كيفية الترحيل من Smartsheet إلى ClickUp

تبدو واجهة جدول بيانات Smartsheet سهلة للوهلة الأولى، مع خلايا وصفوف وفلاتر.

لكن العديد من المستخدمين الجدد يشكون من صعوبة تعلمه، مما يخلق توتراً في المشاريع ويقلل من الاستفادة الكلية من المنصة.

غالبًا ما يلاحظ المستخدمون أن Smartsheet يصبح أداة قوية بمجرد تجاوز مرحلة التعلم. وهذا أمر جيد لمحترفي جداول البيانات، ولكنه أقل جودة للفرق المشغولة التي تحتاج إلى زخم هذا الأسبوع.

ونظرًا لأن عمليات النقل الكبيرة تنطوي على مخاطر، فمن الأفضل التخطيط للتبديل بعناية. تشير Oracle إلى أن أكثر من 80٪ من مشاريع نقل البيانات لا تلتزم بالمواعيد النهائية وتخفق في الجداول الزمنية.

يوضح هذا الدليل كيفية الترحيل من Smartsheet إلى ClickUp دون تعطيل المشاريع: التصدير بشكل نظيف، وتعيين الأعمدة إلى حقول ClickUp المخصصة، والاستيراد إلى بنية واضحة.

سنناقش أيضًا كيفية إعادة إنشاء العروض التي يعتمد عليها القادة وإضافة عمليات أتمتة بسيطة لضمان إجراء التحديثات في الوقت المحدد. في النهاية، سيكون لديك مساحة عمل واحدة يفهمها الفريق بأكمله.

لماذا تنتقل الفرق من Smartsheet إلى ClickUp

بالإضافة إلى مواجهة منحنى تعلم حاد للأتمتة وإعداد التقارير، يذكر المستخدمون إدارة علامات تبويب متعددة لمراقبة عملهم.

كما أنهم يواجهون تطبيقًا للجوال يتخلف عن الإصدار المكتبي ويواجهون فجوات في الميزات تجعلهم يغيرون الأدوات بشكل متكرر.

النتيجة؟ توسع العمل.

يقضي الأشخاص 60٪ من وقتهم في مشاركة الروابط والبحث عن التحديثات ومطابقة بيانات المشاريع عبر التطبيقات بدلاً من المضي قدماً في العمل. عندما يكون هذا هو المعتاد، يبدأ مديرو المشاريع في البحث عن مكان واحد للتخطيط والمناقشة والتنفيذ.

يحل ClickUp هذه المشكلة من خلال كونه مساحة عمل متقاربة تعمل بالذكاء الاصطناعي وتجمع بين المشاريع والمعرفة والدردشة في منصة واحدة.

فكر في ClickUp كمركز تحكم لتحليل جميع سير العمل واتخاذ قرارات أسرع دون التبديل بين الأدوات أو تطبيقات الجهات الخارجية. فهو يساعدك على

⭐ قالب مميز

انتقل بسهولة باستخدام نموذج خطة المشروع من ClickUp لنقل البيانات. يوفر نموذج خطة المشروع مثل هذا الوقت والموارد أثناء عملية النقل!

احصل على نموذج مجاني

فيما يلي بعض المزايا لفريقك:

• التحضير يؤدي إلى تحسين الأداء
• يساعد في تقليل احتمالات مواجهة أي مشكلات غير متوقعة
• تحسين التواصل بين أعضاء الفريق
• تحديد المهام والمراحل الرئيسية بسهولة أكبر
• يؤدي التحضير إلى استخدام الموارد بشكل أكثر كفاءة

قائمة مراجعة ما قبل الترحيل

قبل نقل أي شيء، تأكد مما لديك وما تحتاجه بالفعل.

تساعد المراجعة السريعة لممتلكاتك في Smartsheet على تجنب المفاجآت أثناء الاستيراد وتساعدك على التخطيط بشكل مماثل في ClickUp. اقضِ ساعة هنا، وستوفر أيامًا لاحقًا.

