يمكنك تنظيم العديد من أنشطة بناء الفريق المختلفة، ولكن الشيء الوحيد الذي سيقدره فريقك حقًا هو مرونة العمل. في عالم اليوم، إنها الميزة المثلى في مكان العمل.

في استطلاع أجرته شركة Deloitte 94% من المستجيبين أن مرونة العمل تحسن الصحة النفسية وتساعدهم على تحقيق توازن أفضل بين العمل وحياتهم الشخصية.

إذن، كيف يمكن للشركات مواكبة هذا التحول مع التأكد من استمرار إنجاز العمل (وإنجازه بشكل جيد)؟ أدخل بطل قصتنا: الاجتماعات غير المتزامنة.

على عكس الاجتماعات التقليدية التي تستغرق وقتاً طويلاً، تتيح الاجتماعات غير المتزامنة لأعضاء الفريق التعاون بالسرعة التي تناسبهم.

كما يمكن أن يؤدي تقليل الاجتماعات غير الضرورية إلى توفير أكثر من 25,000 دولار سنوياً لكل موظف . هذا ليس تغييراً في الجيب. 😱

في هذا الدليل، سنستكشف في هذا الدليل الاجتماعات غير المتزامنة وإيجابياتها وسلبياتها، وأفضل الممارسات لمساعدة فريقك على الحفاظ على إنتاجيته مع التمتع بالمرونة التي يستحقها.

⏰ ملخص 60 ثانية

• تسمح الاجتماعات غير المتزامنة للمشاركين بالمساهمة وفقًا لجدولهم الزمني الخاص، دون الحاجة إلى التواجد في وقت واحد. هذه المرونة مثالية للفرق البعيدة والموزعة
• فوائد التواصل غير المتزامن: زيادة المرونة وتعزيز الإنتاجية وتقليل الحاجة إلى التفاعل في الوقت الفعلي
• عيوب الاجتماعات غير المتزامنة: تأخر التغذية الراجعة وخطر سوء التواصل بسبب عدم وجود توضيح في الوقت الفعلي
• تُعد الاجتماعات غير المتزامنة مثالية للمحادثات الفردية والاجتماعات اليومية والتدريب وتحديثات المشروع
• تتضمن خطوات عقد الاجتماعات غير المتزامنة الفعالة ما يلي:
  
  • تثقيف أعضاء الفريق بشأن عمليات الاجتماعات غير المتزامنة وتحديد التوقعات
  • تحديد جدول أعمال الاجتماع وتوفير إمكانية الوصول إلى الوثائق ذات الصلة
  • توضيح كيفية مساهمة كل عضو من أعضاء الفريق
  • دعوة المشاركين الأساسيين فقط وتحديد المسؤوليات
  • توثيق النتائج باستخدام أدوات مثل أداة ClickUp's AI Notetaker لتدوين المناقشات وتلخيص القرارات
• من أجل اجتماعات مزامنة مثمرة، شجّع على تحديد الوقت وتوحيد الرسائل والمهام في منصة واحدة مثلClickUpوإدارة الإشعارات للتركيز على ما هو ضروري، ودمج الملاحظات الصوتية ورسائل الفيديو لإضفاء لمسة إنسانية، وتركيز الوثائق في مركز المعرفة
• كيف يدعم ClickUp الاجتماعات غير المتزامنة:
  • إدارة المهام: تعيين عناصر العمل، وتحديد تواريخ الاستحقاق، ومراقبة التقدم المحرز
  • المستندات والمفكرة: تجميع المعلومات وإنشاء قوائم مراجعة لتحديد أولويات المهام
  • الدردشة والمقاطع: دمج الرسائل ومشاركة تسجيلات الشاشة للتواصل الواضح

ما هو الاجتماع غير المتزامن؟

الاجتماع غير المتزامن هو اجتماع لا يشترط فيه حضور المشاركين في نفس الوقت.

🌟 إليك كيفية عمله: بدلاً من النهج المعتاد "ينضم الجميع في تمام الساعة 10 صباحًا"، يمكن للحاضرين التواصل والمساهمة وفقًا لجدولهم الزمني الخاص - سواء كان ذلك في الساعة 8 صباحًا أثناء تناول القهوة في نيويورك، أو الساعة 2 مساءً أثناء استراحة الغداء في لندن، أو حتى منتصف الليل في طوكيو. يحصل الجميع على المرونة اللازمة للمشاركة بالسرعة التي تناسبهم ووفقًا لجدولهم الزمني دون تعطيل تدفقهم أو أولوياتهم اليومية.

