Relevance a produktivita pro profesionály v jakémkoli odvětví vyžadují držet krok se změnami a vyvíjet se spolu s odvětvím, které dosahuje stále vyšších úrovní. Oblast projektového řízení vyžaduje toto a ještě více, a proto vám nabízíme tento přehledný seznam pojmů z oblasti projektového řízení, který vám pomůže!
A-E: Agilní řízení až po řízení získané hodnoty
Agilní
Nespokojte se s ničím jiným, pokud potřebujete přístup k projektovému řízení, který umožňuje zpětnou vazbu od zákazníků v reálném čase v každé fázi vývoje projektu. Agile podporuje spolupráci, osobní organizaci a škálovatelnost v závislosti na potřebách projektu a zúčastněných stran. Rozkládá složité a rozsáhlé produkty na krátké a zvládnutelné části zvané sprint scrumy.
Agilní projektové řízení
Agilní projektové řízení je snadno přizpůsobitelná metoda projektového řízení používaná vývojáři softwaru a produktovými manažery. Rozděluje projekt do fází, které vyžadují pravidelné přezkoumávání úkolů v závislosti na zpětné vazbě od zákazníka. Přináší iterativní styl a flexibilitu do vašich projektových činností a zaměřuje se na spokojenost zákazníků a spolupráci.
Agilní plánování projektů
„To není to, co jsem měl na mysli!“ Abyste se vyhnuli takové zpětné vazbě od zákazníků, zvažte použití škálovatelné projektové metodiky, která rozděluje projekt na dvoutýdenní sprinty. Kdo nepotřebuje rekordní dodací lhůty se zpětnou vazbou, transparentností, časovým managementem a v rámci rozpočtu?
Plán
Pokud dojde k nejasnostem ohledně výkladu pojmů v programování, vina leží na blueprintu. Blueprint je soubor souvisejících, ale jemně odlišných myšlenek. Termín projektového řízení také odkazuje na grafické znázornění návrhu softwaru. Poskytuje souhrnnou vizuální prezentaci komplexního projektu nebo konceptu.
Případová studie
Případová studie je podrobný příběh o reálných problémech a aplikaci konceptů ve společnosti. Najdete zde mnoho anekdot, které dodávají teoretickým konceptům tohoto pojmu z oblasti projektového řízení praktický rozměr.
Index nákladové výkonnosti
Při hodnocení výkonnosti projektu z hlediska rozpočtu ukazuje poměr indexu nákladové výkonnosti (CPI), zda je projekt nákladově efektivní. Je v rámci rozpočtu, pod ním nebo nad ním? Vzorec je CPI = získaná hodnota (EV) / skutečné náklady (AC).
Řízení projektů kritickým řetězcem
Přístup k řízení, který integruje soubor úkolů, časových harmonogramů a zdrojů potřebných k zajištění včasného dokončení projektu v rámci rozpočtu. Vyhodnocuje schopnost týmu dokončit projekt na základě potřeb a zdrojů, které má k dispozici.
Metoda kritické cesty
Kritická cesta identifikuje základní prvky potřebné k dokončení úkolu. To vše vede ke zvýšení efektivity tím, že se eliminují irelevantní a časově náročné činnosti. V případě potřeby lze do kritických úkolů vložit více zdrojů, aby se urychlilo dokončení projektu.
Kritický faktor úspěchu
67 % projektů selže kvůli špatnému řízení času nebo financí. Prozíraví projektoví manažeři se vyhýbají problémům tím, že formulují strategický plán. Kritické faktory úspěchu zahrnují strategický plán nebo pracovní plán, který zaručuje úspěšný projekt.
Projektoví manažeři by měli identifikovat různé kritické faktory, jako jsou požadavky, milníky, výstupy, software a plány otevřené komunikace.
Závislosti
Vzájemné vztahy v projektovém řízení vznikají tam, kde úkol, podmínka nebo událost závisí na dokončení předchozího úkolu nebo následného úkolu. Závislosti určují priority ve vztazích mezi úkoly a jejich pořadí, aby byl zachován stabilní pracovní tok.
