Một trong ba nhà lãnh đạo tiếp thị cho biết tỷ lệ chuyển đổi là chỉ số hiệu suất chính (KPI) hàng đầu mà họ ưu tiên theo dõi. Tuy nhiên, đối với bất kỳ nhóm tiếp thị nào, chuyển đổi chỉ là kết quả cuối cùng.
Điều thực sự thúc đẩy họ chính là mức độ đồng bộ hóa các nỗ lực ở mọi giai đoạn của phễu tiếp thị.
Thách thức thực sự đối với các nhà quản lý tiếp thị là duy trì việc quản lý chiến dịch liên chức năng, trong đó các cập nhật dự án phải được hiển thị, có thể thực hiện và đo lường được theo thời gian thực.
Khi một chiến dịch không đạt hiệu quả như mong đợi, nhóm cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và khắc phục; khi một chiến lược mang lại kết quả tích cực, họ cần có tín hiệu rõ ràng để tập trung đầu tư mạnh hơn vào đó.
Đó chính là lúc ClickUp SyncUp phát huy tác dụng. Là một phần của hệ sinh thái ClickUp dành cho các nhóm tiếp thị, đây là công cụ quản lý dự án thông minh giúp các trưởng nhóm tổ chức các buổi đồng bộ hóa của nhóm tiếp thị, tự động hóa việc quản lý công việc và theo dõi hiệu suất trên nhiều kênh khác nhau.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách các nhà quản lý tiếp thị có thể sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi tiến độ chiến dịch.
⭐️ Tính năng mẫu nổi bật
Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị kết hợp hoàn hảo với các SyncUp của bạn để đảm bảo mọi chiến dịch ra mắt đều tuân theo một kế hoạch có thể theo dõi. Sử dụng các trạng thái, Trường Tùy chỉnh và chế độ xem có sẵn để tập trung hóa người chịu trách nhiệm, dòng thời gian và ngân sách, sau đó chạy các SyncUp nhanh chóng để chuyển các cập nhật thành các công việc liên kết và tiến độ đạt mục tiêu.
Tại sao việc theo dõi tiến độ chiến dịch lại quan trọng đối với các nhóm tiếp thị
John đang điều hành ba đợt ra mắt sản phẩm cùng lúc. Anh tổ chức các cuộc họp theo dõi chiến dịch hàng tuần, lướt qua các bảng điều khiển không liên kết với nhau và phải theo dõi các cập nhật dự án qua các chuỗi email. Kết quả là, không ai chắc chắn chỉ số hiệu suất chính nào thực sự đã thay đổi trong tuần trước. Các ngày đáo hạn bị bỏ lỡ dẫn đến việc không đạt được mục tiêu.
John chuyển sang một quy trình đơn giản: kiểm tra các chỉ số hàng ngày (lượng khách hàng tiềm năng, xu hướng CAC, chất lượng), một bảng KPI chia sẻ và một chế độ xem nền tảng quản lý dự án duy nhất dành cho người chịu trách nhiệm và dòng thời gian dự án.
Đây chính là sức mạnh của việc theo dõi. Dưới đây là những lý do quan trọng khiến việc theo dõi tiến độ trở nên cần thiết
1. Hiển thị biến hoạt động thành kết quả
Khi các nhóm đo lường những chỉ số quan trọng (tỷ lệ chuyển đổi, danh sách khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, chi phí và chất lượng), họ sẽ biết được nên mở rộng quy mô ở đâu và nên dừng lại ở đâu. Đội ngũ truyền thông của Google nhấn mạnh rằng việc đo lường nghiêm ngặt chính là cách các nhà tiếp thị tối ưu hóa chiến dịch, chứng minh ROI và hiểu rõ tác động của thương hiệu.
2. Sự đồng bộ hóa giúp giảm thiểu sự chậm trễ và công việc làm lại
Một nguồn thông tin chung đáng tin cậy về người chịu trách nhiệm, trạng thái và các bước tiếp theo giúp giảm thiểu sự hiểu lầm — một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc không tuân thủ dòng thời gian và công việc trùng lặp trong hoạt động tiếp thị.
3. Vòng phản hồi nhanh hơn giúp cải thiện hiệu suất của nhóm
Các bằng chứng về tiếp thị linh hoạt cho thấy rằng các chu kỳ ngắn hơn và việc hiển thị công việc đang thực hiện giúp nâng cao năng suất và khả năng phản ứng. Việc theo dõi thời gian chu kỳ, năng suất và tác động của các thử nghiệm giúp các nhóm thích ứng nhanh chóng.
4. Kiểm soát ngân sách và kỷ luật về ROI
Không thể biện minh cho chi tiêu nếu không có số liệu đo lường. Các khung chỉ số KPI tiêu chuẩn kết nối hoạt động trên các kênh với đóng góp vào doanh thu và ROI có thể quy thuộc (so với các chỉ số hào nhoáng).
5. Hiệu ứng tích lũy
Việc theo dõi nhất quán giúp tạo ra các cơ sở so sánh — nhờ đó, mỗi lần thử nghiệm đều giúp hoàn thiện nội dung sáng tạo, ưu đãi và đối tượng mục tiêu. Hướng dẫn MMM của Google nhấn mạnh việc lấp đầy các lỗ hổng trong đo lường để đưa ra các quyết định có tính thực thi cao hơn.
📖 Xem thêm: Cách cải thiện sự hợp tác tại nơi làm việc
Trước khi bắt đầu: Tại sao nên sử dụng ClickUp để đồng bộ hóa chiến dịch
Sự phân tán công việc làm chậm tiến độ chiến dịch. Các bản tóm tắt nằm trong tài liệu, các cập nhật nằm trong cuộc trò chuyện, các công việc bị ẩn trong các công cụ khác, và các số liệu mới nhất nằm trong một bảng tính mà chỉ một số ít người có quyền truy cập. Mối liên kết giữa quyết định và việc thực hiện bị đứt đoạn, và những vấn đề nhỏ trở thành những mục tiêu không đạt được.
