Một trong ba nhà lãnh đạo marketing cho biết tỷ lệ chuyển đổi là chỉ số hiệu suất chính (KPI) hàng đầu mà họ ưu tiên đang theo dõi. Tuy nhiên, đối với bất kỳ nhóm marketing nào, chuyển đổi chỉ là kết quả cuối cùng.
Điều thực sự thúc đẩy họ là mức độ đồng bộ hóa nỗ lực qua từng giai đoạn của phễu.
Thách thức thực sự đối với các nhà quản lý marketing là duy trì quản lý chiến dịch đa chức năng, nơi các cập nhật dự án được hiển thị, có thể thực hiện và đo lường được theo thời gian thực.
Khi một chiến dịch không đạt hiệu quả, nhóm cần chẩn đoán và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng; khi một chiến lược hoạt động hiệu quả, họ nên có tín hiệu rõ ràng để tập trung vào nó.
Đó chính là lúc ClickUp SyncUp phát huy tác dụng. Là một phần của hệ sinh thái ClickUp dành cho nhóm marketing, đây là công cụ quản lý dự án thông minh giúp các nhà lãnh đạo nhóm tổ chức các cuộc họp đồng bộ hóa của nhóm marketing, tự động hóa quản lý công việc và theo dõi hiệu suất trên nhiều kênh khác nhau.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách các nhà quản lý marketing có thể sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi tiến độ chiến dịch.
⭐️ Mẫu nổi bật
Mẫu Quản lý Chiến dịch Tiếp thị kết hợp hoàn hảo với SyncUps của bạn để đảm bảo mọi chiến dịch được triển khai theo một kế hoạch có thể theo dõi. Sử dụng các trạng thái, Trường Tùy chỉnh và các chế độ xem có sẵn để tập trung quản lý người chịu trách nhiệm, dòng thời gian và ngân sách, sau đó thực hiện các SyncUps nhanh chóng để chuyển các cập nhật thành các công việc liên kết và theo dõi tiến độ mục tiêu.
Tại sao việc theo dõi tiến độ chiến dịch lại quan trọng đối với các nhóm marketing?
John đang quản lý ba chiến dịch ra mắt cùng lúc. Anh tổ chức các cuộc họp theo dõi chiến dịch hàng tuần, xem qua các bảng điều khiển không đồng bộ và theo dõi cập nhật dự án qua các chuỗi email. Kết quả là, không ai chắc chắn các chỉ số hiệu suất chính nào thực sự đã thay đổi trong tuần qua. Các ngày đáo hạn bị bỏ lỡ dẫn đến việc không đạt được mục tiêu.
John chuyển sang một quy trình đơn giản: kiểm tra tín hiệu hàng ngày (lượng khách hàng tiềm năng, xu hướng CAC, chất lượng), một bảng KPI chia sẻ và một chế độ xem quản lý dự án duy nhất cho chủ sở hữu và dòng thời gian thực hiện dự án.
Đây chính là sức mạnh của việc theo dõi. Dưới đây là những lý do quan trọng khiến việc theo dõi tiến độ trở nên quan trọng.
1. Hiển thị biến hoạt động thành kết quả
Khi các nhóm đo lường các chỉ số quan trọng (tỷ lệ chuyển đổi, kênh bán hàng tiềm năng, chi phí và chất lượng), họ sẽ biết nên mở rộng gì và nên dừng lại gì. Đội ngũ truyền thông của Google nhấn mạnh rằng việc đo lường nghiêm ngặt là cách các nhà tiếp thị tối ưu hóa, chứng minh ROI và hiểu tác động của thương hiệu.
2. Sự đồng bộ hóa giúp giảm thiểu trễ và công việc làm lại
Một nguồn thông tin chung cho chủ sở hữu, trạng thái và các bước tiếp theo giúp giảm thiểu sự hiểu lầm - một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc không đạt được dòng thời gian và công việc trùng lặp trong hoạt động tiếp thị.
3. Các vòng phản hồi nhanh hơn cải thiện hiệu suất của nhóm
Bằng chứng về tiếp thị linh hoạt cho thấy rằng các chu kỳ ngắn hơn và công việc đang thực hiện được hiển thị rõ ràng dẫn đến hiệu suất cao hơn và khả năng phản ứng nhanh hơn. Đang theo dõi thời gian chu kỳ, hiệu suất và tác động của thí nghiệm giúp các nhóm thích ứng nhanh chóng.
4. Kiểm soát ngân sách và kỷ luật ROI
Bạn không thể biện minh cho chi tiêu mà không có đo lường. Khung KPI tiêu chuẩn kết nối hoạt động kênh với đóng góp doanh thu và ROI có thể quy thuộc (so với các chỉ số hào nhoáng).
5. Học tập tích lũy
Khi đang theo dõi nhất quán, các tiêu chuẩn so sánh được tạo ra - giúp mỗi lần thử nghiệm hoàn thiện nội dung sáng tạo, ưu đãi và đối tượng mục tiêu. Hướng dẫn MMM của Google nhấn mạnh việc lấp đầy khoảng trống đo lường để đưa ra quyết định có tính hành động cao hơn.
📖 Xem thêm: Cách cải thiện hợp tác trong môi trường làm việc
Trước khi bắt đầu: Tại sao nên sử dụng ClickUp cho việc đồng bộ hóa chiến dịch?
