Hầu hết các nhóm dành quá nhiều thời gian cho các công việc nhỏ, lặp đi lặp lại như đính kèm tệp đính kèm và cập nhật bảng tính. McKinsey ước tính rằng 60% nhân viên có thể tiết kiệm 30% thời gian của họ chỉ bằng cách tự động hóa quy trình làm việc.
Google Workspace Studio là trung tâm mới của Google dành cho các trợ lý AI hoạt động bên trong Gmail, Drive và Lịch Google, giúp bạn giải quyết các công việc lặp đi lặp lại một cách tự động.
Các trợ lý này đọc các hướng dẫn của bạn bằng ngôn ngữ tự nhiên, sau đó thực hiện các hành động thay cho bạn. Các hành động này bao gồm tóm tắt email chưa đọc, định tuyến tài liệu để phê duyệt hoặc đăng trạng thái hàng ngày trong trò chuyện.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tự động hóa công việc bằng Google Workspace Studio, nơi nó phù hợp nhất, và khi nào bạn cần một hệ thống rộng hơn như ClickUp để quản lý toàn bộ quy trình làm việc.
Google Workspace Studio là gì?
Google Workspace Studio là nền tảng trung tâm để thiết kế, quản lý và chia sẻ các trợ lý AI trên toàn bộ Không gian Làm việc Google. Thay vì viết kịch bản, bạn chỉ cần mô tả những gì bạn muốn.
Workspace Studio có thể đọc văn bản, áp dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên và suy luận về ngữ cảnh. Bạn có thể sử dụng các lệnh như: “Tóm tắt các email chưa đọc của tôi mỗi sáng và gửi cho tôi bản tóm tắt qua trò chuyện.” Với đầu vào như vậy, Workspace Studio sẽ tạo ra một trợ lý tự động thực hiện quy trình đó thay cho bạn.
Các trợ lý này được hỗ trợ bởi Gemini 3, mô hình AI đa phương thức của Google.
Nếu bạn đang tự động hóa công việc bằng Google Workspace Studio, có hai thành phần chính:
- Starter: Đây là yếu tố kích hoạt tác nhân. Ví dụ: lịch trình như “mỗi ngày làm việc lúc 9 giờ sáng” hoặc sự kiện như “email mới có tệp đính kèm”.
- Các bước: Đây là các hành động mà tác nhân thực hiện sau khi bắt đầu. Ví dụ: “Tóm tắt email chưa đọc bằng Gemini AI”, “Lưu tệp đính kèm vào Drive” hoặc “Thông báo cho tôi qua trò chuyện”
Vì Không gian Làm việc Studio được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc, các trợ lý này hoạt động ngay trong các công cụ bạn đã sử dụng:
- Gmail cho việc phân loại và định tuyến email
- Drive và Docs cho việc tạo/lập, lưu trữ và phê duyệt tài liệu
- Sheets để cập nhật dữ liệu, ghi chép chỉ số hoặc phản ứng với dữ liệu thị trường thời gian thực
- Lịch và Trò chuyện cho việc lên lịch, nhắc nhở và thông báo
- Các ứng dụng của bên thứ ba như Salesforce, Asana và Mailchimp cho quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quy trình làm việc của chiến dịch.
🧠 Bạn có biết? Những người dùng sớm trong chương trình Gemini Alpha của Google đã sử dụng Google Workspace Studio được hỗ trợ bởi Google AI Pro để xử lý hơn 20 triệu công việc trong một tháng. Từ báo cáo trạng thái, phân loại thông báo pháp lý đến yêu cầu đi công tác, Workspace có thể xử lý tất cả.
📖 Xem thêm: Cách tự động hóa Google Trang tính với AI
Bạn có thể tự động hóa những gì với Không gian Làm việc Studio?
Không gian Làm việc Studio được thiết kế cho các công việc lặp đi lặp lại khiến nhóm làm việc chậm lại. Về cơ bản, các trợ lý tuân theo một mô hình đơn giản: kích hoạt → phân tích ngữ cảnh (thường sử dụng Gemini) → thực hiện hành động trên một hoặc nhiều ứng dụng.