تدقيق إعدادات Smartsheet

خطوة بخطوة: كيفية الترحيل من Smartsheet إلى ClickUp

فيما يلي تفصيل خطوة بخطوة لكيفية الترحيل من Smartsheet إلى ClickUp والتحول من برنامج إدارة المشاريع الحالي (في ثوانٍ).

الخطوة 1: قم بتصدير بيانات Smartsheet الخاصة بك

في تطبيق Smartsheet، يمكنك تصدير أي ورقة أو تقرير إلى التنسيقات التالية:

بعد تصدير ورقة أو تقرير، يقوم متصفحك بحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ويخزن الملف المصدّر في مجلد بناءً على إعدادات المتصفح.

لا يشمل التصدير كل شيء. يتم استبعاد التجميعات وخطوط الملخصات، كما يتم حذف المرفقات. لإدراج المرفقات، يمكنك إنشاء نسخة احتياطية من الورقة بدلاً من ذلك.

الخطوة 2: قم بإعداد بياناتك

افتح ملف التصدير في Excel أو Google Sheets، وقم بتوحيد أسماء الأعمدة، وحدد العناصر التي ستدخل في الحقول المخصصة (القوائم المنسدلة والأرقام والأشخاص) والعناصر التي ستدخل في وصف المهمة.

يمكنك بعد ذلك تحويل الصيغ إلى قيم، وتقسيم الخلايا متعددة التحديد إلى إدخالات منفصلة، وضمان اتساق تنسيقات التواريخ لبدء المشاريع وتواريخ استحقاقها. بعد ذلك، يمكنك استبدال الصيغ السابقة بقائمة معرفات بسيطة "تعتمد على" يمكنك إعادة إنشائها كاعتمادات بعد الاستيراد.

ثم تحقق من أن المكلفين يتطابقون مع مستخدمي ClickUp الحقيقيين، واجمع المرفقات والتعليقات التي ستضيفها مرة أخرى عند الحاجة. أخيرًا، قم بقص الصفوف المؤرشفة بحيث يتم نقل بيانات المشروع الحية فقط.

الخطوة 3: استيراد البيانات إلى ClickUp

📽️ شاهد مقطع فيديو: هل تريد إعداد التسلسل الهرمي في ClickUp؟ اطلع على دليل أفضل الممارسات هذا للبدء:

الخطوة 4: إعادة إنشاء العروض

قبل البدء في العروض، ستحتاج إلى تعيين البيانات. يعني التعيين مطابقة الأعمدة في برنامج جدول البيانات الخاص بك مع حقول المهام والحقول المخصصة في ClickUp. يعمل المستورد على تبسيط هذه العملية من خلال مواءمة بياناتك تلقائيًا مع الحقول الصحيحة. أثناء الاستيراد من Smartsheet إلى ClickUp، ستراجع هذه المطابقات للتأكد من دقتها. يمكن الوصول إلى جميع الحقول المتاحة في الموقع الذي اخترته.

1. الشبكة → عرض القائمة

الغرض: كلاهما يعرض المهام في شكل جدول/جدول بيانات.

كيفية إعادة الإنشاء:

2. البطاقة → عرض اللوحة

الغرض: تصور المهام على شكل بطاقات في أعمدة (Kanban).

كيفية إعادة الإنشاء:

3. التقويم → عرض التقويم

الغرض: تصور المهام/الأحداث حسب التاريخ.

كيفية إعادة الإنشاء:

4. عرض Gantt → Gantt

الغرض: تخطيط المشاريع، التبعيات، الجداول الزمنية

كيفية إعادة الإنشاء:

5. التقارير → لوحات المعلومات

سيساعدك هذا في إعداد التقارير المخصصة والتحليلات ونظرة عامة على المشاريع.

كيفية إعادة الإنشاء:

نصائح لانتقال سلس

الخطوة 5: إعادة إنشاء التبعيات والأتمتة في ClickUp

1. إعادة بناء تبعيات المهام

2. استبدال صيغ Smartsheet بحقول/أتمتة ClickUp

يمكنك استخدام حقول ClickUp المخصصة لإضافة بيانات منظمة إلى مهام ClickUp (على سبيل المثال، القوائم المنسدلة والأرقام والتواريخ). بالإضافة إلى ذلك، استخدم حقول صيغ ClickUp لإجراء حسابات، مثل الجمع والطرح أو معالجة السلاسل، على غرار صيغ Smartsheet.

