Sabemos que todas as organizações são compostas de várias partes móveis. ♻️
Mas para que sua organização seja bem-sucedida e produtiva, essas várias partes devem estar operando em sincronia umas com as outras.
Como um Honda CRV 2008 que ainda funciona como novo, verificações de rotina, ajustes, testes e cuidados diários são essenciais para manter as equipes operando em sua melhor capacidade.
Mas como manter todos os membros de cada equipe na mesma página o tempo todo?
Entre: seus procedimentos operacionais padrão (SOP).
Ter um SOP completo, acessível e digerível é mais do que um manual do funcionário ou um documento extenso que defina as "regras" da empresa
Trata-se de um recurso para alinhar e informar os membros da equipe sobre as expectativas básicas e como aplicar seus esforços da maneira mais produtiva.
Criar um SOP detalhado que os funcionários possam navegar facilmente não é pouca coisa, mas, felizmente, há maneiras de verificar se todos os seus SOPs estão em ordem. 🦆
_Diga olá aos modelos de procedimentos operacionais padrão
Continue lendo para acessar 10 modelos de POP gratuitos para ClickUp, Google Docs e Microsoft Word. Além disso, algumas perguntas frequentes, benefícios e dicas importantes sobre POPs.
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
A procedimento operacional padrão (SOP) é um conjunto de instruções de nível médio a alto que documenta como uma organização ou equipe deve realizar tarefas específicas.
Pense no seu POP como um guia passo a passo que define um processo específico, como o manual de instruções que acompanha a sua cômoda Ikea. 🔨
O principal objetivo de um procedimento operacional padrão é aumentar a eficiência e a coordenação da equipe, reduzindo a falta de comunicação e a ambiguidade nos processos diários.
Quero dizer, você não esperaria que os novos membros da equipe fossem bem-sucedidos e ficassem à frente da carga de trabalho sem nenhuma forma de instrução para orientá-los, certo? claro que não! Eles precisam aprender o básico primeiro. Mas os POPs não são apenas para os novos membros da equipe, eles são para todos. 🤝
Benefícios da criação de um POP
A criação de um POP claro é o primeiro passo para a eficácia da gerenciamento do fluxo de trabalho pois estabelece as expectativas da equipe e instruções claras que os membros podem consultar a qualquer momento. Ao escrever POPs para cada processo dentro de um fluxo de trabalho, você pode ajudar a sua equipe a fornecer resultados de qualidade com mais rapidez.
Aqui está um detalhamento de outros benefícios significativos dos POPs:
Maior conformidade em toda a linha
Pense no seu POP como uma fonte de verdade para reforçar as práticas recomendadas que os membros da equipe devem seguir o tempo todo.
Isso não apenas elimina etapas extras ou desnecessárias em um processo, mas também verifica se a sua empresa está em conformidade com as diretrizes e conformidades essenciais.
**Processos de integração aprimorados
Os POPs são particularmente úteis na integração de novos membros da equipe - os funcionários que entendem as expectativas de suas funções acabam ficando mais felizes, mais confortáveis e mais produtivos com esse nível de transparência inicial.
**Facilitar o controle de qualidade
Se o seu POP for bem escrito e fácil de seguir, não importa quem esteja trabalhando em um determinado dia. Digerível instruções sobre detalhes do processo ajude os membros a se responsabilizarem pelo trabalho que produzem todos os dias e a manterem as metas de longo prazo da equipe na vanguarda de cada projeto.
**Treinamento padronizado
Os POPs estabelecem o padrão - eles definem as etapas e as responsabilidades envolvidas em um processo para que ele possa ser executado sempre da mesma maneira. Embora sejam úteis para quem executa uma determinada tarefa, eles também são ativos para quem treina novos membros da equipe.
Especialmente no caso de itens de ação de rotina, é fácil esquecer atualizações recentes ou pequenos detalhes. Os POPs tornam-se, então, um guia de instruções ao orientar um novo membro da equipe em uma tarefa que você realiza há anos.
Tipos de formatos de POP
Os POPs definem o padrão para processos de negócios mas não se restringem a um único formato. Há vários tipos de POPs e, dependendo da finalidade, do estilo de trabalho, do tamanho da equipe e do público-alvo, o POP pode assumir várias formas.
Lista de verificação
Os POPs de lista de verificação são fáceis de escrever, fáceis de entender e fáceis de concluir.
uma grande vantagem desse estilo de POP_..
As listas de verificação não precisam ser seguidas em uma ordem específica. O mais importante é que todos os itens da lista sejam conferidos e verificados antes de prosseguir.
