Nhóm bán hàng của bạn đang gặp khó khăn với việc mất khách hàng tiềm năng và giao dịch bị đình trệ? Giải pháp có thể đơn giản hơn bạn nghĩ — một sơ đồ quy trình bán hàng được thiết kế tốt. 📊
Bằng cách lập bản đồ từng bước, từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi chốt đơn hàng, bạn sẽ cung cấp cho nhóm của mình một lộ trình rõ ràng và xác định chính xác nơi xảy ra sự cố.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng để giúp nhóm của bạn đi đúng hướng, tăng hiệu quả và biến nhiều khách hàng tiềm năng thành giao dịch đã đóng. Hãy bắt đầu. ✔️
Quy trình bán hàng là gì?
Quy trình bán hàng là hướng dẫn từng bước để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng. Nó bắt đầu khi khách hàng tiềm năng bày tỏ lãi suất và tiếp tục cho đến khi chốt giao dịch và theo dõi. Cách tiếp cận có cấu trúc này đảm bảo tính nhất quán giữa các đại diện bán hàng, mang đến trải nghiệm chất lượng cao như nhau cho mọi khách hàng.
🎯 Ví dụ: Nếu một khách hàng tiềm năng đến qua giới thiệu, sơ đồ quy trình bán hàng CRM của bạn có thể bao gồm cuộc gọi ban đầu, giới thiệu sản phẩm phù hợp và các cuộc họp tiếp theo để chốt giao dịch. Điều chỉnh quy trình bán hàng cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh và cập nhật thường xuyên dựa trên phản hồi của khách hàng có thể giúp bạn xác định các điểm nghẽn và lĩnh vực cần cải thiện.
Mặc dù hầu hết các quy trình bán hàng bao gồm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm, xử lý phản đối và chốt đơn hàng, nhưng điều quan trọng là phải điều chỉnh các bước này cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Hơn nữa, một quy trình bán hàng tuyệt vời không phải là tĩnh tại — nó phải phát triển dựa trên hiểu biết và phản hồi của khách hàng.
Bằng cách lập bản đồ sơ đồ quy trình bán hàng, bạn tạo ra một hướng dẫn trực quan nêu bật các điểm nghẽn trong hỗ trợ bán hàng và các lĩnh vực cần cải thiện. Quy trình bán hàng rõ ràng này giúp nhóm của bạn tập trung, hiệu quả và thống nhất. Kết quả? Một cách tiếp cận hợp lý hơn để tìm kiếm khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và ký kết nhiều hợp đồng hơn.
Sơ đồ quy trình bán hàng là gì?
Sơ đồ quy trình bán hàng là một biểu diễn trực quan về quy trình bán hàng của bạn. Sơ đồ này vạch ra từng bước, từ tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến chốt giao dịch, giúp bạn dễ dàng theo dõi quá trình di chuyển của khách hàng tiềm năng trong hệ thống của bạn. Hãy coi sơ đồ này như một bản đồ chỉ đường cho quá trình di chuyển của khách hàng tiềm năng trong hệ thống của bạn.
💭 Hãy tưởng tượng: Sơ đồ của bạn cho thấy quá trình chuyển đổi từ liên hệ ban đầu đến chào hàng và chốt đơn hàng. Hình dung quá trình này giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra những điểm mà khách hàng tiềm năng có thể bỏ cuộc hoặc những điểm kém hiệu quả, từ đó cải thiện chu kỳ bán hàng của bạn. Ví dụ: nếu khách hàng tiềm năng thường ngừng liên hệ sau lần chào hàng ban đầu, sơ đồ của bạn có thể nêu rõ vấn đề này, giúp bạn hợp lý hóa quy trình.
Công cụ này không chỉ dành cho tổ chức bán hàng mà còn giúp mang lại sự rõ ràng. Bằng cách lập bản đồ mọi thứ một cách trực quan, các giám đốc bán hàng có thể tuân theo một quy trình nhất quán và tập trung vào chiến lược bán hàng phù hợp vào đúng thời điểm.
Tại sao sơ đồ quy trình bán hàng lại quan trọng?
Vẫn còn băn khoăn liệu sơ đồ quy trình bán hàng có đáng để nỗ lực không? Dưới đây là lý do tại sao nó lại quan trọng:
Sự rõ ràng cho nhóm của bạn
Sơ đồ quy trình giúp quá trình bán hàng của bạn trở nên sinh động, giúp nhóm của bạn dễ dàng hiểu các bước chính xác cần thực hiện. Điều này có nghĩa là sẽ có ít sai sót hơn và giao tiếp trong quá trình bán hàng sẽ suôn sẻ hơn.
