ما هو الشيء الوحيد الذي يمنعك من أن تكون منتجًا؟
إذا كنت تعاني من عبء الاجتماعات، فأنت لست وحدك.
وفقًا لاستطلاع Stop the Meeting Madness، أفاد 83٪ من المشاركين أن الاجتماعات المدرجة في تقويمهم غير مثمرة. يصنف المهنيون في الولايات المتحدة الاجتماعات على أنها العامل الأول الذي يقلل من الإنتاجية.
سواء كنت موظفًا معرفيًا أو قائد فريق أو مدير مشروع أو مؤسسًا، يمكننا أن نتفق جميعًا بالإجماع على أن الاجتماعات تُستخدم بشكل مفرط.
في هذه المقالة، نعرض لك أفضل برامج إدارة المشاريع لتقليل عبء الاجتماعات.
استخدم حلول برامج إدارة المشاريع هذه للتخلص من الاجتماعات غير الضرورية المتعلقة بتحديثات الحالة والموافقات وغيرها من عمليات التحقق، واستبدلها بالتعاون المتزامن.
لمحة سريعة: أفضل برامج إدارة المشاريع لتقليل عبء الاجتماعات
دعونا نلقي نظرة على أفضل برامج إدارة المشاريع لتجنب إرهاق الاجتماعات. لقد جربناها واختبرناها لتوفير الوقت والجهد عليك.
| اسم الأداة | الأفضل لـ | الميزات الرئيسية | الأسعار* |
| ClickUp | إدارة مشاريع وتعاون شاملان مدعومان بالذكاء الاصطناعي | الدردشة، المقاطع، المستندات، ClickUp Brain (مذكرة AI، AI سياقية)، SyncUps | مجاني إلى الأبد؛ تخصيصات متاحة للمؤسسات |
| Notion | توثيق مرن وتتبع مشاريع سهل | Notion AI، ويكي، مستندات، عروض مخصصة، قوالب معدة مسبقًا | مجاني؛ تبدأ الخطط المدفوعة من 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم |
| Asana | إدارة المهام وإدارة عبء العمل | استوديو الذكاء الاصطناعي، زملاء فريق الذكاء الاصطناعي، إدارة عبء العمل، الأهداف، تتبع تقدم المشروع | مجاني؛ تبدأ الخطط المدفوعة من 13.49 دولارًا شهريًا لكل مستخدم |
👀 هل تعلم؟ وجدت دراسة أجرتها Atlassian حول عبء الاجتماعات أن 76% من المشاركين يشعرون بالإرهاق في الأيام التي تتضمن الكثير من الاجتماعات. أكثر من 50% يعملون ساعات إضافية عدة أيام في الأسبوع لأن كثرة الاجتماعات تمنعهم من إنجاز عملهم خلال اليوم.
كيفية اختيار أداة إدارة المشاريع المناسبة لتقليل عبء الاجتماعات
الهدف بسيط. اختيار أداة اتصال في مكان العمل تحافظ على تماسك أعضاء الفريق دون الحاجة إلى جدولة اجتماعات رسمية مفرطة.
إذن، ما الذي يجب أن تبحث عنه في برنامج إدارة المشاريع الذي يقلل من عبء الاجتماعات؟ الميزات الرئيسية التي نجدها مفيدة هي:
- يدعم الاتصال غير المتزامن: يتيح التعليقات التفصيلية على المهام والمواضيع و@mentions وتسجيلات الشاشة والمناقشات السياقية من أعضاء الفريق لتحل محل الاجتماعات المتزامنة للتواصل الجماعي
- يوفر ملخصات للاجتماعات واستخراج الإجراءات باستخدام الذكاء الاصطناعي: يقوم بتدوين الاجتماعات وملخص النقاط الرئيسية واستخراج بنود الإجراءات وتعيين المهام تلقائيًا. يقل عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى حضور اجتماعات متتالية، ويشجع مفهوم الاجتماعات غير المتزامنة
- يوفر مساحات عمل مشتركة وتعاونًا في المستندات: يركز المستندات والمهام والقرارات. يمكنك مراجعة المعلومات مسبقًا وتجنب "اجتماعات التنسيق"
- يتكامل مع مجموعة أدواتك التقنية: يتزامن مع Zoom/Teams/Google Calendar حتى يتمكن المستخدمون من جدولة الاجتماعات حتى من برامج إدارة المشاريع الخاصة بهم
- يوفر معلومات ذكية عن التقويم: يقترح فترات اجتماعات أقصر، أو بدائل غير متزامنة لتحل محل الاجتماعات المتكررة، أو أوقات مثالية لتجنب ازدحام التقويم
- يوفر تذكيرات وتلميحات ومتابعات تلقائية: يستخدم الإشعارات ومساعدي الذكاء الاصطناعي ومحفزات الأتمتة لتقليل عمليات تسجيل الدخول أو مكالمات التحديث المستندة إلى التقويم لتعزيز الإنتاجية
👀 هل تعلم؟ بالنظر إلى عدد الاجتماعات التي يمكن للموظف تخطيها، هناك احتمال لإهدار استثمارات تزيد عن 25,000 دولار لكل موظف سنويًا. هذا الرقم أعلى بكثير بالنسبة للمديرين الذين لديهم 4 موظفين أو أكثر تحت إمرتهم المباشرة.