Esse formato de SOP é particularmente útil para processos de negócios simples ou como a última revisão antes de enviar um projeto para aprovação final. ✅
Crie listas de verificação no ClickUp usando comandos de barra em qualquer comentário ou documento, ou adicione-os ao final de qualquer tarefa
Lista passo a passo
Uma lista passo a passo é semelhante a uma lista de verificação, mas exige que o processo siga uma ordem específica.
Todo o procedimento é descrito do início ao fim usando etapas curtas e fáceis de seguir.
As equipes que realizam processos simples, mas sensíveis ao tempo, se beneficiam muito desse formato de POP. ⏱
Lista hierárquica
Embora os dois primeiros formatos sirvam melhor para processos simples, um formato de POP hierárquico é ideal para procedimentos complexos de várias etapas que exigem informações adicionais ou tarefas complexas.
Por exemplo, a primeira etapa descrita em um SOP de integração pode solicitar que um novo funcionário crie uma conta de usuário. Na estrutura de lista hierárquica, essa etapa detalharia todas as tarefas envolvidas nessa etapa, incluindo itens como:
- Inserir um nome de usuário
- Criar uma senha
- Preencher um perfil
Portanto, se seus processos frequentemente envolvem subtarefas, várias aprovações ou dependências de tarefas, esse formato pode ser uma boa opção!
Fluxograma
Os fluxogramas são representações altamente visuais do seu fluxo de trabalho e, como um formato de POP, ajudam a equipe a entender como cada etapa de um processo se relaciona entre si.
Um fluxograma não só dá aos funcionários uma visão melhor de como o processo geral funciona, mas também os ajuda a entender como sua parte do processo contribui para o quadro geral.
Os quadros brancos ClickUp oferecem todos os recursos criativos e de colaboração de que você precisa para construir o SOP de fluxograma perfeito
10 modelos de POP para ClickUp, Microsoft Word e Google Docs
Começar um POP do zero pode ser assustador, mas não precisa ser assim.
Mesmo que você já esteja escrevendo procedimentos operacionais padrão há anos, os modelos de POP são uma excelente maneira de fazer com que a equipe trabalhe mais rapidamente, ajudá-lo a obter uma nova perspectiva do processo e garantir que suas bases estejam cobertas.
Além disso, muitos deles são gratuitos!_ 💸
Aqui estão 10 dos nossos modelos favoritos de procedimentos operacionais padrão para ClickUp, Microsoft Word e Google Docs. Esses modelos suportam uma variedade de casos de uso e são equipados com os recursos essenciais para todas as suas necessidades de POP.
1. Modelo de POP padrão do ClickUp
Crie e implemente facilmente novos procedimentos operacionais padrão em sua empresa com este modelo de SOP da ClickUp
Este modelo fácil de usar Modelo de SOP do ClickUp é perfeito para fazer as coisas acontecerem rapidamente. 💨
Se você deseja implementar um novo procedimento em uma equipe unida ou em uma empresa inteira, este modelo de POP é para você. Com um esboço de alto nível que abrange todos os ângulos possíveis, este ClickUp Folder o ajudará a organizar seus POPs de forma simples e gerenciável.
Neste modelo de POP, você encontrará quatro seções indicadas por Visão Geral, Quem, Onde e Quando, de modo que qualquer pessoa que acessar este POP saberá exatamente como navegar por ele, mesmo à primeira vista. Download do modelo de SOP padrão
2. Modelo de SOP de RH da ClickUp
Modelo de SOP de RH da ClickUp
Se você estiver prestando atenção nas últimas Tendências de automação de RH (culpado), então você sabe que Recursos Humanos (RH) está enfrentando mudanças cruciais e empolgantes. Um departamento que há muito tempo é dominado por processos comerciais manuais está começando a adotar novas formas de automatizar tarefas repetitivas . 🙌🏼
Ter uma equipe flexível Modelo de RH assim Modelo de SOP para HP da ClickUp é uma excelente maneira de definir rapidamente os novos processos automatizados de contratação e distribuir as informações para todo o departamento.
Esse modelo de POP organiza todas as suas tarefas de RH, desde o recrutamento até o desligamento, usando Quadros brancos digitais do ClickUp . Download do modelo de SOP de RH
3. Modelo de SOP de marketing da ClickUp
Modelo de SOP de marketing da ClickUp
Todo sucesso campanha de marketing é composta de inúmeros esforços. Sério, é preciso muito tempo, esforço e reflexão cuidadosa para oferecer uma estratégia de marketing completa e envolvente. Com tantos elementos, um SOP é fundamental.
Esse Modelo de POP de marketing do ClickUp é perfeito para simplificar procedimentos complexos de campanha em um Documentos do ClickUp que qualquer membro da equipe pode consultar facilmente a qualquer momento.
