Ai lại không thích một bản đồ tổ chức gọn gàng? Vai trò và trách nhiệm rõ ràng, các nhóm có trật tự và phân cấp rõ ràng là yếu tố cốt lõi của các tổ chức thành công, phải không? Nhưng làm việc nhóm và hợp tác thường phức tạp hơn thế.
Đôi khi, bạn có thể gặp phải những tình huống mà hệ thống phân cấp quản lý truyền thống và cấu trúc báo cáo vững chắc không hiệu quả trong công việc. Ví dụ: bạn có thể có một người quản lý dẫn dắt một nhóm đa chức năng. Hoặc bạn có thể có một nhân viên báo cáo cho nhiều người quản lý chức năng.
Những tình huống này có vẻ khó hiểu nhưng lại rất hữu ích để thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả giữa các nhóm và bộ phận.
Khi các doanh nghiệp tái định hình cách thức quản lý trách nhiệm, các nhà lãnh đạo tiên phong đang tích cực tìm kiếm các phương pháp sáng tạo.
Một trong những chiến lược đó là báo cáo theo đường chấm — một phương pháp trong đó cùng một nguồn nhân lực được chia sẻ giữa các nhóm khác nhau.
Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này có thể gặp nhiều khó khăn.
Nhân viên thường phải đối mặt với các ưu tiên mâu thuẫn, cố gắng làm hài lòng hai sếp có kỳ vọng và phong cách làm việc khác nhau.
Vậy, chúng tôi đã tổng hợp một hướng dẫn hữu ích để giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích của báo cáo theo đường chấm mà không gặp phải những thách thức của nó. Hãy bắt tay vào ngay!
Báo cáo theo đường chấm là gì?
Báo cáo theo đường chấm chấm đề cập đến một cấu trúc quản lý trong đó một nhân viên có hai mối quan hệ báo cáo: một với sếp chính và một với sếp phụ.
Người quản lý trực tiếp của nhân viên là người giám sát hoặc quản lý trực tiếp của họ. Trong khi đó, người quản lý thứ cấp là một quản lý khác, thường đến từ bộ phận khác. Vì vậy, với mô hình quản lý đường chấm, cấu trúc tổ chức của công ty trông giống như một mạng lưới hơn là một sơ đồ dòng chảy.
Ví dụ: giả sử một giám đốc marketing cần một chiến lược gia nội dung, và một giám đốc marketing khác cần một nhà thiết kế đồ họa bán thời gian với ngân sách eo hẹp. Trong trường hợp đó, họ có thể thuê một chiến lược gia nội dung, người này sẽ báo cáo chính thức cho giám đốc trước nhưng cũng làm việc cho giám đốc sau về thiết kế đồ họa.
Quản lý chính thường xử lý các công việc như giám sát hàng ngày, đánh giá hiệu suất và hướng dẫn chung cho nhân viên, trong khi quản lý phụ chỉ giám sát một bộ mục tiêu cụ thể.
Như vậy, tổ chức sẽ duy trì trong phạm vi ngân sách, đồng thời đảm bảo không có bộ phận nào thiếu nhân lực.
Báo cáo theo đường thẳng là gì và khác biệt với báo cáo theo đường chấm như thế nào?
Trong mối quan hệ báo cáo theo đường thẳng, nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực tiếp và chính thức với chỉ một người giám sát hoặc quản lý.
Báo cáo đường liền là hình thức báo cáo truyền thống hơn báo cáo đường chấm, với chuỗi lệnh rõ ràng.
Biểu đồ tổ chức sử dụng các đường liền để biểu thị mối quan hệ với cấp trên trực tiếp và các đường chấm để biểu thị cấp quản lý thứ cấp, do đó có tên gọi như vậy.
Khi nào nên sử dụng báo cáo theo đường chấm?
