Cách xử lý sự chậm trễ trong dự án xây dựng: Các bước để đưa dự án trở lại đúng tiến độ

Liệu ngân sách lớn, nhóm đông đảo và dòng thời gian linh hoạt có đảm bảo thành công cho dự án xây dựng?

Thực tế, không phải lúc nào cũng vậy. Hãy xem trường hợp Sân bay Brandenburg ở Berlin, cuối cùng đã khai trương sau chín năm chậm trễ trong xây dựng do lỗi thiết kế và kế hoạch kém.

Sự chậm trễ trong dự án là nỗi ám ảnh của mọi nhóm xây dựng. Chúng không chỉ dẫn đến kết quả là không đạt được dòng thời gian mà còn thường khiến dự án tốn kém hơn dự kiến.

Vậy, làm thế nào để xử lý tình huống chậm trễ trong ngành xây dựng—cho dù là trên công trường nhỏ hay dự án trị giá hàng triệu đô la?

Bài viết này trình bày các bước thực tế và chiến lược đã được kiểm chứng để giúp bạn hiểu cách xử lý sự chậm trễ trong dự án xây dựng.

Những nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ trong dự án xây dựng

Nếu bạn dành thời gian xem qua các báo cáo xây dựng, sẽ rõ ràng rằng sự chậm trễ trong xây dựng là điều không thể tránh khỏi trong mọi dự án phức tạp. Từ các kế hoạch dự án lỗi thời đến các tình huống bất ngờ—và thậm chí cả những sự chậm trễ không quan trọng nhưng dần dần tích tụ—không thiếu lý do để đổ lỗi cho nhau.

Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất gây ra các chậm trễ này:

Cách quản lý sự chậm trễ trong dự án xây dựng

Dưới đây là cách xử lý sự chậm trễ trong dự án xây dựng khi các công việc bắt đầu trễ hẹn.

Xác định nguyên nhân gốc rễ

Xác định các điểm nghẽn trước khi chúng trở thành sự chậm trễ nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đáng kể đến dòng thời gian của dự án xây dựng của bạn.

Nhưng làm thế nào?

Điều đáng ngạc nhiên là nhóm của bạn có thể dành hơn 60% thời gian chỉ để tìm kiếm thông tin. Điều đó đủ để kích hoạt sự chậm trễ trong xây dựng. Tệ hơn nữa, việc tìm kiếm đó không nhất thiết dẫn đến câu trả lời—chỉ là những giờ phút bị lãng phí.

Đây chính là lúc ClickUp phát huy vai trò là không gian làm việc AI tích hợp — hoặc trong trường hợp này, một nền tảng quản lý dự án xây dựng tất cả trong một.

ClickUp kết hợp giao diện được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) với các công cụ quản lý dự án, chia sẻ kiến thức và hợp tác để loại bỏ tình trạng "Work Sprawl" - kết quả dẫn đến các chậm trễ này.

Quy trình bắt đầu với ClickUp Calendar, nơi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp quản lý khối lượng công việc hàng ngày của bạn bằng cách tự động lên lịch các công việc ưu tiên cao từ danh sách công việc chưa hoàn thành, khối thời gian tập trung và điều chỉnh công việc khi ưu tiên thay đổi.

Ngoài ra, nó đồng bộ với Lịch Google, Outlook và các cuộc họp trên Zoom hoặc Teams để giúp bạn tránh phải mở quá nhiều tab và chuyển đổi giữa các công cụ.

Nếu bạn muốn đo lường tiến độ dự án theo thời gian thực để xác định các điểm nghẽn, thì sao?

Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn việc cần làm đó với các tính năng báo cáo tùy chỉnh. Bạn có thể theo dõi từng giai đoạn, giám sát hiệu suất của nhóm và đang theo dõi các cột mốc một cách dễ dàng.

Cần theo dõi sự chậm trễ trong việc giao hàng thiết bị hoặc so sánh giờ kế hoạch với giờ thực tế? Thêm biểu đồ thời gian thực và thanh tiến độ để hiển thị thông tin đó chỉ trong nháy mắt.

Bạn thậm chí có thể hiển thị biểu đồ burndown để theo dõi công việc còn lại hoặc thẻ theo dõi thời gian để xem liệu bạn có đang nằm trong phạm vi ước tính hay không.

Thử dùng ClickUp Brain miễn phí

Đang tìm kiếm một công cụ đơn giản hơn để theo dõi dự án của bạn? Bạn có thể thử mẫu đang theo dõi dự án ClickUp.

