Wyobraź sobie, że właśnie odbyłeś rozmowę telefoniczną z potencjalnym klientem, który wyraził odsetki od twoich usług. Później przeczytałeś e-mail od innego klienta, który miał pytania i chciał uzyskać więcej informacji.
Mija tydzień, a ty z trudem przypominasz sobie szczegóły tej rozmowy. I bez końca przewijasz swoją skrzynkę odbiorczą, szukając tego jednego e-maila. To dopiero frustracja! 👀
Co by było, gdybyś miał prosty, zorganizowany sposób dokumentowania każdego punktu kontaktu z komunikacją zewnętrzną? Tutaj przydają się szablony dzienników połączeń. Pomagają one prowadzić przejrzysty i kompleksowy dziennik rozmów telefonicznych, e-maili i innych interakcji.
W tym artykule udostępnimy 10 darmowych szablonów dzienników połączeń w Excelu i ClickUp, dzięki którym usprawnisz komunikację, zwiększysz wydajność i upewnisz się, że żadne istotne informacje nie umkną Twojej uwadze. Do dzieła! 🚦
Co to jest szablon rejestru połączeń?
Szablon dziennika połączeń to konfigurowalny dokument, który umożliwia rejestrowanie i śledzenie różnych form komunikacji, takich jak rozmowy telefoniczne, rozmowy twarzą w twarz i wiadomości e-mail. Chociaż może być używany przez każdego, jest zwykle używany przez telemarketerów, sprzedawców i zespoły obsługi klienta do śledzenia ich komunikacji w uporządkowany i zorganizowany sposób.
Szablony dzienników połączeń rejestrują takie informacje, jak data i godzina interakcji, imię i nazwisko dzwoniącego lub nadawcy, jego dane kontaktowe, cel interakcji oraz wszelkie istotne notatki lub działania następcze. Takie dokładne prowadzenie dokumentacji ułatwia odwoływanie się do wcześniejszych dyskusji, budowanie silniejszych relacji z klientami i bycie na bieżąco z ważnymi zadaniami i commitami. 🙌
Co składa się na dobry szablon dziennika połączeń?
Jeśli chodzi o rejestrowanie i zarządzanie zewnętrznymi interakcjami, posiadanie dobrego szablonu dziennika połączeń pomaga w realizować projekty i poprawić przepływ komunikacji. Ale co dokładnie sprawia, że szablon rejestru połączeń jest "dobry"? Przyjrzyjmy się kluczowym cechom, na które należy zwrócić uwagę:
- Dobrze zorganizowany układ: Szablon powinien mieć prosty i zorganizowany układ z wyraźnie oznaczonymi sekcjami, umożliwiając łatwe wprowadzanie i znajdowanie potrzebnych informacji
- **Szablon powinien przechwytywać istotne informacje, takie jak informacje kontaktowe, czas trwania połączenia, notatki i wszelkie wymagane działania następcze
- Przyjazny dla użytkownika szablon: Należy szukać szablonów, w których priorytetem jest prostota, przejrzystość i płynna nawigacja. W ten sposób można skupić się na śledzeniu interakcji, oszczędzając sobie frustracji i straty czasu
- Elastyczność i możliwość dostosowania: Niezależnie od tego, czy chodzi o dodanie dodatkowych pól, czy wprowadzenie zmian zgodnych z brandingiem, dobry szablon powinien zapewniać swobodę i elastyczność w dostosowywaniu go do konkretnych potrzeb
- Wygodny dostęp: Dobry szablon rejestru połączeń powinien być łatwo dostępny zawsze, gdy jest potrzebny. Niezależnie od tego, czy znajduje się on na komputerze, tablecie czy telefonie, powinno wystarczyć jedno kliknięcie
10 szablonów rejestru połączeń do wykorzystania w 2024 roku
Niezależnie od tego, czy chcesz śledzić połączenia przychodzące i wychodzące, zapytania klientów, czy po prostu prowadzić rejestr rozmów, posiadanie odpowiedniego szablonu dziennika połączeń może mieć ogromne znaczenie.