Dưới đây là bảy danh mục tự động hóa được hỗ trợ bởi AI phổ biến mà bạn có thể sử dụng để tạo các trợ lý AI của riêng mình với tài khoản Google Workspace.
(Bạn có thể cần kiểm tra quyền truy cập người dùng để cấu hình các quy trình tự động hóa AI này. Truy cập cài đặt bảng điều khiển của quản trị viên để kích hoạt tính năng này.)
1) Phân loại email và theo dõi
2) Tài liệu hóa quy trình làm việc và quy trình phê duyệt
📖 Xem thêm: Tự động hóa quy trình làm việc để tăng năng suất
3) Lịch trình cuộc họp, chương trình nghị sự và tóm tắt
- Tạo sự kiện Lịch khi email tiếp nhận đáp ứng các tiêu chí
- Tạo tài liệu lịch trình từ mẫu và chia sẻ với người tham dự
- Tóm tắt kết quả cuộc họp và đăng các bước tiếp theo lên Trò chuyện
4) Tiếp nhận yêu cầu và chuyển giao nội bộ
- Chuyển đổi các biểu mẫu nộp/gửi thành luồng phê duyệt được định tuyến
- Thông báo cho kênh nhóm phù hợp khi có yêu cầu được gửi
- Lưu trữ metadata yêu cầu trong một bảng tính để không bị mất dữ liệu
📖 Xem thêm: Cách tự động hóa quy trình với AI
5) Cập nhật bảng tính và báo cáo nhẹ nhàng
- Thêm các bản ghi mới vào bảng theo dõi (Tracker Sheet)
- Dọn dẹp các mục nhập (chuẩn hóa tên, áp dụng định dạng)
- Đăng bản tóm tắt hàng ngày hoặc hàng tuần lên Trò chuyện
6) Hỗ trợ khách hàng và hoạt động bán hàng
- Phân loại các yêu cầu đến (hóa đơn, sản phẩm, khẩn cấp)
- Gửi bản tóm tắt có cấu trúc đến không gian làm việc chung của nhóm
- Ghi lại các trường dữ liệu quan trọng vào Sheets để theo dõi và báo cáo
7) Quy trình làm việc với kiến thức và nội dung
- Tóm tắt các tài liệu dài hoặc công việc phức tạp thành một bản tóm tắt ngắn gọn cho nhóm.
- Trích xuất các mục cần thực hiện từ chủ đề email vào danh sách công việc
- Tự động lưu các tài liệu quan trọng vào địa điểm Drive phù hợp
📮ClickUp Insight: 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng AI cho các công việc cá nhân, nhưng hơn 50% lại e ngại sử dụng nó trong công việc. Ba rào cản chính? Thiếu công cụ tích hợp liền mạch, khoảng trống kiến thức hoặc lo ngại về bảo mật. Nhưng nếu AI được tích hợp sẵn vào không gian làm việc của bạn và đã được bảo mật? ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, biến điều này thành hiện thực. Nó hiểu các lệnh bằng ngôn ngữ thông thường, giải quyết cả ba lo ngại về việc áp dụng AI đồng thời kết nối trò chuyện, công việc, tài liệu và kiến thức trên toàn bộ không gian làm việc. Tìm câu trả lời và thông tin chi tiết chỉ với một cú nhấp chuột!
Cách tự động hóa công việc bằng Google Workspace Studio (Hướng dẫn từng bước)
Khi tự động hóa công việc bằng Google Workspace Studio, thành công dễ dàng nhất là một quy trình làm việc bắt đầu từ điểm tắc nghẽn thực sự: phân loại hộp thư đến, phê duyệt tài liệu hoặc tiếp nhận yêu cầu.
Hướng dẫn chính thức của Google cũng khuyến nghị bắt đầu từ các mẫu có sẵn để bạn có thể hiểu cách các bước và thành phần cơ bản hoạt động cùng nhau trước khi bắt đầu xây dựng từ đầu.
✅ Dưới đây là một ví dụ thực tế mà bạn có thể tùy chỉnh: “Nhắc nhở về cuộc họp, thông báo trong Chat và tóm tắt email chưa đọc.”