Điều này giống như cung cấp cho mọi người cùng một hướng dẫn chi tiết, giúp họ biết chính xác cần làm gì ở mỗi giai đoạn.
Xác định các điểm nghẽn
Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số khách hàng tiềm năng lại chần chừ? Sơ đồ chỉ ra chính xác nơi xảy ra sự chậm trễ hoặc nhầm lẫn. Nó giống như một bản đồ chỉ cho bạn thấy những điểm tắc nghẽn trong quy trình bán hàng và cách tránh chúng.
Tính nhất quán trên toàn bảng
Khi mọi người đều tuân theo cùng một quy trình, các tương tác với khách hàng sẽ trở nên nhất quán, bất kể họ nói chuyện với ai. Điều này giúp xây dựng lòng tin và sự chuyên nghiệp vì không có gì cảm thấy ngẫu nhiên hoặc ứng biến. Sơ đồ quy trình bán hàng đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm của bạn đều hiểu rõ, cung cấp các tương tác chất lượng cao như nhau mọi lúc, dẫn đến quản lý bán hàng tốt hơn.
Bạn có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình bán hàng với ClickUp cho Nhóm bán hàng. Nó giúp theo dõi khách hàng tiềm năng, tích hợp khách hàng mới một cách suôn sẻ và hợp tác giao dịch hiệu quả. ClickUp cũng cho phép bạn tự động hóa quy trình bán hàng và trực quan hóa đường ống bán hàng.
Quá trình onboarding dễ dàng hơn
Việc giúp các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng bắt kịp tiến độ trở nên dễ dàng hơn nhiều với sơ đồ trực quan. Thay vì làm họ choáng ngợp với những hướng dẫn phức tạp, bạn có thể cung cấp cho họ một hướng dẫn đơn giản, hướng dẫn họ từng bước một. Nó giống như một tờ giấy ghi chú giúp quá trình nhập môn trở nên nhanh chóng và ít căng thẳng hơn.
Cách lập kế hoạch sơ đồ quy trình bán hàng
Việc lập kế hoạch sơ đồ quy trình bán hàng rất đơn giản nếu bạn biết các bước đúng và những gì cần bao gồm trong sơ đồ của mình. Dưới đây là các yếu tố khóa của sơ đồ quy trình bán hàng và cách tạo sơ đồ này:
Các yếu tố khóa của sơ đồ quy trình bán hàng
Dưới đây là các yếu tố khóa mà sơ đồ quy trình bán hàng của bạn phải có:
Tạo khách hàng tiềm năng
Hành trình của khách hàng bắt đầu từ đây! Cho dù thông qua giới thiệu, quảng cáo hay tiếp cận khách hàng tiềm năng, việc tạo khách hàng tiềm năng là nền tảng của bất kỳ quy trình bán hàng nào. Sơ đồ của bạn nên vẽ bản đồ cách khách hàng tiềm năng đi vào quy trình, đảm bảo nhóm của bạn biết chính xác nơi tìm thấy họ và cách thu hút họ một cách hiệu quả.
Ví dụ: nếu bạn có chương trình giới thiệu, sơ đồ của bạn nên cho thấy cách thu thập và theo dõi các khách hàng tiềm năng này.
Xác định và phân loại khách hàng tiềm năng
Kiểm tra sự thật: Không phải mọi khách hàng tiềm năng đều phù hợp. Trên thực tế, 61% nhà tiếp thị B2B chuyển tất cả khách hàng tiềm năng đến bộ phận bán hàng, nhưng chỉ 27% trong số đó đủ điều kiện.
Đây là lý do tại sao việc đánh giá xem các khách hàng tiềm năng có phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn hay không là rất quan trọng trước khi theo đuổi họ. Điều này giúp nhóm bán hàng của bạn tập trung vào các khách hàng tiềm năng có tiềm năng cao, tiết kiệm thời gian. Ví dụ: bạn có thể thêm một bước vào sơ đồ để đánh giá chất lượng khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí cụ thể trước khi tiếp tục.
Bài thuyết trình/trình bày
Làm thế nào để đảm bảo đề xuất của bạn phù hợp với khách hàng tiềm năng? Khi một khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, bước tiếp theo là trình bày đề xuất của bạn. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó đảm bảo nhóm của bạn trình bày sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách nhất quán, nêu bật giá trị và giải quyết các vấn đề của khách hàng. Một bản trình bày có cấu trúc tốt giúp xây dựng lòng tin và đưa nhóm bán hàng và khách hàng tiềm năng đến gần hơn với quyết định mua hàng.
