Một mẫu danh sách công việc dự án cần trả lời hai câu hỏi mà danh sách việc cần làm thông thường không thể giải quyết. Đó là “Những công việc nào cần hoàn thành trước khi có thể bắt đầu công việc tiếp theo?” và “Điều gì được coi là đã hoàn thành?”. Nếu không có cột riêng cho từng công việc này, các mốc thời gian trong danh sách sẽ không còn khớp với lịch trình ngay khi một công việc bị chậm trễ. Hậu quả của việc này sẽ thể hiện rõ trong cách làm việc của các nhóm.
Báo cáo đặc biệt “Chỉ số Xu hướng Công việc 2025” của Microsoft cho thấy 20% người dùng Microsoft 365 bị liên hệ nhiều nhất nhận được một cuộc họp, email hoặc tin nhắn trò chuyện cứ sau hai phút trong giờ làm việc chính. Trong cùng nghiên cứu này, 48% nhân viên cho biết công việc của họ cảm thấy hỗn loạn và rời rạc. Một danh sách công việc không hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc sẽ trở thành một việc nữa mà mọi người phải kiểm tra, rồi bỏ qua.
Tóm lại: Mẫu danh sách công việc dự án là một bảng có thể tái sử dụng, chứa các công việc của một dự án ở cấp độ công việc và được chia sẻ trong nhóm. Các mẫu được thiết kế dành cho nhóm còn theo dõi các mối phụ thuộc, định nghĩa về việc hoàn thành cùng với các mốc thời gian.
Dưới đây là tám mẫu miễn phí từ Vertex42, UC Berkeley và ClickUp. Mỗi mẫu đều đi kèm với một trường hợp sử dụng cụ thể và lời khuyên chân thành “nên bỏ qua nếu…”. Bạn cũng sẽ học cách tự tạo mẫu riêng nếu không có mẫu nào trong số này thực sự phù hợp với dự án của bạn.
Danh sách công việc dự án là gì?
Danh sách công việc dự án là tập hợp đầy đủ các công việc mà dự án cần thực hiện, mỗi công việc đều có người phụ trách, ngày thực hiện và trạng thái. Danh sách này khác với danh sách việc cần làm về phạm vi: danh sách việc cần làm thuộc về một cá nhân và có thể là danh sách kiểm tra trong một ngày, trong khi danh sách công việc dự án thuộc về một nhóm và tồn tại trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Đó chính là lý do tại sao một mẫu được thiết kế cho một người sẽ trở nên vô dụng ngay khi có người thứ hai bắt đầu cập nhật nó.
Mỗi mẫu trong danh sách này đều phải vượt qua một bài kiểm tra. Mẫu đó phải có khả năng quản lý công việc dự án của nhóm ở cấp độ công việc và được thiết kế để chia sẻ cho nhiều người. Các mẫu lịch trình hàng ngày cá nhân và công cụ theo dõi thói quen đã không vượt qua bài kiểm tra này và đã bị loại bỏ. Nếu bạn cần những mẫu đó, danh sách tổng hợp các mẫu danh sách việc cần làm của chúng tôi sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn.
So sánh các mẫu danh sách công việc quản lý dự án
| Mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp nhất cho | Các tính năng nổi bật | Định dạng |
| Danh sách công việc dự án của Vertex42 | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm nhỏ đang theo dõi chi phí và số giờ cho từng công việc | Màu sắc ưu tiên, thanh hiển thị % hoàn thành (chỉ có trong Excel), cột ngân sách và cột giờ làm việc | Excel, Google Trang tính |
| Mẫu Kế hoạch Dự án của UC Berkeley IT | Tải mẫu miễn phí | Các dự án CNTT và dự án nội bộ được triển khai theo các giai đoạn | Cột "Tiền đề", các cột RACI, các giai đoạn đã được điền sẵn | Google Trang tính |
| Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm đa chức năng tham gia vào các dự án kéo dài hơn một tháng | Biểu mẫu gửi công việc, chế độ xem Gantt, các trường so sánh thời lượng kế hoạch và thời lượng thực tế | Mẫu danh sách công việc ClickUp |
| Cấu trúc phân chia công việc (WBS) của Vertex42 | Tải mẫu miễn phí | Phân chia một dự án mơ hồ thành các công việc trước khi lập lịch trình | Đánh số WBS tự động, menu thả xuống cấp độ, tô màu cấp độ 1 | Excel |
| Mẫu kế hoạch công việc quản lý dự án của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các trưởng nhóm đang điều hành nhiều dự án ngắn hạn cùng lúc | Các trường Tên dự án và Người quản lý dự án, chế độ xem Khối lượng công việc, các công việc con | Mẫu nhiệm vụ ClickUp |
| Danh sách công việc kèm biểu đồ Gantt của Vertex42 | Tải mẫu miễn phí | Các dự án ngắn hạn cần có dòng thời gian cho các bên liên quan | Biểu đồ Gantt dạng thanh xếp chồng được điều khiển bởi bảng công việc | Excel |
| Mẫu danh sách công việc của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm vận hành chia công việc định kỳ thành các bước | Trường Tiến độ hoàn thành, các việc con lồng nhau, trạng thái tùy chỉnh | Mẫu nhiệm vụ ClickUp |
| Mẫu Danh sách Mục của Vertex42 | Tải mẫu miễn phí | Ghi lại các công việc phát sinh từ các cuộc họp | Google Trang tính chia sẻ, ô đánh dấu trong ô, người phụ trách được chỉ định | Excel, Google Trang tính |
Hãy lựa chọn dựa trên những vấn đề thường xảy ra đầu tiên trong các dự án của bạn. Các công việc bị quên là vấn đề đơn giản nhất, và một danh sách công việc đơn giản như Mẫu Danh sách Công việc Dự án Vertex42 (#1) hoặc Mẫu Danh sách Công việc Cần Thực Hiện (#8) có thể giải quyết được vấn đề này. Khi các công việc bắt đầu trễ do một công việc ở giai đoạn trước đó bị chậm trễ, bạn cần một cột “tiền đề” (#2) hoặc các phụ thuộc mà bạn có thể liên kết trong ClickUp (#3). Và nếu nhóm không thể thống nhất về các công việc cần thực hiện, hãy chia nhỏ công việc bằng WBS (#4) trước khi tạo danh sách công việc.