Bước 1: Xác nhận quyền truy cập và mở Không gian Làm việc Studio
- Đảm bảo Workspace Studio có sẵn trong kế hoạch Google Workspace của bạn và đã được kích hoạt cho tài khoản của bạn (điều này phụ thuộc vào phiên bản Workspace và cài đặt của quản trị viên)
- Mở Không gian Làm việc Studio từ trang web Studio hoặc từ các mục nhập bên trong Google Workspace
Bước 2: Bắt đầu từ mẫu “tổng hợp email chưa đọc hàng ngày”
- Trong Không gian Làm việc Studio, mở Discover và chọn mẫu tạo bản tóm tắt hàng ngày về các email chưa đọc
- Sử dụng nó làm cơ sở, sau đó điều chỉnh lịch trình, phạm vi thời gian và đích đến trò chuyện để phù hợp với cách công việc của bạn
Bước 3: Cài đặt lịch trình ban đầu (lịch trình)
- Chọn ‘Theo lịch trình’ làm tùy chọn khởi đầu
- Đặt ngày bắt đầu và giờ bắt đầu (ví dụ: 8:00 sáng)
- Cài đặt để lặp lại mỗi ngày làm việc (Monday đến Friday)
- Chọn điểm kết thúc (ví dụ: một năm) và xác nhận múi giờ của bạn để "hôm qua" trùng khớp với ngày địa phương của bạn
Bước 4: Thêm và cấu hình các bước
- Thêm ‘Tóm tắt email chưa đọc’ và cài đặt phạm vi thời gian là Hôm qua (từ 12:00 sáng đến 11:59 tối)
- Dán một lời nhắc rõ ràng để Gemini biết chính xác những gì cần bao gồm và những gì cần loại trừ (như loại trừ các chương trình khuyến mãi, bản tin và thông báo hệ thống), cũng như cách định dạng bản tóm tắt (các danh mục, tiêu đề lớn và giọng điệu của bạn)
- Thêm Thông báo cho tôi trong trò chuyện và gửi tóm tắt cho chính mình (hoặc một không gian trò chuyện), để bạn nhận được một tin nhắn tóm tắt gọn gàng trong hộp thư đến thay vì phải lục lọi qua các chủ đề.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ cho tác nhân đầu tiên của bạn có "mục đích duy nhất". Sau khi nó hoạt động trơn tru trong một tuần, hãy thêm từng cải tiến một (như định tuyến theo nhà cung cấp hoặc thêm bước phê duyệt).
Bước 5: Thử nghiệm tác nhân của bạn
- Thực hiện thử nghiệm với nhãn hộp thư đến an toàn và thư mục Drive sandbox
- Theo dõi từng bước thực thi và khắc phục các trường thông tin thiếu hoặc vấn đề quyền truy cập
Bước 6: Bật tính năng và chia sẻ
- Kích hoạt tác nhân
- Chia sẻ để đồng nghiệp có thể tái sử dụng, thay vì phải xây dựng lại các luồng tương tự từ đầu
📖 Xem thêm: Cách sử dụng Google Trang tính cho quản lý dự án
Mẫu Không gian Làm việc Studio để bắt đầu nhanh chóng
Logic tự động hóa truyền thống đòi hỏi kỹ năng lập trình để tạo ra các quy trình làm việc chi tiết, nhưng Google Workspace đơn giản hóa quy trình này với các mẫu có sẵn. Bạn có thể tạo, quản lý và chia sẻ các trợ lý AI của mình từ Workspace Studio và sử dụng các mẫu để bắt đầu nhanh chóng.
Các mẫu sẽ hiển thị cho bạn mẫu cơ bản (mẫu khởi đầu + các bước) đã được thiết lập sẵn, vì vậy bạn có thể điều chỉnh một số chi tiết và tạo các tác nhân trong vài phút.
✅ Các mẫu template phổ biến bao gồm:
Công cụ tăng cường email
- Bắt đầu ngày mới với bản tóm tắt hàng ngày do Gemini tạo ra về các email chưa đọc được đăng lên Google Chat
- Nhận thông báo thông minh khi email đến từ các đối tác quan trọng để bạn có thể phản hồi nhanh chóng
- Cho phép Gemini phát hiện và gắn nhãn các email chứa các mục cần thực hiện, để các yêu cầu không bị bỏ sót
- Đánh dấu email khẩn cấp bằng bước quyết định của Gemini, sau đó gắn nhãn hoặc thông báo cho bạn dựa trên kết quả.
