Metoda Kanban je jednou z nejrychleji se rozvíjejících metod projektového řízení. Tuto metodiku projektového řízení používají společnosti jako BBC, Pixar a Spotify!
Metodika Kanban se snadno naučíte!
Co je to metoda Kanban a jak ji můžete implementovat?
V tomto článku se podíváme na tuto metodiku projektového řízení, její klíčové principy, základní procesy a výhody a nevýhody. Představíme také několik odborníků, kteří se podělí o své názory na to, jak implementují Kanban tabule do svých projektů.
Jako bonus vám také představíme nejlepší software pro řízení projektů Kanban, který tuto metodiku implementuje!
Co je to projektové řízení Kanban?
Kanban je vizuální metoda řízení projektů založená na agilní metodologii.
Co je to agilní metoda?
Agilní projektové řízení je metoda projektového řízení, při které rozdělíte svůj projekt na menší vývojové cykly, které trvají 1 až 4 týdny.
Po dokončení každého cyklu představíte zákazníkům verze svého produktu a získáte od nich zpětnou vazbu, kterou zapracujete do dalšího cyklu.
Jak se agilní projektové řízení liší od běžného projektového řízení?
Tradiční proces vývoje softwaru zahrnuje:
- Vytvoření plánu projektu
- Dodání finálního produktu
Agilní metodika rozděluje projekt na menší cykly, takže můžete:
- Provádějte změny rychle a vylepšujte výsledky po jednotlivých částech, místo abyste čekali až do konce projektu.
- Zapojte zákazníky do celého procesu vývoje
Co je to metoda Kanban?
V metodě Kanban jsou úkoly vašeho projektu vizualizovány jako lepící poznámky (známé jako karty Kanban) na tabuli (známé jako tabule Kanban).
(zdroj obrázku: easyprojects.net )
Všechno je vizualizováno na kartách, takže můžete v reálném čase sledovat, na čem váš tým pracuje. Můžete také odhalit potenciální překážky a vyřešit je, než způsobí nějaké potíže.
Odkud pochází Kanban?
V 40. letech 20. století vyvinul inženýr společnosti Toyota, Taiichi Ohno, systém výroby „just-in-time“ založený na vizuální komunikaci, podobný dnešnímu Kanbanu.
Jak metodika Kanban transformovala společnost Toyota:
- Eliminoval veškerou zbytečnou práci a soustředil se na to, co bylo potřeba.
- Zefektivnění výrobního procesu
- Zvýšení produktivity týmů
Díky těmto výhodám dnes Kanban používají tisíce projektových manažerů!
Čtyři klíčové komponenty metodiky řízení projektů Kanban
1. Kanbanová tabule
Kanbanové týmy jsou velmi závislé na Kanbanové tabuli.
Kanbanová tabule je fyzická nebo digitální tabule, která se používá k:
- Vizualizujte veškerou práci v projektu
- Optimalizujte pracovní postupy týmu
Základní kanbanová tabule je rozdělena do tří sloupců:
- Úkoly: Úkoly, které je třeba vyřídit
- Práce v procesu: Úkoly, na kterých se aktuálně pracuje
- Hotovo: Dokončené úkoly
Na základě vašeho pracovního postupu můžete mít v online tabuli Kanban tolik sloupců, kolik potřebujete pro jedinečné procesy vašeho týmu.
Sestavili jsme seznam 20 příkladů Kanbanových tabulek, abyste získali více nápadů.
2. Kanbanové karty
Podle metodiky Kanban musí být každá pracovní položka nebo úkol zobrazena jako samostatná karta na tabuli.
Kartu Kanban si můžete představit jako fyzickou nebo virtuální poznámku, kterou můžete přesunout do jiného sloupce podle toho, jak postupuje vaše práce.
Kanbanová karta obsahuje informace o konkrétní pracovní položce, například:
- Stručný popis úkolu
- Kdo je zodpovědný za úkol
- Odhadovaná doba trvání úkolu
Pokud používáte software Kanban, mohou tyto karty obsahovat další cenné informace o úkolech, jako jsou podúkoly, komentáře a technické informace.
