Bạn có biết nhân viên bán hàng trong công ty của bạn thực sự dành bao nhiêu thời gian cho việc bán hàng?
Không lý tưởng, đúng không?
Thủ phạm? Tài liệu không được tổ chức hoặc thiếu sót.
Các nhóm bán hàng dựa vào các quy trình lặp lại và các nguồn lực bán hàng có giá trị để chốt giao dịch. Tuy nhiên, họ thường lãng phí thời gian để tìm kiếm thông tin, viết lại email hoặc hỏi đi hỏi lại cùng một câu hỏi. Họ mất thời gian, giảm năng suất và không đạt được chỉ tiêu.
Ngược lại, các tổ chức quản lý và cập nhật nội dung bán hàng một cách nhất quán sẽ thấy tỷ lệ thành công tăng 10,9 %.
Bạn cũng có thể giải quyết những vấn đề năng suất dai dẳng này bằng hệ thống tài liệu bán hàng có cấu trúc, hỗ trợ nhóm của bạn ở mọi giai đoạn.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách xây dựng tài liệu mà không phải loay hoay với nhiều công cụ khác nhau... và với ứng dụng tất cả trong một cho công việc, hay còn gọi là ClickUp.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu Quy trình bán hàng của ClickUp cung cấp cho bạn quy trình làm việc rõ ràng, có thể tùy chỉnh để chuyển các khách hàng tiềm năng qua từng giai đoạn một cách tự tin, từ tìm kiếm đến chốt đơn hàng. Với các Trường Tùy chỉnh tích hợp, nhiều chế độ xem như Biểu đồ Gantt và Bảng Kanban, cùng tính năng theo dõi nhiệm vụ hợp tác, mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này giúp các nhóm bán hàng duy trì sự phối hợp, tổ chức và nắm bắt mọi cơ hội.
Tài liệu bán hàng là gì?
Tài liệu bán hàng là tất cả các tài liệu mà nhóm của bạn cần để bán hàng hiệu quả, cả nội bộ và bên ngoài.
Hãy nghĩ đến các tài liệu hướng dẫn, kịch bản cuộc gọi, mẫu email, nghiên cứu điển hình, tài liệu giá cả và hướng dẫn giới thiệu. Những tài liệu này giúp nhóm bán hàng biết phải nói gì, khi nào nói và cách thúc đẩy giao dịch. Chúng cũng hướng dẫn người mua bằng cách cung cấp thông tin phù hợp ở mỗi giai đoạn của hành trình mua hàng.
Một số tài liệu này là tài liệu nội bộ, được sử dụng để đào tạo và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình bán hàng. Một số tài liệu khác là tài liệu bên ngoài, được sử dụng để giáo dục và ảnh hưởng đến người mua. Bạn có thể nghe thấy chúng được gọi là tài liệu bán hàng, nội dung bán hàng hoặc tài sản bán hàng. Ngày càng có nhiều tài liệu này ở dạng kỹ thuật số và được thiết kế để đảm bảo tốc độ và khả năng mở rộng.
📖 Cũng nên đọc: Cách viết tài liệu dự án: Ví dụ & Mẫu
Tại sao tài liệu bán hàng lại quan trọng?
Tài liệu bán hàng phù hợp đảm bảo mọi nhân viên bán hàng đều được hỗ trợ, cho dù họ mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm. Tài liệu này giúp cấu trúc hóa quy trình bán hàng, đảm bảo trải nghiệm người mua nhất quán và giúp nhóm của bạn tập trung vào những công việc hiệu quả.
Nhìn chung, nó giúp nâng cao năng suất bán hàng.
Dưới đây là lý do tại sao điều này quan trọng:
- Tăng tính nhất quán: Mọi nhân viên bán hàng đều tuân theo cùng một quy trình, do đó, thông điệp của bạn luôn nhất quán và quy trình của bạn luôn đi đúng hướng, bất kể ai là người bán hàng
- Cải thiện quá trình đào tạo nhân viên mới: Nhân viên mới không bắt đầu từ con số không. Tài liệu rõ ràng giúp họ hiểu quy trình của bạn, học hỏi nhanh hơn và sớm đạt năng suất cao hơn
- Giúp huấn luyện tốt hơn: Các giám đốc bán hàng có thể xác định chính xác những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả bằng cách xem xét quy trình được ghi chép lại, từ đó đưa ra phản hồi có mục tiêu và hiệu quả hơn
- Tăng sự tin tưởng của người mua: Khi nhân viên bán hàng chia sẻ tài liệu rõ ràng, hữu ích trong suốt chu kỳ bán hàng, người mua cảm thấy được thông tin đầy đủ hơn và có nhiều khả năng tiến tới quyết định mua hàng
- Mở rộng quy mô những công việc hiệu quả: Thay vì bắt đầu lại từ đầu, nhân viên bán hàng có thể nhân rộng các chiến thuật và quy trình đã được chứng minh hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất trên toàn bảng
👀 Bạn có biết? 52% các nhà lãnh đạo bán hàng cho rằng khoảng cách kỹ năng và nhu cầu đào tạo là những trở ngại lớn để đạt được các ưu tiên kinh doanh hàng đầu của họ.
Một cách để thu hẹp khoảng cách đó: tài liệu hóa quy trình tốt hơn.
Khi quy trình bán hàng được ghi chép rõ ràng, các nhóm sẽ hoạt động nhanh hơn, việc đào tạo trở nên lặp lại và hiệu suất được cải thiện trên toàn bảng.
