Theo báo cáo của Gartner, chỉ có "29% các nhà chiến lược cho rằng tổ chức của họ thay đổi kế hoạch đủ nhanh để ứng phó với sự gián đoạn. "
Kế hoạch tổ chức kém có thể dẫn đến việc không tuân thủ thời hạn, các nhóm làm việc lộn xộn và khách hàng thất vọng. Nếu không có lộ trình rõ ràng, tài nguyên sẽ bị lãng phí, chi phí dự án tăng lên và chất lượng bị ảnh hưởng. Điều này tạo ra hiệu ứng domino có thể tác động tiêu cực đến tổ chức của bạn.
Các nhà lãnh đạo cũng cảm thấy áp lực. Các mục tiêu chiến lược trở nên không rõ ràng và tinh thần của nhân viên giảm sút. Bộ phận nhân sự phải vật lộn với tỷ lệ nhân viên thay đổi cao và lực lượng lao động thiếu gắn kết.
Đó là lý do tại sao việc nắm vững kế hoạch tổ chức là rất quan trọng. Bằng cách thiết lập lộ trình rõ ràng, phân bổ nguồn lực hiệu quả và xây dựng giao tiếp cởi mở, các nhà lãnh đạo có thể trao quyền cho nhóm của mình, vượt qua thách thức và giúp mọi người phát huy hết tiềm năng.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ xem xét các loại kế hoạch tổ chức khác nhau và hướng dẫn bạn các bước và công cụ để thực hiện lộ trình và theo dõi nhanh tiến độ thực hiện dự án.
Hiểu về kế hoạch tổ chức
Kế hoạch tổ chức là quá trình xác định mục tiêu của công ty và chỉ định các bước để đạt được mục tiêu đó. Đây là nền tảng của quản lý chiến lược thành công.
Đây là lý do tại sao quản lý chiến lược là điều quan trọng:
- Sự rõ ràng và định hướng: Cung cấp tầm nhìn và định hướng rõ ràng cho toàn bộ tổ chức. Mọi người đều hiểu "tại sao" và "làm thế nào" đằng sau các mục tiêu chiến lược, thúc đẩy sự thống nhất và tập trung
- Tối ưu hóa nguồn lực: Bằng cách lập kế hoạch, các nguồn lực như ngân sách, nhân sự và thời gian có thể được phân bổ hiệu quả cho các lĩnh vực ưu tiên. Điều này đảm bảo các nỗ lực không bị phân tán
- Cách tiếp cận chủ động: Lập kế hoạch cho phép dự đoán những thách thức và cơ hội tiềm năng. Có thể phát triển các chiến lược để giải quyết rủi ro và tận dụng các xu hướng mới nổi trước khi chúng trở thành khủng hoảng hoặc cơ hội bị bỏ lỡ
- Đo lường hiệu suất: Kế hoạch thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá thành công. Điều này cho phép theo dõi tiến độ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh khi cần thiết
Nhìn chung, kế hoạch tổ chức biến quản lý chiến lược từ những khái niệm trừu tượng thành các bước hành động cụ thể. Đó là cầu nối giữa tham vọng và thành tựu.
Ví dụ điển hình nhất về kế hoạch tổ chức chiến lược thúc đẩy sự đổi mới có lẽ là Apple Inc., như được công bố trên Harvard Business Review.
Steve Jobs được ghi nhận là người đã tạo ra cấu trúc tổ chức hiện tại của Apple khi ông trở lại công ty vào năm 1997. Ông đã kết hợp các bộ phận kinh doanh thành một tổ chức chức năng, phù hợp với chuyên môn và quyền ra quyết định.
Thay vì cấu trúc hướng sản phẩm, cấu trúc chức năng này cho phép các cá nhân từ các lĩnh vực chuyên môn khác nhau cùng nhau làm việc trên các sản phẩm. Ngay cả các khuyến khích tài chính (như tiền thưởng) của các giám đốc R&D cấp cao tại Apple cũng dựa trên số liệu hiệu suất toàn công ty chứ không phải doanh thu từ các sản phẩm cụ thể, riêng lẻ.
Loại kế hoạch tổ chức
Các loại kế hoạch tổ chức khác nhau đáp ứng các nhu cầu khác nhau trong một công ty. Dưới đây là phân tích các loại chính:
1. Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược bao gồm việc xác định các mục tiêu dài hạn của công ty, thường là 5-10 năm, và các chiến lược cấp cao để đạt được những mục tiêu đó. Đây là lĩnh vực và trách nhiệm của các nhà quản lý cấp trung, cấp cao và hội đồng quản trị.
Kế hoạch này thường liên quan đến lãnh đạo cấp cao và tập trung vào:
- Sứ mệnh và tầm nhìn: Làm rõ mục đích của công ty và những gì công ty mong muốn trở thành. Ví dụ, sứ mệnh của Amazon là trở thành công ty tập trung vào khách hàng nhất trên Trái đất
- Mục tiêu và mục đích: Xác định những gì công ty muốn đạt được về mặt chiến lược. Ví dụ: tăng 10% thị phần trong ba năm
- Phân tích cạnh tranh: Nhằm đánh giá bối cảnh thị trường, đối thủ cạnh tranh, các mối đe dọa và cơ hội tiềm năng. Ví dụ: xác định nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng đối với các sản phẩm bền vững
- Phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch tài chính: Xác định cách phân phối nguồn lực để hỗ trợ các mục tiêu chiến lược. Ví dụ: đầu tư vào R&D để phát triển công nghệ xanh mới
2. Kế hoạch chiến thuật
Kế hoạch chiến thuật chia mục tiêu chiến lược thành các mục tiêu ngắn hạn cụ thể, thường là một năm hoặc ít hơn. Các nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm cài đặt và giám sát các kế hoạch chiến thuật.