3. Bod závazku
Sloupec „To Do“ obsahuje úkoly nebo návrhy zákazníků, které je třeba vyřídit.
Závazný bod je okamžik, kdy je pracovní položka nebo úkol vybrán ze sloupce „K provedení“ a tým na něm začne pracovat.
Proč potřebujete body závazku?
Body závazku dávají vašemu týmu a zákazníkům představu o:
- Když začala práce na úkolu
- Odhadovaný čas dodání
Jsou to v podstatě milníky, které vašemu týmu pomáhají rozpoznat, kdy se věci daly do pohybu.
4. Místo dodání
Místem dodání je okamžik, kdy je produkt doručen zákazníkovi.
Cílem každého týmu Kanban je co nejrychleji přesunout karty z bodu závazku do bodu dodání.
Základní principy projektového řízení Kanban
Metodiku projektového řízení Kanban definuje pět principů. Podívejme se na všechny z nich:
1. Vizualizujte pracovní postup
V Kanbanu vidět je vše. 👀
Ve skutečnosti „kanban“ v japonštině doslovně znamená „vizuální signál“!
Metoda Kanban vizualizuje následující:
- Všechny úkoly přítomné v projektu
- Pracovní tok z jedné fáze do druhé
Díky vizualizaci pracovního postupu můžete vidět kroky, které jsou nutné k proměně vašeho projektu z pouhé myšlenky na hotový produkt!
Tento vizuální přístup pomáhá projektovému manažerovi Kanban vidět, na čem pracuje každý člen týmu.
2. Omezte pracovní zátěž
Od členů týmu Kanban se očekává, že budou pracovat rychlým tempem, ale to neznamená, že musí pracovat na milionu úkolů najednou!
Jak tomu nejlépe zabránit?
Omezte množství práce, které může váš tým najednou zvládnout.
Proto má většina týmů Kanban konkrétní limit počtu věcí, na kterých mohou pracovat najednou.
3. Upřednostněte projektové toky
Na rozdíl od jiných metodik řízení projektů se Kanban zaměřuje na řízení projektů, nikoli lidí.
Metoda Kanban spočívá ve vytvoření a udržování plynulého pracovního toku.
Pokud práce plynule přechází z jedné fáze výroby do druhé, tým může projekt dokončit rychleji. Tímto způsobem se klade menší důraz na jednotlivé členy týmu a více se soustředí na celkový pracovní postup projektu.
4. Zajistěte transparentnost procesů
Aby mohl váš tým zavést Kanban, musí jasně definovat všechny procesy související s projektem.
Pokud definujete všechny procesy, váš tým se nikdy nezasekne, protože bude vědět, co má dělat.
Teprve když jsou splněny všechny tyto podmínky, může váš tým prohlásit, že jste úkol dokončili.
5. Udržujte zpětnou vazbu
Metodika Kanban povzbuzuje členy týmu, aby se vyjadřovali.
Alexis Nicole White, certifikovaná senior projektová manažerka (PMP) a scrum master (SMC) a konzultantka pro realizaci projektů ve společnosti ANW Media & Consulting, používá Kanban tabule pro stejný účel.
„Kanbanové tabule používáme ke sledování pokroku v našich agilních prostředích. Během našich denních stand-up meetingů využíváme tabuli jako vizuální workflow stavu našich úkolů. Můžeme tak zkontrolovat rozpracované úkoly, prodiskutovat případné překážky a identifikovat akce, které je třeba provést v dalších krocích,“ řekla.
Stejně jako týmy Scrum, i týmy Kanban pořádají krátké 15minutové schůzky, na kterých diskutují:
- Co každý člen týmu udělal předchozí den
- Na čem budou dnes pracovat
- Problémy, kterým čelili
Díky otevřenosti a transparentnosti může tým Kanban zajistit, že všichni vědí, co se v projektu děje. A když se celý tým dozví více o projektu, může usilovat o neustálé zlepšování.
