Hesap Tablosu Proje Yönetimi (Şablonlar, Avantajlar, Sınırlamalar)

Bir proje yöneticisi olarak, basit bir isteğiniz vardır:

Lütfen bu proje başarılı olsun. 🤞

Ancak bu arzuyu gerçekleştirmek için proje planı oluşturmak, proje takvimi ayarlamak, proje kapsamını haritalamak, kaynak planlaması yapmak, müşterileri yönetmek gibi o kadar da basit olmayan işler gerekir.

Neyse ki artık tüm bunları halletmek için elektronik tablo yazılımını kullanabilir ve bu görevlerin altında ezilmezsiniz.

Bu makalede, proje yönetimi tablosunun ne olduğunu, avantajlarını ve birkaç tablo şablonunu öğreneceksiniz. Ayrıca, tablo tabanlı proje yönetiminin dezavantajlarına çözüm olabilecek bir alternatif de önereceğiz.

Hesap tablosu merakınızı giderelim.

Proje Yönetimi Tablosu Nedir?

Bir proje zaman çizelgesi, Gantt grafiği, gösterge paneli, rapor veya görevlerinizin bir listesini bir elektronik tabloda oluşturursanız, bu bir proje yönetimi elektronik tablosu haline gelir.

Daha basit bir ifadeyle, elektronik tablo proje yönetimi, proje yönetimini kolaylaştırmak için elektronik tablolarda yapacağınız her şeydir.

Birçok kişi, bu tabloların sunduğu kolaylık nedeniyle projeleri yönetmek için kullanır.

Çoğumuz hayatımızda en az bir kez Microsoft Excel veya Google E-Tablolar'da bir elektronik tablo gördük veya kullandık, değil mi?

Esnek yapıları sayesinde, formüller ve grafikler kullanarak projeleri manuel olarak yönetebilirsiniz.

En iyi yanı ise, şablonlar adlı dahice bir yenilik sayesinde manuel çabayı atlayabilmenizdir.

Peki, elektronik tablo proje yönetimi neden bu kadar öne çıkıyor?

Hadi öğrenelim!

hesap Tablosu Proje Yönetiminin 5 Avantajı

Excel elektronik tablo proje yönetimini veya Google elektronik tablo proje yönetimini seçerseniz seçin, birkaç avantajdan yararlanabilirsiniz.

Bunlardan bazılarını inceleyelim:

1. Organizasyon

Hesap tablosu, verileri toplamak ve düzenlemek için sıklıkla kullanılan araçlardan biridir: en basit iki kullanımı budur.

Ve her şeyin son derece düzenli olmasını seviyorsanız, elektronik tablo tam size göre.

Tüm proje verilerinizi basit, düzenli sütunlara ve satırlara yerleştirebilir, ardından formüllerle sıralayarak istediğinizi hızlıca bulabilirsiniz.

2. Bütçeleme

Microsoft Excel okula gitseydi, hepimiz hangi dersten tam not alacağını biliyoruz: Matematik!

Bunun nedeni, Excel'in hesaplamalarının etkileyici ve doğru olmasıdır.

Bir proje bütçesi oluşturmak için oturduğunuzda, Excel elektronik tablosu hızlı hesaplamalarıyla bu işi kolayca halletmenize yardımcı olabilir. Bu hesaplamaların çoğunu Google proje yönetimi elektronik tablosunda da yapabilirsiniz.

3. Ucuz olabilir

Hesap tablosu proje yönetimini sıfır maliyetle gerçekleştirebilirsiniz.

Nasıl?

Google E-Tablolar'ı kullanabilirsiniz..

Projeleri yönetmek için E-Tablolar'ı kullanmaya başlamak için tek ihtiyacınız olan bir Google hesabıdır.

Google E-Tablolar'ın aksine, Excel ücretsiz değildir. Ancak, Microsoft 365 Personal paketini aylık 6,99 $ gibi uygun bir fiyata satın alabilirsiniz.

Google E-Tablolar'da projeleri nasıl yöneteceğinizi öğrenmek ister misiniz?

Google E-Tablolar proje yönetimi kılavuz umuza bir göz atın.