- Tự động lưu các tệp đính kèm đến đúng thư mục Google Drive để giữ cho các tệp gọn gàng
- Đánh dấu các email cần theo dõi để hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng và dễ đọc
- Cài đặt cảnh báo dựa trên từ khóa trong trò chuyện để bạn được thông báo khi tin nhắn khớp với các thuật ngữ cụ thể
Cuộc họp hiệu quả hơn
- Nhận bản tóm tắt trước cuộc họp trong Google Chat trước khi sự kiện Lịch Google bắt đầu, để bạn tham gia với đầy đủ thông tin.
- Soạn thảo bản tóm tắt sau cuộc họp và các mục cần thực hiện với Gemini, sau đó chia sẻ qua trò chuyện hoặc Gmail
- Nhận nhắc nhở cuộc họp trong Trò chuyện dựa trên khoảng thời gian trước sự kiện
Các công việc và mục cần thực hiện
- Chuyển các mục được gửi qua email thành Google Tasks để các mục theo dõi trở thành các công việc có thể theo dõi.
- Tạo công việc từ email yêu cầu của khách hàng để duy trì quy trình tiếp nhận có cấu trúc
- Tạo công việc khi có tệp mới được tải lên trong một thư mục Drive, hữu ích cho việc xem xét hoặc phê duyệt.
- Nhận thông báo khi bạn được @đề cập trong các không gian trò chuyện để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
Kết nối với khách hàng
- Viết bản nháp nhanh hơn, phản hồi nhất quán hơn bằng cách để Gemini tham khảo một tài liệu Google và viết phản hồi email mà bạn có thể xem xét
Các công cụ thiết yếu hàng ngày
- Nhận tóm tắt tin tức hàng ngày trong Google Chat để cập nhật nhanh chóng
- Truy cập các bản tóm tắt do AI tạo ra hàng ngày theo cách tương tự, sử dụng Gemini để tóm tắt những thông tin quan trọng cho nhóm của bạn
📖 Xem thêm: Phần mềm tự động hóa tiếp thị tốt nhất
Các thực hành tốt nhất để xây dựng tự động hóa Google Workspace đáng tin cậy
Không gian Làm việc Studio giúp bạn tạo các trợ lý một cách nhanh chóng. Thách thức lớn hơn là duy trì độ tin cậy của chúng khi bạn thêm nhiều quy trình làm việc, đồng nghiệp và dữ liệu chia sẻ. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tận dụng tối đa nền tảng này.
1. Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng và quy trình đơn giản
Ghi chú:
- Vấn đề cụ thể mà bạn đang giải quyết
- Các ứng dụng Không gian Làm việc liên quan
- Nơi con người phải xem xét trước khi bất kỳ nội dung nào được gửi đi hoặc thay đổi
✅ Phương pháp ưu tiên mẫu của Google là lựa chọn mặc định thông minh cho mục đích này.
