Cấu trúc không phải là tổ chức!
Cấu trúc không phải là tổ chức!
Mọi nhóm đều cần có cấu trúc, nhưng không phải mọi cấu trúc đều phù hợp với mọi nhóm. Khi tổ chức phát triển, vai trò nhân lên, quy trình công việc trải rộng trên nhiều địa điểm và múi giờ, sự rõ ràng trở thành điều không thể thỏa hiệp. Nếu không có khung công việc phù hợp, ngay cả những nhóm có năng lực nhất cũng có nguy cơ xảy ra trùng lặp, chậm trễ hoặc hỗn loạn hoàn toàn.
Đó là lý do tại sao cấu trúc tổ chức không chỉ là thiết lập nền tảng. Đó là phần cốt lõi của cách thức đạt được mục tiêu, ra quyết định và mọi người làm việc cùng nhau.
Trong tất cả các ngành, các nhà lãnh đạo đang xem xét lại cách cấu trúc tổ chức của họ định hình hiệu suất. Từ các công ty nhỏ phát triển nhanh đến các doanh nghiệp quản lý hàng trăm vai trò, nhu cầu về sự rõ ràng và phối hợp ngày càng tăng. Và khi ngày càng nhiều nhóm chuyển sang thiết lập kết hợp, phân phối hoặc đa chức năng, thách thức này càng trở nên sâu sắc hơn.
Có một số loại cấu trúc tổ chức, mỗi loại có logic riêng. Nhưng một loại đặc biệt vẫn được sử dụng rộng rãi vì tính đơn giản, khả năng kiểm soát và vai trò rõ ràng. Loại cấu trúc này được gọi là cấu trúc tổ chức chức năng và chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về nó trong phần tiếp theo.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Bạn đang băn khoăn về cách hợp lý hóa các nhóm và tránh sự hỗn loạn về cơ cấu? Dưới đây là cách xây dựng một cấu trúc tổ chức chức năng có thể mở rộng quy mô:
- Phân nhóm nhân viên theo chuyên môn: sử dụng cấu trúc tổ chức các nhóm thành các bộ phận như tiếp thị, bán hàng và nhân sự
- Tăng cường trách nhiệm giải trình và sự rõ ràng: thông qua các đường dây báo cáo được xác định rõ ràng, các quản lý chức năng và quy trình công việc có thể lặp lại
- Tránh những sai lầm thường gặp: như giao tiếp bị cô lập, quy trình cũ cứng nhắc và trách nhiệm chồng chéo giữa các bộ phận
- Hỗ trợ tăng trưởng và khả năng thích ứng: bằng cách thường xuyên xem xét thiết kế tổ chức, đào tạo chéo các nhóm và kiểm tra quy trình làm việc để loại bỏ mâu thuẫn
- Tăng cường khả năng thực thi với các công cụ phù hợp: như ClickUp Docs, Bảng trắng, Bản đồ Tư duy, Trò chuyện, Clip, Mẫu và Quản lý Nhiệm vụ để công việc luôn phù hợp với cấu trúc
Mang lại trật tự, tốc độ và sự rõ ràng cho cấu trúc tổ chức của bạn, bất kể kích thước hay thiết lập của bạn.
Cấu trúc tổ chức chức năng là gì?
Cấu trúc tổ chức chức năng là mô hình trong đó nhân viên được phân nhóm theo vai trò hoặc bộ kỹ năng chuyên môn. Thay vì tổ chức theo sản phẩm, thị trường hoặc khu vực, cấu trúc này tập trung vào các bộ phận chức năng như tiếp thị, bán hàng, vận hành và nhân sự.
Mỗi nhóm sau đó hoạt động dưới sự quản lý của một người quản lý chức năng và các đường báo cáo luồng dọc trong bộ phận đó. Mô hình này được xây dựng để thực thi dựa trên chuyên môn và trách nhiệm rõ ràng.
Các tính năng chính của cấu trúc chức năng
Cấu trúc chức năng được thiết kế để tăng cường kiểm soát và tập trung bằng cách phân chia vai trò dựa trên những việc mà mọi người làm tốt nhất. Cách thức hoạt động như sau:
- Nhân viên được phân nhóm dựa trên các kỹ năng hoặc hàm chức vụ tương tự nhau
- Các nhóm hoạt động như các bộ phận riêng biệt, mỗi bộ phận có một người lãnh đạo được xác định rõ ràng
- Báo cáo tuân theo phân cấp rõ ràng, thường chuyển từ cấp quản lý trung gian lên cấp quản lý cao nhất
- Chú trọng vào các công việc cụ thể trong một hàm hơn là sự hợp tác giữa các hàm
- Nó hỗ trợ việc ra quyết định ở cấp bộ phận, giảm sự mơ hồ
Loại thiết kế tổ chức này thúc đẩy sự chuyên sâu, chất lượng và tiêu chuẩn hóa trong quá trình thực thi. Nó đặc biệt hiệu quả khi các bộ phận có quy trình làm việc lặp lại và ít cần giao tiếp liên tục.
