte podle potřeby úpravy nebo změny.
Poskytování kvalitních služeb
Plánování projektů je více než jen kalendář zdrojů. Jedná se o transparentní vizualizaci toho, jak by měl projekt vypadat. Obsahuje projektové úkoly, odpovědnosti, závislosti, předávání, spolupráci, cykly zpětné vazby atd.
Díky takovému komplexnímu přehledu každý člen týmu rozumí své roli v životním cyklu projektu. Tímto způsobem budou efektivněji spolupracovat se svými kolegy, dostávat komplexní předávky a předávat jasné pokyny. Společně budou poskytovat služby, které splňují očekávané standardy.
Úspora nákladů
Identifikace mezer ve vašem plánu je snadná, pokud plánujete své zdroje předem. To dává projektovým manažerům čas a příležitost najmout předem nové zaměstnance nebo přeskupit své týmy, aby zaplnili mezery.
Bez plánování zdrojů se během projektu často objevují mezery, které nutí všechny hledat řešení a vedou k zbytečným výdajům. Mezery v harmonogramu projektu také způsobují problémy se správou zdrojů v oblasti zapojení zaměstnanců, výkonu a udržení zaměstnanců.
Silné recenze a retrospektivy
Dobré hodnocení je takové, při kterém porovnáváte výsledky s plánem, a plánování zdrojů funguje jako tento plán. Hodnocení vám pomůže pochopit, zda došlo k nějakým zpožděním, překročení rozpočtu, problémům se spoluprací nebo jiným mezilidským výzvám. Na základě toho strukturovejte své plány neustálého zlepšování pro budoucí projekty.
Výhody plánování zdrojů
Cílem každého projektu je generovat nebo zvýšit příjmy. Plánování zdrojů zajistí, že dosáhnete požadovaných výsledků.
Pro členy týmu
Díky jasnému, přehlednému a transparentnímu plánování zdrojů každý člen týmu přesně ví, co má dělat, podle jakých standardů a do kdy. Díky tomu mají:
- Jasné vymezení jejich role, aby mohli odvádět co nejlepší práci a převzít odpovědnost za své výsledky
- Cesta k dokončení pro plánování dovolených, přestávek, sabatických pobytů a dalších významných životních událostí
- Smysl pro propojení jejich úkolů s obchodními cíli, podpora odhodlání
- Zapojení na pracovišti pro lepší spolupráci
- Přehled o výkonu, aby mohli dosáhnout svých cílů v průběhu celého projektu a pochopit, jak bude jejich úspěch hodnocen
Pro projektové manažery
Vedoucí pracovníci budou efektivně řídit projekty, úkoly, týmy a výsledky díky robustnímu přidělování zdrojů, které zajistí následující:
- Jasný přehled o tom, kdo co dělá, optimalizace využití a zapojení zaměstnanců
- Přehled nedostatků nebo přetížení, které je třeba řešit, aby projekt pokračoval podle plánu
- Schopnost předvídat zpoždění nebo překročení rozpočtu, aby se předešlo problémům a bylo možné se připravit na ty nevyhnutelné
- Schopnost přizpůsobit se změnám, jak se vyvíjejí požadavky trhu, potřeby zákazníků nebo organizační struktury
- Svoboda přesně a pravidelně komunikovat stav projektu vedení
Pro organizaci
Efektivní plánování zdrojů pomáhá organizaci optimálně využívat tým.
- Najměte ty správné lidi ve správný čas
- Účtujte zákazníkovi správnou cenu na základě téměř přesného odhadu vynaloženého úsilí a času.
- Identifikujte mezery v dovednostech nebo schopnostech, abyste mohli naplánovat strategii učení a rozvoje
- Přesně předpovídejte poptávku po zdrojích
- Zabraňte rozšiřování rozsahu projektu
Jak vytvořit plánování zdrojů?
1. Určete rozsah projektu a požadavky na zdroje
Než začnete s plánováním zdrojů, nejprve určete rozsah projektu a zdroje, které k jeho dokončení potřebujete. Při tom zvažte následující skutečnosti.
Čas, který máte k dispozici: Nemyslete jen na počet pracovních dnů. Zvažte také, zda existují další dny volna, které by lidé mohli spojit do prodlouženého víkendu, nebo velké interní akce, do které by se váš tým mohl zapojit.
Potřebné dovednosti: Určete všechny dovednosti, které potřebujete k dokončení projektu, včetně technických, provozních a manažerských dovedností.
Potřebné zdroje: Jedna osoba může mít více než jednu dovednost. Více osob může mít stejnou dovednost. Vytvořte optimální kombinaci členů týmu, aby disponovali dovednostmi, které potřebujete.
Struktura rozdělení práce (WBS): Rozdělte projekt na malé, hierarchické a zvládnutelné součásti, tj. úkoly.
Závislosti: Nastavte pořadí, v jakém musí vaše týmy plnit úkoly, a jak jeden úkol ovlivňuje předchozí nebo následující činnosti.
Omezení: Je harmonogram projektu napjatý? Je k dispozici méně lidí, než kolik podle vás potřebujete? Je rozpočet omezený? Pracuje váš tým v různých časových pásmech, která se nepřekrývají?