4. Görev listesi oluşturmak için harika

Hesap tablosu hücreleri, liste oluşturmanız gerektiğinde gerçekten kullanışlıdır.

Bu sayede, istediğiniz kadar proje görevi veya yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz.

Hesap tablolarının ne kadar düzenli olabileceğini zaten biliyoruz, bu nedenle günlük faaliyetlerinizi yönetmek kolay ve rahat olacaktır.

Hayır, takımınız dışarıda kalmak zorunda değil.

Projelerinizin yolunda gitmesini sağlamak için takımınız için her gün görev listeleri oluşturabilirsiniz.

Bunu yapmak için en açık yol şudur:

Bir hesap tablosunda sadece görev listeleri oluşturmaktan daha fazlasını mı yapmak istiyorsunuz?

Excel proje yönetimi kılavuzumuza bir göz atın.

5. Şablonlar

Şablonlar, size çok fazla zaman kazandırarak hayatınızı kolaylaştırır.

Neyse ki, sayısız Excel ve Google E-Tablolar şablon seçeneği bulabilirsiniz.

Her şey ve herkes için bir şablon vardır.

Google E-Tablolar, projenizin planlandığı gibi ilerlemesine, bütçenizi aşmamanıza ve düzenli kalmanıza yardımcı olacak ücretsiz kullanışlı şablonlarla birlikte gelir.

Excel'de de takvimler, görev izleme, satış izleme ve daha fazlası için birçok şablon bulunmaktadır.

Bunlardan bazılarına göz atalım:

4 Proje Yönetimi Tablo Şablonu

Proje yönetimi şablonu, basit veya karmaşık projeler için etkili bir araçtır.

Sonuçta, kim bir adım önde başlamak istemez ki? 🏃

Ancak, doğru şablonu bulmak sonsuza kadar sürebilir!

Şanslısınız, hemen başlayabilmeniz için üç ücretsiz şablon seçeneğini listeledik!

1. Proje sorun izleyici şablonu

Sıfırdan bir proje yönetimi Excel elektronik tablosu oluşturmak yerine, bu Excel şablonunu kullanarak sorunları kaydederek proje risklerini yönetin.

Bu Excel proje sorun izleme şablonunu indirin.

2. Bilanço şablonu

Bu bilanço şablonu, varlıklarınızı, yükümlülüklerinizi ve özkaynaklarınızı takip etmenize yardımcı olabilir. Şirketinizin finansal durumunu daha iyi anlamak için kullanın, böylece gelecekteki projeleriniz için uygun planlar yapabilirsiniz.

Bu Google E-Tablolar bilanço şablonunu indirin.

3. Gantt grafiği şablonu

Bu, projenizi ve zaman çizelgesindeki ilerlemeyi takip etmenize yardımcı olacak bir Google E-Tablolar Gantt grafiği şablonudur. Proje planınızı görselleştirmenin ve teslimatların zamanında sunulup sunulmayacağını kontrol etmenin kolay bir yoludur.

Bu Google E-Tablolar Gantt grafiği şablonunu indirin.

4. Proje bütçeleme şablonu

Bu Excel proje bütçe şablonunu kullanarak teslim edilecekler, tedarikçiler, tahmini ve gerçek maliyetler vb. bilgileri izleyin.

Bu basit Excel proje bütçe şablonunu indirin.

Bunlar sadece birkaç seçenektir.

Aşağıdakiler gibi diğer şablonları çevrimiçi olarak arayabilirsiniz:

Daha fazla seçeneğe mi ihtiyacınız var?

* Proje yönetimi şablonları listesine göz atın

Ne yazık ki, elektronik tablolar proje yönetimi için en kolay araç değildir.

Nedenini öğrenelim.

hesap Tablosu Proje Yönetiminin 7 Dezavantajı

Hepimiz, elektronik tabloların her şeyi yapabileceğini kanıtlamak için sizinle tartışacak bir grup insan tanıyoruz.

Ve eğer siz de onlardan biriyseniz, sorun değil.

Hepimizin favorileri vardır.

Ancak, göz ardı edemeyeceğimiz bir dizi dezavantajı da vardır.

