A transparência financeira é fundamental ao gerenciar orçamentos de departamentos e projetos em todos os gastos da empresa. De campanhas de marketing a software, viagens e muito mais, os custos aumentam rapidamente. Sem uma supervisão consistente, fica difícil justificar o valor.
Um sistema simplificado de controle de despesas é essencial para relatórios financeiros claros. A documentação personalizada fornece visibilidade detalhada sobre onde o dinheiro é gasto em projetos, departamentos e equipes. Previsões mais precisas e comprovação do ROI tornam-se possíveis para iniciativas de grande e pequeno porte. 🏆
Por meio de instruções passo a passo, você aprenderá a criar relatórios de gerenciamento de despesas no Excel. Use este guia como ponto de partida para estimular conversas sobre como otimizar a aplicação da política de gastos da sua empresa!
Então, o que exatamente é um relatório de despesas comerciais? Vamos examinar algumas características importantes dos relatórios de despesas de alto impacto.
- ⏰ Resumo de 60 segundos
- O que é um relatório de despesas comerciais?
- Como criar um relatório de despesas comerciais no Excel Etapa 1: baixe nosso modelo gratuito de controle de despesas Passo 2: Configure as informações do cabeçalho Etapa 3: Configure as categorias de despesas Etapa 4: Preencha o modelo com itens de linha Passo 5: Some as despesas por categoria Passo 6: Adicione recibos e documentos de origem relevantes
- Etapa 1: baixe nosso modelo gratuito de controle de despesas
- Etapa 2: Configure as informações do cabeçalho
- Etapa 3: Configure categorias de despesas
- Etapa 4: Preencha o modelo com itens de linha
- Etapa 5: Total de despesas por categoria
- Etapa 6: Adicione recibos e documentos de origem relevantes
- Modelos de relatórios de despesas 1. Modelo de despesas comerciais e relatório do ClickUp 2. Modelo de relatório de despesas para pequenas empresas do ClickUp 3. Modelo de relatório de despesas do ClickUp
- 1. Modelo de despesas comerciais e relatório do ClickUp
- 2. Modelo de relatório de despesas para pequenas empresas do ClickUp
- 3. Modelo de relatório de despesas do ClickUp
- Treinamento adicional em Excel desbloqueado Gerenciamento e acompanhamento do tempo Visualização de dados e painéis Gerenciamento de projetos Organização
- Gerenciamento e acompanhamento do tempo
- Visualização de dados e painéis
- Gerenciamento de projetos
- Organização
- Acompanhe as despesas com o ClickUp
⏰ Resumo de 60 segundos
- A transparência financeira é crucial para gerenciar orçamentos e justificar gastos, e o acompanhamento simplificado das despesas fornece insights sobre os padrões de gastos, permitindo melhores previsões e demonstrando o ROI.
- Um relatório de despesas comerciais rastreia os gastos da empresa em vários itens, incluindo detalhes como data, descrição, fornecedor, valor e categoria, e o Excel pode ser usado para organizar e calcular totais por departamento, projeto ou indivíduo.
- Embora o Excel seja amplamente utilizado, ele tem limitações para o gerenciamento de despesas, especialmente no que diz respeito ao anexo de recibos e outros documentos de origem, e também pode apresentar desafios em termos de colaboração e controle de versões.
- O ClickUp é apresentado como uma alternativa mais robusta ao Excel, oferecendo modelos personalizáveis, fluxos de trabalho automatizados, recursos de colaboração aprimorados e integrações com outras ferramentas para otimizar o gerenciamento de despesas.
- A plataforma oferece diferentes modelos de relatórios de despesas adaptados a várias necessidades comerciais, oferecendo vantagens como visualizações personalizáveis, colaboração aprimorada, integração perfeita com outras ferramentas e recursos de relatórios aprimorados.
O que é um relatório de despesas comerciais?
Um relatório de despesas comerciais é um documento que controla os gastos da empresa com produtos, serviços, salários e outros custos. O documento contém linhas e colunas que registram a data, a descrição, o fornecedor, o valor, a categoria e outros detalhes das despesas listadas.
As guias do Excel em uma planilha são usadas para separar as despesas por departamento, projetos, indivíduos ou outros tipos. As fórmulas calculam os totais de gastos por semana, mês, trimestre ou qualquer intervalo de datas especificado.
Com as despesas rastreadas, os gerentes podem responder a perguntas essenciais que afetam o trabalho do projeto e a alocação de recursos: os orçamentos do projeto estão alinhados com os custos reais? As despesas estão atingindo os códigos contábeis corretos? Quais custos estão aumentando rapidamente?
Os benefícios de usar o Excel para organizar planilhas de despesas incluem:
- Acompanhamento do orçamento departamental: visualize os gastos trimestrais ou anuais em comparação com o orçamento alocado.