Tải mẫu miễn phí

Mẫu này giúp bạn dễ dàng quản lý nhiều nhóm và dòng thời gian thay đổi. Nó giúp bạn duy trì sự tổ chức, đảm bảo mọi người đồng bộ và có hiển thị toàn diện về từng giai đoạn.

Giao tiếp với các bên liên quan

Sự thiếu sót trong giao tiếp là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến chậm trễ trong xây dựng—thường gây hậu quả nghiêm trọng hơn cả thời tiết xấu hay thiếu hụt vật liệu. Thực tế, 52% công việc sửa chữa trong các dự án xây dựng là do sự thiếu sót trong giao tiếp và thiếu truy cập vào dữ liệu dự án.

Để tránh điều này, việc giao tiếp liên tục với các bên liên quan phải vượt ra ngoài các bản cập nhật kỳ hoặc email mang tính chất bề mặt. Dưới đây là cách thực hiện:

Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo, lưu trữ và hợp tác trên tất cả tài liệu của mình—từ quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs) và quy định an toàn đến hợp đồng xây dựng và thay đổi phạm vi dự án—tất cả trong một nơi.

ClickUp Docs được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cung cấp cho bạn các công cụ chỉnh sửa phong phú, liên kết thông minh, dấu trang và khả năng nhúng bảng và dòng thời gian để có cái nhìn rõ ràng hơn về dự án. Bạn có thể cài đặt quyền truy cập, xuất tài liệu và—điều quan trọng nhất—liên kết chúng trực tiếp với các công việc, giúp các thành viên trong nhóm có được bối cảnh cần thiết để tiếp tục đẩy mạnh dự án xây dựng.

Các bảng trắng ClickUp cũng hoạt động tương tự — chúng là công cụ lý tưởng cho việc hợp tác thời gian thực với khách hàng, lãnh đạo hoặc nhà thầu phụ.

Sử dụng chúng để vẽ bản đồ tiến độ dự án một cách trực quan, chỉ ra nguyên nhân gây chậm trễ và thống nhất với tất cả các bên về các kỳ vọng và cột mốc đã điều chỉnh.

Điều chỉnh dòng thời gian dự án

Khi bạn đang tập trung vào một dự án xây dựng và gặp phải sự chậm trễ, việc cập nhật lịch trình dự án không nên trở thành một công việc toàn thời gian khác.

Khi điều chỉnh dòng thời gian dự án, hãy bắt đầu bằng cách đánh giá lại dòng thời gian sử dụng các kỹ thuật như Phương pháp Đường dẫn Quan trọng (CPM) để xác định các công việc có thể điều chỉnh mà không làm chậm trễ toàn bộ dự án.

Đó chính là lúc biểu đồ Gantt phát huy tác dụng—chúng hiển thị trực quan các thay đổi trong dòng thời gian, thể hiện mối phụ thuộc giữa các công việc, sự trùng lặp và tiến độ theo thời gian thực, giúp mọi người luôn đồng bộ.

Với chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể hợp tác với nhà thầu, thành viên nhóm và khách hàng để đảm bảo mọi người đồng bộ bằng cách cho họ xem các thay đổi được cập nhật theo thời gian thực trên biểu đồ Gantt. Bạn có thể theo dõi tiến độ bằng cách sử dụng Trạng thái Tùy chỉnh trong ClickUp, chẳng hạn như “Đang chờ kiểm tra vật liệu” và phát hiện các điểm nghẽn gây ra sự chậm trễ trong xây dựng.

Chúng tôi sử dụng biểu đồ Gantt để làm nổi bật các công việc quan trọng và sử dụng phương pháp "nhìn trước ba tuần" để thông báo các cột mốc quan trọng sắp tới trong các dự án xây dựng của mình. Biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để trực quan hóa nhiều yếu tố và thành phần đang diễn ra trong quá trình xây dựng.

Bạn cũng có thể lựa chọn từ hơn 15 chế độ xem trong ClickUp (như Kanban, Danh sách công việc, Lịch và nhiều hơn nữa) để theo dõi mọi khía cạnh của dòng thời gian dự án.

Từ chế độ xem Dòng thời gian, bạn có thể kéo các công việc để điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc hoặc di chuyển chúng giữa các nhóm để phản ánh các thay đổi trong lịch trình. Bạn cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp trong chế độ xem để tối ưu hóa việc cập nhật mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng để quản lý dòng thời gian dự án, mẫu lịch trình quản lý thời gian của ClickUp sẽ giúp bạn theo dõi mọi hạn chót.