ClickUp tập hợp mọi thứ vào một nơi duy nhất để quá trình đồng bộ hóa của bạn diễn ra suôn sẻ, tập trung và gắn liền với hành động. Khi mọi thứ đều nằm trong một không gian làm việc duy nhất, các cuộc hội thoại diễn ra ngay bên cạnh công việc. Các cập nhật sẽ tự động chuyển thành các bước tiếp theo do người cụ thể chịu trách nhiệm mà không cần qua các kênh liên lạc phụ.
Trang chứa kế hoạch cũng hiển thị các số liệu mới nhất, giúp các quyết định được đưa ra dựa trên những thay đổi thực tế, chứ không phải dựa trên trí nhớ. Các bản tóm tắt được gửi trực tiếp đến nơi nhóm làm việc, giúp giảm bớt các cuộc họp theo dõi và điều chỉnh hướng đi nhanh chóng hơn. Bạn sẽ có được nhịp độ ổn định với các cuộc đồng bộ ngắn gọn, phân công trách nhiệm rõ ràng và kết quả được hiển thị.
Cách ClickUp hỗ trợ đồng bộ hóa chiến dịch của bạn:
- Nguồn thông tin duy nhất về người chịu trách nhiệm, trạng thái và các bước tiếp theo
- Các cập nhật sẽ tự động chuyển thành công việc với thời hạn cụ thể ngay khi mọi người có mặt trong phòng
- Các bảng điều khiển được hiển thị ngay bên cạnh phần thảo luận, giúp các quyết định được đưa ra dựa trên số liệu trực tiếp
- Các bản tóm tắt và tổng hợp được gửi trực tiếp đến nơi công việc diễn ra, giúp giảm bớt các cuộc họp không cần thiết
Bắt đầu từ đâu:
- Thiết lập cấu trúc nhóm tiếp thị tập trung thông qua ClickUp for Marketing Teams
- Thực hiện các cuộc kiểm tra tiến độ trực tiếp và trong bối cảnh cụ thể với ClickUp SyncUp để đảm bảo các cuộc hội thoại, công việc và các hoạt động theo dõi luôn được kết nối với nhau
- Giữ các cuộc trò chuyện nhanh và giải đáp thắc mắc của nhóm trong ClickUp Chat để dễ dàng tìm thấy các cập nhật
- Biến lời nói thành hành động cụ thể với ClickUp Brain để tổng kết ngay lập tức, tạo/lập công việc và lập chương trình làm việc nhanh chóng
ClickUp SyncUp là gì?
Hãy tưởng tượng tình huống này: Bạn đang ở giữa buổi kiểm tra tiến độ chiến dịch với nhóm tiếp thị và các bên liên quan từ các bộ phận khác. Bạn phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng trò chuyện, cuộc gọi video, danh sách công việc và tài liệu — trong khi các phần của cuộc hội thoại bị phân tán trên nhiều nền tảng và không ai chắc chắn chủ đề nào chứa “bước tiếp theo”.
Với ClickUp SyncUp, bạn có thể khởi tạo một phiên họp trực tiếp bằng giọng nói hoặc video ngay trong không gian làm việc của mình, liên kết các công việc liên quan ngay lập tức, ghi lại cuộc thảo luận và chia sẻ bản tóm tắt tự động sau đó.
💯 Tóm lại: một nơi duy nhất để bắt đầu, thảo luận, phân công và theo dõi mà không bị mất bối cảnh.
Dưới đây là một số phản hồi từ người dùng thực tế:
Tôi đã chuyển toàn bộ cuộc trò chuyện nội bộ sang ClickUp (trước đây chúng tôi sử dụng Google Meet). Hệ thống hoạt động tốt và việc tập trung tất cả các công việc và tài liệu tại đó rất hữu ích.
Tôi đã chuyển toàn bộ cuộc trò chuyện nội bộ sang ClickUp (trước đây chúng tôi sử dụng Google Meet). Hệ thống hoạt động tốt và việc tập trung tất cả các công việc và tài liệu tại đó rất hữu ích.
Tính năng này vẫn còn ở giai đoạn đầu, nhưng đang ngày càng được cải thiện. Đối với tôi, tính năng tích hợp với các phần còn lại của ClickUp chính là điểm nổi bật nhất
Tính năng này vẫn còn ở giai đoạn đầu, nhưng đang ngày càng được cải thiện. Đối với tôi, tính năng tích hợp với các phần còn lại của ClickUp chính là điểm nổi bật nhất
Những nhận xét này nêu bật hai điểm quan trọng đối với các nhà quản lý tiếp thị: thứ nhất, việc tập trung các công việc, tài liệu, trò chuyện và cuộc họp trong một không gian làm việc thống nhất mang lại giá trị thực sự.
Thứ hai, mặc dù các tính năng vẫn đang được phát triển, người dùng đánh giá cao khả năng tích hợp mạnh mẽ với danh sách công việc và công việc dự án của họ.
Đối với các trưởng nhóm tiếp thị và người phụ trách chiến dịch, ClickUp SyncUp giải quyết một số thách thức thường gặp: ghi chú cuộc họp rời rạc, các bước tiếp theo sau khi đồng bộ hóa không rõ ràng, và thời gian bị lãng phí khi phải tìm kiếm các tệp đính kèm hoặc bình luận về trạng thái trên các công cụ khác nhau.