Řízení získané hodnoty
Projektový management vyžaduje kvantitativní metodiku pro neustálé hodnocení postupu projektu. Řízení získané hodnoty poskytuje parametry pro hodnocení postupu projektu ve vztahu k harmonogramu a rozpočtovým prostředkům. Projektoví manažeři používají tyto metriky k prognózování projektu a přizpůsobování se nově vznikajícím odchylkám.
F-L: Rychlé sledování dodací lhůty
Rychlé sledování
Někdy se projekt zpozdí. Můžete za to vinit vyčerpání, nedostatek zdrojů, nejasné cíle a špatnou komunikaci, ale to nic nemění na nutnosti dosáhnout milníků. Jak jinak, než urychlením projektu pomocí triků pro zkrácení harmonogramu! Urychlení proto zahrnuje taktiky, jako je překrývání úkolů nebo jejich paralelní provádění, aby byl projekt dokončen v původním termínu.
Vývojový diagram
Jako nástroj pro řešení problémů propojuje jednotlivé části projektu a zlepšuje tok a zpracování informací. Kromě toho může software pro tvorbu vývojových diagramů sloužit i k dalším účelům, například ke zjednodušení složitých konceptů, aby byly snáze vizualizovatelné a srozumitelné.
Iterativní inkrementální proces/vývoj
Iterativní model vývoje softwaru zahrnuje opakování činností v cyklech nebo iteracích. Vede k vytvoření nové verze softwaru, dokud není vyvinuta požadovaná nebo nejlepší verze.
Inkrementální metoda rozděluje úkoly vývoje softwaru na malé části. Vývoj každé části vylepšuje tu předchozí, takže projekt postupuje po etapách. Iterativní inkrementální proces, jak správně tušíte, kombinuje tyto dva doplňkové přístupy, takže ke zlepšením projektu dochází v každé fázi vývoje, a nikoli lineárně.
Kanbanová tabule
Kanbanová tabule vám umožňuje v reálném čase sledovat úkoly, které jsou v čekání, v procesu nebo již dokončené. Metoda Kanban rozděluje projekt na jednotlivé úkoly. V této metodě používáte lepící poznámky nebo Kanbanové karty k vizuálnímu znázornění úkolů.
Kanbanová tabule poskytuje informace, které pomáhají manažerům eliminovat irelevantní a zbytečné úkoly. Zvyšuje produktivitu týmů tím, že je vede k větší koncentraci na klíčové prvky vývojového procesu.
Klíčové ukazatele výkonnosti
Účinné řízení projektů vyžaduje jasný přehled cílů. Jak je tedy seřadit a vyhodnotit podle priority? K tomu slouží klíčové ukazatele výkonnosti, které poskytují metriky pro měření vaší výkonnosti při plnění klíčových cílů.
Ukazatel sleduje pouze výkonnost v klíčových cílech. Klíčové ukazatele výkonnosti se liší v závislosti na tom, co podnik považuje za hlavní ukazatel měření svého úspěchu.
Doba realizace
Doba realizace definuje čas potřebný k vyřízení objednávky po jejím zadání zákazníkem. Poskytuje vodítko pro výkonnost podniku, protože přímo odráží pracovní výkon a spokojenost zákazníků bez ohledu na fázi nebo povahu projektu. Zaměřuje se na:
- Vytvoření nebo vývoj produktu: doba, za kterou se požadovaný produkt dostane na trh.
- Řízení dodavatelského řetězce: doba od zadání objednávky až po doručení produktu zákazníkovi.
- Projektový management: celková doba potřebná k dokončení všech úkolů požadovaných projektem.