Các yếu tố khóa hỗ trợ kế hoạch chiến lược bao gồm:
- Chiến lược hành động: Phát triển các chiến thuật cụ thể để đạt được các mục tiêu chiến lược. Ví dụ: ra mắt các mẫu xe điện mới với các tính năng phù hợp với các phân khúc khách hàng cụ thể
- Quản lý dự án: Lập dòng thời gian, phân công trách nhiệm và vạch ra ngân sách cho các dự án hỗ trợ mục tiêu chiến lược. Ví dụ: phát triển chiến dịch tiếp thị cho mẫu xe điện mới
- Đo lường hiệu suất: Thiết lập các chỉ số để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến thuật. Ví dụ: cài đặt mục tiêu bán hàng cho mẫu xe điện mới
3. Kế hoạch hoạt động
Kế hoạch hoạt động tập trung vào các hoạt động hàng ngày cần thiết để hỗ trợ các kế hoạch chiến thuật. Điều này bao gồm lịch làm việc, chính sách và phân công công việc cụ thể cho nhân viên.
Dưới đây là những gì cần thực hiện:
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP): Việc tạo ra các hướng dẫn rõ ràng và nhất quán về cách hoàn thành công việc là rất quan trọng đối với kế hoạch hoạt động. Ví dụ, SOP cho dây chuyền sản xuất trong một nhà máy sản xuất
- Quản lý tài nguyên: Đảm bảo phân bổ nhân sự, thiết bị và hàng tồn kho hiệu quả để đáp ứng nhu cầu hoạt động hàng ngày. Ví dụ: lập lịch ca sản xuất và đảm bảo có đủ nguyên liệu thô
- Giám sát hiệu suất: Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu quả và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ: số liệu bán hàng hàng ngày, sản lượng và năng suất của nhân viên
4. Kế hoạch dự phòng
Kế hoạch dự phòng giúp tổ chức chuẩn bị để ứng phó với các sự kiện hoặc khủng hoảng bất ngờ. Thông thường, các doanh nghiệp dựa vào phần mềm quản lý rủi ro để dự đoán và phân tích các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng các phương án hành động thay thế.
Các yếu tố khóa bao gồm:
- Xác định rủi ro: Động não về các mối đe dọa và gián đoạn tiềm ẩn như suy thoái kinh tế, gián đoạn chuỗi cung ứng và thiên tai có thể ảnh hưởng đến kinh doanh
- Lập kế hoạch kịch bản: Phát triển các kịch bản "điều gì sẽ xảy ra nếu" và vạch ra các chiến lược ứng phó cho từng rủi ro tiềm ẩn. Ví dụ: có nhà cung cấp thay thế trong trường hợp chuỗi cung ứng chính bị gián đoạn
- Kế hoạch kinh doanh liên tục: Đảm bảo các hoạt động quan trọng có thể tiếp tục ngay cả trong trường hợp xảy ra sự cố lớn. Ví dụ, Amazon có các kế hoạch dự phòng cho các sự cố tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng, sự cố trung tâm dữ liệu và các rủi ro khác có thể ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng. Điều này cho phép công ty nhanh chóng thích ứng và duy trì hoạt động khi gặp khó khăn
Kế hoạch tổ chức hiệu quả đòi hỏi sự thống nhất giữa các kế hoạch chiến lược, chiến thuật, hoạt động và kế hoạch dự phòng ở tất cả các cấp của công ty.
Quá trình lập kế hoạch tổ chức
Quá trình lập kế hoạch tổ chức có thể rất quan trọng để vạch ra con đường phát triển cho công ty của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không dành thời gian để nhận ra điều gì là quan trọng nhất đối với tổ chức của mình, bạn sẽ tiếp tục hoạt động kém hiệu quả và bị chiếm dụng bởi những việc dường như không quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức.
Dưới đây là năm bước bạn cần thực hiện để thiết lập kế hoạch tổ chức cho công ty của mình:
1. Phát triển vị trí chiến lược của bạn
Giai đoạn ban đầu này bao gồm việc đánh giá tình hình hiện tại của tổ chức. Dưới đây là cách thực hiện:
- Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị: Xem lại mục đích cốt lõi, nguyện vọng và nguyên tắc hướng dẫn của công ty bạn. Điều gì thúc đẩy bạn? (Ví dụ: tuyên bố sứ mệnh của Patagonia: Sản xuất sản phẩm tốt nhất, không gây ra thiệt hại không cần thiết, sử dụng kinh doanh để truyền cảm hứng và thực hiện các giải pháp cho khủng hoảng môi trường)
- Phân tích SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của bạn. Điều này giúp xác định năng lực nội bộ và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến thành công của bạn. (Ví dụ: Một công ty may mặc có thể nhận ra điểm mạnh của mình là sử dụng vật liệu bền vững, nhưng thừa nhận điểm yếu là sự hiện diện trực tuyến so với các đối thủ cạnh tranh)
- Phân tích nội bộ và bên ngoài: Tiến hành phân tích nội bộ kỹ lưỡng để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của công ty. Điều này có thể bao gồm đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động, năng lực nhân sự và danh tiếng thương hiệu. Sau đó, chuyển trọng tâm ra bên ngoài để xem xét môi trường bên ngoài. Xu hướng của ngành là gì? Ai là đối thủ cạnh tranh của bạn? Những yếu tố xã hội, kinh tế và công nghệ nào có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn?
Bằng cách hiểu rõ năng lực nội bộ và bối cảnh bên ngoài, bạn có thể xác định các cơ hội để phát huy thế mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng xu hướng mới nổi và giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu kế hoạch chiến lược để có một khởi đầu thuận lợi.
2. Chuyển đổi kế hoạch chiến lược thành các bước chiến thuật
Bây giờ bạn đã biết điểm khởi đầu, đã đến lúc vạch ra lộ trình. Bước này bao gồm việc xác định các mục tiêu rõ ràng phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể đặt ra các mục tiêu hiệu quả:
- Mục tiêu SMART : Đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Những mục tiêu này cung cấp một lộ trình rõ ràng để đạt được thành công
- Xếp hạng ưu tiên: Không phải tất cả các mục tiêu đều như nhau. Hãy tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất sẽ thúc đẩy tầm nhìn chiến lược của bạn. Xem xét tác động, tính khả thi và nguồn lực cần thiết cho mỗi mục tiêu khi đưa ra quyết định xếp hạng ưu tiên
- Phù hợp với chiến lược: Đảm bảo các mục tiêu của bạn đóng góp trực tiếp vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược tổng thể. Hãy tự hỏi: Việc đạt được mục tiêu này có đưa chúng ta đến gần hơn với việc hiện thực hóa sứ mệnh và tầm nhìn của mình không?