📖 Xem thêm: Tối ưu hóa hoạt động nhân sự với phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên tốt nhất
So sánh với các cấu trúc tổ chức khác
| Loại cấu trúc | Đặc điểm chính | Khi nào nên sử dụng |
| Cấu trúc chức năng | Phân nhóm nhân viên theo chức năng công việc với các đường báo cáo dọc | Khi cần chuyên môn sâu, kỹ năng chuyên môn và tiêu chuẩn hóa |
| Cấu trúc phẳng | Ít hoặc không có cấp quản lý trung gian; phạm vi kiểm soát rộng | Trong các nhóm nhỏ với tính tự chủ cao và giao tiếp không chính thức |
| Cấu trúc phân cấp | Vai trò và cấp báo cáo được phân cấp rõ ràng | Trong các tổ chức yêu cầu các đường lối quyền hạn rõ ràng và sự giám sát chặt chẽ |
| Cấu trúc ma trận | Nhân viên báo cáo cho cả quản lý chức năng và quản lý dự án | Trong các công ty quản lý nhiều dự án ở các bộ phận khác nhau |
| Cấu trúc theo bộ phận | Phân nhóm theo dòng sản phẩm, khu vực hoặc thị trường | Dành cho các công ty lớn có các đơn vị kinh doanh riêng biệt hoặc hoạt động toàn cầu |
Phân tích này nêu bật cách cấu trúc ảnh hưởng đến mọi thứ, từ phân bổ nguồn lực đến tốc độ ra quyết định. Mỗi mô hình giải quyết một vấn đề khác nhau tùy thuộc vào thiết lập nhóm và mức độ phức tạp của kinh doanh.
Ví dụ thực tế về cấu trúc tổ chức chức năng
Nhiều công ty lớn vẫn dựa vào cấu trúc tổ chức chức năng vì tính ổn định và đơn giản của nó. Ví dụ:
- Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, các nhóm được chia thành các hàm lâm sàng, hành chính và thanh toán, mỗi nhóm do trưởng bộ phận riêng lãnh đạo
- Các doanh nghiệp sản xuất thường chia nhóm thành thiết kế, kiểm soát chất lượng, sản xuất và hậu cần, giúp hoạt động tập trung vào mục tiêu
- Các công ty công nghệ thường tách bộ phận kỹ thuật, hỗ trợ, tiếp thị và pháp lý thành các đơn vị độc lập với quy trình làm việc riêng
Các ví dụ này cho thấy cấu trúc chức năng và phân chia bộ phận giải quyết các vấn đề khác nhau như thế nào. Khi các công việc lặp đi lặp lại và vai trò được xác định rõ ràng, cấu trúc tổ chức chức năng có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và trách nhiệm giải trình.
👀 Bạn có biết? Valve Corporation hoạt động mà không có các nhà quản lý truyền thống, cho phép nhân viên tự do lựa chọn dự án và di chuyển bàn làm việc, thúc đẩy cấu trúc tổ chức phẳng.
Ưu và nhược điểm của cấu trúc tổ chức chức năng
Giống như bất kỳ mô hình nào, cấu trúc tổ chức chức năng cũng có những ưu và nhược điểm. Nó có thể mang lại hiệu quả đáng kể trong môi trường phù hợp, nhưng lại gây ra mâu thuẫn trong những môi trường khác. Hiểu rõ cả hai mặt sẽ giúp bạn quyết định liệu đây có phải là cấu trúc tổ chức phù hợp với nhóm của mình hay không.
Ưu điểm của cấu trúc tổ chức chức năng
Cấu trúc tổ chức chức năng đặc biệt hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn cần chiều sâu, tính nhất quán và khả năng kiểm soát. Cấu trúc này phù hợp với các công ty ưu tiên chuyên môn trong lĩnh vực và quy trình công việc có cấu trúc.