أفضل برامج إدارة المشاريع لتقليل عبء الاجتماعات
فيما يلي أفضل أدوات إدارة المشاريع لمساعدتك على تقليل الاجتماعات غير الضرورية.
كيف نقوم بمراجعة البرامج في ClickUp
يتبع فريق التحرير لدينا عملية شفافة ومدعومة بالبحوث ومحايدة تجاه الموردين، لذا يمكنك الوثوق في أن توصياتنا تستند إلى القيمة الحقيقية للمنتج.
فيما يلي ملخص مفصل لكيفية مراجعة البرامج في ClickUp.
1. ClickUp (أفضل منصة شاملة لإدارة المشاريع والتعاون)
أول برنامج في القائمة هو المفضل داخليًا: ClickUp.
تصبح الاجتماعات ضرورية عندما تكون الوثائق والمعرفة مبعثرة عبر أدوات ومنصات غير متصلة. ClickUp، التطبيق الشامل للعمل، يجمع كل أعمالك واتصالاتك التجارية تحت سقف واحد، مما يسهل التعاون في الوقت الفعلي وغير المتزامن.
إليك كيف يساعدك ClickUp for Remote Teams على تقليل عبء الاجتماعات.
قم بتوحيد الاتصالات والإجراءات باستخدام ClickUp Chat و ClickUp Docs
أصبح التعاون بين أعضاء الفريق أسهل بفضل Docs و Chat من ClickUp، اللذين يربطان المهام والمستندات والمحادثات معًا تلقائيًا. وهذا يعني أن الفرق لديها دائمًا سياق كامل للعمل الذي تقوم به، ولا تضطر إلى التنقل بين الشاشات لمجرد التواصل.
يتم تقديم الملاحظات في الوقت الفعلي من خلال التعليقات والإشارات @mentions، لذا لن تحتاج إلى إجراء مكالمات للمراجعة.
إليك ما يمكنك فعله باستخدام ClickUp Chat للتعامل مع مشكلة كثرة الاجتماعات:
- أبقِ الجميع على اطلاع بشكل غير متزامن: شارك الإعلانات المهمة أو التحديثات أو المناقشات في شكل منشورات حتى يظل فريقك على اطلاع وفقًا لسرعته الخاصة، دون ضغط للرد على الفور
- اجعل المهام التي يجب تنفيذها مستحيلة التجاهل: حوّل أي تعليق على الفور إلى مهمة قابلة للتتبع باستخدام FollowUps، مما يضمن معرفة الجميع بمهامهم ومواعيدهم النهائية دون الحاجة إلى عقد اجتماعات
- تخطي اجتماعات المتابعة غير الضرورية: قم بإجراء مكالمات صوتية ومرئية سريعة باستخدام SyncUps، والتي يمكن تسجيلها والوصول إليها في Clips Hub، مع نصوص وملخصات ترتبط مباشرة بالمهام والمشاريع
ClickUp Docs هي مستندات حية مرتبطة بمشاريعك. يمكنك تضمين قوائم المهام، وتعيين التعليقات، والسماح لزملائك في العمل بتحرير المستند في وقت واحد، وتتبع التقدم دون مغادرة المستند. عندما تحدث التحديثات، يمكنك رؤيتها في الوقت الفعلي.
تقلل القوالب المعدة مسبقًا من الجهد، ويساعدك مركز المستندات القابل للبحث في العثور على المستندات ذات الصلة على الفور.
سجل مقاطع فيديو للتحديثات غير المتزامنة باستخدام ClickUp Clips
عند شرح عملية ما أو تصحيح مشكلة ما، فإن مقطع فيديو قصير باستخدام ClickUp Clips يكون أكثر فاعلية من الاجتماع.
التقط شاشتك أو صوتك أو كاميرا الويب من أي مكان تعمل فيه، وقم بإضافة تعليقات أثناء العمل، وشارك التسجيل على الفور كتعليق أو رابط مهمة.
على سبيل المثال، إذا احتاج قائد الفريق إلى شرح سير عمل معقد، فيمكنه ببساطة تسجيل مقطع قصير وتحميله إلى المهمة ذات الصلة والسماح لأعضاء الفريق بمشاهدته في الوقت الذي يناسبهم. لا حاجة إلى "مكالمة سريعة" مدتها 20 دقيقة.