- Phân cấp mục tiêu: Phân chia các mục tiêu cấp cao thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn cho từng bộ phận hoặc nhóm. Điều này đảm bảo mọi người trong tổ chức đều làm việc hướng tới một mục tiêu chung và hiểu được đóng góp của mình phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào
Ví dụ, kế hoạch chiến thuật của Microsoft cho sự ra mắt Windows 10 vào năm 2015 bao gồm các mục tiêu cụ thể, như chuyển 1 tỷ thiết bị sang hệ điều hành mới trong vòng hai đến ba năm. Công ty đã điều chỉnh các nhóm kỹ thuật, tiếp thị và bán hàng để thực hiện kế hoạch chiến thuật này. Họ đã lên kế hoạch tổ chức các sự kiện công nghệ ở 13 quốc gia trước khi Windows 10 ra mắt vào ngày 29 tháng 7.
3. Lập kế hoạch hoạt động hàng ngày
Trong kế hoạch tổ chức tổng thể, các hoạt động hàng ngày trở thành động lực thúc đẩy chiến lược của bạn tiến lên phía trước.
Dưới đây là cách bạn có thể lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày để đạt hiệu quả tối đa và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của mình:
- Tổ chức các cuộc họp ngắn hàng ngày: Bắt đầu ngày mới với một cuộc họp ngắn 15 phút với nhóm. Xem xét ngắn gọn các mục tiêu của bộ phận, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng nhất trong ngày và xác định bất kỳ trở ngại nào cần được giải quyết ngay lập tức
- Sử dụng Ma trận Eisenhower: Áp dụng Ma trận Eisenhower, một công cụ năng suất giúp phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Điều này giúp các nhóm tập trung vào những công việc khẩn cấp và quan trọng trước tiên, phân công hoặc lên lịch cho những công việc ít quan trọng hơn và loại bỏ những việc lãng phí thời gian
- Xác định các công việc lặp đi lặp lại: Tìm kiếm các công việc tiêu tốn thời gian quý báu nhưng không đòi hỏi tư duy cao. Khám phá các tùy chọn tự động hóa bằng phần mềm hoặc tích hợp để giải phóng băng thông của nhóm để thực hiện các công việc chiến lược hơn. Ví dụ: tự động hóa các công việc nhập dữ liệu hoặc lên lịch đăng bài tự động trên mạng xã hội
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Vào đầu mỗi ngày, đảm bảo mọi người trong nhóm hiểu công việc của mình và vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu. Điều này thúc đẩy trách nhiệm, giảm sự nhầm lẫn và thúc đẩy tính minh bạch
- Sử dụng các kênh phù hợp: Chọn các kênh truyền thông phù hợp cho các mục đích khác nhau. Sử dụng nền tảng nhắn tin tức thời để cập nhật nhanh, lên lịch hội nghị video cho các cuộc thảo luận phức tạp và dành email cho giao tiếp và tài liệu chính thức
- Xác định các KPI có liên quan: Tập trung vào việc theo dõi các KPI phản ánh trực tiếp công việc hàng ngày của nhóm và tác động của nó đối với các mục tiêu của bộ phận. Tránh các chỉ số hào nhoáng mà không cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động được. (Ví dụ: theo dõi xếp hạng sự hài lòng của khách hàng cho nhóm dịch vụ khách hàng hoặc theo dõi tỷ lệ chuyển đổi trang web cho nhóm tiếp thị)
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu thu thập từ các chỉ số KPI để xác định các lĩnh vực cần cải thiện quy trình hoặc tối ưu hóa luồng công việc. Đừng chỉ thu thập dữ liệu; hãy sử dụng nó để đưa ra quyết định có căn cứ và tối ưu hóa hoạt động hàng ngày
Walmart, trong Cuộc họp Cộng đồng Đầu tư 2023, đã nhấn mạnh cách "công ty đang đầu tư vào việc củng cố kinh doanh thông qua nhân viên và mạng lưới chuỗi cung ứng thế hệ mới vô song gồm các cửa hàng, câu lạc bộ và trung tâm phân phối, đồng thời thúc đẩy các cơ hội tăng trưởng toàn cầu trong tương lai trên toàn hệ sinh thái đa kênh và các sáng kiến giá trị cao. "
Trong cuộc họp này, họ cũng tuyên bố rằng đến cuối năm tài chính 2026, "... khoảng 65% cửa hàng sẽ được phục vụ bằng tự động hóa, khoảng 55% khối lượng trung tâm thực hiện sẽ được chuyển qua các cơ sở tự động hóa và chi phí đơn vị trung bình có thể cải thiện khoảng 20%."