Identifikujte všechny překážky, na které můžete narazit. Vyhodnoťte také poptávku po zdrojích ve vaší organizaci, abyste mohli lépe sdílet dovednosti.
Výsledky projektu a měřítka úspěchu: Zapište si, co očekáváte od každého člena týmu a jak budete měřit jejich výkon. Tím zajistíte, že všichni budou na stejné vlně a budou spolupracovat.
2. Vyberte si nástroj pro správu zdrojů
Organizace již dlouho používají tabulky a sešity k plánování zdrojů. To funguje u jednoduchých, sekvenčních úkolů, jako je ten výše uvedený. Když se však týmy zvětší, úkoly se stanou složitějšími a vzroste počet závislostí, potřebujete software pro plánování zdrojů, který je navržen tak, aby splňoval vaše požadavky.
Všechny funkce, které potřebujete k plánování zdrojů, jsou součástí aplikace pro řízení projektů ClickUp.
- Úkoly projektu
- Uživatelé mohou přidělovat konkrétní úkoly
- Možnost zobrazit pracovní zátěž a přizpůsobit ji aktuálním potřebám
- Závislosti mezi úkoly a projekty
- Sledování času a časové rozvrhy pro jednodušší správu
- Zobrazení seznamu, Kanban, kalendáře a Ganttova diagramu
- Dashboardy pro rychlé hodnocení výkonu
- Dokumentace, komentáře a tabule pro spolupráci
ClickUp také nabízí snadné funkce drag-and-drop, uživatelsky přívětivé rozhraní, oznámení a přizpůsobitelné pracovní postupy, díky kterým bude plánování vašich projektů jednoduché a efektivní.
3. Vytvářejte úkoly
Jakmile si vyberete nástroj pro správu zdrojů, nastavte projekt jako soubor dílčích projektů, úkolů, podúkolů a kontrolních seznamů. S ClickUp máte při správě úkolů úplnou flexibilitu.
Přizpůsobení: Vytvořte požadovanou strukturu pomocí automatizace, sprintových bodů, dat vlastních polí a dalších funkcí.
Hierarchie: Vytvářejte vnořené podúkoly a snadno je přeskupujte nebo hromadně upravujte. Zároveň můžete nastavit závislosti.
Seskupování: Uspořádejte úkoly podle kategorií, vytvořte vlastní stavy, přiřaďte priority a přidejte štítky. Propojte úkoly, dokumenty a integrace, abyste umožnili přístup ke znalostem všem členům týmu.
Opakující se úkoly: Nastavte týdenní schůzky nebo denní připomenutí jako opakující se úkoly, které se automaticky přidají do vašeho seznamu.
Šablony: Použijte šablony úkolů k vytvoření pracovního postupu pro opakující se úkoly. Můžete například nastavit šablonu pro vztahy s kandidáty, kterou můžete znovu použít, kdykoli někdo podá novou žádost o přijetí.
Milníky: Stanovte si cíle, které znamenají dokončení důležitých fází vašeho projektu. Nezapomeňte si je také oslavit.
4. Přiřaďte zdroje projektu
Přiřaďte jednotlivce ke každému úkolu/podúkolu. S nástrojem pro správu zdrojů ClickUp můžete k úkolu přiřadit více osob. Můžete také přidat pozorovatele, kteří budou dostávat oznámení, když dojde k aktualizaci nebo změně stavu.
Pomocí zobrazení ClickUp Box View můžete zjistit, jak jsou členové týmu zaneprázdněni nebo dostupní. Pomocí zobrazení Workload View můžete posoudit, zda je každý člen týmu přetížen nebo má volnou kapacitu. Zapněte sledování času a odhady, abyste měli přehled o postupu.
5. Vyhodnoťte proveditelnost
Jakmile vše nastavíte, je čas zkontrolovat a ujistit se, že je vše v pořádku. K tomu můžete využít více než 15 zobrazení, které ClickUp nabízí.
Zobrazení kalendáře: Použijte zobrazení kalendáře (dny, týdny nebo měsíce) pro správu času a pro kontrolu, zda jsou milníky v souladu s termíny projektu.
Ganttův diagram: Pomocí Ganttova diagramu zajistíte, že úkoly prováděné souběžně nejsou na sobě závislé. Přesouvejte je tak, aby byl zajištěn plynulý přechod úkolů z jedné fáze do druhé, a posilte tak správu zdrojů. V ClickUp můžete také identifikovat kritickou cestu a volný čas, abyste mohli přeplánovat některé práce, aniž by to ovlivnilo větší termíny.
Zobrazení časové osy: Vizualizujte plán, dokončené úkoly a budoucí události na lineární časové ose projektu, abyste mohli vyhledat anomálie.
6. Připravte svůj tým na úspěch
Shromážděte všechny potřebné projektové zdroje na jednom místě. K dokumentaci projektů můžete použít ClickUp Docs. Pokud máte zdroje v jiných nástrojích, jako je Figma nebo Google Sheets, vložte je také do svého pracovního prostoru ClickUp. K brainstormingu použijte ClickUp Whiteboard. Povolte komentáře, aby si členové týmu mohli navzájem komunikovat, nebo komentáře rychle převádějte na úkoly!