Na szczęście nie musisz tworzyć go od podstaw ani spędzać niezliczonych godzin na poszukiwaniu odpowiedniego. Moja praca została zrobiona, więc nie musisz tego robić! Oto nasza lista 10 najlepszych szablonów dzienników połączeń do wykorzystania w tym roku i nie tylko! ✨
1. Szablon dziennika rozmów sprzedażowych ClickUp
Szablon dziennika rozmów sprzedażowych ClickUp
Czy myśl o zarządzaniu rozmowami sprzedażowymi za pomocą wielu arkuszy kalkulacyjnych, porozrzucanych notatek i zagubionych skryptów przyprawia Cię o ból głowy? Jeśli tak, to ten szablon dziennika rozmów sprzedażowych jest dla Ciebie.
Szablon Szablon rozmów sprzedażowych ClickUp jest dostarczany w folderze zawierającym wszystko, czego potrzebujesz, aby usprawnić rozmowy sprzedażowe. Wewnątrz znajdują się dwie listy - narzędzie do śledzenia rozmów sprzedażowych i skrypty rozmów. Narzędzie do śledzenia rozmów sprzedażowych umożliwia przechwytywanie kluczowych informacji o kliencie, takich jak imię i nazwisko, adres, e-mail, strona internetowa i typ rozmowy sprzedażowej.
Dostępny jest również widok Kalendarza, dzięki któremu nigdy nie pominiesz żadnego wydarzenia. Zaplanuj nadchodzące rozmowy sprzedażowe, propozycje i działania następcze w sposób płynny i otrzymuj powiadomienia w odpowiednim czasie, gdy zbliżają się terminy. ⏰
Aha, i czy wspomnieliśmy o widoku mapy? Daje on widok z lotu ptaka na to, jak twoje rozmowy sprzedażowe obejmują różne lokalizacje. To idealne narzędzie, jeśli chcesz zoptymalizować planowanie terytorium, efektywnie alokować zasoby lub zidentyfikować potencjalne obszary ekspansji rynkowej.
Porozmawiajmy teraz o automatyzacji Każdy nowy wpis lub zmiana statusu wyzwala zastosowanie odpowiedniego skryptu z listy skryptów połączeń, eliminując potrzebę ręcznego wyszukiwania skryptów.
Podobnie jak wszystkie szablony ClickUp, ten szablon zawiera instrukcję obsługi i jest w pełni konfigurowalny, umożliwiając dodawanie, edytowanie lub usuwanie funkcji w zależności od potrzeb. 🛠️
2. Szablon potoku sprzedaży ClickUp
Szablon potoku sprzedaży ClickUp
Szablon Szablon potoku sprzedaży ClickUp to bardziej rozbudowana wersja poprzedniego szablonu. Umożliwia zarządzanie procesem sprzedaży i kontami w jednym miejscu!
Sekcja zarządzania leadem pozwala na przechwytywanie nowych leadów za pomocą Formularze ClickUp i zbierać odpowiedzi bezpośrednio na szczycie lejka sprzedażowego. Z tego miejsca możesz przesuwać nowych potencjalnych klientów po różnych scenach lejka sprzedażowego. A jeśli chcesz zoptymalizować ten proces, możesz przełączyć się na widok zespołu, aby zwizualizować swój pipeline obciążenie pracą teamu i strategicznie rozłożyć obciążenie pracą.
Po pozyskaniu klienta są oni automatycznie przenoszeni do sekcji zarządzania kontami, gdzie są łączeni z członkami zespołu ds. kont.
Zespół ds. obsługi klienta może grupować i wizualizować swoich obecnych klientów według priorytetu (niski, średni i wysoki), statusu (wdrażanie, pielęgnacja, potrzebna uwaga i odnowiony) oraz zaangażowania (aktywny, nieaktywny i narażony). Dzięki temu mogą strategicznie ustalać priorytety swoich wysiłków i zapewniać wyjątkową obsługę każdemu klientowi, zgodnie z jego konkretnymi potrzebami. 🤩
A gdy klienci nie odnowią swoich usług, zostaną automatycznie przeniesieni do sekcji poprzednich klientów.