📌 Ví dụ: Với ClickUp SyncUp, bạn sẽ có một không gian họp được kết nối trực tiếp với không gian làm việc. Điều đó có nghĩa là khi ai đó nói: “Chúng ta sẽ tối ưu hóa trang đích trước thứ Sáu”, công việc đó sẽ tự động được liên kết với trạng thái, ngày đáo hạn và người chịu trách nhiệm ngay trong cùng một ứng dụng.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI trong các cuộc gọi video
Cách các nhà quản lý tiếp thị có thể sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi tiến độ chiến dịch
Các nhóm tiếp thị duy trì sự đồng bộ trong công việc thường phát triển nhanh hơn và giảm thiểu lãng phí.
McKinsey báo cáo rằng các công ty kết hợp sự sáng tạo với phân tích và mục tiêu rõ ràng đạt được mức tăng trưởng gấp khoảng hai lần so với các công ty cùng ngành, điều này cũng có nghĩa là việc chia sẻ mục tiêu, dữ liệu và các thói quen làm việc đóng vai trò quan trọng.
Đó cũng là một bài học đơn giản cho công việc triển khai chiến dịch. Các nhà quản lý tiếp thị có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực khi họ tập hợp mọi người lại và thống nhất về một số chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng.
Với suy nghĩ đó, hãy cùng xem cách các nhà quản lý tiếp thị có thể sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi tiến độ chiến dịch ở các cấp độ khác nhau.
👀 Thông tin thú vị: Nhân viên trí thức vẫn dành phần lớn thời gian trong ngày để điều phối công việc thay vì thực hiện công việc. Báo cáo “Anatomy of Work” của Asana cho thấy khoảng 60% thời gian được dành cho “công việc liên quan đến công việc”, và riêng các cuộc họp không cần thiết đã khiến mọi người mất khoảng 157 giờ mỗi năm. Đó là lý do tại sao việc đồng bộ hóa chặt chẽ và phù hợp với bối cảnh lại rất quan trọng.
Thiết lập trước cuộc họp
Tạo cho nhóm của bạn một điểm khởi đầu thuận lợi. Tạo một SyncUp cho mỗi kênh trò chuyện của chiến dịch, kênh này đã được kết nối sẵn với danh sách công việc liên quan đến chiến dịch đó.
Thêm chương trình làm việc vào ClickUp Docs với một phần ngắn gọn về các thành tựu, rủi ro và các bước tiếp theo. Mời các thành viên phù hợp trong nhóm và liệt kê các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn sẽ xem xét. Ghi rõ người chịu trách nhiệm bên cạnh mỗi nội dung thảo luận và thêm một lời nhắc nhở nhẹ nhàng để cập nhật tiến độ dự án trước cuộc họp.
Mở các chế độ xem hiển thị dòng thời gian dự án và ngày đáo hạn để mọi người đều nắm rõ thông tin. Việc chuẩn bị đơn giản này giúp bạn theo dõi tiến độ mà không gây thêm áp lực.
📮 ClickUp Insight: Khoảng 60% người dùng trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút, trong khi khoảng 15% mất hơn
2 giờ. Sự kết hợp giữa các tin nhắn nhanh và phản hồi chậm có thể tạo ra khoảng trống và làm chậm quá trình làm việc nhóm. Với ClickUp, tin nhắn, công việc và cập nhật được tích hợp cùng nhau, giúp không bỏ sót bất kỳ thông tin nào và mọi người luôn đồng bộ theo nhịp độ riêng của mình.
Xem tính năng trò chuyện kết nối hoạt động như thế nào. 👇🏼
Hiệu quả trong cuộc họp
Tập trung mọi thứ trên một nền tảng duy nhất để bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
Bắt đầu cuộc gọi từ không gian làm việc của bạn và sử dụng Nhiệm vụ ClickUp hoặc Tài liệu ClickUp để ghi chú nhanh trong khi mọi người đang nói. Khi ai đó chia sẻ thông tin cập nhật, hãy mở nhiệm vụ cụ thể đó, phân công nhiệm vụ và đặt ngày đáo hạn rõ ràng.
Nếu có công việc mới phát sinh, hãy tạo công việc ngay lập tức bằng cách nhấn phím Option + T trên Mac hoặc Alt + T trên PC, thao tác này sẽ mở ngay menu tạo/lập công việc! Sau đó, bạn có thể sử dụng ClickUp AI để ghi lại một bản tóm tắt ngắn gọn, giúp nhóm luôn tập trung vào công việc.
✍🏻 Giữ cho cuộc hội thoại diễn ra bình tĩnh và rõ ràng: Điều gì đã tiến triển? Điều gì đang bị trở ngại? Điều gì cần được khắc phục nhỏ?
Quy trình này giúp bạn dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn và theo dõi hiệu suất theo thời gian thực.
Theo dõi các hành động sau cuộc họp
Hãy để bản tóm tắt hướng dẫn việc thực hiện tiếp theo. Theo dõi các mục cần thực hiện và các bước tiếp theo từ các ghi chú của AI. Đảm bảo rằng mỗi quyết định đã được phân công thành một công việc kèm theo người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn, đồng thời thêm một ghi chú ngắn gọn vào phần bình luận của công việc nếu có thông tin nào cần truy cập dễ dàng sau này.
Theo thời gian, những thói quen nhỏ này sẽ tạo nên một hồ sơ hữu ích về các quyết định và kết quả. Bạn đo lường những điều quan trọng, hiển thị các ưu tiên và thúc đẩy các dự án tiến triển một cách ổn định và mang tính con người.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi chiến dịch
Khi nhóm cùng nhau theo dõi tiến độ, công việc trở nên nhẹ nhàng hơn và kết quả cũng rõ ràng hơn. ClickUp SyncUp được tích hợp ngay trong Không gian Làm việc của bạn, giúp tất cả các bước tiếp theo được tập trung tại một nơi duy nhất.
