Quản lý dự án có thể là một công việc khó khăn ngay cả khi mọi thứ dường như "đúng đắn" trong thế giới này.
Mọi nhóm đều muốn hoàn thành công việc đúng hạn và duy trì dự án diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, ngay cả với kế hoạch chi tiết nhất, vẫn thường có những vấn đề bất ngờ khiến bạn bị chậm tiến độ.
Đây là lúc float trong quản lý dự án phát huy tác dụng.
Bằng cách cải thiện hiệu quả và xác định các công việc cần ưu tiên, bạn có thể xử lý mọi sự chậm trễ hoặc trở ngại có thể xảy ra. Nói tóm lại, bạn có thể yên tâm rằng dự án của mình sẽ hoàn thành đúng thời hạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về quản lý dự án linh hoạt, những lợi ích của nó và cách sử dụng để dự án của bạn đạt được mục tiêu. 🎯
Quản lý dự án linh hoạt là gì?
Thời gian trôi nổi trong quản lý dự án, còn được gọi là "slack", là khoảng thời gian dự án có thể bị trì hoãn trước khi không thể hoàn thành đúng hạn. Thông thường, khoảng thời gian này sẽ phụ thuộc vào các công việc liên quan và thời gian trôi nổi cho phép của từng công việc.
Tuy nhiên, các công việc cụ thể có thể không cho phép sự linh hoạt và ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành dự án. Các công việc không thể bắt đầu trước khi hoàn thành công việc khác được đặt vào đường dẫn quan trọng của dự án.
Các công việc này phải được hoàn thành theo một thứ tự cụ thể trước khi dự án có thể kết thúc. Các công việc đường dẫn quan trọng không thể chậm trễ mà không ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn của dự án.
Ví dụ về điều này có thể thấy trong hình ảnh dưới đây. Bốn công việc màu xám: tường thạch cao, tủ, hệ thống ống nước và điện, lắp đặt sàn nhà phải được hoàn thành theo thứ tự xuất hiện và không được chậm trễ. Chúng nằm trên đường dẫn quan trọng. Các công việc khác được liệt kê (sơn và trang trí) có tính linh hoạt cao hơn nhiều và có thể được hoàn thành vào các thời điểm khác nhau. Kết quả là, chúng có thời gian trôi nổi cao hơn.
Tầm quan trọng của thời gian trôi nổi trong quản lý dự án
Các quản lý dự án của bạn là những ngôi sao thực sự. Họ phải xử lý nhiều biến số, nhóm, nhiệm vụ và lực lượng lao động từ xa trong môi trường linh hoạt.
Float mang đến cho các nhà quản lý dự án một chút không gian để thở, giúp họ ứng phó với những gián đoạn và sự chậm trễ trong thế giới thực. Float trong quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án theo dõi dòng thời gian hiện tại của dự án và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng nhất.
Họ có thể quản lý tài nguyên tốt hơn và phân bổ lại cho các công việc cần thời gian để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.
Lợi ích của thời gian trôi nổi trong quản lý dự án
Float trong quản lý dự án không chỉ đơn giản là giúp kinh doanh của bạn duy trì hoạt động. Nó mang lại nhiều lợi ích, từ giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn đến giữ cho nhóm của bạn tập trung vào những việc cần làm.
Hãy cùng xem bốn lợi ích hàng đầu của việc áp dụng float vào quản lý dự án của bạn.
1. Giúp theo dõi tiến độ
Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng float để theo dõi chính xác tiến độ của dự án. Họ có thể xác định các công việc đang bị chậm trễ hoặc những công việc sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp nếu có sự chậm trễ. Điều này cho phép họ điều chỉnh kỳ vọng và thời hạn cho phù hợp.
2. Cải thiện hiệu quả và năng suất
Float đóng vai trò như một lộ trình cho giai đoạn lập kế hoạch của bất kỳ dự án nào. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng bất kỳ khoảng trống nào hoặc sự thiếu hụt để đảm bảo các công việc nhạy cảm nhất về thời gian được thực hiện đúng tiến độ. Nó cũng giúp tránh bất kỳ sơ suất nào khi sắp xếp thứ tự các công việc trong đơn đặt hàng.