📖 Xem thêm: Mẫu quản lý dự án miễn phí tốt nhất
2. Tạo các mẫu và bộ lọc cụ thể
Tránh việc "chạy trên mỗi email". Thay vào đó:
- Lọc theo nhãn, nhóm người gửi, từ khóa hoặc sự hiện diện của tệp đính kèm
- Kích hoạt dựa trên các sự kiện cụ thể trong thư mục thay vì "bất kỳ thay đổi nào trên Drive"
3. Thử nghiệm với dữ liệu an toàn và luôn giữ con người trong vòng lặp
Việc cần làm là thực hiện các bước sau:
- Bắt đầu trong thư mục sandbox hoặc bảng tính thử nghiệm
- Ưu tiên các bước "soạn thảo" và "thông báo" trước các bước "gửi" hoặc "chỉnh sửa"
- Thêm các bước kiểm tra cho bất kỳ tác vụ nào liên quan đến khách hàng hoặc nhạy cảm về tuân thủ
4. Theo dõi giới hạn và lập kế hoạch xung quanh chúng
Không gian Làm việc Studio có các hạn chế đã được ghi chép, bao gồm:
5. Tài liệu hóa danh mục tự động hóa của bạn
Tạo một danh sách đơn giản:
- Tên tác nhân + mục đích
- Chủ sở hữu
- Bước khởi đầu và các bước quan trọng
- Dữ liệu mà nó tương tác (Shared Drives, Sheets, lịch)
- Kiểm tra tần suất và ai có thể vô hiệu hóa nó
Điều này giúp tránh tình trạng "sự lan rộng của các tác nhân" trở thành tự động hóa bí ẩn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn kết hợp Workspace Studio với các dự án dữ liệu (ví dụ: kết hợp dữ liệu cảm xúc từ tin tức, đề cập trên mạng xã hội và báo cáo kết quả kinh doanh), bạn có thể tập trung các kết quả phân tích của mình trong một không gian làm việc như mẫu "Data Analysis Findings Template" của ClickUp.
Giới hạn và khi Không gian Làm việc Studio không đủ
Workspace Studio là lựa chọn phù hợp khi công việc của bạn chủ yếu diễn ra trong Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar và Trò chuyện. Tuy nhiên, nó không được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu quy trình làm việc một cách độc lập.
Hạn chế #1: Giới hạn nền tảng và hạn ngạch có thể giới hạn các triển khai phức tạp
Google cài đặt các giới hạn thực tế như:
- Số luồng tối đa cho mỗi người dùng
- Số bước tối đa cho mỗi luồng
- Các giới hạn bổ sung cho các luồng được kích hoạt từ các sự kiện Gmail
Nếu bạn đang cố gắng phối hợp nhiều quy trình tự động hóa đa bước giữa các nhóm, các giới hạn này có thể xuất hiện sớm hơn dự kiến.
Giới hạn #2: Nó tập trung vào các hành động ứng dụng, không phải quản lý dự án toàn diện
Không gian Làm việc Studio rất phù hợp cho các tác vụ vận hành như tóm tắt, gắn nhãn, định tuyến, cập nhật và thông báo.
Điều nó không nhằm mục đích trở thành:
- Hệ thống dự án hoàn chỉnh với các phụ thuộc, kế hoạch khối lượng công việc, chế độ xem danh mục dự án và báo cáo toàn diện từ đầu đến cuối
- Một nền tảng duy nhất để kết nối mục tiêu, quyền sở hữu và kết quả với công việc đang diễn ra trên các công cụ khác nhau
Giới hạn #3: Quản trị vẫn là trách nhiệm của bạn
Vì người dùng không có kiến thức kỹ thuật có thể tạo ra nhiều tác nhân một cách nhanh chóng, các nhóm thường gặp phải:
- Tạo các quy trình tự động hóa tương tự với các quy tắc hơi khác nhau
- Không có chủ sở hữu rõ ràng khi có sự cố xảy ra sau khi thay đổi quyền truy cập
- Những tình huống khó theo dõi "Tại sao điều này lại xảy ra?"
Google cung cấp các công cụ và hướng dẫn, nhưng mô hình vận hành (đặt tên, quyền sở hữu, đánh giá) vẫn cần được nhóm của bạn cài đặt.
Khi nào nên kết hợp Workspace Studio với ClickUp
Bạn có thể muốn sử dụng các công cụ bổ sung ngoài Không gian Làm việc Studio hoặc thay thế nó khi:
- Bạn cần kết nối kết quả của các tác nhân với các dự án, mục tiêu, người chịu trách nhiệm và thời hạn.
- Bạn muốn có một nơi duy nhất để quản lý công việc, phê duyệt, tài liệu và báo cáo
- Bạn đang điều phối công việc liên chức năng, trong đó "hành động ứng dụng Google" chỉ là một bước trong quy trình dài hơn.
Đó chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng, như một lớp quản lý toàn bộ quy trình làm việc xung quanh các tác vụ tự động hóa mà bạn thực hiện trong các ứng dụng Google.
