Proje Yönetiminde İş Akışları: Tanım ve Örnekler

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Proje yönetiminde iş akışı nedir?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "İş akışı, bir projeyi ilerletmek için büyük iş parçalarını bölümlere ayırmaya yarayan bir araçtır. \n\nBelirli bir hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken bir dizi ilgili görev veya faaliyettir. İş akışları, projeye bağlı olarak proje dönüm noktalarınızla eşanlamlı olabilir veya bunları içerebilir. Doğru kullanıldığında, bir iş akışı takımların işlevler arası çalışarak ilerlemelerini gerçek zamanlı olarak organize etmelerine, planlamalarına ve izlemelerine yardımcı olur. " } } ] }

Hiç, bir kişinin bir görevi tamamlamak veya bir dönüm noktasına ulaşmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri alamadığı bir projede çalıştınız mı? Ya da daha kötüsü, o kişi kendisine bir görev verildiğini bilmiyor muydu?

Belki bazen siz de öyle biri oldunuz. Hatta bir proje yöneticisi olarak

Bu tür durumların belirsiz hedefler, sınırlı kaynaklar veya hatta zayıf iletişim nedeniyle meydana geldiğini söylemek kolaydır. Ancak bu nedenler daha büyük bir sorunun belirtileridir.

Projelerin neredeyse %40'ı kötü planlama nedeniyle başarısız olur.

Birden fazla takımın dahil olduğu karmaşık projeler daha da zor olabilir.

İş akışları bu soruna dinamik bir çözüm sunar. Bu kılavuz, iş akışları hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenmenize yardımcı olacaktır. Proje yönetiminde iş akışının ne olduğunu, faydalarını ve kendi iş akışınızı oluşturmanıza yardımcı olacak beş örnek ele alacağız.

Hadi başlayalım!

Proje yönetiminde iş akışı nedir?

İş akışı, bir projeyi ilerletmek için büyük iş parçalarını bölümlere ayırmaya yarayan bir araçtır.

Belirli bir hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken bir dizi ilgili görev veya faaliyettir. İş akışları, projeye bağlı olarak proje dönüm noktalarınızla eşanlamlı olabilir veya bunları içerebilir. Doğru kullanıldığında, bir iş akışı takımların işlevler arası çalışarak ilerlemelerini gerçek zamanlı olarak organize etmelerine, planlamalarına ve izlemelerine yardımcı olur.

İş akışlarının temel fikri, bir projeye dahil olan her takımın sadece kendi kısmını halletmesi ve böylece proje yöneticilerinin ilerlemeyi denetlemesini kolaylaştırmasıdır.

Sonuç olarak, proje minimum karışıklık ve gecikmeyle daha hızlı ve sorunsuz ilerler. İş akışları, işi segmentlere ayırarak takımların uzman oldukları alanlara odaklanmalarını ve verimliliği artırmalarını sağlar.

Gantt grafiği, iş akışının ne olduğunu görselleştirmenize yardımcı olur. Örneğin, inşaat projelerinde birçok bağımlılık vardır; bir sonraki aşamaya geçmeden önce tamamlanması gereken dönüm noktaları.

İzinlerin alınmasından sorumlu takım, görevlerini yerine getirmeden proje "akışa geçerek" yıkım takımına ulaşamaz.

İş akışlarını iş akışlarıyla karıştırmak kolaydır. İş akışı, tamamlanması gereken görevlerin belirli sırasını içeren bir projenin süreç haritasını (veya bir sürecin bir bölümünü) temsil eder.

İş akışı, görevlerin sırası değil, ortak bir hedef için birlikte çalışan farklı takımların çıktısıdır.

Proje Yönetimi için İş Akışlarını Kullanmanın Avantajları

Proje yöneticisi olarak, geleneksel görev tabanlı yaklaşımların aksine iş akışlarını kullanarak faydalar elde edebilirsiniz. İş akışları, projeleri daha hızlı ilerletebilir ve ilerlemenin görünürlüğünü artırabilir.

İş akışlarının dört avantajı aşağıda belirtilmiştir.

1. Düzenli plan

Proje yöneticileri, bir projeyi daha küçük iş akışlarına bölerek proje için net ve organize bir plan tasarlayabilir. Bu, görevlerin atanmasını ve ilerlemenin izlenmesini kolaylaştırır ve projenin her yönünün ele alınmasını sağlar.

İdeal olarak, iş akışınızı proje başlamadan önce oluşturmalısınız. Böylece, hangi proje kısıtlamalarıyla karşılaşacağınızı bilirsiniz.

İş akışı yaklaşımı, bir projenin her aşamasında zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlar, böylece proje yürütme süreci hiçbir zaman tehlikeye girmez.

