Đó là một ngày làm việc bình thường, bạn đang bù đầu với Google Trang tính, liên tục sao chép và dán dữ liệu, cập nhật hàng thủ công và tự hỏi liệu có cách nào dễ dàng hơn để xử lý tất cả công việc này không.
Theo báo cáo của Smartsheet, hơn 40% nhân viên dành ít nhất một phần tư thời gian làm việc hàng tuần cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại như thu thập và nhập dữ liệu.
Nghe quen thuộc? Tự động hóa Google Trang tính sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề!
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn trong Google Trang tính có thể loại bỏ các công việc thủ công tẻ nhạt, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.
Bạn tò mò muốn biết tự động hóa có thể cách mạng hóa quy trình làm việc của bạn như thế nào? Hãy khám phá 20 ý tưởng tự động hóa mạnh mẽ giúp bạn sử dụng Google Trang tính hiệu quả hơn và làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn.
Tự động hóa Google là gì?
Tự động hóa Google đề cập đến các công cụ, tập lệnh và tính năng trong hệ sinh thái Google giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trên các ứng dụng Google khác nhau, chẳng hạn như Google Trang tính, Gmail và Drive.
Với tự động hóa, người dùng có thể thiết lập các quy tắc hoặc tận dụng Google Apps Script để xử lý các công việc thủ công một cách tự động, như gửi email, cập nhật bảng tính hoặc tạo nhắc nhở.
Ví dụ: trong Google Trang tính, tự động hóa có thể lấy dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, thực hiện phân tích dữ liệu và thậm chí cập nhật các mục nhập dựa trên các kích hoạt được xác định trước.
Dưới đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng tự động hóa Google:
- Tiết kiệm thời gian: Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tự động hóa trong Google Trang tính có thể tiết kiệm một phần lớn thời gian trong tuần làm việc dành cho việc nhập và xử lý dữ liệu
- Giảm lỗi: Bằng cách tự động hóa các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, khả năng xảy ra lỗi do con người gây ra sẽ giảm đáng kể, dẫn đến độ chính xác cao hơn trong công việc của bạn
- Cải thiện năng suất: Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc trong Google Trang tính, bạn có thể tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn đòi hỏi tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và sáng tạo
- Tăng cường khả năng tùy chỉnh và linh hoạt: Google Apps Script cho phép bạn tạo các tự động hóa được tùy chỉnh cao theo nhu cầu của mình. Từ gửi báo cáo tự động đến cập nhật Lịch Google dựa trên các cột mốc của dự án, tính linh hoạt là vô hạn
Kiểm tra sự thật: Một ví dụ nổi tiếng về lỗi liên quan đến bảng tính gây tổn thất lớn là sự cố "London Whale" của JPMorgan, trong đó lỗi thủ công trong bảng tính đã góp phần gây ra thiệt hại 6,2 tỷ đô la trong giao dịch.
Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu những kiến thức cơ bản về tự động hóa Google, đã đến lúc chuyển sang các bước thực hiện.
20 ý tưởng tự động hóa Google Trang tính để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Dưới đây là 20 ý tưởng tự động hóa Google Trang tính được chia thành năm loại để giúp quy trình làm việc của bạn trơn tru, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Những mẹo sử dụng Google Trang tính này sẽ thay đổi công việc của bạn.
Tự động hóa thu thập và nhập dữ liệu
Thu thập và nhập dữ liệu có thể là một trong những khía cạnh tốn thời gian nhất khi làm việc trong Google Trang tính. Tự động hóa các quy trình này trong Google Workspace sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể nỗ lực thủ công và đảm bảo xử lý dữ liệu chính xác hơn.
Hãy cùng xem cách thực hiện việc này:
1. Tự động nhập các phản hồi từ Google Form
Dễ dàng tích hợp Google Biểu mẫu với Google Trang tính để tự động hóa việc thu thập dữ liệu. Trong tab Phản hồi của biểu mẫu, nhấp vào ba chấm (⋮) bên cạnh biểu tượng Google Trang tính và chọn 'Chọn đích phản hồi'
Tạo bảng tính mới hoặc chọn bảng tính hiện có để ghi lại các phản hồi biểu mẫu. Điều này sẽ giúp các phản hồi được luồng trực tiếp vào bảng tính của bạn, giúp bạn không phải sao chép và dán thủ công, đồng thời giảm thiểu lỗi.
Kiểm tra sự thật: Theo báo cáo của McKinsey, khoảng 30% thời gian làm việc có thể được tự động hóa vào năm 2030.