4. Thực hiện các hoạt động hàng ngày
Kế hoạch tổ chức đặt ra hướng đi, nhưng việc thực hiện hàng ngày là nơi lý thuyết được đưa vào thực tiễn. Dưới đây là cách đảm bảo các hoạt động hàng ngày của bạn chuyển đổi tầm nhìn chiến lược thành hiện thực một cách liền mạch:
- Quyền sở hữu cá nhân: Trong các cuộc họp hàng ngày hoặc cuộc họp nhóm, hãy phân công công việc rõ ràng và đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu trách nhiệm của mình trong việc hoàn thành công việc. Điều này tạo ra ý thức sở hữu vượt ra ngoài việc chỉ hoàn thành công việc
- Hiển thị hiệu suất: Triển khai một hệ thống để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu hàng ngày. Hệ thống này có thể đơn giản như một bảng Kanban được chia sẻ hoặc bảng điều khiển của nhóm. Hiển thị giúp mọi người có trách nhiệm và cho phép can thiệp sớm nếu có trở ngại phát sinh
- Xác định các điểm nghẽn: Thường xuyên phân tích hoạt động hàng ngày để xác định các điểm nghẽn đang làm chậm tiến độ. Đây có thể là bất cứ điều gì, từ phần mềm chậm đến các kênh truyền thông không hiệu quả
- Khuyến khích phản hồi: Thường xuyên khuyến khích các thành viên trong nhóm cung cấp phản hồi về các quy trình và công việc hàng ngày. Những ý kiến đóng góp quý giá này có thể nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện và xác định các cơ hội để hợp lý hóa hoạt động
- Hãy thử nghiệm: Đừng ngại thử nghiệm các công cụ, kỹ thuật và phương pháp mới trong công việc hàng ngày. Thực hiện các dự án thử nghiệm quy mô nhỏ, đo lường kết quả và điều chỉnh phương pháp dựa trên những gì phù hợp nhất với nhóm của bạn
- Khen thưởng thành công: Công nhận và khen thưởng thành tích của cá nhân và nhóm, dù lớn hay nhỏ. Điều này củng cố hành vi tích cực, thúc đẩy nhóm của bạn và giữ họ gắn bó với công việc hàng ngày
Hãy xem cách Nike trở thành một ông lớn trong thị trường thời trang thể thao và giày dép bằng cách xuất sắc trong việc thực thi:
- Chiến lược thiết kế của Nike thu hẹp khoảng cách giữa công nghệ tiên tiến và xu hướng thị trường. Điều này đảm bảo các sản phẩm của họ (giày thể thao và quần áo thể thao) phù hợp với cả năng lực hoạt động và mục tiêu kinh doanh. Đổi mới và khác biệt hóa thương hiệu, những khía cạnh cốt lõi trong sứ mệnh và tầm nhìn của Nike, là trọng tâm của triết lý thiết kế này
- Chất lượng là điều tối quan trọng tại Nike. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Nike tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong toàn tổ chức. Điều này đảm bảo chất lượng và sự đổi mới nhất quán, một thế mạnh quan trọng được xác định trong phân tích SWOT của họ
- Quản lý hoạt động của Nike không chỉ là duy trì mọi thứ hoạt động; mà còn là tối đa hóa năng suất ở mọi giai đoạn. Điều này áp dụng cho văn phòng công ty, chuỗi cung ứng phức tạp, chiến lược tiếp thị và mạng lưới phân phối, và thậm chí cả các cửa hàng bán lẻ của họ. Để đo lường hiệu quả này, Nike sử dụng các chỉ số cụ thể tùy theo lĩnh vực:
- Cửa hàng bán lẻ: Ở đây, doanh thu trên mỗi mét vuông là một chỉ số quan trọng, phản ánh mức độ hiệu quả của việc sử dụng không gian cửa hàng
- Nhà cung cấp: Số đôi giày sản xuất mỗi giờ đo lường hiệu quả của nhà cung cấp trong việc chuyển đổi nguyên liệu thô thành thành phẩm
- Quản lý hàng tồn kho: Số mục được xử lý mỗi ngày đo lường hiệu quả của nhân viên chịu trách nhiệm di chuyển hàng tồn kho vào và ra khỏi kho
- Văn phòng công ty: Số lượng tài liệu được xử lý mỗi ngày là chỉ số cơ bản về hiệu quả của các công việc hành chính
5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch
Chiến lược tổ chức tốt nhất là kết hợp các tài liệu sống, không phải là lộ trình cố định. Khóa thành công nằm ở việc theo dõi tiến độ và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Dưới đây là cách để thực hiện bước quan trọng này một cách hiệu quả trong kế hoạch tổ chức của bạn:
- Xác định KPI: Xác định các chỉ số thực sự quan trọng đối với từng mục tiêu trong kế hoạch chiến lược của bạn. KPI phải SMART
- Đặt ra các tiêu chuẩn và mục tiêu: Thiết lập các tiêu chuẩn và giá trị mục tiêu rõ ràng cho các KPI của bạn. Các tiêu chuẩn này cung cấp cơ sở để đo lường tiến độ, và các mục tiêu đóng vai trò là các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được
- Lịch trình giám sát thường xuyên: Xác định tần suất theo dõi KPI. Giám sát hàng ngày có thể rất quan trọng đối với các chiến dịch diễn ra nhanh, trong khi đánh giá hàng quý có thể đủ đối với các mục tiêu chiến lược dài hạn
- Thu thập và phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu về các chỉ số KPI của bạn bằng các công cụ phân tích, bảng điều khiển hiệu suất hoặc thậm chí là các cuộc khảo sát đơn giản. Đừng để dữ liệu nằm im. Sử dụng những thông tin chi tiết thu thập được từ dữ liệu để đưa ra quyết định. Bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình không? Có lĩnh vực nào đang tụt hậu không?
- Các điểm kích hoạt điều chỉnh: Xác định trước các điểm kích hoạt cho thấy cần điều chỉnh kế hoạch của bạn. Đó có thể là không đạt được mục tiêu KPI trong một tỷ lệ nhất định hoặc gặp phải những gián đoạn thị trường không lường trước được. Điều chỉnh không có nghĩa là phải thay đổi hoàn toàn kế hoạch của bạn. Nó có thể bao gồm điều chỉnh chiến lược, phân bổ lại nguồn lực hoặc sửa đổi dòng thời gian
Đây chính là lúc chiến lược kinh doanh thích ứng phát huy tác dụng. Dưới đây là cách COVID-19 buộc các doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược và duy trì lợi nhuận:
- Các chuyến bay thương mại như Lufthansa, Virgin Atlantic, United và American Airlines đã chuyển sang chỉ vận chuyển hàng hóa, vận chuyển các mặt hàng thiết yếu như thực phẩm và vật tư y tế
- Các cửa hàng tạp hóa như Whole Foods và Giant Eagle đã trở thành những cửa hàng tối để giao các mặt hàng tạp hóa đến tận cửa trong vòng vài phút
- Red Roof Hotels bắt đầu cung cấp giá theo ngày cho nhân viên làm việc từ xa
Kế hoạch tổ chức và quản lý dự án
Trong khi kế hoạch tổ chức thiết lập hướng đi chiến lược, quản lý dự án thúc đẩy tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu. Các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như phần mềm Lập kế hoạch chiến lược và OKR của ClickUp, thu hẹp khoảng cách giữa bức tranh tổng thể và công việc hàng ngày, biến những kế hoạch lớn thành các bước hành động cụ thể.
Việc áp dụng phần mềm quản lý dự án đang tăng lên theo cấp số nhân. Gartner báo cáo rằng 85% doanh nghiệp sử dụng phần mềm này và thị trường dự kiến sẽ đạt giá trị 7 triệu đô la vào năm 2026.
Khi nói đến kế hoạch tổ chức, các công cụ này cung cấp cho bạn các nguồn lực để thiết lập hướng chiến lược cho tổ chức và đặt ra cũng như đạt được các mục tiêu cấp cao trước các đối thủ cạnh tranh.
