كيفية تجنب كثرة الاجتماعات في مكان العمل

"_هذا الاجتماع كان من الممكن أن يكون اجتماعاً عبر البريد الإلكتروني."

نعم. لقد مررنا جميعًا بهذا الموقف، متذمرين من الوقت الضائع في اجتماع آخر غير ضروري وننظر خلسة إلى ساعاتنا. في الواقع، تظهر الأبحاث أن 70% من جميع الاجتماعات تمنع الموظفين في الواقع من إكمال جميع مهامهم.

الأخبار السيئة: كثرة الاجتماعات يمكن أن تضر بالتقدم وإنتاجية القوى العاملة.

الخبر السار: لديك سيطرة مطلقة على تغيير هذا السرد!

لذا، دعونا نعالج مشكلة كثرة الاجتماعات بشكل نهائي.

إليك دليلك لاستعادة وقتك من خلال جعل الاجتماعات أكثر فعالية وإضافة ساعات أكثر إنتاجية إلى يوم عملك.

اجتماعات مجلس الإدارة أم الاجتماعات المملة؟ تأثير الاجتماعات غير الضرورية

طوفان الاجتماعات غير الضرورية شائع جداً في مكان العمل الحديث. وإليك كيف يؤدي ذلك إلى استياء الموظفين:

• انخفاض الإنتاجية: التقويم المحجوز بالكامل والمقاطعات المستمرة من الاجتماعات المجدولة تعيق التركيز. هذا الأمر يعيق إنجاز المهام ويمنعك من الغوص في العمل العميق
• تحديات التواصل : في حين أن التواصل هو جوهر الغرض من أي اجتماع، فإن جدولة الكثير من هذه الاجتماعات لها تأثير عكسي. فالإفراط في الاجتماعات يعرقل التواصل والتعاون الفعال، مما يؤدي إلى سوء الفهم وسوء التواصل والتأخير
• الإفراط في المعلومات: قد تحاول الاجتماعات إنجاز الكثير من الأمور (أو مناقشتها) في وقت قصير جدًا. ويؤدي عقد الكثير من الاجتماعات إلى تفاقم هذه المشكلة. فالسلسلة الناتجة عن ذلك من المعلومات الزائدة غير المتقطعة والكثيرة تجعل من الصعب على المشاركين الاحتفاظ بالنتائج الرئيسية والتفاصيل القابلة للتنفيذ
• خنق الإبداع: قد يدفع الاجتماع الرسمي المشاركين إلى التلوين داخل السطور. كما أن عقد الكثير من الاجتماعات ينطوي أيضاً على الكثير من الاجتماعات في منطقة الإدارة التفصيلية منخفضة الثقة. ويؤدي ذلك إلى فقدان أعضاء الفريق لنزعتهم الإبداعية وقدرتهم على العصف الذهني، مما يعيق الابتكار
• إهدار الموارد: إن كثرة الاجتماعات تستنزف موارد متعددة. فأولاً، يجب على الموظفين أن يحجبوا تقويماتهم ويظلوا متاحين طوال مدة الاجتماع. وثانيًا، تهدر الوقت والجهد اللازمين لجدولة الاجتماعات المذكورة. وأخيرًا، فإن تخفيض ساعات العمل البشرية هو إهدار للموارد المالية
• عدم مشاركة الموظفين: دعنا نواجه الأمر، لا أحد يشعر بسعادة غامرة بفكرة حضور الاجتماعات الواحد تلو الآخر. إنه أمر مرهق ويؤدي إلى الإرهاق وفك الارتباط وانخفاض الروح المعنوية

كيف تحدد ما إذا كان لديك الكثير من الاجتماعات؟

هل لديك برنامج إدارة الاجتماعات هل وصل فريقك إلى مرحلة التشبع؟ هل وصل فريقك إلى مستوى من التشبع في الاجتماعات؟ إليك بعض العلامات التي تشير إلى أن لديك اجتماعات مجدولة أكثر من المطلوب:

• جدولك مليء بالاجتماعات المتتالية، مما يترك القليل من الوقت للعمل العميق أو لا يترك أي وقت للعمل العميق
• تجد صعوبة في جدولة يوم عملك وتحديد فترات زمنية غير متقطعة للمهام المهمة
• تجد صعوبة في إكمال المهام أو الوفاء بالمواعيد النهائية بسبب الانقطاعات المستمرة الناتجة عن الاجتماعات والمتابعة
• تشعر بالإرهاق والإجهاد بسبب كثرة الاجتماعات
• تجد صعوبة في التوصل إلى قرارات بسبب الاجتماعات المتكررة التي تتسبب فيها الاجتماعات المتكررةشلل التحليل
  • لديك القليل من السيطرة على وقتك والتوازن بين العمل والحياة، مع تسلل الاجتماعات إلى حياتك الشخصية
• تشعر أن الاجتماعات مضيعة للوقت مع عدم وجود أهداف واضحة أو نتائج ملموسة

كيف تتجنب كثرة الاجتماعات: نصائح وحيل

هل تتطلع إلى تقليل الاجتماعات المفرطة؟ إليك بعض النصائح والحيل التي تساعدك على تحقيق هذا الهدف:

### حافظ على سياسة الباب المفتوح

إذا كنت تفكر، ما علاقة سياسة الباب المفتوح بتقليل الاجتماعات؟ ستندهش عندما تعرف كم من الأمور التي يمكن لفريقك أن يناقشها خلال محادثات غير رسمية ومرتجلة.

استبدل الاجتماعات الرسمية بجلسات استراحة وجلسات عصف ذهني، مثل اللقاءات أو الاجتماعات الجماعية، وسيجد موظفوك طرقًا لحل المشكلات بسرعة وفعالية. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تعزيز بيئة عمل أكثر انفتاحًا وتعاونًا مع قدر أكبر من الاستقلالية، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية.

ولتحقيق ذلك، يجب على القادة والمديرين أن ينشئوا ثقافة عمل شفافة يشعر فيها الموظفون بالراحة في التعبير عن أسئلتهم ومخاوفهم. سيكون هذا النهج مؤثرًا بشكل خاص في بيئة العمل عن بُعد في المؤسسات الفتية التي لا تفرض التسلسل الهرمي.

جدولة اجتماعات موجزة وهادفة

غالبًا ما تكون الاجتماعات القصيرة أكثر إنتاجية، حيث يختبر المشاركون ذروة التركيز ويحدون من الاستطرادات غير الضرورية. فبدلاً من جدولة اجتماعات أسبوعية لمدة ساعة كاملة، قم بتوزيعها على مدار الأسبوع إلى اجتماعات متعددة على دفعات من 15 إلى 20 دقيقة كحد أقصى.

احرص على التحضير للاجتماع مسبقًا (المزيد حول هذا الأمر لاحقًا) ودعوة المشاركين الأساسيين فقط. مثل هذا النهج الدقيق والاستراتيجي في جدولة الاجتماعات يجعلها أكثر جدوى من خلال التركيز على التفاصيل المهمة، وتقليل عبء الاجتماعات، والاستفادة المثلى من الوقت. يمكن تغطية الباقي عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل.

الإعداد للاجتماع

منظمو الاجتماعات والمشاركون غير المستعدين للاجتماعات هم بعض الأسباب الجذرية للاجتماعات غير الفعالة. لذا، اجعلها عادة التحضير للاجتماع .

إليك طريقة خطوة بخطوة:

• تحديد الغرض الواضح من الاجتماع وتوثيقه في شكل جدول أعمال الاجتماع
• تحديد الأهداف الرئيسية والنتائج المرجوة من الاجتماع
• مشاركة جداول أعمال الاجتماع هذه مع المشاركين مسبقاً وتشجيعهم على الاطلاع عليها

ستساعد هذه الممارسة المشاركين على الحضور مستعدين، وبالتالي الحفاظ على الوقت وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

تحميل هذا القالب

نموذج جدول أعمال ClickUp

استخدام قالب جدول أعمال اجتماع ClickUp لضمان تغطية جميع المواضيع الحيوية. يساعدك هذا القالب على إعداد المشاركين من خلال تحديد الخطوط العريضة للمناقشات، والحفاظ على التدفق المنظم، وتشجيع المشاركة الفعالة من الجميع. وهذا يؤدي في النهاية إلى اجتماعات أكثر إنتاجية وتركيزًا.