Ale to nie wszystko! Widok dokumentu umożliwia tworzenie, udostępnianie i współpracę w czasie rzeczywistym w zakresie standardowe procedury operacyjne (SOP) z zespołem. Zapewnia to scentralizowaną dokumentację i płynne udostępnianie wiedzy w obrębie firmy. Znajdź odpowiednią kadencję spotkań dla swojego zespołu !
3. Szablon formularza kontaktowego dla klientów ClickUp
Szablon formularza kontaktowego z klientem ClickUp
Żonglowanie zapytaniami od klientów z Twojej strony internetowej, e-maili i zarządzanie platformami mediów społecznościowych może przypominać próbę zaganiania kotów. Ciągła wymiana informacji, rozproszone wiadomości i nieustanny wysiłek, aby pozostać na właściwym torze, mogą sprawić, że poczujesz się przytłoczony i wyczerpany.
Na szczęście Szablon formularza kontaktowego dla klientów ClickUp został zaprojektowany, aby uporządkować ten chaos. Będziesz mieć formularz kontaktowy dla klientów, który możesz osadzić na swojej stronie internetowej, udostępniać za pośrednictwem e-maili, a nawet promować w mediach społecznościowych.
Gdy klient wypełni formularz kontaktowy, jego dane zostaną zapisane na liście podsumowania kontaktów i otrzymają status Nowe zgłoszenie. Z tego miejsca można przypisać zapytanie do członka zespołu i ustawić termin oraz poziom priorytetu. Dodatkowo można zarządzać i śledzić status każdego zapytania (Nowe zapytanie, Weryfikowane, Zablokowane i Zakończone) za pomocą widoku Tablicy.
Użyj tego szablonu, aby odzyskać kontrolę nad niestandardowymi zapytaniami klientów. Scentralizuj wszystkie ważne informacje o użytkownikach , pracować nad rozwiązywaniem problemów, poprawiać jakość usług i zwiększać zarządzanie relacjami z niestandardowymi klientami (CRM). 📈
4. Szablon eskalacji obsługi klienta ClickUp
Szablon eskalacji obsługi klienta ClickUp
Jeśli Twój Business otrzymuje dużą liczbę zapytań od klientów, które często wymagają różnych poziomów obsługi klienta, prosty szablon formularza kontaktowego może nie wystarczyć.
To właśnie tutaj Szablon eskalacji obsługi klienta ClickUp wkracza do akcji. Jego rdzeniem jest w pełni konfigurowalny formularz dziennika, który pozwala klientom zgłaszać swoje problemy i wątpliwości.
Ich odpowiedzi są automatycznie rejestrowane jako zgłoszenia na poziomie Tier 1. Możesz rozwiązywać problemy na tym poziomie lub eskalować je do poziomu 2, aby zaangażować dedykowany zespół obsługi klienta. W przypadku bardziej złożonych problemów, poziom 3 umożliwia zaangażowanie zespołu ds. produktu, programistów lub inżynierów, zapewniając, że przyszłe aktualizacje będą uwzględniać te problemy.
Po rozwiązaniu problemów można je zarchiwizować na liście zamkniętych zgłoszeń do wykorzystania w przyszłości. Włączając automatyzacje, można usprawnić przepływ zapytań na różnych poziomach eskalacji, zapewniając płynny i wydajny przepływ pracy.
Aby skutecznie zarządzać obciążeniem pracą swojego zespołu , szablon ma rozszerzenie Teams Obciążenie widok. Szybki rzut oka pozwala określić, którzy członkowie zespołu mogą potrzebować pomocy i kto może obsługiwać niestandardowe zgłoszenia, pozwalając na efektywne zrównoważenie obciążenia pracą.
Tworzenie odpowiedzi dla klientów może być czasochłonne, ale dzięki funkcji Canned Responses można zaoszczędzić sobie stresu. Szablon zawiera 11 gotowych szablonów e-maili, które obejmują różne scenariusze, od zwracania się do sfrustrowanego klienta lub powiadamiania go o rozwiązanym zgłoszeniu. Szablony te pozwolą zaoszczędzić cenny czas i zapewnią spójną i profesjonalną komunikację z niestandardowymi klientami.