Giải pháp Lập kế hoạch sản phẩm ClickUp là một công cụ khác giúp các nhà phát triển và kỹ sư phần mềm chinh phục đối thủ cạnh tranh. Sử dụng nó để tạo lộ trình phát triển các sản phẩm độc đáo, hiểu rõ hơn về hành trình của khách hàng và đưa ra quyết định sáng suốt để đảm bảo thành công của sản phẩm.
Dưới đây là cách phần mềm quản lý dự án giúp bạn biến một chiến lược vững chắc thành dự án thực hiện hiệu quả:
1. Phá vỡ rào cản và xây dựng sự đồng bộ
Học hỏi từ ví dụ của Apple, thiết lập sự hợp tác liên chức năng giữa các nhóm và bộ phận trong toàn tổ chức có thể thúc đẩy không chỉ sự hợp tác mạnh mẽ hơn mà còn cả sự đổi mới.
Các tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp thúc đẩy ý thức chia sẻ trách nhiệm để đưa tổ chức đi trên con đường phát triển mạnh mẽ. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để đạt được điều này:
- Loại nhiệm vụ và người được giao: Quên danh sách việc cần làm đơn giản đi. ClickUp cho phép bạn định nghĩa loại nhiệm vụ tùy chỉnh với người được giao chuyên trách. Cho dù đó là quản lý 'Báo cáo lỗi' cho nhóm phát triển hay 'Cuộc gọi khách hàng' cho nhóm bán hàng, bạn luôn có thể hiển thị đầy đủ thông tin về ai chịu trách nhiệm cho việc gì
- Trạng thái tùy chỉnh được mã hóa bằng màu sắc: Vượt xa các nhãn chung chung như "Cần làm" và "Đã hoàn thành". Tạo Trạng thái tùy chỉnh với màu sắc và nhãn độc đáo. Điều này giúp bạn nhanh chóng hiểu được giai đoạn công việc của từng nhiệm vụ (ví dụ: "Đang thiết kế", "Đang chờ phê duyệt", "Sẵn sàng ra mắt")
- Trường tùy chỉnh: Điều chỉnh công việc theo nhu cầu cụ thể của bạn. Trường Tùy chỉnh cho phép bạn ghi lại thông tin quan trọng liên quan đến từng công việc. Thông tin này có thể bao gồm thời hạn, mức độ ưu tiên, ngân sách hoặc các giai đoạn của dự án
- Thẻ: Phân loại và lọc nhiệm vụ dễ dàng. Thẻ ClickUp cho phép bạn gán từ khóa liên quan đến nhiệm vụ và lọc và nhóm nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí cụ thể. Hãy tưởng tượng bạn có thể lọc tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc ra mắt sản phẩm sắp tới hoặc nhóm tất cả các nhiệm vụ nội dung mạng xã hội cho một chiến dịch cụ thể
- Phụ thuộc: Đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ bằng cách thiết lập các mối phụ thuộc giữa các công việc. Điều này giúp nêu rõ những công việc cần hoàn thành trước khi bắt đầu công việc khác, đảm bảo luồng công việc hợp lý và ngăn chặn các trở ngại
- Công việc lặp lại: Hợp lý hóa các hoạt động thường ngày. Tính năng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp giúp bạn không cần phải tạo lại các công việc lặp đi lặp lại một cách thủ công. Đặt nhiệm vụ lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo khoảng thời gian tùy chỉnh, giúp bạn có thời gian tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn
Chế độ xem Danh sách trong ClickUp cung cấp một trung tâm để trực quan hóa và quản lý tất cả các nhiệm vụ của bạn. Chế độ này cung cấp các tùy chọn sắp xếp và lọc khác nhau, cho phép bạn điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mình:
- Ưu tiên: Tập trung vào những việc quan trọng nhất. Sử dụng các mức độ ưu tiên để phân loại công việc thành cao, trung bình hoặc thấp, đảm bảo bạn giải quyết các hoạt động quan trọng nhất trước tiên
- Nhóm và lọc: Sắp xếp công việc của bạn một cách dễ dàng. Nhóm các công việc theo người được giao, dự án, ngày đáo hạn hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào, cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về khối lượng công việc của bạn hoặc tiến độ của nhóm trong các sáng kiến cụ thể
- Chức năng tìm kiếm: Tìm nhanh những gì bạn cần với chức năng tìm kiếm toàn diện, cho phép bạn tìm các công việc cụ thể theo từ khóa, người được giao hoặc bất kỳ tiêu chí liên quan nào khác
2. Hình dung kế hoạch và thực hiện tốt
Biểu đồ Gantt
Với Biểu đồ Gantt trong ClickUp, bạn có thể Có được bức tranh toàn cảnh về lịch trình dự án của mình, với các công việc được trình bày trực quan trên dòng thời gian.
Chế độ xem này hiển thị rõ ràng các thời hạn sắp tới, cho phép bạn chủ động xác định các lĩnh vực có thể cần điều chỉnh để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn. Nó cũng giúp bạn hình dung khối lượng công việc của nhóm, xác định các hạn chế tiềm ẩn về nguồn lực và đưa ra quyết định về kế hoạch phát triển lực lượng lao động.
Bằng cách kéo và thả các công việc vào dòng thời gian, bạn cũng có thể dễ dàng điều chỉnh lịch trình để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của nhóm trong khi vẫn đạt được mục tiêu thành công.
Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của Biểu đồ Gantt trong ClickUp là chúng nêu bật con đường quan trọng trong dự án của bạn với một chuỗi các công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn dự án. Bằng cách tập trung vào việc giữ cho các công việc quan trọng đi đúng hướng, bạn đảm bảo toàn bộ dự án được thực hiện đúng tiến độ.