كيفية إعادة الإنشاء:

ملاحظة: لا توجد معادلات مباشرة لجميع صيغ Smartsheet في ClickUp، ولكن يتم دعم معظم العمليات الحسابية الأساسية ومعالجة السلاسل.

3. تعيين الأتمتة: إنشاء المهام، تغييرات الحالة، المهام، قواعد تاريخ الاستحقاق

تتيح لك أتمتة ClickUp أتمتة الإجراءات المتكررة، مثل إنشاء مهام ClickUp أو تغيير الحالات أو تعيين المستخدمين أو تحديث تواريخ الاستحقاق.

كيفية إعادة الإنشاء:

💡 نصيحة احترافية: يمكنك أيضًا استخدام ClickUp Brain لتلخيص سلاسل التعليقات في سجل تغييرات واضح أو قائمة مراجعة للخطوة التالية، حتى يتمكن المصممون والكتاب من رؤية التغييرات التي تم إجراؤها بين الإصدارات بدقة.

الخطوة 6: إعادة إنشاء النماذج (إذا تم استخدامها)

إذا كنت تستخدم سابقًا نماذج في Smartsheet لجمع البيانات أو الطلبات، فقد حان الوقت الآن لإعادة إنشائها كنماذج ClickUp.

ابدأ بتحديد كل نموذج Smartsheet والحقول التي يحتوي عليها. في ClickUp، انتقل إلى القسم ذي الصلة وأضف عرض نموذج ClickUp. يمكنك سحب الحقول وإفلاتها لتتناسب مع هيكلك الأصلي، بما في ذلك القوائم المنسدلة وحقول النص والتواريخ والمزيد.

قم بتخصيص مظهر النموذج، وتعيين الحقول المطلوبة، وتكوين إعدادات الإرسال. تقوم نماذج ClickUp تلقائيًا بإنشاء مهام ClickUp من كل إرسال، مما يبسط عملية الاستلام والتتبع.

يمكنك أيضًا مشاركة نماذج ClickUp عبر روابط عامة أو تضمينها في موقعك، مما يضمن انتقالًا سلسًا لفريقك وأصحاب المصلحة.

الخطوة 7: تكوين الأدوار والأذونات

بعد وضع الهيكل وسير العمل، من الضروري إعداد الأدوار والأذونات للتحكم في الوصول والتعاون.

يتيح لك ClickUp تعيين أدوار مثل المالك والمسؤول والعضو والضيف، لكل منها قدرات محددة. يضمن هذا التحكم الدقيق حماية المعلومات الحساسة مع تمكين الأشخاص المناسبين من المساهمة.

الإعداد بعد الترحيل في ClickUp

1. إنشاء لوحات معلومات

الآن بعد أن أصبحت مهامك جاهزة، حوّل التقارير إلى عرض حي بدلاً من التصدير الثابت. باستخدام لوحات معلومات ClickUp، يمكنك مزج البطاقات الخاصة بحجم العمل، والاستهلاك/الإنجاز، وسرعة السباق، والوقت المتتبع، والحالة حسب المكلف.

قم بإنشاء لقطات تنفيذية للتقدم والميزانية، ثم لوحة معلومات "عمليات" منفصلة للعوائق والعناصر المتأخرة ووقت الدورة. يمكنك عكس نفس التجميعات التي استخدمتها في إنشاء تقارير Smartsheet، دون الحاجة إلى التلاعب بعدة أوراق.

2. استبدل صيغ Smartsheet بحقول/أتمتة ClickUp

تصبح معظم العمليات الحسابية في جداول البيانات عبارة عن بنية ومنطق في ClickUp. انقل التجميعات الرقمية (مثل نقاط القصة والتكاليف) إلى رقم أو عملة حقول ClickUp المخصصة واظهر الإجماليات باستخدام تجميعات بطاقات لوحة المعلومات.

