Como migrar do Smartsheet para o ClickUp

A interface de planilha do Smartsheet parece simples à primeira vista, com células, linhas e filtros.

No entanto, muitos usuários iniciantes reclamam da curva de aprendizado íngreme, o que gera atritos nos projetos e reduz a utilização geral da plataforma.

Os usuários costumam observar que o Smartsheet é uma ferramenta poderosa depois que se supera a curva de aprendizado. Isso é ótimo para profissionais acostumados a planilhas, mas não tanto para equipes ocupadas que precisam de impulso já nesta semana.

E como grandes migrações envolvem riscos, vale a pena planejar a transição com cuidado. A Oracle relata que mais de 80% dos projetos de migração de dados não cumprem os prazos e prejudicam os cronogramas.

Este guia mostra como migrar do Smartsheet para o ClickUp sem interromper os projetos: faça uma exportação organizada, mapeie as colunas para os campos personalizados do ClickUp e importe os dados em uma estrutura clara.

Também abordaremos como recriar as visualizações nas quais os líderes confiam e adicionar pequenas automações para que as atualizações ocorram no prazo. Ao final, você terá um espaço de trabalho que toda a equipe compreende.

Por que as equipes migram do Smartsheet para o ClickUp

Além de enfrentarem uma curva de aprendizado íngreme em relação à automação e à geração de relatórios, os usuários mencionam a necessidade de gerenciar várias abas para monitorar seu trabalho.

Eles também percebem que o aplicativo móvel fica aquém da versão para desktop e encontram lacunas de funcionalidades que os levam a trocar de ferramenta com frequência.

O resultado? Desorganização no trabalho.

As pessoas gastam 60% do tempo compartilhando links, procurando atualizações e conciliando dados de projetos entre aplicativos, em vez de avançar no trabalho. Quando isso se torna a norma, os gerentes de projeto começam a procurar um único lugar para planejar, discutir e entregar os resultados.

O ClickUp resolve esse desafio ao ser um espaço de trabalho convergente com IA que combina projetos, conhecimento e chat em uma única plataforma.

Pense no ClickUp como um centro de controle para analisar todos os fluxos de trabalho e tomar decisões mais rápidas sem precisar alternar entre ferramentas ou aplicativos de terceiros. Ele ajuda você a

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Aqui estão alguns benefícios para sua equipe:

• A preparação leva a um melhor desempenho
• Ajuda a reduzir as chances de encontrar problemas imprevistos
• Melhoria na comunicação entre os membros da equipe
• Identificação mais fácil de tarefas e marcos
• A preparação resulta em um uso mais eficiente dos recursos

Lista de verificação pré-migração

Antes de transferir qualquer coisa, verifique o que você tem e o que realmente precisa.

Uma rápida análise do seu ambiente do Smartsheet evita surpresas durante a importação e ajuda você a mapear os itens de forma equivalente no ClickUp. Dedique uma hora a isso agora e você economizará dias mais tarde.

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Passo a passo: como migrar do Smartsheet para o ClickUp

Veja aqui um passo a passo detalhado de como migrar do Smartsheet para o ClickUp e trocar seu software de gerenciamento de projetos atual (em segundos).

Passo 1: Exporte seus dados do Smartsheet

No aplicativo Smartsheet, você pode exportar qualquer planilha ou relatório para os seguintes formatos:

Após exportar uma planilha ou um relatório, seu navegador o salva no seu computador. Ele armazena o arquivo exportado em uma pasta, de acordo com as configurações do seu navegador.

Sua exportação não inclui tudo. Agrupamentos e linhas de resumo são excluídos, e os anexos são descartados. Para incluir os anexos, você pode criar um backup da planilha.

Etapa 2: Prepare seus dados

Abra seu arquivo exportado no Excel ou no Google Sheets, padronize os nomes das colunas e decida quais itens devem ser colocados nos campos personalizados (menus suspensos, números, pessoas) e quais devem constar na descrição da tarefa.

Em seguida, você pode converter fórmulas em valores, dividir células com seleção múltipla em entradas distintas e garantir formatos de data consistentes para datas de início e de vencimento. Depois, você pode substituir as fórmulas de predecessores por uma lista simples de IDs “Depende de”, que poderá ser recriada como dependências após a importação.

Em seguida, verifique se os responsáveis correspondem a usuários reais do ClickUp e reúna os anexos e comentários que você precisará adicionar novamente, quando necessário. Por fim, elimine as linhas arquivadas para que apenas os dados ativos do projeto sejam transferidos.