Dưới đây là một số cách đơn giản giúp các nhà quản lý tiếp thị đảm bảo mọi người đều nắm bắt thông tin đồng bộ.
Giảm bớt sự mệt mỏi do phải tham gia nhiều cuộc họp
Khi các cập nhật được gửi đến trước cuộc họp và bạn nhận được bản tóm tắt rõ ràng sau đó, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian trong các cuộc họp kéo dài.
ClickUp SyncUp cho phép bạn bắt đầu cuộc gọi trực tiếp trong không gian làm việc của mình, ghi lại cuộc gọi và chia sẻ bản tóm tắt ngay lập tức kèm theo các công việc cần thực hiện được liên kết với các công việc tương ứng. Điều này giúp bạn giữ cho cuộc trò chuyện ngắn gọn và công việc luôn tiến triển.
Báo cáo Chỉ số Xu hướng Công việc 2024 của Microsoft cũng cho thấy các nhà lãnh đạo đang dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) để giảm bớt gánh nặng và giúp quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn, điều này hoàn toàn phù hợp với cách các bản tóm tắt của ClickUp SyncUp ghi lại các ghi chú và các bước tiếp theo cho bạn.
Có khả năng hiển thị rõ ràng về tình trạng chiến dịch
Các nhóm sẽ phát triển nhanh hơn khi ý tưởng sáng tạo và phân tích dữ liệu được kết hợp với nhau.
Báo cáo của McKinsey cho thấy các công ty kết hợp giữa sự sáng tạo, phân tích và mục tiêu rõ ràng đạt được mức tăng trưởng gấp đôi so với các đối thủ cùng ngành. Việc tập trung các quyết định, chỉ số KPI và người chịu trách nhiệm công việc tại một nơi cũng tuân theo tinh thần đó.
Bạn có thể tham gia một phiên SyncUp, xem qua một số chỉ số quan trọng thông qua các công việc và bảng điều khiển của mình, đồng thời nắm rõ những thay đổi cụ thể so với tuần trước.
Nâng cao trách nhiệm giải trình và ra quyết định nhanh chóng hơn
Ngân sách đang eo hẹp, vì vậy sự minh bạch là rất quan trọng. Theo Gartner, ngân sách tiếp thị trung bình chiếm khoảng 7,7% doanh thu của công ty.
Trong bối cảnh đó, việc ra quyết định nhanh chóng và quyền sở hữu rõ ràng sẽ tạo ra sự khác biệt thực sự.
Trong quá trình SyncUp, bạn có thể mở công việc đang được thảo luận, phân công bước tiếp theo và cài đặt ngày đáo hạn ngay khi mọi người đều có mặt. Báo cáo tóm tắt tự động sau đó sẽ nhắc nhở từng người về công việc của họ.
Tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận tiếp thị, thiết kế và phân tích
Những điều tốt đẹp sẽ xảy ra khi mọi người tham gia cuộc họp với những mục tiêu chung và hành động dựa trên dữ liệu được chia sẻ.
Một ví dụ gần đây là Intrepid Travel, công ty này đã báo cáo mức tăng trưởng mạnh mẽ sau khi thống nhất các nỗ lực về thương hiệu và hiệu suất, đồng thời làm việc dựa trên các kế hoạch chung được chia sẻ.
Trong SyncUp, việc phối hợp như vậy trở nên đơn giản. Các nhà thiết kế có thể chia sẻ màn hình, các nhà phân tích có thể chỉ ra một chỉ số, và các nhà tiếp thị có thể biến khoảnh khắc đó thành một công việc ngay lập tức.
Xem quy trình làm việc này được áp dụng như thế nào:
👀 Thông tin thú vị: Quảng cáo hiển thị đầu tiên trên web nhắc nhở chúng ta rằng việc thu hút sự chú ý từng rất dễ dàng; giờ đây, điều đó đòi hỏi sự phối hợp thông minh hơn. Bài viết của Wired kể lại sự kiện ra mắt băng rôn của HotWired vào năm 1994 cho thấy các quảng cáo thời kỳ đầu đã thu hút mức độ tương tác phi thường so với tiêu chuẩn ngày nay. Các nhóm hiện đại cần quy trình làm việc gọn gàng hơn và tính năng đồng bộ thông minh hơn để thu hút sự chú ý tương tự.
Ví dụ về các trường hợp sử dụng cho nhóm tiếp thị
Dưới đây là ba câu chuyện ngắn từ các nhóm thực tế đang sử dụng ClickUp.
Các nghiên cứu điển hình này chỉ đơn giản cho thấy cách thức công việc có tổ chức giúp mọi người hoàn thành công việc đúng hạn. Sau mỗi câu chuyện, bạn sẽ tìm thấy một ghi chú ngắn về cách ClickUp SyncUp có thể âm thầm giúp thiết lập này trở nên thân thiện hơn với người dùng.
Một hộp thư đến duy nhất cho mọi yêu cầu tại Shipt
Nhóm nền tảng dữ liệu của Shipt đóng vai trò trung tâm trong một môi trường làm việc vô cùng bận rộn. Các yêu cầu đổ về từ mọi phía, và những chi tiết quan trọng rất dễ bị bỏ sót. Do đó, họ đã chuyển việc tiếp nhận yêu cầu sang ClickUp Forms, sử dụng thẻ và ClickUp tự động hóa để phân công công việc, đồng thời cung cấp cho các nhà lãnh đạo chế độ xem trực tiếp thông qua các bảng điều khiển ClickUp.