ابدأ الاجتماع بجدول الأعمال

إن جدول أعمال الاجتماع ليس فقط للتحضير للاجتماع - بل هو أداة حاسمة لتسيير الاجتماع أثناء انعقاده. اعتبره حجر الأساس لاجتماع جيد التخطيط.

عادةً ما يحدد جدول أعمال الاجتماع الأهداف الأساسية ونقاط الحوار الرئيسية والنتائج المرجوة. يمكنك تعيين ميسر للاجتماع لضمان سير كل شيء كما هو مخطط له. يمكن لهذا الميسّر أن يخصص وقتًا مسبقًا لمختلف البنود المدرجة في جدول الأعمال بحيث يحصل كل شيء على اهتمام متناسب.

يجب على الميسرين أيضًا إدارة/تنظيم سير المناقشة وضمان مشاركة الجميع. إذا لزم الأمر، يمكنهم تعيين بنود العمل لمشاركين محددين أو خبراء في الموضوع حتى يعرفوا متى يشاركون ويضيفون معنى للمناقشة.

يلعب ميسر الاجتماع دورًا حاسمًا في جعل كل عضو ومشارك في الفريق على نفس الصفحة.

### متابعة ملاحظات الاجتماع

استخدام ملاحظات الاجتماع في ClickUp للحفاظ على قائمة مهام تفاعلية للمهام

جدول أعمال الاجتماع هو الرؤية، وملاحظات الاجتماع هي الواقع. تُستخدم ملاحظات الاجتماع كأداة لحفظ السجلات، حيث إنها تُعلم أي شخص - من الحاضرين إلى أولئك الذين اضطروا إلى تخطي الاجتماع - بالهدف الواضح والنتائج الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، فهي تعمل كخارطة طريق للحفاظ على التركيز وتجنب المتابعة غير الضرورية. فكر فيها كقائمة مهام قابلة للتنفيذ تحافظ على استمرار الزخم بعد الاجتماع.

شارك ملاحظات الاجتماع القابلة للتخطي في موقع مركزي لجعلها أكثر سهولة في الوصول إليها ومنع انغلاق المعلومات أو المناقشات الزائدة عن الحاجة. استخدمها لتحديد الأولويات وتعيين المهام، وتحديد المسؤوليات وملكية المهام، وتحديد المواعيد النهائية. راجعها أيضًا بشكل دوري لتحديد الموضوعات المتكررة أو الأنماط الزائدة عن الحاجة لزيادة الإنتاجية.

يحتوي ClickUp على قوالب محددة مسبقًا مع حقول مدمجة لتسهيل هذه العملية عليك!

تحميل هذا القالب

قالب محضر اجتماع ClickUp

استخدام قالب ClickUp لمحاضر الاجتماعات لالتقاط المناقشات الرئيسية والقرارات والخطوات التالية بتنسيق منظم لتقليل عمليات المتابعة أو تدوين الملاحظات بعد الاجتماع. يمكن أن يساعدك هذا القالب في الاحتفاظ بجميع معلومات الاجتماع في مكان واحد، ويمكن الوصول إليها بسهولة للرجوع إليها. وعلاوة على ذلك، يمكن ربط هذا القالب بسهولة بالمهام والمشاريع والمستندات الأخرى للحصول على رؤية شاملة للعمل

### تجربة أنواع الاجتماعات

لقد تطرقنا من قبل إلى أن الاجتماعات لا تتطلب جميع الاجتماعات بالشكل التقليدي للجلوس. لذا، فكر في خلط أنواع الاجتماعات المختلفة لإبقاء الأمور مثيرة للاهتمام.

لقد أصبحت الاجتماعات في الفضاء الافتراضي بالفعل سمة شائعة في عالم الشركات. ومن الممكن أيضًا الاجتماعات التي تُعقد في الفضاء الافتراضي، والتي تقدم أسلوبًا عصريًا للاجتماعات الرسمية وأكثر فعالية لتحديثات الحالة الروتينية أو العصف الذهني.

هناك أيضًا إمكانية جدولة اجتماعات المشي أو أنشطة بناء الفريق التي تجمع بين الجانب الاجتماعي للعمل معًا لتقوية العلاقات وتعزيز الإبداع ورفع مستويات الطاقة وتعزيز التعاون.