Sorun #1: Aynı görünümde takılı kalmak

Hesap tabloları seviyorsanız, muhtemelen satır ve sütunlarla dolu rüyalar görüyorsunuzdur. 💭

Ama tahmin edin ne oldu?

Başka arayüz seçeneğiniz olmayacağı için hayalleriniz kısa sürede kabusa dönüşecek.

Agile veya kanban gibi proje metodolojilerini kullanmanıza izin vermeyen hücrelerle dolu tablolarla uğraşmak zorunda kalacaksınız.

İşte burada ClickUp devreye giriyor!

Dünya çapında birçok kuruluş ve serbest çalışan tarafından kullanılan en yüksek puanlı verimlilik araçlarından biridir.

ClickUp çözümü: çoklu görünümler

E-tablolardan farklı olarak, ClickUp herkesin tercihlerini göz önünde bulundurduğumuz için birden fazla görünüm sunar.

Çünkü satır ve sütunlarla dolu mutlu hayallerinizi elinizden almak istemiyoruz.

İşte bu nedenle size Tablo görünümümüzü tanıtmak istiyoruz.

ClickUp'ın Tablo görünümünde görevleri sürükleyip bırakma özelliğini kullanma

Görevlerinizi tablo biçiminde görüntülemek, sürükleyip bırakarak düzenlemek ve hatta iletişimin akışını sağlamak için tabloyu başkalarıyla paylaşmak için kullanın.

Büyük veritabanlarını, envanterleri ve bütçeleri depolamak için idealdir.

Biraz daha matematik mi yapmanız gerekiyor?

Sütun Hesaplamaları'nı kullanarak toplam, ortalama veya aralığı hesaplayın.

Hala elektronik tablonuzu özlüyorsanız, Embed görünümünü kullanarak favori dosyanızı basit bir URL ile ClickUp'a aktarın.

Böylece, elektronik tablonuza erişmek için proje yönetimi aracından çıkmanıza gerek kalmaz.

Ama sizi hücrelerin arasında sıkışıp kalmayacağınızı söz verdik.

Bu sayede istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.

Gantt Grafiği görünümüne geçerek proje planınızı oluşturun, zaman çizelgenize göre proje programını ayarlayın ve ilerlemeyi izleyin.

Sürükle ve bırak işlevimiz sayesinde her görev bağımlılığını kolaylıkla yönetebilirsiniz.

ClickUp'ın Gantt Grafiği görünümünde zaman çizelgesi planlama ve görevleri izleme

Bir proje yöneticisi olarak, takımınıza en uygun proje metodolojisini bulmak için muhtemelen gece gündüz çalışmışsınızdır.

Bu çabayı boşa harcamayalım!

Bu nedenle ClickUp, kanban metodolojisini uygulayabilmeniz için Pano görünümüne sahiptir. Özel Durumlar ile takımınızın ihtiyaçlarına göre özelleştirin.

"Beklemede", "ilerleme aşamasında", "onaylanıyor" gibi istediğiniz herhangi bir durum olabilir.

ClickUp'ın Pano görünümünde görevleri görüntüleme

Veya Box görünümünü deneyin.

Proje faaliyetlerinizi üst düzey bir görünümle izlerken sprintlerinizi takip etmek için idealdir.

Sorun #2: Gösterge panelleri oluşturmak yorucu olabilir

Gösterge paneli, proje yöneticisinin en iyi arkadaşıdır.

En azından öyle olması gerekiyor.

Ancak bir elektronik tablo gösterge paneli daha çok sahte bir arkadaş veya hatta zorba gibidir.

Bir tane oluşturmayı deneyin, ne demek istediğimizi anlayacaksınız.

Google'da bir kılavuz bulup tümünü okumanız gerekecek.

Ardından, sonsuz adımları takip edin ve tüm gün boyunca hücreleri düzenleyin.

İş yükünü azaltmak için bir gösterge paneli şablonu mu arıyorsunuz?

Hah!

Aşağıdaki özelliklere sahip bir şablon bulmanızda başarılar dileriz:

Bazıları özelleştirmenize veya düzenlemenize bile izin vermez. Argh!