Nhóm chia sẻ về việc tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự hiểu lầm khi mọi thứ được tập trung tại một nơi duy nhất. Kelly Smunk đã tóm tắt một cách đơn giản.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi dự án của chúng tôi bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung hóa các quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể tình trạng hiểu lầm.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi dự án của chúng tôi bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung hóa các quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể tình trạng hiểu lầm.
Với một nền tảng duy nhất để quản lý yêu cầu và cập nhật trạng thái, nhóm có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc một cách công bằng và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu hiện tại.
Cách ClickUp SyncUp giúp cải thiện hiệu quả
Đội ngũ tiếp thị và dữ liệu thường xuyên họp để xem xét các chỉ số phân bổ và KPI. Một phiên SyncUp ngắn trước buổi lập kế hoạch hàng tuần có thể giúp mọi người cùng nắm rõ các số và bối cảnh chung.
Các nhóm có thể tham gia cuộc gọi ngay trong kênh trò chuyện của danh sách công việc, cùng nhau mở bảng điều khiển và chuyển bất kỳ vấn đề nào thành công việc có người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn. Bản tóm tắt sẽ được lưu trong không gian Làm việc, giúp việc tìm kiếm các cập nhật dự án sau này trở nên dễ dàng.
Quy trình thiết lập đơn giản giúp Cartoon Network đăng bài nhanh hơn
Nhóm truyền thông xã hội của Cartoon Network cần một nguồn thông tin đáng tin cậy để có thể hành động nhanh chóng mà không làm giảm độ chính xác.
Với ClickUp, họ đã giảm thời gian tạo và đăng tải nội dung xuống khoảng 50%, tăng gấp đôi số lượng kênh mạng xã hội được quản lý bởi cùng một nhóm, và sản xuất hơn 2.000 tài sản trong thời gian ngắn hơn.
Các trạng thái tùy chỉnh giúp mọi người luôn nắm rõ tình trạng hiện tại của mỗi bài đăng. Số lượt xem giúp việc lập kế hoạch giữa các thương hiệu trở nên dễ dàng hơn.
Các bảng điều khiển ClickUp hiển thị kết quả theo cách mà các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt trong vòng một phút. Như Sarah Lively đã chia sẻ:
Chúng tôi có thể hành động cực kỳ nhanh chóng vì có một nguồn thông tin duy nhất chứa đầy đủ mọi chi tiết cần thiết.
Chúng tôi có thể hành động cực kỳ nhanh chóng vì có một nguồn thông tin duy nhất chứa đầy đủ mọi chi tiết cần thiết.
Cách ClickUp SyncUp giúp cải thiện hiệu quả
Các cuộc họp ngắn trên mạng xã hội vào buổi sáng sẽ diễn ra nhanh chóng khi kế hoạch đã rõ ràng. Một phiên SyncUp nhanh chóng giúp các nhà sản xuất, biên tập viên nội dung và nhà thiết kế xác nhận các bài đăng trong ngày, xem kết quả của ngày hôm qua và nắm bắt bất kỳ thay đổi nào vào phút chót.
Nếu có công việc cần điều chỉnh, bạn có thể mở công việc, chỉ định người chịu trách nhiệm mới và cài đặt ngày đáo hạn mới ngay khi mọi người đều có mặt.
Một nơi duy nhất để lập kế hoạch và ghi nhớ tại Đại học Miami
Trung tâm hướng nghiệp của Đại học Miami tổ chức hơn 200 sự kiện mỗi năm và thu hút hơn 19.000 sinh viên.
Họ đã xây dựng một cơ sở kiến thức đơn giản trong ClickUp Tài liệu, sử dụng các mẫu để đảm bảo các bước thực hiện nhất quán và sắp xếp các chế độ xem sao cho mọi người đều có thể nắm bắt khối lượng công việc và trạng thái chỉ trong nháy mắt. Điều này đã hỗ trợ quá trình bàn giao công việc và đào tạo. Đồng thời, nó cũng giúp các nhà lãnh đạo theo dõi tiến độ một cách bình tĩnh và hiệu quả.
Kết quả này cũng thể hiện rõ qua thành tích của sinh viên, với tỷ lệ thành công đạt 98% trong vòng sáu tháng sau khi tốt nghiệp. Michael Turner đã giải thích về sự thay đổi này.
ClickUp là công cụ giúp chúng tôi đảm bảo tất cả các bước liên quan đến một sự kiện đều được thực hiện đúng như kế hoạch.
ClickUp là công cụ giúp chúng tôi đảm bảo tất cả các bước liên quan đến một sự kiện đều được thực hiện đúng như kế hoạch.
Cách ClickUp SyncUp giúp cải thiện hiệu quả
Công việc tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều đối tác. Một phiên SyncUp 10 phút vào giữa tuần giúp xác nhận địa điểm, diễn giả và các chương trình khuyến mãi mà không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ.
Chia sẻ màn hình để xem lại dòng thời gian, chuyển các khoảng trống thành công việc và chỉ định người chịu trách nhiệm rõ ràng. Bản tóm tắt này đóng vai trò như một tài liệu tham khảo quý giá cho nhóm, giúp các thành viên mới nắm bắt quy trình và duy trì các ưu tiên ổn định.
Cách SyncUp tích hợp vào hệ sinh thái quy trình làm việc tiếp thị của ClickUp
Giờ đây, khi chúng ta đã hiểu cách ClickUp SyncUp giúp đơn giản hóa quy trình của bạn, hãy cùng khám phá cách các tính năng khác nhau trong ClickUp phối hợp với nhau để nâng cao nỗ lực công việc của bạn.