3. Xác định những gì cần được ưu tiên
Float trong quản lý dự án cũng đóng vai trò là công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên. Các dự án có thời gian linh hoạt có thể được hoãn lại để các công việc ngắn hoặc không có float có thể được hoàn thành trước. Các nhà quản lý có thể truyền tải thông tin này thông qua các tính năng giao tiếp nhóm tích hợp sẵn như chế độ xem Trò chuyện của ClickUp hoặc một nền tảng như Microsoft Teams Voice.
4. Nâng cao tinh thần làm việc tại nơi làm việc
Tất cả chúng ta đều có những ngày "Monday" (hoặc Tuesday, Wednesday, v.v.). Sử dụng các công cụ phù hợp cho công việc có thể giúp nâng cao tinh thần của mọi người và làm cho cuộc sống công việc của họ dễ dàng hơn. Dự án quản lý float cung cấp cho các nhà quản lý và thành viên nhóm khả năng hiển thị tốt hơn về các công việc quan trọng và không quan trọng.
Ví dụ: người quản lý dự án có thể phân bổ lại nguồn lực cho các công việc bị trì hoãn để đảm bảo dự án vẫn đúng tiến độ. Trong một đối tượng/kỳ/phiên bản khác, họ có thể thông báo trước cho các nhóm bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ.
Chọn loại thời gian trôi nổi phù hợp để quản lý dự án tốt hơn
Có nhiều loại thời gian trôi trong quản lý dự án. Mỗi loại có điểm mạnh và mục đích riêng. Một loại có thể cho một nhóm biết họ còn bao nhiêu thời gian trôi cho một công việc, trong khi loại khác sẽ thông báo cho người quản lý dự án về thời gian trôi hiện tại còn lại.
5 loại float khác nhau
Float trong quản lý dự án thuộc nhiều loại, nhưng dưới đây là năm loại khác nhau mà bạn sẽ thấy:
1. Float tổng
Tổng thời gian một công việc đã lên lịch có thể bị trì hoãn hoặc gia hạn trước khi ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án
Cách tính toán
Để tính Tổng thời gian trôi nổi, bạn phải trừ "sớm nhất" khỏi "muộn nhất". Đây có thể là ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, nhưng cả hai phải thuộc cùng một phía thời gian của công việc. Đừng nhầm lẫn giữa sớm và muộn, vì bạn sẽ gặp phải vấn đề nghiêm trọng!
Vậy là:
Thời gian trôi nổi tổng cộng = (Thời gian bắt đầu muộn nhất) - (Thời gian bắt đầu sớm nhất hoặc Thời gian trôi nổi tổng cộng) Thời gian trôi nổi tổng cộng = (Thời gian hoàn thành muộn nhất) - (Thời gian hoàn thành sớm nhất)
2. Miễn phí
Thời gian trôi nổi miễn phí tương tự như thời gian trôi nổi tổng cộng về mặt tính toán. Sự khác biệt là thời gian trôi nổi tổng cộng liên quan đến việc hoàn thành dự án, trong khi thời gian trôi nổi miễn phí là khoảng thời gian một công việc có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến công việc tiếp theo trong lộ trình.
Bất kỳ sự chậm trễ hoặc phần mở rộng nào vượt quá thời gian trôi nổi miễn phí của công việc sẽ trực tiếp trì hoãn ngày bắt đầu sớm của công việc tiếp theo.
Ví dụ, hãy xem một nhà phát triển đang làm việc trên phần mềm quản lý liên hệ. Việc mã hóa backend phải được hoàn thành trước khi nhóm liên quan có thể bắt đầu thiết kế giao diện người dùng đồ họa (GUI).
Cách tính toán
Để tính toán Thời gian trôi nổi miễn phí, lấy ngày hoàn thành sớm nhất của công việc hiện tại và trừ nó khỏi ngày bắt đầu sớm nhất của công việc phụ thuộc tiếp theo.