Các loại tài liệu bán hàng phổ biến
Tài liệu bán hàng có nhiều định dạng khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng là nhóm bán hàng hay khách hàng tiềm năng. Cả hai đều rất quan trọng để duy trì hiệu quả và tính lặp lại của quy trình bán hàng.
Dưới đây là các loại tài liệu bán hàng phổ biến nhất:
1. Sổ tay bán hàng
Sổ tay bán hàng là hướng dẫn tham khảo cho cách thức bán hàng của nhóm bạn. Sổ tay này ghi lại quy trình của bạn, từ tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến chốt đơn hàng, để các chuyên gia bán hàng biết chính xác việc cần làm ở mỗi giai đoạn.
Các thành phần chính:
- Các giai đoạn của quy trình bán hàng
- Hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP) và hồ sơ người mua
- Khung tin nhắn và đề xuất giá trị
- Các phản đối và phản hồi phổ biến
- Luồng cuộc gọi và cấu trúc cuộc họp
- KPI và chỉ số thành công
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng trình quản lý tài liệu như ClickUp Docs để tạo một cuốn sổ tay bán hàng tập trung, dễ truy cập, có thể chỉnh sửa cộng tác và liên kết với các công việc hoặc quy trình công việc có liên quan.
2. Kịch bản cuộc gọi và mẫu email
Các tài liệu này cung cấp cho nhân viên bán hàng một điểm khởi đầu để tiếp cận khách hàng. Mặc dù có thể (và nên) được cá nhân hóa, các mẫu giúp giữ cho thông điệp nhất quán và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điểm quan trọng nào.
Các thành phần chính:
- Câu mở đầu hoặc dòng tiêu đề rõ ràng
- Thông điệp dựa trên giá trị phù hợp với nhu cầu của người mua
- Gọi hành động (CTA)
- Các trường thông tin cá nhân hóa (ví dụ: tên, ngành nghề, vấn đề cần giải quyết)
- Các biến thể dành cho các đối tượng khách hàng khác nhau hoặc các giai đoạn khác nhau
- KPI và chỉ số thành công
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn tạo các biến thể được cá nhân hóa cho các mẫu email của mình nhanh hơn? Hãy thử ClickUp Brain, trợ lý AI gốc của ClickUp, để thực hiện các công việc nặng nhọc cho bạn. Nhập chi tiết về ICP của bạn, các điểm khó khăn của họ, giai đoạn họ đang ở trong kênh bán hàng, v.v., và nó sẽ tạo ra bản sao có sức thuyết phục, thuyết phục và cuối cùng là chuyển đổi họ.
3. Danh sách kiểm tra tiêu chuẩn
Các danh sách kiểm tra này giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng xác định liệu một khách hàng tiềm năng có đáng để theo đuổi hay không. Chúng giúp các nhóm tập trung vào các cơ hội chất lượng cao.
Các thành phần chính:
- Tiêu chí dựa trên BANT, MEDDIC hoặc phương pháp của riêng bạn
- Các câu hỏi cần đặt ra trong giai đoạn khám phá
- Hệ thống đánh giá hoặc xếp hạng để đánh giá chất lượng khách hàng tiềm năng
- Các yếu tố kích hoạt để chuyển sang giai đoạn bán hàng tiếp theo
4. Hướng dẫn xử lý phản đối
Các tài liệu này cung cấp cho nhân viên bán hàng những câu trả lời rõ ràng, đã được kiểm chứng để đối phó với những phản đối phổ biến nhất từ người mua.
Các thành phần chính:
- Danh sách các phản đối thường gặp (ví dụ: giá cả, đối thủ cạnh tranh, thời gian)
- Các phản hồi được đề xuất hoặc điểm chính cần thảo luận
- Ví dụ thực tế hoặc trường hợp sử dụng
- Mẹo về giọng điệu và cách trình bày
- Những điều nên làm và không nên làm khi phản hồi trong tình huống áp lực
5. Thẻ chiến đấu
Thẻ chiến lược cung cấp so sánh tham khảo nhanh giữa giải pháp của bạn và của đối thủ cạnh tranh. Chúng thường được sử dụng trong các cuộc hội thoại ở giai đoạn sau để ảnh hưởng đến quyết định mua hàng cuối cùng.
Các thành phần chính:
- Các yếu tố khác biệt chính
- Điểm yếu và điểm mạnh so với đối thủ cạnh tranh
- Phản hồi phản đối liên quan đến đối thủ cạnh tranh
- Nhận định về thành công và thất bại
- Các điểm chính trong chiến lược giao tiếp
7. Hướng dẫn onboarding và đào tạo
Những tài liệu này giúp nhân viên mới làm quen với công cụ, thông điệp và quy trình bán hàng của bạn. Chúng là nền tảng quan trọng để rút ngắn thời gian đào tạo và thích nghi.
Các thành phần chính:
- Giới thiệu về công ty và sứ mệnh
- Kiến thức về sản phẩm và các tính năng chính
- Hướng dẫn sử dụng CRM và các công cụ bán hàng
- Tổng quan về quy trình bán hàng
- Kỳ vọng về vai trò và cột mốc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng tái tạo quy trình đào tạo nhân viên bán hàng mỗi khi bạn tuyển dụng. Mẫu đào tạo nhân viên bán hàng của ClickUp cung cấp cho bạn một hệ thống có thể lặp lại và theo dõi, giúp nhân viên mới nhanh chóng trở thành nhân viên bán hàng tự tin. Sử dụng các nhiệm vụ tích hợp để chỉ định các mô-đun đào tạo, liên kết các sổ tay hướng dẫn và theo dõi tiến độ trong thời gian thực, để bạn có thể mở rộng quy mô nhóm mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc tốc độ.