Sự phân tán công việc làm chậm tiến độ chiến dịch. Các bản tóm tắt nằm trong tài liệu, cập nhật nằm trong cuộc trò chuyện, công việc bị ẩn trong các công cụ khác, và số liệu mới nhất nằm trong bảng tính mà chỉ một số ít người truy cập. Chủ đề giữa quyết định và triển khai bị gián đoạn, và các vấn đề nhỏ trở thành mục tiêu bị bỏ lỡ.
ClickUp tập hợp tất cả các thành phần vào một nơi duy nhất để các cuộc đồng bộ hóa của bạn diễn ra một cách trơn tru, tập trung và liên kết với hành động. Khi mọi thứ được đặt trong một không gian làm việc duy nhất, cuộc hội thoại diễn ra ngay bên cạnh công việc thực tế. Các cập nhật được chuyển đổi thành các bước tiếp theo được giao nhiệm vụ mà không cần qua các kênh phụ.
Trang chứa kế hoạch cũng hiển thị các số liệu mới nhất, giúp quyết định dựa trên những thay đổi thực tế chứ không phải dựa vào trí nhớ. Các bản tóm tắt được hiển thị ngay tại nơi nhóm làm việc, giúp giảm bớt các cuộc họp theo dõi và điều chỉnh hướng đi nhanh chóng hơn. Bạn sẽ có một nhịp độ ổn định với các cuộc họp ngắn gọn, quyền sở hữu rõ ràng và kết quả dễ dàng hiển thị.
Cách ClickUp giúp đồng bộ hóa chiến dịch của bạn:
- Nguồn thông tin duy nhất cho chủ sở hữu, trạng thái và các bước tiếp theo.
- Các cập nhật được chuyển thành công việc với ngày hoàn thành rõ ràng trong khi mọi người đang làm việc.
- Bảng điều khiển nằm cạnh cuộc thảo luận, giúp các quyết định được đưa ra dựa trên số liệu thời gian thực.
- Tổng kết và tóm tắt được hiển thị trực tiếp tại nơi công việc diễn ra, giúp giảm bớt các cuộc họp không cần thiết.
Bắt đầu từ đâu:
- Thiết lập một cấu trúc nhóm marketing tập trung thông qua ClickUp for Marketing Teams
- Thực hiện các cuộc kiểm tra trực tiếp, trong bối cảnh với ClickUp SyncUp để các cuộc hội thoại, công việc và các bước theo dõi luôn được kết nối.
- Giữ các cuộc trò chuyện nhanh và làm rõ thông tin trong ClickUp Chat để các cập nhật dễ dàng tìm thấy.
- Biến ý tưởng thành hành động cụ thể với ClickUp Brain để tóm tắt nhanh, tạo công việc và lập kế hoạch nhanh chóng.
ClickUp SyncUp là gì?
Hãy tưởng tượng: Bạn đang giữa buổi kiểm tra tiến độ chiến dịch với nhóm marketing và các bên liên quan đa chức năng. Bạn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng chat, cuộc gọi video, danh sách công việc và tài liệu — với các phần của cuộc hội thoại rải rác trên các nền tảng khác nhau và không ai chắc chắn chủ đề nào chứa “bước tiếp theo”.
Với ClickUp SyncUps, bạn có thể khởi tạo một phiên trò chuyện âm thanh hoặc video trực tiếp trong không gian làm việc của mình, liên kết các công việc liên quan ngay lập tức, ghi lại cuộc thảo luận và chia sẻ tóm tắt tự động sau đó.
💯 Tóm lại: một nơi để bắt đầu, thảo luận, phân công và theo dõi mà không mất đi bối cảnh.
Dưới đây là một số phản hồi từ người dùng thực tế:
Tôi đã chuyển toàn bộ cuộc trò chuyện nội bộ sang ClickUp (trước đây chúng tôi sử dụng Google Meet). Nó hoạt động tốt và rất hữu ích khi tất cả các công việc và tài liệu đều được lưu trữ tại đó.
Tôi đã chuyển toàn bộ cuộc trò chuyện nội bộ sang ClickUp (trước đây chúng tôi sử dụng Google Meet). Nó hoạt động tốt và rất hữu ích khi tất cả các công việc và tài liệu đều được lưu trữ tại đó.
Đây vẫn là giai đoạn đầu, và nó ngày càng được cải thiện. Tính năng tích hợp với phần còn lại của ClickUp là điểm mạnh nhất đối với tôi
Đây vẫn là giai đoạn đầu, và nó ngày càng được cải thiện. Tính năng tích hợp với phần còn lại của ClickUp là điểm mạnh nhất đối với tôi
Những nhận xét này nhấn mạnh hai điểm quan trọng đối với các nhà quản lý marketing: đầu tiên, việc có các công việc, tài liệu, trò chuyện và cuộc họp trong một không gian làm việc thống nhất mang lại giá trị thực sự.
Thứ hai, mặc dù các tính năng vẫn đang được phát triển, người dùng đánh giá cao sự tích hợp mạnh mẽ với danh sách công việc và công việc dự án của họ.
Đối với các trưởng nhóm tiếp thị và chủ sở hữu chiến dịch, ClickUp SyncUp giải quyết một số thách thức thường gặp: ghi chú cuộc họp bị phân mảnh, các bước tiếp theo không rõ ràng sau khi đồng bộ hóa và thời gian bị lãng phí khi tìm kiếm tệp đính kèm hoặc bình luận trạng thái trên các công cụ khác nhau.