Żadne zapytanie klienta nie jest zbyt małe lub zbyt duże, a niezależnie od ilości, szablon ten pomoże ci utrzymać głowę nad wodą i zaoferować wyjątkową i spersonalizowaną obsługę każdemu z twoich klientów.
5. Szablon do zarządzania obsługą klienta ClickUp
Szablon do zarządzania obsługą klienta ClickUp
Z szablonem Szablon do zarządzania obsługą klienta ClickUp w tym szablonie otrzymujesz to, co najlepsze z obu światów: prostotę szablonu formularza kontaktowego i zaawansowane funkcje szablonu eskalacji usług.
Podobnie jak poprzednie szablony, ten szablon również posiada niestandardowy formularz do przechwytywania zapytań klientów i przechowywania ich w centralnej przestrzeni. To, co go wyróżnia, to różnorodność widoków, które oferuje dla efektywnego zarządzania. Możesz szybko nawigować po powiązanych zapytaniach, przełączając się na widok Kategorie.
Ten szablon wprowadza unikalną odmianę widoku Tablica, którego funkcją jest specjalny filtr "Przypisane do mnie". Gdy członkowie zespołu przełączą się do tego widoku, zobaczą tylko zadania przypisane do nich w cyklu pracy, eliminując rozpraszanie uwagi i umożliwiając skupienie się na pracy.
Dodatkowo, ustawienia automatyzacji śledzą terminy przypisane do każdego zgłoszenia i podpowiedź dla przypisanego członka zespołu do podjęcia niezbędnych działań w celu rozwiązania zgłoszenia. Zapewnia to terminowe działania następcze i proaktywną obsługę zapytań klientów.
Skorzystaj z tego szablonu, aby usprawnić organizację, poprawić możliwości śledzenia i promować współpracę w zespole .
6. Szablon odkrycia klienta ClickUp
Szablon odkrywania klienta ClickUp
Podczas korzystania z któregokolwiek z szablonów potoku sprzedaży, jednym z kluczowych kroków jest kwalifikacja nowych potencjalnych klientów, którzy wypełnili formularz lub wyrazili odsetki. Ten proces kwalifikacji często obejmuje rozmowę telefoniczną z klientem.
Ale co dokładnie powinieneś powiedzieć? Jak upewnić się, że niczego nie pominąłeś? I jak to wszystko później zapamiętać? Cóż, nie musisz się martwić. The Szablon odkrywania klienta ClickUp rozwiązuje te problemy i usprawnia proces kwalifikacji.
Pożegnaj się z niezręcznymi ciszami, ponieważ szablon ten zawiera skrypt rozmowy, który mówi dokładnie to, co należy powiedzieć, słowo po słowie. Uzupełnieniem jest bank pytań, który pomaga lepiej poznać potencjalnego klienta: Czego potrzebują, co ich motywuje, co ich powstrzymuje i jak podejmują decyzje. Co więcej, możesz powielić sekcję rozmowy odkrywczej dla każdego potencjalnego klienta i robić notatki podczas rozmów.
Użyj tego szablonu jako punktu wyjścia, aby wywrzeć wrażenie na potencjalnych klientach i nigdy o niczym nie zapomnieć. Ponieważ jest wbudowany w Dokumenty ClickUp można stale aktualizować w oparciu o to, co działa, a co nie, i niestandardową strukturę w oparciu o swoje preferencje lub wytyczne firmy.
7. Szablon dziennika konwersacji ClickUp
Szablon dziennika konwersacji ClickUp
Szablon Szablon dziennika konwersacji ClickUp uzupełnia szablon wykrywania klienta, służąc jako narzędzie do prowadzenia rejestru wszystkich rozmów.