Đây là những yếu tố làm nên sự hiệu quả:
- Chuyên môn sâu trong các bộ phận: Các nhóm tập trung vào các công việc cụ thể phù hợp với bộ kỹ năng của họ, cải thiện chất lượng và tốc độ
- Con đường sự nghiệp và hệ thống báo cáo rõ ràng: Nhân viên hiểu vị trí của mình trong biểu đồ tổ chức, người mà họ báo cáo và cách họ có thể phát triển
- Cải thiện phân bổ nguồn lực: Khối lượng công việc và nhân tài có thể được phân phối một cách chiến lược giữa các bộ phận chức năng
- Ra quyết định tập trung: Hầu hết các quyết định được thực hiện trong phạm vi bộ phận, giúp quá trình nhanh hơn và phù hợp hơn với các ưu tiên của nhóm
- Nâng cao kỹ năng: Sự lặp lại và hướng dẫn trong các hàm giúp trau dồi chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể theo thời gian
- Hiệu quả hoạt động: Các bộ phận hoạt động như những đơn vị được vận hành trơn tru — lý tưởng để mở rộng quy mô mà không làm mất tính nhất quán
Khi được quản lý tốt, cấu trúc này tạo ra một văn hóa chuyên nghiệp, ổn định và hiệu suất dự đoán được.
Những thách thức của cấu trúc tổ chức chức năng
Mặc dù có nhiều điểm mạnh, cấu trúc này không phải là không có mâu thuẫn. Đặc biệt là khi các bộ phận cần phối hợp công việc hoặc phản ứng nhanh với thay đổi.
Các giới hạn phổ biến bao gồm:
- Giao tiếp bị cô lập: Các nhóm có thể trở nên mất kết nối, dẫn đến giao tiếp giữa các bộ phận kém và giảm hiển thị
- Hợp tác liên chức năng hạn chế: Công việc có xu hướng chỉ diễn ra trong phạm vi bộ phận, làm chậm quá trình đổi mới hoặc các sáng kiến chung
- Quá phụ thuộc vào các nhà quản lý chức năng: Một trưởng phòng có thể trở thành nút thắt cổ chai nếu họ phải gánh vác quá nhiều công việc
- Thiếu tính linh hoạt: Các mô hình chức năng có thể cứng nhắc, đặc biệt là khi thích ứng với các dự án hoặc thị trường thay đổi nhanh chóng
- Xung đột giữa các bộ phận: Các ưu tiên cạnh tranh thường phát sinh, đặc biệt là trong các tổ chức ma trận hoặc các doanh nghiệp có quy trình làm việc chồng chéo nhau
- Giảm khả năng hiển thị trong toàn bộ tổ chức: Nhân viên có thể không hiểu công việc của họ kết nối với các mục tiêu chung của công ty như thế nào
Trong một số trường hợp, các công ty áp dụng mối quan hệ báo cáo kép hoặc mô hình kết hợp như cấu trúc ma trận để cân bằng sự cứng nhắc này. Điều này cho phép sự hợp tác giữa các bộ phận nhiều hơn mà không phải từ bỏ hoàn toàn mô hình chức năng.
📖 Cũng nên đọc: 4 hàm của quản lý với ví dụ thực tế
Làm thế nào để tạo ra một cấu trúc tổ chức chức năng?
Xây dựng một cấu trúc tổ chức chức năng không chỉ là vẽ một biểu đồ tổ chức và coi như xong việc. Đó là một quá trình chiến lược đòi hỏi sự rõ ràng, hợp tác và sự thống nhất giữa các cấp lãnh đạo.
Bạn sẽ cần xác định vai trò mà doanh nghiệp của bạn thực sự cần, cách phân nhóm các nhóm và ai là người ra quyết định ở mỗi cấp.
Hãy cùng đi qua từng bước của quá trình này.
Bước 1: Xác định các hàm cốt lõi của tổ chức
Trước khi chỉ định tiêu đề hoặc đường báo cáo, bạn cần hiểu rõ các hàm kinh doanh thiết yếu của tổ chức. Đây là những lĩnh vực nền tảng mà công ty bạn dựa vào, cho dù đó là phát triển sản phẩm, tiếp thị, tài chính, bán hàng hay hỗ trợ khách hàng.
Bắt đầu bằng cách lập bản đồ những việc công ty bạn cần làm, không chỉ là tên gọi của chúng. Các bộ phận khác nhau thường có công việc trùng lặp, vì vậy giai đoạn này là để xác định trách nhiệm chứ không phải chức danh công việc.
Các câu hỏi quan trọng cần đặt ra:
- Những hàm nào là quan trọng đối với hoạt động hàng ngày?