📌 Ví dụ: Với ClickUp SyncUps, bạn có một không gian họp được kết nối trực tiếp với không gian làm việc. Điều đó có nghĩa là khi ai đó nói, “Chúng ta sẽ tối ưu hóa trang đích vào thứ Sáu,” nó sẽ trở thành một công việc liên kết với trạng thái, ngày đáo hạn và người chịu trách nhiệm trong cùng một ứng dụng.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI trong cuộc gọi video
Cách các nhà quản lý marketing có thể sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi tiến độ chiến dịch
Các nhóm marketing duy trì sự đồng bộ trong công việc thường phát triển nhanh hơn và tiết kiệm thời gian hơn.
Báo cáo của McKinsey cho thấy các công ty kết hợp sự sáng tạo với phân tích dữ liệu và mục tiêu chia sẻ đạt được mức tăng trưởng gấp đôi so với các đối thủ cạnh tranh, điều này cũng có nghĩa là mục tiêu chia sẻ, dữ liệu chia sẻ và các quy trình chia sẻ đóng vai trò quan trọng.
Đó cũng là một bài học đơn giản cho công việc chiến dịch. Các nhà quản lý marketing có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực khi họ tập hợp mọi người lại và thống nhất về một số chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng.
Với điều đó, hãy cùng xem cách các nhà quản lý marketing có thể sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi tiến độ chiến dịch ở các cấp độ khác nhau.
👀 Thực tế thú vị: Nhân viên văn phòng vẫn dành phần lớn thời gian trong ngày để phối hợp công việc thay vì thực hiện nó. Nghiên cứu "Anatomy of Work" của Asana cho thấy khoảng 60% thời gian được dành cho "công việc về công việc", và các cuộc họp không cần thiết riêng lẻ đã khiến mọi người mất khoảng 157 giờ mỗi năm. Đó là lý do tại sao việc đồng bộ hóa chặt chẽ, trong bối cảnh cụ thể lại quan trọng.
Thiết lập trước cuộc họp
Cung cấp cho nhóm của bạn một điểm khởi đầu ổn định. Tạo một SyncUp cho mỗi kênh trò chuyện của chiến dịch, đã được kết nối với danh sách công việc liên quan đến chiến dịch.
Thêm một lịch trình trong ClickUp Tài liệu với một phần ngắn gọn về thành công, rủi ro và các bước tiếp theo. Mời các thành viên của nhóm phù hợp và bao gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) mà bạn sẽ xem xét. Ghi chú người chịu trách nhiệm bên cạnh mỗi điểm thảo luận và một nhắc nhở nhẹ nhàng để cập nhật tiến độ dự án trước cuộc họp.
Mở các chế độ xem hiển thị dòng thời gian của dự án và ngày đáo hạn để mọi người đồng bộ thông tin. Việc chuẩn bị đơn giản này giúp bạn theo dõi tiến độ mà không gây thêm áp lực.
📮 ClickUp Insight: Khoảng 60% người dùng trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút, trong khi khoảng 15% mất hơn 10 phút để trả lời.
2 giờ. Sự kết hợp giữa các tin nhắn nhanh và phản hồi chậm có thể gây ra khoảng trống và làm chậm tiến độ làm việc của đội ngũ. Với ClickUp, tin nhắn, công việc và cập nhật được đồng bộ hóa, đảm bảo không bỏ sót thông tin và mọi người đều cập nhật tiến độ theo nhịp độ của mình.
Xem tính năng trò chuyện kết nối hoạt động như thế nào. 👇🏼
Hiệu quả trong cuộc họp
Giữ mọi thứ trên một nền tảng duy nhất, để bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Bắt đầu cuộc gọi từ không gian làm việc của bạn và sử dụng một nhiệm vụ ClickUp hoặc tài liệu ClickUp để ghi chú nhanh trong khi mọi người đang nói. Khi ai đó chia sẻ cập nhật, mở nhiệm vụ cụ thể, giao nhiệm vụ và đặt ngày đáo hạn rõ ràng.
Nếu có công việc mới xuất hiện, hãy tạo công việc ngay lập tức bằng cách nhấn phím Option + T trên Mac hoặc Alt + T trên PC, điều này sẽ mở ngay menu tạo công việc! Bạn có thể sử dụng ClickUp AI để ghi lại tóm tắt ngắn gọn để nhóm có thể tập trung vào công việc.
✍🏻 Giữ cuộc hội thoại bình tĩnh và rõ ràng: Điều gì đã được thực hiện? Điều gì đang bị chặn? Điều gì cần sửa chữa nhỏ?
Quy trình này giúp dễ dàng nhận diện các điểm nghẽn tiềm ẩn và hỗ trợ theo dõi hiệu suất theo thời gian thực.
Đang theo dõi các hành động sau cuộc họp
Hãy để bản tóm tắt hướng dẫn việc thực hiện tiếp theo. Đang theo dõi các mục và bước tiếp theo từ các ghi chú AI. Đảm bảo rằng mỗi quyết định đã được giao cho một công việc có người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn, và thêm một ghi chú ngắn trong phần bình luận của công việc nếu có thông tin cần truy cập dễ dàng sau này.
Theo thời gian, những thói quen nhỏ này sẽ tạo nên một hồ sơ hữu ích về các quyết định và kết quả. Bạn đo lường những gì quan trọng, hiển thị các ưu tiên và thúc đẩy các dự án tiến triển một cách ổn định và mang tính con người.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp SyncUp để theo dõi chiến dịch
Khi một nhóm cùng theo dõi tiến độ, công việc trở nên nhẹ nhàng hơn và kết quả trở nên rõ ràng hơn. ClickUp SyncUp được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, vì vậy tất cả các bước tiếp theo đều được quản lý tại một nơi duy nhất.
