Những lỗ hổng trong cấu trúc vận hành của công ty thường không bộc lộ cho đến khi công ty đã có 35 nhân viên và mọi quyết định liên quan đến nhiều nhóm đều cần phải gửi lời mời họp qua lịch.
Báo cáo Chỉ mục Xu hướng Công việc của Microsoft cho biết 48% nhân viên cảm thấy công việc của họ hỗn loạn và rời rạc — và vấn đề này càng trở nên trầm trọng hơn khi số lượng nhân viên tăng lên mà không có cấu trúc rõ ràng.
Hướng dẫn này phân tích chi tiết cấu trúc vận hành cho các nhóm từ 20 đến 50 nhân viên. Tài liệu này đề cập đến các mô hình tổ chức phù hợp với các loại hình kinh doanh khác nhau và cách cài đặt tỷ lệ quản lý trên nhân viên để tránh làm nhân viên kiệt sức. Ngoài ra, hướng dẫn cũng giải thích cách duy trì sự linh hoạt của toàn bộ hệ thống khi số lượng nhân viên tăng lên.
Cấu trúc hoạt động là gì?
Cấu trúc vận hành là hệ thống xác định ai chịu trách nhiệm về điều gì, ai báo cáo cho ai, và công việc được chuyển giao như thế nào giữa các cá nhân và nhóm. Đây là bộ quy tắc linh hoạt quy định cách công ty đưa ra quyết định, chia sẻ thông tin và đảm bảo trách nhiệm của từng cá nhân.
Điều này không giống với biểu đồ tổ chức. Biểu đồ tổ chức là một bức tranh tổng quan — một hình ảnh trực quan về hệ thống phân cấp của công ty tại một thời điểm nhất định. Cấu trúc hoạt động là hệ thống sống động đằng sau nó: cách thức ra quyết định, luồng thông tin và cách thức thực thi trách nhiệm. Cấu trúc này quyết định những gì thực sự xảy ra khi hai bộ phận không đồng ý với nhau, một công việc cần được chuyển giao hoặc một thành viên mới gia nhập nhóm.
Ở quy mô từ 20 đến 50 nhân viên, cấu trúc này thường không tồn tại dưới bất kỳ biểu mẫu tài liệu nào. Nó chỉ tồn tại trong đầu người sáng lập hoặc được truyền đạt dưới dạng kiến thức ngầm trong quá trình đào tạo nhân viên mới.
Khoảng trống đó chính là nguyên nhân gốc rễ của hầu hết các khó khăn trong quá trình mở rộng kích thước ở kích thước công ty này. 👀
📚 Xem thêm: Cấu trúc nhóm phù hợp cho công ty của bạn là gì?
Tại sao quy mô từ 20 đến 50 nhân viên lại là điểm ngoặt quan trọng đối với cấu trúc công ty?
Khi quy mô công ty đạt khoảng 20 người, người sáng lập không thể tham gia vào mọi quyết định nữa. Khi đạt 30 người, việc “chỉ cần hỏi Sarah” sẽ không còn là hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả. Khi công ty sắp đạt 50 người, bạn cần có một tầng quản lý trung gian, và việc chuyển giao công việc giữa các bộ phận trở thành sự kiện hàng ngày.
Đây là những vấn đề thường gặp:
- Chi phí giao tiếp: Mối quan hệ giữa các thành viên tăng theo cấp số nhân khi số lượng nhân viên tăng lên—một nhóm 10 người có 45 đường giao tiếp, trong khi một nhóm 50 người có 1.225 đường giao tiếp
- Nút thắt cổ chai do người sáng lập: Một hoặc hai nhà lãnh đạo không thể xem xét mọi quyết định mà không trở thành khâu chậm nhất trong chuỗi
- Sự mơ hồ về vai trò: Khi có 15 nhân viên, mọi người thường phải đảm nhận nhiều vai trò, nhưng khi lên đến 40 nhân viên, sự chồng chéo về trách nhiệm sẽ dẫn đến việc bỏ sót công việc
- Ngưỡng tuân thủ: Một số quy định và yêu cầu báo cáo — như Đạo luật FMLA, áp dụng khi doanh nghiệp có 50 nhân viên — sẽ có hiệu lực khi doanh nghiệp tiến gần hoặc vượt qua ngưỡng đó
- Sự lệch lạc về văn hóa: Nếu không có cấu trúc được ghi chép rõ ràng, nhân viên mới sẽ tiếp thu những kỳ vọng không nhất quán từ các nhà quản lý khác nhau
Một cấu trúc vận hành tốt ở giai đoạn này nên giúp loại bỏ những rào cản, chứ không phải tạo thêm thủ tục rườm rà.