Xử lý phản đối
Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp khách hàng tiềm năng nêu ra một lo ngại khiến bạn mất cảnh giác chưa? Đây là lý do tại sao bạn cần xử lý phản đối trong quy trình bán hàng. Phản đối là một phần tự nhiên của quy trình bán hàng và sơ đồ của bạn nên nêu rõ cách nhóm bán hàng của bạn tiếp nhận và giải quyết chúng một cách hiệu quả. Bước này là khóa để giữ cho cuộc hội thoại tiếp tục diễn ra, đảm bảo rằng mọi nghi ngờ được giải quyết và đà bán hàng không bị mất.
Đóng
Đây là mục tiêu — thời điểm thỏa thuận được ký kết. Cho dù là ký hợp đồng hay xử lý thanh toán, sơ đồ của bạn cần có một lộ trình kết thúc rõ ràng. Điều này giúp nhóm của bạn biết khi nào và làm thế nào để chuyển từ đàm phán sang kết thúc một cách tự tin.
Theo dõi sau bán hàng/Hậu mãi
Bạn có biết rằng 80% lợi nhuận trong tương lai đến từ chỉ 20% khách hàng hiện tại của bạn? Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì mối quan hệ sau bán hàng.
Sơ đồ của bạn nên bao gồm các bước theo dõi để duy trì mối quan hệ, khuyến khích kinh doanh lặp lại hoặc thậm chí thu thập giới thiệu từ khách hàng tiềm năng. Yếu tố này đảm bảo rằng sự tương tác với khách hàng không dừng lại sau khi giao dịch kết thúc.
Đọc thêm: Mẫu sơ đồ miễn phí
Hướng dẫn từng bước để tạo sơ đồ quy trình bán hàng
Dưới đây là cách bạn có thể tạo sơ đồ quy trình bán hàng:
Brainstorm và phác thảo quy trình bán hàng
Bước đầu tiên trong việc tạo sơ đồ kế hoạch bán hàng là brainstorming các giai đoạn quan trọng của kênh bán hàng — từ tạo khách hàng tiềm năng đến chốt đơn hàng. Điều này giúp bạn vạch ra mọi hành động cần thiết và cách chúng kết nối với nhau. Bản đồ Tư duy ClickUp phát huy tác dụng ở đây.
Bản đồ Tư duy cho phép bạn tạo các bong bóng (hoặc 'nút') cho từng giai đoạn, như đánh giá khách hàng tiềm năng hoặc đàm phán, và liên kết chúng với nhau. Bạn có thể nhanh chóng di chuyển các yếu tố, khiến bản đồ trở nên linh hoạt hơn so với bảng trắng truyền thống. Ngoài ra, bản đồ này còn có tính hợp tác — nhóm của bạn có thể thêm ý tưởng của họ trong thời gian thực.
Với bố cục trực quan này, bạn có thể phát hiện ra những lỗ hổng và tinh chỉnh quy trình trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Điều này đảm bảo sơ đồ của bạn bao gồm tất cả các giai đoạn cần thiết và giúp mọi người thống nhất với nhau.
Cộng tác với các nhóm
Bán hàng không diễn ra một cách riêng lẻ — nó gắn liền với tiếp thị, dịch vụ khách hàng và thậm chí cả phát triển sản phẩm. Mỗi nhóm có chế độ xem khác nhau về cách thức hoạt động của hành trình khách hàng và bạn cần ý kiến của họ để sơ đồ và phương pháp bán hàng của bạn thực sự hiệu quả.
Bảng trắng ClickUp có thể giúp bạn thực hiện điều này.
Đây là một không gian ảo nơi mọi người, cho dù là nhóm tiếp thị chia sẻ thông tin chi tiết về tạo khách hàng tiềm năng hay dịch vụ khách hàng chỉ ra các vấn đề thường gặp, đều có thể cộng tác trong thời gian thực. Thay vì phải xoay xở giữa các email hoặc cuộc họp, tất cả các bạn đều tập trung trên một nền tảng chung.
Với Bảng trắng ClickUp, mọi nhóm có thể gửi phản hồi, thêm nhận xét và đề xuất thay đổi cho sơ đồ. Mỗi nhóm có thể cung cấp thông tin chi tiết về các giai đoạn hành trình của khách hàng, từ điểm tiếp xúc đầu tiên với khách hàng đến hỗ trợ sau bán hàng. Nhờ đó, sơ đồ của bạn sẽ bao quát tất cả các góc nhìn và giai đoạn.
Ghi chép quy trình
Sau khi hoàn tất các giai đoạn của quy trình bán hàng, bước tiếp theo là ghi chép mọi thứ một cách rõ ràng.