Dưới đây là một số cách đơn giản mà điều này giúp các nhà quản lý marketing duy trì sự đồng bộ cho tất cả mọi người.
Giảm bớt mệt mỏi trong các cuộc họp
Khi các cập nhật đến trước cuộc họp và bạn nhận được tóm tắt rõ ràng sau đó, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho các cuộc họp kéo dài.
ClickUp SyncUps cho phép bạn bắt đầu cuộc gọi trực tiếp trong không gian làm việc của mình, ghi âm cuộc gọi và chia sẻ bản tóm tắt ngay lập tức kèm theo các nhiệm vụ hành động liên kết với các công việc tương ứng. Điều này giúp bạn giữ cuộc trò chuyện ngắn gọn và công việc diễn ra suôn sẻ.
Báo cáo Xu hướng Công việc 2024 của Microsoft cũng cho thấy các nhà lãnh đạo đang dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) để giảm bớt gánh nặng và làm cho việc hợp tác trở nên trơn tru hơn, điều này phù hợp với cách ClickUp SyncUp tóm tắt ghi chú và các bước tiếp theo cho bạn.
Hiển thị tầm nhìn rõ ràng về tình trạng sức khỏe của chiến dịch
Các nhóm phát triển nhanh hơn khi ý tưởng sáng tạo và phân tích dữ liệu được kết hợp chặt chẽ.
Báo cáo của McKinsey cho thấy các công ty kết hợp sáng tạo, phân tích và mục đích đạt được mức tăng trưởng gấp đôi so với các đối thủ cùng ngành. Việc tập trung các quyết định, chỉ số KPI và chủ sở hữu công việc vào một nền tảng duy nhất cũng tuân theo tinh thần đó.
Bạn có thể tham gia một SyncUp, xem một số chỉ số quan trọng thông qua các công việc và bảng điều khiển của mình, và xem chính xác những gì đã thay đổi so với tuần trước.
Nâng cao trách nhiệm và ra quyết định nhanh chóng hơn.
Ngân sách eo hẹp, vì vậy sự rõ ràng là điều quan trọng. Gartner cho biết ngân sách tiếp thị trung bình chiếm khoảng 7,7% doanh thu của công ty.
Trong bối cảnh đó, việc đưa ra quyết định nhanh chóng và quyền sở hữu rõ ràng thực sự tạo ra sự khác biệt.
Trong quá trình SyncUp, bạn có thể mở công việc đang thảo luận, giao bước tiếp theo và đặt ngày đáo hạn trong khi tất cả mọi người đều có mặt. Bản tóm tắt tự động sau đó sẽ nhắc nhở từng người về trách nhiệm của họ.
Tăng cường hợp tác giữa các bộ phận marketing, thiết kế và phân tích.
Những điều tốt đẹp xảy ra khi mọi người tham gia cuộc họp với mục tiêu chung và hành động dựa trên dữ liệu được chia sẻ.
Một ví dụ gần đây là Intrepid Travel, công ty này đã báo cáo sự tăng trưởng mạnh mẽ sau khi đồng bộ hóa nỗ lực thương hiệu và hiệu suất, đồng thời chia sẻ các kế hoạch.
Trong SyncUp, việc đồng bộ hóa như vậy rất đơn giản. Nhà thiết kế có thể chia sẻ màn hình, nhà phân tích có thể chỉ ra một chỉ số, và nhà tiếp thị có thể biến khoảnh khắc đó thành một công việc ngay lập tức.
Xem quy trình làm việc trong thực tế:
👀 Thông tin thú vị: Quảng cáo hiển thị đầu tiên trên web nhắc nhở chúng ta rằng sự chú ý từng dễ dàng thu hút; nay cần sự phối hợp thông minh hơn. Bài viết của Wired về việc ra mắt băng rôn của HotWired vào năm 1994 cho thấy các quảng cáo ban đầu thu hút tương tác phi thường so với tiêu chuẩn hiện nay. Các nhóm hiện đại cần quy trình làm việc gọn gàng hơn và đồng bộ hóa thông minh hơn để thu hút sự chú ý tương tự.
Ví dụ về các trường hợp sử dụng mẫu cho nhóm marketing
Dưới đây là ba câu chuyện ngắn từ các nhóm thực tế đang sử dụng ClickUp.
Các nghiên cứu trường hợp này chỉ ra cách làm việc có tổ chức giúp mọi người hoàn thành công việc đúng hạn. Sau mỗi câu chuyện, bạn sẽ tìm thấy một ghi chú nhỏ về cách ClickUp SyncUp có thể giúp thiết lập tương tự trở nên thân thiện hơn với người dùng.
Một hộp thư đến duy nhất cho mọi yêu cầu tại Shipt
Nhóm nền tảng dữ liệu của Shipt nằm ở trung tâm của một môi trường làm việc bận rộn. Yêu cầu đến từ mọi hướng, và các chi tiết quan trọng dễ bị bỏ sót. Do đó, họ đã chuyển việc tiếp nhận yêu cầu sang ClickUp Forms, sử dụng thẻ và ClickUp tự động hóa để định tuyến công việc, và cung cấp cho lãnh đạo chế độ xem trực tiếp thông qua ClickUp bảng điều khiển.