Miễn phí Float = (Bắt đầu sớm của phụ thuộc) – (Hoàn thành sớm của hiện tại)
3. Dự án trôi nổi
Tổng thời gian mà toàn bộ dự án có thể bị trì hoãn hoặc kéo dài trước khi chậm trễ so với thời hạn của khách hàng hoặc khách hàng được gọi là thời gian trôi nổi của dự án. Đối với các doanh nghiệp, đây có lẽ là con số quan trọng nhất cần theo dõi, nhưng nó sẽ yêu cầu sử dụng bảng điều khiển nền tảng để giám sát tất cả các công việc liên quan đến dự án.
Khách hàng có thể áp đặt hạn chế về thời gian như một phần của các điều khoản hoặc thời hạn chỉ đơn giản là thời hạn mà công ty đã thỏa thuận. Dù trong trường hợp nào, các doanh nghiệp như của bạn cũng không thể để lỡ ngày hoàn thành dự án.
Cách tính toán
Thời gian trôi trong dự án được tính theo cách tương tự như tổng thời gian trôi. Các công ty thường sử dụng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng hôm nay chúng ta sẽ phân biệt một cách đơn giản: Tổng thời gian trôi là thời gian của một hoạt động hoặc công việc, trong khi thời gian trôi trong dự án liên quan đến việc hoàn thành dự án nói chung.
Để tính toán thời gian trôi nổi của dự án, chúng ta sẽ thực hiện một quy trình tương tự, nhưng trước tiên cần biết thời gian sớm nhất mà dự án có thể hoàn thành. Do đó, con số này phụ thuộc vào việc lập kế hoạch hiệu quả cho cả các lộ trình quan trọng và không quan trọng.
Lần này, chúng ta lấy ngày hoàn thành sớm nhất hoặc theo kế hoạch của dự án và trừ đi thời hạn cuối cùng, được áp đặt hoặc cam kết.
Thời gian trôi nổi của dự án = (Thời gian hoàn thành muộn nhất) – (Thời gian hoàn thành sớm nhất)
4. Float can thiệp
Thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn mà không làm dự án vượt quá thời hạn cam kết là Thời gian trôi nổi gây cản trở. Nói cách khác, vượt quá thời gian được phân bổ này sẽ cản trở dự án.
Khi một công việc bị trì hoãn, nó có thể gây ra hai điều. Thứ nhất, nó làm tiêu hao thời gian trôi nổi tổng thể của bạn, có nghĩa là các công việc khác sẽ có ít thời gian linh hoạt hơn.
Điều này sẽ ảnh hưởng đến cả các công việc không quan trọng và quan trọng. Nó cũng có thể là giọt nước tràn ly, sử dụng hết thời gian dự phòng của dự án khiến tất cả các công việc còn lại trở thành công việc quan trọng – chúng không còn thời gian dự phòng miễn phí nữa.
Thứ hai, nó có thể trì hoãn một công việc quan trọng tiếp theo. Điều này sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án. Số lượng thời gian trôi nổi còn lại của dự án sẽ quyết định liệu dự án có thể hoàn thành đúng thời hạn hay không.
Cách tính toán
Để tính toán thời gian trôi nổi can thiệp, chúng ta lấy tổng thời gian trôi nổi và trừ đi thời gian trôi nổi miễn phí.
Thời gian trôi nổi can thiệp = (Tổng thời gian trôi nổi) – (Thời gian trôi nổi miễn phí)
5. Độ trôi độc lập
Mặc dù có tên gọi như vậy, float độc lập liên quan đến cả các hoạt động trước và sau. Nó được định nghĩa là khoảng thời gian mà thời gian bắt đầu của một hoạt động có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu sớm nhất của bất kỳ hoạt động nào tiếp theo.
Vì vậy, thời gian trôi độc lập là sự chậm trễ trong bất kỳ công việc dự án nào không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành sớm của dự án. Theo cách đó, loại thời gian trôi này thực sự độc lập.