8 mẫu danh sách công việc quản lý dự án miễn phí
1. Danh sách công việc dự án của Vertex42
Jon Wittwer đã tạo ra " Danh sách công việc Dự án " để minh họa những gì Excel cơ bản có thể làm với một danh sách công việc. Định dạng có điều kiện tô màu cột "Mức độ ưu tiên", và thanh dữ liệu biến phần trăm hoàn thành thành thanh tiến độ. Menu thả xuống kiểm tra dữ liệu hoạt động như một ô chọn. Các cột "Ngân sách" và "Giờ làm việc" nằm bên cạnh mỗi công việc, giúp chi phí và nỗ lực luôn nằm trên cùng một hàng với công việc.
Có một chi tiết khiến những người chuyển đổi định dạng phải chú ý. Phiên bản Google Trang tính thay thế bộ biểu tượng bằng các ô đánh dấu trong ô và loại bỏ thanh tiến trình, vì Google Trang tính không hỗ trợ các thanh dữ liệu trong ô của Excel. Nếu thanh tiến trình trực quan quan trọng đối với các bên liên quan của bạn, hãy tiếp tục sử dụng Excel.
Sử dụng mẫu này khi dự án có quy mô nhỏ và nhóm đã quen với công việc làm việc với bảng tính. Mẫu này cũng giúp người phụ trách dự án theo dõi các công việc, nỗ lực và chi phí trên cùng một bảng tính mà không cần phải học cách sử dụng phần mềm mới.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là quản lý văn phòng đang phối hợp với ba đồng nghiệp để thực hiện việc chuyển văn phòng gồm 20 công việc. Sử dụng mẫu này để tạo danh sách công việc, đánh dấu mức độ ưu tiên, ghi lại số giờ làm việc và chi phí nhà cung cấp, đồng thời đánh dấu hoàn thành các công việc khi chúng được hoàn tất.
Mẫu này giúp bạn:
- Màu sắc ưu tiên: Đánh dấu các hàng có mức độ ưu tiên cao chỉ trong nháy mắt
- Thanh tiến độ trong Excel: Hiển thị tiến độ của từng công việc dưới dạng thanh trực quan (chỉ dành cho Excel)
- Ngân sách và giờ làm việc: Đang theo dõi ngân sách và giờ làm việc ngay bên cạnh các mục chi tiết
- Cột ô đánh dấu: Đánh dấu các công việc đã hoàn thành khi chúng được hoàn tất
Phù hợp nhất cho: Các trưởng dự án làm việc độc lập hoặc các nhóm từ hai đến bốn người muốn theo dõi chi phí và nỗ lực cần thiết cho từng công việc.
Không nên sử dụng nếu: Các công việc phụ thuộc lẫn nhau. Mẫu này không có cột "tiền đề", do đó sự chậm trễ ở giai đoạn trước sẽ không được hiển thị ở bất kỳ đâu. Giấy phép cũng chỉ dành cho mục đích riêng tư, nên bạn không thể phân phối lại cho khách hàng.
2. Mẫu Kế hoạch Dự án của Bộ phận CNTT Đại học California, Berkeley
Mẫu Kế hoạch Dự án trên Google Trang tính của UC Berkeley là bảng tính miễn phí duy nhất trong danh sách này có sẵn cột "Các công việc tiền đề". Bên cạnh các trường thông tin thông thường như công việc, người phụ trách, ngày tháng, trạng thái và mức độ ưu tiên, bạn còn có các cột "Thời lượng thực hiện", "Các công việc tiền đề" và ba cột RACI dành cho "Người chịu trách nhiệm", "Người được tham khảo ý kiến" và "Người được thông báo".
Các hàng đã được điền sẵn các giai đoạn từ Khởi động đến Đã đóng, bao gồm các công việc dễ bị bỏ sót như xác nhận hoàn tất kiểm thử người dùng (UAT), chuyển giao kiến thức cho chủ sở hữu dịch vụ và lưu trữ hợp đồng. Bảng tính này chỉ cho phép chế độ xem, vì vậy hãy vào Tệp, sau đó chọn Tạo bản sao trước khi nhập bất kỳ nội dung nào. Berkeley liệt kê mẫu này là một trong 13 mẫu trong bộ công cụ dự án CNTT của mình, bao gồm cả nhật ký RAID và bản cam kết dự án.
Sử dụng mẫu này khi dự án được triển khai theo các giai đoạn và bạn cần xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cũng như ai là người thực hiện công việc. Mẫu này cung cấp cho các nhà quản lý dự án nội bộ một cấu trúc mà nhóm dự án CNTT của Berkeley khuyến nghị áp dụng cho các dự án trong khuôn viên trường.
Trường hợp sử dụng: Bạn là một chuyên viên phân tích CNTT đang triển khai hệ thống quản lý vé mới cho bốn phòng ban. Sử dụng mẫu này để lập danh sách công việc theo từng giai đoạn và ghi lại công việc nào đang chờ xử lý. Các cột RACI sẽ chỉ định người chịu trách nhiệm phê duyệt cho từng hàng. Để biết thêm về các tài liệu khác cần thiết cho một dự án theo giai đoạn, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về tài liệu dự án.
Mẫu này giúp bạn:
- Cột "Công việc tiền đề": Ghi lại công việc mà mỗi hàng đang chờ đợi
- Vai trò RACI: Gán vai trò RACI trên cùng một hàng với công việc
- Các giai đoạn đã được điền sẵn: Bắt đầu từ một khung công việc theo giai đoạn thay vì một trang trống
- Giai đoạn kết thúc: Lập kế hoạch phê duyệt, bàn giao và lưu trữ trước khi dự án kết thúc
Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý CNTT, vận hành và quản lý dự án nội bộ đang thực hiện các dự án theo từng giai đoạn, theo mô hình thác nước.