Quyết định sử dụng báo cáo đường chấm phụ thuộc vào nhu cầu và động lực cụ thể của công ty bạn. Tuy nhiên, có một số trường hợp báo cáo đường chấm có thể rất phù hợp:
- Hợp tác liên bộ phận: Báo cáo theo đường chấm khuyến khích giao tiếp suôn sẻ và hợp tác nhóm giữa các bộ phận chức năng khác nhau. Vì nhân viên làm việc với các nhóm khác trong khi vẫn duy trì cấu trúc báo cáo rõ ràng trong bộ phận của mình, báo cáo theo đường chấm giúp hợp tác liên bộ phận trở nên đơn giản hơn
- Tổ chức ma trận: Trong cấu trúc tổ chức ma trận, báo cáo theo đường chấm giúp tăng cường tính linh hoạt và sự hợp tác. Duy trì kết nối kép cho phép nhân viên đóng góp vào nhiều dự án mà không chỉ báo cáo cho người quản lý dự án
- Tài nguyên được chia sẻ và ngân sách eo hẹp: Khi hai bộ phận chia sẻ ngân sách eo hẹp, báo cáo theo đường chấm cho phép nhân viên đóng góp cho cả hai bộ phận mà không cần hai vai trò riêng biệt. Đây là một cách thông minh để giải quyết vấn đề giới hạn ngân sách đồng thời đảm bảo tài nguyên được chia sẻ hiệu quả giữa các nhóm
- Tổ chức từ xa và đa quốc gia: Nhân viên có thể duy trì mối quan hệ trực tiếp với các quản lý địa phương trong khi thiết lập báo cáo gián tiếp với các nhóm toàn cầu hoặc liên khu vực. Điều này cho phép hoạt động ở các địa điểm địa lý khác nhau, tăng cường sự phối hợp và duy trì giao tiếp nhất quán giữa các thành viên trong nhóm trên toàn cầu
- Cơ hội được hướng dẫn: Vai trò báo cáo chấm chấm cho phép nhân viên nhận được hướng dẫn không chỉ từ nhóm trực tiếp của họ mà còn từ các cố vấn trong các lĩnh vực khác, giúp họ xây dựng bộ kỹ năng rộng hơn
Thách thức của báo cáo theo đường chấm
Mặc dù báo cáo theo đường chấm giúp tăng cường tính linh hoạt và hợp tác, nó cũng đặt ra một số thách thức:
1. Vai trò khó hiểu và thông tin truyền đạt không rõ ràng
Vai trò có thể trở nên khó hiểu trong cấu trúc báo cáo theo đường chấm. Với kết nối báo cáo kép và kỳ vọng khác nhau từ các quản lý đường chấm, nhân viên có thể không biết nên tập trung vào khía cạnh hoặc công việc nào và khi nào.
Mọi thứ trở nên tồi tệ hơn khi các nhà quản lý thiếu sự giao tiếp với nhau. Tình huống như vậy có thể làm mờ ranh giới quyền hạn và khiến nhân viên càng thêm bối rối. Họ có thể gặp khó khăn trong việc tuân theo hướng dẫn của cả hai nhà quản lý, ảnh hưởng đến khả năng hiểu và thực hiện công việc.
Để khắc phục những vấn đề này, điều quan trọng là phải giao tiếp rõ ràng và đảm bảo mọi người đều biết chính xác trách nhiệm của mình trong cả hai mối quan hệ báo cáo.
Mẫu biểu đồ RACI về truyền thông của ClickUp có thể là cứu tinh trong những trường hợp như vậy. Mẫu này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn bằng cách giúp bạn làm rõ ai là người chịu trách nhiệm cho một công việc, ai là người phải chịu trách nhiệm về công việc đó, ai là người cần được tham khảo ý kiến và ai là người cần được thông báo về công việc đó.
Nó có các tính năng tùy chỉnh để tạo biểu đồ quy trình làm việc đơn giản, cải thiện đáng kể tính minh bạch của dự án. Nó cũng có các công cụ cộng tác như nhận xét, tệp đính kèm và đề cập để đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng.
Bạn có thể chọn xem tất cả thông tin liên quan theo cách bạn muốn, với ba chế độ xem: Ma trận RACI, Nhóm dự án và Ma trận.
2. Cân bằng các ưu tiên
Trong báo cáo theo đường chấm, nhân viên phải xoay xở giữa các công việc từ quản lý trực tiếp và các nhiệm vụ bổ sung được giao bởi quản lý đường chấm. Ngoài ra, với mối quan hệ đường chấm, thường có ít sự phối hợp giữa các quản lý, những người có thể sẽ cạnh tranh thời gian và nguồn lực của nhân viên. Kết quả là, việc quản lý ưu tiên của nhân viên trở nên rất quan trọng.
