Đánh giá hiệu suất là một trong những nhiệm vụ gây căng thẳng nhất đối với chuyên viên nhân sự, cũng như quản lý cấp trung và cấp cao. Vấn đề của bất kỳ hệ thống đánh giá hiệu suất nào là nó dựa trên ý kiến chủ quan và dễ bị thiên vị. Hầu hết các nhà quản lý cảm thấy áp lực phải duy trì tiêu chuẩn nhất quán khi thảo luận về đánh giá nhân viên hoặc lựa chọn những nhân viên xuất sắc nhất.
Theo một cuộc khảo sát của McKinsey, hơn một nửa số người được hỏi cho rằng quy trình đánh giá hiện tại của công ty họ có vấn đề. Về lâu dài, điều này có thể gây bất lợi cho bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó cản trở con đường phát triển nghề nghiệp và dẫn đến sự ra đi của những nhân viên tài năng.
May mắn thay, cuộc họp đánh giá hiệu suất là một giải pháp đầy hứa hẹn trong trường hợp này. Ngày càng có nhiều công ty nhận thấy giá trị của việc tổ chức các phiên họp để đánh giá điểm số của nhân viên nhằm đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc đánh giá.
Các phiên này là gì và chúng cải thiện độ tin cậy và tính chính xác của xếp hạng đánh giá hiệu suất như thế nào? Đó là những gì chúng ta sẽ tìm hiểu trong blog này. Chúng ta sẽ đề cập đến:
- Một cuộc họp hiệu chuẩn đánh giá hiệu suất trông như thế nào
- Cách tối ưu hóa quy trình đánh giá của riêng bạn
Thêm vào đó: Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một nền tảng quản lý nhân viên và hiệu suất toàn diện để hỗ trợ bạn trong quá trình đánh giá hiệu suất. 🍀
Cuộc họp đánh giá hiệu suất và vai trò của nó trong quản lý hiệu suất
đánh giá hiệu suất "không công bằng" là điều khá phổ biến trong các nhóm có nhiều bộ phận và quản lý. Quá trình đánh giá hiệu suất của họ thường có sự thiên vị, không phải do ác ý, mà do các quản lý có các tham số khác nhau để đánh giá năng suất, đạo đức công việc và kỹ năng.
Cuộc họp đánh giá hiệu suất cho phép các nhà quản lý và giám sát loại bỏ mọi thành kiến bằng cách thảo luận và so sánh cách họ đánh giá nhóm của mình. Mục đích của cuộc họp là:
- Đảm bảo tất cả nhân viên đều được áp dụng các tiêu chí đánh giá hiệu suất giống nhau
- Điều chỉnh đánh giá hiệu suất nếu các đánh giá có vẻ thiên vị
Các yếu tố quan trọng mà các nhà quản lý cố gắng xác định trong các cuộc họp này bao gồm:
- Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và thước đo được sử dụng
- Lý do đằng sau các đánh giá quá hào phóng hoặc quá nghiêm khắc (để đảm bảo chúng được đưa ra một cách hợp lý)
- Lỗi trong hệ thống chấm điểm do các vấn đề như: Thang điểm không nhất quán Đào tạo hoặc kinh nghiệm đánh giá quản lý hạn chế với phần mềm nhân sự Bỏ sót tiêu chí đánh giá nhân viên
- Thang điểm đánh giá không nhất quán
- Đào tạo hoặc kinh nghiệm đánh giá quản lý hạn chế với phần mềm nhân sự
- Các tiêu chí đánh giá nhân viên bị bỏ sót
- Thang điểm đánh giá không nhất quán
- Đào tạo hoặc kinh nghiệm đánh giá quản lý hạn chế với phần mềm nhân sự
- Các tiêu chí đánh giá nhân viên bị bỏ sót
Ý tưởng đằng sau các phiên hiệu chuẩn là thảo luận về xếp hạng và thúc đẩy điểm số dựa trên sự đồng thuận. Đây thường là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ đánh giá hiệu suất, được thực hiện trước khi chia sẻ đánh giá hiệu suất cá nhân với nhân viên.
Điều chỉnh đánh giá hiệu suất: Ví dụ
Peter và Mark lãnh đạo hai nhóm khác nhau cho hai dự án phát triển ứng dụng riêng biệt trong cùng một công ty. Trong kỳ đánh giá hiệu suất, Mark chấm điểm 9/10 cho nhân viên kiểm tra lỗi của nhóm mình, trong khi Peter chấm điểm 7/10 cho nhân viên kiểm tra lỗi của mình.
Trong cuộc họp đánh giá hiệu suất, Mark và Peter ngồi lại để thảo luận về đánh giá của họ và nhận ra rằng cả hai nhân viên kiểm tra lỗi:
- Hoàn thành đúng hạn
- Làm việc trong các dự án tương tự
- Dành thời gian công việc bằng nhau
- Thông tin chủ động
Nhìn chung, không có sự khác biệt đáng kể trong công việc của họ để biện minh cho sự chênh lệch điểm số, vì vậy đây là một ví dụ rõ ràng về các tiêu chuẩn hiệu suất khác nhau. Trong trường hợp này, Mark và Peter phải thống nhất về điểm số phù hợp cho cả hai nhân viên kiểm tra lỗi.
Sự khác biệt giữa hiệu suất hiệu chuẩn và tài năng hiệu chuẩn
Không nên nhầm lẫn giữa các phiên hiệu chuẩn hiệu suất với các cuộc họp hiệu chuẩn nhân tài. Mặc dù cả hai đều liên quan đến việc đánh giá hiệu suất của nhân viên bởi cấp trên, nhưng mục tiêu nhân sự của mỗi quy trình là khác nhau.
Một phiên hiệu chuẩn nhân tài nhằm đánh giá năng lực hiện tại của công ty dựa trên kỹ năng và mức độ hiệu suất của nhân viên. Thông tin này được sử dụng để xác định các yêu cầu tuyển dụng trong tương lai của công ty.
Mặt khác, hiệu suất hiệu chuẩn cố gắng xác định chính xác nhân viên có hiệu suất cao và hiệu suất thấp để đảm bảo đánh giá không thiên vị và công bằng trong việc trả lương. Nó cũng trang bị cho các nhà quản lý khả năng đưa ra các cuộc hội thoại về cơ hội học tập và nâng cao kỹ năng trong các cuộc họp đánh giá hiệu suất.
Lợi ích của quy trình hiệu chuẩn hiệu suất
Ngoài việc loại bỏ ảnh hưởng của sự thiên vị và ưu ái khỏi các đánh giá, quy trình hiệu chuẩn đánh giá hiệu suất còn mang lại những lợi ích sau:
Giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên
Theo nghiên cứu năm 2019, đánh giá hiệu suất không công bằng có thể khiến tới 85% nhân viên rời bỏ công ty. Đánh giá hiệu suất giúp bạn giữ chân nhân viên bằng cách đảm bảo quá trình đánh giá công bằng.
Văn hóa công việc lành mạnh hơn
Đánh giá hiệu suất chuẩn hóa ngăn chặn lạm dụng quyền lực của quản lý, duy trì văn hóa làm việc tích cực và đảm bảo các nhà quản lý duy trì ý thức phát triển nhân viên với thiện chí.
Năng suất ròng cao hơn
Một nghiên cứu của Harvard Business Review năm 2020 cho thấy lạm dụng quyền lực của quản lý có thể làm giảm năng suất. Đương nhiên, nhân viên làm việc trong môi trường không có thành kiến và được trả lương công bằng sẽ có năng suất cao hơn.
Quản trị doanh nghiệp tốt hơn
Điều chỉnh hiệu suất thúc đẩy các phương pháp quản trị doanh nghiệp tốt nhất bằng cách tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong đánh giá hiệu suất, từ đó cải thiện hình ảnh của công ty.
Nâng cao kỹ năng đánh giá của quản lý
Điều chỉnh đánh giá hiệu suất giúp quản lý hoàn thiện kỹ năng đánh giá, nhận diện những điểm mù và cung cấp đánh giá hiệu suất chính xác hơn theo thời gian.
Tiến hành điều chỉnh đánh giá hiệu suất: Cuộc họp và các bên liên quan
Quy trình hiệu chuẩn đánh giá hiệu suất bao gồm nhiều bên liên quan và các giai đoạn khác nhau. Hãy cùng thảo luận về cả hai. 👇
Các bên liên quan chính trong quá trình đánh giá hiệu suất
Mặc dù quy trình hiệu chuẩn nội bộ khác nhau ở mỗi tổ chức, nhưng thông thường sẽ thành lập một ủy ban hiệu chuẩn cho toàn bộ quá trình. Các bên liên quan của ủy ban này bao gồm:
- Giám sát viên, quản lý và trưởng nhóm
- Các giám đốc điều hành của các bộ phận kinh doanh có liên quan
- Một thành viên nhân sự sẽ triệu tập và điều hành cuộc họp
Một số công ty còn chỉ định người phát hiện thiên vị để tìm kiếm các dấu hiệu thiên vị trong các cuộc hội thoại tại cuộc họp.
Kích thước của ủy ban hiệu chuẩn phải phù hợp với quy mô tổ chức của bạn. Theo một nghiên cứu của Harvard Business School, một ủy ban gồm 3-5 thành viên là lý tưởng cho các tổ chức có ít hơn 100 nhân viên.
Cách tiến hành cuộc họp đánh giá hiệu suất: 7 bước
Toàn bộ quá trình tiến hành cuộc họp đánh giá hiệu suất có thể chia thành bảy bước trong ba giai đoạn: chuẩn bị trước cuộc họp, cuộc họp và các hoạt động sau cuộc họp. * Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng bước. 💡
Chuẩn bị trước cuộc họp
Việc chuẩn bị trước cuộc họp bao gồm tạo và phân tích bản dự thảo đánh giá, xác định thang điểm đánh giá và lên lịch công việc.
Ngoài ra, do tính chất phức tạp của phiên hiệu chuẩn, bạn phải thiết lập cho nhóm của mình phần mềm nhân sự, phần mềm tương tác nhân viên hoặc phần mềm tương tự để theo dõi điểm đánh giá và điều chỉnh, cũng như ghi chú để tham khảo trong tương lai.
Chúng tôi có giải pháp dành cho bạn — ClickUp! Đây là nền tảng quản lý dự án và hiệu suất cho phép bạn dễ dàng xử lý các cuộc họp đánh giá hiệu suất.
Trong các phần sau, chúng ta sẽ thảo luận về một số tính năng trong Bộ công cụ nhân sự của ClickUp, rất lý tưởng để lên lịch cuộc họp, tiến hành đánh giá nhân viên và chia sẻ đánh giá hiệu suất.
Bước 1: Thiết lập thang đánh giá trước khi bắt đầu quá trình đánh giá hiệu suất
Bạn có thể bỏ qua bước này nếu có hệ thống đánh giá nhân viên đáng tin cậy. Nhưng nếu không, bạn cần thiết lập thang đánh giá trước để chuẩn hóa các tiêu chí hiệu suất. Thang đánh giá nên bao gồm tất cả các KPI nhân sự để đánh giá hiệu suất nhân viên. Các tham số phổ biến bao gồm:
- Đạt được mục tiêu
- Vi phạm thời hạn
- Kỹ năng giao tiếp
- Năng suất
Bạn cũng nên xác định các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP), giải thích cách tính điểm hiệu suất cho từng KPI và cung cấp đánh giá tổng thể.
Bạn đang tìm kiếm một cách có tổ chức để theo dõi xếp hạng hiệu suất? Sử dụng chức năng theo dõi mục tiêu của ClickUp để xác định mục tiêu, KPI và phân phối hiệu suất dự kiến cho từng vai trò.
Với ClickUp Goals, bạn có thể đặt mục tiêu hiệu suất dựa trên nhiệm vụ hoặc số liệu và tự động theo dõi hiệu suất của nhân viên theo thời gian thực. Điều này có thể tăng tốc độ theo dõi hiệu suất đồng thời duy trì tính khách quan.
Tiếp theo, sử dụng Mẫu theo dõi KPI hiệu suất nhân viên của ClickUp để xác định hệ thống đánh giá cho từng KPI. Cấu trúc sẵn có của mẫu này giúp theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu của từng nhân viên và nhanh chóng xác định những nhân viên có hiệu suất cao nhất.
Bước 2: Thu thập bản đánh giá sơ bộ trước các phiên hiệu chuẩn hiệu suất
Yêu cầu các quản lý và giám sát viên của các bộ phận hoàn thành bản đánh giá sơ bộ về các nhân viên trực thuộc. Đảm bảo họ có thang điểm và SOP trước đó. Sau khi hoàn thành bản đánh giá sơ bộ, người đánh giá phải nộp cho bộ phận nhân sự hoặc ủy ban hiệu chuẩn.
Cách tốt nhất để hợp lý hóa quy trình này là sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập và sắp xếp các phản hồi của quản lý. Nền tảng này cho phép bạn tạo các biểu mẫu phù hợp và mang thương hiệu riêng để thu thập ý kiến của quản lý về hiệu suất của từng thành viên trong nhóm một cách có cấu trúc và khách quan. Bạn thậm chí có thể sử dụng logic điều kiện để tạo các biểu mẫu động với các bộ câu hỏi dựa trên phản hồi.
Phần hay nhất là tất cả các phản hồi có thể được chuyển đổi thành các nhiệm vụ có thể theo dõi và xem ở một nơi bằng chế độ xem Bảng ClickUp. Bạn thậm chí có thể kết nối chúng vào quy trình đánh giá hiệu suất của mình thông qua Tự động hóa.
Bạn có thể bắt đầu ngay bằng cách tùy chỉnh Mẫu Biểu mẫu Đánh giá của ClickUp, bao gồm tất cả các trường trả lời tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất. Đừng lo lắng, bạn có thể xóa một số trường hoặc thêm trường của riêng mình!
Bước 3: Phân tích dữ liệu hiệu suất tổng hợp
Tiếp theo, đại diện bộ phận nhân sự hoặc thành viên ủy ban nên phân tích bản dự thảo đánh giá và so sánh tổng điểm đánh giá hiệu suất của các bộ phận và nhóm khác nhau. Phân tích này được thực hiện để xác định các yếu tố sau:
- Sự khác biệt trong xếp hạng của các nhóm tương đối (ví dụ: Nhóm dự án 1 so với Nhóm dự án 2)
- Đánh giá so sánh dựa trên mục tiêu và công việc của từng nhóm
- Sự sai lệch trong phân phối nhất quán, như sự gia tăng số lượng nhân viên mới trong một nhóm
Bạn cũng có thể tận dụng dữ liệu đánh giá hiệu suất trong quá khứ của các nhóm này. So sánh các xếp hạng trong quá khứ để phát hiện bất kỳ mẫu nào có thể xảy ra, chẳng hạn như sự tăng hoặc giảm đột ngột trong xếp hạng của một nhóm. Những phát hiện này sẽ là các điểm thảo luận chính trong cuộc họp hiệu chuẩn đánh giá hiệu suất.
ClickUp có thể hỗ trợ bạn trong phân tích này với Bảng điều khiển trực quan. Sử dụng chúng để trực quan hóa dữ liệu hiệu suất tiến bộ của các nhóm khác nhau thông qua biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ đường và hàng tá hình ảnh trực quan khác. Thêm thẻ dữ liệu hiệu suất lịch sử và hiện tại vào Không gian Làm việc của bạn và khám phá các mẫu chỉ trong nháy mắt. 👀
Bước 4: Lên lịch và lập kế hoạch cho cuộc họp
Tốt nhất, nhân viên nhân sự nên lên lịch cuộc họp đánh giá hiệu suất vào thời gian phù hợp với tất cả các bên liên quan. Họ nên thông báo cho những người có thể tham gia qua email, nêu rõ:
- Chương trình cuộc họp, kết quả chi tiết và các tài liệu cần đọc trước
- Nền tảng và công cụ cuộc họp sẽ được sử dụng (ví dụ: bảng trắng để động não)
- Sắp xếp để ghi chép biên bản cuộc họp
Giờ đây, bạn có thể sử dụng chế độ xem Lịch ClickUp để kiểm tra lịch trình của các quản lý trong các bộ phận và chọn thời gian họp thuận tiện. Sau khi xác định được khoảng thời gian, hãy sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để lên lịch cuộc họp. Chỉ cần tạo một nhiệm vụ, đính kèm tài liệu chương trình họp và giao nhiệm vụ cho tất cả các quản lý tham gia. Phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến những người tham dự.
Không biết nên mời ai? Sử dụng Mẫu biểu đồ tổ chức ClickUp để hình dung phân cấp tổ chức của bạn và xác định tất cả các quản lý và giám sát viên phải tham gia vào các cuộc họp hiệu chuẩn.
Bạn cũng có thể gửi Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp cho người ghi chép được chỉ định. Mẫu này bao gồm các không gian dành riêng để liệt kê những người được mời, các mục hành động và người được giao nhiệm vụ, khiến nó trở thành tài liệu tham khảo cốt lõi cho các chu kỳ đánh giá trong tương lai.
Tiến hành cuộc họp
Vào ngày họp, mỗi quản lý nên mang theo bản dự thảo báo cáo đánh giá và các thông tin chi tiết sau:
- Những nhân viên có hiệu suất cao nhất và thấp nhất trong nhóm của họ
- Các câu hỏi cụ thể cho từng nhân viên để thảo luận trong cuộc họp
- Chi tiết về các đề xuất thăng chức, tăng lương và chương trình đào tạo
Dưới đây là cách thức thực hiện. ▶️
Bước 5: Cho phép các quản lý thảo luận về báo cáo của họ
Người điều hành cuộc họp có thể bắt đầu cuộc họp bằng một tuyên bố ngắn gọn về mục tiêu và mục đích của việc đánh giá hiệu suất. Sau đó, các quản lý nên tham gia để so sánh và thảo luận về các đánh giá cá nhân của họ từng người một. Ủy ban hiệu chuẩn chú ý đến những điều sau:
- Sự không nhất quán trong đánh giá hiệu suất của các ứng viên có hồ sơ công việc tương tự
- Điểm trung bình cho mỗi nhóm (đánh giá hợp lý có thể được phê duyệt ngay lập tức)
- Nhân viên không đạt hoặc vượt quá kỳ vọng
- Điểm đánh giá quá cao hoặc quá thấp và lý do đằng sau chúng
Trong suốt các cuộc thảo luận này, người điều hành cuộc họp nên tìm kiếm các dấu hiệu của sự thiên vị vô ý và ngắt lời nếu cần thiết.
Để bước này mang lại hiệu quả và hỗ trợ so sánh, các nhà quản lý phải sử dụng cùng một tiêu chuẩn khi trình bày đánh giá của mình. Điều này có thể đạt được thông qua Mẫu đánh giá hiệu suất ClickUp.
Yêu cầu tất cả các quản lý ghi lại và phân tích các đánh giá của họ bằng cách sử dụng cấu trúc đánh giá đơn giản trong mẫu. Họ có thể ghi lại mục tiêu, sáng kiến tự cải thiện và thành tích của từng nhân viên. Mức độ chi tiết này giúp ủy ban tiến hành phân tích 360° cho từng đánh giá.
Bước 6: Điều chỉnh xếp hạng và quyết định về mức lương
Xác định các điểm xung đột và để các nhà quản lý cùng nhau thảo luận để đạt được sự đồng thuận về xếp hạng cho các đánh giá có liên quan. Trong bước này, điều quan trọng là ghi lại lý do đằng sau mỗi quyết định được đưa ra.
Ví dụ, nếu các nhà quản lý cảm thấy năng suất của một nhân viên cụ thể đặc biệt cao, họ có thể đánh giá chất lượng công việc của nhân viên đó để xem liệu năng suất có đi kèm với sự thỏa hiệp hay không, sau đó đưa ra đánh giá cuối cùng.
Hãy nhớ rằng các phiên đánh giá hiệu suất được tổ chức để xác định cả những nhân viên có hiệu suất cao và thấp, vì vậy bạn cũng nên ghi chú danh sách những nhân viên cần được đào tạo thêm.
Bạn có thể ghi lại kết quả của mỗi lần đánh giá trong ClickUp Docs —một giải pháp quản lý tài liệu tập trung. Sử dụng không gian này để lưu trữ tất cả thông tin đánh giá như lịch sử đánh giá, thang điểm, điểm ban đầu và điểm điều chỉnh, cũng như lý do áp dụng.
ClickUp Docs hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp và nhiều người cộng tác, để nhóm của bạn có thể thoải mái sử dụng công cụ này trong cuộc họp.
Các hoạt động và phản hồi sau cuộc họp
Đã đến lúc phản hồi! Sau khi kết thúc cuộc họp đánh giá hiệu suất thành công, bước cuối cùng là chia sẻ các đánh giá hiệu suất đã được phê duyệt với các nhân viên trực tiếp của bạn.
Bước 7: Chia sẻ phản hồi và đánh giá với nhân viên
Mời tất cả các nhân viên trực tiếp của bạn tham gia cuộc họp riêng và chia sẻ đánh giá hiệu suất với họ. Cung cấp chi tiết về các tiêu chuẩn hiệu suất và giải thích những điểm họ chưa đạt hoặc vượt quá mong đợi. Khuyến khích nhân viên nếu bạn thấy phù hợp và cho họ biết cách cải thiện xếp hạng trong tương lai.
Đối với những nhân viên không làm việc tốt, bạn có thể xem xét sử dụng Mẫu kế hoạch hành động khắc phục của ClickUp để hỗ trợ nỗ lực cải thiện của họ. Sử dụng mẫu này để ghi lại không chỉ phản hồi của bạn mà còn cả nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong hiệu suất của họ và các bước hành động họ có thể thực hiện để khắc phục.
Sau khi chu kỳ đánh giá kết thúc, bạn có thể xem lại các tài liệu đánh giá bất cứ lúc nào trong ClickUp Docs. Ngoài ra, hãy tận dụng ClickUp AI để tóm tắt các đánh giá hiệu suất trong quá khứ và ghi chú cuộc họp hiệu chuẩn trước chu kỳ đánh giá hiệu suất tiếp theo.
Nâng cao chất lượng đánh giá hiệu suất của bạn với ClickUp
Nếu bạn muốn đánh giá hiệu suất công việc một cách công bằng và giữ chân những nhân viên giỏi nhất, việc hiệu chỉnh xếp hạng một cách chính xác là rất quan trọng. May mắn thay, các nền tảng như ClickUp đã đơn giản hóa quy trình này bằng các mẫu KPI và đánh giá hiệu suất, bảng điều khiển và các tính năng hữu ích khác.
Đăng ký ClickUp và thực hiện bước đầu tiên để hiệu chỉnh đánh giá hiệu suất hiệu quả. 🤠