2. Organizasyonel siloları ortadan kaldırır

Bir projeye birden fazla takım dahil olduğunda, her takımın birbirinden bağımsız çalışması kolaydır. Bu deneyimi yaşadıysanız, yalnız değilsiniz.

İşyerlerinde "silo" olarak adlandırılan durumlar yaygındır. İşletmelerin neredeyse %55'i, takımlarında silo oluşumu olduğunu belirtmektedir.

İş akışları, silolaşmaya karşı savaşır. Proje üyelerinin departmanlar veya kuruluşlar arasında bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Bu, herkesin projeyle ilgili en son gelişmelerden haberdar olması ve siloların ortadan kalkması anlamına gelir.

İş akışları, net bir çerçeve sağlayarak takım işbirliğini geliştirir. Takım üyeleri, hangi görevlerden sorumlu olduklarını bilir, doğru iletişim araçlarıyla görselleştirebilir ve kendi iş akışlarıyla ilgili görevleri tamamlamak için birlikte çalışabilir.

3. Kolayca iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenizi sağlar

Projenin her bir bileşeniyle ilgili belirli metrikleri izlemek, projenin başarısı için hayati önem taşır. İş akışları bu konuda da yardımcı olur. Proje yöneticileri, her iş akışındaki bu metrikleri analiz ederek performansın düşük olduğu alanları belirleyebilir ve bunları iyileştirmek için adımlar atabilir.

Bir iş akışının sürekli olarak programın gerisinde kaldığını veya bir kalite sorunu yaşadığını varsayalım. Bu, proje yöneticisi olarak sizin için, temel sorunu bulmak ve çok geç olmadan hedef çözümleri belirlemek için kök neden analizi yapma fırsatıdır.

4. İş akışlarını ve süreçleri kolaylaştırır

Sürekli iyileştirme alanları belirlendikten sonra, iş akışları proje genelinde standartlaştırılarak iş akışlarını ve süreçleri optimize edebilir ve daha da fazla verimlilik sağlayabilir. Bu, takım üyelerinin çabalarını tekrarlamasını veya bir görevin nasıl tamamlanması gerektiğini araştırarak zaman kaybetmesini önler.

İş akışları, mümkün olan her yerde otomasyonu uygulamak için ayarlanabilir ve manuel müdahale ihtiyacını azaltır. Otomasyon, hataları azaltmaya, verimliliği artırmaya ve takım üyelerinin daha stratejik görevlere odaklanmasına yardımcı olabilir.

proje Yönetimi İş Akışlarına 5 Örnek

Proje yönetimi denince akla muhtemelen gökdelenler inşa etmek ve yazılım tasarlamak gelir. Ancak başlangıcı, ortası ve sonu olan her şey bir projedir.

Hangi proje üzerinde çalışıyor olursanız olun, iş akışları size yardımcı olabilir.

Proje yönetimi iş akışlarına ilişkin beş örnek paylaşacağız. Okurken, çoğu projenin nadiren, hatta hiç, mükemmel bir şekilde doğrusal ilerlemediğini unutmamak önemlidir.

Her projede, anahtar bir üyenin hastalanması, proje kapsamının değiştirilmesi veya bütçenin azaltılması gibi kontrolünüz dışındaki değişikliklerle karşılaşırsınız. Zaman çizelgeleri ve süreçler kontrolden çıkabilir. Bu nedenle, iş akışları oluşturmanız gerekir. Bu beş örnek, işlerinizi yoluna koymanıza yardımcı olacaktır.

1. Etkinlik planlama

Etkinlik planlama, proje yönetiminin en basit formlarından biri olabilir. Ancak basitlik, önemsiz anlamına gelmez. Etkinlik planlama, 5,6 milyar dolarlık bir endüstridir.

Hemen hemen her tür etkinliği planlamak için ihtiyacınız olacak anahtar iş akışları aşağıda verilmiştir.

Bu, yapacağınız her şeyi kapsamayabilir. Ancak bu iş akışları, başarılı bir proje için gerçekleştirilmesi gereken büyük çıktı bloklarıdır.

PRO İPUCUClickUp'ın Etkinlik Yönetimi Şablonu ile sağlam ve sorunsuz bir etkinlik planlama sistemi oluşturun ve önceden oluşturulmuş görünümler, Özel Durumlar, Özel Alanlar, Belgeler ve daha fazlasıyla tüm benzersiz işlemlerinizi tek bir yerden yönetin. Bu şablonu kullanarak konum keşiflerinden tekliflerin alınmasına kadar her şeyi planlayın ve görselleştirin, işlerinizi sorunsuz bir şekilde tamamlamak için takımınızı ve kaynaklarınızı uyumlu hale getirin ve etkinliklerinizin zamanında ve bütçe dahilinde gerçekleşmesini sağlamak için ilerlemeyi ve hedefleri izleyin