Poznámka: Toto setkání organizuje projektový manažer Kanban – podobně jako Scrum master organizuje denní scrumy.
Podívejte se na tyto příklady projektového řízení!
Tři procesy projektového řízení Kanban
Na rozdíl od jiných metodik agilního projektového řízení je Kanban neuvěřitelně jednoduchý na používání.
Zde je návod:
1. Začněte se třemi sloupci
Prvním krokem každého procesu Kanban je nastavení sloupců.
Pokud používáte online nástroj Kanban, můžete k organizaci svého pracovního postupu použít výchozí sloupce (Úkoly, Probíhá, Hotovo) nebo si vytvořit vlastní.
2. Přidejte karty Kanban na tabuli
Nyní vytvořte seznam úkolů pro projekt. Jakmile zjistíte, na jakých úkolech bude váš tým pracovat, je čas je zapsat na lepící papírky nebo karty Kanban.
Tyto karty pak můžete připnout do příslušných sloupců.
3. Nastavte limit WIP
Bohužel, váš tým nemůže do sloupce „Work In Progress“ (Probíhající práce) nacpat příliš mnoho karet.
Pokud ano, budete si ukousnout větší sousto, než dokážete sníst!
Projektový manažer Kanban by nyní měl přidat omezení počtu úkolů, které mohou být ve stejném sloupci.
To také umožňuje členům vašeho týmu soustředit se na jeden úkol, místo aby přeskakovali mezi úkoly.
4. Pracujte, posuňte se, opakujte
V Kanbanu je hlavním cílem přesunout úkoly ze sloupce „K provedení“ do konečného sloupce „Hotovo“. Jakmile člen týmu vybere úkol ze sloupce „K provedení“, karta úkolu se přesune do dalšího sloupce.
Po dokončení se přesune do posledního sloupce „Hotovo“.
Pět výhod projektového řízení Kanban
1. Větší soustředění
Mnoho týmů věří, že multitasking = vyšší produktivita.
Myslím tím, že pokud děláte více úkolů najednou, musíte být produktivní, že?
Ale není tomu tak vždy!
Multitasking může poškodit váš výkon i váš mozek!
Proces Kanban eliminuje multitasking a umožňuje vám soustředit se na jednu úkol najednou. Díky tomu můžete úkol dokončit efektivněji.
Soustředění se na jeden úkol zabrání vašemu mozku, aby se dostal do přetížení – takže když dokončíte jeden úkol, budete mít energii, kterou potřebujete, abyste se mohli pustit do dalšího!
2. Vyšší flexibilita
Projektový plán Kanban je pravděpodobně flexibilnější a agilnější než jakákoli jiná metoda!
Tým Kanban se zaměřuje pouze na práci, která je právě v procesu.
Jakmile členové týmu dokončí kartu, vezmou si další kartu, která na ně čeká.
Tímto způsobem může projektový manažer Kanban měnit priority, aniž by narušil práci týmu.
Členové týmu se soustředí pouze na to, co je další karta. Nezabývají se změnami v časovém harmonogramu projektu. Nyní můžete věci měnit plynule!
3. Vyšší transparentnost
Základním principem rámce Kanban je vizualizace všech úkolů na tabuli.
Každý člen týmu může vidět, jak projekt postupuje a kdo na čem pracuje, což zajišťuje, že mezi členy týmu nejsou žádná tajemství.
Alan Zucker, zakladatel společnosti Project Management Essentials, popisuje, jak zvýšená transparentnost pomáhá jeho projektům.
„Díky transparentnosti pracovních úkolů, omezení rozpracovaných úkolů a vytvoření systému pull můžeme efektivněji řídit všechny formy práce. Kanbanové tabule velmi dobře fungují při sledování toku práce v komplexních, vícestupňových procesech,“ říká.