- Nhóm của bạn đã có những kỹ năng chuyên môn mạnh mẽ ở lĩnh vực nào?
- Có bất kỳ trách nhiệm nào được chia sẻ bởi nhiều người mà không có quyền sở hữu rõ ràng không?
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Docs, bạn có thể cộng tác trong thời gian thực với các thành viên trong nhóm để brainstorming về các hàm, lỗ hổng kỹ năng và lĩnh vực quyền sở hữu. Và với ClickUp AI trong ClickUp Docs, bạn có thể tinh chỉnh nội dung này, thêm đề xuất và tóm tắt ý tưởng.
ClickUp Docs giúp các nhóm tạo ra kiến thức có cấu trúc, có thể tìm kiếm và cập nhật theo thời gian thực. Các bộ phận có thể cộng tác trên wiki nội bộ, liên kết tài liệu trực tiếp với nhiệm vụ và lưu trữ tất cả kiến thức về quy trình ở một nơi mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Sau khi xác định các hàm cốt lõi, hãy nhóm các hoạt động tương tự lại với nhau. Điều này tạo cơ sở cho các bộ phận chức năng, là trụ cột của cấu trúc tương lai của bạn.
Bước này là nền tảng. Nó định hình cách thức phát triển của cấu trúc tổ chức và giúp bạn xây dựng các nhóm phù hợp với nhu cầu kinh doanh thực tế.
⚡ Lưu trữ mẫu: Các mẫu quy trình công việc miễn phí tốt nhất trong Excel & ClickUp
Bước 2: Phân công lãnh đạo và xác định các mối quan hệ báo cáo
Sau khi xác định các chức năng cốt lõi, bước tiếp theo là xác định ai sẽ lãnh đạo từng bộ phận và luồng báo cáo trong toàn tổ chức. Đây là lúc phân cấp rõ ràng trở nên quan trọng.
Bắt đầu bằng cách xác định các thành viên nhóm có kinh nghiệm, có thể lãnh đạo cả về mặt vận hành và chiến lược. Họ sẽ trở thành trưởng bộ phận, thường đóng vai trò là quản lý chức năng, hướng dẫn nhóm, phân bổ nguồn lực và giám sát hiệu suất.
Bước này bao gồm những nội dung sau:
- Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng lĩnh vực chức năng
- Xác định các đường dây báo cáo từ nhân viên trực tiếp đến quản lý cấp trung và quản lý cấp cao
- Xác định cách thức ra quyết định trong các bộ phận và quy trình nâng cấp khi cần thiết
- Đảm bảo rằng không có vai trò nào báo cáo cho nhiều hơn một người quản lý, trừ khi bạn cố ý thiết kế một cấu trúc ma trận
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với tính năng Gán bình luận của ClickUp, chỉ cần thêm ký hiệu "@" trước chức danh của người phụ trách chức năng trong tài liệu cấu trúc tổ chức để quyền sở hữu được rõ ràng. Bạn cũng có thể thêm họ làm người theo dõi vào Danh sách công việc hoặc dự án có liên quan trong ClickUp để họ được thông báo về tất cả các hành động trong bộ phận.
Lớp cấu trúc tổ chức chức năng này đảm bảo trách nhiệm giải trình mà không làm phức tạp quá trình giao tiếp. Khi các đường báo cáo không rõ ràng, thường dẫn đến sự chậm trễ, thiếu trách nhiệm sở hữu hoặc nỗ lực trùng lặp.
Hãy lưu ý đến sự cân bằng ở đây vì các bộ phận chức năng không nên trở nên quá cồng kềnh. Giữ các đường dây quyền hạn chặt chẽ nhưng đủ gọn gàng để đảm bảo tốc độ.
📖 Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý một nhóm?
Bước 4: Thiết lập các quy tắc giao tiếp và hợp tác
Cấu trúc tổ chức chức năng hoạt động hiệu quả nhất khi mỗi bộ phận hoạt động ở mức cao nhất. Tuy nhiên, ngay cả nhóm hiệu quả nhất cũng có thể không đạt được kết quả mong muốn nếu không hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận. Đó là lý do tại sao việc thiết lập các quy tắc giao tiếp và hợp tác cũng quan trọng không kém việc thiết lập các đường dây báo cáo.