Cách tạo tài liệu bán hàng
Tài liệu bán hàng chỉ có hiệu quả khi rõ ràng, dễ tiếp cận và được xây dựng dựa trên cách thức bán hàng thực tế của nhóm bạn. Thông thường, tài liệu được lưu trữ trong các tệp riêng lẻ hoặc bị chôn vùi trong các thư mục mà không ai kiểm tra, khiến quá trình tuân thủ quy trình trở nên khó khăn hơn.
Để đảm bảo nhóm của bạn có thể truy cập tài liệu bán hàng chất lượng cao một cách đáng tin cậy, hãy làm theo các bước sau:
Bước #1: Kiểm tra những gì hiện có (sau đó dọn dẹp)
Trước khi tạo bất kỳ tài liệu mới nào, hãy kiểm tra các tài liệu hiện có. Điều này bao gồm các bản thảo cũ, bản trình bày, hướng dẫn hỗ trợ hoặc tài liệu mà ai đó đã tạo trong quá trình nhập việc mà chưa bao giờ được cập nhật.
Dưới đây là cách thực hiện một cuộc kiểm tra hiệu quả:
- Tập trung các nguồn của bạn: Tập hợp mọi thứ vào một nơi để bạn có thể xem toàn bộ phạm vi — tạo trung tâm kiến thức để thu thập thông tin rải rác trong email, ổ đĩa và thư mục chia sẻ
- Thẻ theo trạng thái: Đánh nhãn mỗi tài liệu là hiện tại, lỗi thời hoặc cần xem xét. Sử dụng trường tùy chỉnh hoặc thẻ để theo dõi trạng thái trong nháy mắt
- Loại bỏ trùng lặp: Chỉ giữ một phiên bản của mỗi tài nguyên để tránh nhầm lẫn hoặc thông điệp mâu thuẫn nhau
Để đơn giản hóa quy trình này, hãy sử dụng ClickUp Docs. Sắp xếp tài liệu của bạn thành các Không gian, Thư mục và Danh sách công việc rõ ràng.
Bạn có thể tạo các trang lồng nhau để lưu trữ các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu bán hàng tại một nơi. Ví dụ: nếu bạn có các bản trình bày được điều chỉnh cho các phân khúc đối tượng khác nhau, bạn có thể tách chúng ra nhưng vẫn giữ chúng cùng nhau bằng cách sử dụng các trang lồng nhau.
Bạn cũng có nhiều tùy chọn định dạng phong phú, như băng rôn, bảng, nút và tiện ích, để thêm phong cách và chức năng cho tài liệu Docs của mình.
Cuối cùng, để đảm bảo tài liệu của bạn có thể tìm kiếm được, hãy thêm các thẻ phù hợp (nội bộ vs. bên ngoài, bản trình bày vs. tài liệu một trang, bản ghi âm cuộc nói chuyện vs. mẫu email), chỉ định chủ sở hữu và liên kết chúng trực tiếp với các nhiệm vụ ClickUp tương ứng. Bằng cách này, nhóm của bạn sẽ luôn biết cách tìm thấy những gì họ cần mà không phải mất thời gian tìm kiếm qua lại.
📮ClickUp Insight: Gần đây, chúng tôi phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên tri thức gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nhưng nếu bạn có tất cả thông tin được ghi chép và sẵn sàng sử dụng thì sao? Với Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain, việc chuyển đổi bối cảnh sẽ trở thành dĩ vãng. Chỉ cần đặt câu hỏi ngay từ không gian làm việc của bạn, ClickUp Brain sẽ lấy thông tin từ không gian làm việc và/hoặc các ứng dụng bên thứ ba được kết nối!
Bước #2: Thu thập ý kiến thực tế từ nhóm bán hàng của bạn
Khi bạn đã có ý tưởng về những gì bạn có và những gì bạn cần, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo. Bước này bao gồm việc thu thập ý kiến từ các nhân viên bán hàng của bạn. Họ là nguồn thông tin tốt nhất về những gì hữu ích và những gì chỉ là rác rưởi.
Dưới đây là cách thu thập phản hồi có giá trị:
- Gửi biểu mẫu phản hồi có cấu trúc: Hỏi họ sử dụng tài liệu nào, tài liệu nào cảm thấy lỗi thời và tài liệu nào còn thiếu
- Chú ý đến các điểm gây cản trở: Xác định các điểm trong quy trình bán hàng nơi nhân viên bán hàng chậm lại, lặp lại thông tin hoặc không tuân thủ kịch bản
- Khuyến khích cập nhật liên tục: Tạo hệ thống cho nhân viên bán hàng báo cáo thông tin thiếu sót hoặc yêu cầu tài liệu bán hàng mới
Để thu thập phản hồi này, bạn không cần phải lấy sổ ghi chép ra. Bạn chỉ cần truy cập ClickUp Forms.
Biểu mẫu ClickUp giúp bạn thu thập phản hồi ở một nơi và biến nó thành hành động. Tùy chỉnh biểu mẫu với logic thông minh, để bạn chỉ hỏi những điều quan trọng. Mỗi phản hồi sẽ trở thành một nhiệm vụ ClickUp và bạn có thể thiết lập tự động hóa để giao nhiệm vụ cho đúng người ngay sau khi nhận được.
Muốn khám phá xu hướng từ phản hồi thu thập được? Có thể phân tích cảm xúc chung hoặc xác định những điểm quan trọng nhất?
Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt các phản hồi thu thập được và đặt câu hỏi bằng tiếng Anh đơn giản để phân tích dữ liệu.
⭐️ PSA: Trí tuệ của ClickUp Brain không giới hạn trong các biểu mẫu của bạn.
Như chúng ta đã tìm hiểu, bạn có thể sử dụng nó để tạo tài liệu bán hàng như email được cá nhân hóa, brainstorm các chủ đề thảo luận cho các cuộc gọi demo, phân tích các lỗ hổng và sự thiếu hiệu quả trong quy trình bán hàng của bạn, và nhiều hơn nữa. Vì đây là trợ lý AI nhận thức bối cảnh hoàn chỉnh nhất trên thế giới, nó hiểu sâu sắc các dự án của bạn và làm việc cùng bạn — ngay tại nơi công việc diễn ra.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang có kế hoạch sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để cải thiện quy trình của mình, đừng chỉ chọn những phần mềm phổ biến mà hãy tìm kiếm các tính năng khóa thực sự hỗ trợ quy trình làm việc của bạn.
Ưu tiên các công cụ với quản lý đường ống, quản lý liên hệ, tự động hóa công việc và tích hợp. Các tính năng này giúp nhóm của bạn tập trung, giảm công việc thủ công và chốt giao dịch nhanh hơn.
Bước #3: Lập bản đồ quy trình bán hàng để phát hiện các lỗ hổng trong tài liệu
Khi đến bước này, bạn sẽ có sẵn một số tài liệu đáng tin cậy về quy trình của mình. Tuy nhiên, tài liệu chỉ phát huy tác dụng khi được liên kết với quy trình làm việc thực tế. Vẽ bản đồ quy trình bán hàng để xem tài liệu nào hỗ trợ giai đoạn nào và những lỗ hổng tồn tại ở đâu.
Dưới đây là cách điều chỉnh tài liệu cho phù hợp với kênh bán hàng:
- Phác thảo toàn bộ hành trình bán hàng: Từ tiếp cận khách hàng tiềm năng đến ký kết hợp đồng, xác định từng giai đoạn
- Xác định nhu cầu tài liệu: Kết hợp các bước quan trọng với các tài liệu hỗ trợ chúng, chẳng hạn như mẫu email để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, kịch bản cuộc gọi để khám phá hoặc mẫu đề xuất để chốt đơn hàng
- Ưu tiên những gì còn thiếu: Tập trung trước tiên vào các tài liệu thúc đẩy doanh thu hoặc rút ngắn dòng thời gian tăng tốc cho đại diện bán hàng của bạn
Tại thời điểm này, Bảng trắng ClickUp có thể giúp bạn lập bản đồ toàn bộ quy trình bán hàng một cách trực quan và xem nhóm của bạn cần hỗ trợ thêm ở đâu để đạt hiệu suất cao nhất.
Phần hay nhất? Chuyển bất kỳ hình dạng hoặc ghi chú nào thành Nhiệm vụ có thể theo dõi trong ClickUp chỉ với một cú nhấp chuột. Sau khi tạo Nhiệm vụ để lấp đầy các lỗ hổng hiện có, bạn có thể quản lý tiến độ trong Chế độ xem Bảng của ClickUp theo cách phản ánh đường ống của bạn.
Nếu bạn đang xây dựng từ đầu, hãy sử dụng mẫu Ứng dụng bán hàng của ClickUp để bắt đầu nhanh chóng với cấu trúc sẵn có. Đây là cách đơn giản để chuyển từ ý tưởng sang thực hiện mà không cần chuyển đổi công cụ.
Bước #4: Làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được
Tài liệu của bạn có thể hoàn hảo đến mức nào đi chăng nữa. Tuy nhiên, nếu nhân viên bán hàng không thể truy cập được, chúng sẽ không có giá trị gì.
Đây là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng các tài liệu bạn tạo có thể tìm kiếm ngay lập tức và dễ dàng điều hướng, ngay cả đối với các thành viên mới trong nhóm.
Dưới đây là cách giúp tài liệu bán hàng dễ tìm kiếm:
- Sử dụng quy tắc đặt tên rõ ràng: Tiêu đề phải phản ánh mục đích và trường hợp sử dụng. “Kịch bản demo nội bộ v2” tốt hơn “Tài liệu bán hàng cập nhật”
- Nhóm theo quy trình công việc: Sắp xếp tài liệu dựa trên vị trí sử dụng trong chu kỳ bán hàng — tìm kiếm khách hàng tiềm năng, khám phá, chốt đơn hàng — chứ không phải theo nhóm hoặc người tạo
- Thẻ theo chủ đề hoặc nhân vật: Sử dụng các thẻ như #enterprise, #objectionhandling hoặc #competitor để giúp nhân viên bán hàng lọc nhanh chóng
- Nội dung liên quan: Kịch bản cuộc gọi khám phá nên liên kết đến mẫu email theo dõi hoặc danh sách kiểm tra đủ điều kiện tương ứng
Bạn có thể sử dụng các tính năng tìm kiếm, sắp xếp và lọc của ClickUp Docs Hub để thực hiện việc này. Ghim các tài liệu quan trọng để chúng luôn hiển thị, lọc theo chủ sở hữu hoặc thẻ để thu hẹp kết quả và sắp xếp theo hoạt động gần đây để nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin mới nhất.
