"Chúng tôi thiếu dữ liệu về mẫu hành vi của người dùng cần thiết để đưa ra quyết định quảng cáo. Vui lòng bổ sung trước khi chúng tôi gửi báo cáo hôm nay. "
HOẶC
"Tôi nghĩ báo cáo sẽ tốt hơn nếu có thêm dữ liệu về các khía cạnh kinh doanh. Bạn có thể xem lại sau được không?"
Cái nào tốt hơn? Điều đó tùy thuộc vào từng trường hợp!
Câu đầu tiên giải thích chính xác những gì người khác mong đợi ở bạn và lý do tại sao, không để lại chỗ cho sự mơ hồ — đây là một hình thức giao tiếp trực tiếp. Câu thứ hai, mặc dù có vẻ không chính xác, nhưng mở ra một cuộc hội thoại, để lại không gian cho ý tưởng và đàm phán thông qua giao tiếp gián tiếp.
Cả hai phong cách giao tiếp này đều có vai trò quan trọng trong môi trường làm việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do và cách thức cụ thể.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Giao tiếp trực tiếp xảy ra khi thông điệp của bạn rõ ràng, đơn giản và không gây nhầm lẫn. Nó giúp tăng cường sự rõ ràng, giảm thiểu hiểu lầm và nâng cao sự hợp tác
Giao tiếp trực tiếp không bị giới hạn bởi kênh truyền thông. Bạn có thể áp dụng phong cách trực tiếp bằng cách:
- Trò chuyện thời gian thực
- Bình luận trên tài liệu hoặc bảng trắng
- Mô-đun công việc trong công cụ quản lý dự án
Các tình huống tốt nhất để sử dụng giao tiếp trực tiếp là khi:
- Cung cấp hướng dẫn
- Ghi chép quy trình và thủ tục
- Cung cấp phản hồi
- Thông báo các cập nhật tiêu chuẩn
Để biết thêm về các ví dụ về giao tiếp trực tiếp, kỹ thuật năng suất và mẹo để thích ứng với cả hai phong cách, hãy tiếp tục đọc.
Dùng thử ClickUp miễn phí để đáp ứng tất cả nhu cầu giao tiếp tại nơi làm việc của bạn.
Hiểu về Giao tiếp Trực tiếp
Phong cách giao tiếp trực tiếp là việc trao đổi thông tin hoặc hướng dẫn một cách rõ ràng và không mơ hồ. Thông điệp được truyền đạt một cách rõ ràng và cụ thể, không dựa vào những gợi ý, ý nghĩa ngầm hoặc tín hiệu phi ngôn ngữ.
Các đặc điểm chính của giao tiếp trực tiếp bao gồm:
- Sự rõ ràng: Được thể hiện bằng ngôn ngữ đơn giản và súc tích, giảm thiểu khoảng cách giao tiếp trong môi trường làm việc
- Cụ thể: Bao gồm các chi tiết chính xác và có thể thực hiện được để tránh hiểu lầm
- Tính minh bạch: Giao tiếp cởi mở với mục đích và ý định được nêu rõ ràng
- Sự tự tin: Thường tự tin và hướng dẫn
- Trách nhiệm: Bao gồm việc chịu trách nhiệm về lời nói của mình và tác động của nó đối với người nhận
Về lý thuyết, phong cách trực tiếp có vẻ là cách làm việc tốt nhất. Giao tiếp minh bạch, quyết đoán và rõ ràng thì có gì sai? Thực tế là có rất nhiều điều sai. Vì vậy, trong thực tế, giao tiếp gián tiếp cũng cực kỳ hữu ích.
Giao tiếp trực tiếp so với giao tiếp gián tiếp
Có nhiều phong cách giao tiếp khác nhau trong môi trường làm việc. Giao tiếp gián tiếp, một phong cách ưu tiên ngôn ngữ cơ thể, tín hiệu thị giác và thông điệp ngầm, có thể là một công cụ mạnh mẽ trong các tình huống cụ thể. Nó được đặc trưng bởi:
- Trách nhiệm của người nhận: Người nhận đóng vai trò tích cực trong việc hiểu và giải thích thông điệp được truyền tải
- Hiểu biết chung: Bối cảnh và từ vựng chung giúp dễ hiểu hơn
- Sử dụng sự mập mờ có chủ đích: Tránh đối đầu hoặc gây thù địch bằng cách làm dịu đi tác động
Sự khác biệt giữa giao tiếp trực tiếp và gián tiếp
Hãy tóm tắt những điểm khác biệt.