Bạn có thể thực hiện việc này theo hai cách. Làm theo cách truyền thống — ghi chú, tạo một vài điểm chính và hy vọng mọi người sẽ nhớ chi tiết. Bạn cũng có thể làm mọi việc dễ dàng hơn bằng cách sử dụng ClickUp Docs. Nó giống như một cuốn sổ tay hướng dẫn sống động cho quy trình bán hàng của bạn, tất cả ở một nơi.
Thay vì chỉ phác thảo sơ đồ, bạn có thể chia nhỏ từng bước với các chi tiết cụ thể — ai phụ trách, công việc cần làm và cách xử lý mọi tình huống.
Điểm hay nhất là gì? Toàn bộ nhóm có thể dễ dàng truy cập. Thay vì tìm kiếm trong các email hoặc ghi chú rải rác, mọi người có thể tham khảo cùng một tài liệu khi thực hiện công việc theo sơ đồ.
Tạo sơ đồ quy trình
Chuyển đổi ý tưởng brainstorming thành sơ đồ quy trình trực quan.
Tại sao nên chọn phương pháp trực quan? ✨Các nghiên cứu cho thấy con người xử lý thông tin trực quan nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản, vì vậy sơ đồ sẽ giúp mọi người dễ dàng nắm bắt công việc của quy trình bán hàng mới.
Bạn có thể sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp để trực quan hóa quy trình bán hàng của mình. Các biểu đồ này cung cấp dòng thời gian cho thấy từng giai đoạn của kênh bán hàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo như thế nào, kèm theo các phụ thuộc, thời hạn và trách nhiệm của nhóm.
Ví dụ: giả sử bạn đang lập bản đồ kênh bán hàng. Bạn có thể bắt đầu với 'Tạo khách hàng tiềm năng', tiếp theo là 'Liên hệ ban đầu' và sau đó là 'Demo sản phẩm' hoặc 'Theo dõi'
Mỗi giai đoạn có thể được bố trí trên biểu đồ Gantt với các phụ thuộc, có nghĩa là bạn có thể thấy rõ rằng việc theo dõi không thể diễn ra cho đến sau khi trình diễn sản phẩm. Nếu có sự chậm trễ ở bất kỳ giai đoạn nào, biểu đồ Gantt sẽ ngay lập tức hiển thị tác động của nó đến các bước tiếp theo.
Đọc thêm: Cách tạo sơ đồ trong Tài liệu Google
Kiểm tra và tối ưu hóa
Bước cuối cùng là đảm bảo quy trình bán hàng của bạn hiệu quả nhất có thể. Sau khi triển khai sơ đồ, công việc không dừng lại ở đó — bạn cần xem xét và tối ưu hóa nó thường xuyên.
Một cách để theo dõi hiệu suất của từng giai đoạn là sử dụng ClickUp Chat, cung cấp phản hồi thời gian thực từ nhóm của bạn.
Nhóm của bạn đang ở tuyến đầu, vì vậy những hiểu biết của họ về những gì hiệu quả (và những gì không hiệu quả) là rất quý giá.
Các khách hàng tiềm năng có đang tiến triển suôn sẻ trong quy trình hay có vướng mắc nào không? ClickUp Chat cho phép nhóm của bạn nhanh chóng báo cáo bất kỳ vấn đề hoặc sự chậm trễ nào ngay khi chúng xảy ra.
Sau khi thu thập phản hồi và xem xét các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ chuyển đổi và thời gian dành cho từng giai đoạn, bạn có thể điều chỉnh sơ đồ cho phù hợp. Có thể bạn sẽ hợp lý hóa một số bước hoặc thêm các bước tiếp theo nếu cần. Khóa là giữ cho quy trình linh hoạt và liên tục cải thiện dựa trên thông tin chi tiết thời gian thực từ nhóm của bạn và phân tích dữ liệu.
Sẵn sàng bắt đầu chưa? Việc xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng hoàn hảo từ đầu có thể khiến bạn cảm thấy nản lòng. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các mẫu sơ đồ quy trình bán hàng. Ví dụ: Mẫu sơ đồ quy trình ClickUp đơn giản hóa tất cả các bước trong quy trình bán hàng, giúp bạn có điểm khởi đầu rõ ràng. Mẫu này rất linh hoạt, nên bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với kênh bán hàng riêng của mình, cho dù đó là giai đoạn tạo khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hay chốt giao dịch.