Thẻ đã được xác minh giúp bạn đánh dấu các tài nguyên đáng tin cậy, để nhân viên bán hàng không mất thời gian suy đoán phiên bản nào nên sử dụng. Bạn cũng có thể xem tài liệu theo người cập nhật lần cuối, phát hiện các bản sao và xác định các lỗ hổng trong nội dung của bạn.
📮 ClickUp Insight: 1 trong 5 chuyên gia dành hơn 3 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm tệp, tin nhắn hoặc thông tin bổ sung về công việc của họ. Đó là gần 40% thời gian làm việc trong một tuần bị lãng phí cho việc chỉ mất vài giây!
Tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp hợp nhất tất cả công việc của bạn — bao gồm nhiệm vụ, tài liệu, email và trò chuyện — để bạn có thể tìm thấy chính xác những gì bạn cần khi cần mà không phải chuyển đổi giữa các công cụ.
Bước #5: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn
Đúng, tài liệu phải dễ truy cập, nhưng không phải cho tất cả mọi người, ở mọi cấp độ. Các nhà lãnh đạo bán hàng có thể cần quyền truy cập để chỉnh sửa, nhân viên bán hàng có thể cần quyền truy cập chỉ đọc, còn nhân viên mới có thể cần quyền truy cập có hướng dẫn trong quá trình nhập việc. Nếu không có quyền truy cập rõ ràng, bạn có nguy cơ gây ra sự nhầm lẫn hoặc thay đổi vô tình.
Dưới đây là cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu bán hàng một cách an toàn:
- Sử dụng quyền truy cập cấp thư mục: Bảo vệ các tài liệu nhạy cảm như ma trận giá cả hoặc chiến lược cạnh tranh
- Đặt vai trò người dùng: Cấp quyền chỉnh sửa cho quản lý, quyền xem cho đại diện bán hàng và quyền kiểm soát toàn bộ cho trưởng nhóm hỗ trợ bán hàng
- Kiểm soát phiên bản: Tránh nhiều bản nháp trôi nổi bằng cách lưu trữ tài liệu trực tiếp tại một nơi
- Theo dõi mức độ sử dụng: Theo dõi các tài liệu thực sự được sử dụng để biết những tài liệu nào hữu ích và những tài liệu nào chỉ chiếm không gian
ClickUp giúp chia sẻ tệp an toàn trở nên đơn giản. Mỗi tài liệu đều có cài đặt quyền truy cập chi tiết — bạn có thể cho phép xem, bình luận hoặc chỉnh sửa theo người dùng hoặc nhóm. Ngoài ra, ClickUp tự động theo dõi lịch sử phiên bản, để bạn không bao giờ mất các bản chỉnh sửa trước đó.
Tài liệu cũng có thể được chia sẻ bên ngoài (với các hạn chế truy cập), giúp dễ dàng hợp tác với các đối tác hoặc khách hàng tiềm năng khi cần thiết.
Và vì Tài liệu của bạn được lưu trữ trong cùng một không gian làm việc với quy trình bán hàng, công việc nhập môn và quy trình nội dung, bạn không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ hoặc lo lắng về việc sử dụng phiên bản cũ.
Bước #6: Thiết lập hệ thống đánh giá và cải tiến liên tục
Tài liệu không phải là dự án một lần mà là quá trình liên tục. Nếu không cập nhật thường xuyên, ngay cả nội dung hay nhất cũng sẽ trở nên lỗi thời.
Dưới đây là cách để duy trì hiệu quả:
- Tạo công việc đánh giá định kỳ: Đặt tần suất kiểm tra hàng quý hoặc nửa năm
- Theo dõi mức độ sử dụng và tương tác: Xem tài liệu nào được sử dụng và tài liệu nào bị bỏ qua
- Đơn giản hóa chu kỳ phản hồi: Cung cấp cho nhân viên bán hàng một cách đơn giản để báo cáo vấn đề hoặc đề xuất cải tiến khi chúng phát sinh
Các nhiệm vụ định kỳ của ClickUp rất hữu ích trong trường hợp này. Bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ xem xét tài liệu để tự động lặp lại theo ngày, tần suất hoặc kích hoạt hoàn thành. Bạn cần xem xét lại sổ tay hướng dẫn mỗi 90 ngày? Đã xong. Bạn muốn xem xét danh sách kiểm tra theo dõi sau mỗi lần ra mắt sản phẩm? Dễ dàng.
Bạn cũng có thể thiết lập Tự động hóa ClickUp tùy chỉnh, không cần mã để gửi cảnh báo khi thời gian đánh giá sắp đến, nhiệm vụ quá hạn hoặc nội dung được cập nhật. Bạn thậm chí có thể kết nối các kích hoạt đánh giá với hoạt động thực tế, như chỉnh sửa tài liệu hoặc thay đổi giai đoạn trong quy trình của bạn.
Các nguyên tắc tốt nhất về tài liệu bán hàng
Tạo tài liệu đào tạo bán hàng chỉ là bước khởi đầu. Để tài liệu này phát huy tác dụng, cần kết hợp cấu trúc thông minh, tư duy đặt người dùng lên hàng đầu và cải tiến thường xuyên. Những phương pháp hay nhất này giúp nội dung của bạn luôn hữu ích khi nhóm của bạn phát triển.
Viết như cách một nhân viên bán hàng sẽ sử dụng trong cuộc gọi
Nhân viên bán hàng không cần những câu văn hoàn hảo, họ cần câu trả lời nhanh chóng. Hãy giữ nội dung đơn giản, có cấu trúc và dễ thực hiện.