7. Sledujte a zlepšujte
Plánování zdrojů nekončí začátkem projektu. Jak týmy každý den plní své úkoly, projektoví manažeři musí sledovat pokrok a v případě potřeby provádět úpravy. K tomu použijte panely ClickUp.
Vytvořte si vlastní dashboard s projektovými ukazateli, které jsou pro vás důležité. Přidejte widgety pro členy týmu, kritické cesty, sprinty, stavy a další aspekty na jedno místo.
Pokud hledáte prázdný pracovní prostor, použijte šablonu pro plánování zdrojů od ClickUp. Snadno ji přizpůsobte svým potřebám. Zde je několik dalších šablon pro plánování zdrojů v Excelu a Google Sheets, které vám pomohou se rozhodnout.
6 strategií pro efektivní plánování zdrojů
Po seznámení se s podrobnostmi potřebnými pro efektivní plánování zdrojů vám představíme několik účinných strategií pro řízení projektů.
Jasně definujte standardy
Projekt považujete za dokončený, když provedete všechny úkoly a splníte všechny požadavky zákazníka. Využijte tedy svůj systém plánování zdrojů k:
- Definujte požadavky, očekávání, měřítka úspěchu a standardy kvality.
- Svolejte celý projektový tým a prodiskutujte s ním standardy.
- Zveřejněte to v jednoduchém jazyce a zpřístupněte to všem pro pozdější použití.
Naplánujte si časovou rezervu a další zdroje
Plánujte své zdroje s určitou rezervou pro případ náhlých změn nebo vývoje. Nevyužívejte své lidské zdroje na 100 %. 75–80% využití dává všem prostor k nadechnutí.
Díky ušetřenému času si uchováte kognitivní energii, zejména při kreativní práci, jako je psaní, design a vývoj softwaru, což vede k celkově lepším výsledkům.
Plánujte také s předstihem, nečekejte na poslední chvíli. Nechte si na konci 1–2 dny rezervu pro případ neočekávaných zpoždění. Pokud váš nově vyvinutý web selže nebo váš bannerový reklamní proužek obsahuje překlep, tento čas navíc vám zachrání situaci.
Plánujte s ohledem na závislosti
Každý projekt, jakkoli se může zdát jednoduchý, má své vlastní závislosti. Plánujte s ohledem na ně, aby nikdo nebyl přetížen. Dbejte na to, abyste členy týmu nezatěžovali zpožděními na konci pracovního postupu.
Pokud například váš malý tým DevOps potřebuje v poslední den uvést do provozu stovky funkcí, pravděpodobně se setkáte s technickými a emocionálními problémy. Místo toho tyto činnosti pečlivě rozložte.
Sledujte vše po celou dobu
Sledujte pozorně pokrok, kapacitu týmu a využití každý týden, pokud ne každý den. Vyhněte se přetížení nebo nedostatečnému využití svých zdrojů. Přesuňte zdroje na kritické úkoly nebo neočekávané překážky, jako jsou osobní nouzové situace nebo nemoc.
Komunikujte proaktivně
Udržujte komunikační kanály otevřené, abyste podpořili spolupráci mezi týmy. Informujte všechny zúčastněné strany o pokroku podle jejich potřeb. Například technický ředitel (CTO) bude potřebovat týdenní aktualizace o pokroku celého projektu na vysoké úrovni.
Členové týmu pod úrovní vedoucích pracovníků potřebují mikroúrovňové aktualizace svých upstreamových úkolů. Provádějte to ručně nebo automatizujte zprávy v pravidelných intervalech.
Doveďte projekt k smysluplnému závěru
- Ověřte u zákazníka, zda je spokojen se všemi aspekty projektu.
- Požádejte o zpětnou vazbu ohledně toho, co se vám podařilo a co je třeba zlepšit
- Oslavte vítězství s týmem
- Provádějte retrospektivy nebo hodnocení výkonu, abyste jako tým mohli diskutovat o úspěchu úkolu nebo projektu.
- Ukončete všechny úkoly v nástroji pro řízení projektů a podle potřeby je archivujte.
Maximalizujte potenciál svého týmu pomocí efektivního plánování zdrojů
Aby byl projekt úspěšně dokončen, musí všichni členové týmu znát své povinnosti a v případě potřeby se navzájem zastoupit. Je velmi důležité upozornit na vzájemné závislosti a nutnost dokončit úkol v určitém čase. Účinné plánování zdrojů hraje v tomto ohledu klíčovou roli.
Využijte funkce plánování zdrojů ClickUp, které poskytují každému projektovému manažerovi nástroje k řízení týmu správným směrem od začátku až do konce. Ať už jde o přidělení správné osoby ke správnému úkolu nebo výběr úkolu, který je třeba prosadit, ClickUp vám umožní vše zvládnout. Objevte, jak maximalizovat potenciál svého týmu, a zaregistrujte se ještě dnes zdarma.