Zucker dále dodává: „Protože Kanban je velmi vizuální, je snadné rychle zjistit, jaká práce je právě v procesu, jaký je její stav a co se chystá. Programoví manažeři mohou přidat horizontální plavecké dráhy, aby snadno sledovali stav všech projektů, které řídí. Projektový manažer a projektové týmy mohou Kanban použít ke sledování výstupů a úkolů.“
4. Zkrácení cyklu
Cyklický čas je doba, kterou úkol zabere ve vašem projektovém workflow. Jedná se v podstatě o dobu mezi okamžikem zahájení práce a okamžikem jejího dokončení.
Čím kratší je doba cyklu, tím rychleji může váš tým přinést hodnotu vašim zákazníkům.
Jelikož je Kanban metodikou založenou na Agile, je navržen tak, aby snadno zpracovával zpětnou vazbu od zákazníků a rychle přinášel výsledky, které vaše zákazníky uspokojí!
5. Méně překážek
Dalším způsobem, jak zkrátit cyklus, je odstranění úzkých míst v projektu.
A nastavení limitů WIP vám v tom pomůže.
Vzhledem k tomu, že počet úkolů, na kterých může současně pracovat více členů týmu, je omezený, nebudou přetíženi prací.
Tím se sníží pravděpodobnost, že váš pokrok zbrzdí nějaké překážky, protože se všichni soustředí na konkrétní úkoly, místo aby se snažili multitasking.
Heather Welch, manažerka zdrojů ve společnosti Ukelele Tabs, radí, že protože kanbanové tabule jsou „díky funkci drag-and-drop snadno a intuitivně použitelné, využijte vizuální faktor kanbanových tabulí na maximum. Najděte v tabulce případná úzká místa a zeptejte se svého týmu, jak můžete postup zlepšit a co potřebují, aby daný úkol splnili mnohem rychleji.“
Dvě omezení projektového řízení Kanban
Ačkoli je systém Kanban ve srovnání s jinými metodami řízení projektů velmi efektivní, má samozřejmě i několik nevýhod.
Naštěstí lze tyto problémy vyřešit pomocí specializovaného softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp!
1. Riziko špatného stanovení priorit
Když si váš tým zvykne na rámec Kanban, může se stát, že se bude snažit dostat co nejvíce úkolů do sloupce „Dokončeno“.
Ale... Ne všechny úkoly jsou stejné!
Některé úkoly jsou důležitější než jiné, a když používáte Kanban, může se stát, že je přehlédnete.
Řešení ClickUp: Priority
Pomocí funkce Priorities v ClickUp můžete snadno stanovit priority úkolů ve vašem projektu.
Díky tomu bude váš tým vědět, jak důležitý je každý úkol a které z nich je třeba řešit jako první.
2. Potenciální problémy s komunikací v týmu
Kanban se zaměřuje na pracovní postupy, nikoli na tým.
Týmy Kanban nemají čas pečlivě sledovat práci všech, aby vše fungovalo hladce.
Proto musí váš tým Kanban efektivně komunikovat, aby vše proběhlo podle plánu. Bez komunikace budete čelit spoustě problémů.
Řešení ClickUp: Komentáře
A právě zde přichází na řadu ClickUp Comments.
Každý úkol v ClickUp má sekci pro komentáře:
- Sdílení vašich očekávání s týmem
- Kladení otázek projektovému manažerovi
- Odesílání důležitých dokumentů
Pomocí funkce Přiřazené komentáře můžete dokonce přiřazovat úkoly členům svého týmu.
Pomocí komentáře „Přiřazeno“ můžete komentář okamžitě převést na úkol a poté jej přiřadit členům svého týmu, aby nezapomněli podniknout příslušné kroky!
Nejlepší kanbanová tabule pro rok 2022
ClickUp vám nepomůže jen s vaším Kanban pracovním postupem.
S funkcí Board View od ClickUp jej můžete používat také jako online Kanban tabuli!
Co je to zobrazení tabule v ClickUp?
Tento pohled vizualizuje úkoly vašeho projektu jako interaktivní Kanbanovou nebo Scrumovou tabuli. Je velmi pohodlné mít všechny úkoly na jednom místě!