SyncUp kết hợp với nhiệm vụ ClickUp để có cái nhìn toàn diện về chiến dịch
Hầu hết áp lực trong chiến dịch đều xuất phát từ những lỗ hổng nhỏ. Một bản cập nhật trạng thái ngắn gọn nhưng chưa bao giờ được truyền đạt đến nhóm thiết kế. Một ý tưởng mới chưa được chuyển thành công việc.
Trong cuộc họp, hãy mở ra một vài công việc liên quan đến tuần đó. Xác nhận người chịu trách nhiệm, bước tiếp theo và ngày đáo hạn khi mọi người đều có mặt. Nếu có công việc mới phát sinh, hãy tạo công việc ngay lập tức bằng nhiệm vụ ClickUp và thêm một dòng mô tả ngắn gọn để sau này không ai phải mất thời gian tìm hiểu bối cảnh.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh cho kênh, đối tượng hoặc giai đoạn phễu để sắp xếp nhanh chóng sau cuộc họp. Thêm bình luận để làm rõ các chi tiết nhỏ và gắn thẻ các đồng nghiệp cụ thể cần xem thông tin đó.
Quy trình đơn giản này mang đến cho bạn một dòng thời gian thực tế của dự án mà bạn có thể tin cậy.
Bảng điều khiển ClickUp và ClickUp Tài liệu là nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất của bạn
Các chiến dịch sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn khi số liệu, kế hoạch và nội dung của bạn được kết hợp hài hòa với nhau.
Tạo một bảng điều khiển ClickUp để hiển thị hiệu suất của nhóm và trạng thái chiến dịch chỉ trong nháy mắt. Thêm biểu đồ tròn để thể hiện trạng thái tài sản, một đường biểu diễn đơn giản cho số lượng đăng ký hàng tuần và thẻ khối lượng công việc để trưởng nhóm có thể kiểm tra sự cân bằng.
Nếu bạn đang thắc mắc làm thế nào để tạo bảng điều khiển ClickUp từ đầu chỉ trong vài phút, đây là một video ngắn trên YouTube:
Sau đó, bạn có thể nhúng bảng điều khiển này vào một tài liệu ClickUp Doc chứa bản tóm tắt, các ghi chú về giọng điệu và phong cách, cùng với danh sách kiểm tra phê duyệt gọn nhẹ.
Khi các công việc được hoàn thành, các mục tiêu và chỉ tiêu tiếp thị của bạn sẽ được đạt được mà không cần thực hiện nỗ lực thủ công. Điều này giúp bạn có một phương pháp rõ ràng để đo lường tiến độ so với các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và giải thích các quyết định trong các cuộc họp theo dõi chiến dịch.
📖 Xem thêm: Các ứng dụng nhắn tin tất cả trong một tốt nhất
ClickUp Brain giúp biến các ý chính thành các mục cụ thể và có tổ chức
Hãy giữ mọi thứ đơn giản và mang tính con người. Hãy để các công cụ xử lý những phần bận rộn để bạn có thể tập trung vào con người và các quyết định. Các nhóm sử dụng các tính năng này thường tiết kiệm được khoảng một ngày mỗi tuần và hoàn thành công việc thông thường nhanh hơn nhiều. Điều này thường thể hiện qua việc giảm bớt các ghi chú thủ công, giảm các bước trùng lặp và có thêm thời gian để suy nghĩ.
Trong quá trình sử dụng ClickUp SyncUp
Ví dụ: “Tạo các công việc cho ba biến thể carousel trên Instagram và giao cho Maya, hạn chót là thứ Sáu.” ClickUp Brain sẽ tự động tạo các công việc kèm theo người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn.
Hãy nói: “Tóm tắt cuộc họp theo dõi chiến dịch hôm nay trong ba dòng và liệt kê các mục cần thực hiện.” ClickUp Brain sẽ viết một bản tóm tắt ngắn gọn và liên kết từng công việc.
Sau cuộc gọi
Mở ClickUp Brain và thử một lời nhắc thân thiện. “Hãy hiển thị cho tôi các công việc được gắn thẻ ‘Spring Promo’ đến hạn trong tuần này và vẫn đang trong quá trình xem xét.” Bạn sẽ nhận được một danh sách có thể dán vào ClickUp Trò chuyện kèm theo một ghi chú ngắn.
Cần một lời nhắc nhở cho việc đồng bộ hóa ngày mai? “Soạn thảo một chương trình nghị sự dài 5 phút cho buổi đánh giá thử nghiệm email, trong đó nêu rõ một chỉ số KPI và một rủi ro cần thảo luận.”
SyncUp kết nối các cuộc họp với OKR và mục tiêu tiếp thị
Tiến độ sẽ trở nên cụ thể khi các cuộc họp được kết nối với kết quả. Tạo mục tiêu chiến dịch trong một tài liệu ClickUp Doc phản ánh các mục tiêu OKR của bạn. Sau đó, liên kết các công việc góp phần vào mục tiêu đó, bao gồm việc giao sản phẩm sáng tạo, số lượng thử nghiệm và các chỉ số nhỏ hơn như số lượt điền biểu mẫu hàng tuần. Mở tài liệu Doc để xem lại mục tiêu của bạn ngay từ đầu phiên SyncUp, đảm bảo mọi người đều nhìn thấy cùng một chỉ số.
Nếu mục tiêu đang chậm tiến độ, bạn có thể ngay lập tức phân công công việc trong ClickUp Tasks, cài đặt ngày đáo hạn phù hợp với chiến dịch của bạn và xác nhận chiến lược đang theo dõi hiệu suất. Khi nhóm hoàn thành công việc, mục tiêu sẽ tiến gần hơn mà không cần nỗ lực thêm.