M-P: Program schůzky až po časový harmonogram projektu
Program schůzky
Otevřená a efektivní komunikace na týmových schůzkách pomáhá členům soustředit se na cíle a úkoly. Aby bylo možné schůzku co nejlépe využít, je třeba připravit program schůzky, který je přehledem témat určených k diskusi. Jednoduchý nebo formální program schůzky zabrání plýtvání časem na banální záležitosti, odbočování od tématu a neřešení klíčových otázek projektu.
Při sestavování programu schůzky byste se měli poradit s ostatními členy týmu, aby se mohli připravit. Kromě toho by měli vědět, co mají dělat před a po schůzce a jaká je jejich role na schůzce.
Zápis z jednání
Po skončení schůzky si můžete odnést osobní seznam poznatků z diskuse a prezentací. Jedná se o neformální poznámky nebo záznamy ze schůzky. Nejedná se o zápis ze schůzky. Zápis ze schůzky je oficiální verzí vašich poznámek ze schůzky a je následován jednomyslným schválením všech účastníků jako věrný záznam všeho, co bylo na schůzce projednáno nebo se na ní stalo.
Milník
Každý projekt má klíčové úspěchy nebo kontrolní body, které slouží k identifikaci hlavních fází vývoje projektu. Milník tedy označuje významnou událost ve vývoji projektu. Pomáhá týmu sledovat jeho pokrok ve srovnání s cíli.
Bez nich by nebylo možné získat přehled o termínech nebo struktuře projektu. Různí manažeři používají k vytvoření milníků různé faktory, jako jsou konkrétní termíny podle harmonogramu projektu nebo získání souhlasu zúčastněných stran projektu.
Myšlenkové mapy
Pokud si představíte strom s mnoha větvemi, jste na dobré cestě k pochopení konceptu myšlenkové mapy. Myšlenková mapa definuje klíčový pojem, z něhož vycházejí související myšlenky nebo podpojem. Jsou užitečné při plánování a řízení projektů na dálku i v rámci firmy.
Každá větev myšlenkové mapy má klíčové slovo nebo obrázek, který z ní vychází. Celý obrázek ožívá díky různým barvám, které definují jednotlivé sekce. Propojuje nápady s hlavním konceptem pro řešení problémů, organizaci, brainstorming a plánování.
Poslání
Kdybyste měli popsat svou společnost, měli byste toho hodně co říct: její význam pro dané odvětví nebo společnost, geografickou polohu, činnost, cíle, povahu služeb nebo produktů, zákazníky a mnoho dalšího. Shrňte to do jedné věty a máte poslání své společnosti! Dobré poslání je prodejním argumentem, pokud uznává potřeby zákazníků nebo řešení, která nabízí.
Cíl
Rozvoj podnikání nebo realizace projektu nemusí být složitá, pokud máte jasný cíl. Cíl zahrnuje úkoly, které si stanovíte, aby vás vedly při plnění vašich úkolů nebo činností. Díky tomu můžete zvýšit odpovědnost, identifikovat a řešit problémy a soustředit se na oblasti, které vyžadují zlepšení. Podporuje vizi vaší společnosti, jak je zachycena v prohlášení o poslání. Splněním cíle dosáhnete svého záměru.
Projektové aktivity
Projektová aktivita je úkol, který obsahuje dílčí úkoly. Dokončení dílčích úkolů vede k dosažení daného milníku nebo hlavního úkolu. Například v případě, kdy je hlavním úkolem vytvoření prezentace, dílčí úkoly by zahrnovaly: shromáždění obsahu, návrh sady snímků, kontrolu s klíčovými zúčastněnými stranami a vytvoření finálního výstupu.
Rozpočet projektu
Rozpočet projektu uvádí celkové odhady nebo předpokládané výdaje či náklady potřebné k dokončení projektu ve stanoveném časovém období. Zvýrazňuje náklady v každé fázi životního cyklu projektu. Chybné výpočty rozpočtových požadavků mohou způsobit deficity nebo zneužití finančních prostředků, které by mohly bránit dosažení výsledků. Rozpočet projektu je faktorem při schvalování projektu, který měří výkonnost.