Este modelo de SOP lhe dá a base de um SOP detalhado e claro para gerenciamento de projetos de marketing o ClickUp Docs é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de marketing, empacotada no editor de documentos colaborativo e envolvente do ClickUp. Os ClickUp Docs são ricos em recursos de estilo, personalização e formatação para oferecer à sua equipe todas as informações e recursos necessários para oferecer qualidade consistente em qualquer projeto de marketing. Download do modelo de POP de marketing
4. Modelo de POP para organizações sem fins lucrativos da ClickUp
Modelo de POP para organizações sem fins lucrativos da ClickUp
Qual a melhor maneira de dar vida ao seu POP do que por meio de um modelo padronizado que é tão elaborado quanto visualmente impressionante?
O Modelo de POP para organizações sem fins lucrativos da ClickUp é esse modelo.
Esse documento do ClickUp, de fácil utilização para iniciantes, ajuda você a estabelecer um plano abrangente para um projeto impactante sem fins lucrativos execução. Já é hora de você e sua equipe se despedirem daquelas perguntas do tipo "O que faremos agora?" de uma vez por todas. Download do modelo de POP para organizações sem fins lucrativos
5. Modelo de POP para restaurantes da ClickUp
Modelo de POP de restaurante da ClickUp
Não há melhor maneira de organizar e visualizar os POPs de restaurantes do que por meio deste Modelo de POP de restaurante do ClickUp .
Esse modelo de POP personalizável serve como a melhor fonte de informações para a operação eficaz e bem-sucedida de um restaurante. Download do modelo de SOP para restaurantes
6. Modelo de POP de técnico médico do Microsoft Word
Modelo de POP de técnico médico por Microsoft Word Se você atualmente lidera uma equipe de técnicos médicos, um modelo como este modelo de POP para técnicos médicos do Microsoft Word o ajudará a estabelecer seus complexos processos internos de uma forma fácil de seguir. Faça o download do modelo de POP para técnicos médicos
7. Modelo de procedimento operacional padrão do Microsoft Word
Modelo de POP padrão do Microsoft Word O modelo de Procedimento Operacional Padrão no Microsoft Word abrange todas as áreas que você precisará incluir ao comunicar procedimentos para a sua equipe. Basta editar o exemplo fornecido no documento do Word para personalizar o modelo de POP de acordo com seu caso de uso específico. Download do modelo de POP padrão do Word
8. Modelo de POP da empresa pelo Microsoft Word
Modelo de SOP da empresa por Microsoft Word O modelo de POP da empresa do Microsoft Word foi projetado para atender a vários casos de uso. Se você deseja estabelecer as regras básicas para revisar qualquer coisa, desde equipamentos médicos até operações de marketing, esse modelo de POP pode fazer isso acontecer.
Esse recurso funciona como um modelo de redação e um guia do usuário com texto destacado em cada seção que explica como abordar cada tarefa. Belo toque, Microsoft Word. Download do modelo de POP da empresa
9. Modelo de POP padrão do Google Docs
Modelo de POP padrão do Google Docs E para todas as nossas equipes do G Suite..
Este modelo de POP do Google Docs é simples e direto. 🙌🏼
...Ele também é basicamente o concorrente do modelo de POP do Microsoft Word listado acima.
Ele vem com uma tabela formatada atraente e intuitiva com subseções bem definidas para Detalhes do procedimento, Finalidade, Escopo e Histórico de revisões - ideal para funções que exigem supervisão passo a passo. Download do modelo de POP padrão do Google Docs
10. Modelo simples de POP no Google Docs
Modelo de POP simples do Google Docs Esse modelo de POP do Google Docs é dividido em sete seções com instruções claras sobre como preenchê-las.
Os segmentos incluem Finalidade (como o processo é chamado), Escopo (a quem se destina) e Responsabilidades (membros da equipe responsáveis por lidar com os aspectos mais importantes do POP), para citar apenas alguns. Download do modelo de POP simples do Google Docs
Como escrever um POP
Os modelos de POP são uma ótima maneira de começar a escrever procedimentos operacionais rapidamente. Eles fornecem a estrutura básica que você pode preencher e personalizar conforme necessário - mas o que o seu procedimento operacional padrão (POP) deve realmente dizer?
Se você nunca criou um procedimento do zero antes ou não tem a opção de modelos de POP à sua disposição, essa é a pergunta do momento. ⏰
Felizmente, também já fizemos nossa lição de casa nesse departamento. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a desenvolver seu SOP voltado para o usuário:
Conheça seu objetivo: Pergunte a si mesmo o que ele trará para a equipe, como melhorará a experiência da equipe e se estará em conformidade com os padrões da empresa. Saber o que você deseja alcançar com seu POP o ajudará a identificar um ponto de partida útil.
Defina o usuário final: Ou seja, conheça seu público. Para quem é esse POP?