Bỏ qua nếu: Bạn cần các mốc thời gian để tính toán lại. Cột "Tiền nhiệm" chỉ ghi lại công việc nào diễn ra trước, vì vậy khi một công việc bị trễ, bạn vẫn phải điều chỉnh thủ công tất cả các mốc thời gian sau đó.
3. Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án là một mẫu Danh sách ClickUp với sáu chế độ xem. Các chế độ xem bạn sẽ sử dụng nhiều nhất là Biểu mẫu Gửi Nhiệm vụ, Biểu đồ Gantt Dự án và Bảng Trạng thái. Có năm trạng thái được cài đặt sẵn, bao gồm "Đang tạm dừng" và "Đã hủy". Chín Trường Tùy chỉnh dùng để lưu trữ dữ liệu lập kế hoạch, chẳng hạn như "Thời lượng dự kiến" bên cạnh "Thời lượng thực tế".
Tính năng so sánh giữa kế hoạch và thực tế là phần hữu ích nhất. Sau một vài dự án, bạn có thể nhận ra liệu các ước tính của mình có bị kéo dài hay không. Mẫu này cũng kích hoạt tính năng Cảnh báo Phụ thuộc, do đó việc đóng một công việc vẫn đang chờ công việc khác sẽ kích hoạt một thông báo. Thông báo này có thể được bỏ qua, vì vậy hãy coi nó như một lời nhắc nhở.
Hãy sử dụng mẫu này khi giai đoạn sử dụng bảng tính đã kết thúc và nhóm đã cảm thấy mệt mỏi với việc phải cập nhật ngày tháng cho từng hàng bằng tay. Mẫu này giúp người phụ trách dự án quản lý một danh sách công việc nơi các công việc, dòng thời gian và yêu cầu được tập trung tại một nơi duy nhất.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là trưởng dự án tại một công ty có 40 nhân viên đang triển khai trang web cho khách hàng với các mảng thiết kế, nội dung và phát triển. Sử dụng mẫu này để thu thập yêu cầu thông qua biểu mẫu, lên lịch các công việc trên chế độ xem Gantt và xem những công việc nào đang bị tạm dừng.
Mẫu này giúp bạn:
- Biểu mẫu gửi công việc: Tiếp nhận yêu cầu công việc thông qua biểu mẫu thay vì tin nhắn trò chuyện
- Thời lượng kế hoạch so với thời lượng thực tế: So sánh thời lượng kế hoạch với thời lượng thực tế
- Lịch trình Gantt: Xem toàn bộ lịch trình trong chế độ xem Gantt
- Phân loại trạng thái: Phân biệt các công việc đang tạm dừng và đã hủy với các công việc đang hoạt động
Phù hợp nhất cho: Các nhóm đa chức năng gồm năm người trở lên đang thực hiện các dự án kéo dài hơn một tháng.
Bỏ qua nếu: Dự án có 15 công việc và 5 người tham gia. 6 chế độ xem và 9 trường thông tin là quá nhiều so với nhu cầu của một danh sách công việc ngắn, và việc sử dụng bảng tính sẽ nhanh chóng hơn.
4. Cấu trúc phân chia công việc (WBS) của Vertex42
Bạn chỉ cần chọn một cấp độ từ menu thả xuống và mẫu WBS sẽ tự động điền số thứ tự cho bạn. Khi chèn một công việc vào giữa hai công việc khác, tất cả các số thứ tự bên dưới sẽ được cập nhật tự động, tương tự như cách hoạt động của mục lục trong Word. Các hàng ở Cấp độ 1 sẽ được tô màu tự động.
Chính Vertex42 cũng cảnh báo về một điểm cần lưu ý. Việc sắp xếp bảng tính theo bất kỳ cột nào khác sẽ làm xáo trộn các số liệu được tính toán bằng công thức. Thay vào đó, hãy sử dụng bộ lọc hoặc tính năng Nhóm (Group) của Excel, hoặc sau khi cấu trúc đã hoàn thiện, hãy sao chép cột WBS và dán dưới dạng giá trị trước khi sắp xếp.
Mẫu này không có cột chủ sở hữu hoặc ngày tháng, vì vậy hãy coi nó như một khung sườn để bạn xây dựng danh sách công việc từ đó.
Hãy sử dụng mẫu này ngay từ khi bạn chưa có danh sách công việc nào cả, khi dự án vẫn chỉ là một câu đơn giản như “ra mắt cổng thông tin đối tác”. Mẫu này giúp người quản lý dự án chuyển đổi một sản phẩm đầu ra thành các công việc được đánh số và phân cấp, sau đó có thể được gán ngày hoàn thành và phân công cho các thành viên.
Trường hợp sử dụng: Bạn là một quản lý sản phẩm đang xác định phạm vi cho một cổng thông tin đối tác cùng với bộ phận kỹ thuật và pháp lý. Sử dụng mẫu này để chia cổng thông tin thành các sản phẩm đầu ra, sau đó là các gói công việc, rồi đến các công việc. Bảng tính sẽ số hóa chúng lần lượt là 1, 1. 1, và 1. 1. 1 khi bạn tiến hành.
Mẫu này giúp bạn:
- Menu thả xuống "Cấp độ": Chia một đầu ra thành các công việc lồng nhau
- Đánh số tự động: Tự động đánh số lại từng công việc khi bạn chèn hoặc di chuyển một hàng
- Phân cấp mức 1: Hiển thị các giai đoạn cấp cao nhất chỉ trong nháy mắt
- Cấu trúc sơ đồ: Xem cách mỗi công việc đóng góp vào kết quả đầu ra
Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý dự án ở giai đoạn xác định phạm vi, trước khi các công việc được phân công cho người chịu trách nhiệm và có thời hạn cụ thể.
Bỏ qua nếu: Bạn đã biết các công việc và cần theo dõi chúng hàng ngày. Đây là bảng kế hoạch, còn Mẫu #1 hoặc #2 dành cho việc theo dõi.
Xem thêm: Các mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) miễn phí trên Excel, Google Trang tính và ClickUp
5. Mẫu kế hoạch công việc quản lý dự án của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Nhiệm vụ Quản lý Dự án là một mẫu danh sách công việc, do đó nó giúp cấu trúc hóa các công việc thay vì tạo ra một không gian dự án hoàn chỉnh. Các Trường Tùy chỉnh dành cho Nhóm Dự án, Tên Dự án, Trạng thái Hoàn thành và Quản lý Dự án cho phép một danh sách duy nhất chứa nhiều dự án nhỏ. Chế độ xem Khối lượng công việc chính là lý do để lựa chọn mẫu này thay vì bảng tính. Chế độ xem này hiển thị số lượng công việc mà mỗi người đang đảm nhận trên tất cả các dự án, điều mà một bảng tính riêng cho từng dự án không thể thể hiện được.
Các công việc con và nhiều người được giao nhiệm vụ áp dụng cho các công việc mà hai người chia sẻ. Vì đây là mẫu Công việc, hãy áp dụng nó vào một Danh sách công việc mà bạn đã có sẵn, nếu không nó có thể xuất hiện ở một vị trí không mong muốn.
Sử dụng mẫu này khi một người đang quản lý nhiều dự án nhỏ cùng lúc và cần xem chúng song song với nhau. Mẫu này giúp trưởng nhóm theo dõi các công việc trên các dự án mà không cần phải tạo một bảng tính riêng cho từng dự án.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là trưởng bộ phận vận hành tiếp thị đang tổ chức một hội thảo trực tuyến, thiết kế lại bản tin và thử nghiệm trang đích trong cùng một quý. Sử dụng mẫu này để gắn thẻ cho từng công việc theo Tên dự án và Người quản lý dự án, sau đó lọc để xem riêng từng dự án hoặc xem cả ba dự án cùng lúc.
Mẫu này giúp bạn:
- Danh sách đa dự án: Đang theo dõi nhiều dự án nhỏ trong một danh sách công việc
- Chế độ xem Khối lượng công việc: Phát hiện các thành viên trong nhóm đang quá tải công việc trên các dự án
- Công việc con và người được giao: Chia các công việc lớn thành các công việc con với người chịu trách nhiệm riêng biệt
- Bộ lọc dự án: Lọc theo dự án hoặc người quản lý dự án
Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm đang phải xử lý ba dự án ngắn hạn trở lên với các thành viên trùng lặp.
Bỏ qua nếu: Bạn đang thực hiện một dự án lớn với các giai đoạn nghiêm ngặt. Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án ở trên phù hợp hơn với trường hợp này.
6. Danh sách công việc dự án kèm biểu đồ Gantt của Vertex42
Vertex42 khẳng định rõ ràng rằng mẫu Danh sách công việc kèm Biểu đồ Gantt của họ chủ yếu nhằm minh họa cách một bảng dữ liệu có thể điều khiển biểu đồ Gantt. Biểu đồ này là biểu đồ cột xếp chồng, với một thanh ẩn biểu thị độ lệch thời gian bắt đầu và một thanh hiển thị biểu thị thời lượng thực hiện. Bạn có thể hiểu cách hoạt động của nó chỉ trong vài phút, và cũng có thể tùy chỉnh bằng cách thêm các hàng nằm ngoài phạm vi dữ liệu của biểu đồ. Những hàng đó sẽ không hiển thị cho đến khi bạn mở rộng phạm vi dữ liệu.
Mỗi thanh chỉ phản ánh các mốc thời gian riêng của nó, do đó sự chậm trễ ở công việc 3 sẽ không làm lùi thời hạn của công việc 4. Điều này phù hợp cho việc cập nhật cho nhà tài trợ, nơi dòng thời gian chỉ là một bản chụp nhanh. Việc lập lịch hàng ngày cần các mốc thời gian di chuyển đồng bộ, điều mà biểu đồ này không thể thực hiện được.
Sử dụng mẫu này khi nhà tài trợ muốn xem dòng thời gian dự án dưới dạng hình ảnh và bạn không muốn chi trả cho phần mềm lập lịch. Mẫu này giúp người phụ trách dự án chuyển đổi bảng công việc có ngày tháng thành biểu đồ cột, tự động cập nhật khi ngày tháng thay đổi.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là điều phối viên chương trình của một tổ chức phi lợi nhuận và đang trình bày một dự án tài trợ kéo dài sáu tuần trước hội đồng quản trị. Hãy sử dụng mẫu này để nhập ngày bắt đầu và thời lượng thực hiện, sau đó dán biểu đồ vào bản trình bày cho hội đồng quản trị.
Mẫu này giúp bạn:
- Dòng thời gian dựa trên bảng: Chuyển đổi bảng công việc thành biểu đồ cột tự động cập nhật khi ngày tháng thay đổi
- Biểu đồ Gantt dạng thanh xếp chồng: Tìm hiểu cách xây dựng biểu đồ Gantt trong Excel
- Hình ảnh sẵn sàng trình bày trước Bảng: Tạo hình ảnh biểu đồ dòng thời gian cho bản trình bày trạng thái dự án
- Một tệp: Gộp lịch trình và danh sách công việc vào một nơi
Phù hợp nhất cho: Các dự án ngắn hạn cần có dòng thời gian cho các bên liên quan, chứ không phải lịch trình theo thời gian thực.
Bỏ qua nếu: Lịch trình thay đổi hàng tuần. Bạn sẽ mất nhiều thời gian để điều chỉnh phạm vi biểu đồ hơn là quản lý công việc. Mẫu số 3 liên kết các công việc phụ thuộc với nhau để bạn có thể thấy sự chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến những công việc nào.
7. Mẫu danh sách công việc của ClickUp
Mẫu Danh sách Hoạt động của ClickUp là một mẫu Công việc có các Trường Tùy chỉnh dành cho Người quản lý dự án, Tên dự án và Tiến độ hoàn thành. Các trường này cho phép cùng một cấu trúc được áp dụng cho nhiều lần thực hiện cùng một hoạt động. Hướng dẫn thiết lập của ClickUp đề xuất tạo danh sách ở chế độ xem Bảng và đang theo dõi tiến độ ở chế độ xem Bảng, cả hai chế độ này đều do chính bạn thêm vào Danh sách.
Các công việc con lồng nhau cho phép mỗi hoạt động có danh sách kiểm tra riêng mà không làm lộn xộn danh sách chính. Kết hợp tính năng này với các công việc định kỳ và tự động hóa quản lý dự án nếu hoạt động đó lặp lại theo lịch trình, để danh sách của quý tiếp theo được tạo ra đúng hạn. Bảng làm việc sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi mỗi hoạt động là một thẻ riêng biệt, bởi vì 60 bước nhỏ được chia thành các thẻ riêng lẻ sẽ khiến bảng trở nên quá chật chội và khó đọc.
Sử dụng mẫu này khi dự án bao gồm các hoạt động lặp lại, chẳng hạn như kiểm toán hàng quý hoặc thiết lập sự kiện. Mẫu này giúp các nhóm vận hành chia nhỏ từng hoạt động thành các bước và theo dõi tiến độ trên Bảng.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là một điều phối viên cơ sở vật chất, mỗi quý lại phải thực hiện cùng một danh sách kiểm tra khai trương văn phòng tại một thành phố mới. Hãy sử dụng mẫu này để liệt kê từng hoạt động, phân chia các bước thành các công việc con lồng nhau và di chuyển các thẻ trên Bảng khi các đội hoàn thành công việc.
Hướng dẫn của chúng tôi về quản lý công việc trực quan sẽ đi sâu hơn vào thiết kế bảng.
Mẫu này giúp bạn:
- Chế độ xem Bảng và Bảng thông tin: Tạo danh sách công việc dưới dạng bảng, sau đó hiển thị chúng trên bảng thông tin
- Việc con lồng nhau: Lồng các bước dưới mỗi hoạt động dưới dạng công việc con
- Cấu trúc hoạt động có thể tái sử dụng: Tái sử dụng một cấu trúc cho các dự án lặp lại
- Trường Tiến độ hoàn thành: Đang theo dõi tiến độ hoàn thành theo từng hoạt động
Phù hợp nhất cho: Các nhóm vận hành và cơ sở vật chất có các dự án lặp lại, gồm nhiều bước.
Bỏ qua nếu: Dự án là dự án một lần với các mối phụ thuộc chặt chẽ. Chế độ xem Gantt của Mẫu #3 thể hiện trình tự công việc tốt hơn so với Bảng.
8. Mẫu Danh sách Mục Cần Thực Hiện của Vertex42
Vertex42 đã thiết kế Simple Action Item Tracker ban đầu dưới dạng Google Trang tính hỗ trợ cộng tác, giúp nó thuộc cùng nhóm với các mẫu danh sách việc cần làm khác trên Google Trang tính. Phiên bản Google Trang tính sử dụng các ô đánh dấu trong ô, trong khi phiên bản Excel sử dụng biểu tượng đánh dấu dạng menu thả xuống. Trên cùng một trang, một mẫu Action List riêng biệt xếp hạng các mục theo phương pháp mà Vertex42 gọi là phương pháp JAM, viết tắt của Just-Do-It (Làm ngay), Abandon (Bỏ qua) hoặc Maybe (Có thể).
Mỗi mục được gán điểm Giá trị và điểm Độ khó từ 1 đến 3, và tổng điểm từ 2 đến 6 sẽ sắp xếp thứ tự danh sách công việc. Điểm 6 nghĩa là mục dễ thực hiện và có giá trị cao, vì vậy hãy thực hiện ngay. Điểm 2 nghĩa là mục khó thực hiện và có giá trị thấp, vì vậy hãy bỏ qua. Cách chấm điểm này giúp xác định thứ tự ưu tiên một cách chính xác hơn so với việc đánh dấu tất cả các mục là “Cao”.
Hãy sử dụng mẫu này khi phần lớn các công việc của dự án xuất phát từ các cuộc họp và sau đó bị lạc trong các ghi chú. Mẫu này giúp nhóm ghi lại ai đã đồng ý với điều gì ngay trong khi cuộc họp vẫn đang diễn ra.
Ví dụ ứng dụng: Bạn là một Scrum Master phụ trách các cuộc họp đồng bộ hàng tuần với các bên liên quan. Hãy sử dụng mẫu này dưới dạng một Google Trang tính được chia sẻ, mà mọi người có thể đánh dấu trang và chỉnh sửa trong suốt cuộc gọi, sau đó đánh dấu các mục đã hoàn thành tại cuộc họp đồng bộ tiếp theo.
Mẫu này giúp bạn:
- Ghi lại cuộc họp trực tiếp: Ghi lại các mục cần thực hiện ngay trong cuộc họp
- Người phụ trách được chỉ định: Giao từng mục cho một người cụ thể
- Xếp hạng JAM: Xếp hạng các mục theo giá trị so với mức độ khó
- Quyết định loại bỏ: Quyết định những mục nào cần loại bỏ một cách có chủ đích
Phù hợp nhất cho: Các nhóm có các công việc chủ yếu phát sinh từ các cuộc họp định kỳ.
Bỏ qua nếu: Bạn cần kế hoạch dự án đầy đủ. Các mục không có giai đoạn hoặc trình tự cụ thể, do đó Mẫu #2 là điểm khởi đầu phù hợp hơn.
Bạn nên sử dụng mẫu danh sách công việc nào trước tiên?
Hãy bắt đầu với mẫu giúp khắc phục thất bại gần đây nhất của bạn. Một mẫu chi tiết hơn chỉ thực sự hữu ích nếu nhóm luôn cập nhật nó.
| Nếu bạn cần… | Bắt đầu với |
|---|---|
| Theo dõi các công việc, số giờ và chi phí của một dự án nhỏ | Danh sách công việc dự án của Vertex42 |
| Ghi lại công việc nào đang chờ công việc nào trong bảng tính miễn phí | Mẫu Kế hoạch Dự án của UC Berkeley IT |
| Liên kết các công việc phụ thuộc và xem tác động của việc chậm trễ | Mẫu Kế hoạch Công việc Dự án của ClickUp |
| Biến một sản phẩm đầu ra mơ hồ thành các công việc | Cấu trúc phân chia công việc (WBS) của Vertex42 |
| Xem tổng quan về các dự án nhỏ và khối lượng công việc của nhóm cùng một lúc | Mẫu kế hoạch công việc quản lý dự án của ClickUp |
| Hiển thị dòng thời gian cho nhà tài trợ | Danh sách công việc dự án kèm biểu đồ Gantt của Vertex42 |
| Thực hiện cùng một dự án gồm nhiều bước mỗi quý | Mẫu danh sách công việc của ClickUp |
| Đừng để bỏ sót các công việc đã thống nhất trong các cuộc họp | Mẫu Danh sách Mục của Vertex42 |
Tại sao danh sách công việc dự án lại thất bại sau tuần thứ hai?
Danh sách công việc dự án thường thất bại vì chúng ghi lại các công việc dưới dạng các hàng độc lập, trong khi công việc dự án thực chất là một chuỗi liên kết. Công việc 4 không thể bắt đầu cho đến khi công việc 3 hoàn thành, nhưng một danh sách phẳng lại hiển thị cả hai đều là “Chưa bắt đầu” với các ngày tháng gọn gàng. Khi công việc 3 bị trễ, ngày của công việc 4 vẫn giữ nguyên và trông vẫn ổn cho đến sáng ngày đáo hạn.
Trên r/quản lý dự án, phàn nàn thường gặp nhất về danh sách công việc trên bảng tính là việc phải cập nhật ngày tháng thủ công. Khi một công việc kéo dài hơn dự kiến, ai đó phải di chuyển từng công việc tiếp theo bằng tay và ghi nhớ những công việc nào bị ảnh hưởng. Việc báo cáo tổng hợp giữa các dự án là phàn nàn thứ hai, bởi vì mỗi quản lý dự án đều thêm các cột riêng của mình, dẫn đến không có hai bảng tính nào được tổng hợp theo cùng một cách.
Một hình thức thất bại thầm lặng khác là “đã hoàn thành”. Một công việc có tên “Nội dung trang chủ” có thể được đánh dấu là “Hoàn thành” khi bản nháp đầu tiên đã có, sau khi được kiểm duyệt pháp lý, hoặc khi nội dung đã được đăng tải. Ba người có thể hiểu cùng một trạng thái theo ba cách khác nhau.
Cột “Đã xong” chính là giả định đó được ghi lại. Chỉ cần một câu cho mỗi công việc và loại bỏ tranh cãi về trạng thái trong mỗi cuộc họp standup.
Làm thế nào để tạo danh sách công việc dự án?
Tạo danh sách công việc dự án bằng cách chia sản phẩm đầu ra thành các công việc trước tiên. Sau đó, chỉ định người chịu trách nhiệm, công việc tiền đề và điều kiện hoàn thành cho mỗi công việc trước khi đặt bất kỳ mốc thời gian nào. Hãy làm theo thứ tự này, vì các mốc thời gian được đặt trước khi xác định các mối phụ thuộc chỉ là phỏng đoán.
- Phân chia các sản phẩm đầu ra thành các phần nhỏ hơn. Danh sách công việc ở Cấp độ 1 và các công việc thuộc từng sản phẩm ở Cấp độ 2, giống như cách làm của Vertex42 WBS. Dừng lại khi một công việc do một người chịu trách nhiệm thực hiện trong thời gian dưới một tuần. Nếu bạn cần xác định các giai đoạn trước tiên, hãy bắt đầu với một kế hoạch dự án tổng quan.
- Chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc. Nếu có hai tên trong một công việc, điều đó có nghĩa là không ai chịu trách nhiệm cho công việc đó. Thêm người hỗ trợ vào một cột riêng biệt
- Viết điều kiện hoàn thành. Một câu ngắn gọn, có thể được người khác kiểm tra, chẳng hạn như “được bộ phận pháp lý phê duyệt bằng văn bản”
- Ghi lại những gì mỗi công việc đang chờ đợi. Đặt tên cho công việc mà công việc đó không thể bắt đầu nếu thiếu
- Thêm thời lượng thực hiện, sau đó là ngày. Ngày bắt đầu được xác định dựa trên các tác vụ tiền đề và thời lượng thực hiện, chứ không dựa trên giả định lạc quan.
- Thiết lập tần suất rà soát. Việc dành 15 phút mỗi tuần để kiểm tra các hàng bị khối và quá hạn sẽ giúp Danh sách công việc luôn chính xác.
Dưới đây là ví dụ về cách thức hoạt động của một nhóm tiếp thị gồm năm người đang tổ chức một buổi ra mắt hội thảo trực tuyến. Bảng đầu tiên là danh sách công việc cơ bản. Bảng thứ hai bổ sung hai cột còn thiếu.
Trước đây: danh sách công việc cơ bản
| Công việc | Chủ sở hữu | Hạn chót |
| Xác nhận diễn giả và chủ đề | Priya | Tuần 1 |
| Tạo trang đăng ký | Marco | Tuần 2 |
| Viết email quảng cáo | Dana | Tuần 2 |
| Lên lịch gửi email | Dana | Tuần 3 |
| Tiến hành buổi diễn tập kỹ thuật | Sam | Tuần 4 |
Sau: cùng một danh sách công việc với các mục "Đang chờ" và "Đã xong" có nghĩa là
| Công việc | Chủ sở hữu | Hạn chót | Đang chờ | "Đã xong" có nghĩa là |
| Xác nhận diễn giả và chủ đề | Priya | Tuần 1 | Không có gì | Người thuyết trình xác nhận ngày qua email |
| Tạo trang đăng ký | Marco | Tuần 2 | Diễn giả đã xác nhận | Trang đã hoạt động và đã nhận được một đăng ký thử nghiệm |
| Viết email quảng cáo | Dana | Tuần 2 | Diễn giả đã xác nhận | Trưởng nhóm phê duyệt cả ba email |
| Lên lịch gửi email | Dana | Tuần 3 | Trang đăng ký và email khuyến mãi | Các bản gửi được lên lịch với liên kết trang trực tiếp |
| Tiến hành buổi diễn tập kỹ thuật | Sam | Tuần 4 | Diễn giả đã xác nhận | Các slide và âm thanh của diễn giả đã được kiểm tra |
Hãy xem phần “Lên lịch gửi email”. Trong danh sách công việc đầu tiên, ngày gửi của Dana vẫn giữ nguyên là Tuần 3 ngay cả khi trang đăng ký bị trễ, và cô ấy chỉ phát hiện ra khi email được gửi đi kèm theo một liên kết không hoạt động. Trong danh sách thứ hai, cột “Đang chờ” thông báo cho cô ấy rằng ngày gửi phải được điều chỉnh ngay khi trang đăng ký bị trễ. Nếu bạn muốn bắt đầu với các hàng đã được thiết lập sẵn, bộ sưu tập mẫu kế hoạch dự án của chúng tôi có các ví dụ được chia theo giai đoạn.
Dưới đây là tổng quan nhanh về cách các nhóm dự án chọn và tùy chỉnh các mẫu kế hoạch trong ClickUp:
Cách duy trì danh sách công việc dự án hữu ích
Danh sách công việc dự án sẽ luôn hữu ích khi được rà soát ngắn gọn theo lịch trình và mỗi hàng đều có một người chịu trách nhiệm. Hãy thực hiện việc kiểm tra này mỗi tuần một lần.
| Xem | Những câu hỏi cần đặt ra | Cần khắc phục những gì |
|---|---|---|
| Quyền sở hữu | Mỗi công việc đang mở có chính xác một người chịu trách nhiệm không? | Gán một tên và chuyển các trợ lý sang một cột riêng biệt |
| Các yếu tố cản trở | Những công việc đang mở nào đang chờ đợi một yếu tố nào đó bị chậm trễ? | Điều chỉnh lại ngày thực hiện của công việc đang chờ xử lý hoặc báo cáo sự cố gây cản trở |
| Tiêu chí hoàn thành | Có ai khác có thể xác nhận từng mục “Hoàn thành” không? | Viết lại các điều kiện hoàn thành mơ hồ thành các kết quả có thể kiểm tra được |
| Sự lỗi thời | Những công việc nào chưa thay đổi trong hai tuần qua? | Đã đóng, hủy hoặc chia nhỏ chúng |
| Công việc lặp lại | Các nhắc nhở và công việc định kỳ có được nhập thủ công không? | Tự động hóa các tác vụ này hoặc chuyển sang một công cụ có thể |
Hủy các công việc một cách minh bạch, bằng trạng thái "Đã hủy" hoặc một ghi chú ngắn gọn. Các hàng bị bỏ dở chính là nguyên nhân khiến các thành viên trong nhóm mất niềm tin vào Danh sách công việc.
So sánh ClickUp với các mẫu danh sách công việc trên bảng tính
Các mẫu bảng tính từ Vertex42 hoặc UC Berkeley phù hợp nhất khi dự án ngắn hạn, nhóm nhỏ và có người sẵn sàng cập nhật ngày tháng cho các hàng một cách thủ công. Các mẫu ClickUp hoạt động hiệu quả hơn khi các công việc phụ thuộc lẫn nhau, nhiều dự án chia sẻ cùng một nhóm người, hoặc danh sách công việc cần được duy trì qua nhiều nhà quản lý dự án khác nhau.
Cách chúng tôi quản lý danh sách công việc trong ClickUp
Hai cột còn thiếu so với bản đồ trước đây tương ứng trực tiếp với các tính năng của ClickUp. “Đang chờ” trở thành mối quan hệ phụ thuộc. Mỗi công việc có thể được cài đặt là đang chờ hoặc đang chặn một công việc khác, và liên kết này vẫn hiển thị ngay cả sau khi công việc đó đã đóng. Bật ClickApp “Lên lịch lại các mối quan hệ phụ thuộc”, đặt ngày đáo hạn cho công việc đang chặn và ngày bắt đầu cho công việc đang chờ, và bất kỳ thay đổi nào đối với ngày của công việc đang chặn sẽ tự động điều chỉnh ngày của công việc đang chờ theo số ngày tương ứng.
“Đã xong” có thể được thêm vào mô tả công việc hoặc danh sách kiểm tra, nhờ đó điều kiện này sẽ đi kèm với công việc. Từ đó, ClickUp Brain sẽ xử lý việc báo cáo mà bảng tính thường để lại cho bạn. Yêu cầu Brain tóm tắt một công việc hoặc viết bản cập nhật ngay từ bên trong công việc đó.
Trên Bảng điều khiển ClickUp, Thẻ AI có thể thực thi lệnh như “Tóm tắt sprint vừa qua. Bao gồm những gì đã được triển khai và những gì bị chặn” trên mọi danh sách công việc, nhờ đó buổi đánh giá hàng tuần bắt đầu từ bản tóm tắt bằng văn bản thay vì phải quét từng hàng. Brain cũng có thể tìm ra các công việc đang tiến độ nhưng chưa được cập nhật trong 15 ngày, điều này đáp ứng yêu cầu kiểm tra độ cũ trong bảng trên.
Có hai giới hạn cần lưu ý trước khi bạn tin tưởng vào công cụ này. Cảnh báo về mối quan hệ phụ thuộc chỉ hiển thị một thông báo nhắc nhở, do đó người dùng vẫn có thể đóng một công việc đang chờ công việc khác hoàn thành. Ngoài ra, nếu một công việc phải chờ nhiều yếu tố cản trở, hãy kiểm tra lại ngày hoàn thành sau khi điều chỉnh lịch trình, đặc biệt là trong các dự án xây dựng và các dự án có trình tự công việc chặt chẽ khác. ClickUp cũng đòi hỏi nhiều bước thiết lập hơn so với một bảng tính đơn lẻ. Các trạng thái, Trường Tùy chỉnh, chế độ xem và ClickApps cần nhiều thời gian cấu hình hơn so với một bảng tính có sáu cột, và đối với một dự án gồm 15 công việc với ba người tham gia, các mẫu bảng tính ở trên sẽ nhanh hơn.
Các mẫu ClickUp miễn phí khi bắt đầu sử dụng, nhưng chế độ xem Gantt và Khối lượng công việc chỉ có 60 lần sử dụng mỗi chế độ trong Gói Miễn phí vĩnh viễn, còn AI Cards cần có tiện ích bổ sung Everything AI hoặc tín dụng AI. Việc thiết lập này sẽ mang lại hiệu quả khi các công việc bắt đầu phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên và các dự án.
Cách thử nghiệm mẫu danh sách công việc trong dự án tiếp theo của bạn
Tải xuống một mẫu và thử áp dụng cho một dự án đang được triển khai. Thêm các cột “Đang chờ” và “Hoàn thành có nghĩa là”, sau đó nhập 10 công việc tiếp theo và điền thông tin vào cả hai cột trước khi đặt bất kỳ ngày nào.
Hãy xem lại danh sách công việc này trong buổi đánh giá hàng tuần tiếp theo của bạn.
Nếu bạn phải điều chỉnh ngày tháng thủ công hoặc không thể xác định được những công việc nào đang bị chặn, đó chính là lúc một mẫu ClickUp như "Kế hoạch Công việc Dự án" sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Câu hỏi thường gặp về các mẫu danh sách công việc quản lý dự án
Bạn có thể đưa ra một ví dụ về danh sách công việc không?
Danh sách công việc cho sự kiện ra mắt hội thảo trực tuyến có thể bắt đầu với “Xác nhận diễn giả và chủ đề” và bao gồm “Lên lịch gửi email”. Mỗi hàng đều có người phụ trách, ngày đáo hạn, nhiệm vụ tiền đề và điều kiện hoàn thành. Về mặt phụ thuộc, nhiệm vụ “Lên lịch gửi email” phải chờ cả trang đăng ký và các email quảng cáo hoàn thành.
Excel có mẫu danh sách việc cần làm không?
Có. Thư viện mẫu của Microsoft Excel bao gồm mẫu Danh sách việc cần làm cho dự án, mẫu Danh sách việc cần làm kèm theo công cụ theo dõi tiến độ và mẫu Lập kế hoạch dự án Gantt, tất cả đều miễn phí. Các mẫu này phù hợp với các dự án đơn giản. Không có mẫu nào trong số này tự động tính toán lại ngày dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc, vì vậy hãy thêm cột "Nhiệm vụ tiền đề" nếu các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
Có mẫu quản lý dự án miễn phí nào trên Excel không?
Đúng vậy. Vertex42 cung cấp các mẫu Excel miễn phí cho danh sách công việc, biểu đồ Gantt và cấu trúc phân chia công việc (WBS) theo giấy phép sử dụng riêng tư. Thư viện của chính Microsoft cũng có các công cụ lập kế hoạch dự án miễn phí. Đối với các dự án CNTT theo giai đoạn, mẫu kế hoạch dự án miễn phí trên Google Trang tính của Đại học California, Berkeley (UC Berkeley) có thể xuất sang Excel và bao gồm các cột tiền đề cũng như cột RACI.
Danh sách kiểm tra dự án là gì?
Danh sách kiểm tra dự án là danh sách các bước hoặc mục cần xác nhận, thường không bao gồm người chịu trách nhiệm, ngày tháng hoặc các mối phụ thuộc. Danh sách công việc dự án lập lịch trình công việc; danh sách kiểm tra thì xác minh công việc đó. Các nhóm thường đính kèm danh sách kiểm tra vào một công việc cụ thể, chẳng hạn như kiểm tra chất lượng (QA) trước khi ra mắt, thay vì quản lý toàn bộ dự án thông qua một danh sách kiểm tra duy nhất. Các mẫu danh sách kiểm tra của chúng tôi hỗ trợ định dạng này, và bạn cũng có thể tạo danh sách kiểm tra trong Google Trang tính chỉ trong vài phút.
Làm thế nào để tổ chức danh sách công việc của nhóm?
Hãy sắp xếp danh sách công việc của nhóm theo sản phẩm đầu ra hoặc giai đoạn trước tiên, sau đó theo người phụ trách, và chỉ định cho mỗi công việc một người phụ trách và một điều kiện hoàn thành. Nhóm các công việc theo các giai đoạn được đánh số để cấu trúc vẫn hiển thị ngay cả khi danh sách ngày càng dài. Kiểm tra các công việc bị tắc nghẽn và quá hạn hàng tuần. Đối với danh sách chia sẻ, một công cụ có chế độ xem riêng cho từng người, chẳng hạn như chế độ xem Khối lượng công việc, sẽ ngăn không cho một thành viên trong nhóm phải gánh vác một nửa số công việc.