👉🏽 Cẩm nang AI cho Doanh nghiệp Nhỏ của chúng tôi hướng dẫn chi tiết cách sử dụng AI để giảm bớt sự phức tạp trong cấu trúc tổ chức của bạn.
Các mô hình cấu trúc tổ chức phù hợp nhất cho các công ty có từ 20 đến 50 nhân viên
Không có một cấu trúc tổ chức “đúng” duy nhất ở giai đoạn này. Lựa chọn của bạn phụ thuộc vào cách công việc diễn ra và mục tiêu tối ưu hóa của bạn là gì. Trước khi đi vào chi tiết từng loại, đây là một cái nhìn tổng quan nhanh:
| Loại cấu trúc | Phù hợp nhất cho | Tốc độ ra quyết định | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Hàm | Các nhóm chuyên môn | Medium | Các bộ phận hoạt động độc lập |
| Cấu trúc phẳng | Các nhóm nhỏ, cấp cao | Cao | Sự mơ hồ trong quyết định |
| Ma trận | Công việc liên chức năng | Medium | Sự nhầm lẫn về vai trò |
| Kết hợp/Theo bộ phận | Thiết lập đa sản phẩm | Trung bình - Cao | Chi phí quản lý điều phối |
Cấu trúc tổ chức theo chức năng
Cấu trúc tổ chức theo chức năng chia các nhóm theo chuyên môn, chẳng hạn như kỹ thuật, tiếp thị, bán hàng, vận hành và tài chính. Mỗi bộ phận có một trưởng bộ phận báo cáo trực tiếp cho người sáng lập hoặc CEO. Đây là mô hình mặc định ở kích thước này vì nó phản ánh cách các công ty tự nhiên hình thành các nhóm chuyên môn khi tuyển dụng nhân sự chuyên môn.
Khi nào hiệu quả nhất:
- Chuyên môn hóa rõ ràng: Mỗi nhóm chuyên sâu về chuyên môn trong lĩnh vực của mình
- Quy trình báo cáo đơn giản: Mọi người đều biết rõ người quản lý và bộ phận của mình
- Tuyển dụng dễ dàng hơn: Mô tả công việc là bản đồ rõ ràng cho từng bộ phận
Hạn chế chính là sự phân mảnh theo chức năng. Khi một vấn đề của khách hàng yêu cầu sự phối hợp giữa các bộ phận Marketing, Sản phẩm và Hỗ trợ, không ai chịu trách nhiệm chính cho quy trình làm việc liên chức năng này.
Cấu trúc tổ chức phẳng
Cấu trúc phẳng mặc định có nghĩa là số tầng quản lý tối thiểu, phạm vi quản lý rộng (số lượng nhân viên báo cáo trực tiếp cho một quản lý) và mức độ tự chủ cá nhân cao. Nhiều startup bắt đầu với cấu trúc phẳng một cách mặc định—chứ không phải do thiết kế.
Khi nào hiệu quả nhất trong công việc:
- Nhóm cấp cao, tin tưởng lẫn nhau: Hầu hết nhân viên đều có kinh nghiệm và tự chủ
- Các chu kỳ lặp lại nhanh: Chi phí của việc chờ đợi phê duyệt lớn hơn rủi ro của một quyết định sai lầm
- Công việc sáng tạo hoặc đòi hỏi nhiều nghiên cứu và phát triển: Cấu trúc phân cấp cứng nhắc sẽ kìm hãm hiệu quả công việc mà bạn cần
Cấu trúc phẳng sẽ trở nên căng thẳng khi số lượng nhân viên vượt quá khoảng 30 người. Nếu không có quyền sở hữu rõ ràng, các quyết định sẽ bị đình trệ vì mọi người đều có ý kiến nhưng không ai có quyền quyết định cuối cùng — tình trạng bế tắc do phải đạt được sự đồng thuận.