استكشف الأشكال المختلفة للحصول على نتائج مختلفة والتزم بما يناسب مؤسستك.

مزج التواصل المتزامن مع التواصل غير المتزامن

يعد التواصل غير المتزامن، إذا تم إجراؤه بشكل جيد، بمثابة نقطة ضعف في حالة زيادة العبء على الاجتماعات. عندما تقوم بإعداد اتصالات متزامنة و قنوات اتصال غير متزامنة ستكتشف بسرعة الحاجة إلى عدد أقل من الاجتماعات.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام أداة لإدارة المشاريع مثل ClickUp للحصول على رؤى في الوقت الحقيقي لحالة المهام أو مشاركة التقارير المباشرة عبر منصة تعاون. دردشة ClickUp مثالي للتواصل غير المتزامن لأنه يسمح لك بإرسال الرسائل واستقبالها بالسرعة التي تناسبك.

أنشئ سلاسل رسائل لمواضيع محددة، واستخدم ردود الفعل والإشارات للتفاعل مع فريقك، واستفد من ميزات مثل مشاركة الملفات وإنشاء المهام مباشرةً داخل الدردشة. يحافظ هذا المحور المركزي على تنظيم المحادثات وإمكانية الوصول إليها، مما يعزز العمل الجماعي السلس دون ضغط التفاعل في الوقت الفعلي.

إنشاء سلاسل رسائل واستخدام @الإشارات للتعاون بسهولة مع أعضاء الفريق باستخدام ClickUp Chat

عندما تتدفق المعلومات بسلاسة بين أصحاب المصلحة، يصبح من الأسهل طرح الأسئلة وتقديم الملاحظات أو التحديثات وتتبع التقدم المحرز خارج الاجتماعات الرسمية.

من خلال القيام بذلك، يمكنك توفير وقت الاجتماعات الثمين، مما يضيف إلى أسبوع العمل ويسمح لك بالتركيز على المهام الأكثر قيمة أو المهام المعقدة التي تتطلب وقتك واهتمامك.

تذكر أن المزيج "الصحيح" من الاتصالات غير المتزامنة والمتزامنة يعتمد على نوع المعلومات وأسلوب تواصل فريقك وتفضيلاته. لذا، حدد ما هو الأفضل.

استثمر في تكنولوجيا الاجتماعات

حافظ على تقويم رقمي على ClickUp حتى لا ينزلق أي شيء من خلال الشقوق

يمكن للتكنولوجيا أن تغير قواعد اللعبة في جعل الاجتماعات أكثر فعالية. سواء كان الأمر يتعلق بجمع العاملين عن بُعد معًا، بغض النظر عن المناطق الزمنية، أو إدارة التقويمات - هناك دائمًا أداة للقيام بذلك بشكل أفضل. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أداة التشغيل الآلي للاجتماعات لجدولة الاجتماعات، ودعوة وتوزيع مواد الاجتماع على الحضور.

وبالمثل، تتيح أدوات مؤتمرات الفيديو إجراء محادثات وجهاً لوجه في مكان افتراضي. ويمكنك حتى استخدامها لتسجيل الاجتماعات وإنشاء النصوص.

بالإضافة إلى ذلك, أداة إدارة عبء العملs مساعدتك في مراقبة عبء عمل الفريق وأدائه عن كثب، تجاوز الحاجة إلى جدولة الاجتماعات لتحديثات التقدم، وتحسين الموارد، وما إلى ذلك.

بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام منصة فعالة لإدارة المشاريع مثل ClickUp للقيام بكل ما سبق من موقع مركزي!

تخصيص أيام "عدم الاجتماع"

خصص يوم عمل محدد من أيام الأسبوع كـ يوم عدم الاجتماع ليكون بمثابة التخلص من السموم بين العديد من الاجتماعات المخطط لها. شجع على هذه الممارسة من خلال حجب يوم محدد لعدم الاجتماع في تقويمك. شجع موظفيك على القيام بالمثل.