2. Tự động điền dữ liệu bằng công thức
Với sự trợ giúp của hàm ARRAYFORMULA(), bạn có thể tự động điền vào các ô một chuỗi số, ngày tháng hoặc thậm chí các phép tính phức tạp trên các hàng hoặc cột.
3. Điền sẵn mẫu để sử dụng nhiều lần
Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một loại dữ liệu, hãy tạo các mẫu bảng tính đã điền sẵn. Ví dụ: sử dụng Google Apps Script để tự động sao chép mẫu hiện có mỗi khi bạn bắt đầu một dự án mới.
4. Tự động hóa các quy tắc xác thực dữ liệu
Thiết lập các quy tắc để đảm bảo dữ liệu chính xác được nhập vào bảng tính của bạn. Tự động từ chối các nhập liệu không chính xác, chẳng hạn như ngày tháng hoặc văn bản, để duy trì dữ liệu sạch sẽ và có tổ chức.
Tự động hóa báo cáo và phân tích dữ liệu
Google Trang tính CRM cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu đa dạng, là những phần quan trọng trong bất kỳ quy trình làm việc nào. Tự động hóa báo cáo trong Google Trang tính không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo bạn luôn có dữ liệu mới nhất sẵn sàng để xem xét.
Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể tạo báo cáo tự động:
5. Tạo báo cáo tự động
Các nhóm tiếp thị có thể sử dụng Google Apps Script để tạo báo cáo quảng cáo hàng tuần hoặc hàng tháng với dữ liệu cập nhật. Họ có thể tự động hóa quy trình này và gửi báo cáo qua email cho các thành viên trong nhóm mà không cần can thiệp thủ công.
6. Bật định dạng có điều kiện dựa trên dữ liệu
Tự động đánh dấu các ô hoặc toàn bộ hàng đáp ứng các điều kiện nhất định (ví dụ: mục tiêu bán hàng tăng %). Sử dụng tính năng 'Định dạng có điều kiện' từ tab 'Định dạng' để dễ dàng trực quan hóa dữ liệu quan trọng.
7. Sử dụng bảng xoay tự động cập nhật
Tự động hóa Google Trang tính để cập nhật Bảng xoay khi dữ liệu thay đổi. Tuy nhiên, đối với các hàm như RAND(), TODAY(), NOW() hoặc công thức tùy chỉnh dựa trên thời gian hoặc các điều kiện biến đổi khác, bạn có thể cần các tập lệnh ứng dụng hoặc phần mở rộng để cập nhật động hơn.
Điều này đảm bảo rằng dữ liệu mới nhất được phản ánh trong Bảng xoay mà không cần điều chỉnh thủ công.
8. Kết nối Google Trang tính với Google Analytics
Sử dụng tiện ích bổ sung Google Analytics để nhập lưu lượng truy cập web, số liệu đối tượng và nhiều thông tin khác trực tiếp vào Google Trang tính của bạn. Bạn có thể tải xuống tiện ích bổ sung này bằng cách nhấp vào Phần mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải xuống tiện ích bổ sung.
Tìm kiếm tiện ích bổ sung Google Analytics và cài đặt nó.
Sau khi cài đặt, bạn sẽ thấy tiện ích bổ sung trong tab Phần mở rộng. Giờ đây, bạn có thể tạo báo cáo về hoạt động trên trang web thông qua tiện ích bổ sung này.
Tự động hóa cộng tác và chia sẻ
Khi làm việc trong môi trường hợp tác, việc cập nhật các thay đổi được thực hiện trên tài liệu được chia sẻ là rất quan trọng. Hãy khám phá cách bạn có thể tự động hóa các công việc liên quan đến hợp tác trong Google Trang tính và giúp các thành viên trong nhóm luôn đồng bộ:
9. Nhận thông báo qua email về các thay đổi
Thiết lập Google Apps Script hoặc sử dụng tính năng "Quy tắc thông báo" để nhận thông báo mỗi khi có thay đổi, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cập nhật nào.
Đi tới Công cụ > Cài đặt thông báo > Chỉnh sửa thông báo. Sau đó, đặt quy tắc dựa trên các thông báo bạn muốn nhận.
10. Tự động hóa chia sẻ dựa trên các tiêu chí
Đặt Google Trang tính để tự động chia sẻ các trang tính nhất định với các thành viên trong nhóm dựa trên các điều kiện cụ thể, chẳng hạn như thay đổi dữ liệu hoặc hoàn thành công việc cụ thể.