| Tính năng | Giao tiếp trực tiếp | Giao tiếp gián tiếp |
|---|---|---|
| Giao hàng | Rõ ràng, cụ thể và trực tiếp | Tinh tế, ngụ ý và phụ thuộc vào ngữ cảnh |
| Mục đích | Cung cấp hướng dẫn rõ ràng một cách hiệu quả | Giữ gìn sự hài hòa và tránh đối đầu |
| Giọng điệu | Tự tin và quyết đoán | Thận trọng hoặc gợi ý |
| Sự rõ ràng | Cao; ít gây hiểu lầm | Thấp đến trung bình; có thể gây nhầm lẫn |
| Rủi ro | Có thể bị hiểu lầm là thẳng thắn quá mức hoặc thiếu nhạy cảm | Có thể dẫn đến sự hiểu lầm |
Các trường hợp sử dụng tốt nhất cho giao tiếp trực tiếp và gián tiếp
Không có phong cách giao tiếp đúng hay sai, chỉ có phong cách phù hợp nhất trong một tình huống nhất định. Điều này có nghĩa là có những điều kiện và tình huống cụ thể khi một phong cách có thể phù hợp hơn phong cách khác.
Điều kiện lý tưởng để sử dụng giao tiếp trực tiếp là:
- Khi sự rõ ràng và chính xác là yếu tố then chốt
- Khi áp lực thời gian đòi hỏi hiệu quả
- Khi người nhận không có đầy đủ bối cảnh
- Khi giải quyết các vấn đề đòi hỏi trách nhiệm hoặc phản hồi ngay lập tức
Giả sử bạn đang hướng dẫn một thực tập sinh về một báo cáo quan trọng mà họ đang thực hiện. Trong trường hợp này, giao tiếp trực tiếp là cần thiết. Bạn có thể nói như sau:
"Tôi cần bạn tạo biểu đồ và bảng biểu cho phần phân tích của báo cáo này trong Google Trang tính. Sử dụng màu sắc của thương hiệu và liên kết nguồn dữ liệu trong cùng một trang tính. Gửi cho tôi để xem xét trước cuối tuần này. "
Nếu bạn đang nói chuyện với nhân viên đỗ xe tại nhà hàng về việc đỗ xe, bạn có thể nói: "Xin vui lòng tắt đèn trước khi tắt máy vì có vấn đề với chức năng tự động tắt đèn." Về cơ bản, ở đây, bạn cần giao tiếp trực tiếp vì nhân viên đỗ xe không biết xe của bạn!
Điều kiện lý tưởng để sử dụng giao tiếp gián tiếp là:
- Các tình huống nhạy cảm hoặc dễ xảy ra xung đột
- Mối quan hệ cấp bậc hoặc các chuẩn mực văn hóa ưu tiên sự lịch sự
- Những nhóm nhỏ gồm những người có lịch sử chung và bối cảnh toàn diện
- Khi xây dựng mối quan hệ lâu dài và tránh những hành vi có thể gây xúc phạm
Nói với ai đó "bạn bị sa thải" một cách trực tiếp có thể rất hay trên TV, nhưng không phải là phong cách giao tiếp lý tưởng tại nơi làm việc do tính chất nhạy cảm của tin tức. Trong những tình huống như vậy, giao tiếp gián tiếp với sự đồng cảm sẽ hữu ích hơn.
Brian Chesky, CEO của Airbnb, đã thông báo về việc sa thải nhân viên do đại dịch.
"Hôm nay, tôi phải xác nhận rằng chúng tôi sẽ giảm kích thước lực lượng lao động của Airbnb… Tôi sẽ chia sẻ càng nhiều chi tiết càng tốt về cách tôi đi đến quyết định này, những việc chúng tôi đang làm cho những người rời công ty và những gì sẽ xảy ra tiếp theo. "
"Hôm nay, tôi phải xác nhận rằng chúng tôi sẽ giảm kích thước lực lượng lao động của Airbnb… Tôi sẽ chia sẻ càng nhiều chi tiết càng tốt về cách tôi đi đến quyết định này, những việc chúng tôi đang làm cho những người rời công ty và những gì sẽ xảy ra tiếp theo. "
Như bạn có thể thấy, mặc dù gián tiếp, nhưng đây không phải là sự che giấu hay trốn tránh trách nhiệm. Thực tế, nó hoàn toàn ngược lại.
