أفضل المطالبات لأتمتة سير العمل في ChatGPT

أتمتة سير العمل هي عملية استبدال الخطوات اليدوية المتكررة في العمليات التجارية بروتينات تعتمد على التكنولوجيا توفر الوقت وتعزز الإنتاجية.

📖 اقرأ أيضًا: كيف يعمل ChatGPT؟ احصل على أقصى استفادة من ChatGPT

على سبيل المثال، عند تقديم موجز إبداعي جديد، قم بإنشاء ملخص للمشروع يتضمن الأهداف والجمهور المستهدف والجدول الزمني في نقاط رئيسية.

💡 نصيحة احترافية: إليك حيلة ChatGPT لك. قم بربط المطالبات معًا بحيث يصبح ناتج إحداها مدخلًا للآخر، مما يخلق سير عمل متعدد الخطوات دون تدخل يدوي.

💡 نصيحة احترافية: اختبر المطالبات مع الحالات الاستثنائية لاكتشاف العيوب الخفية قبل نشر الأتمتة على نطاق واسع.

الموجه: اعمل كمستشار أتمتة. قم بتحليل سير العمل اليومي لفريق التسويق وحدد المهام المتكررة التي يمكن أتمتتها. اعرضها في جدول يتضمن المهام والوقت المستغرق وإمكانية الأتمتة والأدوات المقترحة.

الموجه: أنا [اذكر المشكلة التي تواجهها بالتفصيل مع سياق الخلفية]. قم بإنشاء قائمة تضم 5 حالات استخدام عملية للأتمتة لـ [الصناعة أو القسم، على سبيل المثال، "أقسام الموارد البشرية في الشركات المتوسطة الحجم"]. لكل حالة استخدام، قم بوصف سير العمل وفوائد الأتمتة واقترح الأدوات أو المنصات المناسبة. أريدك أن [اذكر كيف تريد النتيجة بالتفصيل مع أمثلة].

الموجه: قم بدور محلل النظم. أنشئ قائمة مرجعية لتقييم ما إذا كان هناك عملية جاهزة للأتمتة. قم بتضمين معايير مثل قابلية التكرار والقواعد وتنسيق البيانات ومعالجة الاستثناءات.

🎥 شاهد: كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي الذي يتكامل مع مساحة عملك

الموجه: قم بدور مستشار التكنولوجيا. أوصِ بأفضل منصة أتمتة للتعامل مع [المهمة]. قارن بين Zapier و Make و ClickUp Automations و APIs في جدول بالمزايا والعيوب مع التكاليف.

الموجه: أستخدم [الأداة أ] لإدارة علاقات العملاء و[الأداة ب] للتسويق عبر البريد الإلكتروني. صمم سير عمل آلي لمزامنة جهات الاتصال بين الاثنين. اذكر واجهات برمجة التطبيقات (API) والخطوات والاعتبارات الأمنية المطلوبة.

الموجه: قم بدور مهندس سير العمل. أنشئ خطة تكامل حيث يعمل كل من ClickUp و Slack و Google Drive معًا من أجل [العملية]. حدد المحفزات والإجراءات الدقيقة عبر الأدوات.

الموجه: قم بدور أخصائي الأتمتة. صمم سير عمل لأتمتة مهام مثل [أدخل المهمة]. قم بتضمين خطوات تفصيلية لإعداد الأتمتة باستخدام أدوات مثل [أدخل الأداة] ودمجها مع منصات مثل [أدخل المنصات، على سبيل المثال، Excel أو Google Sheets أو Trello].

📖 اقرأ أيضًا: كيفية استخدام ChatGPT لتحقيق الكفاءة في إدارة المشاريع

الموجه: اعمل كمحرك قواعد. قم ببناء منطق شرطي لأتمتة توجه المهام الجديدة بشكل مختلف حسب الأولوية والقسم. قدمه في شكل مخطط انسيابي IF → THEN.

الموجه: قم بدور مهندس العمليات. قم بإنشاء نموذج توثيق لسير العمل الآلي يتضمن الأقسام التالية: نظرة عامة، المشغل، الإجراء، الأدوات، معالجة الاستثناءات، والمالك.

🔍 هل تعلم؟ تم تقديم أنظمة تحصيل الرسوم الآلية، مثل E-ZPass، لأول مرة في أواخر الثمانينيات. قبل ذلك، كان على السائقين الانتظار في طوابير طويلة لدفع النقود، مما جعل أتمتة الطرق واحدة من أقدم التقنيات المريحة السائدة.

الموجه: قم بدور خبير أتمتة البيانات. قدم خطة تفصيلية لأتمتة جمع البيانات وتنظيمها وإنشاء التقارير لـ [أدخل الغرض، على سبيل المثال، تتبع المبيعات، مراقبة الأداء]. قم بتضمين إرشادات حول استخدام أدوات مثل Google Apps Script أو Power Query أو واجهات برمجة التطبيقات.