2. Mobil uygulama oluşturma

Uygulama geliştirme süreci birkaç karmaşık adım gerektirir. Mobil uygulama projesinde genel olarak karşılaşabileceğiniz iş akışları şunlardır:

ClickUp, çevik proje yönetimi için mükemmeldir ve dijital Beyaz Tahtaları, uygulama veya web sitesi oluşturma gibi karmaşık projeleri haritalamak için güçlü bir araçtır. Her türlü tuval oluşturmak için kullanabilirsiniz. Yapışkan notlar gibi:

Veya bir bağımlılık akış şeması:

PRO İPUCUYeni bir ürün geliştirirken, tasarım ve kullanıcı deneyimi (UX) en öncelikli konular olmalıdır. Ancak, birden fazla ayrıntılı yapıyı ve iş akışını tek bir yerde nasıl yakalayabilirsiniz? ClickUp Beyaz Tahtalar, kullanıcı akışlarını çizmek, tel kafesler oluşturmak ve karmaşık mühendislik diyagramlarının görsel temsilini oluşturmak için idealdir. Beyaz Tahtanıza görevler, belgeler, listeler ve hatta kişiler ekleyerek hemen her şeyi görselleştirin. ClickUp'ın Beyaz Tahtalara Giriş Şablonu ile başlayın! ClickUp'ın Beyaz Tahta özelliğinden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bir kılavuz da dahildir.

3. Marka lansmanı

Marka yenileme süreci, pazarlama, insan kaynakları ve üst düzey liderlik takımları arasında dikkatli planlama, uygulama ve iletişim gerektirir. Bazı anahtar iş akışları şunlardır:

Küçük bir işletmede, pazarlama departmanında bu iş akışlarının çoğunda sadece bir veya iki çalışan görev alabilir. Daha büyük bir şirkette ise araştırma ve geliştirme takımı, grafik tasarım takımı, pazarlama takımı, sosyal medya takımı vb. takımlar bu proje üzerinde birlikte çalışabilir.

PRO İPUCUBaşarılı bir markayı piyasaya sürmek ve sürdürmek için ihtiyacınız olan her şeyi planlamanıza, izlemenize ve yönetmenize yardımcı olacak marka yönetimi yazılımını kullanın. Ayrıca, süreçlerin tutarlı ve sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlayacak sağlam bir çerçeveye erişmek için özelleştirilebilir marka yönetimi şablonlarından da yararlanabilirsiniz.

4. Çalışan bağlılığı kampanyası

İnsan kaynakları departmanı genellikle "operasyonlar" olarak kabul edilir ve proje yönetiminden tamamen ayrı bir şey olarak görülür. Bu genellikle doğrudur.

Bir İK kampanyasının başlangıcı, ortası ve sonu yoksa, o zaman bu bir projedir.

İşte bir İK çalışan bağlılığı kampanyası için önemli iş akışları.

PRO İPUCUİşe alım, oryantasyon, yetenek yönetimi ve çalışan yönetimi için bir İK yönetim platformu kullanarak insan yönetimini basitleştirin ve en iyi çalışan deneyimini yaratın.

5. Uzun vadeli stratejik planlama

Son örneğimiz, yine alışılmışın dışında bir proje. Uzun vadeli stratejik planlama , somut bir ürün ortaya çıkardığı anlamında bir proje değildir .

Bu, tüm organizasyonun yönelimi için bir projedir, bu nedenle diğer tüm projeler organizasyonel bağlamda anlamlıdır.

Stratejik planlama için iş akışları şunları içerebilir:

PRO İPUCUBaşlamak için 10 ücretsiz stratejik planlama şablonuna göz atın.

Kendi İş Akışınızı Oluşturma

Bu bölümde, işleyen bir iş akışı oluşturmak için düşünülmesi gereken temel adımlar listelenmiştir. Örnek 2'de, iş akışları oluşturmak için kullanılabilecek ClickUp özellikleri vurgulanmıştır.

1. İlgili takımları ve kişileri belirleyin

Proje iş akışları oluşturmak, her biri kendine özgü rolleri ve sorumlulukları olan birden fazla takım ve bireyin işbirliği içinde çalışmasını gerektirir. İlk adım, hangi takımların ve özellikle hangi kişilerin her bir iş akışının parçası olacağını tam olarak bilmektir.

Aşağıda, sektörlere göre farklılık gösterse de, akılda tutulması gereken dört geniş takım grubu bulunmaktadır.

Görselleştirme adımına geldiğinizde, bu takımların ve bireylerin her akışta tanımlandığından emin olmak isteyeceksiniz.