تستخدم هذه الاجتماعات عادةً الاجتماعات غير المتزامنة قنوات الاتصال مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية أو مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا، مما يسهل على أعضاء الفريق التعاون دون الحاجة إلى التواجد "في نفس الغرفة" في نفس اللحظة.

💡 نصيحة احترافية: هل تعتقد أن الاجتماعات غير المتزامنة مخصصة للفرق البعيدة فقط؟ فكر مرة أخرى. إن مرونة الاجتماعات غير المتزامنة تجعلها مثالية للفرق الموزعة وكذلك للفرق داخل المكتب لتوفير الوقت.

الاختلافات الرئيسية بين الاجتماعات المتزامنة وغير المتزامنة

يكمن الفرق الأساسي بين صيغتي الاجتماعات في التوقيت. فالاجتماع المتزامن يتطلب الحضور في الوقت الفعلي، في حين أن الاجتماع غير المتزامن يمنح المشاركين حرية المشاركة في الوقت الذي يناسبهم.

إليك جدول سريع بالاختلافات الأساسية:

📌 📌مثال: يحتاج فريق منتج يعمل في جميع أنحاء الولايات المتحدة وأوروبا وآسيا إلى مراجعة تصميم تطبيق جديد. وبدلاً من ترتيب اجتماع متزامن يجبر أحدهم على الحضور في وقت متأخر من الليل، يقوم المصمم الرئيسي بتحميل نموذج بالحجم الطبيعي مع شرح مسجل إلى أداة إدارة المشروع مثل ClickUp وترك التفاصيل في التعليقات. ويترك أعضاء الفريق اقتراحاتهم في نفس الموضوع كلٌ حسب رغبته، مما يضمن مساهمة الجميع دون تعطيل جداولهم الزمنية.

إيجابيات وسلبيات التواصل غير المتزامن

الآن بعد أن عرفت الفرق بين الاجتماعات التقليدية والتواصل غير المتزامن، حان الوقت لمعالجة السؤال الكبير: أيهما أفضل لفريقك؟

إليك بعض الأسباب العمل غير المتزامن قد يكون أو لا يكون مناسبًا لك.

فوائد استخدام الاتصال غير المتزامن

1. زيادة المرونة

لا يكون الجميع متشابهين - فبعض أعضاء فريقك يكونون متحمسين في السادسة صباحًا، بينما ينشط آخرون بعد منتصف الليل. ومع وجود فرق عالمية تعمل عبر المناطق الزمنية المختلفة، يبدأ التواصل المتزامن في الظهور ككابوس لوجستي للشركات. أدوات التواصل غير المتزامن تتيح للجميع العمل بالسرعة التي تناسبهم دون إجبار أي شخص على الانضمام إلى الاجتماعات بملابس النوم. بالإضافة إلى ذلك، فهي توفر المال - لماذا تنفق الميزانية على نفقات السفر بينما يمكنك استثمارها مرة أخرى في فريقك؟

2. تعزيز الإنتاجية

لقد مررنا جميعًا بهذه التجربة - في مكالمة يهيمن فيها أحد الزملاء المتحمسين بشكل مفرط بينما يتصفح الآخرون بصمت رسائل البريد الإلكتروني.

قم بتشغيل اجتماعات غير متزامنة لتحقيق تكافؤ الفرص، مما يمنح الجميع فرصة متساوية للمساهمة دون مقاطعة. وهذا يشجع على تقديم مدخلات مدروسة.

والأفضل من ذلك أن التواصل غير المتزامن يقلل من الأزيز المستمر للإشعارات والضغط على التواجد الدائم.

🧠 هل تعلم؟ 64% من الموظفين يقولون الاجتماعات تقطع وقت تفكيرهم العميق. باستخدام طرق غير متزامنة، يمكن لأعضاء فريقك التركيز على المهام وتقديم إجابات مكتوبة ومدروسة جيدًا تؤدي غالبًا إلى قرارات أفضل.

العيوب والتحديات المحتملة

1. ردود الفعل المتأخرة

في بعض الأحيان، تبدو الاتصالات غير المتزامنة مثل انتظار رد صديق على رسالة نصية - أنت تعلم أنه سيرد عليك، لكن ذلك لن يحدث في أي وقت قريب. إذا كان مشروعك يحتاج إلى استجابة فورية، فقد تؤدي الطرق غير المتزامنة إلى إبطاء الأمور.