Výstupy projektu
Výstupy jsou výsledky činností, které tvoří projekt. To znamená, že výstupy projektu nejsou konečným výsledkem projektu. Výstupy projektu jsou služby nebo produkty získané z projektu a dodané klientovi. Výstup musí mít souhlas zainteresovaných stran a hrát specifickou roli v cílech projektu.
Cíle projektu
Každý projekt začíná jasným stanovením požadovaného výsledku. Tyto prohlášení definují cíle projektu tím, že uvádějí celkový odhad toho, čeho projekt dosáhne. Pokud cíle projektu definují pouze výsledky, stávají se nejasnými.
Nejasnost můžete vyřešit tím, že ji zúžíte na konkrétní aspekty projektu, jako jsou časové cíle, výkonnostní cíle a cíle týkající se zdrojů. Pokud tedy plánujete získat v příštím roce 20 nových klientů, musíte posoudit, zda je váš cíl dosažitelný, časově ohraničený, měřitelný, realistický a konkrétní, aby se jednalo o platný cíl projektu.
Životní cyklus projektu
Slyšíme, že téměř všechno má svůj začátek a konec. To platí i pro váš projekt. Životní cyklus projektu je proces, kterým projekt prochází od svého vzniku až do svého ukončení. Je to skutečně skličující představa, pokud uvážíte, že to znamená řídit všechny aspekty, které tvoří životní cyklus projektu: výstupy, tým, proces a potřeby zákazníků.
Institut projektového řízení
Tato nezisková asociace poskytuje profesionální členství programovým manažerům a projektovým manažerům. Kromě toho PMI uděluje svým členům akreditaci Project Management Professional, která je uznávaná po celém světě. Tato kvalifikace poskytuje zaměstnavatelům a zákazníkům jistotu, že daný profesionál má kvalifikaci pro řízení projektů. Vzhledem k množství zdrojů vynaložených na projekty by stálo za to zajistit, aby váš tým měl ve svém čele certifikovaného profesionála.
Projektový manažer
Jedná se o osobu, která má na starosti plánování a řízení projektu až do jeho dokončení, přičemž dbá na dodržování termínů, rozpočtu a výstupů. Řídí životní cyklus projektu tím, že využívá zdroje k maximalizaci efektivity, snižování nákladů a zvyšování výnosů a formuje celkovou misi a cíle organizace. Konkrétní povinnosti projektového manažera závisí na povaze daného odvětví a typech projektů, na kterých pracuje.
Cíle projektu
Cíle a záměry jsou odlišné pojmy v projektovém řízení. Záměry projektu jsou konkrétní prohlášení o tom, čeho musí váš tým dosáhnout, a zamýšleným výsledkem splnění záměrů je cíl. Záměry projektu vyžadují stručnou strategii a prostředky nebo nástroje k jejich kvantifikaci, jako je například panel pro sledování pokroku, aby projekt pokračoval podle plánu.
Řízení projektového portfolia
Řízení projektového portfolia je úkol v rámci projektového řízení, který zahrnuje výběr, řazení a kontrolu projektu nebo programu podle jeho kapacity a cílů. Přináší hodnotu tím, že vybírá projekty, přizpůsobuje je strategickému plánu společnosti a optimalizuje omezené zdroje pro synergii mezi projekty.
Díky těmto opatřením se organizace nebude zabývat irelevantními projekty nebo příliš velkým počtem projektů, což by vedlo k neúspěchu kvůli nedostatečnému řízení a koordinaci.
Harmonogram projektu
V každém okamžiku chcete mít přehled o postupu svého projektu, zejména pokud jde o vyúčtování času. Vhodné nástroje pro správu času vám pomohou dodržovat termíny a předávat informace o stavu projektu ostatním členům týmu a klientům. Nástroje pro plánování projektů jdou nad rámec tradičních per, papírů a kalendářů. Můžete vytvářet úkoly, přiřazovat je ke konkrétním dnům a označovat jejich předpokládaný čas zahájení a dokončení pomocí online kalendáře.