2. İletişim aracınızı seçin

İş akışları, işlevler arası çabaları geliştirmek için tasarlanmıştır. Ancak birden fazla takımı ve uzaktan veya karma çalışanları yönetmek bunu zorlaştırabilir. İletişiminiz, kullandığınız araç kadar iyi olacaktır.

Bu sorunu ortadan kaldırmak için, eşzamanlı işbirliği yapmanıza ve herkesin projenin en güncel sürümüyle çalıştığından emin olmanıza olanak tanıyan asenkron iletişim özelliklerine sahip proje yönetimi araçlarını kullanmanız en iyisidir.

Sonuç olarak, projeleriniz için doğru araç, projenin ve takımın özel ihtiyaçlarına bağlı olacaktır. Karar vermeden önce her bir aracın özelliklerini, işlevselliğini ve kullanım kolaylığını göz önünde bulundurmak önemlidir.

3. Zaman çizelgenizi görselleştirin

Grafik oluşturmaya başlamadan önce, her iş akışının temsil ettiği veya içerdiği önemli dönüm noktalarını listelemeye başlayın. Bunun çok ayrıntılı olması gerekmez; unutmayın, bunun için iş akışınız var.

Her iş akışı, zaman çizelgenizde kendi satırına sahip olmalı ve her birinin uzunluğu, ne kadar zaman alacağına bağlı olmalıdır.

Bu projenin zaman çerçevesi de grafiğin üst kısmında yatay bir çizgi ile gösterilmelidir.

Bazı iş akışları birbirine bağımlı olabilir. Bunları belirleyin ve görselinizde temsil edildiğinden emin olun. Artık iş akışı için bir zaman çizelgesi oluşturmaya hazırsınız. Tek yapmanız gereken doğru aracı seçmek. ClickUp, zaman çizelgenizi görselleştirmenize yardımcı olacak her şeyi tek bir yerde sunar.

4. Proje takımı için roller ve kurallar belirleyin

Projeye dahil olan herkes, her akışın hedefini anlamalı ve bu dönüm noktasına ulaşmak için üzerine düşen görevi yerine getirmelidir. Her takım üyesine, kendi iş akışıyla ilgili belirli roller ve sorumluluklar atayarak başlayın.

Bu, herkesin kendi sorumluluklarını ve kendilerinden beklenenleri bilmesini sağlayacaktır. Ardından, şu üç soruna odaklanın:

Bu RACI şablonlarına göz atın!

5. Mümkün olan yerlerde otomasyon sağlayın

İş akışlarının gerektiğinde otomasyonu içerebileceğini belirtmiştik. Kendinize neyin otomatikleştirilebileceğini ve neyin insan tarafından yapılması gerektiğini sorun. Otomatikleştirilmiş süreçler, iş ihtiyaçları değiştikçe bir çalışanın maliyetinden çok daha az bir maliyetle ölçeklendirme yapmanıza da yardımcı olur.

6. Değerlendirin ve iyileştirin

Bu, sıkı çalışmanın devreye girdiği kısımdır. KPI'larınıza doğru ilerleme kaydettiğinizden emin olmak için iş akışınızı düzenli olarak izleyin. Projenin zaman çizelgesine, bütçesine, kalitesine ve paydaşların memnuniyetine odaklanın.

Ardından, iş akışınızı yolunda tutmak için gerekli ayarlamaları yapmak proje yöneticisi olarak sizin görevinizdir.

Büyük Projeleri Başarmak için Proje Yönetimi Araçlarını Kullanın

Projeler karmaşık hale gelebilir. Hangi sektörde olduğunuz veya hangi proje üzerinde çalıştığınız önemli değildir. Son teslim tarihleriniz veya birden fazla takımınız varsa, projenizin istatistiklere dönüşmemesi için iyi plan yapın.

İşte burada iş akışları devreye girer. Bu kılavuz, iletişimi ve verimliliği artırmanıza, iş akışlarınızı iyileştirmenize ve işbirliğini geliştirmenize yardımcı oldu. Şimdi bunları uygulamaya koyma zamanı.

Projelerinizi planlama şeklinizi değiştirin ve iş akışınızı oluşturmaya bugün başlayın. ClickUp, iş akışınızı oluşturmak ve çalışanlarınızın bağlantıda kalmasını sağlamak için ihtiyacınız olan tüm araçlara sahiptir, böylece hiçbir şey gözden kaçmaz. Bugün ücretsiz olarak başlayın!

*Misafir Yazar:

Freya Laskowski , markaların içerik oluşturma ve dağıtım yoluyla organik trafiğini artırmasına yardımcı olan bir SEO danışmanıdır. Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance ve Huffington Post gibi birçok çevrimiçi yayında alıntılanan bir yazardır.

Ayrıca, sıfırdan kurduğu kişisel finans blogu CollectingCents'in de sahibidir. Ona freya@collectingcents.com adresinden ulaşabilirsiniz