غالباً ما يتطلب العمل العاجل، أو المواعيد النهائية الضيقة، أو القرارات الحساسة للوقت اجتماعات متزامنة، حيث يمكن مناقشة التفاصيل على الفور.

على سبيل المثال، تزدهر ورش العمل أو جلسات العصف الذهني على سبيل المثال بالمحادثات المتبادلة والتواصل في الوقت الفعلي. في هذه الحالات، لن تفي الأساليب غير المتزامنة بالغرض.

💡 نصيحة احترافية: إذا كان أسلوبك في التواصل لا يتناسب مع فريقك، فقد ينتهي بك الأمر بالشعور بالاستنزاف. تجنب ذلك من خلال دليلنا حول تكييف أساليب التواصل الفعال في مكان العمل .

2. مخاطر سوء التواصل

إن التواصل هو العمود الفقري للعمل الجماعي الفعال، وبدون القدرة على التوضيح في الحال، يمكن أن يترك التواصل غير المتزامن مجالاً لسوء الفهم.

إليك كيف يمكن أن تسوء الأمور:

• التنفيذ الخاطئ: يؤدي الافتقار إلى التوضيح في الوقت الفعلي في التنسيقات غير المتزامنة إلى سوء فهم وتنفيذ غير صحيح للمهام
• سوء تفسير البيانات: يؤدي الاعتماد على التحديثات المكتوبة دون ملاحظات فورية إلى سوء تفسير المعلومات والقرارات الخاطئة
• تصعيد الأخطاء: يؤدي سوء تفسير البيانات: تسمح الاستجابات المتأخرة في عمليات سير العمل غير المتزامنة بعدم ملاحظة الأخطاء الصغيرة التي تتطور إلى مشاكل أكبر مع مرور الوقت

## حالات الاستخدام الشائعة للاجتماعات غير المتزامنة

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية دمج الاجتماعات غير المتزامنة في سير عملك.

1. اجتماعات فردية غير متزامنة

تقليدياً، كانت الاجتماعات الفردية تتم بشكل شخصي أو عبر مكالمات مجدولة. ومع ذلك، كما هو مذكور في تقرير حالة العمل عن بُعد الصادر عن Buffer، فإن الاجتماع الفردي غير المتزامن يكتسب زخمًا سريعًا .

فبدلاً من حجز الوقت في التقويمات، يمكن للمديرين والموظفين تسجيل الدخول عبر البريد الإلكتروني أو ClickUp Chat مشاركة الرسائل والتحديثات أو التعليقات أو الطلبات عندما يناسبهم ذلك.

via تقرير حالة العمل عن بُعد الخاص ب Buffer

2. جلسات عمل يومية غير متزامنة

هل ما زلت تتدافع إلى اجتماعات الوقوف التي لا نهاية لها فقط لتقول "أنا أعمل على ذلك"؟ الاجتماعات اليومية غير المتزامنة غير المتزامنة موجودة هنا لإنقاذ الموقف.

تتيح عمليات الوقوف غير المتزامنة لأعضاء الفريق مشاركة تحديثات المهام والأهداف والعوائق في قناة أو سلسلة رسائل مخصصة. يمكن للجميع المساهمة في موعد نهائي محدد، مما يضمن الشفافية دون إضاعة الوقت.

📌 📌مثال: يمكن لفريق التسويق لديك استخدام أداة لإدارة المشاريع مثل ClickUp لتسجيل التحديثات بحلول الساعة 10 صباحًا يوميًا. يقوم أعضاء الفريق بمراجعة التحديثات وترك التعليقات وتعديل مهامهم - كل ذلك بدون مكالمة فيديو واحدة.

يمكنك أيضًا استخدام مدير مشروع يعمل بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp Brain لصياغة تقارير الاستعداد غير المتزامن بشكل أسرع من بيانات مساحة عمل ClickUp الخاصة بك!

3. تدريب غير متزامن

يقلل التدريب غير المتزامن من التكاليف والوقت من خلال تقديم المواد عبر منصات التعلم الإلكتروني أو مقاطع الفيديو المسجلة مسبقًا أو البودكاست.

يتعلم الموظفون بالسرعة التي تناسبهم، ويمكن للشركات تتبع التقدم المحرز وتقديم الدعم عند الحاجة.

🧠 هل تعلم: وفقًا لتقرير صناعة التدريب، أنفقت الشركات ما متوسطه 954 دولارًا لكل متعلم مع تسجيل كل موظف 57 ساعة من التدريب سنويًا. أي أكثر من أسبوع عمل مخصص للتدريب فقط.