Sử dụng các cụm từ thực tế mà những nhân viên xuất sắc nhất của bạn sử dụng trong các cuộc gọi, không phải là ngôn ngữ tiếp thị hoa mỹ. Hãy nghĩ, “Đây là cách tôi sẽ trả lời câu hỏi đó,” chứ không phải “Giải pháp của chúng tôi được thiết kế để…”
Bạn cũng có thể bao gồm các đoạn văn bản xử lý phản đối mà nhân viên bán hàng của bạn có thể sao chép và dán trực tiếp vào phần trả lời.
🎯 Mẹo: Xây dựng thư viện các bản ghi âm cuộc trò chuyện trong ClickUp Docs, sắp xếp theo giai đoạn hoặc nhân vật. Sử dụng bảng hoặc nút chuyển đổi để giữ mọi thứ gọn gàng nhưng có thể mở rộng.
Thiết kế cho việc đọc lướt
Nhân viên bán hàng không đọc những văn bản dài dòng, đặc biệt là khi họ đang trong quá trình đàm phán. Định dạng tài liệu của bạn để họ có thể nắm bắt ngay những thông tin cần thiết.
- Sử dụng tiêu đề lớn, dấu đầu dòng và văn bản in đậm để phân chia nội dung
- Thêm biểu tượng tham khảo nhanh hoặc biểu tượng cảm xúc để đánh dấu loại thông tin: 📞 cho kịch bản cuộc gọi, 🎯 cho vị trí, 🛑 cho các phản đối phổ biến
- Sử dụng các phần có thể thu gọn hoặc chuyển đổi để nhóm thông tin mà không làm màn hình quá tải
Tập trung mọi thứ
Nếu tài liệu bán hàng của bạn nằm rải rác trong các chủ đề email, Google Drive và Notion, sẽ không ai sử dụng chúng. Khi nội dung bị chôn vùi, nhân viên bán hàng sẽ mặc định sử dụng kiến thức truyền miệng.
Lưu trữ tài liệu trong một không gian làm việc chung có thể tìm kiếm và sắp xếp chúng theo quy trình làm việc của nhân viên bán hàng, không theo người tạo ra chúng. Ví dụ về thư mục có thể bao gồm Khám phá khách hàng tiềm năng, Chuẩn bị demo, Xử lý phản đối và Thẻ cạnh tranh.
Bạn cũng có thể liên kết các tài liệu có liên quan trong các công việc hoặc thẻ CRM để chúng xuất hiện trong luồng công việc.
Làm rõ quyền sở hữu
Mỗi tài liệu phải có tên đính kèm. Nếu không có ai sở hữu tài liệu đó, tài liệu sẽ không được duy trì.
🎯 Mẹo: Chỉ định người sở hữu tài liệu và ghi ngày xem xét ngay trong chân trang tài liệu hoặc siêu dữ liệu.
Tạo các mẫu linh hoạt
Tài liệu chung chung không hiệu quả. Hãy tạo các mẫu mà nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng điều chỉnh cho phù hợp với người mua, ngành hoặc loại giao dịch.
🎯 Mẹo: Bao gồm các trường có thể chỉnh sửa hoặc ký hiệu giữ chỗ mà nhân viên bán hàng có thể tùy chỉnh mà không cần viết lại toàn bộ.
Đảm bảo giao hàng đúng thời điểm
Chúng ta quên 90% những gì đã học trong 90 ngày, và nhân viên bán hàng của bạn cũng không ngoại lệ.
Gửi tài liệu ngay khi cần thiết, không phải trong quá trình đào tạo và không bao giờ gửi lại. Tài liệu phù hợp vào thời điểm phù hợp là rất quan trọng.
Bạn có thể sử dụng kích hoạt nhiệm vụ, liên kết được ghim hoặc tích hợp Slack để hiển thị các tài liệu liên quan ở mỗi giai đoạn bán hàng. Hoặc bạn có thể nâng cấp lên ClickUp Autopilot Agents!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Autopilot Agents là các đại lý thông minh, được hỗ trợ bởi AI, có thể giám sát các sự kiện trong không gian làm việc (như thay đổi giai đoạn giao dịch) và thực hiện các hành động đã định trước như đăng tin nhắn trong ClickUp Chat, gắn thẻ tài liệu, cập nhật nhiệm vụ, thậm chí tóm tắt hoặc truy xuất các tài liệu có liên quan dựa trên bối cảnh không gian làm việc.
Để thiết lập Đại lý để giao tài liệu đúng thời điểm:
- Chọn hoặc tạo một Đại lý Autopilot tùy chỉnh
- Đặt kích hoạt khi thay đổi giai đoạn giao dịch
- Tùy chọn thêm điều kiện về kích thước giao dịch hoặc khu vực
- Sử dụng hướng dẫn về tài liệu cần hiển thị và cách định dạng
- Hướng dẫn nhân viên đến tài liệu hoặc cơ sở kiến thức phù hợp
- Kích hoạt và thử nghiệm bằng cách tạo một giao dịch mẫu
Với thiết lập này, mỗi khi nhân viên bán hàng chuyển một giao dịch sang giai đoạn mới, Autopilot Agent sẽ chủ động cung cấp tài liệu phù hợp ngay khi họ cần.
Thu thập phản hồi từ nhân viên bán hàng thường xuyên
Những người sử dụng tài liệu của bạn nên là người định hình tài liệu đó. Giúp họ dễ dàng xem lại tài liệu, đề xuất chỉnh sửa hoặc đánh dấu những phần còn thiếu.
- Thêm trường phản hồi trực tiếp vào tài liệu, chẳng hạn như "Thông tin này hữu ích không?" hoặc "Thiếu thông tin gì?"