Tải mẫu miễn phí

Sử dụng nó để ưu tiên các công việc, trực quan hóa dòng thời gian và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả—tất cả trong một nền tảng duy nhất.

Tái phân bổ nguồn lực

Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi biết rằng sự chậm trễ trong xây dựng không phải lúc nào cũng cần phải khởi động lại hoàn toàn — đôi khi, điều bạn thực sự cần là phân phối tài nguyên tốt hơn.

Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách các công việc được phân phối trên toàn bộ nhóm của bạn.

Bạn có thể chế độ xem khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm dựa trên dòng thời gian đã chọn và nhanh chóng điều chỉnh trách nhiệm để cân bằng khối lượng công việc.

Ghi chép mọi thứ

Một phần quan trọng của quản lý dự án xây dựng là giải thích các chậm trễ bất ngờ, xử lý các khiếu nại pháp lý và chuẩn bị cho việc giải quyết tranh chấp. Đó là lý do tại sao một hồ sơ điện tử có thể là vũ khí phòng thủ tốt nhất và tài sản quý giá nhất của bạn.

Với nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chuyển đổi mọi ghi chú, cập nhật và danh sách kiểm tra thành các mục có thể thực hiện được — kèm theo thời hạn, người được giao và ưu tiên.

Trong khi đó, Notepad của ClickUp là công cụ lý tưởng để ghi chép nhanh các ý tưởng trong quá trình thăm công trường, sau đó chuyển đổi chúng thành công việc hoặc tài liệu hoàn chỉnh chỉ trong nháy mắt.

Điều này giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống, từ các cuộc kiểm tra nội bộ đến tranh chấp với nhà thầu. Và nếu bao giờ bạn được hỏi tại sao ngày hoàn thành dự án bị thay đổi, bạn sẽ có tài liệu để chứng minh chính xác nguyên nhân gây ra điều đó - và những biện pháp đã được thực hiện để khắc phục.

Ngăn chặn sự chậm trễ trong tương lai bằng cách lập kế hoạch tốt hơn

Đến nay, chúng ta đã học cách xác định nguyên nhân gốc rễ, giao tiếp rõ ràng và thực hành quản lý tài nguyên hiệu quả. Bây giờ, hãy xem cách chúng ta có thể áp dụng những chiến lược này để ưu tiên các công việc tốt hơn và tránh chậm trễ dự án trong tương lai.

Xây dựng kế hoạch dự phòng vào dòng thời gian của bạn

Trước hết, khái niệm "contingency" là gì?

Trong dòng thời gian xây dựng, dự phòng là khoảng thời gian hoặc ngân sách được dành riêng để đối phó với các tình huống bất ngờ, chậm trễ dự án hoặc thay đổi thiết kế. Hãy xem nó như một lưới an toàn giúp duy trì tiến độ dự án xây dựng mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Dưới đây là cách tích hợp kế hoạch dự phòng vào lịch trình dự án một cách hiệu quả:

✅ Phân phối khoảng thời gian dự phòng đều đặn trong lịch trình thay vì thêm ngày dự phòng vào cuối. Tập trung đặc biệt vào các khu vực có chậm trễ nghiêm trọng hoặc rủi ro đã biết.

✅ Tài khoản các phụ thuộc giữa các công việc và xác định các giai đoạn linh hoạt có thể hấp thụ thời gian thêm mà không ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án

✅ Sử dụng phương pháp dựa trên phần trăm — thường dành ra 5–10% thời lượng dự án làm thời gian dự phòng để xử lý các sự cố chậm trễ hoặc thay đổi vào phút chót.

Sử dụng các mẫu và quy trình làm việc tự động hóa trong ClickUp để tối ưu hóa quản lý dự án

Quản lý một dự án xây dựng bao gồm nhiều thành phần phức tạp. Điều quan trọng là tránh lãng phí thời gian bằng cách tạo ra các quy trình mới cho mỗi dự án mới.

Đó chính là lúc các mẫu quản lý xây dựng có sẵn và tự động hóa quy trình làm việc của ClickUp tạo ra sự khác biệt đáng kể.

Các mẫu của ClickUp giúp bạn khởi động dự án xây dựng nhanh hơn bằng cách cung cấp khung làm việc sẵn có cho các công việc như đang theo dõi giấy phép, lịch trình kiểm tra và phối hợp với nhà thầu phụ.