دع ClickUp Brain يتولى المتابعة والسياق
يقوم ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج في المنصة، بمسح المهام والمستندات والمحادثات لإظهار السياق ذي الصلة واقتراح الإجراءات وإنشاء ملخصات على الفور. كما أنه يتعرف على التبعيات والعوائق ويوصي تلقائيًا بالخطوات التالية.
وهذا يعني تقليل عمليات المزامنة للتحديثات وجدولة الاجتماعات.
على سبيل المثال، لنفترض أن مدير المنتج سأل في الدردشة: "أين وصلنا في إعادة تصميم تطبيق الهاتف المحمول؟"
يلخص ClickUp Brain على الفور حالة المشروع — التصميمات المكتملة، والتعليقات المعلقة، والعوائق — من خلال استخراج المعلومات من المهام والوثائق المرتبطة. يحصل مدير المشروع على تحديث فوري تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي، ويتخطى الفريق 30 دقيقة أخرى من المزامنة.
أتمتة تدوين ملاحظات الاجتماعات باستخدام ClickUp AI Notetaker
إذا لم تتمكن من تخطي الاجتماع، فقم على الأقل بتخطي تدوين الملاحظات. ينضم ClickUp AI Notetaker إلى مكالمات Zoom أو Google Meet أو Teams تلقائيًا، وينسخ كل شيء في الوقت الفعلي (مع طوابع زمنية قابلة للنقر)، ويحول النقاط الرئيسية إلى مهام قابلة للتنفيذ.
يربط هذه الملاحظات مباشرة بمساحة العمل الخاصة بك. لا تضيع المتابعات والقرارات والعوائق في سجل الدردشة أو الملاحظات الورقية.
يُظهر لك هذا الفيديو القدرات الفائقة لبرنامج ClickUp AI Notetaker 👇
دع وكلاء الذكاء الاصطناعي يقومون بالأعمال الشاقة نيابة عنك
يعمل وكلاء الذكاء الاصطناعي في ClickUp داخل مساحة العمل الخاصة بك، حيث يراقبون باستمرار المشاريع والمهام والتبعيات للحفاظ على سير العمل.
تتولى هذه البرامج التحديثات الروتينية، مثل التقارير اليومية والأسبوعية، والاجتماعات اليومية التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي، وملخصات التقدم الآلية، مما يوفر عليك المناقشات غير الضرورية. يمكن للوكلاء حتى الإبلاغ عن المخاطر، أو إعادة توزيع أعباء العمل، أو بدء المتابعة عندما يكتشفون تأخيرات في الوقت الفعلي.
أفضل ميزات ClickUp
- حافظ على تنظيمك عبر التقويمات: نظم جميع مهامك وأحداثك واجتماعاتك في تقويم ClickUp الذكي الذي يتزامن تلقائيًا مع Google و Outlook
- حوّل التعليقات إلى إجراءات على الفور: استخدم ClickUp Assign Comments لإضافة تعليقات وتحويلها إلى مهام. بمجرد اكتمال المهام، يمكنك حل هذه التعليقات
- تخلص من فوضى التنسيق: دع ClickUp Task Dependencies يحدد ترتيب المهام بناءً على ترابطها وبما يتماشى مع أولوياتك
- تصور التقدم في الوقت الفعلي: تتبع التقدم والتبعيات وأعباء العمل والعوائق في مكان واحد باستخدام لوحات معلومات ClickUp
- التواصل مع أدوات الطرف الثالث: قم بمركزية التحديثات وتقليل التبديل بين الأدوات مثل Slack و Google Workspace و Microsoft Teams و Zoom ومئات التطبيقات الأخرى باستخدام ClickUp Integrations
- قوالب معدة مسبقًا: قم بتوصيل جدول أعمال اجتماعك والمعلومات والتفاصيل ذات الصلة بقوالب مثل قالب محضر اجتماع ClickUp وقالب جدول أعمال ClickUp وما إلى ذلك
قيود ClickUp
- قد تكون مجموعة الميزات الواسعة مربكة للمستخدم الجديد
أسعار ClickUp
تقييمات ومراجعات ClickUp
- G2: 4. 7/5 (أكثر من 10,500 تقييم)
- Capterra: 4. 6/5 (أكثر من 4500 تقييم)
ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن ClickUp؟
تلخص مراجعة أحد مستخدمي G2 مزايا ClickUp:
أكثر ما يعجبني في ClickUp هو قابليته للتخصيص ومرونته. يمكنني إعداده بالطريقة التي أريدها تمامًا، سواء كان ذلك باستخدام قوائم مهام بسيطة أو إنشاء سير عمل مفصل مع أتمتة وتبعيات ولوحات معلومات. فهو يحافظ على كل شيء في مكان واحد — المشاريع والمستندات والاتصالات وحتى تتبع الوقت — لذلك لا أحتاج إلى التنقل بين أدوات متعددة...