Cấu trúc tổ chức ma trận
Trong cấu trúc ma trận, nhân viên báo cáo cho cả quản lý chức năng và quản lý dự án hoặc sản phẩm. Cấu trúc ma trận đầy đủ hiếm khi được áp dụng ở quy mô 20 đến 50 nhân viên, nhưng phiên bản nhẹ nhàng hơn lại phổ biến hơn bạn tưởng. Bất cứ khi nào một thành viên trong nhóm tiếp thị được “đưa vào” một nhóm sản phẩm, đó chính là mô hình gần giống ma trận.
Khi nào hiệu quả nhất:
- Các doanh nghiệp kinh doanh nhiều dự án: Các công ty quảng cáo, công ty tư vấn hoặc công ty sản phẩm đang triển khai nhiều dự án cùng lúc
- Thực hiện công việc liên chức năng: Khi công việc đòi hỏi sự phối hợp hàng ngày giữa các bộ phận
Rủi ro là sự nhầm lẫn. Nếu không có định nghĩa rõ ràng về vai trò, việc báo cáo kép sẽ gây ra mâu thuẫn về ưu tiên và quyền sở hữu.
Cấu trúc tổ chức theo bộ phận và cấu trúc tổ chức kết hợp
Cấu trúc theo bộ phận tổ chức các nhóm theo dòng sản phẩm, phân khúc khách hàng hoặc khu vực địa lý thay vì theo chức năng.
Cấu trúc phân chia theo bộ phận thuần túy ít phổ biến ở các công ty có từ 20 đến 50 nhân viên vì không thể trùng lặp chức năng giữa các bộ phận. Tuy nhiên, mô hình kết hợp đang ngày càng được ưa chuộng—chẳng hạn như một đội ngũ vận hành chung hỗ trợ hai nhóm tập trung vào sản phẩm.
Khi nào hiệu quả nhất trong công việc:
- Các công ty đa sản phẩm: Các sản phẩm khác nhau cần có các chiến lược tiếp cận thị trường riêng biệt
- Phân phối địa lý: Các nhóm khu vực cần có quyền tự chủ địa phương để hành động nhanh chóng
Rủi ro chính là sự trùng lặp nguồn lực. Với kích thước này, bạn không thể duy trì nhiều nhóm full-stack, do đó các mô hình kết hợp sẽ gây ra sự phức tạp trong việc phối hợp.
📚 Xem thêm: Việc cần làm để lập kế hoạch tổ chức hiệu quả
Cách xây dựng cấu trúc vận hành cho các công ty có từ 20 đến 50 nhân viên
Xây dựng cấu trúc vận hành không phải là một dự án thực hiện một lần. Đó là một quá trình liên tục. Trình tự rất quan trọng: trước tiên hãy xác định cấu trúc, sau đó điều chỉnh việc tuyển dụng, ra quyết định và quy trình làm việc sao cho phù hợp với cấu trúc đó. ✨
Xác định rõ các vai trò và đường dây báo cáo trước khi tăng số lượng nhân viên
Sai lầm phổ biến nhất ở giai đoạn này là tuyển dụng cho một vai trò trước khi xác định vai trò đó nằm ở đâu trong cơ cấu tổ chức. Việc xác định các đường dây báo cáo trước tiên buộc bạn phải trả lời những câu hỏi khó—người mới tuyển dụng này sẽ báo cáo trực tiếp cho Phó Chủ tịch Sản phẩm hay Trưởng bộ phận Kỹ thuật?
Hãy thử cách này: vẽ biểu đồ tổ chức mà bạn cần khi có 50 nhân viên, sau đó làm ngược lại từ đó về hiện tại. Xác định những khoảng trống. Điều đó sẽ trở thành cả kế hoạch tuyển dụng lẫn cấu trúc tổ chức của bạn.
Tạo biểu đồ tổ chức trong vài phút với Mẫu Biểu đồ Tổ chức của ClickUp. Mẫu bảng trắng này có thể chỉnh sửa và chia sẻ!