Để làm điều này, bạn phải tạo một tập lệnh trên Google Apps Script để kiểm tra các điều kiện cụ thể và chia sẻ trang tính với các thành viên nhóm được chỉ định. Dưới đây là một mẫu tập lệnh:
11. Tự động cập nhật bảng điều khiển của nhóm
Kết nối Google Trang tính với các tiện ích bổ sung như Data Studio hoặc các công cụ BI khác và tự động cập nhật bảng điều khiển của nhóm. Điều này cung cấp cho nhóm của bạn dữ liệu thời gian thực mà không cần phải làm mới hoặc nhập số thủ công.
12. Bình luận và thêm thông báo với Apps Script
Sử dụng trình chỉnh sửa Apps Script để tự động hóa nhận xét khi đáp ứng các điều kiện nhất định. Ví dụ: khi một công việc quá hạn, một nhận xét có thể được tự động thêm vào để thông báo cho người có liên quan.
Tự động hóa dọn dẹp và định dạng dữ liệu
Theo một nghiên cứu của Experian, 39% công ty ước tính rằng dữ liệu chất lượng kém có tác động tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng của họ.
Hãy xem tự động hóa việc dọn dẹp dữ liệu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc như thế nào.
13. Tự động xóa các bản sao
Tránh sự lộn xộn không cần thiết bằng tính năng "Xóa trùng" trong tab "Dữ liệu" hoặc tự động hóa quy trình này thông qua Apps Script. Tính năng này rất hữu ích khi quản lý các tập dữ liệu lớn, đặc biệt là khi có các mục nhập lặp lại.
14. Định dạng hàng loạt với Apps Script
Định dạng dữ liệu (ví dụ: chuyển đổi ngày tháng sang định dạng nhất quán, thay đổi văn bản thành chữ hoa) hàng loạt bằng Apps Script. Tự động hóa quá trình định dạng tẻ nhạt để nó chạy mỗi khi có dữ liệu mới được thêm vào.
15. Tự động hóa 'chia văn bản thành cột'
Tính năng "Chia văn bản thành các cột" của Google Trang tính trong tab "Dữ liệu" có thể được tự động hóa bằng Apps Script, để tập dữ liệu của bạn luôn được sắp xếp theo các cột mong muốn, như tách tên khỏi địa chỉ email.
16. Lên lịch dọn dẹp dữ liệu
Đặt lịch trình định kỳ (hàng ngày, hàng tuần) để dọn dẹp dữ liệu nhằm đảm bảo tính nhất quán. Cho dù là xóa các hàng trống hay chuẩn hóa định dạng văn bản, việc dọn dẹp theo lịch trình có thể giúp tiết kiệm thời gian.
Thông qua Apps Script, bạn có thể tạo một tập lệnh để dọn dẹp dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Tự động hóa dữ liệu bên ngoài và tích hợp
Bằng cách lấy dữ liệu từ các API bên ngoài, bạn có thể khai thác thông tin chi tiết theo thời gian thực để đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa quy trình của mình.
Dưới đây là cách thực hiện:
17. Trích xuất dữ liệu từ API bên ngoài
Tích hợp các nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như giá cổ phiếu, báo cáo thời tiết hoặc thậm chí các chỉ số mạng xã hội, trực tiếp vào Google Trang tính qua API. Chuyển đến Phần mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung.
Tìm kiếm API Connector và cài đặt nó. Sau khi cài đặt, mở phần mở rộng, nhập URL điểm cuối API của bạn và định cấu hình bất kỳ tham số hoặc tiêu đề cần thiết nào. Sau đó, chạy yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể viết tập lệnh cho Tích hợp API trên Apps Script.
18. Tự động hóa việc nhập dữ liệu từ các bảng tính khác hoặc Lịch Google
Sử dụng công thức IMPORTRANGE("spreadsheet_url," "range_string") để tự động nhập dữ liệu từ bảng tính khác mà không cần sao chép và dán thủ công. Điều này giúp kết nối Google Trang tính và hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc với dữ liệu của bạn.
Bạn cũng có thể cài đặt tiện ích bổ sung Lịch Google, cho phép bạn xem, chỉnh sửa và định dạng các sự kiện trong lịch của mình trực tiếp trong Google Trang tính.
19. Tích hợp Google Finance
Tận dụng hàm GOOGLEFINANCE() để tự động lấy dữ liệu chứng khoán thời gian thực vào bảng tính của bạn. Cho dù đang theo dõi danh mục đầu tư hay theo dõi giá thị trường, tự động hóa giúp bạn cập nhật thông tin dễ dàng.