أكثر ما يعجبني في ClickUp هو قابليته للتخصيص ومرونته. يمكنني إعداده بالطريقة التي أريدها تمامًا، سواء كان ذلك باستخدام قوائم مهام بسيطة أو إنشاء سير عمل مفصل مع أتمتة وتبعيات ولوحات معلومات. فهو يحافظ على كل شيء في مكان واحد — المشاريع والمستندات والاتصالات وحتى تتبع الوقت — لذلك لا أحتاج إلى التنقل بين أدوات متعددة...
📮 ClickUp Insight: تشير بيانات استطلاع فعالية الاجتماعات الذي أجرته ClickUp إلى أن ما يقرب من نصف جميع الاجتماعات (46٪) تضم 1-3 مشاركين فقط. في حين أن الاجتماعات الصغيرة قد تكون أكثر تركيزًا، إلا أن أساليب الاتصال الفعالة يمكن أن تساعدك في تقليل الاجتماعات المفرطة وغير الضرورية.
تتيح لك التعليقات المخصصة في مهام ClickUp إضافة سياق مباشرةً داخل المهام، ومشاركة رسائل صوتية سريعة، أو تسجيل تحديثات الفيديو باستخدام ClickUp Clips — مما يساعد الفرق على توفير وقت ثمين مع ضمان استمرار المناقشات المهمة — دون إضاعة الوقت!
💫 نتائج حقيقية: تشهد فرق مثل Trinetrix انخفاضًا بنسبة 50٪ في المحادثات والاجتماعات غير الضرورية باستخدام ClickUp
📚 اقرأ المزيد: كيف يغير العمل غير المتزامن طريقة التعاون
2. Notion (الأفضل للتوثيق المرن وتتبع المشاريع الخفيفة)
Notion هو مساحة عمل رقمية شاملة يستخدمها الأفراد والفرق. فهو يجمع بين تدوين الملاحظات وإدارة المشاريع وإدارة المعرفة.
يساعد هذا البرنامج في تقليل تكرار الاجتماعات كأداة إدارة مشاريع بعدة طرق، بدءًا من السياق المشترك من خلال مواقع ويكي الفريق.
للحصول على مصدر واحد للمعلومات، من المفيد استخدام قوالب مثل Company Wiki و Team Workspace. يمكن للأعضاء الجدد الرجوع إلى هذه المستندات للتعرف على إجراءات الاجتماعات في الشركة والأيام الخالية من الاجتماعات.
تساعد لوحة Kanban على تصور سير العمل في الوقت الفعلي، بحيث يمكن للجميع رؤية من يقوم بماذا وما هي الخطوة التالية. يمكن للمديرين مراجعة التقدم بشكل غير متزامن وجدولة المزامنة فقط في حالة وجود عوائق.
إذا كان عليك حضور اجتماع، فإن Notion AI يقوم بنسخ ملاحظات الاجتماع، وإنشاء ملخصات قابلة للتنفيذ، وتوفير سجل اجتماعات قابل للبحث. كما يمكنه إضافة سياق إلى ملاحظات الاجتماع، أو مسودات الملخصات، أو الإجابة على سؤال "لماذا تم اتخاذ هذا القرار؟" على الفور من مستنداتك للتخلص من الاجتماعات المتكررة.
أفضل ميزات Notion
- قم بإنشاء وكلاء ذكاء اصطناعي مخصصين للتعامل مع مشاريع أو مهام أو مهام فرعية محددة
- اكتب ملخصات المشاريع ومتابعات الاجتماعات، وأنشئ وصولاً مخصصاً إلى مستنداتك السرية باستخدام Notion AI
- التبديل بين نماذج AI متعددة باستخدام مساعدات AI ChatGPT وClaude Sonet 4 المدمجة
- قسّم المشاريع المعقدة عن طريق إنشاء "هرميات" باستخدام الصفحات والصفحات الفرعية والمهام والمهام الفرعية
- اربط قواعد البيانات للمهام والملاحظات والأهداف لإنشاء علاقات بين المعلومات تلقائيًا
قيود Notion
- على عكس الأدوات التي توفر تقارير حالة آلية أو تنبيهات مدمجة، يعتمد Notion بشكل كبير على الصيانة اليدوية. لذلك، إذا توقف أحد أعضاء الفريق عن توثيق القرارات أو تحديث المهام، ينهار السياق المشترك بسرعة
أسعار Notion
- مجاني
- بالإضافة إلى: 12 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
- الأعمال: 24 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
- المؤسسات: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات Notion
- G2: 4. 6/5 (أكثر من 8000 تقييم)
- Capterra: 4. 6/5 (أكثر من 4000 تقييم)
ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Notion؟
إليك ما قاله أحد المراجعين في G2 عن Notion:
يعجبني أن Notion يجمع الملاحظات والمهام والتعاون في مكان واحد، لذلك لا أضطر إلى التنقل بين أدوات مختلفة. ميزات الذكاء الاصطناعي مفيدة جدًا لتلخيص ملاحظات الاجتماعات وصياغة المحتوى وإعادة صياغة النص بسرعة. إنه يوفر الوقت ويساعد في الحفاظ على تنظيم مساحة العمل الخاصة بي...