- Precisão da previsão: identifique tendências de gastos anteriores para prever despesas futuras da empresa.
- Organização: mantenha um único modelo e sistema padronizado de relatório de despesas para facilitar a auditoria de recibos e faturas.
Esperamos que você alcance um nível saudável de organização de dados para não ser pego de surpresa por mudanças de última hora no orçamento e ter uma visão financeira mais precisa. Isso nos leva ao evento principal: Configurar o gerenciamento de despesas!
Como criar um relatório de despesas comerciais no Excel
Antes de começarmos, vamos abordar os componentes essenciais necessários:
- Qualquer versão do Excel: usaremos a funcionalidade universal da planilha.
- Recibos e documentação de despesas: todos os registros de transações a serem inseridos (por que não começar já a preparar seu próximo relatório de despesas?)
- Categorias de despesas: defina uma lista de tipos de despesas relevantes para suas operações.
Com o essencial reunido, temos todos os ingredientes para personalizar um modelo de relatório de despesas no Excel. Vamos direto ao guia passo a passo!
Etapa 1: baixe nosso modelo gratuito de controle de despesas
Em vez de criar um rastreador de despesas do zero, use nosso modelo gratuito de relatório de despesas do Excel como ponto de partida. Ele já contém os campos de rastreamento padrão para datas/fornecedores/valores e fórmulas pré-construídas para somar automaticamente os totais por categoria. Substitua os dados fictícios pelas despesas da sua empresa, mantendo as fórmulas integradas. 🧪
Basta abrir o arquivo baixado para seguir as etapas abaixo!
Etapa 2: Configure as informações do cabeçalho
Na parte superior, insira os detalhes principais para identificar o relatório:
- Preparado para: Adicione o nome do funcionário ou departamento que incorreu nas despesas.
- Enviado por: Liste quem preparou/contribuiu para as informações de despesas e planilha.
- Objetivo: explique resumidamente o motivo do relatório (reunião semanal sobre orçamento, solicitação do gerente, operações gerais do departamento).
- Período de despesas: insira as datas de início e término (dia, mês e ano com 4 dígitos) cobertas por um intervalo de datas para todas as transações documentadas.
📮ClickUp Insight: 92% dos trabalhadores utilizam métodos inconsistentes para acompanhar itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e execução atrasada.
Seja enviando notas de acompanhamento ou usando planilhas, o processo costuma ser disperso e ineficiente. A solução de gerenciamento de tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas, para que sua equipe possa agir rapidamente e permanecer alinhada.
Etapa 3: Configure categorias de despesas
As listas suspensas no modelo de planilha de despesas não foram incluídas para disfarçar a estética, digamos, “simples” do Excel.
Ele atende a uma necessidade muito importante de categorização clara e consistência em todas as transações da empresa.
Isso se estende também à entrada de dados. Os menus suspensos são uma garantia para o processamento de dados sem erros e uma análise simplificada. Um tipo de despesa ou código de custo digitado incorretamente pode desequilibrar tudo. ⚖️
Veja como bloquear suas categorias por meio de menus suspensos:
- Clique no item Materiais de escritório (célula B18) e o ícone de seta suspensa será exibido.
- Vá para a Barra de Ferramentas do Menu na parte superior, clique em Dados > Validação de Dados, e uma janela pop-up será aberta.
- No campo de texto Fonte, reescreva a lista para corresponder às categorias de despesas da sua empresa. Separe cada categoria com uma vírgula. (Recomendamos listá-las em ordem alfabética para facilitar a navegação!)
- Clique em Aplicar quando terminar e revise sua nova lista clicando no ícone de seta suspensa.
- Repita o mesmo processo para os outros cabeçalhos suspensos: Fornecedor, Custo Centro Código, Método de pagamento e Status do pagamento
- Para editar categorias no futuro, adicione ou remova texto no campo de texto Fonte conforme necessário.
Etapa 4: Preencha o modelo com itens de linha
Por fim, adicione cada despesa comercial individual como uma linha separada. Tudo está nos detalhes, portanto, inclua o máximo de contexto possível para obter uma documentação financeira clara.
- Data da despesa: o dia, mês e ano em que a despesa ocorreu.
- Categoria de despesas: categoria da despesa (marketing, viagens, honorários profissionais)
- Fornecedor: O nome legal completo da pessoa ou empresa que corresponde ao seu W-8 ou W-9. (Não incomode seu contador com apelidos)
- Código do centro de custos: o centro de custos interno do seu plano de contas ao qual a despesa está vinculada.