Cài đặt tỷ lệ quản lý trên nhân viên phù hợp
Phạm vi trung bình phù hợp với hầu hết các nhóm ở kích thước này là từ 5 đến 8 nhân viên trực thuộc mỗi quản lý. Nếu ít hơn mức đó, nhóm của bạn có thể sẽ bị "nặng đầu". Nếu nhiều hơn mức đó, các quản lý sẽ không thể đưa ra phản hồi có ý nghĩa hoặc loại bỏ các rào cản kịp thời.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến tỷ lệ phù hợp:
- Độ phức tạp của công việc: Công việc trí óc tự chủ có thể chịu được phạm vi quản lý rộng hơn, trong khi các nhóm vận hành hoặc cấp dưới cần phạm vi hẹp hơn
- Kinh nghiệm của người quản lý: Một người quản lý lần đầu tiên phải quản lý chín nhân viên trực thuộc là công thức dẫn đến kiệt sức
- Phân phối địa lý: Các nhóm làm việc từ xa thường cần phạm vi quản lý hẹp hơn một chút vì các cuộc trao đổi không chính thức không diễn ra một cách tự nhiên
Nếu công ty của bạn sắp đạt 50 nhân viên mà các quản lý chỉ có 2–3 nhân viên trực thuộc, thì có thể cơ cấu tổ chức của bạn đang quá nặng về cấp trên.
Xác định cách thức ra quyết định liên chức năng
Công việc liên tục vượt qua ranh giới giữa các nhóm. Một tính năng mới đòi hỏi sự phối hợp giữa thiết kế, kỹ thuật và tiếp thị. Một trường hợp khiếu nại từ khách hàng ảnh hưởng đến bộ phận bán hàng, hỗ trợ và sản phẩm. Nếu không có khung làm việc được ghi chép rõ ràng, những tình huống này sẽ mặc định chi phối bởi ai nói to nhất.
Mẫu tài liệu Khung Quyết định của ClickUp được thiết kế để giúp bạn nhanh chóng và chính xác đánh giá các ưu và nhược điểm của bất kỳ quyết định nào, sau đó ghi chép và lưu trữ lại.
Mỗi quy trình làm việc định kỳ cần xác định:
- Ai là người quyết định: Một người có quyền quyết định cuối cùng
- Ai được tham khảo ý kiến: Những người đóng góp cần đưa ra ý kiến trước khi đưa ra quyết định
- Ai được thông báo: Các bên liên quan cần được hiển thị thông tin nhưng không có quyền phủ quyết
Khi mọi người đều biết ai là người ra quyết định, các cuộc họp sẽ ngắn gọn hơn và các chủ đề không đồng bộ sẽ ít ồn ào hơn.
📮ClickUp Insight: 1 trong 3 nhân viên (33%) cho biết quyền sở hữu quyết định trong dự án của họ không rõ ràng hoặc luôn thay đổi. Khi trách nhiệm là một mục tiêu luôn thay đổi, tiến độ có thể dễ dàng bị lạc hướng trong sự hỗn loạn. 🌀
ClickUp thay đổi điều đó. Với tính năng Người được giao nhiệm vụ trong Công việc và Bảng điều khiển, quyền sở hữu trở nên rõ ràng không thể nhầm lẫn. Bạn luôn biết ai là người chịu trách nhiệm, điều gì đang cản trở tiến độ và bước tiếp theo là gì.
Đánh giá lại cấu trúc theo định kỳ
Một thiết lập hoạt động hiệu quả với 25 nhân viên sẽ bắt đầu bộc lộ những điểm yếu khi số lượng nhân viên lên đến 40. Hãy rà soát cấu trúc hoạt động hàng quý trong giai đoạn tăng trưởng nhanh và ít nhất hai lần một năm trong giai đoạn ổn định.