يعجبني أن Notion يجمع الملاحظات والمهام والتعاون في مكان واحد، لذلك لا أضطر إلى التنقل بين أدوات مختلفة. ميزات الذكاء الاصطناعي مفيدة جدًا لتلخيص ملاحظات الاجتماعات وصياغة المحتوى وإعادة صياغة النص بسرعة. إنه يوفر الوقت ويساعد في الحفاظ على تنظيم مساحة العمل الخاصة بي...
📚 اقرأ المزيد: Notion مقابل ClickUp: أفضل أداة للمستندات
👀 هل تعلم؟ يعاني الكثير منا اليوم من متلازمة استعادة الاجتماعات.
غالبًا ما تتطلب الاجتماعات تركيزًا شديدًا ومهام متعددة وتفاعلات اجتماعية. فهي تشغل قشرة الدماغ الأمامية، المسؤولة عن وظائف مثل التخطيط واتخاذ القرارات.
يؤدي الحمل الزائد إلى إجهاد ذهني، والذي يتجلى في انخفاض التركيز وضعف التفكير النقدي بعد انتهاء الاجتماع. يحتاج الدماغ إلى وقت راحة لاستعادة موارده الذهنية بعد عقد اجتماعات متواصلة.
⭐ ميزة إضافية: حتى أكثر الفرق عدم تزامنًا تحتاج إلى مشاركة الأفكار أو التحديثات السريعة، وهنا يبرز دور ميزة Talk-to-Text في ClickUp Brain MAX.
بدلاً من جدولة مزامنة سريعة لمجرد شرح شيء ما، يمكنك التعبير عن أفكارك بصوت عالٍ، وسيقوم Brain Max على الفور بتحويلها إلى نص منظم وقابل للتحرير داخل المهام أو المستندات.
يستوعب النبرة والنية والسياق الرئيسي، بحيث تتم "اجتماعاتك المصغرة" بشكل غير متزامن. سواء كان ذلك لتلخيص ملاحظة صوتية إلى بنود عمل أو صياغة مستند متابعة من فكرة سريعة، يساعدك Talk-to-Text على التواصل بسرعة دون إضافة موعد آخر إلى التقويم.
3. Asana (الأفضل لإدارة المهام المنظمة وتنسيق الفريق)
على الرغم من أن Asana لا يحتوي على أداة تدوين ملاحظات تعمل بالذكاء الاصطناعي، إلا أنه يساعد في تقليل عبء الاجتماعات بطرق أخرى.
باعتباره برنامجًا لإدارة عبء العمل والمشاريع، يوفر Asana وضوحًا مشتركًا حول الأولويات والمسؤوليات والخطوات التالية، وهي أمور تتطلب عادةً إجراء مكالمات تزامن للتأكيد عليها.
يصبح كل مشروع في Asana مساحة عمل شفافة حيث تكون المهام والمسؤولون والمواعيد النهائية مرئية للجميع، لذلك لا داعي لعقد اجتماعات لمجرد "التحقق من التقدم المحرز". تعرض طريقة العرض "مهامي" والجدول الزمني التبعيات والعوائق بوضوح دون الحاجة إلى تحديث شفهي.
تساعد لوحات معلومات الأهداف والمحافظ وعبء العمل في أداة إدارة عبء العمل هذه المديرين على تتبع النتائج بشكل غير متزامن، بينما تتيح التعليقات والمرفقات وتقارير الحالة إجراء تحديثات سريعة دون الحاجة إلى عقد اجتماعات.
للحفاظ على فعالية الاجتماعات عند عقدها، توفر Asana قوالب جدول أعمال الاجتماع ومتابعة ما بعد الاجتماع لتخطيط الموضوعات وتعيين المسؤولين وتحويل المناقشات إلى مهام قابلة للتنفيذ.
بفضل التكامل مع تطبيقات مثل Slack وGoogle Calendar وZoom، تتم مزامنة التحديثات وتغييرات المهام تلقائيًا، مما يحافظ على التواصل في سياقه الصحيح — وهو التحدي الأكبر في مجال التواصل في مكان العمل. بدلاً من الاعتماد على الاجتماعات الرسمية للتنسيق، يجعل Asana التنسيق في العمل مرئيًا.