4. اجتماعات تحديث المشروع غير المتزامنة

قد تبدو جدولة تحديث مباشر للمشروع للفرق المتفرقة جغرافيًا أكثر تعقيدًا من المعتاد.

تتيح تحديثات الاجتماعات غير المتزامنة للمشاركين مشاركة التقدم والتحديات والخطوات التالية في الوقت الذي يناسبهم باستخدام أدوات مثل البريد الإلكتروني أو منصات التعاون.

🔗 اقرأ أيضًا: قوالب مجانية لخطة اتصالات المشروع

كيفية إجراء اجتماعات غير متزامنة فعالة في مؤسستك

في حين أن الاجتماعات غير المتزامنة تقدم العديد من الفوائد، إلا أن الأمور يمكن أن تسوء بسرعة دون خطة مناسبة. إليك كيفية تبسيط العمل غير المتزامن للتأثير بشكل إيجابي على التعاون:

دليل خطوة بخطوة للانتقال إلى الاجتماعات غير المتزامنة

الخطوة 1: اجعل فريقك على متن الطائرة

على عكس الاجتماعات المتزامنة، حيث يكون الجميع في الحلقة في وقت واحد، تتطلب الاجتماعات غير المتزامنة أن يكون الجميع على نفس الصفحة قبل أن تبدأ. وهذا ينطبق بشكل خاص على أعضاء الفريق الجدد الذين قد لا يعرفون مكان العثور على المستندات أو البيانات ذات الصلة.

ابدأ بتثقيف فريقك حول ما يجب فعله وما لا يجب فعله في الاجتماعات غير المتزامنة، وتدفق العمليات في مؤسستك، وكيفية الوصول إلى الموارد الرئيسية.

لا تنسَ أيضًا تحديد التوقعات في وقت مبكر - وهذا يشمل المواعيد النهائية لملاحظات الاجتماع وعناصر العمل.

الخطوة 2: اجعل جدول أعمال اجتماعك واضحًا

بدون جدول أعمال، لا يوجد اجتماع، سواء كان متزامناً أم لا. حدد الغرض من الاجتماع بوضوح، سواء كان الغرض منه تقديم الملاحظات أو التحديثات أو معالجة مشروع معين.

إذا احتاج المشاركون إلى الرجوع إلى المستندات أو البيانات ذات الصلة، فتأكد من حصولهم على إمكانية الوصول إليها مسبقًا. إن جدول أعمال الاجتماع المُعد جيدًا يوفر الوقت على الجميع ويحافظ على إنتاجية الاجتماع.

💡 نصيحة احترافية: إن أفضل الاجتماعات هي أقصرها. استبدل تلك المكالمة التي تستغرق ساعتين مع عشرة بنود في جدول الأعمال بجلسة مركزة مدتها 20 دقيقة تغطي نقطتين رئيسيتين فقط.

الخطوة 3: حدد كيف يُتوقع من كل عضو المشاركة

يمكن للاجتماعات غير المتزامنة أن تغطي الكثير من تحديثات التقدم، أو تخطيط الاستراتيجية، أو حلقات التغذية الراجعة. وضح كيف يجب أن يشارك كل عضو في الفريق.

• هل من المتوقع أن يقدموا تحديثات؟
• صياغة الاستراتيجيات؟
• تقديم مدخلات حول نقاط محددة؟

تحديد الأدوار يتجنب الغموض ويحافظ على تركيز الاجتماع.

🔗 اقرأ أيضًا: أفضل أدوات العمل من المنزل

الخطوة 4: التأكد من مشاركة كل عضو في العمل

لا فائدة من جر نصف الفريق إلى الاجتماع إذا لم يكن لديهم ما يساهمون به.

ادعُ فقط أولئك الذين تعتبر مساهماتهم ضرورية، وقم بتعيين مسؤوليات محددة لإبقاء الجميع مشاركين بنشاط. تذكر أن عدم المزامنة لا يعني عدم التدخل.

الخطوة 5: توثيق المناقشات والأفكار والقرارات

لا تكون الاجتماعات ذات قيمة إلا إذا تم تسجيل نتائجها. وبدلاً من الاعتماد على الذاكرة، استخدم أدوات تسجيل الاجتماعات ونسخها باستخدام الذكاء الاصطناعي مثل أداة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي من ClickUp . يمكنك تدوين المناقشات في الوقت الفعلي أثناء تركيزك على المحادثة، والعثور على المعلومات الصحيحة بسرعة في نص الاجتماع، وتحويل القرارات تلقائيًا إلى عناصر عمل.