Mỗi lần đánh giá nên đặt câu hỏi:
- Quyết định đang bị tắc nghẽn ở đâu? Nếu cùng một người đang gây khối cho năm quy trình làm việc, cần điều chỉnh các đường dây báo cáo
- Công việc đang bị bỏ sót ở đâu? Việc chuyển giao công việc bị bỏ sót thường cho thấy quyền sở hữu không rõ ràng tại các điểm giao nhau
- Các nhà quản lý có hiệu quả trong phạm vi quản lý hiện tại không? Nếu nhóm của một nhà quản lý tăng gấp đôi trong vòng sáu tháng, hãy kiểm tra xem họ có còn sức chứa để lãnh đạo hiệu quả hay không
Các công ty phát triển suôn sẻ coi cấu trúc như một hệ thống linh hoạt, không phải là một quyết định một lần duy nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Super Agent để phát hiện các lỗ hổng trong cấu trúc trước khi chúng làm chậm tiến độ của bạn.
Các Super Agents trong ClickUp có thể liên tục quét các quy trình làm việc của bạn để phát hiện các điểm tắc nghẽn, quyền sở hữu không rõ ràng và các nhà quản lý quá tải. Thay vì phải chờ đến các cuộc đánh giá hàng quý, bạn sẽ nhận được các tín hiệu thời gian thực về những nơi cần cải thiện cấu trúc — để bạn có thể giải quyết các vấn đề khi chúng còn nhỏ.
🎥 Xem cách các trợ lý AI có thể loại bỏ những trở ngại trong hoạt động để nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc sáng tạo, chiến lược và mang lại tác động lớn.
Cách ClickUp hỗ trợ cấu trúc hoạt động của bạn khi mở rộng quy mô
Tất cả những gì chúng ta đã đề cập ở trên đều là chiến lược. Nhưng chiến lược sẽ nhanh chóng sụp đổ nếu việc triển khai bị phân tán trên nhiều công cụ.
Khi thông tin của nhóm bị phân tán khắp email, bảng tính, ứng dụng trò chuyện và các giải pháp riêng lẻ, cấu trúc mà bạn đã thiết kế trên giấy sẽ sụp đổ trong công việc hàng ngày. Sự phân mảnh này khiến không ai có thể xác định được ai chịu trách nhiệm về điều gì, tiến độ công việc nào hay công việc nào đang bị tắc nghẽn.
ClickUp là một không gian làm việc AI tích hợp, kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp trên cùng một nền tảng — giúp cấu trúc vận hành của bạn thực sự hiệu quả trong thực tế. Đối với các công ty đang xây dựng cấu trúc vận hành với quy mô từ 20 đến 50 nhân viên, ClickUp loại bỏ tình trạng thông tin phân tán khiến mọi thứ trở nên rối rắm và khó nắm bắt.
Hình dung biểu đồ tổ chức và quy trình làm việc của nhóm trong một không gian làm việc duy nhất
Mỗi thành viên trong nhóm nên có thể trả lời câu hỏi “Ai chịu trách nhiệm về việc này?” mà không cần phải hỏi.
Bảng trắng ClickUp và Xem dạng danh sách cho phép bạn vẽ sơ đồ tổ chức, đường báo cáo và cấu trúc nhóm một cách trực quan, ngay tại nơi công việc thực sự diễn ra.
Không giống như một biểu đồ tĩnh bị chôn vùi trong một thư mục Google Drive, đây là những tài liệu sống động. Khi một vai trò thay đổi hoặc một nhóm được tái cấu trúc, biểu đồ tổ chức sẽ được cập nhật ngay trong không gian làm việc mà mọi người mở ra mỗi sáng.
Thiết lập một cấu trúc có khả năng mở rộng bằng cách sử dụng Hệ thống phân cấp ClickUp với Spaces và thư mục. Spaces cho phép bạn tổ chức các quy trình làm việc hoặc loại công việc theo bộ phận, nhóm hoặc dự án, mỗi Spaces có cài đặt, trạng thái và quyền bảo mật riêng.
Tổ chức các quy trình làm việc phức tạp bằng cách sử dụng nhiều Danh sách công việc bên trong Thư mục ClickUp, nằm trong các Không gian. Bộ phận kỹ thuật có Không gian riêng; các dự án liên chức năng được quản lý trong các Thư mục chia sẻ.