📮 ClickUp Insight: 62٪ من المشاركين في الاستطلاع يعتمدون على أدوات الذكاء الاصطناعي التخاطبية مثل ChatGPT و Claude. قد تكون واجهة روبوتات الدردشة المألوفة وقدراتها المتنوعة — لإنشاء المحتوى وتحليل البيانات وغير ذلك — هي السبب وراء شعبيتها الكبيرة في مختلف الأدوار والصناعات.

ومع ذلك، إذا كان على المستخدم التبديل إلى علامة تبويب أخرى لطرح سؤال على الذكاء الاصطناعي في كل مرة، فإن تكاليف التبديل المرتبطة بذلك وتكاليف تبديل السياق تتراكم بمرور الوقت.

ولكن ليس مع ClickUp Brain. فهو موجود في مساحة العمل الخاصة بك، ويعرف ما تعمل عليه، ويمكنه فهم المطالبات النصية البسيطة، ويقدم لك إجابات وثيقة الصلة بمهامك! استمتع بتحسين الإنتاجية بمقدار الضعف مع ClickUp!

الموجه: قم بدور محلل الأعمال. قم بإنشاء سير عمل آلي يقوم بتحديث لوحة المعلومات في [أداة، على سبيل المثال، Google Data Studio، Power BI، ClickUp Dashboards ] ببيانات في الوقت الفعلي من [المصادر]. حدد المحفزات وتحويلات البيانات وتكرار التحديث.

الموجه: صمم سير عمل آليًا يتحقق من صحة البيانات الواردة قبل الإبلاغ عنها. قم بتضمين خطوات للكشف عن التكرارات والتحقق من التنسيق وإرسال إشعارات عند اكتشاف مشكلات.

الموجه: أنشئ سير عمل حيث تقوم استفسارات العملاء الجدد تلقائيًا بإنشاء مهمة في ClickUp، وصياغة رد في Gmail عبر ChatGPT، وإرساله للموافقة عليه إلى مدير في Slack.

⚙️ مكافأة: يعمل نموذج أتمتة البريد الإلكتروني ClickUp على أتمتة سير عمل البريد الإلكتروني الخاص بك عن طريق تشغيل رسائل البريد الإلكتروني بناءً على حالة المهمة أو تواريخ الاستحقاق أو إجراءات العملاء. يمكنك إعداد التسلسلات والتذكيرات والمتابعات بحيث يتم تشغيل الحملات تلقائيًا، مما يقلل من العمل اليدوي مع الحفاظ على كل رسالة في موعدها المحدد وعلى الهدف.

موجه: صمم أتمتة تنشر ملخصًا لجميع مهام ClickUp التي تم نقلها إلى "مكتملة" في الساعة 5 مساءً يوميًا. قم بتضمين اسم المهمة والمسؤول عنها والوقت المستغرق لإنجازها.

الموجه: صمم أتمتة تنشر التحديثات من [الأداة أ، على سبيل المثال، ClickUp] إلى [الأداة ب، على سبيل المثال، Slack] في ملخص يومي منظم. قم بتضمين حقول مثل حالة المهمة والمسؤول عنها وتاريخ الاستحقاق.

🚀 ميزة ClickUp: ليس لديك دائمًا الوقت الكافي لكتابة الموجهات. يدعم ClickUp Brain MAX ميزة "Talk to text" ( التحدث إلى النص)، بحيث يمكنك إملاء الموجهات أو الأفكار أثناء التنقل بين الاجتماعات.

على سبيل المثال، يمكن لمدير المشروع تقديم طلب سريع مثل "لخص اجتماع الهندسة الذي عقد أمس وسلط الضوء على العوائق"، وسيقوم Brain MAX بإنتاج ملخص مكتوب مرتبط بقائمة المهام الصحيحة.

الموجه: اكتب برنامج Python لتنزيل المرفقات تلقائيًا من Gmail وحفظها في Google Drive. أضف تعليقات للنشر.

الموجه: قم بإنشاء برنامج نصي webhook يتم تشغيله عند حدوث [أدخل الحدث، على سبيل المثال، إرسال نموذج جديد] في [الأداة]. يجب أن يستدعي البرنامج النصي ChatGPT لتلخيص الحدث ونشره في [الأداة المستهدفة]. قم بتضمين تعليمات النشر.

الموجه: تصرف كخبير في واجهة برمجة التطبيقات (API). اكتب استدعاءات واجهة برمجة التطبيقات (API) المطلوبة لمزامنة [نوع البيانات] بين [الأداة أ] و[الأداة ب]. قدم خطوات المصادقة وأمثلة على نقاط النهاية واستراتيجيات معالجة الأخطاء.