أفضل ميزات Asana
- دع زملاء فريق العمل في الذكاء الاصطناعي يقدمون رؤى مستندة إلى البيانات، ويتخذون الإجراءات اللازمة، ويحققون النتائج في سياق عملك بالكامل
- قم بإنشاء سير عمل مخصص بدون كود وقم بتعيين قواعد مع مشغلات وإجراءات لأتمتة العمليات الروتينية
- اربط أهداف الشركة بأعمالك اليومية وشاهد كيف تساهم كل مبادرة في تعزيز أهداف الشركة
- قم بإنشاء خطط توظيف طويلة الأجل واستخدم عرض حجم العمل لمعرفة من يعاني من عبء عمل زائد أو ناقص من أجل التخطيط الأمثل للقدرات
- استخدم استوديو الذكاء الاصطناعي لتصميم سير عمل مخصص لتتبع الطلبات وإدارة الحملات وغير ذلك الكثير
قيود Asana
- يفتقر إلى ميزة الفيديو غير المتزامن الأصلي والرسائل الصوتية وأداة الذكاء الاصطناعي للاجتماعات. تحتاج إلى اللجوء إلى Slack أو البريد الإلكتروني للحصول على السياق، مما يؤدي إلى اتصالات مجزأة ومكالمات مزامنة إضافية
أسعار Asana
- مجاني
- المبتدئين: 13.49 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
- متقدم: 30.49 دولارًا شهريًا لكل مستخدم
- المؤسسات: أسعار مخصصة
- Enterprise+: أسعار مخصصة
تقييمات ومراجعات Asana
- G2: 4. 4/5 (أكثر من 12,300 تقييم)
- Capterra: 4. 5/5 (أكثر من 13,500 تقييم)
ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Asana؟
إليك ما تقوله مراجعة G2 عن Asana:
Asana هي منصة قوية لإدارة المشاريع والمهام مصممة لمساعدة الفرق على تنظيم العمل وتبسيط الاتصالات وتحسين الإنتاجية الإجمالية. وهي مستخدمة على نطاق واسع في مختلف الصناعات بفضل تصميمها البديهي وعروض المشاريع المتنوعة وميزات التعاون القوية.
Asana هي منصة قوية لإدارة المشاريع والمهام مصممة لمساعدة الفرق على تنظيم العمل وتبسيط الاتصالات وتحسين الإنتاجية الإجمالية. وهي مستخدمة على نطاق واسع في مختلف الصناعات بفضل تصميمها البديهي وعروض المشاريع المتنوعة وميزات التعاون القوية.
📚 اقرأ المزيد: أفضل برامج إدارة الاجتماعات للقضاء على فوضى التقويم
ملاحظات أخرى جديرة بالذكر
فيما يلي بعض أدوات إدارة المشاريع الأخرى التي تساعدك على تقليل عبء الاجتماعات بطريقة أو بأخرى وتتيح لك التخطيط ليوم عملك بشكل أفضل:
- Basecamp : يستبدل الاجتماعات اليومية برسائل مكتوبة ولوحات رسائل طويلة تبقي الجميع على اطلاع بشكل غير متزامن. تطالب ميزة Automatic Check-ins زملاء الفريق بمشاركة التقدم المحرز أو العوائق. تضمن سلاسل الرسائل المركزية ومراكز المشاريع تقليل عدد اجتماعات "ما هو الوضع؟"
- Slack : تنظم القنوات المحادثات حسب الموضوع أو المشروع، مما يقلل من الحاجة إلى عمليات المزامنة المتكررة. يخزن Slack Canvas المستندات والقرارات المهمة في مكان واحد، بينما تسلط الملخصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي الضوء على الأمور الأكثر أهمية. تتيح لك ميزة Huddles إجراء اتصالات صوتية سريعة عندما لا يستحق الأمر جدولة اجتماع كامل.
- Microsoft Teams : باستخدام Copilot، يقوم Teams تلقائيًا بتلخيص ملاحظات الاجتماعات، وتسليط الضوء على الخطوات التالية، وصياغة متابعات. تمنع أدوات الجدولة المدمجة الحمل الزائد على التقويم، بينما تحافظ القنوات والملفات المشتركة على الاتصال غير المتزامن.