20. Đồng bộ với Google BigQuery cho các tập dữ liệu lớn
Nếu bạn đang xử lý các tập dữ liệu khổng lồ, hãy đồng bộ Google Trang tính với các tiện ích bổ sung như BigQuery để phân tích dữ liệu theo thời gian thực mà không cần bất kỳ nỗ lực thủ công nào. Điều này rất hữu ích cho các tập dữ liệu phức tạp vượt quá giới hạn của Google Trang tính.
Giới hạn của tự động hóa trong Google Trang tính
Tự động hóa Google Trang tính có thể cải thiện đáng kể năng suất, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra những giới hạn của nó. Hiểu được những hạn chế này sẽ giúp bạn xác định khi nào các giải pháp thay thế Google Trang tính có thể hiệu quả hơn cho bạn.
Dưới đây là một số giới hạn chính mà người dùng có thể gặp phải:
1. Sự phức tạp của các hàm
Mặc dù Google Trang tính cung cấp một loạt các tính năng tự động hóa, nhưng các hàm và phép tính phức tạp có thể dẫn đến lỗi. Người dùng có thể gặp khó khăn khi lồng nhiều hàm, cản trở năng suất và tăng khả năng xảy ra sai sót.
2. Tùy chọn tùy chỉnh giới hạn
Các công cụ tự động hóa như Google Apps Script cung cấp một số tùy chỉnh nhưng thường yêu cầu kiến thức về lập trình. Người dùng không có kỹ năng mã hóa có thể gặp khó khăn trong việc tạo ra các giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể.
3. Những thách thức khi hợp nhất Sheets qua tự động hóa
Việc hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính Google thông qua tự động hóa có thể khó khăn, vì thường yêu cầu các hàm nâng cao hoặc viết tập lệnh. Người dùng không có kinh nghiệm viết mã hoặc không thành thạo các công thức phức tạp có thể gặp khó khăn trong việc tự động hóa quy trình này một cách hiệu quả, dẫn đến phải thực hiện các giải pháp thay thế thủ công hoặc mất dữ liệu liên quan.
4. Vấn đề hiệu suất với tập dữ liệu lớn
Tự động hóa các công việc trên các tập dữ liệu lớn có thể dẫn đến chậm trễ hiệu suất. Tự động hóa rộng rãi có thể làm chậm thời gian phản hồi, khiến việc làm việc với các tệp lớn trở nên rườm rà.
5. Đường cong học tập
Người dùng có thể gặp khó khăn khi sử dụng các tính năng tự động hóa nâng cao. Việc làm quen với Google Apps Script và các công cụ tự động hóa khác có thể tốn thời gian, làm giảm năng suất ngay lập tức.
Vậy, chúng ta cần làm gì nếu những giới hạn này là trở ngại cho chúng ta? May mắn thay, ClickUp cung cấp một giải pháp! Hãy cùng khám phá cách ClickUp có thể được sử dụng để đảm bảo hiệu quả tối ưu.
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn với ClickUp
ClickUp là một nền tảng quản lý dự án đa năng cho phép các nhóm nâng cao năng suất và đơn giản hóa quy trình làm việc.
Bằng cách cung cấp môi trường tập trung để quản lý công việc, ClickUp giải quyết hiệu quả nhiều giới hạn của Google Trang tính, cho phép người dùng quản lý dự án của mình với hiệu quả và tính linh hoạt cao hơn.
Dưới đây là cách ClickUp có thể nâng cao quy trình làm việc của bạn:
- Quản lý dữ liệu tập trung: Lưu trữ tất cả thông tin, tài liệu và hồ sơ liên quan tại một địa điểm dễ truy cập — ClickUp Docs. Điều này tạo điều kiện cho sự hợp tác thời gian thực và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ thông tin
- Theo dõi nhiệm vụ hiệu quả: Sắp xếp và giám sát nhiệm vụ hiệu quả với Nhiệm vụ ClickUp, cho dù đó là lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ cho nhóm hay theo dõi thời hạn. Điều này giúp duy trì sự tập trung và trách nhiệm trong toàn bộ bảng
- Quy trình công việc tùy chỉnh: Thiết kế quy trình công việc phù hợp với các quy trình cụ thể của bạn, cho phép chuyển đổi liền mạch giữa các công việc. Khả năng thích ứng này đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể tuân theo các phương pháp hay nhất phù hợp với nhu cầu riêng của họ
- Tính năng AI: ClickUp Brain đơn giản hóa việc tự động hóa quy trình làm việc cho bất kỳ nhóm nào. Chỉ cần diễn đạt nhu cầu tự động hóa của bạn bằng tiếng Anh đơn giản, AI tích hợp sẽ nhanh chóng thiết lập tự động hóa quy trình làm việc cho bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào
- Khả năng tích hợp: Sử dụng Tích hợp ClickUp để kết nối với các công cụ và ứng dụng khác để tạo ra một quy trình làm việc gắn kết. Tích hợp này đơn giản hóa các quy trình và nâng cao chức năng tổng thể của các nỗ lực quản lý dự án của bạn
Khi nói đến tự động hóa quy trình làm việc, ClickUp cung cấp các tính năng mạnh mẽ với ClickUp Automations. Tính năng này cho phép bạn tạo các tự động hóa tùy chỉnh để đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại và nâng cao hiệu quả trong các dự án của bạn.