ClickUp çözümü: Gösterge panelleri

Endişelenmeyin. ClickUp'ın Gösterge Panelleri her şeyi halleder.

Kılavuz yok. Adım yok. Güvenilmez şablonlar yok.

Sadece üç tıklama. 🖱

E-A-S-Y!

ClickUp'ta yeni bir gösterge paneli özelleştirme

Aşağıdakilerle her türlü veriyi Gösterge Panelinize aktarın:

ClickUp'ta Özel Bileşenlerle Gösterge Paneli Oluşturma

Gösterge panellerinizi tamamen kontrol etmek ister misiniz?

Bunun yerine Özel bileşenleri kullanın ve verilerinizi çubuk grafikler, pasta grafikler, hesaplamalar vb. formlarında görselleştirin.

Sorun #3: Ş Akışı yetenekleri yok

Gerçekçi konuşalım mı? Tablolar tablodur.

İşte, söyledik.

Tost makinesinden waffle yapmasını isteyemeyeceğiniz gibi 🧇, iş akışı ihtiyaçlarınızı yönetmek için elektronik tablolar kullanamazsınız.

Görev oluşturmanıza veya atamanıza izin vermez.

Veya görev durumlarını otomatik olarak güncelleyin.

Ya da tekrarlayan görevleri otomatikleştirin.

ClickUp çözümü #1: görevler

İş akışları lezzetli waffle'lar gibiyse, ClickUp ihtiyacınız olan waffle makinesidir.

Her türlü iş akışını desteklemek için tasarlanmış ücretsiz bir proje yönetimi yazılımıdır.

Alt görevler ve kontrol listeleri içeren görevler oluşturabilirsiniz.

Hatta bunları atayabilirsiniz.

Tek bir göreve birden fazla atanan kişi veya hatta tüm Takım ekleyin.

Sizin için seçeneklerle dolu bir kahvaltı büfesi hazırladık!

ClickUp'ta yeni bir görev için tekli ve çoklu atanan kişiler ekleme

ClickUp çözümü #2: Durumlar

Görevlerinizi yapılacaklar listesinden tamamlandı listesine kadar görselleştirmek istiyorsanız, Durumlar tam size göre.

Görevlerin tamamlanması veya tamamlanmaması gerektiğinde basit Durumlar kullanabilirsiniz.

Diğer durumlarda, Listeler, Klasörler ve Alanlar'da gereksinimlerinize göre görev durumlarını özelleştirin.

Ne? Özel Durumları sadece Pano görünümüne sınırlayacağımızı mı düşündünüz?

Olamaz!

ClickUp'ta Özel Durumlar Oluşturma

Sorun #4: Manuel çaba

Hesap tabloları çok sıkıcı!

Proje yönetimi gösterge paneli oluşturmak, rapor hazırlamak, zaman takibi yapmak, yapılacaklar listesi oluşturmak gibi neredeyse yapacağınız her şey manuel girdi gerektirir

Bir proje yöneticisi olarak, birden fazla proje, görev ve toplantı arasında denge kurarsınız.

Tüm bu işlerden sonra, bir elektronik tabloya hızla yazmak için zamanınız var mı?

Bu zaman kaybıdır ve hepimiz bunun maliyetli olabileceğini biliyoruz. 💰

ClickUp çözümü #1: Otomasyonlar

Hesap tablolarını unutun ve ClickUp'ın Otomasyonlarını deneyerek tekrarlayan görevleri bir daha asla yapmayın.

Yapmanız gereken tek şey aşağıdakilerin bir kombinasyonunu ayarlamaktır:

Sonra ne olacak?

Arkanıza yaslanın ve ClickUp sizin için işi yaparken rahatlayın. 🥂

ClickUp'ta özel otomasyon ayarları

ClickUp çözümü #2: Şablonlar

ClickUp'taki şablonlar akıllı bir şekilde çalışmak için harika bir yoldur.

Şablonları şu amaçlarla kullanabilir ve oluşturabilirsiniz:

Bakın!

Her şeyi şablon haline getirebilirsiniz.

Ve tablo şablonlarından farklı olarak, kılavuz olmadan kendi ClickUp şablonlarınızı kolayca özelleştirebilir veya hatta oluşturabilirsiniz.