شاهد هذا الشرح السريع لتحقيق أقصى استفادة من أداة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي في ClickUp.

أدوات للاجتماعات غير المتزامنة

كما يمكنك أن تعرف، يمكن للأدوات المناسبة أن تنجح أو تفسد استراتيجية الاجتماعات غير المتزامنة. إليك بعض أفضل الاختيارات:

• جوجل درايف: لتخزين المستندات ومشاركتها
• سلاك: للتواصل في الوقت الحقيقي، وإنشاء قنوات للتحديثات، وتعزيز المناقشات غير الرسمية
• ClickUp: منصة مركزية لإدارة العمل غير المتزامن، والتعاون بكفاءة، والاحتفاظ بجميع المعارف في مكان واحد

📮 ClickUp Insight: 83% من العاملين في مجال المعرفة يعتمدون في المقام الأول على البريد الإلكتروني والدردشة للتواصل الجماعي. ومع ذلك، فإن ما يقرب من 60% من يوم عملهم يضيع في التنقل بين هذه الأدوات والبحث عن المعلومات.

مع تطبيق كل شيء للعمل مثل انقر فوق ، إدارة مشروعك، والرسائل، ورسائل البريد الإلكتروني، والمحادثات كلها تتلاقى في مكان واحد! حان الوقت للمركزية والتنشيط!

دعنا نلقي نظرة أعمق على كيفية الاستفادة من ClickUp.

كيف يمكن أن يدعم ClickUp الاجتماعات غير المتزامنة

عند البحث عن أدوات لاجتماعاتك غير المتزامنة، تحتاج إلى العثور على أداة تناسب ثقافة مكتبك وتجعل أي تحديث جزءًا من المحادثة الطبيعية.

يقوم ClickUp بعمل رائع في ذلك من خلال الجمع بين إدارة المهام, التعاون في الوقت الفعلي وميزات التواصل كلها على منصة واحدة. بهذه الطريقة، يمكن لأعضاء فريقك التركيز على العمل الحقيقي بدلاً من الانغماس في الإشعارات المستمرة.

إليك فيديو توضيحي بسيط حول الاستفادة القصوى من أدوات ClickUp المزامنة:

لفهم فائدة ClickUp في العمل اليومي بشكل أفضل، دعنا نلقي نظرة على ميا، وهي مديرة مشروع غالبًا ما تكون مضغوطة بمواعيد نهائية متعددة.

فبدلاً من ملاحقة التحديثات عبر رسائل البريد الإلكتروني المبعثرة، تستخدم مهام ClickUp لتعيين عناصر العمل، وتحديد تواريخ الاستحقاق، ومراقبة التقدم المحرز. تضيف Miya أوصافًا واضحة ومستويات أولوية وحالات المهام لإبقاء الجميع على نفس الصفحة - لا لحظات "انتظر، ما هذا؟

✅ ما يحبه ميا في مهام ClickUp Tasks:

• الشفافية: الجميع يعرف مسؤولياته ومواعيده النهائية
• المساءلة: يتم تتبع المهام من البداية إلى النهاية، مما يضمن عدم تفويت أي شيء

تحتاج ميا أيضًا إلى أن يعمل فريقها معًا على وثائق المشروع الهامة. مع مستندات ClickUp ، فهي تجمع كل المعلومات ذات الصلة في مساحة واحدة منسقة بدقة.

مستندات ClickUp Docs تسمح بالتحرير في الوقت الفعلي مع أعضاء الفريق وذكاء اصطناعي قوي للتوثيق السريع

يقوم فريقها بتحرير المستند في الوقت الفعلي أو إضافة تعليقات عندما يكونون متاحين. ومن خلال الإشارة إلى أعضاء الفريق، تضمن ميا مشاركتهم عندما يكونون مستعدين.

🍪 مكافأة: إذا كانت مستندات ClickUp Docs تمنحك طريقة أنيقة لتنظيم ملاحظات اجتماعك، فإن ClickUp Notepad هو المساعد الموثوق الذي يحافظ على فرز مهامك وترتيبها حسب الأولوية، مما يضمن لك معالجة المهام الأكثر إلحاحًا أولاً.