Khả năng hiển thị giữa các bộ phận có thể quyết định thành công hay thất bại của việc thực thi. Nếu bộ phận tiếp thị không hiểu các ưu tiên của bộ phận bán hàng hoặc nếu bộ phận vận hành không biết về sự chậm trễ của sản phẩm. Khi đó, các nhóm sẽ làm việc riêng lẻ. Để tránh điều đó, hãy thường xuyên điều phối các trưởng bộ phận, thiết lập các cuộc kiểm tra có cấu trúc và tạo điều kiện dễ dàng để báo cáo lên cấp trên khi cần ý kiến từ các bộ phận khác.
Mặc dù phong cách giao tiếp của mỗi tổ chức là khác nhau, nhưng có một số yếu tố cơ bản không thay đổi:
- Kỳ vọng rõ ràng về thời gian và cách thức chia sẻ thông tin cập nhật
- Xác định các điểm chuyển giao giữa các hàm như bán hàng và hỗ trợ khách hàng
- Các quy trình xử lý sự cố đã được thống nhất khi hợp tác gặp trục trặc
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trò chuyện ClickUp đưa giao tiếp theo ngữ cảnh thời gian thực lên một tầm cao mới. Bạn có thể tạo kênh Trò chuyện ngay từ trong dự án hoặc Danh sách công việc, gán nhận xét trong Trò chuyện, tạo Nhiệm vụ bằng AI ClickUp trong Trò chuyện và nhiều hơn nữa. Tránh sự cô lập,
Điều quan trọng không chỉ là khắc phục sự cố mà còn là ngăn chặn chúng xảy ra.
Bước này cũng đóng vai trò khóa trong thiết kế tổ chức dài hạn của bạn. Bằng cách củng cố thói quen giao tiếp cởi mở và chia sẻ quyền sở hữu, bạn sẽ dễ dàng phát triển hơn mà không làm mất sự thống nhất. Ngay cả khi nhóm của bạn mở rộng, những quy tắc này sẽ đóng vai trò như những mỏ neo giữ cho việc thực thi luôn kết nối và gắn kết.
⚡ Lưu trữ mẫu: Các mẫu kế hoạch truyền thông dự án miễn phí hàng đầu
Bước 5: Chuẩn hóa tài liệu và chia sẻ kiến thức
Cấu trúc không rõ ràng sẽ không thể mở rộng. Khi các nhóm đã được thành lập và các kênh liên lạc đã được thiết lập, bước tiếp theo là ghi chép lại cách thức hoàn thành công việc để kiến thức được thống nhất, dễ tiếp cận và có thể lặp lại trong toàn bộ tổ chức.
Khi mỗi bộ phận hoạt động dựa trên những giả định khác nhau, ngay cả một cấu trúc được xây dựng tốt cũng bắt đầu sụp đổ. Giải pháp là gì? Tài liệu chuẩn hóa và hệ thống lưu trữ chung.
Xây dựng một cơ sở kiến thức tập trung
Mỗi bộ phận chức năng nên duy trì các tài liệu sống động, trong đó nêu rõ các quy trình cốt lõi, quy trình công việc lặp lại và hướng dẫn của bộ phận. Điều này giúp loại bỏ sự mơ hồ, đẩy nhanh quá trình nhập việc và duy trì sự nhất quán trong thực thi ngay cả khi vai trò thay đổi.
- Lưu trữ các quy trình ra quyết định để tránh thông tin bị thất lạc trong các cập nhật bằng lời nói
- Phác thảo vai trò mong đợi và trách nhiệm của nhóm
- Kiểm soát phiên bản SOP và cho phép truy cập giữa các bộ phận
Tại đây, ClickUp cung cấp giải pháp hoàn hảo. ClickUp AI Knowledge Management đóng vai trò là bộ não trung tâm của tổ chức bạn. Nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ Connected Docs, wiki và Work AI hoàn chỉnh nhất thế giới, mang lại câu trả lời tức thì và đảm bảo kiến thức của công ty luôn sẵn sàng.
Thu thập và chia sẻ kiến thức tổ chức
Tài liệu văn bản là rất cần thiết, nhưng đôi khi, bối cảnh dễ chia sẻ hơn bằng hình ảnh. Cho dù bạn đang xem báo cáo, giải thích quy trình công việc hay xem xét vấn đề về quy trình, video giải thích ngắn gọn thường hiệu quả hơn các khối văn bản dài.
Đó là lúc các công cụ như ClickUp Clips phát huy tác dụng. Các nhà quản lý và trưởng nhóm có thể ghi lại các hướng dẫn ngắn trên màn hình để làm rõ việc chuyển giao, cập nhật hoặc các vấn đề thường xuyên xảy ra. Không cần tổ chức cuộc họp. Chỉ cần chia sẻ bối cảnh rõ ràng ngay lập tức.