- Tạo bảng phản hồi tài liệu chia sẻ hoặc danh sách công việc tồn đọng để nhân viên bán hàng có thể bình chọn các đề xuất
- Xem lại phản hồi trong các cuộc họp nhóm hàng tháng để ưu tiên các cập nhật
📖 Cũng nên đọc: Cách quản lý dự án cho nhóm bán hàng
🧠 Thông tin thú vị: Năm 2016, Zappos đã lập kỷ lục với cuộc gọi dịch vụ khách hàng kéo dài 10 giờ 43 phút — chứng minh rằng kết nối thực sự đôi khi quan trọng hơn tốc độ.
Công cụ và mẫu để hợp lý hóa tài liệu bán hàng của bạn
Đến giờ, bạn đã hiểu lý do tại sao nên sử dụng ClickUp cho trung tâm bán hàng của mình. Cho dù bạn đang xây dựng sổ tay hướng dẫn, quản lý giao dịch hay cập nhật nội dung, ClickUp cho Nhóm bán hàng sẽ mang lại cấu trúc và hiệu quả cho tài liệu bán hàng của bạn.
Dưới đây là cách các công cụ ClickUp có thể giúp bạn chuẩn hóa và mở rộng quy mô tài liệu bán hàng của mình:
1. Tự động hóa: Luôn cập nhật nội dung mới mà không cần công việc thủ công
Tài liệu bán hàng không phải là việc làm một lần là xong. Nó cần được cập nhật. Đánh giá. Nhắc nhở người phụ trách. Làm việc đó bằng tay? Không thể mở rộng quy mô.
Tự động hóa ClickUp có thể kích hoạt các nhiệm vụ xem xét, thông báo cho chủ sở hữu tài liệu hoặc lưu trữ các mẫu đã lỗi thời — một cách tự động. Đặt các quy tắc như:
“Khi một tài liệu được đánh dấu là lỗi thời, hãy giao công việc xem xét lại cho chủ sở hữu nội dung. ”
Điều này giúp hệ thống tài liệu của bạn hoạt động trơn tru ngay cả khi không có ai giám sát.
2. CRM: Liên kết tài liệu với quy trình bán hàng của bạn
Tài liệu sẽ trở nên mạnh mẽ hơn khi được kết nối với các giao dịch thực tế. Với ClickUp CRM, bạn có thể nhúng hoặc liên kết các tài liệu có liên quan trực tiếp vào nhiệm vụ giao dịch hoặc chế độ xem đường ống.
Đính kèm kịch bản, mẫu hoặc nội dung hướng đến khách hàng theo giai đoạn giao dịch để nhân viên bán hàng luôn có sẵn những gì họ cần khi cần.
Phần thưởng: Khi quy trình bán hàng của bạn thay đổi, các tài liệu được liên kết với CRM cũng có thể phát triển cùng với nó.
3. Trò chuyện: Thu thập phản hồi thời gian thực
Phản hồi tốt nhất về tài liệu bán hàng là phản hồi ngay tại thời điểm đó. Sử dụng ClickUp Chat để ghi lại những ý kiến đó ngay khi chúng xuất hiện.
Nhân viên bán hàng có thể đánh dấu liên kết bị hỏng, yêu cầu cập nhật hoặc chia sẻ những gì đang hiệu quả mà không cần chuyển sang công cụ liên lạc bên ngoài. Các chủ đề trò chuyện vẫn được đính kèm vào tài liệu hoặc công việc cụ thể, giữ nguyên bối cảnh.
Nó nhanh hơn email và có cấu trúc hơn nhiều so với các ứng dụng rời rạc như Slack.
4. Mẫu công việc: Chuẩn hóa công việc lặp lại
Bạn đang tạo hướng dẫn khám phá mới? Cập nhật tài liệu hỗ trợ hàng quý? Đừng bắt đầu từ đầu.
Mẫu nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn tái sử dụng danh sách kiểm tra, các bước và định dạng, để mọi tài liệu mới đều tuân theo cùng một quy trình.
Điều này giúp quy trình tài liệu bán hàng của bạn luôn nhất quán, ngay cả khi nhóm của bạn mở rộng quy mô.
5. Bảng tính: Theo dõi tình trạng và hiệu suất nội dung
Đôi khi, bạn cần chế độ xem ưu tiên dữ liệu. Chế độ xem bảng của ClickUp hoạt động như một bảng tính động, hoàn hảo để theo dõi tình trạng tài liệu.
Bạn có thể ghi lại ngày cập nhật cuối cùng, thống kê sử dụng, số lượng phản hồi và quyền sở hữu tại một nơi. Lọc theo loại tài liệu, mức độ ưu tiên hoặc chu kỳ xem xét để xem những gì cần chú ý.
Hãy coi nó như trung tâm điều khiển tài liệu của bạn, nhưng với nhiều tính năng tự động hóa hơn và ít tab hơn.
Mẫu ClickUp để đơn giản hóa tài liệu bán hàng
Các mẫu sẵn có của ClickUp được thiết kế để tiết kiệm thời gian và mang lại cấu trúc cho các hoạt động bán hàng lặp đi lặp lại. Đây không chỉ là danh sách công việc, mà là các khung giúp bạn ghi chép, quản lý và tối ưu hóa quy trình bán hàng của mình ngay từ ngày đầu tiên.