باستخدام المفكرة، ستكون دائمًا جاهزًا للاجتماعات، سواء كنت تنشئ قوائم مراجعة، أو تُضمّن الروابط الأساسية، أو تحوّل الأفكار إلى مهام قابلة للتنفيذ مع تواريخ استحقاق وأولويات.

✅كيف يساعدك مستندات ClickUp Docs و Notepad:

• إنشاء مصدر واحد للحقيقة مع مستندات ClickUp Docs، وتجنب سوء الفهم
• يضمن التحرير في الوقت الحقيقي أن تكون التحديثات فورية وتعاونية
• إشارات لإخطار زملاء الفريق وإشراكهم في الوقت المناسب
• قوائم تدقيق سريعة وروابط مضمنة مع ClickUp Notepad لتحديد أولويات المهام

بالنسبة للتواصل الداخلي، يستفيد Miya من نموذج ClickUp للاتصالات الداخلية -وثيقة شاملة لتعزيز الثقافة المؤسسية وإبقاء الموظفين على اطلاع دائم وإشراك الموظفين بشكل سلس.

مع الأدوات الأخرى، ستواجه ميا دائماً مشكلة واحدة، وهي أن تطبيقات المراسلة المستمرة يمكن أن تشعر بأنك تتعرض للوخز كل خمس دقائق، وهو أمر مشتت وغير منتج.

الدردشة بالنقر فوق الدردشة تضمن عدم ضياع أي محادثة على الإطلاق وتحويل المناقشات المهمة إلى مهام على الفور

بدلاً من ذلك انقر فوق الدردشة يحسن سير العمل مع المراسلة غير المتزامنة -يتم دمج جميع الرسائل في مساحة واحدة وربطها بمساحة العمل أو المشروع أو المهمة أو المستند ذي الصلة، بحيث يمكن لميا وفريقها مراجعة التحديثات عندما تكون جاهزة، وليس عند مقاطعتها.

✅إليك كيفية مساعدة ClickUp Chat:

• دردشات منظمة، لا تمرير محموم عبر مواضيع متعددة
• إشعارات مخصصة لاحترام وقت التركيز
• سياق مركزي - لا تنقل بين أدوات متعددة لجمع المعلومات التي تحتاجها
• إنشاء مهام مدعوم بالذكاء الاصطناعي يحول الرسائل إلى مهام بنقرة واحدة

ومع ذلك، تكون الرسائل النصية في بعض الأحيان غير كافية لشرح الموضوعات المعقدة، ويمكن أن تضيع النبرة في الترجمة. يستخدم Miya كليك أب كليب لمشاركة تسجيلات الشاشة، والتعليقات الصوتية، والإرشادات التفصيلية، مما يجعل التواصل أكثر وضوحًا وجاذبية.

بدلاً من تكرار المعلومات، يوفر ClickUp Clips طريقة بسيطة وسريعة لتوصيل المعرفة

✅ إليك كيفية مساعدة ClickUp Clips:

• تواصل واضح من خلال تسجيلات الشاشة والتعليقات الصوتية والإرشادات الإرشادية
• تحديثات سريعة وقابلة لإعادة الاستخدام تلغي الحاجة إلى تكرار المعلومات

_جعلت كليك أب المحاذاة غير المتزامنة أبسط بكثير وأكثر فعالية. من خلال بناء إطار عمل يمكن من خلاله تحديد الأهداف والنتائج وهيكلتها، تستطيع الفرق عن بُعد فهم التوقعات وتقديم تحديثات الحالة بسلاسة. العصف الذهني باستخدام اللوحات البيضاء سهل، وإعادة تنظيم الأولويات سهل، وإضافة الصور المرجعية، وما إلى ذلك، كل ذلك يتم بسلاسة كبيرة بازا جيلبرت ، مدير المنتجات في أكيو ويذر

مثل بازا، يحب ميا أيضاً كليك أب السبورات البيضاء . يستخدمها فريقها لتخطيط الاستراتيجيات وربط الأفكار بشكل مرئي.

متابعة المناقشات المهمة عن طريق تحويل النصوص والملاحظات إلى مهام باستخدام ClickUp Whiteboards

💡 نصيحة احترافية: باستخدام ClickUp Whiteboards، قم بتحويل الملاحظات والأشكال اللاصقة إلى مهام مع أصحاب المهام وتواريخ استحقاقها.

سواء كنت تخطط لسباقات السرعة أو تعالج اقتراح عميل، فإن اللوحة الافتراضية اللانهائية تحافظ على تنظيم الجلسة وقابليتها للتنفيذ. نظرًا لميزة التعاون في الوقت الفعلي، فهي رائعة بشكل خاص لجلسات العصف الذهني.