Faça dele um processo colaborativo: Os melhores POPs são escritos em equipe. O feedback só tornará seu POP mais forte e mais detalhado. Além disso, você provavelmente terá melhores ideias sobre como concluir as tarefas com mais eficiência.
Determine o escopo e o formato do POP: A complexidade do procedimento que você está definindo no POP ditará o seu formato. O melhor curso de ação é pensar de forma básica - como você pode decompor o processo da maneira mais simples possível?
Comece com um esboço: Um esboço o ajudará a estabelecer os pontos-chave que o seu POP precisa atingir antes de começar a redigir. Isso também o ajudará a se manter no caminho certo e, possivelmente, reduzirá algumas rodadas de edições antes de seu POP ser aprovado!
Essas dicas ajudarão a colocá-lo na mentalidade certa para criar um POP abrangente, mesmo com a ajuda de um modelo, mas se os modelos de POP não forem o seu forte, há também alguns elementos necessários que você deve ter em mente.
Bônus:_ Software do manual do funcionário
Exemplo de elementos de um SOP
Especialmente se estiver criando o primeiro rascunho ou delineando um processo bastante simples, seguir esses nove elementos do documento SOP fará com que o trabalho seja bem feito.
Se estiver pronto, abra um documento ClickUp e acompanhe-o!
O ClickUp Docs permite que a formatação avançada e os comandos de barra funcionem com mais eficiência
- Cabeçalho: Deve incluir o título, o número do documento e a versão. Seu cabeçalho precisa identificar de forma clara e sucinta a atividade em questão
- Propósito: Definir a intenção do documento. Procure mantê-lo com menos de duas frases
- **Escopo: defina a quem ou ao que o processo se aplica
- Referências e documentos relacionados: Inclua todos os documentos ou referências necessários para entender e executar o processo de forma eficaz
- **Definições: Descreva qualquer terminologia que possa não ser familiar ao seu público e explique todas as abreviações ou acrônimos
- **Funções e responsabilidades: defina as funções responsáveis pela execução do processo
- **Procedimento: inclua somente as etapas necessárias para atingir o objetivo do procedimento. Lembre-se de que o que conta é a qualidade, não a quantidade
- Histórico de revisões: Esta seção serve para registrar as alterações feitas em um procedimento, bem como a justificativa para isso
- Assinatura de aprovação: Essa seção é normalmente encontrada na contracapa ou no final de um documento, mas nem todos os POPs exigem uma. As assinaturas de aprovação podem incluir o autor, o revisor ou o líder envolvido
Quem se beneficia com o uso de um POP?
Equipes de atendimento ao cliente: Os procedimentos operacionais padrão (SOP) são importantes para as equipes de atendimento ao cliente para garantir que todas as interações com os clientes sejam profissionais e consistentes. Esse documento descreve o processo para lidar com qualquer solicitação do cliente, como reembolsos ou devoluções, para que os membros da equipe possam prestar o melhor serviço possível.
- SOP de gerenciamento de relacionamento com o cliente
- POP de tratamento de reclamações de clientes
- POP do sistema de emissão de tíquetes
- POP DE CRM
- POP de operações do call center
Empresas: Ter um procedimento operacional padrão (SOP) permite que as empresas se mantenham organizadas e garantam que todas as tarefas sejam concluídas no prazo. Esse documento as ajuda a acompanhar o progresso e a garantir que todas as partes interessadas estejam cientes de quaisquer alterações ou atualizações necessárias ao projeto.
- Pequenas empresas
- Sistema de informações comerciais
- Negócios de franquia
- Plano de continuidade de negócios
- Empresa de comércio eletrônico
A resposta são os modelos de POP
A construção de um procedimento operacional padrão completo pode ser um processo demorado, mas um modelo de POP flexível é uma excelente maneira de maximizar seu tempo ao desenvolver esse recurso de primeira linha.
Independentemente do seu estilo de trabalho preferido, existe um modelo de POP para você. Mas se estiver procurando uma opção que seja tão poderosa quanto econômica, você vai querer começar com o ClickUp .
Planeje projetos, gerencie fluxos de trabalho e crie SOPs detalhados para compartilhar com toda a equipe, tudo no ClickUp
Os modelos de procedimentos operacionais padrão apresentados nesta lista apenas arranham a superfície de A vasta biblioteca de modelos do ClickUp para todos os casos de uso -sem mencionar seu rico conjunto de recursos de produtividade e personalizáveis ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis em qualquer plano de preços.
Com mais de 15 visualizações de fluxo de trabalho personalizáveis , inúmeras maneiras de automatizar tarefas repetitivas e mais de 1.000 integrações para otimizar seus processos, o ClickUp é a plataforma definitiva para criar POPs detalhados para equipes e empresas de qualquer tamanho.
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Então, o que está esperando? Comece a usar o ClickUp hoje mesmo !