📖 Xem thêm: Các công cụ quản lý dự án tốt nhất
ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất khi Không gian Làm việc Studio không đủ đáp ứng nhu cầu
Workspace Studio có thể giảm bớt các tác vụ quản trị viên nhỏ trong các ứng dụng Google. Tuy nhiên, vấn đề lớn hơn mà nhiều nhóm gặp phải là sự lan rộng của công việc và AI: phê duyệt trong email, tài liệu trong Drive, bảng theo dõi trong Sheets, cập nhật trong Chat và danh sách ngày càng dài các công cụ AI, mỗi công cụ hoạt động trong cửa sổ riêng của mình.
ClickUp được thiết kế để giải quyết vấn đề này với một không gian làm việc AI tích hợp: dự án, tài liệu, công việc, trò chuyện, bảng điều khiển và AI đều hoạt động cùng nhau, vì vậy các kết quả tự động hóa không bị trôi nổi mà không có chủ sở hữu hoặc bước tiếp theo.
Tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc với ClickUp Automations
Trong khi Google Workspace Studio giúp bạn tạo các tác nhân AI bên trong Google Workspace và các ứng dụng Workspace bằng ngôn ngữ thông thường và ngôn ngữ tự nhiên, ClickUp Automations lại có cách tiếp cận rộng hơn. Nó cho phép các nhóm tự động hóa công việc với các điều kiện, hành động và sự kiện kích hoạt trên các Danh sách công việc, Thư mục và toàn bộ hệ sinh thái ClickUp.
Không biết bắt đầu từ đâu? ClickUp cung cấp cho bạn hơn 100 mẫu tự động hóa và trình tạo giao diện trực quan để bạn có thể nói, “Khi điều này xảy ra, hãy tự động đẩy công việc tiến lên. ”
Các ví dụ phù hợp cho người quản lý quy trình làm việc:
- Tự động phân công công việc khi yêu cầu chuyển sang trạng thái “Mới” và định tuyến nó đến hàng đợi phù hợp
- Tự động thêm người theo dõi, cập nhật Trường Tùy chỉnh hoặc đăng thông báo thông minh khi trạng thái công việc thay đổi
- Tự động tạo các công việc kiểm tra định kỳ để không phụ thuộc vào trí nhớ
📽️ Bạn vẫn đang tạo công việc, lên lịch hoặc sao chép và dán thủ công? Xem video này để tìm hiểu cách sử dụng AI cho tự động hóa công việc và tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho nhóm của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn đo lường hiệu quả của việc tự động hóa, hãy kết hợp ClickUp Automations với mẫu theo dõi KPI tự động hóa miễn phí của ClickUp để theo dõi khối lượng công việc, thời gian tiết kiệm được và tỷ lệ lỗi.
Hãy để ClickUp Brain và ClickUp AI Agents vận hành "lớp tự động hóa" trên toàn bộ công việc của bạn
ClickUp Brain được thiết kế để hiểu bối cảnh trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, giúp bạn hoàn thành công việc hàng ngày nhanh hơn, không chỉ tự động hóa các công việc đơn giản. Đặc biệt hữu ích cho các nhóm và cá nhân làm việc độc lập cần một nền tảng duy nhất để lập kế hoạch, ghi chép và thực hiện công việc.
Dưới đây là cách nó cho phép chủ sở hữu quy trình làm việc tự động hóa các công việc lặp lại trong khi vẫn giữ con người kiểm soát:
- Chuyển đổi các bản cập nhật dài thành tóm tắt: ClickUp Brain có thể tóm tắt các chủ đề công việc, công việc con và hoạt động để bạn có thể nhanh chóng xem tiến độ và các rào cản.
- Tóm tắt tài liệu mà không cần viết lại: Sử dụng AI để tạo bản tóm tắt tài liệu ngay lập tức khi các quy trình tiêu chuẩn (SOPs), sổ tay hoặc yêu cầu trở nên dài dòng.
- Nhận câu trả lời dựa trên ngữ cảnh của không gian làm việc: Hỏi các câu hỏi về công việc và tài liệu (ví dụ: “Có gì đang chờ phê duyệt trong tuần này?”) và nhận phản hồi có ngữ cảnh của không gian làm việc.