Rozsah projektu
Před zahájením projektu musí být k dispozici podrobný popis všech jeho aspektů. Tento popis představuje rozsah projektu a zahrnuje aspekty, jako jsou požadované zdroje, výstupy, všechny úkoly nebo fáze související s projektem, omezení a časové harmonogramy. Jedná se o odůvodnění projektu, které dokumentuje jeho konkrétní cíle a měřítka úspěchu.
Zúčastněná strana projektu
Zúčastněná strana projektu je osoba, skupina nebo organizace, která má zájem o činnosti projektu nebo se na nich podílí na jakékoli úrovni. Tyto subjekty mohou projektem přímo získat nebo ztratit. Dobří manažeři musí identifikovat zúčastněné strany, jejich role a potřeby a sdělit jim rozsah projektu.
Časový harmonogram projektu
Projekt musí mít harmonogram. Věci však ne vždy jdou podle plánu a projekty trápí situace, jako jsou zpožděné milníky a nedodělky. Časová osa projektu je chronologické uspořádání klíčových událostí a úkolů projektu, které zajišťuje, že vše proběhne podle plánu. Zachycuje a sděluje termíny, závislosti úkolů, konkrétní úkoly a předpokládanou dobu trvání úkolů různým zúčastněným stranám.
Q-W: Zajištění kvality až po vodopádové řízení projektů
Zajištění kvality
Jedním z pojmů projektového řízení, který byste měli znát, je zajištění kvality. Jedná se o princip projektového řízení, který brání společnosti v zveličování chyb a vyhýbání se rizikům. Pomáhá manažerům při vývoji kvalitních výstupů, stanovování standardů excelence a eliminaci úskalí. Zajištění kvality se proto zaměřuje nejen na dodání kompletního balíčku, ale také na dosažení nejlepších výsledků v oboru, aby bylo možné udržet a rozšířit zákaznickou základnu.
Řízení kvality
Projektoví manažeři usilují o dokonalost nikoli jako o jednorázový úspěch, ale jako o trvalé úsilí. Řízení kvality zajišťuje konzistentní poskytování kvalitních služeb, produktů nebo jiných výstupů po celou dobu životního cyklu projektu. Mezi jeho identifikovatelné charakteristiky patří funkčnost, výkon, vhodnost, konzistence a spolehlivost. Organizace stanoví své standardy pro měření těchto úrovní podle projektu.
Plánování kvality
Tento aspekt plánování projektu pomáhá rozhodovat o prioritách projektu. Probíhá ve fázi plánování a pomáhá týmu a manažerovi dohodnout se na klíčových záležitostech, které vedou k úspěšnému projektu. Obsahuje seznam potřebných zdrojů, souvisejících úkolů a cílů. Kromě toho tento krok stanoví standardy kvality, které musí projekt splňovat.
RACI tabulka
RACI tabulka je diagram, který mapuje úroveň zapojení jednotlivců do projektu, aby všichni jasně rozuměli svým rolím a odpovědnostem. RACI je zkratka, která znamená odpovědný, zodpovědný, konzultovaný a informovaný. Tato tabulka podporuje komunikaci a definuje vlastnictví, takže činnosti v časovém harmonogramu projektu probíhají podle plánu bez zmatků.
Přidělování zdrojů
Efektivní a kvalitní řízení vyžaduje alokaci zdrojů, což je strategické rozmístění dostupných zdrojů tak, aby podporovaly úkoly, pro které jsou určeny. To vede k hladkému průběhu projektu, udržuje produktivitu a zajišťuje nákladovou efektivitu projektu. Dostupnost zdrojů a požadavky klientů však mohou alokaci zdrojů ovlivnit.