Trong trường hợp nhóm đã làm việc cùng nhau trong một thời gian dài và có chung vốn từ vựng, giao tiếp gián tiếp cũng có thể hiệu quả. "Chúng tôi đang BYOD" hoặc "vấn đề chỉ xảy ra ở EUD" sẽ hoàn toàn có ý nghĩa đối với những người trong nhóm. Một meme từ The Office cũng vậy! 😀
Vậy, chúng ta giao tiếp như thế nào?
Các kênh giao tiếp trực tiếp trong môi trường làm việc
Bất kỳ môi trường làm việc nào cũng là kênh truyền thông trực tiếp tuyệt vời. Đó có thể là phòng họp trong văn phòng của bạn hoặc một công cụ hợp tác như ClickUp. Dưới đây là cách thức hoạt động của phương pháp này.
Giao tiếp trực tiếp
Một cuộc hội thoại trực tiếp cần có hai người: người nói và người nghe. Cách hiệu quả nhất để làm điều này là nói chuyện trực tiếp. Điều này giúp:
- Tương tác và làm rõ thông tin theo thời gian thực, nếu cần thiết
- Phản hồi tức thì từ người nhận về cách thông điệp được tiếp nhận
- Chấp nhận hoặc từ chối một cách tích cực các hướng dẫn
Trò chuyện ảo
Khi bạn không thể giao tiếp trực tiếp, cách tốt nhất là trò chuyện trực tuyến. Điều này chắc chắn sẽ:
- Đồng bộ, giúp cuộc hội thoại dễ dàng hơn
- Được hỗ trợ bởi các tệp tin, hình ảnh, ghi chú, v.v.
- Được ghi chép lại để tham khảo sau này
ClickUp Chat là một công cụ tuyệt vời cho mục đích này. Nó cho phép bạn tạo các kênh từ các thư mục, loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau. Bạn có thể gắn thẻ người, liên kết nhiệm vụ, thêm ghi chú và trả lời bằng biểu tượng cảm xúc.
Giữ tất cả giao tiếp của bạn trong bối cảnh của công cụ quản lý dự án. Tạo công việc trực tiếp từ tin nhắn, đồng bộ hóa nhanh với đồng nghiệp, theo dõi công việc và nhiều hơn nữa.
Ví dụ: khi bạn cần cập nhật nhanh về một công việc, bạn có thể gửi tin nhắn trực tiếp như: "Xin chào Chad, bạn có thể chia sẻ trạng thái đề xuất của khách hàng trước trưa được không?" Khi Chad trả lời bằng cách yêu cầu Jane cung cấp một số dữ liệu, Chad có thể gắn thẻ Jane và bạn có thể tạo một công việc và giao cho cô ấy!
Các công việc trong quản lý dự án
Cách tốt nhất để chứa tất cả thông tin về một phần công việc cụ thể là tập trung vào một nơi. Nhiệm vụ ClickUp cung cấp một cách hiệu quả để thực hiện điều này. Khi đã tạo nhiệm vụ cho tất cả những việc bạn muốn hoàn thành, bạn có thể:
- Giải thích công việc trong phần mô tả
- Thêm danh sách kiểm tra làm tiêu chí chấp nhận
- Phân công công việc cho mọi người để chỉ rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì
- Sử dụng các bình luận lồng nhau để giao tiếp trong nhóm
Bình luận như cuộc hội thoại
Chúng ta đã thấy các bình luận lồng nhau trong Nhiệm vụ ClickUp ở trên. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tính năng bình luận trên Bảng trắng, Bản đồ Tư duy và Tài liệu ClickUp.
Ví dụ: trên bảng trắng có bản đồ quy trình, bạn có thể thêm nhận xét về một bước bị thiếu. Trên tệp thiết kế được chia sẻ trong Clickup, bạn có thể nhận xét phản hồi, chẳng hạn như "Vui lòng cập nhật thiết kế để phù hợp với hướng dẫn thương hiệu mới nhất. "
Khi cần, với ClickUp Assign Comments, bạn có thể chỉ định một người cụ thể và gắn thẻ những người được giao nhiệm vụ hoặc tất cả những người tham gia vào dự án.
Hãy xem một vài ví dụ về cách thức này được áp dụng trên các kênh giao tiếp.
Ví dụ về giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp trực tiếp là phương pháp hoàn hảo để đưa ra các hướng dẫn cụ thể, đặc biệt là khi người nhận đang làm việc gì đó lần đầu tiên.