Bảng Kanban
Bảng Kanban cung cấp một phương pháp quản lý dự án năng động và trực quan. Dưới đây là cách bảng Kanban của ClickUp hỗ trợ kế hoạch tổ chức:
- Các giai đoạn quy trình làm việc: Xác định các giai đoạn quy trình làm việc riêng của bạn. Có thể là 'Việc cần làm', 'Đang tiến hành', 'Đang xem xét' hoặc 'Đã hoàn thành'. Bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn phù hợp với nhu cầu dự án của mình
- Hình ảnh hóa công việc: Di chuyển các công việc giữa các giai đoạn một cách trực quan. Khi công việc tiến độ qua các giai đoạn hoàn thành khác nhau, chúng được kéo và thả trên bảng, cung cấp một bức tranh tổng quan về quy trình và tiến độ dự án theo thời gian thực
- Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP): Ngăn chặn tình trạng quá tải công việc. Cho phép bạn đặt giới hạn WIP cho từng giai đoạn của bảng Kanban. Điều này đảm bảo các thành viên trong nhóm tập trung hoàn thành công việc hiện tại trước khi nhận công việc mới, ngăn chặn tình trạng tắc nghẽn và cải thiện hiệu quả tổng thể
- Tập trung vào các điểm nghẽn: Xác định nhanh các trở ngại. Nó đánh dấu trực quan các giai đoạn mà công việc có xu hướng chồng chất. Điều này cho phép bạn xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục để dự án tiếp tục tiến triển suôn sẻ
ClickUp cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem này, cung cấp cái nhìn tổng quan về lịch trình và quy trình làm việc của dự án.
Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu để tạo bảng Kanban cho bất kỳ dự án nào. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Mẫu Gói Doanh nghiệp ClickUp để tạo bảng kế hoạch tổ chức trực quan.
Cho dù bạn đang khởi động một công ty khởi nghiệp mới mang tính cách mạng hay thúc đẩy một dự án hiện có lên tầm cao mới, mẫu này cung cấp cho bạn các công cụ và tổ chức cần thiết để biến tầm nhìn của bạn thành lộ trình rõ ràng và có thể thực hiện được:
- Tổ chức dễ dàng: Chế độ xem Chủ đề cho phép bạn chia mẫu kế hoạch kinh doanh thành các phần dễ quản lý theo lĩnh vực trọng tâm. Điều này có thể bao gồm các phần về phân tích thị trường, chiến lược tiếp thị, dự báo tài chính và hơn thế nữa. Giữ tất cả thông tin quan trọng của bạn dễ truy cập và được tổ chức để lập kế hoạch liền mạch
- Dễ dàng theo dõi tiến độ: Chế độ xem trạng thái cho phép bạn theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Gán các trạng thái như 'Hoàn thành', 'Đang tiến hành', 'Cần sửa đổi' và 'Việc cần làm' cho các công việc cụ thể trong gói doanh nghiệp của bạn. Điều này giúp bạn hiểu rõ tình hình hiện tại và các lĩnh vực cần chú ý hơn
- Quản lý thời hạn: Chế độ xem Dòng thời gian cho phép bạn thiết lập thời hạn rõ ràng cho từng công việc liên quan đến kế hoạch kinh doanh của bạn. Hình dung dòng thời gian của bạn trong Biểu đồ Gantt và đảm bảo tất cả các cột mốc quan trọng được hoàn thành để kế hoạch của bạn đi đúng hướng
- Trung tâm tài liệu tập trung: Chế độ xem Gói Doanh nghiệp cung cấp một không gian riêng để lưu trữ tất cả các tài liệu kế hoạch kinh doanh của bạn. Điều này có thể bao gồm báo cáo nghiên cứu thị trường, bảng tính tài chính, tài liệu phân tích cạnh tranh và bản trình bày kế hoạch kinh doanh cuối cùng của bạn. Việc tập trung mọi thứ giúp loại bỏ sự phức tạp khi tìm kiếm trong các tệp tin rải rác
3. Đo lường hiệu quả và cải thiện
Các kế hoạch tổ chức tốt nhất cũng dựa trên giả định và ước tính. Đo lường hiệu suất cho phép bạn thấy kế hoạch của mình được thực hiện như thế nào.
Thiết lập KPI trong bảng điều khiển thời gian thực
Có được thông tin chi tiết tức thì về tình trạng dự án và theo dõi các chỉ số KPI của bạn tại một nơi. Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn tạo một trung tâm tập trung để trực quan hóa các chỉ số liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
Xem tỷ lệ hoàn thành công việc, thời gian dành cho công việc, việc tuân thủ thời hạn và các chỉ số hiệu suất quan trọng khác, tất cả trong một chế độ xem duy nhất, dễ hiểu.
Truy cập bảng điều khiển năng suất cá nhân để kiểm tra các công việc bạn đã hoàn thành, khối lượng công việc còn lại và thời gian bạn đã dành cho mỗi công việc.
Bảng điều khiển nhóm cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về thời hạn, công việc và ai đang làm gì để ngăn chặn tình trạng kiệt sức của nhân viên. Tương tự, các bảng điều khiển khác, chẳng hạn như Tổng quan bán hàng, CRM, Quản lý khách hàng và Sprint phần mềm, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Đặt mục tiêu để theo dõi tiến độ dự án
Xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được. ClickUp Goals cho phép bạn thiết lập các mục tiêu SMART cho cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Chia nhỏ các mục tiêu rộng thành các cột mốc nhỏ hơn, có thể đo lường được, đảm bảo mọi người đều hiểu thành công là như thế nào.
Bạn có thể dễ dàng theo dõi các mục tiêu của mình vì ClickUp tự động theo dõi tiến độ dựa trên việc hoàn thành nhiệm vụ và các điểm dữ liệu có liên quan. Sự minh bạch này tạo ra ý thức quyền sở hữu và thúc đẩy các nhóm tập trung vào thành công.
Thiết lập các mục tiêu về tiền bạc, công việc, số lượng và đúng/sai cho bất kỳ dự án nào để đo lường tiến độ một cách chủ động và loại bỏ các trở ngại trước thời hạn.
Theo dõi thời gian và nhận thông tin chi tiết về tiến độ
Dễ dàng theo dõi thời gian dành cho các công việc. Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp cho phép bạn bắt đầu, tạm dừng và dừng đồng hồ bấm giờ trực tiếp trong các nhiệm vụ. Điều này giúp loại bỏ việc sử dụng bảng chấm công thủ công và đảm bảo thu thập dữ liệu chính xác để phục vụ cho các chu kỳ lập kế hoạch trong tương lai.
Thúc đẩy trách nhiệm và sự hợp tác. Dữ liệu theo dõi thời gian cung cấp khả năng hiển thị nỗ lực của cá nhân và nhóm, tạo không gian cho việc tùy chỉnh quy trình làm việc và phân bổ nguồn lực chính xác để tối ưu hóa hiệu quả tổng thể.