- Google Workspace : يجمع بين Docs و Sheets و Chat في سير عمل غير متزامن واحد. يقوم Gemini، الذكاء الاصطناعي المدمج في Google، بصياغة الملخصات وإنشاء جداول الأعمال ووضع علامات على بنود العمل. تسهل التقويمات المشتركة وميزات التعليق مراجعة التحديثات دون الحاجة إلى المزامنة المباشرة
- Zoom : يقوم AI Companion بتسجيل الاجتماعات وتدوينها وتلخيصها حتى تتمكن من تخطي الاجتماعات غير الضرورية. تعمل ميزتا Smart Chapters وHighlights على تحويل التسجيلات إلى رؤى قابلة للبحث، مما يجعل اجتماعات المتابعة غير ضرورية
- Team O’Clock : مصمم للفرق المرنة، يعمل على أتمتة الاجتماعات اليومية، واستعراضات السباقات، وتسجيلات حضور الفريق. تعمل ميزتا Async Stand-up وMeeting Timer على إبقاء الجلسات قصيرة ومنظمة وغالبًا اختيارية
- Troop Messenger : يجمع بين الدردشة ومشاركة الملفات وإدارة المهام في مساحة عمل واحدة. تساعد الردود الذكية وملخصات الرسائل المدعومة بالذكاء الاصطناعي زملاء الفريق على البقاء على اتصال بشكل غير متزامن. بفضل ميزة الفيديو المدمجة ووضع علامات على المهام، تتحول المناقشات إلى نتائج ملموسة دون الحاجة إلى مزامنة لا نهاية لها
💡 مثال على ذلك: قررت Shopify إنهاء ازدحام التقويم من خلال إلغاء جميع الاجتماعات المتكررة التي تضم ثلاثة مشاركين أو أكثر ووضع نظام "أربعاء بدون اجتماعات"، مما أدى إلى إلغاء حوالي 12000 اجتماع، أي ما يعادل 36 عامًا من وقت الاجتماعات الجماعية.
إذا كنت ترغب في الدعوة إلى أيام خالية من الاجتماعات لتحسين إنتاجية فريقك، فإليك أبسط الخطوات للبدء:
- ابدأ بخطوات صغيرة: ابدأ بيوم واحد كل أسبوعين. وبمجرد أن يلاحظ الفريق زيادة في الإنتاجية، اجعله أسبوعيًا
- حدد توقعات واضحة: أوضح أن "عدم عقد اجتماعات" يعني عدم وجود مزامنات داخلية — ولا يزال من الممكن إجراء مكالمات خارجية عاجلة
- استخدم التحديثات غير المتزامنة بدلاً من ذلك: استبدل عمليات تسجيل الدخول هذه بمقاطع ClickUp أو تحديثات Notion أو تقارير الحالة Asana
- اجعلها ثقافة، لا أداءً: يجب على القيادة أن تكون قدوة في السلوك، ومقاومة الرغبة في إجراء "محادثات سريعة"
- قياس التأثير: تتبع المخرجات أو ساعات العمل المكثف قبل وبعد. يساعد عرض النتائج في الحفاظ على السياسة
📚 اقرأ المزيد: مسجل شاشة مجاني بدون علامات مائية
لماذا يعد تقليل عبء الاجتماعات أمرًا مهمًا؟
هناك ما يكفي من الأبحاث التي تثبت تأثير عبء الاجتماعات الزائد 👇
- آثار الاجتماعات: أفاد أكثر من 90% من الموظفين بتراجع تركيزهم أو دافعيتهم أو إنتاجيتهم بعد حضور اجتماعات غير فعالة. يمكن استبدال معظم الاجتماعات اليومية بسهولة برسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية
- إرهاق Zoom: يمكن أن تؤدي المؤتمرات المرئية المطولة إلى الإرهاق، الذي يتسم بالتعب والإجهاد. كما يمكن أن تؤدي هذه الاجتماعات المرئية، إذا امتدت لفترات طويلة، إلى الإضرار بالبصر بسبب التعرض المفرط للشاشات
- الآثار على الصحة العقلية والبدنية: تؤدي الاجتماعات المفرطة إلى زيادة القلق والتوتر وانخفاض الروح المعنوية بين الموظفين. كما أنها تقلل من القدرة على الحركة، مما يؤثر على الصحة البدنية للحاضرين
- متلازمة الملل: معظم الموظفين غير قادرين على إنجاز عمل ذي مغزى بسبب الاجتماعات المفرطة. وهذا غالبًا ما يؤدي إلى متلازمة الملل، وهي حالة نفسية تتميز بنقص التحفيز وعدم الرضا على الصعيد المهني
- عدم رضا الموظفين: يمكن أن يؤدي عبء الاجتماعات الزائد إلى انخفاض الالتزام وانخفاض الرضا الوظيفي. قد يدفع هذا الموظفين إلى ترك وظائفهم أو أداء عملهم بشكل سيئ، مما يؤدي إلى تحديات تنظيمية في مؤسستك