Etapa 3: Importar dados para o ClickUp

📽️ Assista a um vídeo: Quer configurar sua hierarquia no ClickUp? Confira este guia de melhores práticas para começar:

Etapa 4: Recriar visualizações

Antes de começar com as visualizações, você precisará mapear os dados. Mapeamento significa corresponder as colunas do seu software de planilhas aos campos de tarefa e campos personalizados do ClickUp. O importador simplifica esse processo, alinhando automaticamente seus dados aos campos corretos. Durante a importação do Smartsheet para o ClickUp, você revisará essas correspondências para garantir a precisão. Todos os campos disponíveis no local escolhido estão acessíveis.

1. Grade → Visualização em lista

Objetivo: Ambos exibem tarefas em formato de tabela/planilha

Como recriar:

2. Visualização de cartão → Visualização de quadro

Objetivo: Visualizar tarefas como cartões em colunas (Kanban)

Como recriar:

3. Calendário → Visualização do calendário

Objetivo: Visualizar tarefas/eventos por data

Como recriar:

4. Gantt → Visualização de Gantt

Objetivo: Planejamento de projetos, dependências, cronogramas

Como recriar:

5. Relatórios → Painéis

Isso ajudará você com relatórios personalizados, análises e visões gerais dos projetos.

Como recriar:

Dicas para uma transição tranquila

Etapa 5: Recriar dependências e automações no ClickUp

1. Reconfigure as dependências das tarefas

2. Substituir as fórmulas do Smartsheet por campos/automatizações do ClickUp

Você pode usar os campos personalizados do ClickUp para adicionar dados estruturados às tarefas do ClickUp (por exemplo, menus suspensos, números e datas). Além disso, use os campos de fórmula do ClickUp para realizar cálculos, como somas, diferenças ou manipulações de cadeias de caracteres, de forma semelhante às fórmulas do Smartsheet.

Como recriar:

Observação: nem todas as fórmulas do Smartsheet têm equivalentes diretos no ClickUp, mas a maioria dos cálculos básicos e manipulações de cadeias de caracteres é compatível.

3. Configurar automações: criação de tarefas, alterações de status, atribuições e regras de prazo

As automações do ClickUp permitem automatizar ações repetitivas, como criar tarefas no ClickUp, alterar status, designar usuários ou atualizar prazos.

Como recriar:

💡 Dica profissional: Você também pode usar o ClickUp Brain para resumir as sequências de comentários em um registro de alterações organizado ou em uma lista de verificação das próximas etapas, para que designers e redatores vejam exatamente o que mudou entre as versões.

Etapa 6: Recriar formulários (se utilizados)

Se você já usava formulários no Smartsheet para coletar dados ou solicitações, agora é a hora de recriá-los como Formulários do ClickUp.

Comece identificando cada formulário do Smartsheet e os campos que ele contém. No ClickUp, acesse a seção relevante e adicione uma visualização de formulário do ClickUp. Você pode arrastar e soltar campos para reproduzir sua estrutura original, incluindo menus suspensos, campos de texto, datas e muito mais.

Personalize a aparência do formulário, defina os campos obrigatórios e configure as opções de envio. O ClickUp Forms cria automaticamente tarefas do ClickUp a partir de cada envio, simplificando o recebimento e o acompanhamento.

Você também pode compartilhar os formulários do ClickUp por meio de links públicos ou incorporá-los ao seu site, garantindo uma transição tranquila para sua equipe e partes interessadas.

Etapa 7: Configurar funções e permissões

Com sua estrutura e seus fluxos de trabalho definidos, é essencial configurar funções e permissões para controlar o acesso e a colaboração.

O ClickUp permite atribuir funções como proprietário, administrador, membro e convidado, cada uma com permissões específicas. Esse controle detalhado garante que informações confidenciais permaneçam protegidas, ao mesmo tempo em que capacita as pessoas certas a contribuírem.

Configuração pós-migração no ClickUp

1. Crie painéis

Agora que suas tarefas estão importadas, transforme os relatórios em uma visualização dinâmica, em vez de exportações estáticas. Com os painéis do ClickUp, você pode combinar cartões para carga de trabalho, burnup/burndown, velocidade do sprint, tempo registrado e status por responsável.

Crie resumos executivos sobre o andamento e o orçamento e, em seguida, um painel separado de “operações” para obstáculos, itens em atraso e tempo de ciclo. Você pode reproduzir os mesmos resumidos que costumava criar nos relatórios do Smartsheet, sem precisar lidar com várias planilhas ao mesmo tempo.

2. Substitua as fórmulas do Smartsheet pelos campos e automações do ClickUp

A maior parte dos cálculos das planilhas se transforma em estrutura e lógica no ClickUp. Transfira os valores numéricos agregados (por exemplo, pontos de história, custos) para os campos personalizados Número ou Moeda do ClickUp e exiba os totais usando as agregações dos cartões do Painel.

Transforme status baseados em fórmulas em automações do ClickUp: quando uma dependência for concluída, altere o status para “Pronto”; ou, quando um campo ultrapassar um limite, adicione uma prioridade e um observador.