Nhóm thảo luận về việc tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sự hiểu lầm khi mọi thứ được tập trung tại một nơi. Kelly Smunk đã tóm tắt một cách đơn giản.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi dự án của chúng tôi được phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung hóa quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể sự hiểu lầm.
Trước khi sử dụng ClickUp, việc theo dõi dự án của chúng tôi được phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau. ClickUp đã tập trung hóa quy trình của chúng tôi, giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm đáng kể sự hiểu lầm.
Với một nền tảng duy nhất cho các yêu cầu và cập nhật trạng thái, nhóm có thể ưu tiên các công việc một cách công bằng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hiện tại.
Làm thế nào ClickUp SyncUp giúp cải thiện quy trình
Marketing và dữ liệu thường xuyên gặp gỡ để đánh giá phân bổ và các chỉ số KPI. Một phiên SyncUp ngắn trước cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần có thể giúp mọi người đến với cùng một số liệu và cùng một bối cảnh.
Các thành viên trong nhóm có thể tham gia cuộc gọi trong kênh chat của danh sách công việc, mở bảng điều khiển cùng nhau và chuyển bất kỳ vấn đề nào thành công việc có người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn. Bản tóm tắt sẽ được lưu trữ trong không gian làm việc, giúp việc tìm kiếm cập nhật dự án sau này trở nên dễ dàng.
Quy trình thiết lập đơn giản đằng sau việc đăng bài nhanh hơn của Cartoon Network
Nhóm truyền thông xã hội của Cartoon Network cần một nguồn thông tin chính xác để có thể hành động nhanh chóng mà không làm mất đi độ chính xác.
Với ClickUp, họ đã giảm thời gian tạo và đăng tải nội dung xuống khoảng 50%, tăng gấp đôi số lượng kênh mạng xã hội được quản lý với cùng một nhóm, và sản xuất hơn 2.000 tài sản trong thời gian ngắn hơn.
Các trạng thái tùy chỉnh giúp mọi người nắm rõ tình trạng của một bài đăng. Các chế độ xem giúp dễ dàng lập kế hoạch cho các thương hiệu khác nhau.
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị kết quả theo cách mà các nhà lãnh đạo có thể xem qua trong vòng một phút. Như Sarah Lively đã chia sẻ:
Chúng ta có thể hành động rất, rất nhanh chóng vì có một nguồn thông tin duy nhất chứa tất cả chi tiết cần thiết.
Chúng ta có thể hành động rất, rất nhanh vì có một nguồn thông tin duy nhất chứa tất cả chi tiết cần thiết.
Làm thế nào ClickUp SyncUp giúp cải thiện quy trình
Các cuộc họp ngắn buổi sáng diễn ra nhanh chóng khi kế hoạch đã rõ ràng. Một cuộc họp SyncUp nhanh chóng cho phép các nhà sản xuất, biên tập viên và nhà thiết kế xác nhận các bài đăng trong ngày, xem kết quả của ngày hôm qua và xử lý bất kỳ thay đổi phút chót nào.
Nếu cần di chuyển một công việc, bạn có thể mở công việc, giao cho chủ sở hữu mới và cài đặt ngày đáo hạn mới trong khi tất cả mọi người đều có mặt.
Một nơi để lập kế hoạch và theo dõi tại Đại học Miami
Trung tâm hướng nghiệp của Đại học Miami tổ chức hơn 200 sự kiện hàng năm và tiếp cận hơn 19.000 sinh viên.
Họ đã xây dựng một cơ sở kiến thức đơn giản trong ClickUp Docs, sử dụng mẫu để đảm bảo các bước nhất quán và tổ chức các chế độ xem để mọi người có thể xem khối lượng công việc và trạng thái chỉ với một cái nhìn. Điều này giúp việc chuyển giao công việc và đào tạo trở nên dễ dàng hơn. Nó cũng cung cấp cho lãnh đạo một cách thức bình tĩnh để theo dõi tiến độ.
Kết quả cũng thể hiện rõ trong kết quả học tập của sinh viên, với tỷ lệ thành công 98% trong vòng sáu tháng sau khi tốt nghiệp. Michael Turner đã giải thích về sự thay đổi này.
ClickUp là cách chúng tôi đảm bảo rằng tất cả các bước liên quan đến một sự kiện thực sự được thực hiện.
ClickUp là cách chúng tôi đảm bảo rằng tất cả các bước liên quan đến một sự kiện thực sự được thực hiện.
Làm thế nào ClickUp SyncUp giúp cải thiện quy trình
Công việc tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều đối tác. Một cuộc họp SyncUp 10 phút vào giữa tuần giúp xác nhận địa điểm, diễn giả và chương trình khuyến mãi mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Chia sẻ màn hình để xem lại dòng thời gian, biến các khoảng trống thành công việc và giao công việc cho người chịu trách nhiệm rõ ràng. Bản tóm tắt này đóng vai trò như một tài liệu tham khảo quý giá cho nhóm, giúp các thành viên mới nắm bắt quy trình và duy trì các ưu tiên ổn định.
Cách SyncUp tích hợp vào hệ sinh thái quy trình làm việc tiếp thị của ClickUp
Bây giờ chúng ta đã hiểu cách ClickUp SyncUp đơn giản hóa quy trình của bạn. Hãy cùng khám phá cách các tính năng khác nhau trong ClickUp hoạt động cùng nhau để nâng cao nỗ lực công việc của bạn.