ولا يتوقف الأمر عند هذا الحد. مثل كل شيء آخر، يصبح التدقيق أسهل مع ClickUp.

إليك طريقة عمله: افتح المرفق في مهمة، وانقر على "إضافة تعليقات" في أعلى اليمين، وحدد المكان المحدد، واترك تعليقًا.

يمكنك حتى تعيينه إلى أحد أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من اتخاذ إجراء على الفور. من ملفات PNG إلى ملفات PDF، فهو يدعم أنواعًا مختلفة من الملفات، مما يسهل وضع علامة على التغييرات مباشرةً على الملف.

📮 انقر فوق البصيرة: 50% من المشاركين في الاستطلاع أفادوا أن يوم الجمعة هو أكثر أيامهم إنتاجية. قد تكون هذه ظاهرة فريدة من نوعها في العمل الحديث. تميل أيام الجمعة إلى عقد عدد أقل من الاجتماعات، وهذا، إلى جانب السياق المتراكم من أسبوع العمل، قد يعني عددًا أقل من التعطيلات ووقتًا أطول للعمل العميق والمركّز.

هل تريد الاحتفاظ بالإنتاجية على مستوى يوم الجمعة طوال الأسبوع؟ تبنَّ ممارسات التواصل غير المتزامن مع تطبيق ClickUp، تطبيق كل شيء للعمل! سجّل شاشتك باستخدام ClickUp Clips، أو احصل على تدوين فوري من خلال ClickUp Brain، أو اطلب من مدوِّن ملاحظات الذكاء الاصطناعي في ClickUp أن يتدخل ويلخص لك أبرز ما يدور في الاجتماع!

والجزء الأفضل؟ لا يوجد ClickUp في فراغ، فهو يتكامل مع التقويمات وأدوات مشاركة الملفات مثل Google Drive وتطبيقات الإنتاجية الأخرى.

مع أكثر من 1000 تكامل ل ClickUp تقوم ميا بمزامنة جداول ومستندات فريقها دون عناء، مما يضمن عمل كل أداة معًا لدعم التواصل غير المتزامن.

طرق التدريب والتعليم من أجل التنفيذ السلس

إن مجرد تسليم الأدوات الجديدة وتوقع أن يتقنها أعضاء فريقك ليس أمراً واقعياً. بدلاً من ذلك، قم بإعدادهم للنجاح من خلال هذه النصائح التدريبية:

• شارك الأدلة الإرشادية خطوة بخطوة أو مقاطع الفيديو أو الأسئلة الشائعة المصممة خصيصًا لعمليات فريقك لسهولة التعلم
• قدِّم جلسات تفاعلية لتعريف الفريق بأدوات مثل ClickUp Docs وWitboards وClickUp Docs وClips، وسجّلها للرجوع إليها في المستقبل
• قم بإقران الموظفين البارعين في التكنولوجيا مع الموظفين الذين يحتاجون إلى مساعدة إضافية لبناء المهارات والتعاون
• أنشئ دورات تأهيلية غير متزامنة باستخدام أدوات مثل ClickUp Docs التي تتضمن مقاطع فيديو واختبارات ومساحة للتعليقات

🔗 اقرأ أيضًا: كيف تختار إيقاع الاجتماعات المناسب لفريقك

التحديات التي تواجه الاجتماعات غير المتزامنة والتغلب عليها

بالنسبة للفرق الجديدة على العمل غير المتزامن، قد يبدو عدم وجود استجابات فورية والحاجة إلى توثيق ذاتي واضح بمثابة عقبة في طريقهم.

ومع ذلك، فباستخدام الاستراتيجيات والأدوات الصحيحة، يمكن التعامل مع هذه التحديات بشكل كامل.

ولإعطائك السبق، إليك بعض التحديات الأكثر شيوعًا في الاجتماعات غير المتزامنة وبعض الحلول السهلة لجعل عملك خاليًا من التوتر.

1. إدارة الوقت الشخصي

⚠️ التحدي: يعتمد العمل غير المتزامن اعتمادًا كبيرًا على إدارة الأفراد لوقتهم بشكل فعال، وهو ما قد يكون صعبًا بالنسبة لأولئك الذين يزدهرون على الجداول الزمنية المنظمة.