3. Configure automações: criação de tarefas, alterações de status, atribuições e regras de prazo

Garanta as conquistas do dia a dia para que sua equipe não precise ficar de olho no quadro o tempo todo. Crie automações para:

Adicione uma camada final de proteções, campos obrigatórios na alteração de status, responsáveis padrão por lista e tarefas recorrentes para atividades semanais. Assim, seu novo espaço de trabalho permanece previsível à medida que você cresce.

Smartsheet x ClickUp: o que vai mudar?

A migração do Smartsheet para o ClickUp leva você de um modelo centrado em planilhas para um aplicativo multifuncional, desenvolvido para uma execução integrada. Veja aqui o que muda logo no primeiro dia e por que os gerentes de projeto percebem rapidamente a melhoria.

Melhores práticas para uma migração tranquila

Encare a migração como um projeto curto e bem organizado. Assim, você evitará retrabalho, manterá o ritmo e ajudará os gerentes de projeto a se adaptarem ao ClickUp com confiança.

Aqui está um guia prático sobre como migrar do Smartsheet para o ClickUp:

✅ Comece aos poucos, com uma lista piloto primeiro, depois valide os mapeamentos e, por fim, amplie a escala

✅ Mapeie as colunas para os campos personalizados logo no início (seleção única, número, pessoas) e documente cada escolha com acesso compartilhado

✅ Normalize as datas antes da importação para que as datas de vencimento e de início sejam exibidas de maneira consistente em todas as visualizações

✅ Preserve a hierarquia de forma deliberada, decidindo o que se tornará tarefas e o que se tornará subtarefas, e utilize relações nos casos em que existiam linhas vinculadas

✅ Mantenha os arquivos próximos ao trabalho — transfira anexos para as tarefas para que o contexto acompanhe o recurso

✅ Recrie apenas as visualizações que as pessoas usam e arquive o restante para reduzir o excesso de informações logo no primeiro dia

✅ Substitua fórmulas por automações simples e defina claramente os responsáveis; verifique os gatilhos em um ambiente de teste

✅ Defina diretrizes com campos obrigatórios para alterações de status, responsáveis padrão e convenções de nomenclatura por espaço de trabalho

Por fim, programe um período de 10 a 14 dias para a operação paralela. Mantenha o Smartsheet em modo somente leitura e registre os comentários no ClickUp Docs.

Problemas comuns ao migrar do Smartsheet para o ClickUp

Mesmo com uma preparação sólida, é normal que surjam alguns contratempos. Aqui estão algumas soluções rápidas que você pode aplicar imediatamente.

Recursos do ClickUp que aprimoram seus fluxos de trabalho do Smartsheet

O ClickUp transforma planilhas estáticas em modelos dinâmicos de gerenciamento de projetos e centros onde os dados dos projetos circulam entre visualizações, automações e IA. A seguir, mostraremos como cada recurso aprimora a maneira como você planeja, cria tarefas, gera relatórios e busca melhorias contínuas.

Várias visualizações do ClickUp por lista

No ClickUp, cada uma das mais de 15 visualizações salva seus próprios filtros, agrupamentos e ordenações, para que as pessoas vejam exatamente o que precisam.

Subtarefas aninhadas e relações no ClickUp

Transforme grandes entregas em uma estrutura clara e prática. Você pode dividir o trabalho em subtarefas e adicionar subtarefas aninhadas (subtarefas de subtarefas) para refletir os processos do mundo real, sem perder o contexto ou a responsabilidade.

Automações avançadas do ClickUp

As automações do ClickUp permitem substituir fórmulas instáveis por uma lógica orientada a eventos que você consegue entender rapidamente.

Defina gatilhos, condições opcionais e ações específicas e, em seguida, faça iterações sem prejudicar seu sistema. Use o AI Automation Builder para descrever uma regra em linguagem simples e deixe que ele elabore o fluxo de trabalho para você.

Documentos do ClickUp, Tarefas do ClickUp e Painéis do ClickUp

Se você está deixando de usar planilhas, o ClickUp oferece um único espaço de trabalho onde planejamento, execução e relatórios realmente coexistem, para que você não precise ficar alternando entre uma ferramenta de documentos, um aplicativo de tarefas e um gerador de relatórios separado. Veja como isso funciona no dia a dia:

ClickUp AI para otimização do fluxo de trabalho

Ao passar de atualizações manuais e fórmulas dispersas para um trabalho assistido por IA, há menos transferências de tarefas e decisões mais precisas.

A IA do ClickUp foi desenvolvida especificamente para ajudar você a automatizar etapas rotineiras, apresentar as informações certas no momento certo e ajustar os planos à medida que a realidade muda.

Modelos robustos do ClickUp

Os modelos do ClickUp ajudam você a começar com o pé direito após a migração. Escolha um modelo para Espaços, Pastas, Listas, Documentos ou Visualizações e, em seguida, personalize os campos e status de acordo com seus projetos.

A Central de Modelos permite que você navegue por caso de uso (PMO, Criação, Finanças e muito mais) e aplique layouts comprovados que já incluem visualizações, tarefas e estruturas de relatórios. Ao importar trabalhos anteriores, você pode inseri-los em um espaço de trabalho baseado em modelo. Dessa forma, as equipes se deparam com um ambiente familiar: campos padronizados para responsabilidades e datas, painéis configurados para resumos de status e documentos para manuais e procedimentos operacionais padrão (SOPs).

O resultado é rapidez e consistência. Você não precisa reconstruir a estrutura toda vez que uma nova iniciativa é lançada, e seu cronograma e relatórios permanecem alinhados entre as equipes.

Como diz Jessie Whitman, diretora sênior de eventos da Convene:

O que mais fez a diferença para mim no ClickUp foram os modelos personalizáveis e a possibilidade de manter essa consistência em todas as nossas unidades, em qualquer região, para que a experiência do cliente seja a mesma, independentemente da unidade da Convene que ele visite.

Analise as lacunas com o modelo de análise de lacunas na migração de dados do ClickUp

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Ao realizar uma análise de lacunas, você pode esperar os seguintes benefícios:

Funções e permissões dos usuários

O modelo de funções do ClickUp permite que você controle o acesso sem atrasar a entrega. No nível do espaço de trabalho:

Precisa de um controle mais preciso? Aplique permissões em Espaço, Pasta, Lista, Documento ou tarefa para definir quem pode criar, editar, excluir ou compartilhar — assim, usuários externos verão apenas o que sua equipe aprovar.

Para trabalhos regulamentados, use funções personalizadas (dependentes do plano) para adaptar os direitos de criação/exclusão, edição de campos e compartilhamento ao seu processo. O resultado é uma colaboração clara entre as partes interessadas e menos momentos do tipo “quem alterou isso?”.

Faça a mudança e tenha planilhas mais inteligentes com o ClickUp

Você já viu por que as equipes superam as limitações das planilhas, como preparar exportações organizadas e como importar mantendo a hierarquia intacta para ajudar todos a trabalharem com eficácia desde o primeiro dia.

A grande vantagem vai além da simples transferência de dados de projetos. Isso reduz a necessidade de alternar entre ferramentas, de modo que atualizações, conversas e decisões ocorram em um único lugar. É assim que você economiza tempo, se organiza em grande escala e mantém o ritmo à medida que seu portfólio cresce.

O ClickUp oferece um caminho claro desde a fase piloto até a implantação, com espaço para adaptar seu processo à medida que a equipe amadurece. Pronto para consolidar o trabalho e acompanhar o progresso exatamente onde ele está sendo realizado?

✅ Experimente o ClickUp gratuitamente . Comece com um projeto e sinta a diferença ainda esta semana.

Perguntas frequentes (FAQs)

Não diretamente. As exportações trazem valores, não fórmulas. Substitua os cálculos da planilha pelos Campos Personalizados do ClickUp, pelas agregações dos Painéis do ClickUp e pelas Automações do ClickUp (regras “se/então”) para que os cálculos e as atualizações de status acompanhem suas tarefas e os dados do projeto.

As tarefas predecessoras não são migradas automaticamente. Após a importação, recrie as dependências no ClickUp (Bloqueando/Bloqueado por) e, em seguida, confirme seu cronograma no Gantt ou na Linha do Tempo. Dica: mantenha uma planilha de mapeamento para religar rapidamente caminhos críticos e prazos entre tarefas relacionadas.

Faça uma exportação em lote do Smartsheet e, em seguida, use o Importador de Planilhas do ClickUp com um mapeamento de campos salvo. Execute as importações lista por lista para preservar a hierarquia e, depois, aplique um modelo para visualizações e status, de modo que cada lista fique pronta para uso.

Não. As regras do Smartsheet não são transferidas. Recrie-as como automações do ClickUp (gatilho → condição → ação). Comece com o essencial — mudanças de status, atribuições e alterações de data — e, em seguida, expanda à medida que a estrutura do seu espaço de trabalho se estabilizar.

Se você deseja um único local para gerenciamento de projetos, documentos, chat e relatórios, o ClickUp reduz a necessidade de alternar entre ferramentas e ajuda os gerentes de projeto a expandir suas operações. Modelagem complexa em planilhas favorece o Smartsheet. A maioria dos PMOs se beneficia da execução unificada, da visibilidade e da governança do ClickUp.

A importação integrada já está incluída. Seu custo é o tempo: limpeza, mapeamento de campos personalizados e reconstrução de dependências/automações. Serviços profissionais opcionais ou horas de trabalho interno variam de acordo com o número de planilhas, usuários e a complexidade do processo.