SyncUp + nhiệm vụ ClickUp để có cái nhìn toàn diện về chiến dịch.
Hầu hết áp lực trong chiến dịch xuất phát từ những khoảng trống nhỏ. Một bản cập nhật trạng thái ngắn gọn chưa bao giờ được thông báo cho nhóm thiết kế. Một ý tưởng mới chưa được chuyển thành công việc.
Trong cuộc gọi, mở các công việc liên quan đến tuần này. Xác nhận người chịu trách nhiệm, bước tiếp theo và ngày đáo hạn khi tất cả mọi người có mặt. Nếu có công việc mới xuất hiện, tạo công việc ngay lập tức bằng nhiệm vụ ClickUp và thêm mô tả một dòng để không ai phải tìm hiểu bối cảnh sau này.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh cho kênh, đối tượng hoặc giai đoạn phễu để sắp xếp nhanh chóng sau cuộc họp. Thêm bình luận cho các giải thích nhỏ và gắn thẻ các đồng nghiệp cụ thể cần xem nó.
Quy trình đơn giản này cung cấp cho bạn một dòng thời gian thực tế của dự án mà bạn có thể tin tưởng.
ClickUp Bảng điều khiển và ClickUp Tài liệu là nguồn thông tin chính xác duy nhất của bạn.
Các chiến dịch trở nên nhẹ nhàng hơn khi số liệu, kế hoạch và nội dung được sắp xếp gọn gàng.
Tạo bảng điều khiển ClickUp hiển thị hiệu suất nhóm và trạng thái chiến dịch chỉ trong nháy mắt. Thêm biểu đồ tròn để theo dõi trạng thái tài sản, biểu đồ đường đơn giản cho số lượt đăng ký hàng tuần và thẻ khối lượng công việc để người lãnh đạo nhóm có thể kiểm tra sự cân bằng.
Nếu bạn đang thắc mắc cách tạo bảng điều khiển ClickUp từ đầu chỉ trong vài phút, đây là video YouTube nhanh chóng:
Bạn có thể nhúng bảng điều khiển đó vào một tài liệu ClickUp chứa bản tóm tắt, ghi chú về giọng điệu và phong cách, cùng với danh sách kiểm tra phê duyệt gọn nhẹ.
Khi các công việc được hoàn thành, mục tiêu và chỉ tiêu tiếp thị của bạn sẽ được đạt được mà không cần nỗ lực thủ công. Điều này cung cấp cho bạn một cách rõ ràng để đo lường tiến độ so với các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và giải thích các quyết định trong các cuộc họp đang theo dõi chiến dịch.
📖 Xem thêm: Ứng dụng nhắn tin tất cả trong một tốt nhất
ClickUp Brain để biến ý tưởng thành các hành động cụ thể và có tổ chức.
Giữ cho mọi thứ đơn giản và thân thiện. Hãy để các công cụ xử lý những phần phức tạp để bạn có thể tập trung vào con người và quyết định. Các nhóm sử dụng các tính năng này thường tiết kiệm khoảng một ngày mỗi tuần và hoàn thành công việc chung nhanh hơn nhiều. Điều này thường thể hiện qua ít ghi chú thủ công hơn, ít bước trùng lặp hơn và nhiều thời gian hơn để suy nghĩ.
Trong quá trình sử dụng ClickUp SyncUp
Ví dụ: “Tạo các công việc cho ba biến thể carousel trên Instagram và giao cho Maya, hạn chót vào thứ Sáu.” ClickUp Brain sẽ tạo các công việc với người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn.
Hãy nói: “Tóm tắt cuộc họp đang theo dõi chiến dịch hôm nay trong ba dòng và lập danh sách các công việc cần thực hiện.” ClickUp Brain sẽ viết một bản tóm tắt ngắn gọn và liên kết từng công việc để không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Sau cuộc gọi
Mở ClickUp Brain và thử một lệnh nhắc nhở thân thiện. “Hiển thị các công việc được gắn thẻ ‘Spring Promo’ đến hạn trong tuần này và vẫn đang trong quá trình xem xét.” Bạn sẽ nhận được danh sách công việc có thể dán vào ClickUp Trò chuyện kèm theo một ghi chú ngắn.
Cần một lời nhắc nhở cho cuộc họp đồng bộ ngày mai? “Soạn thảo một lịch trình 5 phút cho cuộc họp đánh giá thử nghiệm email với một chỉ số KPI và một rủi ro cần thảo luận.”
SyncUps kết nối các cuộc họp với OKRs và mục tiêu tiếp thị.
Tiến độ trở nên thực tế khi các cuộc họp kết nối với kết quả. Tạo mục tiêu chiến dịch trong một tài liệu ClickUp phản ánh các mục tiêu OKR của bạn. Sau đó, liên kết các công việc liên quan đến mục tiêu đó, bao gồm việc giao hàng sáng tạo, số lượng thử nghiệm và các chỉ số nhỏ hơn như số lượt điền biểu mẫu hàng tuần. Mở tài liệu để xem lại mục tiêu của bạn tại đầu buổi SyncUp để mọi người đều thấy cùng một điểm số.
Nếu mục tiêu đang chậm tiến độ, bạn có thể ngay lập tức giao công việc thông qua ClickUp Tasks, thiết lập ngày đáo hạn phù hợp với chiến dịch của bạn và xác nhận chiến lược theo dõi hiệu suất. Khi nhóm hoàn thành công việc, mục tiêu sẽ tiến triển mà không cần nỗ lực thêm.