- Descrição da despesa: uma breve descrição que detalha a transação
- Valor: valor da despesa em dólares
- Método de pagamento: como o valor foi pago (cartão de crédito, dinheiro, cheque)
- Status do pagamento: Despesas pagas ou pendentes
Você notará que adicionamos um total de 7 opções de status de pagamento. Seus fornecedores não conhecem seus amigos diligentes da área financeira tão bem quanto você, então essas etapas detalhadas do processo de reembolso criam transparência nos prazos relacionados às despesas incorridas. O contexto adicional ajuda os gerentes de projeto a conduzir conversas com fornecedores que aguardam pagamento. 💬
Opções de personalização pequenas, mas significativas, transformam sua planilha de despesas em uma ferramenta de análise financeira. Esses documentos ficarão nos registros da sua empresa, portanto, quanto mais atributos, maior o valor analítico.
Etapa 5: Total de despesas por categoria
As células destacadas têm fórmulas pré-definidas para fornecer os totais de cada categoria de despesas. Isso permite o acompanhamento da distribuição dos gastos.
Boas notícias: você não precisa fazer cálculos matemáticos! 🤩
Más notícias: há um problema. 👀
Estamos parados agora porque o próximo passo requer um nível de paciência digno de um Jedi. Até agora, você tem todos os itens da sua planilha de despesas. Em seguida, você precisará anexar recibos e outros documentos de origem.
💡Dica profissional: use IA para automatizar as partes tediosas dos relatórios de despesas. Aprenda como! 👇🏼
Etapa 6: Adicione recibos e documentos de origem relevantes
Gostaríamos de poder dizer que esse processo é fácil no Excel, mas anexar arquivos pode se tornar complicado rapidamente. Primeiro, você terá que converter cada recibo em um PDF separado, em vez de um JPEG. Em seguida, nomeie-os em um formato adequado que o Excel possa armazenar facilmente.
Para adicionar arquivos, você precisa das funcionalidades avançadas Objetos e/ou Object Linking and Embedding (OLE) do Excel. Realizar o que deveria ser uma tarefa básica torna-se tedioso. Por exemplo, arquivos que não são da Microsoft têm um processo de upload complicado. As funções na barra de ferramentas do menu que deveriam ser clicáveis estão inativas, por isso é necessário fazer algumas tentativas.
Se você já usa uma planilha do Microsoft Excel na web, a melhor e mais eficiente abordagem seria usar o OneDrive da Microsoft. Isso resolveria alguns problemas que as equipes provavelmente encontrarão com os aplicativos do Excel:
- Os arquivos em um armazenamento de arquivos baseado na web tornarão os dados acessíveis através do navegador.
- As equipes não precisarão instalar o Excel em todos os seus dispositivos para colaborar nos dados.
- Qualquer pessoa pode trabalhar com dados usando o Excel, mesmo que esteja trabalhando com versões diferentes.
Mesmo os usuários mais avançados precisam seguir os mesmos procedimentos para conectar arquivos externos.
Mas se você quiser estar no lado negro da força, uma plataforma de produtividade que vai além de um simples modelo de relatório de despesas é onde as alianças estratégicas e parcerias acontecem.
Diga olá ao ClickUp! 👋
Modelos de relatório de despesas
Embora o Excel seja há muito tempo o programa tradicional para controle de despesas, suas limitações em termos de colaboração, flexibilidade e funcionalidade justificam a migração de documentos financeiros essenciais, como relatórios de despesas, para plataformas de produtividade dedicadas, como o ClickUp.
Com fluxos de trabalho automatizados personalizáveis para aprovações, edição do tipo arrastar e soltar, permissões baseadas em funções, funcionalidade de IA, formulários de despesas e visualizações de tendências de gastos, sua empresa pode tomar decisões informadas com mais rapidez. 📊
Selecionamos três modelos de despesas no ClickUp para mostrar como as ferramentas fáceis de usar do ClickUp impulsionam os recursos de documentação contábil em comparação com planilhas estáticas do Excel, que sofrem com problemas de versão.
Observação: não há mais más notícias a partir daqui!
1. Modelo de despesas comerciais e relatório do ClickUp
Ideal para: substituir dificuldades de conformidade por soluções práticas
O modelo de despesas e relatórios comerciais do ClickUp e todos os modelos do ClickUp incluem visualizações personalizáveis para otimizar configurações para relatórios, aprovações, tags e muito mais.
Se você não está familiarizado com as visualizações em softwares de gerenciamento de projetos, pense nelas como diferentes pastas ou divisórias em um único arquivo. Cada visualização agrupa informações selecionadas, mas as exibe de maneira diferente para atender a critérios específicos com base no que é mais importante para a pessoa ou finalidade.
A profundidade da personalização deste modelo abre as portas para a colaboração de toda a equipe na plataforma ClickUp. Os departamentos de contabilidade, finanças e outros não precisam criar relatórios extras ou buscar informações por e-mail. 📥
Em vez disso, o ClickUp reduz o trabalho duplicado, facilitando o acesso de todos os membros do espaço de trabalho às informações compartilhadas em um único lugar. Um contexto melhor significa conversas produtivas na hora de reconciliar relatórios de despesas.