🚀 ميزة ClickUp: عندما تجمع ردود الاستبيانات من خلال نماذج ClickUp، تصبح كل إجابة مهمة في مساحة العمل الخاصة بك. وهذا يعني أن البيانات منظمة بالفعل وجاهزة للاستكشاف.

يمكنك بعد ذلك أن تطلب من ClickUp Brain مراجعة الردود، وتسليط الضوء على الموضوعات المتكررة، وتحديد الاقتباسات الرئيسية. على سبيل المثال، إذا ذكر العديد من العملاء صعوبة أثناء عملية التسجيل، يمكن للذكاء الاصطناعي تحديد هذا الاتجاه ومساعدتك في تعيين مهمة متابعة لفريق التسجيل على الفور.

قم بتجميع التعليقات باستخدام ClickUp Brain

الموجه: أنا [اذكر المشكلة التي تواجهها بالتفصيل مع سياق الخلفية]. ساعدني في تقدير عائد الاستثمار (ROI) لأتمتة [صف العملية، على سبيل المثال، "إدخال بيانات الفواتير"]. اذكر العوامل التي يجب مراعاتها، وقدم نموذجًا لحساب العائد، وشرح كيفية تفسير النتائج. أريدك أن [اذكر كيف تريد النتيجة بالتفصيل مع أمثلة].

الموجه: قم ببناء نموذج توقعات لتوفير الوقت من أجل أتمتة تأهيل العملاء المحتملين. شارك النتائج في مخطط توقعات لمدة 12 شهرًا.

موجه: قم بإنشاء ثلاثة سيناريوهات (متحفظة وواقعية وجريئة) توضح تأثير أتمتة مهام استقبال العملاء الجدد على إنتاجية الفريق.

موجه: أواجه [خطأ] في سير عمل Zapier الخاص بي. قم بتحليل الأسباب المحتملة، وقم بإدراج خطوات التشخيص، واقترح الحلول في شكل قائمة مرجعية.

🧠 حقيقة ممتعة: تم إنشاء أول برنامج للرد التلقائي على البريد الإلكتروني في عام 1971 لـ ARPANET، وهو الإنترنت في بداياته. كان يرسل إشعارات بسيطة بـ "الغياب عن المكتب" لشرح التأخير في الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

الموجه: قم بدور مهندس الموثوقية. اقترح استراتيجيات للتحويل التلقائي في حالة فشل إحدى خطوات الأتمتة (على سبيل المثال، انتهاء مهلة API). قم بإخراج النتائج في شكل شجرة قرار.

موجه: أنا [اذكر إعداد الأتمتة الحالي]. اقترح خارطة طريق لتوسيع نطاق سير العمل هذا عبر عدة أقسام. قم بتضمين تخطيط التبعية وتوحيد الأدوات واعتبارات الحوكمة.

الموجه: أنا [اذكر سياق فريق الموارد البشرية]. اقترح خمسة سير عمل آلي للموارد البشرية يغطي التوظيف والتأهيل والرواتب والامتثال. قدم تفاصيل عن الأدوات والخطوات اللازمة للتنفيذ.

📖 اقرأ أيضًا: كيفية استخدام ChatGPT-4o في العمل

الموجه: قم بدور مستشار أتمتة التسويق. صمم خمسة سير عمل آلي للموجزات الإبداعية والموافقات على الأصول وتقارير الحملات والتحديثات الخاصة بأصحاب المصلحة. قم بإخراجها كمكتبة حالات استخدام.

🚀 ميزة ClickUp: غالبًا ما تقضي فرق الدعم ساعات في الرد على الأسئلة نفسها، مثل إعادة تعيين كلمات المرور أو استفسارات الفوترة. يستخرج وكيل الطيار الآلي المُعد مسبقًا من ClickUp الخطوات الدقيقة من مستندات المساعدة الخاصة بك ويقوم بالرد مباشرة على العميل.

على سبيل المثال، عندما يطلب العديد من العملاء تحديثات لتفاصيل الدفع الخاصة بهم، يقدم الوكيل التعليمات على الفور، مما يسمح لفريقك بالتركيز على معالجة المشكلات التي تتطلب لمسة شخصية.

📖 اقرأ أيضًا: ChatGPT مقابل ClickUp: أي أداة ذكاء اصطناعي توليدية هي الأفضل؟

🔍 هل تعلم؟ ابتكر الإغريق القدماء بعضًا من أقدم الأجهزة الآلية. صمم بطل الإسكندرية آلة تعمل بالبخار في القرن الأول الميلادي، والتي غالبًا ما تُعتبر أول مثال مسجل لجهاز قابل للبرمجة.