Dưới đây là cách mỗi thành phần phù hợp vào hệ thống tài liệu có thể mở rộng:
1. Mẫu quy trình bán hàng của ClickUp
Mẫu Quy trình bán hàng của ClickUp giúp ghi lại toàn bộ quy trình bán hàng của bạn ở một nơi. Bạn có thể bao gồm các tiêu chí đánh giá khách hàng tiềm năng, tần suất gửi email cho chuỗi nuôi dưỡng khách hàng, chuẩn bị cuộc họp và các bước chuyển giao — tất cả đều được liên kết với các công việc.
Sử dụng để:
- Xây dựng một bộ quy trình bán hàng có thể lặp lại
- Đồng bộ hóa nhóm của bạn về những gì diễn ra ở mỗi giai đoạn
- Đính kèm các tài liệu liên quan như kịch bản hoặc mẫu vào từng giai đoạn
2. Mẫu bản trình bày bán hàng của ClickUp
Mẫu Bài thuyết trình bán hàng của ClickUp cung cấp cấu trúc để tạo, tinh chỉnh và trình bày bài thuyết trình bán hàng của bạn, được điều chỉnh theo sản phẩm, nhân vật hoặc kích thước giao dịch.
Đại diện bán hàng của bạn không nên xây dựng bài thuyết trình từ đầu mỗi lần. Mẫu này chuẩn hóa nội dung cốt lõi đồng thời để lại không gian cho cá nhân hóa.
Sử dụng để:
- Ghi lại cấu trúc bài thuyết trình của bạn: mở đầu, đề xuất giá trị, điểm chứng minh và kỹ thuật kết thúc
- Nhúng bản trình bày, bản ghi âm cuộc trò chuyện và câu chuyện của khách hàng
- Bao gồm vị trí của đối thủ cạnh tranh hoặc cách xử lý phản đối theo loại đối tượng
3. Mẫu tài liệu giới thiệu bán hàng của ClickUp
Biến quá trình nhập môn thành một quy trình dựa trên danh sách kiểm tra. Mẫu Nhập môn Bán hàng của ClickUp có mọi thứ mà nhân viên bán hàng cần học trong vài tuần đầu tiên.
Sử dụng để:
- Ghi lại nội dung đào tạo, công cụ và cột mốc quan trọng
- Bao gồm các liên kết đến sổ tay hướng dẫn, bản ghi âm cuộc gọi và bản demo sản phẩm
- Theo dõi tiến độ để các nhà quản lý biết ai đã sẵn sàng bán hàng
4. Mẫu hướng dẫn chiến lược bán hàng của ClickUp
Bạn cần không gian để ghi chép phương pháp bán hàng tổng thể của mình — thị trường, định vị, ICP, mục tiêu và chiến lược chính? Sử dụng Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng của ClickUp. Mẫu này giúp mọi người cùng hiểu về mục tiêu của bạn, lý do bạn thành công và cách thực hiện.
Sử dụng để:
- Xây dựng chiến lược bán hàng hàng quý hoặc hàng năm
- Đồng bộ hóa các nhóm đa chức năng trong các kế hoạch tiếp thị
- Ghi lại các thông điệp quan trọng và các động thái bán hàng
5. Mẫu quản lý quy trình bán hàng của ClickUp
Quản lý quy trình bán hàng của ClickUp biến quy trình bán hàng của bạn thành một quy trình làm việc trực quan, nơi các nhiệm vụ, cập nhật và tài liệu được tập hợp lại với nhau.
Sử dụng để:
- Theo dõi tiến độ giao dịch theo từng giai đoạn
- Liên kết các công việc với tài liệu liên quan (kịch bản, giá cả, hợp đồng)
- Chỉ định người phụ trách, đặt nhắc nhở và theo dõi tiến độ
Hơn nữa, hãy cấu trúc báo cáo của bạn và giữ cho các bên liên quan luôn đồng bộ với Mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng của ClickUp. Tổng hợp hiệu suất bán hàng hàng tháng — mục tiêu so với thực tế, tình trạng đường ống và thành tích của nhóm.
Bạn thậm chí có thể bao gồm các liên kết đến bảng điều khiển bán hàng, xuất CRM hoặc tài liệu hỗ trợ.
Một phiên bản nhẹ hơn, ngắn hạn hơn của báo cáo hàng tháng là Mẫu báo cáo bán hàng hàng tuần của ClickUp, tập trung vào xu hướng hàng tuần, các yếu tố cản trở và các hành động ngắn hạn. Mẫu này giúp các nhà lãnh đạo bán hàng luôn cập nhật thông tin mà không cần bảng điều khiển đầy đủ.
Xây dựng tài liệu bán hàng thông minh hơn, có thể mở rộng với ClickUp
Tài liệu bán hàng sẽ phát huy tác dụng khi được tích hợp vào luồng công việc hàng ngày của nhóm, không bị phân tán trên các công cụ hoặc bị bỏ quên trong các thư mục. Điều quan trọng là: quá trình nhập môn nhanh hơn, bán hàng thông minh hơn và kết quả dễ dự đoán hơn.
ClickUp giúp bạn đạt được các mục tiêu này nhanh hơn. Từ Tài liệu và Mẫu đến Tự động hóa và Bảng điều khiển, mọi thứ đều được lưu trữ ở một nơi — được sắp xếp, dễ truy cập và kết nối với đường ống của bạn.
Nếu bạn muốn có một nhóm bán hàng dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm và nhiều thời gian hơn cho việc chốt đơn hàng, hãy thử ClickUp. Đây là nơi quy trình của bạn trở thành một hệ thống và hệ thống của bạn trở thành lợi thế cạnh tranh.