Podczas prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych przy użyciu szablonu wykrywania klientów, możesz użyć szablonu dziennika rozmów, aby uchwycić kluczowe szczegóły dotyczące każdej rozmowy. Szczegóły te obejmują godzinę połączenia, osobę, z którą rozmawiałeś, jej numer telefonu, czas trwania połączenia, działania do zakończenia i kluczowe notatki z rozmowy.
Wykorzystując oba szablony w ClickUp, możesz płynnie przejść od korzystania z szablonu Client Discovery Template podczas rozmowy do wypełniania szablonu Conversation Log Template po jej zakończeniu.
W wyniku tego możesz mieć pewność, że masz szczegółowe i dokładne zapisy do wykorzystania w przyszłości i do dalszych działań.
8. Szablon dziennika połączeń klienta Excel by Template Lab
przez Szablon Lab
Ten szablon dziennika połączeń z klientami Excel to prosty program do śledzenia połączeń, który koncentruje się na przechowywaniu informacji związanych z połączeniami z klientami.
Dzięki temu szablonowi Excel można łatwo śledzić i organizować istotne szczegóły rozmów z klientami - datę rozpoczęcia i zakończenia, całkowity czas, nazwę klienta, numer kontaktowy, element działania i notatki.
Dodatkowo, ten arkusz pozwala wykorzystać funkcje i funkcje programu Excel do dalszej analizy i raportowanie sprzedaży . Możesz wykonywać obliczenia danych i tworzyć wykresy na podstawie danych z dziennika połączeń - umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji i optymalizację swoich działań strategie komunikacji .
9. Szablon Dziennika Telefonicznego Dokumentów Medialnych by Szablon.Net
przez Szablon.Net
Podczas gdy szablony dzienników połączeń są przeznaczone do śledzenia interakcji z klientami, ten szablon Docs Media Call Log Template od Template.Net jest specjalnie dostosowany do śledzenia i organizowania komunikacji związanej z mediami.
Dokument ten można pobrać i edytować w różnych formatach, takich jak Dokumenty Google, Arkusze Google, Microsoft Word, Microsoft Excel i PDF. Pomaga on zarządzać interakcjami z osobami kontaktowymi, takimi jak dziennikarze i media. Szablon zawiera pola do przechwytywania informacji, takich jak raportowanie, media, numer telefonu, e-mail, data i godzina połączenia, charakter połączenia i komentarze.
Ten arkusz dziennika zapewnia, że wszystkie interakcje z mediami są udokumentowane i zorganizowane. Przyczynia się również do udoskonalenia taktyki angażowania mediów, poprawiając relacje z mediami kontaktami z mediami i optymalizacji kampanii medialnych .
10. Szablon dziennika połączeń Word by Szablon.Net
przez Szablon.Net
Szablon dziennika połączeń telefonicznych to szablon ogólnego przeznaczenia, który może być używany do śledzenia i rejestrowania wszelkiego rodzaju połączeń przychodzących i wychodzących.
Dzienniki połączeń zawierają pola z datą i godziną, numerem telefonu, osobą kontaktową, celem, czasem trwania połączenia oraz informacją, czy cel połączenia został osiągnięty. Skorzystaj z tego szablonu dziennika kontaktów, aby zachować porządek, śledzić liczbę połączeń i analizować wskaźniki połączeń.
Usprawnij swoje rozmowy dzięki szablonom Free Call Log
Dzięki tym 10 darmowym szablonom dzienników połączeń do wydrukowania w Excelu i ClickUp możesz usprawnić swoją komunikację i zachować porządek jak nigdy dotąd. Wyobraź sobie spokój ducha, wiedząc, że masz centralny hub do przechowywania i pobierania wszystkich zapisów połączeń. 🌻
Niezależnie od tego, czy jesteś częścią zespołu obsługi klienta lub sprzedaży, telemarketerem, właścicielem call center lub małego biznesu, czy też kimś, kto chce pozostać zorganizowany, te szablony dzienników połączeń telefonicznych zmieniają zasady gry. Pobierz darmowy szablon ClickUp , dostosuj go do swoich upodobań i zacznij z łatwością dokumentować swoje rozmowy i interakcje!