Cách tính toán
Để tính toán thời gian trôi nổi độc lập, chúng ta lấy thời gian hoàn thành muộn của các công việc trước đó và trừ đi thời gian bắt đầu sớm của các công việc tiếp theo. Sau đó, chúng ta trừ đi thời lượng thực tế của công việc.
Thời gian trôi nổi độc lập = (Thời gian bắt đầu sớm của công việc tiếp theo) - (Thời gian hoàn thành muộn của công việc trước đó) - (Tổng thời gian của công việc trước đó)
Float trong quản lý dự án giúp tăng hiệu quả và năng suất công việc của nhóm bạn như thế nào
Float trong quản lý dự án có vẻ như là một phương pháp dành cho các doanh nghiệp lớn và ngành công nghệ như kỹ thuật và dịch vụ vi mô doanh nghiệp. Nhưng thực tế không phải vậy.
Quản lý dự án linh hoạt cũng hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và các ngành công nghiệp như xây dựng hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác. Linh hoạt là một chiến thuật có thể được sử dụng song song với các chiến lược quản lý dự án hiện có của bạn. Chiến thuật này dễ sử dụng với các giải pháp quản lý công việc và dự án như ClickUp.
Điều này có nghĩa là nó hoạt động tốt với các công cụ và phương pháp linh hoạt như bảng Kanban, biểu đồ Gantt, bảng Scrum và các loại giải pháp quản lý quy trình công việc khác. Sử dụng float trong quản lý dự án sẽ cung cấp cho các PM của bạn một lộ trình dễ dàng để phân bổ và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nguồn lực.
Điều này đặc biệt đúng khi tính đến các phụ thuộc. Phụ thuộc là các công việc không thể hoàn thành trước khi hoàn thành công việc trước đó hoặc cần phải hoàn thành trước khi có thể bắt đầu công việc khác.
Với ClickUp, bạn có thể tạo liên kết giữa các nhiệm vụ và thiết lập các phụ thuộc, để nhóm của bạn biết chính xác những việc cần làm tiếp theo. Đây là một khái niệm rất dễ áp dụng vào kinh doanh của bạn! Quản lý dự án của bạn sẽ cảm thấy bình tĩnh hơn khi biết chính xác dự án còn bao nhiêu thời gian trống. Và nhóm của bạn sẽ có thể hợp tác dễ dàng hơn để hoàn thành công việc còn lại và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
Sử dụng Float để quản lý dự án tốt hơn
Ai lại không muốn quản lý dự án tốt hơn? Hãy tham gia vào dự án và tận hưởng một hành trình suôn sẻ và ổn định, cho dù bạn đang làm việc trong một dự án mua lại hay đang học cách lưu trữ một trang web.
Sau khi mọi thứ được triển khai, bạn sẽ có một hệ thống tự điều chỉnh để hướng dẫn tất cả các quyết định quan trọng của dự án. Các thành viên trong nhóm sẽ thích hướng đi và tính minh bạch của Slack trong dự án.
Nếu điều tồi tệ nhất hoặc bất ngờ xảy ra, người quản lý dự án có thể thông báo tin xấu cho các thành viên trong nhóm và khách hàng càng sớm càng tốt. Điều này có nghĩa là sự thất vọng có thể được giảm bớt, và nhóm dịch vụ khách hàng và thành công của bạn có thể bắt đầu sớm việc khắc phục thiệt hại.
Bắt đầu thực hiện chiến lược ngay bây giờ, và trước khi bạn nhận ra, bạn và nhóm của bạn sẽ ăn mừng một dự án thành công khác với một vòng bia gừng sau giờ làm việc.
*Tác giả khách mời
Richard Conn là Giám đốc cấp cao về Tạo nhu cầu tại 8×8, một nền tảng truyền thông hàng đầu với các giải pháp trung tâm cuộc gọi dựa trên đám mây và chức năng thoại, video và trò chuyện.