4. Bắt đầu thuận lợi với các mẫu
Hơn 1000 mẫu có sẵn của ClickUp có thể hợp lý hóa và cải thiện đáng kể việc lập kế hoạch tổ chức bằng cách cung cấp một khung cấu trúc cho các quy trình lập kế hoạch khác nhau — từ mẫu kế hoạch tăng trưởng để mở rộng kinh doanh đến mẫu kế hoạch nhân sự để giữ cho nhân viên của bạn hài lòng.
Các mẫu cung cấp các công việc, công việc con và ngày đáo hạn được xác định trước, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực thủ công. Điều này đảm bảo sự thống nhất trong kế hoạch giữa các bộ phận hoặc nhóm khác nhau. Tuy nhiên, vẻ đẹp của các mẫu nằm ở khả năng thích ứng: Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh định dạng mẫu để phù hợp với nhu cầu của mình.
Các mẫu của ClickUp thường bao gồm các công cụ trực quan để thể hiện dòng thời gian và sự phụ thuộc của dự án. Một số mẫu cung cấp tính năng lập bản đồ tư duy để brainstorming và cấu trúc ý tưởng, và bảng Kanban có thể được sử dụng để trực quan hóa các giai đoạn quy trình làm việc và theo dõi tiến độ.
Ví dụ, Mẫu lập kế hoạch dự án của ClickUp đi kèm với chế độ xem Bảng để biến dự án của bạn thành một lộ trình trực quan được chia sẻ cho các nhóm.
Nó cũng cung cấp biểu đồ Gantt hiển thị dòng thời gian dự án của bạn, bao gồm các công việc được giao và thời hạn. Sử dụng công cụ mạnh mẽ này để theo dõi tiến độ, xác định các trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh thời hạn khi cần thiết.
Đây là nơi duy nhất để bạn cài đặt mục tiêu, tổ chức công việc, phân công quyền sở hữu và hiện thực hóa tầm nhìn của dự án.
Và nếu bạn cần một giải pháp cho việc lập kế hoạch nguồn lực, cũng có một mẫu cho việc đó.
Đảm bảo sử dụng hiệu quả tài năng của nhóm, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và giữ cho các dự án đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn và ngân sách với Mẫu lập kế hoạch nguồn lực của ClickUp.
- Hình dung sức chứa của nhóm. Hiểu ngay sức chứa của nhóm với Chế độ xem khối lượng công việc. Tính năng tích hợp này cung cấp bức tranh rõ ràng về khối lượng công việc của từng cá nhân và nhóm, cho phép bạn phân bổ nguồn lực một cách chiến lược và tránh quá tải cho các thành viên trong nhóm
- Tổ chức công việc và theo dõi tiến độ: Tạo công việc cho từng mục tiêu lập kế hoạch nguồn lực. Chế độ xem Danh sách cho phép bạn tổ chức các công việc này theo cách phù hợp với dự án của bạn.
- Chỉ định quyền sở hữu và đặt thời hạn. Phân công công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm và chỉ định dòng thời gian để hoàn thành. Điều này thúc đẩy trách nhiệm và đảm bảo mọi người hiểu vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu dự án
- Theo dõi tiến độ bằng các trạng thái tùy chỉnh như Việc cần làm, Đang tiến hành, Đánh giá nội bộ, Đánh giá của khách hàng và Hoàn thành
- Thiết lập thông báo để nhận cập nhật về tiến độ công việc để bạn có thể giải quyết các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Lên lịch các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực và bất kỳ thách thức nào có thể phát sinh
- Quản lý tính sẵn có của tài nguyên. ClickUp cho phép bạn xác định các tài nguyên cần thiết cho kế hoạch hoạt động của mình. Sau khi xác định nhu cầu tài nguyên, hãy sử dụng tính năng nhiệm vụ định kỳ để theo dõi tính sẵn có. Cách tiếp cận chủ động này đảm bảo bạn có các tài nguyên cần thiết để tránh dự án bị trì hoãn. ClickUp cũng cho phép bạn giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để thực hiện các bước nhằm thu thập bất kỳ tài nguyên nào còn thiếu, đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và có đủ nhân lực
Vượt qua những thách thức trong kế hoạch tổ chức
Kế hoạch tổ chức thiết lập hướng đi, phân bổ nguồn lực và lập lộ trình để đạt được mục tiêu.
Tuy nhiên, một số thách thức có thể cản trở hiệu quả của kế hoạch tổ chức. Dưới đây là cách giải quyết những thách thức này và đảm bảo kế hoạch của bạn chuyển thành kết quả hành động:
Thiếu sự rõ ràng và thống nhất
Thách thức lớn nhất trong lập kế hoạch tổ chức xảy ra khi mục tiêu không rõ ràng, mơ hồ hoặc không được truyền đạt rõ ràng. Các nhóm thiếu sự hiểu biết chung về các ưu tiên, dẫn đến nỗ lực sai hướng và lãng phí nguồn lực.
Ví dụ, giả sử bộ phận tiếp thị được giao nhiệm vụ "cải thiện hình ảnh thương hiệu" mà không có chỉ số cụ thể hoặc đối tượng mục tiêu. Trong trường hợp đó, họ không chắc chắn thành công sẽ như thế nào và làm thế nào để đo lường nó. Nhóm thiết kế tập trung vào việc tạo ra một logo mới, trong khi nhóm truyền thông xã hội tập trung vào việc tăng số lượng người theo dõi, cả hai đều không đóng góp hiệu quả vào mục tiêu chung.
Giải pháp: Thực hiện cài đặt mục tiêu SMART. Xác định rõ mục tiêu, KPI và kết quả mong muốn. Truyền đạt các mục tiêu này một cách hiệu quả đến tất cả các cấp trong tổ chức, tổ chức hội thảo hoặc hội nghị để đảm bảo mọi người hiểu vai trò của mình trong việc đạt được các mục tiêu đó.
Dòng thời gian và phân bổ nguồn lực không thực tế
Dòng thời gian của dự án thường quá tham vọng hoặc không phản ánh đánh giá thực tế về các nguồn lực sẵn có. Điều này dẫn đến sự kiệt sức của nhóm, chậm trễ và thất vọng.