⚒️ حيلة سريعة: إذا كانت الاجتماعات أمرًا لا مفر منه، فدع الذكاء الاصطناعي يساعدك. إليك كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لتدوين ملاحظات الاجتماعات:
- استخدم أدوات تدوين الملاحظات المدمجة بالذكاء الاصطناعي: اختر الأدوات المدمجة في مساحة العمل الخاصة بك (مثل ClickUp Brain) بحيث تتم مزامنة ملاحظات الاجتماعات وعناصر العمل على الفور مع المهام
- التسجيل الانتقائي: اجعل الذكاء الاصطناعي يشارك في الاجتماعات المتكررة أو الاستراتيجية، حتى تتمكن من إنشاء أرشيفات قابلة للبحث دون إرباك مساحة العمل الخاصة بك
- ضع علامات على ملخصاتك واربطها: اربط الملاحظات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي بلوحات المشاريع أو المستندات أو لوحات المعلومات للحصول على سياق كامل للاجتماع في مكان واحد
- راجع، لا تعيد الكتابة: دع الذكاء الاصطناعي يتولى المهام الصعبة — مهمتك هي المراجعة السريعة والموافقة والتفويض
يوضح هذا الفيديو كيفية أتمتة ملاحظات الاجتماعات باستخدام الذكاء الاصطناعي:
نصائح لتقليل إرهاق الاجتماعات بما يتجاوز الأدوات
لم يقل أحد قط أنه يحب الاجتماعات. ولكن إذا كان لا بد من عقد اجتماع، فالتزم بالقواعد التالية لممارسات الاجتماعات:
- ضع جدول أعمال واضح: قبل تحديد موعد الاجتماع، يجب أن تعرف ما سيتم تناوله. لأنه إذا لم يكن هناك جدول أعمال، فلا داعي لعقد الاجتماع
- شارك ملاحظات الاجتماع قبل العمل مسبقًا: لا ينبغي أن تضيع الاجتماعات في قراءة أعمال بعضنا البعض. لتحقيق أقصى استفادة من وقت الاجتماع، شارك الملاحظات والتحليلات أو الأعمال ذات الصلة مسبقًا
- حدد مدة الاجتماعات بـ 30 دقيقة: تشير الأبحاث إلى أن التعب الذهني يبدأ بعد 30-40 دقيقة في الاجتماعات الافتراضية. إن جعل الجلسات أقصر ومقتصرة على الأشخاص المهمين لجدول أعمال الاجتماع يحافظ على المشاركة
على حد تعبير ليزا هانبرغ، مؤلفة كتاب "لا تدع الاجتماعات تحكمك!"
ارفض الاجتماعات التي لا معنى لها أو غير المثمرة. لا تحجز اجتماعًا إلا عندما يكون لديك مسألة عمل مهمة لمناقشتها وتريد أو تحتاج إلى مدخلات أو موافقة أو اتفاق. وحتى في هذه الحالة، قاوم الرغبة في دعوة الجميع وأقاربهم — لا تضيع وقت الناس دون داعٍ.
ارفض الاجتماعات التي لا معنى لها أو غير المثمرة. لا تحجز اجتماعًا إلا عندما يكون لديك مسألة عمل مهمة لمناقشتها وتريد أو تحتاج إلى مدخلات أو موافقة أو اتفاق. وحتى في هذه الحالة، قاوم الرغبة في دعوة الجميع وأقاربهم — لا تضيع وقت الناس دون داعٍ.
👀 هل تعلم؟ يؤكد الباحثون أن عبء الاجتماعات الزائد يقلل من وقت " تشتت الذهن " (التفكير الإبداعي التلقائي). يقول جيف بيزوس، الرئيس التنفيذي لشركة أمازون: "أنا لا ألتزم بجدول زمني صارم. اجتماعاتي "فوضوية" لتشجيع الإبداع والابتكار. تشتت الذهن هو سلاحي السري في إنتاجيتي".
قلل من عبء الاجتماعات باستخدام ClickUp كبرنامج لإدارة المشاريع
إن إرهاق الاجتماعات أمر حقيقي، ولكن هناك أدوات يمكن أن تساعد في التخفيف منه. هناك أنواع معينة من برامج إدارة المشاريع تقلل من الحاجة إلى الاجتماعات من خلال تحسين التعاون والتواصل بين أعضاء الفريق.
لقد رأينا كيف يمكن لأدوات مثل Notion و Asana وغيرها أن تساعد في تقليل عبء الاجتماعات. ولكن إذا كنت ترغب في اختيار واحد منها، فإننا نوصي بـ ClickUp.
تم تصميم مساحة العمل الموحدة للذكاء الاصطناعي في ClickUp لتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق. تساهم ميزات مثل الدردشة والمستندات والمقاطع في فعالية الاتصالات غير المتزامنة، بينما يحل ClickUp Brain و AI Agents محل المكالمات المتزامنة بتحديثات وقرارات ومتابعات منظمة مدعومة بالذكاء الاصطناعي.
اتخذ الخطوة الأولى للتخلص من عبء الاجتماعات الزائد: اشترك اليوم في حساب ClickUp مجاني.