Với giao diện trực quan và các mẫu đa dạng, nhóm của bạn có thể tập trung vào những việc thực sự quan trọng. ClickUp Automations cung cấp:
- AI Automation Builder: Dễ dàng tạo tự động hóa phù hợp với nhu cầu của bạn mà không cần kỹ năng kỹ thuật sâu rộng
- Mẫu tự động hóa: Truy cập thư viện với hơn 50 mẫu được tạo sẵn để bắt đầu nỗ lực tự động hóa và đơn giản hóa các quy trình phổ biến
- Phân công công việc động: Tự động phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên các tiêu chí cụ thể, đảm bảo rằng những người phù hợp luôn được cập nhật thông tin
- Thông báo tự động: Thiết lập thông báo qua email để nhóm của bạn luôn được cập nhật thông tin mà không cần phải theo dõi thủ công liên tục
- Nhật ký kiểm tra chi tiết: Giám sát tất cả các hành động tự động hóa bằng nhật ký kiểm tra mạnh mẽ, đảm bảo tính minh bạch và giúp bạn theo dõi các thay đổi một cách hiệu quả
Trường Công thức trong Tự động hóa ClickUp cung cấp mức độ tùy chỉnh và linh hoạt cao cho quy trình làm việc của bạn. Tính năng này cho phép bạn sử dụng trường Công thức làm cả kích hoạt và điều kiện, cho phép tự động hóa thích ứng dựa trên các giá trị đã tính toán.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến cho các trường công thức trong ClickUp Automations:
- Tính toán ngày đáo hạn: Tự động tính toán ngày đáo hạn dựa trên ngày bắt đầu và thời lượng đã chỉ định
- Tính tổng chi phí: Tính tổng chi phí của nhiều mục liên quan đến một công việc
- Xác định trạng thái công việc: Đặt trạng thái công việc dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như tỷ lệ hoàn thành hoặc sự hiện diện của các thẻ nhất định
- Tạo Trường Tùy chỉnh: Tạo Trường Tùy chỉnh với các giá trị lấy từ dữ liệu hiện có, chẳng hạn như ghép tên và họ thành trường tên đầy đủ
Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ của ClickUp, bạn có thể thiết kế quy trình làm việc phù hợp với yêu cầu riêng của nhóm, từ đó thúc đẩy năng suất và thành công.
Tự động hóa ClickUp: Khóa để có quy trình làm việc thông minh hơn
Mặc dù Google Trang tính cung cấp các tính năng tự động hóa cơ bản, nhưng nó có thể không đủ khi quản lý các quy trình công việc phức tạp hơn. Các tùy chọn tùy chỉnh giới hạn và những thách thức trong việc tự động hóa các quy trình như hợp nhất trang tính có thể làm chậm năng suất. Đó là lúc ClickUp bước vào.
Với các tính năng nâng cao như Trình tạo tự động hóa AI, phân công nhiệm vụ động và khả năng sử dụng trường công thức làm kích hoạt, ClickUp cung cấp một giải pháp mạnh mẽ để tự động hóa và tối ưu hóa các nhiệm vụ của bạn một cách dễ dàng.
Cho dù là theo dõi hiệu suất, quản lý công việc hay tạo báo cáo, tự động hóa của ClickUp đều nâng hiệu quả lên một tầm cao mới.
Sẵn sàng vượt qua những giới hạn của Google Trang tính và chuyển đổi quy trình làm việc của bạn? Bắt đầu sử dụng ClickUp và trải nghiệm quản lý dự án liền mạch!
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!