Kiểu chia sẻ kiến thức trực quan này tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sự trao đổi qua lại và hỗ trợ các nhóm hoạt động không đồng bộ.
Khi tài liệu và kiến thức được chuẩn hóa, nó sẽ loại bỏ sự cản trở ở mọi cấp độ của cấu trúc tổ chức chức năng của bạn. Mọi người biết nơi tìm câu trả lời, cách thực hiện và những gì được mong đợi mà không cần phải liên tục làm rõ.
Bước 6: Sử dụng các công cụ và tài nguyên để xây dựng cấu trúc tổ chức
Sự thành công của bất kỳ cấu trúc tổ chức nào không chỉ dừng lại ở thiết kế. Bạn cần có các công cụ phù hợp để hỗ trợ nó. Các công cụ này cho phép bạn trực quan hóa, ghi chép, truyền đạt và thực thi trong mọi bộ phận. Nếu không có chúng, ngay cả cấu trúc được xây dựng cẩn thận nhất cũng sẽ bắt đầu lung lay dưới áp lực.
Lập bản đồ cấu trúc của bạn một cách trực quan và hợp tác
Trong giai đoạn đầu thiết kế cấu trúc, sự thống nhất là điều quan trọng nhất. Các nhà lãnh đạo cần thấy được mối liên kết giữa các vai trò, phân cấp báo cáo và bộ phận nào cần được làm rõ hơn.
Bảng trắng ClickUp giúp bạn thực hiện điều này. Bạn có thể vẽ bản đồ các lĩnh vực chức năng, vẽ mối quan hệ báo cáo và thực hiện các công việc lặp đi lặp lại với các trưởng bộ phận trong thời gian thực. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để xác định các lỗ hổng hoặc sự trùng lặp khi bạn có thể nhìn thấy toàn bộ hệ thống một cách trực quan.
Sau khi khám phá các tùy chọn, bạn có thể chuyển sang bố cục chính thức bằng cách sử dụng Mẫu biểu đồ tổ chức ClickUp. Mẫu này giúp bạn:
- Xây dựng phân cấp rõ ràng, có thể chỉnh sửa bằng cách sử dụng các khối vai trò được cấu trúc sẵn
- Cộng tác giữa các nhóm mà không bị lạc trong định dạng
- Cập nhật các đường báo cáo một cách nhanh chóng khi các bộ phận phát triển
Nó đóng vai trò như một cầu nối giữa quá trình brainstorming và cấu trúc mà không cần phải xây dựng lại bất kỳ thứ gì.
Làm rõ mục đích và quyền sở hữu của các bộ phận
Sau khi hoàn thiện cấu trúc, mỗi hàm cần có trách nhiệm rõ ràng. Điều đó có nghĩa là ghi chép ai chịu trách nhiệm về việc gì khi công việc của nhiều nhóm trùng lặp nhau.
Bản đồ Tư duy ClickUp giúp bạn vạch ra kế hoạch này. Bạn có thể hình dung các kết nối giữa mọi người, các nhóm và quy trình làm việc, giúp dễ dàng xác định phạm vi mà không tạo ra tắc nghẽn.
Sau khi bản đồ trách nhiệm được lập, Mẫu Vai trò & Trách nhiệm Quản lý Dự án ClickUp sẽ cụ thể hóa quyền sở hữu. Mẫu này cho phép bạn:
- Xác định ai chịu trách nhiệm cho các công việc hoặc kết quả cụ thể
- Ghi chép việc chuyển giao công việc và trách nhiệm theo nhóm hoặc vai trò
- Tránh nhầm lẫn vai trò trong quá trình nhập việc hoặc công việc liên chức năng
Các mẫu như thế này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn duy trì sự rõ ràng khi cấu trúc mở rộng.
⚡ Lưu trữ mẫu: Mẫu vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng để thiết lập trách nhiệm giải trình
Kết nối cấu trúc với việc thực thi hàng ngày
Cấu trúc không chỉ dành cho lãnh đạo, nó còn phải thể hiện trong cách hoàn thành công việc. Điều đó có nghĩa là kết nối biểu đồ tổ chức của bạn với quản lý công việc, tài liệu và giao tiếp.
Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn phân công công việc theo vai trò, bộ phận hoặc mục tiêu chiến lược. Công việc trở nên dễ theo dõi, dễ đo lường và phù hợp với mô hình tổ chức của bạn.
Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ kiến thức về quy trình, SOP của bộ phận hoặc hướng dẫn nhập môn. Sau đó, sử dụng ClickUp Clips để hướng dẫn các thay đổi hoặc làm rõ quy trình làm việc một cách trực quan, đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc không đồng bộ hoặc phân phối.
📖 Đọc thêm: Các công cụ và phần mềm giao tiếp tốt nhất tại nơi làm việc
Đánh giá hiệu quả cấu trúc thông qua dữ liệu nhân sự
Khi cấu trúc của bạn đã đi vào hoạt động, bạn cần biết liệu nó có thực sự hiệu quả hay không. Hình ảnh và các đường báo cáo chỉ là bề nổi. Những hiểu biết thực sự đến từ cách mọi người làm việc trong hệ thống.
Đó là lúc các chỉ số nhân sự trở nên thiết yếu. Theo dõi phạm vi kiểm soát, năng suất của nhóm, mức độ tham gia và tỷ lệ nhân sự có thể cho bạn biết liệu một bộ phận có đang bị quá tải hay không, hoặc liệu một số vai trò có cần được xác định lại hay không.
Hệ thống đánh giá hiệu suất cũng giúp phát hiện sớm sự sai lệch về cấu trúc. Nếu một nhóm liên tục đạt mục tiêu trong khi nhóm khác gặp khó khăn, đó có thể không phải là vấn đề về kỹ năng. Thay vào đó, đó có thể là dấu hiệu cho thấy cấu trúc cần được điều chỉnh.
Các công cụ đánh giá phù hợp không chỉ đo lường hiệu quả của nhân viên, mà còn phản ánh mức độ mà cấu trúc tổ chức của bạn hỗ trợ họ.
Vượt qua những thách thức trong cấu trúc tổ chức chức năng
Không có cấu trúc nào là hoàn hảo. Khi kinh doanh mở rộng hoặc thay đổi, ngay cả một cấu trúc tổ chức chức năng được thiết kế tốt cũng có thể bộc lộ những điểm mù, đặc biệt là nếu không được kiểm tra trong thời gian dài.
Dưới đây là bốn thách thức thường gặp, cùng với các giải pháp chiến lược để giải quyết chúng.
1. Trùng lặp trách nhiệm giữa các bộ phận
Khi các hàm công việc được xác định trong các silo, ranh giới có thể trở nên mờ nhạt. Một nhà phân tích tiếp thị bắt đầu xử lý việc hỗ trợ bán hàng. Một quản lý vận hành cuối cùng lại phải giải quyết các vấn đề về CNTT. Mặc dù điều này có vẻ hữu ích trong ngắn hạn, nhưng nó thường dẫn đến nỗ lực trùng lặp hoặc thiếu trách nhiệm.
Tại sao điều này xảy ra: Các bộ phận phát triển và vai trò mở rộng một cách tự nhiên, nhưng nếu không cập nhật định nghĩa vai trò, trách nhiệm sẽ được chuyển giao một cách không chính thức
Làm thế nào để giải quyết vấn đề này?
- Thường xuyên xem xét lại phạm vi vai trò, đặc biệt là sau khi có thay đổi về cơ cấu hoặc nhân sự
- Thu hút các trưởng bộ phận tham gia vào việc phân công lại trách nhiệm một cách có chủ đích, không phản ứng thụ động
- Kiểm tra các quy trình công việc định kỳ để xác định các lĩnh vực mà trách nhiệm không rõ ràng hoặc được chia sẻ không cần thiết
Phân định vai trò rõ ràng hơn giúp giảm nhầm lẫn và bảo vệ hiệu quả mà không giới hạn nhóm.
👀 Bạn có biết? Biểu đồ tổ chức đầu tiên trên thế giới trông giống như một cái cây! 🌳
Được thành lập vào năm 1854 cho Erie Railroad, công ty này có hội đồng quản trị làm gốc và các hoạt động nhánh ra như các chi nhánh.
2. Khả năng thích ứng kém trong quá trình thay đổi tổ chức
Cấu trúc chức năng rất tốt cho sự ổn định nhưng không phải lúc nào cũng tốt cho tốc độ. Khi thị trường thay đổi đòi hỏi phải tái cấu trúc nhanh chóng, những cấu trúc này có thể giống như việc quay đầu một con tàu container. Sự kháng cự đối với thay đổi làm chậm quá trình chuyển đổi chiến lược, ra mắt sản phẩm hoặc tích hợp M&A.