Ví dụ, một công ty xây dựng có thể đấu thầu một dự án với thời hạn không thực tế để đảm bảo hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến giờ làm việc dài cho công nhân, tiềm ẩn nguy cơ an toàn và sản phẩm cuối cùng bị vội vàng hoàn thành, không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
Giải pháp: Tiến hành đánh giá nguồn lực kỹ lưỡng. Xác định sức chứa, bộ kỹ năng và khối lượng công việc của nhóm trước khi phân công công việc. Ưu tiên các công việc và tạo dòng thời gian linh hoạt với khoảng trống dự phòng cho các trường hợp không lường trước được. Sử dụng biểu đồ Gantt để hình dung dòng thời gian dự án và phân bổ nguồn lực, xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra bằng phần mềm lập kế hoạch chiến lược .
Thiếu giao tiếp và hợp tác
Sự cô lập thông tin và giao tiếp kém cản trở sự hợp tác và tiến độ công việc. Các nhóm làm việc riêng lẻ, không biết nỗ lực và đóng góp của nhau cho kế hoạch dự án. Ví dụ, nhóm bán hàng không biết về tính năng mới do nhóm phát triển đưa ra. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội bán thêm sản phẩm cho khách hàng hiện tại.
Giải pháp: Xây dựng văn hóa giao tiếp và hợp tác cởi mở. Lên lịch các cuộc họp thường xuyên giữa các bộ phận để thảo luận về tiến độ và các trở ngại, đồng thời đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm. Sử dụng công cụ lập kế hoạch dự án để chia sẻ thông tin, tài liệu và cập nhật giữa các bộ phận.
Khả năng thích ứng với thay đổi
Quá trình lập kế hoạch cứng nhắc và thiếu linh hoạt, các tổ chức gặp khó khăn trong việc thích ứng với điều kiện thị trường thay đổi, những thách thức bất ngờ hoặc cơ hội mới. Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ lập kế hoạch tồn kho dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ, không tính đến sự thay đổi đột ngột trong sở thích của người tiêu dùng. Điều này dẫn đến tình trạng tồn kho quá nhiều sản phẩm lỗi thời và bỏ lỡ cơ hội bán hàng theo xu hướng mới.
Giải pháp: Áp dụng phương pháp lập kế hoạch linh hoạt. Hãy sẵn sàng đánh giá lại kế hoạch và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Tiến hành đánh giá thường xuyên để đánh giá tiến độ và xác định các yếu tố bên ngoài có thể cần điều chỉnh.
Vai trò của quản lý thay đổi trong kế hoạch tổ chức
Bối cảnh kinh doanh không ngừng thay đổi, và ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng phải thích ứng. Đây là lúc quản lý thay đổi bước vào vai trò quan trọng trong kế hoạch tổ chức:
- Đối phó với sự thay đổi không thể tránh khỏi: Sự thay đổi là không thể tránh khỏi, được thúc đẩy bởi các yếu tố như tiến bộ công nghệ, biến động thị trường hoặc tái cấu trúc nội bộ. Quản lý thay đổi hiệu quả giúp tổ chức của bạn sẵn sàng đón nhận những thay đổi này và chủ động giảm thiểu gián đoạn
- Đảm bảo triển khai thành công: Các sáng kiến và chiến lược mới chỉ tốt khi được thực hiện tốt. Quản lý thay đổi cung cấp một khung để triển khai các thay đổi đã kế hoạch một cách suôn sẻ và đảm bảo mọi người trong tổ chức đều tham gia
- Nâng cao tinh thần nhân viên: Thay đổi có thể gây bất ổn. Các biện pháp quản lý thay đổi như giao tiếp cởi mở, đào tạo và hệ thống hỗ trợ giúp giảm thiểu sự kháng cự, nâng cao tinh thần nhân viên và tạo ra văn hóa thích ứng
- Xác định nhu cầu thay đổi: Các quy trình này bao gồm phân tích tình trạng quản lý sức chứa hiện tại và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc điều chỉnh. Điều này cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch bằng cách nêu rõ các mục tiêu liên quan đến việc thích ứng với hoàn cảnh mới hoặc tận dụng các cơ hội mới nổi
- Lập kế hoạch cho sự bền vững: Thành công thực sự nằm ở việc duy trì những thay đổi theo thời gian. Quản lý thay đổi tập trung vào việc đưa các quy trình và hành vi mới vào văn hóa tổ chức
Việc tích hợp các mẫu quản lý thay đổi vào quy trình lập kế hoạch tổ chức có thể tăng khả năng triển khai thành công và đảm bảo các kế hoạch của bạn chuyển thành những thay đổi tích cực lâu dài cho tổ chức.
Nâng cao kế hoạch tổ chức của bạn với ClickUp
Kế hoạch tổ chức có thể không phải là khía cạnh hấp dẫn nhất trong việc điều hành một công ty, nhưng đó là nhân tố thầm lặng thúc đẩy bạn hướng tới thành công. Hãy nghĩ về nó như việc vạch ra lộ trình cho con tàu của bạn. Tất nhiên, bạn có thể ra khơi với ý tưởng mơ hồ về nơi bạn muốn đến, nhưng nếu không có kế hoạch rõ ràng và sự linh hoạt để điều chỉnh khi gặp dòng chảy bất ngờ, bạn có thể bị đắm tàu trên một hòn đảo chiến lược hoang vắng.
Kế hoạch hiệu quả trang bị cho tổ chức của bạn một lộ trình chiến lược, đảm bảo mọi người cùng hướng về một mục tiêu. Nó thúc đẩy sự rõ ràng và tập trung, ngăn ngừa lãng phí nguồn lực và tăng hiệu quả. Kế hoạch cũng giảm thiểu rủi ro bằng cách dự đoán những thách thức tiềm ẩn và phát triển các kế hoạch dự phòng.
Tuy nhiên, kế hoạch tổ chức không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Những tình huống không lường trước, sự thiếu thông tin và sự kháng cự đối với thay đổi có thể khiến bạn lạc hướng. Bộ tính năng của ClickUp giải quyết những thách thức này một cách trực diện, biến kế hoạch từ một công việc nhàm chán thành một quá trình hợp tác và năng động.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!