الحل: شجّع على حظر الوقت، وحدد مواعيد نهائية واضحة للتسليمات، وحدد ساعات ذروة الإنتاجية للمهام المختلفة. استخدم عرض تقويم ClickUp لتحديد أوقات التركيز، وتصور جدولك الزمني في لمحة، وإدارة المواعيد النهائية بشكل أفضل.

_ابقَ على اطلاع على التزاماتك، وخصص وقتًا للمهام، ونظم جدولك الزمني باستخدام طريقة عرض تقويم ClickUp

2. الحمل الزائد للإشعارات

⚠️ التحدي: بدون الاجتماعات المباشرة، قد يبدو حجم الرسائل والتحديثات مرهقًا.

✅ الحل: استخدم أدوات مخصصة مثل ClickUp Chat لدمج الرسائل، وكتم صوت الإشعارات أثناء العمل العميق، وتعيين إرشادات واضحة للتواصل. يمكنك تخصيص إشعاراتك بعمق في ClickUp Chat، وإسكات الإشعارات المتطفلة والمشتتة للانتباه للتركيز فقط على ما يهم.

تخصيص الإشعارات للتركيز على ما يهم مع ClickUp Chat

3. بناء الثقة بتفاعل مباشر أقل

⚠️ التحدي: يمكن أن يؤدي فقدان النبرة ولغة الجسد واللحظات العفوية إلى جعل بناء العلاقات أكثر صعوبة.

✅ الحل: ادمج الملاحظات الصوتية أو رسائل الفيديو أو طقوس اللمسة الخفيفة مثل مشاركة أبرز أحداث عطلة نهاية الأسبوع أو استخدام الرموز التعبيرية لتعزيز التواصل.

💡 نصيحة احترافية: تعد اجتماعات الفيديو رائعة لفرق العمل عن بُعد، لكنها تحتاج إلى تنظيم لتجنب إضاعة الوقت. إليك كيفية استخدام اتصالات الفيديو غير المتزامنة لتحسين العمل عن بُعد

4. صياغة الرسائل المستهلكة للوقت

⚠️ التحدي: قد تستغرق كتابة رسائل غير متزامنة واضحة وموجزة وغنية بالسياق وقتًا أطول من التفسيرات الشفهية السريعة.

✅ الحل: استخدم أدوات مثل ClickUp Clips لتسجيلات الشاشة، وأضف ارتباطات تشعبية للسياق، وقم بتنظيم التحديثات لتقليل المحادثات المتبادلة.

سجّل شاشتك مع المبالغات الصوتية وشارك المقاطع دون عناء في ClickUp لاستبدال الاجتماعات المتزامنة وشرح المفاهيم المعقدة بسهولة

5. الاعتماد على وثائق الخدمة الذاتية

⚠️ التحدي: تعتمد عمليات سير العمل غير المتزامنة على وثائق مفصلة يسهل الوصول إليها، والتي قد يستغرق إنشاؤها وقتاً طويلاً.

✅ الحل: استخدم أدوات مثل ClickUp Docs لإنشاء مركز معرفي مركزي، وتحديثه بانتظام، والتأكد من سهولة التنقل فيه.

🔗 اقرأ أيضًا: تسخير آداب الدردشة الجماعية في العمل لتحقيق التعاون الأمثل

## كيف يتزامن ClickUp بشكل مثالي مع اجتماعاتك غير المتزامنة

كان الهدف من استخدام ClickUp في البداية هو مراقبة مهام الجميع من وجهة نظر المدير، لكن الأمر تطور إلى شيء أكبر من ذلك بكثير. بدأ الجميع في وضع مهامهم مع جداول زمنية، وأصبحت أداة تعاون مذهلة - أكثر مما كنا نتوقع. لقد تحولنا من إدارة الموظفين إلى إدارة المهام ومراقبتها بسلاسة. أحمد أبو شريعة ، مهندس مشاريع، شركة بريميلاند للتطوير العقاري

هذا هو جمال ClickUp - فهو ينمو مع احتياجاتك، ويتزامن بشكل مثالي مع اجتماعاتك وسير عملك غير المتزامن.

عندما تبدأ في استخدام ClickUp، تبدأ في تبسيط يوم عملك ميزة واحدة في كل مرة. على سبيل المثال، تقوم مهام ClickUp بتعيين المسؤوليات مع الجداول الزمنية، وتبسط المستندات التعاون، وتدمج الدردشة المحادثات لسهولة الرجوع إليها. إنشاء حساب على ClickUp مجانًا ودع ClickUp يقوم بالأعمال الشاقة بينما تركز أنت على إنجاز المهام!