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị phân bổ khối lượng công việc, quyền sở hữu công việc và tiến độ của nhóm theo thời gian thực, mà không cần phải tổ chức bất kỳ cuộc họp cập nhật trạng thái nào.
Bạn có thể nhanh chóng nhận ra bộ phận nào đang quá tải, công việc đang bị đình trệ ở đâu và liệu quyền sở hữu có rõ ràng hay không. Việc rà soát cấu trúc định kỳ hàng quý mà chúng tôi đã đề cập trước đó? Các bảng điều khiển giúp việc này chỉ mất 5 phút thay vì phải mất 2 giờ để thu thập dữ liệu.
Tự động hóa quy trình bàn giao và nhịp độ hoạt động giữa các bộ phận
Phần khó nhất của cấu trúc vận hành không phải là vạch ra các ranh giới, mà là đảm bảo công việc thực sự được chuyển giao suôn sẻ mà không cần phải theo dõi thủ công. Với quy mô từ 25 đến 50 nhân viên, bạn đã có đủ các nhóm để việc bỏ lỡ một lần chuyển giao giữa bộ phận thiết kế và kỹ thuật, hoặc giữa bộ phận bán hàng và bộ phận đào tạo nhân viên mới, có thể khiến bạn mất hàng ngày trời. Và những ngày đó sẽ chồng chất lên nhau.
Loại bỏ công việc bàn giao lặp đi lặp lại với ClickUp tự động hóa. Mỗi tự động hóa bao gồm ba thành phần:
- Yếu tố kích hoạt (các sự kiện khởi đầu quá trình)
- Điều kiện (các tiêu chí phải được đáp ứng)
- Các bước tiếp theo
Ví dụ: khi một công việc chuyển từ "Hoàn thành thiết kế" sang "Sẵn sàng cho phát triển", người được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn sẽ được cập nhật tự động thông qua quy trình tự động hóa đã được thiết lập sẵn. Khi khách hàng ký hợp đồng trong quy trình bán hàng của bạn, một công việc onboarding có thể được khởi tạo trong không gian Hỗ trợ khách hàng với người phụ trách phù hợp đã được chỉ định sẵn.
Không ai phải nhớ thông báo cho nhóm tiếp theo. Không ai phải sao chép và dán chi tiết vào công việc mới.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể xây dựng các quy trình tự động hóa này mà không cần viết một dòng mã nào bằng cách sử dụng Trình tạo trực quan của ClickUp hoặc Trình tạo tự động hóa AI, cho phép bạn mô tả những gì bạn muốn bằng ngôn ngữ thông thường.
Phát hiện các rào cản giữa các nhóm và tóm tắt trạng thái dự án chỉ trong vài phút với ClickUp Brain — trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn, tương tác qua cuộc hội thoại và dựa trên ngữ cảnh, có mặt ở mọi nơi trong ClickUp.
Brain nắm bắt toàn bộ bối cảnh về các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại của bạn trên toàn bộ không gian làm việc. Nó kết nối con người, công việc và kiến thức trong tổ chức của bạn, đồng thời có thể soạn thảo tóm tắt dự án theo thời gian thực mà không cần mở bất kỳ công việc nào. Đây không phải là tiện ích bổ sung của bên thứ ba; nó là tính năng tích hợp sẵn trong cách thức hoạt động của ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain MAX để có được AI nhận thức bối cảnh hoạt động trên toàn bộ không gian làm việc, các công cụ kết nối và thậm chí cả internet. Trợ lý AI trên máy tính để bàn này có quyền truy cập vào các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại của bạn. Không cần tiện ích bổ sung AI riêng biệt. ✨
À, và nó còn cho phép bạn truy cập vào các mô hình AI cao cấp như ChatGPT, Gemini, Claude, v.v., ngay tại cùng một nơi!
Giữ cho các nhóm đồng bộ và giao tiếp rõ ràng
Các bản ghi quyết định và giao tiếp liên chức năng được tập trung tại một nơi duy nhất với ClickUp Docs và ClickUp Chat. ClickUp Docs tích hợp trực tiếp với các công việc, do đó khung quyết định mà bạn đã xác định (ai quyết định, ai được tham khảo ý kiến, ai được thông báo) luôn đi kèm với công việc mà nó quản lý.