Situações como violações de políticas ou alterações nos orçamentos tornam-se mais fáceis de identificar. Como resultado, os gerentes de projeto têm maior visibilidade dos padrões de gastos, oportunidades de economia e inconsistências.
Combine este modelo com o Modelo de Preparação de Impostos do ClickUp para melhorar a preparação de impostos com recursos de controle de tempo, tags, avisos de dependência, e-mails e muito mais!
2. Modelo de relatório de despesas para pequenas empresas do ClickUp
Ideal para: gerenciar tarefas de manutenção e pagamento de fornecedores
A simplificação dos relatórios é apenas o benefício superficial do modelo de relatório de despesas para pequenas empresas do ClickUp. Alinhe o gerenciamento de projetos e a contabilidade em um único lugar. Cronogramas integrados conectam despesas a entregas, clientes e faturas para que você maximize a eficiência financeira e operacional.
Projetado para proprietários de empresas e equipes pequenas, este modelo ajuda a gerenciar a administração de fornecedores, para que os pagamentos e requisitos regulatórios não sejam esquecidos. 🔍
Todas as suas ferramentas estão ao seu alcance dentro da plataforma:
- Recursos de importação e incorporação para Excel, Google Sheets e outros aplicativos de trabalho
- Lembretes de automação de tarefas para gerenciar renovações e revisões
- Relatórios do painel para uma visão geral das despesas até o momento
- Campos personalizados para acompanhar os detalhes dos fornecedores
Com esses recursos e centenas de outras ferramentas de colaboração e integrações no ClickUp, as pequenas empresas podem coordenar parcerias internas e externas sem esforço.
Combine este modelo com modelos de contabilidade para acompanhar os ativos, passivos e patrimônio líquido da sua empresa!
3. Modelo de relatório de despesas do ClickUp
Ideal para: controlar os gastos da empresa
Empresas estabelecidas e agências preocupadas com os custos devem usar o modelo de relatório de despesas do ClickUp para obter insights financeiros estratégicos rapidamente. Obtenha uma visão geral e detalhes necessários para otimizar os gastos com crescimento. ⚡️
Experimente as ferramentas integradas para prever as necessidades futuras de orçamento e recursos com base no desempenho passado. As integrações conectam o trabalho do cliente às despesas, enquanto as ferramentas de relatórios e fluxos de trabalho economizam tempo dos gerentes de projeto no rastreamento de despesas sinalizadas pela contabilidade.
Com ferramentas para simplificar a supervisão de despesas e realizar as tarefas necessárias, incluindo campos flexíveis para organizar beneficiários e valores, os gerentes têm a capacidade de personalizar o acompanhamento de despesas para se adequar aos seus fluxos de trabalho.
Combine este modelo com o Modelo de formulário de pagamento do ClickUp para criar formulários online fáceis de usar!
Treinamento adicional em Excel desbloqueado
Embora este guia se concentre na criação de seu próprio relatório de despesas, o Excel pode atender a outras necessidades comerciais, quando implementado corretamente.
Considerando os benefícios que o ClickUp traz para as empresas, temos mais recursos, dicas e modelos para adicionar ao seu conhecimento do Excel. Confira estes guias adicionais e melhores práticas para quando o Excel precisar brilhar! ✨
Gerenciamento e acompanhamento do tempo
Aprenda a criar calendários, planilhas de horas trabalhadas, agendas e muito mais no Excel para planejar seus dias e acompanhar o trabalho.
Visualização de dados e painéis
Torne seus dados do Excel impactantes com estes tutoriais detalhados para transformar as informações da sua planilha em visuais elegantes!
Gerenciamento de projetos
Crie gráficos de burndown, gráficos de Gantt, quadros Kanban e muito mais no Excel para planejar e gerenciar fluxos de trabalho.
Organização
Organize as informações da empresa e dos funcionários com ferramentas organizacionais no Excel.
Bônus: confira os modelos de relatórios de despesas do Microsoft Excel!
Acompanhe as despesas com o ClickUp
Em última análise, o segredo é garantir transparência, acessibilidade e precisão nos relatórios de despesas para que o dinheiro seja movimentado exatamente como pretendido.
Esperamos que este guia tenha apresentado possibilidades para melhorar os fluxos de trabalho de gerenciamento de despesas. O relatório de despesas é realmente um esforço de equipe, e as equipes que buscam atender às necessidades e preferências de supervisão não devem se limitar ao Excel. 🧑💻
Quer você opte por planilhas comprovadas ou hubs centralizados mais recentes, nós dizemos: “Por que não ambos?” Comece um espaço de trabalho gratuito no ClickUp ou importe suas planilhas para uma visualização de tabela do ClickUp!