Tại sao điều này xảy ra: Vì việc ra quyết định và thực thi đã ăn sâu vào các hàm, nên thay đổi hướng đi thường đồng nghĩa với việc phải làm lại các quy trình đã được thiết lập sẵn giữa các bộ phận
Làm thế nào để khắc phục?
- Tạo sự linh hoạt về cấu trúc thông qua các nhóm đa chức năng tạm thời
- Đào tạo cấp quản lý trung gian để lãnh đạo trong quá trình thay đổi, không chỉ quản lý quy trình
- Xây dựng các điểm kiểm tra để đánh giá xem cấu trúc có còn phù hợp với chiến lược hay không
Cấu trúc này phải hỗ trợ sự phát triển chứ không cản trở nó.
📖 Cũng nên đọc: Cách hợp tác liên chức năng có thể thúc đẩy kinh doanh của bạn
3. Phụ thuộc vào quy trình công việc cũ
Điều từng làm cho cấu trúc hiệu quả có thể sau này trở thành nguyên nhân khiến nó trì trệ. Các nhóm tiếp tục sử dụng chuỗi phê duyệt lỗi thời, biểu mẫu dư thừa hoặc các điểm kiểm tra không cần thiết — không phải vì chúng cần thiết, mà vì "đó là cách mọi việc luôn được thực hiện"
Tại sao điều này xảy ra: Các mô hình chức năng ưa chuộng các quy trình công việc lặp đi lặp lại, nhưng nếu không được dọn dẹp thường xuyên, các hệ thống cũ sẽ tích tụ xung quanh chúng
Việc cần làm?
- Tiến hành kiểm tra quy trình làm việc hàng năm để cắt bỏ các bước lỗi thời
- Thu hút các nhóm tuyến đầu tham gia xác định các điểm mâu thuẫn
- Loại bỏ các quy trình nội bộ không còn phục vụ cho kết quả kinh doanh
Tuy nhiên, tối ưu hóa cấu trúc không phải lúc nào cũng có nghĩa là thiết kế lại. Đôi khi, tất cả những gì bạn cần làm là loại bỏ những gì không còn hiệu quả.
4. Quá trình nhập môn và phát triển kỹ năng chậm trong các nhóm chuyên môn
Tập trung quá sâu vào chức năng có thể hạn chế khả năng hiển thị. Nhân viên mới có thể thành thạo vai trò của mình ngay lập tức nhưng vẫn không hiểu cách thức hoạt động của tổ chức. Theo thời gian, điều này sẽ làm chậm quá trình nhập môn, đào tạo chéo và thậm chí là thăng chức.
Tại sao điều này xảy ra: Các bộ phận chức năng thường ưu tiên thực hiện công việc hơn là bối cảnh. o Phát triển kỹ năng bị giới hạn trong các trách nhiệm trước mắt
Làm thế nào để cải thiện nó?
- Xây dựng các chương trình đào tạo nhập môn bao gồm cơ hội tiếp xúc với các bộ phận khác
- Khuyến khích việc hướng dẫn hoặc theo dõi công việc giữa các bộ phận
- Xác định lộ trình nghề nghiệp kết hợp sự thành thạo chức năng với phạm vi chiến lược
Khi nhân viên hiểu rõ bức tranh tổng thể, họ sẽ đóng góp một cách có ý nghĩa hơn — mà không vượt ra khỏi phạm vi công việc của mình.
Xem xét lại cấu trúc, điều chỉnh lại thành công
Xây dựng cấu trúc tổ chức chức năng phù hợp là một chiến lược liên tục. Cho dù bạn đang quản lý nhiều bộ phận, xây dựng biểu đồ tổ chức hay điều hướng giữa cấu trúc tổ chức ma trận, cấu trúc tổ chức phân chia hoặc cấu trúc tổ chức phân cấp, chìa khóa nằm ở việc điều chỉnh con người, quy trình và mục đích.
Bằng cách làm rõ vai trò của các trưởng phòng ban, trao quyền cho các trưởng nhóm và cải thiện quy trình ra quyết định giữa các hàm, bạn sẽ tạo ra một hệ thống hỗ trợ sự phát triển. Ưu tiên thiết kế tổ chức có khả năng thích ứng với thay đổi, củng cố quản lý cấp cao và thúc đẩy giao tiếp cởi mở giữa các phòng ban.
Bạn muốn hợp lý hóa mọi thứ, từ xác định vai trò đến phân bổ nguồn lực? Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay và mang lại sự rõ ràng cho cấu trúc tổ chức của bạn ở mọi cấp độ.