Sorun #5. Mobil görünüm kullanışlı değil

Bazı şeyler mobil ekranlar için uygun değildir.

En iyi arkadaşınızın sizi etiketleyeceği utanç verici bir fotoğraf gibi veya mobil uygulamadaki elektronik tablolar gibi.

Küçük ekranlar çizelgeler için uygun olmadığından, hayatınızda çok fazla göz kırpma ve kaydırma olacak.

Görme yeteneğinizi koruyun..

ClickUp çözümü: iyi optimize edilmiş mobil uygulamalar

Neyse ki, ClickUp gözleri yormayan bir proje yönetimi çözümüdür. Android ve iOS için optimize edilmiş mobil uygulamalarıyla şunları yapabilirsiniz:

ClickUp'ın mobil uygulamasında görevleri ve takvimi görüntüleme

Sorun #6: Zaman takibi yok

Hesap tablosunda zaman takibi, kapaklı telefonlar kadar eskidir.

Otomasyonun yaygınlaştığı günümüzde, 2021 yılında kim manuel zaman girdileri yapar ki?

Zaman takibi için bir elektronik tablo kullanıyor olsanız bile, üzülerek söylemeliyiz ki, zaman takibi sürecinde zaman kaybediyorsunuz.

Neden otomasyona geçmiyorsunuz?

ClickUp çözümü: Proje Zaman Takibi

ClickUp, proje görevlerini yönetmeyi ve zaman takibini aynı platformda bir araya getirir.

İşiniz sırasında görevlerin süresini otomatik olarak izlemek için oynat simgesine tıklayın ve istediğiniz zaman görevler arasında geçiş yapabilirsiniz.

ClickUp'taki zaman izleyici ile zaman takibi

Yerel zaman takipçimiz aynı zamanda global bir zamanlayıcıdır.

Nedir bu?

Bu, zamanlayıcıyı bir cihazdan başlatıp başka bir cihazdan durdurabileceğiniz anlamına gelir. 🤯

Sorun #7: Sınırlı entegrasyonlar

Etkili proje yönetimi için aşağıdakileri yapabilen bir araca ihtiyacınız vardır:

İlk nokta, elektronik tablolar için hiç de doğru değildir.

Peki ya entegrasyonlar?

Üzgünüz ama elektronik tablolar entegrasyonları da pek desteklemiyor.

Örneğin, Excel Microsoft dışındaki araçlarla entegre olamaz. En azından doğrudan olamaz.

proje yönetimi için Excel'in ideal bir araç olmadığı konusunda hemfikir misiniz?

Ardından, en iyi Excel alternatifleri listesine göz atın.

ClickUp çözümü: çok sayıda entegrasyon

ClickUp, entegrasyonlar açısından bir harikadır. Github, Toggl, Box ve daha fazlası dahil olmak üzere birçok popüler araçla doğrudan entegre edebilirsiniz!

İstediğiniz aracı bulamazsanız, Zapier entegrasyonumuz ClickUp'ı 1000'den fazla araçla bağlamanıza yardımcı olmaya hazırdır.

Ama hey! Henüz bitmedi.

ClickUp size daha fazla özellik sunuyor:

Hesap Tablosu Hücrelerinden Kurtulun

Hesap tabloları basitçe proje yönetimi için tasarlanmamıştır.

Neden değerli zamanınızı, bir araçın asla yapması gerekmeyen bir şeyi yapmaya zorlamak için harcamak isteyesiniz ki?

Bunun yerine, iş yükünüzü azaltan ve projeleri düzenli bir şekilde izlemenizi sağlayan güçlü bir proje yönetimi yazılımı kullanın.

Temel olarak, ClickUp'ı kullanın.

Sonsuz özelleştirme olanaklarıyla proje, görev, zaman, belge ve kaynak yönetimini destekler.

Bu hepsi bir arada çözüm en iyi proje yönetimi anlamına gelmiyorsa, neyin geleceğini bilmiyoruz.

Ne dersiniz?

Tüm proje yönetimi hayallerinizi gerçeğe dönüştürmek için bugün ClickUp'a ücretsiz katılın!