Đó là cách bạn xây dựng tiến độ ổn định trên nhiều nền tảng và duy trì các ưu tiên hiển thị tại một nơi duy nhất.
Sử dụng ClickUp Super Agents để đẩy nhanh tiến độ chiến dịch giữa các cuộc họp.
Super Agents mở rộng phạm vi hoạt động của SyncUp bằng cách duy trì tiến độ công việc giữa các cuộc họp.
Trong khi ClickUp Brain hỗ trợ ngay lập tức bằng cách ghi chú, tạo công việc và tóm tắt cuộc thảo luận, các Super Agents hoạt động liên tục trên toàn bộ không gian làm việc của bạn. Chúng theo dõi công việc, tài liệu, Trường Tùy chỉnh và mục tiêu trong nền, phát hiện công việc bị đình trệ, hạn chót bị bỏ lỡ hoặc các tín hiệu rủi ro sớm để các vấn đề được phát hiện trước khi chúng làm chậm chiến dịch.
Sau khi SyncUp hoàn tất, các Super Agents tiếp tục công việc.
Họ đang theo dõi xem các công việc mới có được hoàn thành đúng hạn hay không, giám sát tiến độ mục tiêu khi các công việc được tổng hợp, và duy trì độ chính xác của bảng điều khiển mà không cần nỗ lực thêm. Nếu động lực giảm sút hoặc quá trình chuyển giao bị đình trệ, tín hiệu cảnh báo sẽ xuất hiện sớm, không phải sau khi kết quả đã suy giảm.
Điều này tạo ra một hệ thống nơi các kế hoạch luôn được duy trì, tiến độ luôn được hiển thị và các cuộc họp trở thành điểm kiểm tra thay vì trung tâm điều khiển.
Ví dụ thực tế: Chạy chiến dịch SyncUp trong ClickUp
Dưới đây là một hướng dẫn đơn giản mà bạn có thể sao chép cho cuộc họp đang theo dõi chiến dịch tiếp theo của mình. Nó giúp duy trì sự rõ ràng trong các cập nhật dự án, hỗ trợ theo dõi tiến độ và cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm một lộ trình hành động rõ ràng.
Bước 1: Cài đặt môi trường trong ClickUp Tài liệu
Tạo một lịch trình ngắn gọn trong ClickUp Docs với mục tiêu, chỉ số hiệu suất chính, rủi ro tiềm ẩn và ba điểm chính cần thảo luận. Kết nối các công việc liên quan và ghi chú ai cần trình bày về từng mục.
Bước 2: Bắt đầu SyncUp từ công việc
Mở kênh trò chuyện của danh sách chiến dịch và nhấp vào biểu tượng SyncUp để bắt đầu cuộc gọi. Mời thêm thành viên trong nhóm, sau đó ghim tài liệu lịch trình vào kênh trò chuyện để mọi người có thể truy cập dễ dàng.
Bước 3: Mở bảng điều khiển ClickUp
Chia sẻ bảng điều khiển ClickUp của bạn cho chiến dịch. Xem xét một số chỉ số KPI, đánh giá hiệu suất của nhóm và chỉ ra bất kỳ điểm nghẽn tiềm ẩn nào. Giữ phần này trong hai phút để nhóm tập trung.
Bước 4: Phân loại công việc và giao công việc
Mở các công việc cụ thể cần quyết định. Giao công việc cho người chịu trách nhiệm, thêm ngày đáo hạn rõ ràng và đặt ưu tiên đơn giản. Thêm một dòng mô tả để không ai phải tìm kiếm sau này.
Bước 5: Ghi lại quyết định và ghi chú
Ghi chú nhanh trong phần bình luận của công việc hoặc ClickUp Trò chuyện. Chuyển bất kỳ bước tiếp theo nào thành công việc, gắn thẻ người phù hợp và thêm người theo dõi cho các bên liên quan muốn nhận cập nhật.
Bước 6: Đã đóng vòng lặp và đang theo dõi tiến độ
Kết thúc bằng một câu mô tả thành công trông như thế nào trước lần kiểm tra tiếp theo. Bản tóm tắt SyncUp được hiển thị bên cạnh công việc, mục tiêu được cập nhật khi các mục di chuyển, và bảng điều khiển phản ánh tiến độ cho người lãnh đạo nhóm và quản lý dự án.
📖 Xem thêm: Mẫu chiến dịch tiếp thị miễn phí
Các chỉ số đang theo dõi với ClickUp SyncUp
Atlassian đã thực hiện một thí nghiệm nội bộ bằng cách thay thế một số cuộc họp trạng thái bằng video không đồng bộ và ghi nhận tiết kiệm được 5.000 giờ thời gian họp. Bài học rút ra rất đơn giản: khi bạn đo lường đúng các yếu tố quan trọng, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc.
Dưới đây là các chỉ số chính bạn nên theo dõi hàng tuần để các bản đồng bộ chiến dịch của bạn luôn hữu ích và thực tế:
- Tỷ lệ tiến độ chiến dịch (%) trên bảng điều khiển ClickUp, được tính bằng cách chia số công việc đã hoàn thành cho tổng số công việc, kèm theo xu hướng đơn giản kể từ lần cập nhật dự án gần nhất, giúp bạn theo dõi tiến độ so với dòng thời gian dự án.