ClickUp Trò chuyện cho phép nhóm của bạn giao tiếp qua các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp, tạo các mục từ tin nhắn và sử dụng AI để tóm tắt các chủ đề tin nhắn — tất cả đều không cần chuyển đổi công cụ.
Khi cần thảo luận liên chức năng, ClickUp Chat giúp duy trì chủ đề thảo luận và khả năng tìm kiếm ngay bên cạnh công việc liên quan, để bối cảnh không bị phân tán qua email, Slack và ghi chú cuộc họp.
📮ClickUp Insight: 1 trong 5 chuyên gia dành hơn 3 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm tệp tin, tin nhắn hoặc thông tin bổ sung liên quan đến công việc của họ.
Đó là gần 40% thời gian làm việc trong một tuần bị lãng phí cho một việc lẽ ra chỉ mất vài giây!
Bộ giải pháp Small Business Suite của ClickUp giúp thống nhất toàn bộ công việc của bạn — bao gồm các công việc, tài liệu, email và cuộc trò chuyện — để bạn có thể tìm thấy chính xác những gì mình cần khi cần mà không phải chuyển đổi giữa các công cụ.
Xây dựng cấu trúc hoạt động với ClickUp
Cấu trúc vận hành cho một công ty có từ 20 đến 50 nhân viên không chỉ đơn thuần là việc chọn mẫu biểu đồ tổ chức “phù hợp”. Điều quan trọng là tạo ra sự rõ ràng—vai trò rõ ràng, quyền quyết định rõ ràng, quy trình bàn giao công việc rõ ràng—để công ty có thể phát triển mà không khiến người sáng lập trở thành nút thắt cổ chai cho mọi việc.
Xác định cấu trúc cần thiết khi công ty có 50 nhân viên và xây dựng ngược lại. Xác định tỷ lệ quản lý trên nhân viên một cách hợp lý. Ghi chép rõ ai là người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định liên chức năng.
Hãy thường xuyên rà soát lại, vì một cấu trúc không phát triển cùng với nhóm sẽ trở thành rào cản lớn nhất đối với hiệu suất. Các công ty vượt qua giai đoạn phát triển này một cách thành công coi cấu trúc hoạt động như một hệ thống sống động.
ClickUp giúp quy trình vận hành của bạn trở nên hiệu quả vì tất cả dữ liệu — Khối lượng công việc, điểm nghẽn, khoảng trống về quyền sở hữu, nhật ký quyết định — đều được tập trung tại một nơi. Bạn không cần phải tổng hợp báo cáo quý từ sáu công cụ khác nhau và hy vọng dữ liệu khớp nhau. Bạn chỉ cần xem những gì đã được ghi lại trong quá trình làm việc của các nhóm. 🙌
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí. ✨
Câu hỏi thường gặp về cấu trúc hoạt động cho các nhóm từ 20 đến 50 nhân viên
Cấu trúc hoạt động khác với biểu đồ tổ chức như thế nào?
Sơ đồ tổ chức là một bản tóm tắt trực quan về tên và các đường báo cáo. Cấu trúc hoạt động bao gồm các quy tắc liên tục về cách thức ra quyết định, cách thức công việc được chuyển giao giữa các nhóm và cách thức phân phối trách nhiệm.
Khi nào một công ty đang phát triển nên tuyển dụng quản lý cấp trung đầu tiên?
Hầu hết các công ty cần có tầng quản lý cấp trung đầu tiên khi các trưởng nhóm có hơn tám nhân viên trực thuộc. Điều này thường xảy ra khi người sáng lập không còn có thể tham gia vào các quyết định hàng ngày của bộ phận — khoảng 20 đến 25 nhân viên.
Một công ty có 40 nhân viên có thể áp dụng nhiều hơn một loại cấu trúc tổ chức cùng lúc không?
Đúng vậy, nhiều công ty ở kích thước này áp dụng phương pháp kết hợp. Ví dụ, cấu trúc chức năng cho các nhóm chia sẻ như tài chính và nhân sự có thể được kết hợp với các nhóm làm việc theo dự án để triển khai sản phẩm.