Certa vez, uma agência fez uma reformulação impressionante da marca de um cliente. Todos adoraram. O cliente ficou entusiasmado. A equipe comemorou. Então, o diretor financeiro analisou os números e descobriu que eles haviam perdido US$ 12.000 no projeto. 📉
Isso acontece em agências em todos os lugares. Você faz um orçamento de 40 horas para um projeto, sua equipe registra 65 horas e, de alguma forma, ninguém percebe até a hora de faturar.
A maioria das agências sabe que está perdendo dinheiro em algum lugar. Elas simplesmente não conseguem identificar onde até que o dano esteja feito. Quando você percebe que um projeto deu errado, já está explicando ao seu parceiro de negócios por que os números deste mês estão péssimos.
Este guia detalha como as agências podem acompanhar os orçamentos dos projetos. Abordaremos sistemas de controle de tempo, sinais de alerta precoce e como o ClickUp ajuda a gerenciar os orçamentos e a rentabilidade dos projetos. 💰
⭐ Modelo em destaque
Mantenha seus projetos lucrativos e sua sanidade intacta. Com o modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp, você obtém controle total sobre cada real e finalmente vê como as agências podem acompanhar os orçamentos dos projetos de maneira inteligente.
Desafios comuns no acompanhamento do orçamento de projetos para agências
É aqui que as agências geralmente encontram obstáculos ao gerenciar orçamentos de projetos. 💳
Vários clientes e campanhas sobrepostas
Sua equipe está executando cinco campanhas para três clientes diferentes, todas acontecendo ao mesmo tempo.
O designer A trabalha no cliente X pela manhã e no cliente Y após o almoço. O redator B divide sua semana entre dois projetos. Quem está acompanhando onde essas horas realmente são gastas?
Quando as campanhas se sobrepõem, é fácil perder o controle de quem está fazendo o quê e onde. Uma hora perdida aqui, outra ali, e de repente suas margens desapareceram.
🧠 Curiosidade: A primeira agência de publicidade foi fundada em 1800 por James “Jem” White em Londres. Sua agência, RF White & Son, começou na Warwick Square, e seu primeiro cliente foi sua antiga escola, Christ’s Hospital.
Dificuldade em vincular tarefas a custos
Você sabe que seu desenvolvedor registrou 40 horas este mês. Mas você tem certeza de quais clientes ou projetos específicos dividir essas horas, ou em que proporção? Sem uma conexão clara entre o trabalho que está sendo feito e o orçamento que ele está consumindo, você está basicamente voando às cegas.
É aqui que o gerenciamento de projetos da agência falha para a maioria das equipes. Boa sorte ao explicar excedentes aos clientes quando você não pode mostrar exatamente para onde foi o dinheiro deles. 😶🌫️
Despesas inesperadas e aumento do escopo
O cliente pede “apenas uma pequena alteração”. Depois, outra. Antes que você perceba, sua equipe já gastou 15 horas extras em revisões que ninguém havia orçado.
Enquanto isso, aquela licença de foto de banco de imagens que você pensava custar US$ 50 acabou sendo a licença estendida por US$ 250. Essas surpresas se acumulam rapidamente, mas a maioria das agências só percebe quando é tarde demais para corrigir o rumo.
💡 Dica profissional: Crie uma margem para a fadiga de decisão em suas estimativas. Adicione 5 a 10% de horas extras para aprovações e revisões quando várias partes interessadas estiverem envolvidas. Isso evita crises de última hora e mantém seus prazos viáveis.
Visibilidade limitada dos gastos em tempo real
A maioria das agências revisa seus orçamentos semanalmente, se tanto. Quando você percebe que um projeto está 80% acima do orçamento, já passou do ponto em que poderia ter feito algo a respeito.
Você precisa saber hoje — e não na próxima segunda-feira — que a campanha do Cliente Z está tendendo para um prejuízo. Sem um software de contabilidade de projetos adequado, você estará sempre analisando os números de ontem.
Relatórios financeiros inconsistentes para clientes e gerência
Seus gerentes de conta acompanham os orçamentos de maneiras diferentes. Um usa uma planilha, outro confia na memória e um terceiro tem um sistema elaborado que ninguém mais entende.
Quando os clientes pedem atualizações, você se esforça para compilar números de quatro lugares diferentes, esperando que todos eles correspondam. Essa abordagem inconsistente para o gerenciamento de custos do projeto deixa todos frustrados e confusos
💡 Dica profissional: monitore o nível de esforço em relação ao impacto de cada tarefa. Acompanhe quais tarefas levam mais tempo, mas geram menos valor para o cliente. Realoque recursos ou ajuste os preços para garantir que o tempo gasto esteja alinhado com a receita e o impacto.
Estratégias para acompanhar os orçamentos dos projetos
Os orçamentos têm uma maneira sorrateira de desaparecer antes mesmo de o projeto chegar à metade. Vamos corrigir isso. ⚒️
Aqui estão algumas maneiras inteligentes de controlar os orçamentos dos seus projetos usando o software de gerenciamento de agências criativas do ClickUp, combinado com a solução de gerenciamento de projetos financeiros do ClickUp.
Defina e acompanhe metas orçamentárias claras por projeto
As agências mais lucrativas criam sistemas de alerta antecipado para cada dólar que alocam. Divida um valor de US$ 10.000 em fluxos de trabalho protegidos com pontos de decisão integrados que o obrigam a corrigir o curso antes que as margens desapareçam.
Por exemplo, você poderia estruturar um lançamento de produto de R$ 10.000 assim:
- Criação de conteúdo: US$ 3.000 (aciona revisão em US$ 2.400)
- Design: US$ 3.500 (revisão acionada em US$ 2.800)
- Colocação na mídia: US$ 2.000 (aciona revisão em US$ 1.600)
- Gerenciamento de projetos: US$ 1.500 (sua reserva, sem gatilho)
Quando qualquer categoria atinge 80%, você tem três opções claras: absorver o excedente, reduzir o escopo em outra área ou cobrar do cliente por uma ordem de alteração. O segredo é tomar essa decisão enquanto ainda resta 20% do orçamento, e não quando você já ultrapassou o limite.
Para fazer isso, certifique-se de registrar os custos de cada tarefa. Você pode fazer isso usando os campos personalizados no ClickUp. Usando os tipos de campos personalizados Dinheiro ou Fórmula, registre os custos do projeto com todos os detalhes necessários nas tarefas do ClickUp.
À medida que sua equipe registra o tempo ou atualiza os custos, o campo é atualizado automaticamente. Você sempre saberá o quão perto está de atingir suas metas financeiras, sem precisar solicitar relatórios manuais ou esperar que o departamento financeiro se atualize.
Para otimizar o planejamento, experimente o modelo de gerenciamento de projetos orçados do ClickUp. Ele oferece campos prontos para uso, como Orçamento do projeto, Orçamento restante e Custo projetado, para que você possa ver exatamente o que planejou em comparação com o que está gastando.
Você pode alternar entre diferentes visualizações: Visualização do orçamento para ter uma visão clara dos custos, Visualização do cronograma do projeto para acompanhar os prazos e Fases do projeto para ver quais etapas consomem mais recursos. Este modelo de orçamento de projeto oferece um local claro para monitorar os gastos, identificar excedentes antecipadamente e tomar decisões que mantêm sua equipe e seus lucros nos trilhos.
Acompanhe o tempo para uma alocação eficiente de recursos
Um orçamento operacional saudável requer dois níveis de visibilidade: como sua equipe gasta o tempo e quanto custa cada tarefa.
O acompanhamento do tempo fornece dados diagnósticos para detectar esses padrões antecipadamente. Ao registrar as horas no nível da tarefa, você pode comparar o que estimou com o que realmente aconteceu. Essa diferença diz tudo:
- O cliente adicionou solicitações no meio do processo?
- Sua equipe subestimou a complexidade?
- Uma pessoa está carregando todo o projeto enquanto as outras ficam ociosas?
Não é possível corrigir o que não se vê.
O ClickUp Project Time Tracking incorpora o registro diretamente em cada tarefa. Seu designer clica em iniciar quando abre o Figma e em parar quando muda para outro projeto.
No final da semana, você vê 12 horas registradas em gráficos sociais para os quais você orçou 6. Esse é o seu sinal para adiar as revisões, realocar horas de outro entregável ou sinalizar o excedente para uma ordem de alteração. Quanto mais cedo você perceber, mais fácil será a conversa.
Mas os dados de tarefas individuais não contam toda a história. Você precisa ampliar a visão e ver quem está se afogando e quem está indo bem (sim, estamos falando sobre alocação de recursos!).
A visualização da carga de trabalho do ClickUp mapeia a capacidade de cada membro da equipe em todos os projetos ativos.
Você percebe rapidamente que o Designer A está sobrecarregado na Campanha A, enquanto o Designer B tem disponibilidade para absorver os gráficos da Campanha B que você vem adiando. Reatribua o trabalho antes que o prazo se esgote e evite o pânico — taxas de urgência, horas extras no fim de semana ou entrega de um trabalho abaixo do padrão por falta de tempo.
Centralize os dados orçamentários com painéis
Você está em uma ligação com um cliente quando ele pergunta quanto resta do orçamento de US$ 15.000. Você procura em três abas do navegador, mas, quando consegue montar uma resposta, já perdeu credibilidade e desperdiçou oito minutos que poderiam ter sido usados para resolver problemas reais.
Essa fragmentação não desaparece quando você expande. Ela se multiplica. 🙃
Os painéis do ClickUp funcionam como seu centro de comando financeiro.
Crie um que extraia dados em tempo real de todos os projetos ativos:
- Custos totais acumulados em todas as tarefas e despesas do projeto
- Orçamento restante para cada campanha, com a porcentagem consumida
- Horas registradas por função para que você possa ver onde o tempo se concentra
- Taxas de conclusão de tarefas para comparar o progresso com os gastos
- Custo por entrega para identificar quais resultados consomem recursos
Você está vendo o que está acontecendo agora, o que significa que pode intervir enquanto a intervenção ainda é importante.
Essa visibilidade permite que você tome três medidas imediatas: congelar tarefas não essenciais, cobrar do cliente pelo escopo ampliado ou absorver o excedente e documentar a diferença para preços futuros.
Você também pode usar a ferramenta de relatórios para agendar relatórios para as partes interessadas e adicionar cartões de IA para revelar insights e tendências automaticamente.
🧠 Curiosidade: No Estudo de Referência sobre o Crescimento das Agências, 74% das agências aumentaram sua receita no ano anterior, e quase metade delas cresceu 25% ou mais.
Automatize o gerenciamento de despesas e faturas
Seu cinegrafista envia uma fatura. Seu produtor a encaminha para o departamento financeiro. O departamento financeiro pergunta a qual campanha ela pertence. Seu produtor vasculha os e-mails e responde com o código do projeto. O departamento financeiro insere manualmente no QuickBooks, mas registra o valor errado.
Agora, o orçamento da sua Campanha B mostra dinheiro fantasma e você está tomando decisões sobre recursos com base em números errados.
A solução começa com a centralização do local onde as despesas são enviadas e aprovadas.
Crie um formulário ClickUp onde os membros da equipe do projeto enviam despesas com campos obrigatórios: valor, fornecedor, nome da campanha, upload do recibo e categoria. Cada envio se torna uma tarefa com todo o contexto de que seu líder financeiro precisa.
Além disso, você pode usar a integração ClickUp e QuickBooks Sync para sincronizar clientes, produtos, serviços e faturas entre os dois aplicativos.
Agora use o ClickUp Automations para eliminar o trabalho de acompanhamento que normalmente consome mais 10 minutos por despesa:
- Quando o status da despesa mudar para “Aprovado”, envie uma notificação ao gerente de contas
- Quando o status da despesa mudar para “Aprovado”, adicione o valor ao total gasto do projeto automaticamente
- Quando a fatura estiver a cinco dias da data de vencimento, envie um lembrete para sua equipe de contas a pagar
Configure seu fluxo de trabalho uma vez no ClickUp for Agencies e deixe o sistema cuidar do roteamento e dos cálculos enquanto sua equipe entrega o trabalho ao cliente
🤝 Lembrete amigável: O contrato que você escolher pode fazer ou quebrar seu orçamento. O contrato por tempo e materiais permite que você cobre por cada hora extra e entrega, de modo que o aumento do escopo seja menos intimidante. O contrato por taxa fixa coloca a maior parte do risco do seu lado, o que os clientes adoram, mas pode destruir suas margens quando surgem mudanças.
Realize análises orçamentárias pós-projeto
Você fechou uma reformulação de marca no valor de US$ 15.000 com uma margem de 9%, quando sua projeção era de 28%. O design consumiu 40% mais horas do que o estimado, mas três semanas depois, ninguém se lembra do motivo.
As agências que atingem margens de 25 a 30% tratam consistentemente cada projeto como um diagnóstico.
Elas perguntam: O que estimamos? O que realmente aconteceu? Por que houve uma diferença? Elas acompanham a precisão da estimativa por fase, velocidade de revisão, tempo de atraso na aprovação e gatilhos de mudança de escopo.
Após 10 a 15 projetos, surgem padrões: os clientes empresariais adicionam 18% aos cronogramas, as aprovações do comitê precisam de 25% mais rodadas de revisão e briefings vagos acabam com os orçamentos.
O ClickUp Brain, o assistente de IA integrado ao software da agência de marketing, torna esse processo rápido e prático. Como ele está onde você trabalha, basta solicitar um resumo das despesas em relação ao orçamento, descobrir onde os custos excederam ou ficaram aquém e destacar as tarefas que tiveram maior impacto em seu resultado financeiro.
✅ Experimente esta sugestão: Mostre-me quais fases excedem consistentemente as estimativas nas últimas oito reformulações de marca.
Essa abordagem mostra como as agências podem acompanhar os orçamentos dos projetos e, ao mesmo tempo, transformar cada projeto em uma oportunidade de aprendizado para um planejamento mais inteligente.
📮 ClickUp Insight: 78% dos participantes da nossa pesquisa fazem planos detalhados como parte de seus processos de definição de metas. No entanto, surpreendentemente, 50% não acompanham esses planos com ferramentas dedicadas de acompanhamento de orçamento. 👀
Com o ClickUp, você converte facilmente as metas do projeto em tarefas acionáveis, permitindo que você as conquiste passo a passo. Além disso, nossos painéis sem código fornecem representações visuais claras do seu progresso, mostrando seu avanço e dando a você mais controle e visibilidade sobre o seu trabalho. Porque “esperar pelo melhor” não é uma estratégia confiável.
💫 Resultados reais: os usuários do ClickUp afirmam que podem assumir cerca de 10% mais trabalho sem se esgotar.
Organize revisões e ajustes regulares do orçamento
As revisões orçamentárias levam a decisões reais ou se tornam mais uma reunião de sexta-feira em que todos concordam, dizem “parece bom” e voltam a resolver problemas urgentes. A diferença está em saber se você está analisando as métricas certas e se essas métricas realmente levam à ação.
Crie sua cadência de revisão em torno de dois ritmos: verificações operacionais semanais (para manter a honestidade nos números) e avaliações baseadas em marcos (para detectar desvios antes que se tornem uma crise).
Juntas, elas criam um sistema em que os problemas aparecem com antecedência suficiente para que você possa realmente fazer algo útil com as informações.
Sua revisão semanal precisa de três métricas de diagnóstico:
- Orçamento consumido versus resultados do projeto concluídos (se essas porcentagens não corresponderem, você tem um problema de ritmo)
- Horas registradas x horas restantes em sua estimativa (informa se sua equipe pode concluir dentro do tempo restante)
- Adições ao escopo que os gerentes de contas sinalizaram, mas nunca chegaram a ser incluídas em uma ordem de alteração (o assassino silencioso da margem)
Torne essas revisões uma parte essencial do processo da sua agência de marketing. Reúna seus gerentes de projeto, líder financeiro e gerentes de contas por 15 minutos todas as semanas. Cada pessoa traz sua parte do quebra-cabeça.
Quando uma campanha atinge 50% de seu cronograma, esse é o momento de avaliar se a segunda metade permanecerá dentro do orçamento ou se irá estourá-lo. Quando qualquer projeto consumir 70% do orçamento alocado, automatize uma revisão imediata, independentemente de onde você esteja no calendário.
Saiba mais sobre como automatizar esses fluxos de trabalho com o ClickUp aqui:
🚀 Vantagem do ClickUp: Defina lembretes no ClickUp para sua equipe ou para você mesmo revisar os orçamentos em marcos específicos ou intervalos semanais.
Por exemplo, você pode definir um lembrete todas as sextas-feiras para verificar as despesas de cada campanha em relação aos orçamentos projetados. Quando o lembrete aparecer, sua equipe poderá atualizar os custos, revisar o andamento das tarefas e fazer ajustes imediatamente.
💡 Dica profissional: Mantenha seus orçamentos e a comunicação com os clientes em dia com o modelo de plano de projeto para agências criativas do ClickUp. Ele ajuda você a organizar tarefas, acompanhar orçamentos e compartilhar atualizações de maneira integrada, para que sua equipe e seus clientes estejam sempre alinhados.
Comunique o status do orçamento aos clientes e às partes interessadas
As piores conversas sobre orçamento acontecem no final do projeto, quando você explica um excedente que o cliente nunca imaginou. Eles achavam que tudo estava bem porque ninguém lhes disse o contrário.
As agências que evitam isso tratam a comunicação do orçamento como uma ferramenta estratégica. Quando seu cliente percebe que consumiu 65% do orçamento de mídia na metade da campanha, vocês podem colaborar juntos para encontrar soluções: transferir os gastos para canais com melhor desempenho, estender o prazo ou adicionar orçamento para táticas que estão funcionando.
Envie um breve resumo do orçamento a cada duas semanas para campanhas mais longas. Responda a três perguntas: Onde estamos agora? O que está impulsionando os gastos? Que decisões precisamos tomar juntos?
O ClickUp Chat simplifica o compartilhamento de atualizações orçamentárias. Você pode criar canais dedicados para cada cliente ou campanha, publicar atualizações sobre o status do orçamento e anexar documentos ou tarefas relevantes.
Por exemplo, após concluir uma verificação semanal do orçamento, você pode enviar um resumo rápido ao cliente com gráficos mostrando o orçamento restante e as despesas futuras. As partes interessadas podem fazer perguntas ou fornecer aprovações diretamente no Chat, mantendo as conversas e o contexto financeiro em um só lugar.
Dayana Mileva compartilha suas ideias sobre o uso do ClickUp na Pontica Solutions:
*Com o ClickUp, demos um passo à frente e criamos painéis onde nossos clientes podem acessar e monitorar o desempenho, a ocupação e os projetos em tempo real. Isso permite que os clientes se sintam conectados às suas equipes, especialmente considerando que estão localizados em diferentes países e, às vezes, até em diferentes continentes
*Com o ClickUp, demos um passo à frente e criamos painéis onde nossos clientes podem acessar e monitorar o desempenho, a ocupação e os projetos em tempo real. Isso permite que os clientes se sintam conectados às suas equipes, especialmente considerando que estão localizados em diferentes países e, às vezes, até em diferentes continentes
🌟 Bônus: o ClickUp Brain MAX, o companheiro de IA para desktop, pode ser uma ferramenta poderosa para monitorar orçamentos de projetos, aproveitando seus recursos de pesquisa, resumo e automação com tecnologia de IA.
- Pesquise no ClickUp, em aplicativos conectados (como Google Drive, planilhas e muito mais) e na web para encontrar instantaneamente documentos, tarefas e atualizações relacionados ao orçamento sem precisar alternar entre ferramentas
- Resuma relatórios orçamentários, tarefas do projeto ou até mesmo documentos inteiros. Por exemplo, você pode pedir para “resumir o status atual do orçamento do Projeto X” e obter uma atualização concisa
- Mencione tarefas, listas ou documentos específicos em suas consultas no Brain MAX (usando @) e solicite visões gerais do orçamento, alterações recentes ou áreas de risco
- O Brain MAX pode revelar insights acionáveis a partir dos dados do seu projeto, como destacar tarefas que estão acima do orçamento ou sinalizar riscos financeiros futuros
- Faça perguntas relacionadas ao orçamento ou defina lembretes sem usar as mãos com o Talk to Text do ClickUp
Melhores práticas de gerenciamento de orçamento para agências
Entender como as agências podem acompanhar os orçamentos dos projetos é uma coisa. Construir a disciplina operacional que realmente protege suas margens é outra. 👀
Experimente estas práticas recomendadas para apoiar seus esforços.
Crie orçamentos flexíveis que se adaptam à realidade
Orçamentos fixos vão por água abaixo no momento em que um cliente muda de estratégia ou seu canal de melhor desempenho de repente dobra de custo.
Sua reserva para imprevistos deve ficar entre 10% e 15% do orçamento total do projeto. Isso lhe dá uma margem de manobra quando o escopo se expande, os prazos se estendem ou a complexidade o surpreende. Sem ela, cada reviravolta inesperada o obriga a sacrificar a margem ou ter uma conversa desconfortável com seu cliente sobre custos adicionais.
A atitude mais inteligente é dividir os orçamentos mensais em lançamentos baseados em fases:
- A estratégia e a descoberta são financiadas primeiro
- O design e a produção são liberados assim que a direção criativa é aprovada
- Os orçamentos de mídia e distribuição fluem com base nos resultados das fases anteriores
Essa estrutura permite que você realoque recursos durante o projeto. Quando o conteúdo orgânico tem um desempenho excelente e os anúncios pagos têm um desempenho abaixo do esperado, você pode direcionar esses recursos de mídia para a produção de mais conteúdo antes do término da campanha.
Atribua responsabilidades claras pelo orçamento
Cada centavo precisa ter um destino definido.
Deixe que um gerente de projeto seja responsável por todo o panorama financeiro de uma campanha — acompanhamento, aprovações, relatórios de variação, tudo. Eles são sua única fonte de verdade. Mas a responsabilidade se estende a partir daí. Seus líderes criativos precisam de autoridade para fazer gastos, para que a compra de uma foto de banco de imagens não exija dois dias de atraso.
Seus gerentes de conta têm uma responsabilidade diferente:
- O cliente menciona casualmente que deseja “algumas publicações extras nas redes sociais” em uma chamada de status? Isso é sinalizado imediatamente
- Um novo participante se junta ao projeto e solicita alterações nos projetos aprovados? Documente e informe o gerente de projetos
- O cronograma está atrasado porque o feedback do cliente está atrasado duas semanas? Calcule quanto isso custa em termos de mudança de contexto e disponibilidade de recursos
Verificações semanais da responsabilidade pelo orçamento obrigam cada pessoa a revelar qualquer tendência errada. Quando todos protegem sua parte do orçamento, os problemas são detectados enquanto ainda é possível corrigi-los.
📖 Leia também: Modelos de estimativa para avaliar e divulgar custos
Permita relatórios transparentes para os clientes
Os clientes que se tornam parceiros de longo prazo são aqueles que nunca se sentem surpreendidos pelas notícias sobre o orçamento. Eles acompanham a evolução financeira ao longo do projeto, o que significa que, quando são necessários ajustes, eles fazem parte da solução.
Os painéis de orçamento em tempo real oferecem visibilidade aos clientes sempre que eles desejarem. Eles podem acompanhar os gastos sem esperar que você compile um relatório ou agende uma ligação.
Combine esse acesso com instantâneos quinzenais que resumem a complexidade em três perguntas que realmente interessam aos clientes: onde estamos agora, o que está impulsionando os gastos e quais decisões devemos tomar juntos nas próximas semanas.
💡 Dica profissional: crie um painel do cliente para dar aos clientes um acesso limpo e somente para visualização às finanças do projeto, sem expor suas notas internas, outros dados do cliente ou como você calcula as margens. Você também pode experimentar modelos de portal do cliente para padronizar as informações que são compartilhadas.
Preveja despesas usando inteligência artificial
Prever despesas significa interromper o ciclo de surpresas caras. Você está procurando os sinais que indicam que “este projeto está prestes a consumir seu lucro” antes que seja tarde demais para corrigi-lo.
As agências que dominam isso sabem que a maioria dos desastres orçamentários segue padrões previsíveis, e esses padrões deixam rastros que você pode acompanhar.
A IA pode processar seus dados históricos de projetos para revelar correlações que você perderia manualmente:
- Clientes empresariais com revisão jurídica adicionam consistentemente US$ 2.400 em custos de mudança de contexto
- Os projetos de vídeo com três revisões previstas acabam tendo, em média, oito rodadas
- As fases de design excedem em 35% a estimativa porque a concepção é subvalorizada
- As aprovações conduzidas por comitês aumentam em 25% os custos de tempo e recursos
🚀 Vantagem do ClickUp: use o ClickUp Brain para prever padrões de despesas. Ele analisa seu histórico e sinaliza quais campanhas ativas mostram sinais de alerta precoce dentro do software de gerenciamento de projetos.
✅ Experimente este prompt: Compare meus projetos ativos com dados históricos e identifique quais estão gastando o orçamento mais rapidamente do que concluindo as entregas. Além disso, mostre-me o que aconteceu em projetos anteriores com padrões semelhantes.
Depois de conhecer seus padrões, a definição de preços passa a ser baseada em evidências. Essa reformulação de marca de US$ 18.000 se divide em US$ 18.000 para tomadores de decisão individuais e US$ 23.500 para contas orientadas por comitês.
A IA também acompanha a velocidade em tempo real dos projetos atuais — quando você está há duas semanas no projeto, gastou 55% do orçamento, mas concluiu 30% das entregas, ela sinaliza que essa diferença corresponde aos padrões que precederam os excedentes anteriores.
💡Dica profissional: os agentes de IA no ClickUp podem ser seu sistema de alerta antecipado 24 horas por dia, 7 dias por semana! Use um agente pré-construído para enviar atualizações diárias/semanais do projeto no canal de bate-papo relevante e configure um agente personalizado usando nosso construtor sem código para avisá-lo quando um limite de orçamento for ultrapassado.
Armadilhas comuns a evitar ao acompanhar os orçamentos dos projetos
O controle de custos na gestão de projetos torna-se complicado quando pequenos deslizes acontecem. Vamos destacar algumas armadilhas comuns que podem comprometer os orçamentos. 👇
| Armadilha | Por que isso acontece | Como evitar isso |
| Tratando os adiantamentos como orçamentos fixos | Os contratos de prestação de serviços muitas vezes ocultam cargas de trabalho desiguais. Alguns meses acabam sendo mais leves, outros muito mais pesados, o que faz com que os custos reais pareçam equilibrados quando na verdade não são | Acompanhe o esforço em relação aos resultados dentro do contrato e analise a utilização mensalmente |
| Esquecendo os custos repassados pelos fornecedores | Taxas de subcontratados, gastos com publicidade e faturas de freelancers muitas vezes são registrados com atraso ou ignorados, o que inflaciona as margens no papel | Registre os custos externos assim que eles ocorrerem e marque-os na campanha correta |
| Subestimando os ciclos de revisão | O trabalho criativo raramente segue uma linha reta. Várias revisões consomem rapidamente mais horas do que o orçado | Crie horas de reserva para revisões com base no histórico de projetos anteriores e imponha limites claros |
| Acompanhamento de orçamentos por projeto em vez de campanha | As campanhas geralmente incluem vários projetos, como anúncios, páginas da web e eventos. Acompanhar cada um separadamente oculta os gastos reais | Reúna relatórios no nível da campanha ou do cliente para obter um total preciso |
| Ignorando a sazonalidade no uso de recursos | Períodos movimentados, como lançamentos ou feriados, aumentam as horas extras e os custos com fornecedores externos, o que distorce a média de gastos | Preveja picos sazonais e ajuste as alocações antes do início da campanha |
🔍 Você sabia? As distribuições de custos excedentes raramente são normais; elas seguem uma distribuição de cauda grossa. Isso significa que a maioria dos projetos está bem, mas os poucos excedentes extremos são enormes. As agências que ignoram o risco de cenários raros e caros muitas vezes acabam sofrendo grandes perdas.
Faça um orçamento melhor com o ClickUp
Toda agência tem aquele projeto que parece tranquilo até a fatura final chegar. Os números contam uma história diferente, e você fica se perguntando como as coisas deram errado.
Manter a rentabilidade significa manter-se conectado aos seus orçamentos, ao seu tempo e ao rendimento da sua equipe. Depois de ver como o dinheiro se move, você pode conduzir cada projeto com confiança.
O software de gerenciamento de projetos do ClickUp torna essa parte fácil. Você pode acompanhar as metas orçamentárias, ficar de olho nas despesas, prever custos com IA e gerar relatórios que mostram o progresso em tempo real. O resultado é um panorama financeiro claro para cada projeto e menos surpresas no final do mês.
Então vá em frente, dê aos seus orçamentos a estrutura que eles merecem. Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo! 📝
Perguntas frequentes (FAQ)
As agências podem acompanhar vários orçamentos de clientes mantendo orçamentos separados para cada projeto e monitorando os gastos reais em relação aos custos planejados. O uso de uma ferramenta centralizada como o ClickUp para gerenciamento de custos e recursos ajuda a ver tudo em um só lugar, sem confusão.
Ferramentas como o ClickUp, o Microsoft Excel ou outras ferramentas dedicadas ao gerenciamento de projetos podem alertar as equipes de projeto quando os gastos estão próximos do limite, permitindo que você ajuste as alocações e oferecendo visibilidade em tempo real dos custos.
Sim. O ClickUp permite que as agências vinculem orçamentos a tarefas e registros de tempo, para que você possa ver como as horas trabalhadas afetam os custos e manter os projetos em dia financeiramente.
As agências devem verificar os orçamentos pelo menos semanalmente ou a cada marco importante do projeto. Revisões frequentes ajudam a detectar excedentes antecipadamente e ajustar os planos conforme necessário.
Mantenha todos os custos registrados em um único lugar, compare regularmente os gastos reais com os planejados, atualize os orçamentos com as mudanças no escopo e crie relatórios claros e fáceis de ler para as equipes e os clientes.