- Tỷ lệ giải quyết các vấn đề cản trở qua ClickUp SyncUp, được tính bằng số lượng vấn đề cản trở đã được đóng so với số lượng vấn đề cản trở được báo cáo trên các công việc cụ thể, kèm theo một ghi chú ngắn trong ClickUp Tài liệu và ngày đáo hạn cho bất kỳ vấn đề nào vẫn còn mở.
- Thời gian cuộc họp được tiết kiệm nhờ cập nhật không đồng bộ, được đo lường bằng độ dài trung bình của SyncUp theo tháng và số cập nhật được xử lý trong ClickUp Trò chuyện.
- Tỷ lệ tham gia và hoàn thành, được ghi nhận là những người tham gia đã chia sẻ ít nhất một cập nhật và hoàn thành các mục trong ngày đáo hạn, được lọc theo thành viên nhóm để đánh giá hiệu suất nhóm một cách công bằng.
- Thời gian ra quyết định từ "vấn đề được nêu ra" trong bình luận công việc đến "quyết định được ghi lại", hiển thị dưới dạng giờ hoặc ngày, giúp quản lý dự án phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn và phân công công việc sớm.
- Cập nhật điểm chất lượng, một đánh giá nhanh từ 1–3 được thêm vào sau mỗi lần SyncUp kèm theo một câu mô tả bối cảnh, để người lãnh đạo nhóm có thể điều chỉnh định dạng và đảm bảo mọi người đều đồng bộ thông tin.
👀 Thực tế thú vị: Kết quả nghiên cứu xu hướng công việc 2024–25 của Microsoft cho thấy "ngày làm việc vô tận" là có thật: nhân viên nhận khoảng 117 email mỗi ngày và bị gián đoạn trung bình mỗi 1,75–2 phút. Cập nhật async chặt chẽ và lịch trình cuộc họp rõ ràng hiện là yếu tố thiết yếu để bảo vệ sự tập trung.
Đồng bộ với ClickUp
Nếu bạn mong muốn các cuộc họp đồng bộ ngắn gọn, tập trung của nhóm marketing, chủ sở hữu rõ ràng và cập nhật dự án trung thực, bạn cần SyncUps!
Vì với ClickUp, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi. SyncUps nằm cạnh các công việc, ClickUp Tài liệu và mục tiêu, giúp bạn có thể giao công việc, cập nhật dòng thời gian của dự án và theo dõi hiệu suất mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.
Bạn có thể sử dụng SyncUps để tích hợp việc tạo/lập công việc và đặt mục tiêu vào mọi kế hoạch làm việc, giúp mỗi người chịu trách nhiệm ra về với mục tiêu rõ ràng, thời hạn thực tế và các nguồn lực cần thiết để đạt được chúng.
Những thói quen đơn giản, dựa trên công việc, kết hợp với các tính năng nâng cao của ClickUp, giúp kinh doanh của bạn có thêm thời gian để phát triển các chiến dịch cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng và đạt được kết quả trong môi trường ClickUp của bạn.
Nếu điều đó nghe có vẻ giống như tuần làm việc mà bạn mong muốn, hãy đăng ký ClickUp và thử SyncUp cùng nhóm của bạn.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
ClickUp SyncUp được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, ngay bên cạnh các công việc, ClickUp Docs và cập nhật dự án. Bạn có thể mở một công việc trong cuộc gọi, giao nhiệm vụ, cài đặt ngày đáo hạn và duy trì dòng thời gian dự án mà không cần chuyển đổi công cụ. Nó được thiết kế cho các cuộc họp đồng bộ hóa nhóm marketing và theo dõi chiến dịch, không chỉ là cuộc gọi video.
Có. Bắt đầu cuộc gọi từ không gian chiến dịch và chia sẻ bảng điều khiển ClickUp của bạn để theo dõi tiến độ, chỉ số hiệu suất chính (KPI) và hiệu suất của nhóm theo thời gian thực. Cập nhật thẻ hoặc trạng thái ngay lập tức, và mọi người sẽ thấy thay đổi trên cùng một nền tảng.
Nó biến cuộc trò chuyện thành các hành động cụ thể. Bạn có thể ghi lại các quyết định, tạo công việc từ bản tóm tắt và kéo các tóm tắt nhanh vào ClickUp Chat để các thành viên trong nhóm biết việc cần làm tiếp theo. Điều này giúp các nhà quản lý dự án đo lường những thay đổi và giữ cho quy trình đơn giản.
Có. Ghi lại một bản cập nhật ngắn qua SyncUps, bản cập nhật này sẽ hiển thị trong ClickUp Clips của bạn. Sao chép và đăng liên kết vào kênh, sau đó thêm ghi chú vào công việc hoặc tài liệu để cung cấp bối cảnh. Mọi người có thể trả lời trong ClickUp Trò chuyện, đánh dấu công việc của họ và tiến hành công việc mà không gây thêm áp lực hoặc cuộc họp không cần thiết.
Bắt đầu bằng việc xem qua bảng điều khiển ClickUp trong hai phút, sau đó xử lý năm công việc quan trọng nhất ảnh hưởng đến mục tiêu. Đối với mỗi công việc, xác nhận người chịu trách nhiệm, bước tiếp theo và ngày đáo hạn, đồng thời ghi lại các câu hỏi trong ClickUp Docs để theo dõi sau. Kết thúc bằng việc ghi chú các rủi ro, nhu cầu theo dõi thời gian và một thành công rõ ràng để nhóm duy trì sự tập trung và theo dõi hiệu suất một cách hiệu quả.