Ví dụ: một nhà tiếp thị nội dung có trách nhiệm chính là tạo/lập và phân phối nội dung có thể sẽ đóng vai trò là điều phối viên dự án với mối quan hệ báo cáo gián tiếp với nhóm dự án đang làm việc để cải tiến trang web cho một thương hiệu. Họ sẽ cần phân bổ thời gian để xử lý hiệu quả các yêu cầu khác nhau, đồng thời điều chỉnh các mục tiêu tiếp thị cho phù hợp với mục tiêu của dự án.
Xử lý hai bộ ưu tiên này cần có kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp và làm việc nhóm tốt. Điều quan trọng là phải hoàn thành tốt cả hai bộ công việc mà không ảnh hưởng đến năng suất chung.
Làm thế nào để giúp nhân viên báo cáo chấm chấm ưu tiên công việc?
Với ClickUp! Cài đặt mức độ ưu tiên chưa bao giờ đơn giản hơn với Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp. Đánh dấu nhiệm vụ của bạn bằng bốn cờ mã màu: cờ đỏ 'khẩn cấp' cho các nhiệm vụ cần hoàn thành ngay lập tức, cờ vàng 'cao' cho các nhiệm vụ cần hoàn thành sớm, cờ xanh 'bình thường' cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp và cờ xám 'thấp' cho các nhiệm vụ mà nhân viên của bạn có thể thực hiện sau khi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ khác.
Bạn cũng có thể thêm bộ lọc và phụ thuộc vào từng công việc để giúp nhân viên lập kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp.
3. Quản lý thời gian
Cân bằng thời gian trong báo cáo đường chấm là một việc khó khăn vì nhân viên phải xử lý công việc từ cấp trên chính và cấp trên phụ. Nhưng đồng thời, việc này là rất cần thiết để tránh xung đột, lỡ thời hạn và quá tải công việc.
Nếu một chuyên gia tiếp thị có mối quan hệ báo cáo gián tiếp với nhóm dự án, họ phải phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc tiếp thị thường xuyên và các công việc của dự án. Điều này có nghĩa là quyết định điều gì là quan trọng nhất, thảo luận về thời hạn và phối hợp với cả hai cấp trên để duy trì sự cân bằng.
Khi nhân viên quản lý thời gian tốt, họ có thể xử lý cả hai công việc mà không ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công việc.
Một cách để làm điều đó là thông qua Ước lượng thời gian của ClickUp. Đặt dòng thời gian rõ ràng, phân phối công việc giữa các thành viên trong nhóm và thậm chí chia nhỏ ước lượng thời gian với tính năng này. Điều này cũng giúp so sánh thời gian thực tế với dự đoán và tổng thời gian cần thiết để lập kế hoạch dự án tốt hơn dễ dàng hơn.
Ngoài ra, bạn có thể xem sức chứa hàng ngày của nhóm trong chế độ xem Khối lượng công việc, lên lịch ước lượng trong chế độ xem Lịch và theo dõi tiến độ công việc trong chế độ xem Box. Luôn nắm rõ tình trạng sẵn sàng của nhóm, theo dõi mục tiêu và nhanh chóng xuất dữ liệu ước lượng thời gian cho báo cáo của bạn.
4. Giải quyết xung đột
Trong báo cáo theo đường chấm, xung đột có thể xảy ra khi các sếp có kỳ vọng khác nhau. Điều này có thể khiến công việc trở nên khó khăn cho nhân viên, gây ra vấn đề về lòng trung thành và tranh giành quyền lực.
Để xử lý những xung đột này, mọi người cần phải trao đổi cởi mở. Đôi khi, cấp trên có thể giúp hòa giải và đưa ra các quy tắc rõ ràng về ai quyết định việc gì. Khuyến khích các nhà quản lý hợp tác và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn cũng rất quan trọng.
Giải quyết xung đột tốt sẽ đảm bảo mọi người làm việc trong môi trường yên bình, an toàn về mặt tâm lý, từ đó nâng cao năng suất.