- Cải thiện việc ưu tiên và theo dõi tiến độ: Sử dụng ClickUp Brain để nhận cập nhật liên tục khi danh sách công việc của bạn lớn hơn thời gian trong ngày.
Sau đó, thêm ClickUp AI Agents khi bạn cần sự hỗ trợ liên tục có thể xử lý các tình huống mơ hồ.
Điều này rất hữu ích khi quy trình của bạn bao gồm các đầu vào phức tạp như email, tài liệu và trò chuyện, hoặc khi bạn cần phát hiện mức độ khẩn cấp hoặc giọng điệu trong các luồng dữ liệu đến.
Bạn thậm chí có thể tạo các trợ lý AI tùy chỉnh và thêm các hướng dẫn, vai trò và điều kiện kích hoạt đã được cấu hình sẵn, tất cả mà không cần sự trợ giúp của mã.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng quy trình công việc được hỗ trợ bởi AI với ClickUp BrainGPT.
ClickUp BrainGPT là một trợ lý AI trên desktop (hiện có thể truy cập dưới dạng phần mở rộng Google Chrome) giúp bạn tự động hóa các công việc liên quan đến kế hoạch, viết và tra cứu khi công việc được phân tán trên nhiều công cụ.
- Ghi lại cập nhật công việc ngay lập tức bằng giọng nói: Sử dụng Talk to Text để ghi chép các mục cần thực hiện, tóm tắt cuộc họp hoặc bản tóm tắt hàng ngày mà không cần gõ phím, sau đó chuyển đổi thành công việc có cấu trúc.
- Hỏi những câu hỏi giúp xác định nơi công việc bị tắc nghẽn: Sử dụng BrainGPT với các truy vấn như “Những công việc có rủi ro cao nhất của tôi trong tuần này là gì?” hoặc “Những yêu cầu nào đang chờ chia sẻ hoặc phê duyệt từ bên ngoài?” để phát hiện các mẫu mà bạn có thể bỏ qua khi làm thủ công.
- Tìm kiếm quyết định trước đây nhanh chóng: Tìm chính xác tài liệu hoặc công việc bằng cách tìm kiếm qua kiến thức kết nối, ngay cả khi nhóm của bạn phân tán trên các ứng dụng của bên thứ ba và tài liệu.
- Chọn mô hình phù hợp cho công việc: Bạn có thể truy cập nhiều mô hình AI như ChatGPT, Claude và Gemini, điều này rất hữu ích khi bạn cần các điểm mạnh khác nhau cho việc tạo nội dung hoặc tóm tắt.
Quản lý tài liệu và phê duyệt cùng nhau với ClickUp Docs và ClickUp Trò chuyện
ClickUp Docs được thiết kế cho các tài liệu quy trình làm việc, quy trình tiêu chuẩn (SOP) và kiến thức nội bộ mà các nhóm thực sự sử dụng khi triển khai các chiến dịch và dự án. Thay vì chuyển đổi giữa các công cụ, bạn có thể truy cập ClickUp Docs trực tiếp trong các công việc mà chúng quản lý.
Nơi ứng dụng này phát huy hiệu quả nhất:
- Lập quy tắc cho các trợ lý tùy chỉnh và tự động hóa
- Lưu trữ danh sách kiểm tra phê duyệt, đường dẫn nâng cấp và các bước kiểm tra chất lượng (QA) bên cạnh công việc
Nhưng phương pháp hợp tác của ClickUp không dừng lại ở đây. Thay vì chia sẻ tài liệu ClickUp Docs qua liên kết trên nền tảng nhắn tin riêng biệt, bạn có thể sử dụng ClickUp Chat để các cuộc hội thoại luôn được liên kết với công việc.
Bạn có thể chuyển đổi tin nhắn thành công việc, duy trì bối cảnh cuộc trò chuyện và giảm thiểu "vấn đề cuộn lại" thường xảy ra khi các nhóm chỉ dựa vào trò chuyện.