فكّر في تنفيذ يوم عدم الاجتماع على مستوى المؤسسة، حيث يمكن أن يكون تنظيمه على مستوى الفرق والأقسام بمثابة كابوس في جدولة العمل الجماعي متعدد الوظائف أو متعدد الأقسام. سيقلل هذا أيضًا من الضغط على الفرق لحضور الاجتماعات، حيث يمكنهم الآن رفضها بأدب.

_ خصص هذا اليوم الذي لا اجتماعات للعمل العميق وحل المشكلات والتخطيط الاستراتيجي حتى يتمكن موظفوك من العمل دون انقطاع

قياس كفاءة الاجتماعات

لا تكتمل أي عملية على الإطلاق ما لم تختتمها بدورة "القياس والتحسين". في حالة الاجتماعات، قم بتتبع مقاييس مثل الوقت المستغرق في كل اجتماع، ومعدلات الحضور، وبنود العمل المنجزة، ومستويات رضا الحضور. مهام ClickUp أداة فعالة لتتبع عناصر إجراءات الاجتماع. يمكنك مراقبة نتائج الاجتماع بسهولة عن طريق إنشاء مهام فردية لكل عنصر عمل من الاجتماع وتعيينها لأعضاء الفريق المسؤولين. استخدم حالة المهمة (قيد التنفيذ، قيد التنفيذ، مكتمل) لتقييم معدلات الإنجاز بسرعة. كلما زاد عدد المهام التي ينجزها فريقك، زادت كفاءة اجتماعاتك.

تتبع عناصر إجراءات الاجتماع باستخدام مهام ClickUp Tasks

التقط نقاط البيانات هذه وحللها لاكتشاف مجالات التحسين. كرر مثل هذه التحسينات المستندة إلى البيانات وكررها، وستلاحظ تحسنًا في الاستفادة من الوقت المقرر ونتائج الاجتماعات.

### تحقيق النجاح

إذا كان تنسيق اجتماع معين يناسبك ويناسب فريقك، فقم بتطبيقه. قم بتوحيد تنسيقات الاجتماعات وجداول الأعمال والملاحظات أو أي تفاصيل أخرى لتبسيط عملية التخطيط والتنفيذ. إنشاء قوالب لمواصفات الاجتماعات الشائعة، مثل قوالب لملاحظات الاجتماع والاستعدادات والتحديثات وجلسات العصف الذهني.

إن اتباع هيكلية ثابتة ومتسقة يقلل من الوقت اللازم للتحضير للاجتماع. ويضمن تغطية جميع التفاصيل ويسمح للحاضرين بأن يكونوا أكثر إنتاجية. هذا النمذجة ستجعل نجاح اجتماعك أكثر قابلية للتنبؤ به.

انقر فوق: دليلك للاجتماعات الفعالة

ClickUp هو متجرك الشامل للتعاون والتواصل. إنه الأداة المثالية لإنشاء فرق عمل متمكنة تحقق المزيد من الإنجازات في وقت أقل ومن خلال اجتماعات أقل. يحقق ClickUp ذلك من خلال العمل كمحور مركزي لإدارة المشاريع وتنظيم المهام والتواصل المتزامن وغير المتزامن.

إليك بعض ميزات ClickUp التي يمكن أن تساعدك على تجنب عقد اجتماعات أكثر من اللازم:

• عرض تقويم ClickUp : تصوّر جدول اجتماعات فريقك، وحدد التعارضات المحتملة، وقم بحظر أيام عدم الاجتماع في التقويم التفاعلي
• عرض دردشة ClickUp : تيسير المحادثات في الوقت الفعلي داخل المهام أو المشاريع للحصول على تعليقات وتوضيحات وتحديثات فورية
• انقر فوق المفكرة : تنظيم الأفكار والمستندات ومشاركتها بشكل غير متزامن مع فريقك لتحسين عدد جلسات المناقشة المباشرة

التقاط الأفكار باستخدام خاصية ClickUp Notepad

• ClickUp Whiteboards : تعاون مع فريقك في مساحة غير رسمية حيث يمكنك تخطيط المشاريع وتبادل الأفكار واتخاذ القرارات بشكل مرئي
• ClickUp Mind Maps : تخطي المناقشات الشخصية المطولة وتعزيز بيئة إبداعية لحل المشكلات لتحسين تماسك الفريق