Đó chính là cách để bạn duy trì tiến độ ổn định trên nhiều nền tảng và đảm bảo các ưu tiên luôn được hiển thị rõ ràng tại một nơi duy nhất.
Các Siêu Đại lý ClickUp giúp thúc đẩy tiến độ chiến dịch giữa các cuộc họp
Các Super Agents mở rộng phạm vi hoạt động của SyncUp bằng cách duy trì tiến độ công việc giữa các cuộc họp.
Trong khi ClickUp Brain hỗ trợ ngay lập tức bằng cách ghi chú, tạo công việc và tóm tắt các cuộc thảo luận, thì Super Agents hoạt động liên tục trên toàn bộ không gian làm việc của bạn. Chúng theo dõi các công việc, tài liệu, Trường Tùy chỉnh và mục tiêu ở chế độ nền, phát hiện các công việc bị đình trệ, thời hạn bị bỏ lỡ hoặc các dấu hiệu rủi ro sớm để các vấn đề được phát hiện trước khi chúng làm chậm tiến độ chiến dịch.
Sau khi SyncUp hoàn tất, các Super Agents sẽ tiếp tục công việc.
Họ đang theo dõi xem các công việc mới có được hoàn thành đúng hạn hay không, giám sát tiến độ đạt mục tiêu khi các công việc được tổng hợp lên cấp trên, và duy trì tính chính xác của bảng điều khiển mà không cần tốn thêm nỗ lực. Nếu đà tiến triển chậm lại hoặc quá trình bàn giao bị đình trệ, tín hiệu cảnh báo sẽ xuất hiện sớm, chứ không phải sau khi kết quả đã sa sút.
Điều này tạo ra một hệ thống trong đó các kế hoạch luôn được duy trì, tiến độ luôn được hiển thị rõ ràng, và các cuộc họp đóng vai trò là các điểm kiểm tra thay vì là trung tâm điều hành.
Ví dụ thực tế: Triển khai chiến dịch SyncUp trong ClickUp
Dưới đây là hướng dẫn đơn giản mà bạn có thể áp dụng cho cuộc họp theo dõi chiến dịch tiếp theo. Hướng dẫn này giúp các cập nhật dự án luôn rõ ràng, hỗ trợ bạn theo dõi tiến độ và cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm một lộ trình hành động cụ thể.
Bước 1: Chuẩn bị trong ClickUp Docs
Tạo một chương trình nghị sự ngắn gọn trong ClickUp Docs, bao gồm mục tiêu, các chỉ số hiệu suất chính (KPI), các rủi ro hiện tại và ba nội dung thảo luận chính. Liên kết các công việc liên quan và ghi chú ai cần trình bày về từng mục.
Bước 2: Khởi chạy SyncUp từ công việc
Mở kênh trò chuyện của danh sách chiến dịch và nhấp vào biểu tượng SyncUp để bắt đầu cuộc gọi. Mời thêm các thành viên khác trong nhóm, sau đó ghim tài liệu chương trình làm việc vào cuộc trò chuyện để mọi người đều có thể truy cập dễ dàng.
Bước 3: Mở bảng điều khiển ClickUp
Chia sẻ bảng điều khiển ClickUp của bạn cho chiến dịch. Xem xét một số chỉ số KPI, đánh giá hiệu suất của nhóm và chỉ ra bất kỳ điểm nghẽn tiềm ẩn nào. Hãy giới hạn phần này trong hai phút để nhóm duy trì sự tập trung.
Bước 4: Phân loại công việc và phân công công việc
Mở các công việc cụ thể cần có quyết định. Giao công việc cho người chịu trách nhiệm, thêm ngày đáo hạn rõ ràng và đặt mức độ ưu tiên đơn giản. Thêm một dòng mô tả bối cảnh để sau này không ai phải tìm kiếm lại.
Bước 5: Ghi lại các quyết định và ghi chú
Ghi chú nhanh trong phần bình luận của công việc hoặc trên ClickUp Trò chuyện. Chuyển bất kỳ bước tiếp theo nào thành công việc, gắn thẻ người phù hợp và thêm người theo dõi cho các bên liên quan muốn nhận cập nhật.
Bước 6: Hoàn tất quy trình và theo dõi tiến độ
Kết thúc bằng một câu tóm tắt về hình ảnh thành công trước lần kiểm tra tiếp theo. Bản tóm tắt SyncUp được hiển thị ngay bên cạnh công việc, các mục tiêu được cập nhật khi các nhiệm vụ được hoàn thành, và bảng điều khiển phản ánh tiến độ cho trưởng nhóm và các quản lý dự án của bạn.
📖 Xem thêm: Các mẫu chiến dịch tiếp thị Miễn phí
Các chỉ số cần theo dõi với ClickUp SyncUp
Atlassian đã thực hiện một thử nghiệm nội bộ bằng cách thay thế một số cuộc họp cập nhật trạng thái bằng các cuộc họp video không đồng bộ và ghi nhận được 5.000 giờ thời gian họp được tiết kiệm. Bài học rút ra rất đơn giản: khi bạn đo lường đúng những yếu tố cần thiết, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc.