Hướng dẫn: Ví dụ tốt nhất về giao tiếp trực tiếp là hướng dẫn từng bước hoặc sơ đồ. Hướng dẫn về phong cách nội dung sẽ giúp thực tập sinh công bố công việc của mình một cách nhất quán và phù hợp với thương hiệu.
Chính sách và quy trình: Tạo một Wikipedia nhỏ về các quy trình nội bộ bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc như ClickUp Docs. Nêu rõ những điều được chấp nhận và không được chấp nhận trong tổ chức của bạn để mọi người cùng biết.
Để cấu trúc các thông báo trong tổ chức của bạn, hãy thử các mẫu kế hoạch giao tiếp này.
Phản hồi: "Báo cáo gần đây của bạn được nghiên cứu kỹ lưỡng, nhưng định dạng khiến báo cáo khó đọc. Vui lòng sử dụng mẫu được cung cấp cho các báo cáo trong tương lai để cải thiện khả năng đọc. " Phản hồi trực tiếp như thế này truyền đạt rõ ràng vấn đề và cung cấp các bước hành động để cải thiện.
Hợp tác nhóm: Không phải tất cả giao tiếp trực tiếp đều diễn ra giữa hai người. Sử dụng giao tiếp trực tiếp trong các cuộc thảo luận nhóm, cuộc họp và các hoạt động hợp tác nhóm trong toàn tổ chức.
Ví dụ: trong cuộc họp lập kế hoạch sprint, bạn có thể nói: "Hãy ưu tiên các công việc tích hợp API trước và giao cho John xử lý các phụ thuộc front-end. Chúng ta có thể đặt thời hạn vào thứ Sáu để xem xét tiến độ không?"
Cập nhật thường xuyên: Đôi khi, bạn có thể tự động hóa một số hoạt động cho tất cả mọi người trong nhóm để họ nhận được thông báo. Thanh công cụ đa nhiệm của ClickUp giúp quản lý nhiều nhiệm vụ, phân công trách nhiệm, đặt thời hạn và để lại nhận xét cùng một lúc.
Bây giờ khi bạn đã hiểu giao tiếp trực tiếp trông như thế nào trong thực tế, hãy cùng tìm hiểu tại sao nó lại quan trọng.
Nâng cao năng suất thông qua giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp trực tiếp loại bỏ những điều không cần thiết. Nó giúp người nói nói một cách tự do và người nghe hiểu nhanh chóng. Điều này tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho cả hai bên, cuối cùng dẫn đến sự hợp tác nhóm tốt hơn và năng suất cao hơn. Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng điều này tại nơi làm việc.
Cung cấp dữ liệu: Sẽ dễ dàng hơn để gửi và nhận thông tin liên lạc trực tiếp nếu chúng dựa trên dữ liệu cụ thể. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp cho việc này. Ví dụ, bạn có thể nói: "Số lượng khách hàng tiềm năng mà chúng ta tạo ra trong tuần này không thay đổi, nhưng tỷ lệ chuyển đổi đã giảm 40%. Chúng ta có biết nguyên nhân là gì không?"
📖 Bài đọc bổ sung: Cách chia sẻ thông tin với đồng nghiệp
Yêu cầu thành viên nhóm chịu trách nhiệm: Để tăng cường trách nhiệm, hãy đặt mục tiêu SMART. Sau đó, thiết lập chúng trên ClickUp Goals, cho phép mọi người truy cập mục tiêu của mình và theo dõi tiến độ.
Giảm thiểu sự trùng lặp: Đừng để nhân viên lặp lại công việc trong cuộc họp đứng. Sử dụng ClickUp Brain để tự động tạo báo cáo cuộc họp đứng và sử dụng thời gian tiết kiệm được cho các tương tác có ý nghĩa hơn.
Mẹo cho cá nhân có phong cách giao tiếp khác nhau
Phong cách giao tiếp bạn sử dụng gần như hoàn toàn phụ thuộc vào tình huống. Vì vậy, đây là một số điều cần lưu ý khi áp dụng một phong cách giao tiếp.
Nếu phong cách giao tiếp chính của bạn là giao tiếp trực tiếp
Chú ý đến giọng điệu: Giao tiếp trực tiếp chỉ cách một bước nhỏ để trở nên thiếu lịch sự. Vì vậy, hãy giữ giọng điệu chuyên nghiệp và tôn trọng. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự. Đừng quên nói "xin vui lòng" và "cảm ơn".