ارتد الأفكار جيئة وذهاباً وحوّلها إلى مخططات انسيابية باستخدام ClickUp Mind Maps

• مستندات ClickUp : مركزية وثائق الاجتماعات (الملاحظات وجداول الأعمال وغيرها) ومشاركة المعلومات بسلاسة مع الحفاظ على التحكم في الوصول وسجل الإصدارات
• ClickUp Brain : قم بحظر جداول الاجتماعات، وأتمتة الدعوات، وإنشاء ملخصات الاجتماعات، وترجمة ملاحظات الاجتماعات، وغير ذلك الكثير مع ClickUp Brain

تلخيص ملاحظات الاجتماع باستخدام ClickUp Brain

• ClickUp تتبع الوقت : تتبع الوقت والموارد المستهلكة في الاجتماعات لتحديد طرق زيادة الإنتاجية وإدارة الوقت

وقبل أن تنسى، ستحصل أيضًا على انقر فوق القوالب التي تسهل أداء المهام البسيطة مثل إعداد جداول أعمال الاجتماعات، والمحاضر، وخطط المشاريع، وما إلى ذلك. في الواقع، يمكنك البدء الآن باستخدام القالب التالي:

تحميل هذا القالب

قالب تعقب الاجتماعات من ClickUp

قالب تعقب الاجتماعات في ClickUp يساعدك على تتبع تفاصيل الاجتماع أو القرارات أو بنود العمل أثناء تعيين المسؤوليات والحفاظ على المساءلة لتقليل الحاجة إلى اجتماعات المتابعة. استخدم هذا القالب لتحسين التنظيم، وتسهيل تتبع التقدم المحرز، وتقديم ملخصات واضحة للاجتماعات، وتبسيط تدوين الملاحظات والمراجعة، مما يضمن بقاء الجميع على اطلاع وتنسيق

فقط الاجتماعات المهمة، ممكنة الآن مع ClickUp

إن كثرة الاجتماعات تقتل الإنتاجية. فكثرة الاجتماعات تعيق الابتكار وتضعف معنويات الموظفين وتهدر موارد الشركة. يمكن لبعض الاستراتيجيات المذكورة أعلاه، مثل وضع جداول أعمال واضحة، والحد من عدد الحضور، والاستفادة من التكنولوجيا، أن تخفف بشكل كبير من التأثير السلبي لكثرة الاجتماعات.

فبدلاً من إدارة عملك واجتماعاتك عبر أدوات ومنصات وأنظمة متعددة ومنفصلة، جرّب استخدام حل شامل - ClickUp.

فمع مجموعة الميزات الرائعة التي يوفرها ClickUp، ستجد أنه من الأسهل عليك تبسيط التواصل والتعاون وإدارة المشروع بحيث يتمكن أعضاء فريقك من قضاء الوقت في العمل المركّز والاجتماع معاً عندما يحتاجون إلى ذلك.

استعد وقتك وكن أكثر إنتاجية. اشترك في ClickUp اليوم !

## الأسئلة المتداولة (FAQs)

كم عدد الاجتماعات في اليوم الواحد؟

لسوء الحظ، لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع على هذا السؤال. قد يختلف الرقم حسب حجم الفريق والأدوار والمسؤوليات وثقافة الشركة. ومع ذلك، يُنصح عادةً بجدولة الاجتماعات في الساعات الأكثر إنتاجية، بحيث تظل تلك الساعات مخصصة لأعمالك الأكثر أهمية.

ما هي نسبة الاجتماعات التي تعتبر مضيعة للوقت؟

على الرغم من عدم وجود إحصائية محددة، إلا أن الموظفين غالباً ما يشتكون من أن جزءاً من الاجتماعات غير منتجة. يقترح بعض الخبراء أنه يجب عليك تحديد الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات بـ 20% من إجمالي ساعات عملك .

كيف يمكنني تحديد عدد الاجتماعات؟

يمكنك تحديد عدد الاجتماعات عن طريق:

• تقييم ضرورة الاجتماع
• توحيد الاجتماعات
• وضع جداول أعمال واضحة
• الحد من عدد الحضور
• الاستفادة من التكنولوجيا
• اتباع جدول زمني للاجتماعات
• تتبع فعالية الاجتماعات