ترجمة الحالات التي تعتمد على الصيغ إلى أتمتة ClickUp: عند الانتهاء من التبعية، قم بتغيير الحالة إلى "جاهز"، أو عندما يتجاوز الحقل عتبة معينة، أضف أولوية ومراقب.

3. ضبط الأتمتة: إنشاء المهام، تغييرات الحالة، المهام، قواعد تاريخ الاستحقاق

احرص على تحقيق الانتصارات اليومية حتى لا يضطر فريقك إلى مراقبة اللوحة باستمرار. أنشئ عمليات أتمتة من أجل:

أضف طبقة أخيرة من الحواجز الوقائية، والحقول المطلوبة عند تغيير الحالة، والمكلفين الافتراضيين لكل قائمة، والمهام المتكررة للطقوس الأسبوعية. وبذلك، تظل مساحة العمل الجديدة قابلة للتنبؤ بها أثناء التوسع.

Smartsheet مقابل ClickUp: ما الذي سيتغير؟

ينقلك الانتقال من Smartsheet إلى ClickUp من نموذج يعتمد على جداول البيانات إلى تطبيق شامل مصمم للتنفيذ المتصل. إليك التغييرات التي تحدث في اليوم الأول، والأسباب التي تجعل مديري المشاريع يشعرون بالتحسن السريع.

أفضل الممارسات لنقل سلس

تعامل مع عملية الترحيل على أنها مشروع قصير ومدار بشكل جيد. ستتجنب إعادة العمل، وتحافظ على الزخم، وتساعد مديري المشاريع على الانتقال إلى ClickUp بثقة.

فيما يلي دليل مفصل لكيفية الترحيل من Smartsheet إلى ClickUp:

✅ ابدأ بخطوات صغيرة مع قائمة تجريبية أولاً، ثم تحقق من صحة التعيينات، ثم قم بالتوسيع

✅ قم بتعيين الأعمدة إلى الحقول المخصصة مسبقًا (اختيار واحد، رقم، أشخاص)، وقم بتوثيق كل اختيار مع إمكانية الوصول المشترك

✅ قم بتوحيد التواريخ قبل الاستيراد بحيث تتصرف تواريخ الاستحقاق وتواريخ البدء بشكل متسق عبر العروض

✅ حافظ على التسلسل الهرمي بشكل مدروس من خلال تحديد المهام والمهام الفرعية، واستخدم العلاقات حيث توجد صفوف مرتبطة.

✅ احتفظ بالملفات بالقرب من العمل — انقل المرفقات إلى المهام حتى ينتقل السياق مع الأصل

✅ أعد إنشاء العروض التي يستخدمها الأشخاص فقط، وقم بأرشفة الباقي لتقليل الضوضاء في اليوم الأول.

✅ استبدل الصيغ بأتمتة خفيفة الوزن ومالكين واضحين؛ تحقق من المشغلات في صندوق رمل

✅ قم بتعيين حواجز أمان مع الحقول المطلوبة عند تغيير الحالة، والمكلفين الافتراضيين، وقواعد التسمية لكل مساحة عمل

أخيرًا، حدد فترة زمنية مدتها 10 إلى 14 يومًا لتشغيل النظامين معًا. اجعل Smartsheet للقراءة فقط، وسجل التعليقات في ClickUp Docs.

المشاكل الشائعة عند الترحيل من Smartsheet إلى ClickUp

حتى مع الاستعداد الجيد، من الطبيعي أن تواجه بعض العقبات. إليك بعض الحلول السريعة التي يمكنك تطبيقها على الفور.

ميزات ClickUp التي تعمل على تحسين سير عمل Smartsheet

يحول ClickUp الشبكات الثابتة إلى قوالب ومراكز إدارة مشاريع حية حيث تتدفق بيانات المشروع عبر العروض والأتمتة والذكاء الاصطناعي. أدناه، سنوضح كيف تعمل كل ميزة على تحسين طريقة التخطيط وإنشاء المهام وإعداد التقارير والتحسين المستمر.