Nếu nhóm của bạn thực hiện các tác vụ như phân loại phản hồi của khách hàng hoặc phối hợp xử lý sự cố trên tin nhắn hỗ trợ, ClickUp Chat kết hợp với ClickUp Tasks giúp bạn duy trì toàn bộ bối cảnh. Quy trình trở nên dễ dàng hơn cho các nhóm khi tin nhắn và kết quả được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất thay vì phân tán trên nhiều công cụ.
Chuyển đổi công việc hàng ngày thành các nhiệm vụ ClickUp có thể theo dõi
ClickUp Nhiệm vụ cung cấp cho bạn một hệ thống quản lý công việc thực sự, không chỉ là các hành động tự động hóa. Mỗi công việc có thể có chủ sở hữu, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, các công việc phụ thuộc và bối cảnh cụ thể cần thiết để tiến hành.
ClickUp cũng hỗ trợ gợi ý ưu tiên có sự hỗ trợ của AI, cùng với việc tạo/lập công việc từ ClickUp Tài liệu và ClickUp Trò chuyện, để các công việc không bị chôn vùi trong các chủ đề tin nhắn.
Dưới đây là một số cách thực tế mà các nhóm sử dụng nhiệm vụ ClickUp khi quy trình làm việc trở nên phức tạp:
- Tiêu chuẩn hóa quá trình chuyển giao với Trạng thái tùy chỉnh như “Tiếp nhận → Đang tiến độ → Kiểm tra → Được phê duyệt”
- Giảm thiểu công việc lặp lại với các phụ thuộc để "Review" không thể bắt đầu trước khi "Draft" hoàn thành
- Làm rõ trách nhiệm với các loại công việc (lỗi, cột mốc, ý tưởng) và Trường Tùy chỉnh theo loại công việc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Dashboards giúp các nhóm báo cáo công việc mà không cần ghép nối các bản cập nhật thủ công. Thay vì đoán xem điều gì đang bị tắc nghẽn, bạn có thể theo dõi tiến độ, khối lượng công việc và ưu tiên bằng cách sử dụng các tiện ích bảng điều khiển liên kết với dữ liệu công việc thời gian thực.
Các chế độ xem bảng điều khiển phổ biến cho nhóm:
- Thời gian từ khi tiếp nhận đến khi giải quyết yêu cầu
- Chu kỳ xử lý phê duyệt theo từng giai đoạn
- Phân bổ khối lượng công việc theo chủ sở hữu để bạn có thể điều chỉnh lại trước khi hạn chót trôi qua
🧠 Bạn có biết? Nghiên cứu TEI của Forrester về ClickUp cho thấy các nhóm sử dụng ClickUp tiết kiệm trung bình 12 giờ mỗi nhân viên mỗi tháng vào năm thứ ba, nhờ AI và tự động hóa giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và cập nhật thủ công.
Tối ưu hóa năng suất của bạn với ClickUp
Tự động hóa công việc bằng Google Workspace Studio chủ yếu là để các trợ lý AI xử lý các tác vụ nhỏ, lặp đi lặp lại khiến bạn mất thời gian. Với Workspace Studio, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thông thường để tạo các trợ lý AI hoạt động trên các công cụ Workspace như Google Drive và Google Trang tính.
Quy trình ban đầu thường khá đơn giản: tạo một tác nhân đầu tiên, thử nghiệm với dữ liệu an toàn và giữ lại bước kiểm tra nhanh của con người cho các tác vụ quan trọng. Khi thêm nhiều tác nhân không cần mã hóa, hãy cài đặt các quy tắc đơn giản về việc ai có thể chia sẻ các tác nhân AI và cách quản lý và chia sẻ AI.
Tuy nhiên, các trợ lý AI được xây dựng thông qua Google Không gian Làm việc có những giới hạn riêng. Chúng không hỗ trợ các hàm toàn diện trên nhiều công cụ và nền tảng khác nhau.
Nếu bạn muốn một nơi duy nhất để quản lý toàn bộ quy trình làm việc, không chỉ các công việc bên trong các ứng dụng Google, ClickUp là lựa chọn tốt hơn. Nó kết hợp các công việc, tài liệu, bảng điều khiển và tự động hóa, cùng với ClickUp Brain và các tác nhân AI để giúp bạn theo dõi các ưu tiên mà không mất đi bối cảnh.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt.