Bị nhà cung cấp phớt lờ? Không phải lỗi của bạn—đó là do RFI của bạn. 🤷
Không có dự án nào bắt đầu với tất cả các thiết bị và vật tư cần thiết đã sẵn sàng. Để có được một phần cứng cụ thể hoặc một phần mềm mới, bạn phải tuân theo quy trình mua sắm tiêu chuẩn, bắt đầu bằng việc thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Để chính thức hóa quy trình, trước tiên bạn cần gửi tài liệu Yêu cầu Thông tin (RFI) cho nhà cung cấp, và họ sẽ sử dụng tài liệu này để quyết định có muốn hợp tác với bạn hay không.
Các mẫu RFI là điều cần thiết nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt với các nhà cung cấp bằng vẻ ngoài và giọng điệu chuyên nghiệp hơn. Việc có một quy trình chuẩn hóa cho tài liệu RFI cũng giúp bạn và nhóm của bạn chuẩn bị sẵn sàng cho các quy trình mua sắm thành công.
Các tài liệu này có các trường được thiết kế sẵn để thu thập dữ liệu một cách chính thức, giúp quá trình thu thập thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng cho cả hai bên. Bạn không biết tìm mẫu hoàn hảo ở đâu? Chúng tôi có thể giúp bạn!
Chúng tôi đã chọn ra 10 mẫu Yêu cầu Thông tin hữu ích nhất, giúp việc giao tiếp với các nhà cung cấp trở nên dễ dàng như ăn bánh.
Yêu cầu thông tin là gì?
Yêu cầu thông tin là một tài liệu chính thức được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án và công việc, cũng như các nhóm lập kế hoạch, để hỏi các nhà cung cấp tiềm năng xem họ có sức chứa để cung cấp các dịch vụ hoặc vật liệu cần thiết cho một dự án cụ thể hay không.
Tài liệu này cũng có thể được sử dụng để hỏi về một sản phẩm, mục hoặc dịch vụ đã được mua. Hầu hết các RFI được phân loại theo năm loại sau:
- Tên và thông tin liên hệ của công ty yêu cầu
- Tổng quan về dự án cần nguồn cung cấp
- Các truy vấn về sản phẩm hoặc dịch vụ dự kiến (khả năng của sản phẩm, kinh nghiệm và giá cả) ❓
- Hạn chót để nộp phản hồi
- Hướng dẫn chi tiết
Bạn thường gửi RFI đến nhiều nhà cung cấp và tạo danh sách nhà cung cấp để thu thập thông tin và so sánh các lựa chọn dựa trên tiêu chí lựa chọn của bạn. Vì các nhà cung cấp có thể trả lời trong cùng một tài liệu, nên tài liệu này đóng vai trò như một bản ghi chép trao đổi thông tin.
Tại sao bạn cần mẫu RFI
Để viết một bản RFI hoàn hảo, bạn cần tập trung và đi thẳng vào vấn đề. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý thông thái tin tưởng vào các mẫu RFI được soạn thảo bởi các chuyên gia để thực hiện công việc nặng nhọc này. 🏋️
Mẫu RFI giúp đơn giản hóa quá trình yêu cầu thông tin từ nhà cung cấp. Mẫu này tuân theo cấu trúc chính thức để trích xuất thông tin. Các phần được xác định rõ ràng đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và súc tích trong giao tiếp bên ngoài của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Sử dụng các mẫu Yêu cầu thông tin mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tùy chỉnh: Các mẫu này có thể dễ dàng chỉnh sửa để phù hợp với các yêu cầu riêng của từng tình huống mua sắm, đồng thời duy trì một khung thống nhất
- So sánh dễ dàng: Định dạng chuẩn hóa giúp đơn giản hóa quá trình so sánh các phản hồi từ các nhà cung cấp, giúp lựa chọn nhanh hơn
- Tài liệu: Các mẫu giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các cuộc hội thoại với nhà cung cấp, đóng vai trò như một bản mô tả chi tiết hoặc bằng chứng cho thấy bạn đã đưa ra lựa chọn công bằng
- Giảm chi phí: Chúng giúp giảm chi phí hành chính liên quan đến các hoạt động mua sắm bằng cách tối ưu hóa quy trình RFI
10 mẫu và biểu mẫu RFI hữu ích để thử
Có rất nhiều mẫu RFI khác nhau trên mạng và chúng tôi đã chọn ra những mẫu tốt nhất cho bạn! Chúng tôi có các tùy chọn dễ sử dụng từ các nhà cung cấp hàng đầu như ClickUp và TemplateLab. Hãy xem kỹ các tính năng độc quyền của chúng dưới đây. 👀
1. Mẫu RFI tiêu chuẩn của ClickUp
Giữ tập trung và tổ chức cho bất kỳ sáng kiến RFI hoặc quy trình mua sắm nào với Mẫu RFI Tiêu chuẩn ClickUp. Mẫu RFI miễn phí và đa năng này giúp bạn thu thập dữ liệu từ tất cả các loại nhà cung cấp, tập trung các phản hồi và thực hiện so sánh công bằng và liền mạch. ⚖️
Để sử dụng tài liệu, chỉ cần tải xuống và tạo biểu mẫu RFI Ticket cho các nhà cung cấp tiềm năng. Thêm bao nhiêu chi tiết tùy thích, chẳng hạn như tên người yêu cầu, bộ phận và ngày đáo hạn. Gửi biểu mẫu và theo dõi trạng thái như Yêu cầu mới, Xác nhận, Hủy, Hoàn thành và Giao hàng. So sánh các phản hồi nhận được thông qua nhiều chế độ xem có thể tùy chỉnh.
Chế độ xem Danh sách yêu cầu hiển thị các RFI được sắp xếp theo danh mục như Vấn đề, Đề xuất và Sửa đổi. Ngoài ra còn có chế độ xem Bảng quy trình RFI, hiển thị các yêu cầu dưới dạng thẻ trên bảng Kanban. Các thẻ này được nhóm theo trạng thái và mức độ ưu tiên để hiển thị công việc rõ ràng hơn.
Chuyển yêu cầu từ giai đoạn này sang giai đoạn khác bằng công cụ kéo và thả đơn giản. Hoặc đặt tiêu chí đánh giá cho các trạng thái để quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.
Trong chế độ xem Lịch trình giao hàng , trọng tâm chính là ngày đáo hạn của từng yêu cầu, giúp bạn nhanh chóng nắm được những yêu cầu đã được thực hiện hoặc bỏ sót. Bạn có thể đổi ngày đáo hạn bằng cách nhấp vào nút Khung thời gian trên màn hình.
2. Mẫu yêu cầu thông tin của ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản để thu thập dữ liệu nhà cung cấp hoặc nhà thầu một cách rõ ràng hơn? Đừng tìm đâu xa, mẫu Yêu cầu Thông tin của ClickUp là biểu mẫu RFI mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt để xây dựng quy trình thu thập thông tin dễ theo dõi nhưng nhất quán. 🧐
Sử dụng mẫu này để thu thập dữ liệu nhà cung cấp như trình độ, vật liệu và giá cả một cách dễ dàng. Bạn có thể quản lý dữ liệu của nhiều nhà thầu thông qua một giao diện duy nhất và theo dõi tiến độ với các cập nhật thời gian thực, chẳng hạn như thay đổi lịch trình, thời gian phản hồi hoặc giá cả.
Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các ngành như xây dựng và sản xuất, nơi chi phí thay đổi thường xuyên có thể gây ra sự hỗn loạn cho ngân sách. Theo dõi các phản hồi RFI thông qua bốn chế độ xem thân thiện:
- Chế độ xem Biểu mẫu nộp/gửi RFI: Giúp kiểm tra lại các chi tiết RFI như tiêu đề và mô tả, tên dự án, phạm vi và mức độ ưu tiên
- Danh sách nhật ký RFI Xem dạng danh sách: Cung cấp bản tóm tắt tất cả dữ liệu RFI của bạn được nhóm theo trạng thái và cung cấp các trường tùy chỉnh cho Phản hồi, Thay đổi chi phí và Thay đổi dòng thời gian
- Chế độ xem Bảng dự án: Hiển thị các RFI được nhóm theo tên dự án, giúp cải thiện việc trao đổi thư từ giữa các bộ phận
- Chế độ xem bảng phạm vi RFI: Hiển thị các RFI được sắp xếp theo phạm vi, cho phép người quản lý quyết định phê duyệt cần thiết (nếu có)
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Email trong ClickUp để gửi tài liệu RFI cho các nhà cung cấp mà không cần chuyển nền tảng.
3. Mẫu mua sắm ClickUp
Mua hàng từ nhà cung cấp đúng thời gian và đúng số lượng là một nhiệm vụ căng thẳng đòi hỏi sự lập kế hoạch và hợp tác tỉ mỉ. Hãy tin tưởng vào Mẫu mua hàng ClickUp để biến toàn bộ quá trình này trở nên dễ dàng như đi dạo trong công viên! 🌳
Khi nói đến việc mua sắm nguyên liệu thô, mẫu Không gian Làm việc này bao gồm mọi thứ, từ lập kế hoạch và điều phối đến thực hiện công việc, chấp nhận đề xuất giá, giám sát hàng tồn kho và chuẩn hóa quy trình giao hàng.
Nó đi kèm với tám chế độ xem khác nhau để giúp bạn kiểm soát tất cả các giai đoạn quan trọng của quá trình mua sắm. Ví dụ, chế độ xem Tài liệu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn Mua sắm là lý tưởng để phân công vai trò cho nhóm và xác định ma trận phê duyệt.
Bạn sẽ có được một số chế độ xem tập trung vào nhà cung cấp, chẳng hạn như Danh mục nhà cung cấp chính và Rủi ro nhà cung cấp, để phân loại các nhà cung cấp và tài khoản của bạn theo rủi ro giao hàng liên quan đến từng nhà cung cấp. Sử dụng chế độ xem Cấp nhà cung cấp để phân loại các nhà cung cấp theo mức độ quan trọng của nguồn cung cấp của họ đối với một dự án.
Mẫu này đi kèm với Biểu mẫu yêu cầu tiếp nhận để thu thập các yêu cầu mua sắm nội bộ. Sử dụng các trạng thái như Đang mở, Đang xem xét, Đang đàm phán và Cần làm rõ để cập nhật cho nhóm của bạn về các công việc mua sắm đang tiến hành.
Tùy chỉnh mẫu để theo dõi thời gian, cảnh báo phụ thuộc và theo dõi cột mốc bằng cách sử dụng cấu hình ClickApps.
4. Mẫu quy trình RFP của ClickUp
Sẵn sàng thu hút những đề xuất dự án từ các nhà thầu háo hức? Mẫu Quy trình RFP của ClickUp sẵn sàng giúp bạn! Mẫu nhiệm vụ này hợp lý hóa các thuộc tính dự án và tiêu chí chung để đánh giá khách quan, giúp quá trình đánh giá đề xuất trở nên dễ dàng. 🌬️
Yêu cầu đề xuất (RFP) thường được sử dụng khi yêu cầu báo giá hoặc đề xuất từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng, nêu chi tiết kế hoạch thực hiện dự án nếu họ được chọn cho công việc đó. Mẫu Công việc này kết hợp danh sách kiểm tra, kỳ vọng và Trường Tùy chỉnh để tạo điều kiện cho quá trình RFP diễn ra suôn sẻ và đảm bảo mối quan hệ đối tác đáng tin cậy với nhà cung cấp.
Thông thường, bạn có thể thêm các chi tiết quan trọng về dự án của mình vào năm danh mục mặc định:
- Giai đoạn xử lý: Có menu thả xuống để lựa chọn giai đoạn xử lý đang diễn ra như Soạn thảo, Lập kế hoạch hoặc Xem xét. Kiểm tra tiến độ công việc và công việc con của bạn bằng tính năng tiến độ tự động
- Ngân sách: Chỉ định ngân sách được phân bổ cho toàn bộ công việc RFP hoặc một công việc con cụ thể
- Tệp đính kèm: Trường tệp lưu trữ các đầu vào và/hoặc đầu ra cần thiết của một công việc con
- Ngày trao giải: Trường ngày để chỉ định ngày hợp đồng sẽ được trao
- Hạn chót nộp đề xuất: Trường ngày hiển thị hạn chót nộp đề xuất
Mặc dù mẫu này đi kèm với danh sách kiểm tra sẵn có, nhưng danh sách kiểm tra công việc và công việc con có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Khi đã có đề xuất, hãy sử dụng Cột mốc trong ClickUp để đàm phán và chốt thỏa thuận.
5. Mẫu tuyên bố công việc RFP của ClickUp
Việc phác thảo Bản mô tả công việc (SOW) từ đầu là một thách thức không nhỏ. May mắn thay, Mẫu Bản mô tả công việc RFP của ClickUp giúp bạn soạn thảo các đề xuất toàn diện và chuyên nghiệp trong thời gian ngắn. ⏳
Đối với những người chưa quen, SOW cung cấp sự hiểu biết chung về các kết quả dự án và điều khoản thanh toán, giúp dự án rõ ràng và có định hướng hơn. Mẫu ClickUp Doc thân thiện với người mới bắt đầu này đi kèm với các trường được thiết kế sẵn để viết SOW chất lượng một cách dễ dàng. Bắt đầu bằng việc xác định các chi tiết có thể đo lường được liên quan đến công việc cần thiết, thời lượng, các quy trình liên quan và các nguồn lực cần thiết để đạt được từng kết quả.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc điều hướng một phần, hướng dẫn tích hợp sẵn trong mẫu có thể giúp bạn. Ví dụ: nếu bạn không chắc chắn nên thêm gì vào phần Ủy quyền , tài liệu sẽ gợi ý bạn giải thích liệu việc thực hiện dự án của bạn có yêu cầu bất kỳ quyền truy cập phần cứng hoặc phần mềm nào không. Bạn cũng có thể tìm kiếm trợ giúp trong khi kết hợp các phần như Bản quyền và Thương hiệu, Bảo mật dữ liệu và Luật bảo mật liên quan đến ngành của bạn.
ClickUp cung cấp hỗ trợ AI cho nhiều nhiệm vụ viết khác nhau. Hãy thử tính năng AI của ClickUp để tạo SOW, bản giới thiệu và đề xuất nhanh chóng với giọng điệu và phong cách cụ thể.
Mẫu này cho phép cả bạn và nhà cung cấp của bạn cùng chỉnh sửa Bản mô tả công việc (SOW) và thực hiện sửa đổi theo thời gian thực thông qua một liên kết có thể chia sẻ.
6. Mẫu SOP mua nguyên liệu thô của ClickUp
Mẫu SOP Mua nguyên liệu thô của ClickUp là một lựa chọn thân thiện với mua sắm khác trong danh sách của chúng tôi. Mẫu này giúp duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, quản lý quy trình mua hàng và tối ưu hóa mức tồn kho với việc giao hàng kịp thời và quản lý chất thải.
Mẫu này cho phép bạn xác định quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) để duy trì nguồn cung cấp nguyên liệu thô ổn định, thúc đẩy hiệu quả hoạt động với sai lệch tối thiểu.
Sử dụng các phần được tạo sẵn trong mẫu này để viết SOP của bạn một cách hiệu quả. Bạn có thể nêu rõ mục đích và phạm vi. Sau đó, phác thảo các bước đặt hàng chính xác trong phần Thủ tục.
Nếu bạn đang ủy thác công việc mua sắm, chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập các tiêu chuẩn cho nhà cung cấp ưu tiên, số lượng mong muốn và chi phí dự trù để tránh hiểu lầm. Khung này bao gồm phần Câu hỏi thường gặp có thể tùy chỉnh ở cuối mẫu.
Bạn có thể lưu mẫu này trong ClickUp Docs để toàn bộ nhóm dễ dàng truy cập hoặc đính kèm vào hợp đồng với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Sau khi đặt đơn đặt hàng, theo dõi tiến độ của đơn hàng trên Bảng điều khiển ClickUp thông qua các thẻ trạng thái như Đơn hàng đã đặt, Đang chờ phê duyệt và Đã nhận vật liệu. Bạn có thể sử dụng Tự động hóa trong ClickUp để nhận thông báo về các tình huống quan trọng như mức tồn kho thấp và giao hàng chậm trễ.
7. Mẫu biểu mẫu đặt hàng cung cấp của ClickUp
Bạn nhận được nhiều đơn đặt hàng cùng một lúc? Hợp lý hóa quy trình đặt hàng cung ứng với Mẫu biểu mẫu đặt hàng cung ứng ClickUp. 🎁
Mẫu này nhằm đơn giản hóa gánh nặng hành chính đi kèm với các chu kỳ đặt hàng phức tạp. Nó phù hợp cho cả nhà cung cấp và người mua. Bạn sẽ nhận được Hướng dẫn Bắt đầu để hướng dẫn cách sử dụng công cụ đầy đủ tính năng này, tổ chức kho hàng và hậu cần giao hàng, cũng như hợp tác với các nhà cung cấp.
Mẫu này cung cấp cho bạn một Biểu mẫu Đơn đặt hàng cung cấp dễ hiểu để nhập dữ liệu dễ dàng. Điền vào các trường với thông tin như số đơn đặt hàng cung cấp, thông tin người yêu cầu và nhà cung cấp, bộ phận và loại cung cấp.
Theo dõi luồng đơn đặt hàng cung cấp/mua hàng của bạn với các thẻ trạng thái thực tế sau:
- Yêu cầu mới
- Trả phí
- Gửi cho nhà cung cấp
- Đã thêm vào kho hàng
- Hoàn thành
- Đã từ chối
- Hóa đơn đã nhận
- Để phê duyệt
- Đang vận chuyển
- Hàng hóa đã nhận
Nếu bạn là nhà cung cấp, hãy mở Chế độ xem Danh sách đơn đặt hàng mới trên mẫu để xem các yêu cầu đặt hàng mới nhất được nhóm theo trạng thái của chúng. Bạn cũng có thể hiển thị các đơn đặt hàng theo bộ phận và theo dõi ngày đáo hạn thanh toán.
8. Mẫu yêu cầu thông tin về văn hóa an toàn
Các tài liệu RFI cho công việc xây dựng yêu cầu hỏi về nhiều thông số kỹ thuật và các dự án tham chiếu trong quá khứ. Mẫu Yêu cầu Thông tin về Văn hóa An toàn có thể giúp bạn tìm kiếm dữ liệu với các tham chiếu thích hợp cho các mục như bản vẽ đề xuất, giấy phép xây dựng và các vấn đề về sức khỏe và an toàn.
Mẫu dễ sử dụng này chứa các trường mặc định như số RFI, ngày yêu cầu và ID dự án, mà bạn có thể sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác với các bên liên quan đến dự án. Mẫu này cung cấp phần Tổng quan về RFI chuyên dụng, cho phép tham chiếu hình ảnh và văn bản.
Về các câu hỏi RFI, bạn có thể chi tiết bao nhiêu tùy thích. Để sử dụng mẫu này, bạn cần đăng ký trên nền tảng Safety Culture (trước đây là iAuditor).
Khi đã có tài khoản, bạn có thể dễ dàng tìm thấy RFI cụ thể bằng cách tìm kiếm ID duy nhất của nó. Ngoài ra, bạn có thể gửi mẫu RFI dưới dạng báo cáo PDF, xuất sang Word, Excel, Google Trang tính và Tài liệu Google hoặc gán mẫu cho người nhận bên ngoài qua email. ✉️
9. Mẫu báo cáo yêu cầu thông tin (RFI) bằng Word của TemplateLab
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu RFI chi tiết với các phần mẫu chung, hãy tận dụng Mẫu báo cáo yêu cầu thông tin (RFI) của TemplateLab.
Mẫu Word dài tám trang này bao gồm các phần tiêu chuẩn cùng với tiêu đề lớn, tiêu đề phụ, bảng mục lục và trang bìa trang trọng. Tất cả những gì bạn cần làm là thay thế văn bản màu đỏ để tùy chỉnh mẫu theo ý định của mình.
Mẫu này là hướng dẫn từng bước để viết RFI chi tiết. Bạn sẽ nhận được hướng dẫn để điền các phần quan trọng như mục đích RFI, mục tiêu, dữ liệu cơ bản, mô tả hệ thống hiện tại và vấn đề cần giải quyết, thông tin yêu cầu và thông tin kỹ thuật.
Ngoài ra, mẫu này còn có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn thay đổi kiểu chữ, kích thước và màu sắc, thêm bảng và chèn hình ảnh để đảm bảo tính rõ ràng.
10. Mẫu RFI toàn diện nhất của Word do RFP360 bình chọn
Nếu bạn không thích các mẫu dài và nhiều chữ, Mẫu RFI toàn diện nhất của Word từ RFP360 có thể phù hợp với bạn.
Cho dù bạn đang tìm kiếm thông tin về dịch vụ tư vấn hay có một dự án cụ thể cần hỗ trợ, mẫu RFP này là công cụ giúp bạn truyền đạt yêu cầu đến nhà cung cấp một cách hiệu quả và ngắn gọn.
Mẫu này cho phép bạn tùy chỉnh RFI của mình qua năm phần:
- Thông tin công ty: Cung cấp thông tin chi tiết về tổ chức hoặc ngành nghề của bạn
- Yêu cầu đối với nhà cung cấp: Nêu rõ các tiêu chí/kỹ năng mà bạn đang tìm kiếm ở các nhà cung cấp tiềm năng
- Mô tả dự án: Cung cấp chi tiết về mục tiêu dự án và tổng quan về thách thức
- Hướng dẫn nộp bài: Nêu rõ cách bạn muốn nhận và định dạng phản hồi
- Thông tin yêu cầu: Đặt một loạt câu hỏi nhằm tìm hiểu về công ty của nhà cung cấp, kinh nghiệm, giải pháp đề xuất và giá cả
Hợp lý hóa quy trình đặt hàng cung ứng!
Nếu bạn đang hoạt động trong môi trường cạnh tranh tập trung vào nhà cung cấp, RFI chất lượng sẽ mang lại lợi thế chiến lược cho doanh nghiệp của bạn. Nó tạo ấn tượng tốt ban đầu và giúp bạn tìm được đối tác xứng đáng. May mắn thay, việc soạn thảo và gửi các biểu mẫu RFI chất lượng cao trở nên dễ dàng với các mẫu của chúng tôi.
Bạn có thể xem thư viện mẫu ClickUp để tìm hơn 1.000 mẫu đa năng khác được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn. 🦸