عدة طرق عرض لـ ClickUp لكل قائمة

في ClickUp، يحفظ كل عرض من العروض الـ 15+ عوامل التصفية والتجميع والفرز الخاصة به، بحيث يرى المستخدمون ما يحتاجون إليه فقط.

المهام الفرعية والعلاقات المتداخلة في ClickUp

حوّل المهام الكبيرة إلى هيكل واضح وقابل للتنفيذ. يمكنك تقسيم العمل إلى مهام فرعية وإضافة مهام فرعية متداخلة (مهام فرعية للمهام الفرعية) لتعكس العمليات الواقعية، دون فقدان السياق أو الملكية.

أتمتة ClickUp المتقدمة

تتيح لك أتمتة ClickUp استبدال الصيغ الهشة بمنطق قائم على الأحداث يمكنك قراءته في لمحة.

حدد المحفزات والشروط الاختيارية والإجراءات المحددة، ثم كرر العملية دون تعطيل نظامك. استخدم AI Automation Builder لوصف القاعدة بلغة إنجليزية بسيطة ودعه يصمم سير العمل نيابة عنك.

ClickUp Docs و ClickUp Tasks و ClickUp Dashboards

إذا كنت تريد التخلي عن الجداول، يوفر لك ClickUp مساحة عمل واحدة تجمع بين الخطط والتنفيذ وإعداد التقارير، بحيث لا تضطر إلى التنقل بين أداة المستندات وتطبيق المهام ومنشئ التقارير المنفصل. وإليك كيفية تطبيق ذلك في العمل اليومي:

ClickUp AI لتحسين سير العمل

عند الانتقال من التحديثات اليدوية والصيغ المتفرقة إلى العمل بمساعدة الذكاء الاصطناعي، تقل عمليات التسليم وتزداد دقة القرارات.

تم تصميم الذكاء الاصطناعي لـ ClickUp خصيصًا لمساعدتك على أتمتة الخطوات الروتينية، وإظهار التفاصيل الصحيحة في الوقت المناسب، وتعديل الخطط وفقًا للتغيرات الواقعية.

قوالب قوية من ClickUp

تمنحك قوالب ClickUp انطلاقة سريعة بعد الترحيل. اختر قالبًا للمساحات أو المجلدات أو القوائم أو المستندات أو طرق العرض، ثم قم بتخصيص الحقول والحالات لتتناسب مع مشاريعك.

يتيح لك مركز القوالب التصفح حسب حالة الاستخدام (PMO، الإبداع، المالية، والمزيد) وتطبيق تخطيطات مجربة تتضمن بالفعل طرق عرض ومهام وإطارات عمل لإعداد التقارير. عند استيراد الأعمال السابقة، يمكنك وضعها في مساحة عمل نموذجية. بهذه الطريقة، تجد الفرق نفسها في بيئة مألوفة: حقول موحدة للملكية والتواريخ، ولوحات معلومات مخصصة لتجميع الحالات، ووثائق لإرشادات العمل وإجراءات التشغيل القياسية.

المكافأة هي السرعة والاتساق. لن تضطر إلى إعادة بناء الهيكل في كل مرة تبدأ فيها مبادرة جديدة، وسيظل جدولك الزمني وتقاريرك متوافقة بين الفرق.

كما تقول جيسي ويتمان، المديرة الأولى للأحداث في Convene:

أكبر تغيير جذري بالنسبة لي مع Click Up كان القوالب القابلة للتخصيص والقدرة على تحقيق الاتساق في جميع ممتلكاتنا في أي منطقة بحيث تكون تجربة العميل هي نفسها بغض النظر عن موقع Convene الذي يذهبون إليه.

تحليل الفجوات باستخدام نموذج تحليل فجوات ترحيل البيانات من ClickUp

احصل على نموذج مجاني

عند إجراء تحليل الفجوات، يمكنك توقع الفوائد التالية:

أدوار المستخدمين وأذوناتهم

يتيح لك نموذج ClickUp التحكم في الوصول دون إبطاء التسليم. على مستوى مساحة العمل:

هل تحتاج إلى تحكم أكثر دقة؟ قم بتطبيق الأذونات على المساحة أو المجلد أو القائمة أو المستند أو المهمة لتحديد من يمكنه الإنشاء أو التحرير أو الحذف أو المشاركة، بحيث يرى المستخدمون الخارجيون فقط ما يوافق عليه فريقك.