⚙️ مكافأة: استلهم من أمثلة سير العمل هذه لمنح فريقك الحرية اللازمة لإنجاز المشاريع الكبيرة.

🧠 حقيقة ممتعة: أطلق على أول روبوت صناعي اسم Unimate، وبدأ العمل في مصنع جنرال موتورز في عام 1961. ما كانت مهمته؟ نقل قطع معدنية ساخنة مصبوبة بالقالب. كان الناس خائفين منه في البداية لدرجة أنهم أجبروا الشركة على وضعه خلف قفص أمان.

على سبيل المثال، عند وصول رد جديد على نموذج Google Form، يمكنك تشغيل ChatGPT لكتابة مسودة بريد إلكتروني، ثم حفظها كمسودة في Gmail.

📖 اقرأ أيضًا: إدارة سير العمل: الأدوات والفوائد وأفضل الممارسات

📌 مثال: لنفترض أن أحد المدونين يضيف أفكارًا إلى جدول Google Sheet.

يقوم Zap بمراقبة الصفوف الجديدة، ومن خلال Zapier، يقوم بتشغيل ChatGPT لتحسين المفهوم وتحويله إلى مخطط مدونة. ثم يقوم بإنشاء مهمة ClickUp مع حقول مخططة مثل العنوان والكاتب وتاريخ الاستحقاق. بهذه الطريقة، تنتقل مباشرة من أفكار العصف الذهني إلى العمل المُدار والمُخصص.

على سبيل المثال، عندما ينسخ فريق المنتج خطة طرح ميزة من ChatGPT إلى مهمة ClickUp، يمكن لـ Automations على الفور تعيين مهندسين وإنشاء مهام اختبار وإخطار قسم ضمان الجودة بمجرد اكتمال مراحل التطوير.

📣 صوت العميل: تشارك جودي ساليس من United Way Suncoast:

لا أستطيع أن أقول ما يكفي من الأشياء الجيدة عنه. بين الأتمتة والقوالب وجميع أنواع التتبع والعروض المختلفة، لا توجد طريقة لفشل ClickUp.

على سبيل المثال، حوّل ملاحظات الاجتماعات الفوضوية إلى ملخصات مهام قابلة للتنفيذ، وقم بتوجيه النماذج المرسلة تلقائيًا إلى المالك الصحيح، أو حتى قم بربط عدة إجراءات معًا، مثل إنشاء ملخص موجز إبداعي وإرساله مباشرة إلى Slack والبريد الإلكتروني للموافقة عليه.

🎥 شاهد: كيفية إعداد أول وكيل ذكاء اصطناعي لك؟

⚙️ مكافأة: يمكنك أيضًا تجربة نماذج ClickUp's ChatGPT Prompts for Content Marketing and Creation Template. يتم تخزينها مباشرة في ClickUp Docs، وهي مليئة بالمطالبات الجاهزة للاستخدام لإنشاء المدونات أو المنشورات الاجتماعية أو نصوص الإعلانات.

لنفترض أن مدير التسويق يقوم بإعداد تقرير أداء شهري. يمكنه أن يسأل مدير مهام الذكاء الاصطناعي عن الحملات التي حققت أعلى معدل تفاعل في الشهر الماضي، ويحصل على ملخص مرتبط بالمهام وموجزات الحملات والأصول الإبداعية.

على سبيل المثال، يمكن لمدير الموارد البشرية الذي يستعد لإجراء المراجعات السنوية أن يطلب من Brain MAX تحليل ملاحظات أداء الموظفين والمهام المنجزة وتعليقات الزملاء.

ينتج النظام تقريرًا مفصلاً يسلط الضوء على نقاط القوة لكل عضو في الفريق، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، والإنجازات البارزة. من خلال تجميع هذه المعلومات، يمكن لمدير الموارد البشرية إجراء المراجعات بشكل أكثر كفاءة وتقديم ملاحظات مفيدة مدعومة بالبيانات.

🎥 شاهد: استفد من الإمكانات اللامحدودة لـ Brain MAX

على سبيل المثال، يمكن لفريق دعم العملاء إنشاء مستند مليء بالمطالبات القابلة لإعادة الاستخدام لصياغة ردود التذاكر وتلخيص ملاحظات العملاء وتصعيد المشكلات.

عندما يواجه الموظفون يومًا حافلًا بالعمل، يفتحون المستند، ويختارون موجهًا تم اختباره، ويقدمون ردودًا دقيقة تتوافق مع معايير الفريق. بمرور الوقت، يتطور المستند إلى قاعدة معرفية يمكن للموظفين الجدد استخدامها من اليوم الأول، مما يقلل بشكل كبير من وقت التدريب.