Các nguyên tắc tốt nhất cho sơ đồ quy trình bán hàng
Dưới đây là các nguyên tắc tốt nhất để tạo sơ đồ quy trình bán hàng:
Hình dung từng điểm tiếp xúc
Để thực sự hiểu hành trình của khách hàng, việc phân tích từng tương tác là rất quan trọng, từ lần đầu tiên họ nghe về bạn cho đến khi trở thành khách hàng trung thành. Bằng cách lập bản đồ các bước này, bao gồm khám phá khách hàng tiềm năng, đánh giá khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm và hậu bán hàng, bạn đảm bảo rằng nhóm của mình biết chính xác khi nào và làm thế nào để tương tác ở mỗi giai đoạn.
Bắt đầu bằng cách xác định những thời điểm quan trọng khi khách hàng tương tác với thương hiệu của bạn. Phác thảo những hành động mà nhóm của bạn nên thực hiện, như gửi email theo dõi hoặc giải quyết các phản đối. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn luôn sẵn sàng, đảm bảo phản hồi nhất quán, duy trì quy trình suôn sẻ và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Tự động hóa các bước khóa
Tích hợp tự động hóa có thể giúp bạn tạo sơ đồ quy trình bán hàng vững chắc. Hãy nghĩ về những công việc lặp đi lặp lại, như gửi email theo dõi hoặc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.
Bằng cách đánh dấu các giai đoạn quan trọng trong sơ đồ, nơi các công cụ như CRM hoặc tự động hóa tiếp thị có thể tham gia, bạn sẽ giải phóng thời gian cho nhóm của mình để tập trung vào các hoạt động có tác động lớn, như chốt giao dịch hoặc xây dựng mối quan hệ.
Ví dụ: thay vì theo dõi khách hàng tiềm năng sau buổi giới thiệu sản phẩm, hãy thiết lập các nhắc nhở tự động hoặc email được cá nhân hóa để duy trì sự quan tâm của họ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo bạn không bỏ lỡ cơ hội, từ đó tăng năng suất tổng thể và sự hài lòng của khách hàng.
Ba gồm các chỉ số hiệu suất
Sơ đồ quy trình bán hàng của bạn không chỉ là một lộ trình, mà còn là một công cụ để cải thiện hiệu suất bán hàng. Tăng cường hiệu quả bằng cách thêm các chỉ số hiệu suất tại các điểm kiểm tra quan trọng, như tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang bản demo hoặc từ bản demo sang giao dịch đã đóng. Sơ đồ quy trình bán hàng giúp bạn xác định nơi khách hàng tiềm năng bỏ cuộc và nơi cần cải thiện.
Thường xuyên xem xét các chỉ số này với nhóm của bạn để phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện. Bằng cách điều chỉnh sơ đồ dựa trên những thông tin chi tiết này, bạn có thể liên tục tinh chỉnh quy trình và cải thiện kết quả. Điều này biến sơ đồ của bạn thành một công cụ năng động, giúp nhóm bán hàng của bạn luôn đi đúng hướng và cải thiện kết quả ở mọi giai đoạn.
Cộng tác giữa các nhóm
Khi tạo sơ đồ quy trình bán hàng, điều quan trọng cần nhớ là quy trình bán hàng điển hình không diễn ra trong một bong bóng. Để đảm bảo sơ đồ của bạn phản ánh hành trình của khách hàng, hãy thu thập phản hồi từ các nhóm khác, chẳng hạn như nhóm tiếp thị, dịch vụ khách hàng và sản phẩm. Mỗi nhóm cung cấp những hiểu biết độc đáo có thể lấp đầy những lỗ hổng mà bạn có thể bỏ sót.
Ví dụ: tiếp thị có thể giúp bạn hiểu cách tạo ra khách hàng tiềm năng, trong khi dịch vụ khách hàng có thể nêu bật các vấn đề thường gặp sau khi bán hàng.
Tạo sơ đồ quy trình bán hàng với ClickUp
Tạo biểu đồ quy trình bán hàng là rất quan trọng để giữ cho nhóm của bạn có tổ chức và quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ. Với ClickUp Sales Management, bạn có thể dễ dàng đưa ra ý tưởng, theo dõi tiến độ và tối ưu hóa mọi giai đoạn với Bản đồ Tư duy và Biểu đồ Gantt. Bằng cách vạch ra rõ ràng quy trình bán hàng, bạn sẽ có thể xác định các điểm nghẽn và cải thiện hiệu quả.
Sẵn sàng xây dựng sơ đồ và đưa doanh số bán hàng của bạn lên một tầm cao mới? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu sử dụng các tính năng giúp bạn hình dung, quản lý và cải thiện quy trình bán hàng ở mọi bước. 🚀