Pět důvodů, proč je Board View ideální pro přístup ve stylu Kanban:
1. Funkce drag and drop pro případy, kdy spěcháte
Stejně jako na fyzické tabuli můžete úkoly v ClickUp přetahovat do správných sloupců. S ClickUp můžete kartu Kanban přesunout během okamžiku!
2. Vlastní stavy projektů, které vyhovují každému pracovnímu postupu
V zobrazení tabule je „stav“ názvem sloupce Kanban.
ClickUp vám umožňuje vytvořit tolik vlastních stavů, kolik potřebujete.
Kanbanovou tabuli si můžete přizpůsobit podle typu projektu.
Aby byly stavy lépe viditelné, můžete každý stav označit barevným kódem.
Jakmile vytvoříte vlastní stavy pro konkrétní projekt, můžete je uložit jako šablonu pro více projektů s Kanbanovou tabulkou. Nyní je již nebudete muset nastavovat pro každý nový projekt!
3. Třídit a filtrovat pro lepší organizaci úkolů
Sloupce zobrazení Kanban nejsou uspořádány pouze zleva doprava jako běžná tabule Kanban.
Sloupce můžete třídit jednotlivě, abyste zvýraznili důležité úkoly v horní části sloupce, takže váš tým bude vědět, co má dokončit jako první.
Můžete také vylepšit své řízení úkolů tím, že je organizujete podle jejich stavu, názvu, data zahájení a dalších parametrů!
Zde je několik filtrů, které ClickUp nabízí:
- Termín splnění : Určete úkoly, které je třeba dokončit v blízké budoucnosti.
- Příjemce : Zobrazit úkoly přiřazené konkrétnímu členovi týmu Scrum.
- Sledování času : Uspořádejte úkoly podle toho, kolik času jste jim věnovali.
4. Díky štítkům nikdy neztratíte přehled o úkolech
Potřebujete ještě více funkcí, které vám pomohou s řízením úkolů?
Tagy vám mohou výrazně usnadnit život.
Můžete jej okamžitě zařadit do kategorie, aby byl lépe rozpoznatelný.
Nyní už nebudete muset hledat projektové úkoly.
5. Více zobrazení pro každého
Je poměrně vzácné najít software Kanban, který vyhovuje celému vašemu týmu.
Naštěstí díky funkci Multiple Views (Více zobrazení) v ClickUp mohou členové vašeho týmu organizovat své úkoly podle libosti. Mohou dokonce přepínat mezi zobrazeními u stejného úkolu!
Podívejme se na pohledy, které nabízí ClickUp:
- Zobrazení seznamu: Uspořádá veškerou vaši práci do přehledného malého seznamu úkolů. Skvělé pro ty, kteří prostě chtějí mít práci hotovou!
- Box View: Umožňuje zobrazit všechny úkoly členů vašeho týmu ve formátu reportu.
- Zobrazení kalendáře: Prohlížejte a upravujte svůj denní/týdenní/měsíční plán.
- Ganttův diagram: Zobrazte svůj projektový plán jako Ganttův diagram.
- Režim „Já“: Zobrazit pouze úkoly, které jsou přiřazeny vám
Podívejte se na rozdíly mezi Kanbanem a Ganttovými diagramy.
Závěr
Kanban není žádná věda!
Jedná se o velmi snadnou metodiku řízení projektů.
Ať už používáte osobní Kanban tabuli pro správu úkolů nebo spravujete více projektů současně, je to metodika, která vám pomůže dokončit vaši práci.
K efektivní implementaci Kanbanu potřebujete software pro správu Kanbanu.
ClickUp má všechny funkce, které potřebujete ke správě pracovního postupu Kanban a vytvoření tabule Kanban. Pomůže vám udržet váš tým v obraze, snadno přesouvat úkoly a rychle se přizpůsobovat změnám v projektu.
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma a zajistěte, aby váš proces řízení projektů nikdy nefungoval špatně!