Một công cụ tuyệt vời cho việc này là Mẫu kế hoạch hành động khắc phục của ClickUp. Mẫu này nêu chi tiết các lĩnh vực cần cải thiện, các vấn đề, nguyên nhân gốc rễ, các giải pháp khả thi và các chỉ số thành công cho các tình huống bất đồng và xung đột.
Bằng cách ghi lại thông tin này, bạn có thể đảm bảo nhân viên hiểu các hành động khắc phục cần thiết và theo dõi tiến độ theo thời gian.
5. Mất năng suất và trách nhiệm giải trình
Bạn đã biết rằng việc cân bằng hai vai trò có thể nhanh chóng trở nên khó hiểu và ảnh hưởng đến việc hoàn thành công việc. Nếu không có một bộ quy tắc rõ ràng, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Cấu trúc báo cáo phân chia thậm chí có thể làm loãng trách nhiệm và khiến nhân viên cảm thấy ít chịu trách nhiệm hơn đối với kết quả trong vai trò phụ của họ.
Để khắc phục điều này, điều quan trọng là phải đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, khuyến khích giao tiếp và xác định vai trò một cách minh bạch nhất có thể. Hãy để ClickUp và bộ công cụ của nó giúp bạn đạt được điều đó.
ClickUp có mọi thứ để giúp bạn thành công trong cấu trúc báo cáo đường chấm.
Bảng điều khiển ClickUp sử dụng biểu đồ và đồ thị để cung cấp cho bạn khả năng hiển thị hoàn toàn trạng thái dự án, nỗ lực của nhóm và các công việc đang chờ xử lý.
Đặt mục tiêu cho nhóm của bạn bằng ClickUp Goals; quản lý, phân công và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc bằng ClickUp Tasks; và tăng cường trách nhiệm giải trình thông qua ClickUp Time Tracking. Với ClickUp, nhân viên của bạn sẽ không bao giờ phải thỏa hiệp về trách nhiệm giải trình hay năng suất.
Mẹo để báo cáo theo đường chấm thành công
Sử dụng báo cáo đường chấm có thể khó khăn, nhưng nếu bạn làm đúng, công ty của bạn có thể tiến độ ngay cả trong ngân sách giới hạn. Dưới đây là một số mẹo để mối quan hệ đường chấm hoạt động hiệu quả:
- Thiết lập giao tiếp rõ ràng giữa quản lý và nhân viên: Khuyến khích quản lý tổ chức các cuộc họp riêng với nhân viên thường xuyên và chia sẻ thông tin cập nhật kịp thời để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ kỳ vọng và trách nhiệm của mình
- Đồng bộ hóa thời gian, ưu tiên và kỳ vọng: Đặt ra các ưu tiên và cam kết thời gian rõ ràng để tránh quá tải cho nhân viên. Khi ưu tiên thay đổi, hãy tiếp tục làm rõ và đàm phán lại các kỳ vọng. Việc điều chỉnh liên tục này có thể cải thiện đáng kể hoạt động hàng ngày
- Khuyến khích nhân viên đặt ra ranh giới và giới hạn ngay từ đầu: Nhân viên cần có thể thảo luận về những lo ngại liên quan đến các yêu cầu khẩn cấp làm gián đoạn công việc ưu tiên của họ mà không gây ra xung đột. Họ có thể tạo ra một hệ thống với sự hỗ trợ của quản lý trực tiếp để thiết lập ranh giới lành mạnh, chẳng hạn như hoàn thành công việc quan trọng trong hai ngày thay vì ngay lập tức.
- Có hệ thống hỗ trợ mà nhân viên có thể tin cậy: Hệ thống hỗ trợ giúp các nhà lãnh đạo xử lý các thách thức. Điều quan trọng là phải có một huấn luyện viên có thể hỗ trợ nhân viên đối phó với các thách thức trong báo cáo theo đường chấm, hướng dẫn giao tiếp, kỳ vọng và giới hạn
- Thiết lập cơ chế phản hồi: Báo cáo theo đường chấm hoạt động hiệu quả khi nhân viên thu thập phản hồi 360° từ tất cả mọi người liên quan để hiểu rõ hơn về hiệu suất làm việc. Phản hồi từ các quản lý cấp hai bổ sung các quan điểm khác nhau vào đánh giá của nhân viên, thúc đẩy sự phát triển. Cách tiếp cận này cải thiện mối quan hệ và sự phối hợp giữa các cấp báo cáo khác nhau, nâng cao chất lượng môi trường làm việc
Đơn giản hóa báo cáo đường chấm với ClickUp
Ban đầu, báo cáo theo đường chấm có thể trông giống như một nguồn gốc của sự混亂 và hỗn loạn.