Dưới đây là các chỉ số chính mà bạn nên theo dõi hàng tuần để đảm bảo các bản đồng bộ hóa chiến dịch của bạn luôn hữu ích và có cơ sở:
- Tỷ lệ tiến độ chiến dịch trên bảng điều khiển ClickUp, được tính bằng số công việc đã hoàn thành chia cho tổng số công việc, kèm theo xu hướng đơn giản kể từ lần cập nhật dự án gần nhất, giúp bạn theo dõi tiến độ so với dòng thời gian của dự án
- Tỷ lệ giải quyết các vấn đề cản trở theo ClickUp SyncUp, được tính bằng số lượng các vấn đề cản trở đã được đóng chia cho số lượng các vấn đề cản trở được báo cáo trên các công việc cụ thể, kèm theo một ghi chú ngắn trong ClickUp Tài liệu và ngày đáo hạn cho bất kỳ vấn đề nào vẫn còn chưa được giải quyết
- Tiết kiệm thời gian cuộc họp nhờ các bản cập nhật không đồng bộ, được đo lường dựa trên thời lượng trung bình của SyncUp theo từng tháng và số lượng bản cập nhật được xử lý trong ClickUp Chat
- Tỷ lệ tham gia và tỷ lệ hoàn thành, được tính dựa trên số người tham gia đã chia sẻ ít nhất một cập nhật và hoàn thành các mục trong ngày đáo hạn, được lọc theo thành viên trong nhóm để đánh giá hiệu suất của nhóm một cách công bằng
- Thời gian đưa ra quyết định từ khi “vấn đề được nêu ra” trong phần bình luận của công việc đến khi “quyết định được ghi lại”, được hiển thị bằng giờ hoặc ngày, giúp các nhà quản lý dự án phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn và phân công công việc sớm hơn
- Đánh giá chất lượng cập nhật: một đánh giá nhanh từ 1 đến 3 được thêm vào sau mỗi lần đồng bộ hóa SyncUp kèm theo một câu mô tả bối cảnh, giúp người lãnh đạo nhóm điều chỉnh định dạng và đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin.
👀 Thông tin thú vị: Kết quả nghiên cứu Xu hướng công việc 2024–25 của Microsoft cho thấy “ngày công việc vô tận” là có thật: nhân viên phải xử lý khoảng 117 email mỗi ngày và bị gián đoạn công việc khoảng cứ sau 1,75–2 phút. Các bản cập nhật ngắn gọn, không đồng bộ và tần suất cuộc họp rõ ràng hơn giờ đây là điều thiết yếu để duy trì sự tập trung.
Đồng bộ hóa với ClickUp
Nếu bạn mong muốn các buổi đồng bộ hóa ngắn gọn và tập trung cho nhóm tiếp thị, người chịu trách nhiệm rõ ràng và các bản cập nhật dự án trung thực, thì bạn cần SyncUps!
Bởi vì với ClickUp, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi. SyncUp hoạt động song song với các công việc, ClickUp Docs và mục tiêu, giúp bạn có thể phân công công việc, cập nhật dòng thời gian của dự án và theo dõi hiệu suất mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau.
Bạn có thể sử dụng SyncUp để biến việc tạo/lập công việc và đặt mục tiêu thành một phần của mọi chương trình làm việc, để mỗi người chịu trách nhiệm ra về với các mục tiêu rõ ràng, thời hạn thực tế và các nguồn lực cần thiết để đạt được chúng.
Những thói quen đơn giản, dựa trên công việc này, kết hợp với các tính năng nâng cao của ClickUp, sẽ giúp kinh doanh của bạn có thêm thời gian để phát triển các chiến dịch nhằm nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng và đạt được kết quả trong môi trường ClickUp của bạn.
Nếu đó chính là tuần làm việc mà bạn mong muốn, hãy đăng ký sử dụng ClickUp và thử dùng SyncUp cùng nhóm của bạn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
ClickUp SyncUp được tích hợp ngay trong không gian làm việc của bạn, ngay bên cạnh các công việc, ClickUp Tài liệu và các cập nhật dự án. Bạn có thể mở một công việc ngay trong cuộc gọi, phân công nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và duy trì dòng thời gian dự án mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Công cụ này được thiết kế dành riêng cho các buổi đồng bộ hóa của nhóm tiếp thị và các cuộc họp đang theo dõi chiến dịch, không chỉ đơn thuần là các cuộc gọi video.
Đúng vậy. Bắt đầu cuộc gọi từ không gian chiến dịch và chia sẻ các bảng điều khiển ClickUp của bạn để theo dõi tiến độ, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và hiệu suất của nhóm theo thời gian thực. Cập nhật thẻ hoặc trạng thái ngay lập tức, và mọi người đều thấy sự thay đổi trên cùng một nền tảng.
Nó biến lời nói thành hành động cụ thể. Bạn có thể ghi lại các quyết định, tạo công việc từ bản tóm tắt và đưa các bản tóm tắt nhanh vào ClickUp Chat để các thành viên trong nhóm biết việc cần làm tiếp theo. Điều này giúp các nhà quản lý dự án đánh giá những thay đổi và giữ cho quy trình luôn đơn giản.
Có. Ghi lại một bản cập nhật ngắn qua SyncUps, bản cập nhật này sẽ xuất hiện trong ClickUp Clips của bạn. Sao chép và đăng liên kết vào kênh, đồng thời thêm ghi chú vào công việc ClickUp hoặc tài liệu (Doc) để cung cấp bối cảnh. Mọi người có thể trả lời trong ClickUp Trò chuyện, đánh dấu các công việc của mình và thúc đẩy công việc tiến triển mà không gây thêm áp lực hay cần tổ chức các cuộc họp bổ sung.
Bắt đầu bằng phần tổng quan hai phút về các bảng điều khiển ClickUp, sau đó xử lý năm công việc hàng đầu ảnh hưởng đến mục tiêu. Đối với mỗi công việc, xác nhận người chịu trách nhiệm, bước tiếp theo và ngày đáo hạn, đồng thời ghi lại các câu hỏi trong ClickUp Docs để theo dõi sau. Kết thúc bằng việc ghi chú các rủi ro, nhu cầu theo dõi thời gian và một thành công cụ thể để nhóm duy trì sự tập trung và có thể theo dõi hiệu suất một cách hiệu quả.