Vyrovnávání zdrojů
Vyrovnávání zdrojů je technika řízení, která zefektivňuje přidělování zdrojů, přizpůsobuje je harmonogramu projektu a nakonec eliminuje přidělování příliš velkého nebo nedostatečného množství zdrojů projektu. Pokud však není provedena správně, zdroje buď neposkytují projektu optimální služby, nebo nedosahují optimálního využití, což vede k plýtvání. Proto byste měli rozpoznat mezery v zdrojích projektu, provést realistické odhady požadovaných zdrojů a vytvořit seznam priorit pro nakládání se zdroji a úkoly.
Správa zdrojů
Zdroje dávají život organizacím a projektům, bez nichž by čelily jistému neúspěchu. Řízení zdrojů zabraňuje takovým katastrofickým výsledkům. Definuje strategie spojené s plánováním, organizací a distribucí zdrojů. Je součástí projektového řízení a řídí nehmotné i hmotné zdroje.
Řízení rizik
Řízení rizik identifikuje, vyhodnocuje a zmírňuje možné hrozby pro projekty. Zkoumá, jak může projekt změnit své cíle a výsledky v důsledku vystavení rizikům. Tento proces dokumentuje očekávané překážky a způsoby, jak je překonat.
Rozšíření rozsahu
Scope creep definuje jev, kdy se s postupem projektu zvyšují jeho výstupy a požadavky. To klade nároky na zdroje, protože zahrnuje činnosti mimo rámec projektu. S tímto dodatečným tlakem na tým, zdroje a čas projekt ztrácí směr a selhává nebo končí neúspěchem.
Scrum
Scrum je agilní řešení pro projektové řízení, které rozděluje projekty na malé segmenty zvané sprinty. Opakované sprinty trvají od čtrnácti dnů do jednoho měsíce. Při každém sprintu se shromažďuje zpětná vazba od zákazníků a pomocí scrum boardu se dokumentují cíle a úkoly sprintu, aby se udrželo nebo zlepšilo tempo realizace projektu.
Řízení projektů metodou Scrum
Projektové řízení Scrum se liší od tradiční metody projektového řízení, kdy zákazník vidí výsledek projektu až po jeho dokončení. Zákazník tak neměl možnost poskytnout zpětnou vazbu před dokončením projektu. Projektové řízení Scrum rozděluje projekt na role, artefakty a události.
Tyto tři pojmy označují nástroje a role, pomocí kterých program rozděluje komplexní projekt na segmenty zvané sprinty, které trvají dva až čtyři týdny. Na konci sprintu poskytne zákazník zpětnou vazbu, která pomůže manažerskému týmu vyvinout pro klienta nejlepší možný a požadovaný produkt nebo službu.
Sprint
Sprint je stanovené nebo pevně dané období trvající jeden až čtyři týdny. Jedná se o vývojový cyklus v rámci projektu. Scrum sprint tedy vzniká rozdělením projektu na malé části nebo úkoly, které je třeba dokončit a schválit ze strany zainteresovaných stran, než se přistoupí k další fázi.
Story Point
Na konci sprintu tým přidělí jednotky, aby poskytl zpětnou vazbu ohledně úsilí potřebného k implementaci backlogu pro úkol nebo položku v projektu. Tato metrika kvantifikuje abstraktní aspekt implementace příběhu zákazníka, pokud jde o rizika, složitost a vynaložené úsilí. Probíhá v backlogu produktu.
Projektové řízení typu Waterfall
Tato lineární metodika projektového řízení představuje postupný proces dokončení projektu. Vyžaduje dokončení jedné fáze před přechodem k další a jednotlivé kroky nebo fáze na sebe navazují jako voda stékající po vodopádu. Nemusí být tak flexibilní jako nejnovější řešení v oblasti řízení, ale stále sleduje obvyklé fáze projektového řízení.
S těmito pojmy z oblasti projektového řízení bude pro vás nyní snadné porozumět a maximalizovat zdroje, abyste mohli co nejlépe využít své úkoly v rámci projektového řízení. Přihlaste se k odběru newsletteru blogu ClickUp, abyste získali další informace o projektovém řízení a praktické tipy přímo do své e-mailové schránky! 📧