بالنسبة للأعمال الخاضعة للتنظيم، استخدم الأدوار المخصصة (التي تعتمد على الخطة) لتخصيص حقوق الإنشاء/الحذف وتحرير الحقول والمشاركة وفقًا لعمليتك. المكسب هو تعاون نظيف بين الأطراف المعنية وتقليل لحظات "من قام بتغيير هذا؟".

قم بالتبديل واحصل على جداول أكثر ذكاءً مع ClickUp

لقد رأيت لماذا تتجاوز الفرق جداول البيانات، وكيفية إعداد عمليات تصدير نظيفة، والاستيراد مع الحفاظ على التسلسل الهرمي سليماً لمساعدة الجميع على العمل بفعالية من اليوم الأول.

الفائدة الكبرى تتجاوز نقل بيانات المشروع. فهي تقلل من التنقل بين الأدوات بحيث تتم التحديثات والمحادثات والقرارات في مكان واحد. هكذا يمكنك توفير الوقت والتنظيم على نطاق واسع والحفاظ على الزخم مع نمو محفظتك.

يوفر لك ClickUp مسارًا واضحًا من المرحلة التجريبية إلى مرحلة التنفيذ، مع إمكانية تكييف عمليتك مع نضوج الفريق. هل أنت مستعد لتوحيد العمل وتتبع التقدم المحرز في مكان العمل الفعلي؟

✅ جرب ClickUp مجانًا . ابدأ بمشروع واحد واشعر بالفرق هذا الأسبوع.

الأسئلة المتداولة (FAQs)

ليس بشكل مباشر. التصدير يجلب القيم، وليس الصيغ. استبدل حسابات الجداول بحقول ClickUp المخصصة، وتجميعات لوحات معلومات ClickUp، وأتمتة ClickUp (قواعد if/then) بحيث يتم إجراء الحسابات وتحديثات الحالة مباشرة مع مهامك وبيانات مشروعك.

لا يتم ترحيل السلف تلقائيًا. بعد الاستيراد، أعد بناء التبعيات في ClickUp (حظر/محظور بواسطة)، ثم قم بتأكيد جدولك الزمني في Gantt أو Timeline. نصيحة: احتفظ بورقة تخطيط لإعادة ربط المسارات الحرجة وتواريخ الاستحقاق بسرعة عبر المهام ذات الصلة.

قم بالتصدير المجمّع من Smartsheet، ثم استخدم أداة استيراد جداول البيانات في ClickUp مع تخطيط الحقول المحفوظ. قم بتشغيل عمليات الاستيراد قائمة تلو الأخرى للحفاظ على التسلسل الهرمي، ثم قم بتطبيق قالب للعروض والحالات بحيث تصبح كل قائمة جاهزة للإنتاج.

لا. لا يتم نقل قواعد Smartsheet. أعد إنشاؤها كأتمتة ClickUp (المحفز → الشرط → الإجراء). ابدأ بالأساسيات — تغييرات الحالة والمهام وتغييرات التواريخ — ثم قم بالتوسيع بمجرد استقرار هيكل مساحة العمل الخاصة بك.

إذا كنت تريد مكانًا واحدًا لإدارة المشاريع والمستندات والدردشة وإعداد التقارير، فإن ClickUp يقلل من الحاجة إلى التنقل بين الأدوات ويساعد مديري المشاريع على التوسع. تعتبر Smartsheet الأفضل في نمذجة جداول البيانات الثقيلة. تستفيد معظم مكاتب إدارة المشاريع من التنفيذ الموحد والرؤية والحوكمة التي يوفرها ClickUp.

يتم تضمين الاستيراد المدمج. التكلفة هي الوقت: التنظيف، وتعيين الحقول المخصصة، وإعادة بناء التبعيات/الأتمتة. تختلف الخدمات الاحترافية الاختيارية أو الساعات الداخلية حسب عدد الأوراق والمستخدمين وتعقيد العملية.