Lắng nghe tích cực: Những người giao tiếp trực tiếp thường tập trung vào việc truyền đạt thông điệp của mình, nhưng điều đó là chưa đủ. Hãy luyện tập lắng nghe tích cực. Hãy chú ý lắng nghe những gì người khác nói mà không ngắt lời.
Chú ý phản hồi: Quan sát các tín hiệu không lời của người nhận thông điệp, như gật đầu hoặc nói. Đọc tình huống và tùy chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp.
Thích ứng với đối tượng của bạn: Cẩn thận từng bước, đặc biệt khi giao tiếp với những người đến từ các nền văn hóa hoặc bối cảnh mà giao tiếp gián tiếp là tiêu chuẩn. Đảm bảo giao tiếp trực tiếp không trở thành xúc phạm.
Sử dụng giao tiếp gián tiếp khi phù hợp: Giao tiếp quá mức trong môi trường làm việc có thể là một kỹ thuật hữu ích. Thêm sự đồng cảm có thể cải thiện đáng kể chất lượng của các tương tác.
Ví dụ, thay vì nói "Chúng tôi cần việc này hoàn thành ngay lập tức", hãy thử nói "Tôi biết thời hạn rất gấp, nhưng nỗ lực của bạn rất quan trọng để hoàn thành công việc này"
Cách tiếp cận này giúp xác nhận cảm xúc của người khác đồng thời vẫn rõ ràng về kỳ vọng.
Nếu phong cách giao tiếp ưa thích của bạn là giao tiếp gián tiếp
Đừng vòng vo: Giao tiếp gián tiếp không có nghĩa là cố ý mơ hồ hoặc trốn tránh trách nhiệm. Thực chất, đó là cách nói chuyện với sự đồng cảm và tinh tế. Đừng nhầm lẫn giao tiếp gián tiếp với giao tiếp không rõ ràng.
Ví dụ, thay vì đưa ra phản hồi như "Phần này có thể cần được cải thiện", hãy nói "Tôi nghĩ rằng thêm một trường hợp nghiên cứu vào đây sẽ củng cố đối số của bạn"
Tự tin: Sự quyết đoán không phải là một tính năng của giao tiếp gián tiếp. Những người giao tiếp gián tiếp thường do dự trong việc thể hiện nhu cầu hoặc ý kiến của mình một cách dứt khoát. Hãy rèn luyện sự quyết đoán một cách lịch sự. Điều này đặc biệt quan trọng trong giao tiếp ngang hàng và quản lý cấp trên.
Thích ứng với những người giao tiếp trực tiếp: Những người giao tiếp gián tiếp đôi khi coi giao tiếp trực tiếp là một cuộc tấn công hoặc một cuộc phục kích. Tuy nhiên, các nhóm làm việc hiệu quả cao thường giao tiếp trực tiếp.
Hiểu rằng cách khác (trực tiếp) không nhất thiết là cách sai. Tránh dựa vào gợi ý hoặc tín hiệu tinh tế khi làm việc với những người giao tiếp trực tiếp. Hãy hiểu họ theo nghĩa đen và nói chuyện một cách thẳng thắn và rõ ràng.
Giao tiếp hiệu quả (trực tiếp hoặc không trực tiếp) với ClickUp
Trong thế giới công việc tri thức, giao tiếp giữa các cá nhân là nền tảng của thành công. Yêu cầu, tóm tắt, làm rõ, ý tưởng, phản hồi, quy trình, cập nhật — mỗi ngày là một tập hợp vô số giao tiếp trực tiếp và gián tiếp.
Một công cụ quản lý dự án và cộng tác toàn diện như ClickUp không chỉ giúp thực hiện điều này mà còn nâng cao hiệu quả. Tài liệu ClickUp và Nhiệm vụ ClickUp giúp truyền đạt thông tin trước khi công việc bắt đầu.
Các bình luận và Trò chuyện ClickUp cho phép trao đổi ý tưởng trong suốt dự án. Bảng điều khiển ClickUp rất hữu ích cho việc đánh giá và tổng kết. Theo thời gian, ClickUp sẽ trở thành nguồn kiến thức tổ chức duy nhất của bạn, gia tăng giá trị cho tất cả mọi người tham gia hệ thống.
Xem ClickUp có thể giúp bạn giao tiếp hiệu quả như thế nào. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!