Tuy nhiên, với kế hoạch và công cụ phù hợp, nó có thể thúc đẩy đáng kể tinh thần đồng đội và hiệu quả dự án trong công ty bạn. Nó giúp bạn giữ ngân sách trong phạm vi cho phép mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc và kết quả đầu ra.
Một công cụ đa năng như ClickUp giúp quản lý công việc, ưu tiên và mục tiêu trở nên dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng quản lý trách nhiệm, theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề cản trở cấu trúc báo cáo kép suôn sẻ. ClickUp cũng giúp công việc của nhân viên trở nên dễ dàng hơn và giữ cho họ luôn tham gia và có động lực để làm việc tốt nhất.
Đừng để những thách thức trong mối quan hệ báo cáo đường chấm làm bạn sợ hãi! Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tự tin điều hướng báo cáo đường chấm.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Cần thêm thông tin về báo cáo theo đường chấm? Những câu hỏi thường gặp sau đây sẽ giúp bạn.
1. Dòng chấm trong biểu đồ tổ chức có ý nghĩa gì?
Trong biểu đồ tổ chức, đường chấm chấm biểu thị mối quan hệ báo cáo gián tiếp hoặc thứ cấp.
Điều này có nghĩa là nhân viên không báo cáo trực tiếp cho người quản lý được kết nối bằng đường chấm chấm nhưng vẫn nhận được một số chỉ đạo hoặc hướng dẫn từ người quản lý đó. Nhân viên chủ yếu báo cáo cho người quản lý chính, người mà họ được kết nối bằng đường liền.
Vậy, đường chấm chấm thể hiện một cấp độ hướng dẫn và định hướng bổ sung, nhưng người quản lý chính vẫn giữ quyền giám sát chính.
2. Báo cáo theo đường chấm ảnh hưởng đến giao tiếp như thế nào?
Nếu được thực hiện đúng, báo cáo theo đường chấm có thể tác động tích cực đến giao tiếp trong công ty.
- Thúc đẩy sự hợp tác: Khuyến khích các nhóm từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau
- Khuyến khích luồng thông tin: Nhân viên chia sẻ thông tin một cách tự do hơn giữa các cấp báo cáo
- Tăng tính linh hoạt trong giao tiếp: Cho phép trao đổi ý tưởng và cập nhật thông tin một cách linh hoạt hơn
- Tăng cường mối quan hệ: Nhân viên xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp ngoài nhóm trực tiếp của họ
- Tạo điều kiện cho sự hiểu biết giữa các bộ phận: Các nhóm hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của đồng nghiệp ở các lĩnh vực khác
Tuy nhiên, nếu không được triển khai đúng cách, báo cáo theo đường chấm có thể mang lại nhiều thách thức hơn là giải pháp.
3. Những thách thức tiềm ẩn của báo cáo theo đường chấm là gì?
Báo cáo theo đường chấm là một cấu trúc phức tạp. Nếu bạn không cẩn thận và lên kế hoạch kỹ lưỡng, nó có thể gây ra những thách thức sau:
- Sự nhầm lẫn về ưu tiên: Nhân viên có thể cảm thấy nhầm lẫn về ưu tiên và trách nhiệm của mình khi có hai người quản lý
- Vai trò không rõ ràng: Cấu trúc báo cáo kép có thể dẫn đến sự không chắc chắn về việc nên tuân theo chỉ dẫn của người quản lý nào
- Khoảng cách giao tiếp: Nếu không có giao tiếp rõ ràng, có thể xảy ra khoảng cách hoặc hiểu lầm, cản trở kết quả thành công
- Quá tải do quản lý thời gian kém: Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc được giao bởi hai người quản lý, dẫn đến khả năng quá tải và quản lý thời gian kém
- Xung đột do căng thẳng: Căng thẳng giữa quản lý và nhân viên có thể dẫn đến xung đột