Ví dụ, hãy xem xét mẫu Quản lý Xây dựng ClickUp.

Tải mẫu miễn phí

Mẫu này được thiết kế để hỗ trợ bạn trong mọi giai đoạn của dự án xây dựng—từ xin giấy phép, mua sắm vật tư đến kiểm tra và hoàn tất dự án—bằng cách tập trung tất cả các công việc, hạn chót và tài liệu vào một nơi duy nhất.

Sau khi đã có kế hoạch cho từng giai đoạn, tính năng Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn bỏ qua việc xử lý các công việc lặp đi lặp lại một cách thủ công.

Kết quả, bạn có thể tự động phân công công việc cho đúng người, thay đổi trạng thái công việc và thông báo cho các thành viên chịu trách nhiệm khi hạn chót sắp đến, thậm chí gửi thông báo tự động khi vật liệu chưa được giao đúng hạn.

📌 Ví dụ: Thiết lập quy tắc để thông báo cho giám sát công trường khi việc giao hàng tấm thạch cao bị chậm trễ hơn 24 giờ — mà không cần kiểm tra thủ công.

Khi nói đến các công việc thủ công, tính năng Theo dõi Thời gian Dự án của ClickUp giúp bạn đo lường thời gian thực tế mà các công việc mất so với kế hoạch ban đầu – cung cấp cho bạn sự rõ ràng cần thiết để điều chỉnh trước khi chi phí tăng cao và chậm trễ trở nên mất kiểm soát.

Cuối cùng, để giữ cho đội ngũ thi công nắm rõ các hạn chót sắp tới, hãy kích hoạt các nhắc nhở với ClickUp Thông báo.

Nhận thông báo ngay lập tức khi các công việc như đổ bê tông, kiểm tra hoặc giao hàng thiết bị đến hạn hoặc bị chậm trễ.

Thực tế, bạn có thể nhận thông báo khi trạng thái công việc thay đổi — ví dụ: nhà thầu đánh dấu “Hoàn thành tường thạch cao” hoặc thợ điện báo cáo sự chậm trễ về vật liệu. Bạn có thể tùy chỉnh thông báo để luôn cập nhật mà không cần kiểm tra thủ công liên tục.

Thực hiện kiểm tra dự án định kỳ bằng cách sử dụng bảng điều khiển và theo dõi thời gian

Sự chậm trễ trong xây dựng hiếm khi do một sự kiện duy nhất gây ra—thường là kết quả của một chuỗi những sai sót nhỏ tích tụ theo thời gian.

Đó là lý do tại sao việc thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ trong suốt vòng đời dự án là chìa khóa để đảm bảo tiến độ và ngân sách. Với bảng điều khiển ClickUp và theo dõi thời gian, các cuộc kiểm tra này trở nên nhanh chóng, trực quan và vô cùng hữu ích.

Bảng điều khiển của ClickUp cho phép bạn tạo một trung tâm điều khiển hiển thị tiến độ thời gian thực trên các khu vực khóa của dự án.

Kết hợp với tính năng Theo dõi Thời gian trong ClickUp, bạn sẽ có hiển thị toàn diện về thời gian thực tế mà các công việc mất bao lâu – so với thời gian dự kiến ban đầu.

Dưới đây là cách ClickUp giúp đơn giản hóa quá trình kiểm tra dự án:

Xây dựng Dòng thời gian Ước mơ của bạn với ClickUp

Sự chậm trễ trong xây dựng có thể làm lung lay ngay cả những nền tảng vững chắc nhất—nhưng với ClickUp, bạn đang xây dựng trên nền tảng vững chắc.

Hãy hỏi Giuliano Peressini, Giám đốc Công nghệ (CTO) tại Casagrande, một công ty hàng đầu về thiết bị xây dựng, người đã chia sẻ:

ClickUp luôn là lựa chọn tuyệt vời mỗi khi cần chia sẻ thông tin giữa nhiều người cùng lúc, và mỗi khi có các nhóm khác nhau thực hiện công việc trên cùng một chủ đề từ các chế độ xem khác nhau.

ClickUp tích hợp toàn bộ dự án của bạn vào một nền tảng kỹ thuật số duy nhất, kết hợp theo dõi thời gian, quản lý công việc, tài liệu, bảng trắng và bảng điều khiển thời gian thực để đảm bảo nhóm của bạn luôn đồng bộ.

Đăng ký trên ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng thông minh hơn!