Klienci są bez wątpienia siłą napędową każdej firmy. CRM i zarządzanie projektami pozwalają utrzymać ich w ryzach. Zapewniają płynność operacji i wysoką satysfakcję klientów.
Weźmy na przykład Amazon. Jego zdolność do rekomendowania produktów, o których nawet nie wiedziałeś, że są Ci potrzebne? To właśnie CRM w praktyce. Tymczasem oprogramowanie do zarządzania projektami gwarantuje, że Twoje zamówienie jest zawsze dostępne w magazynie i dostarczane na czas — ponieważ komunikat "Przepraszamy, ten element jest niedostępny" to ogromna strata dla każdej firmy.
I to nie jest tylko miły dodatek. Według Capterra 45% firm odnotowało wzrost przychodów ze sprzedaży po wdrożeniu skutecznego oprogramowania CRM.
Rozbijmy więc te dwa elementy — obiektywnie, subiektywnie i, co najważniejsze, w sposób, który działa na Twoją korzyść.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Dowiedz się, jak integracja rozwiązania CRM i zarządzania projektami poprawia wydajność, wykonując następujące kroki:
- CRM pomaga firmom śledzić potencjalnych klientów oraz zarządzać danymi klientów i projektów, dzięki czemu żadna okazja nie zostanie pominięta
- Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zespołom zachować porządek poprzez strukturyzację zadań, terminów i postępów w realizacji projektów
- Integracja obu tych rozwiązań ogranicza nieporozumienia, poprawia wydajność cyklu pracy i automatyzuje powtarzalne zadania
- Najlepsze praktyki, takie jak zaangażowanie użytkowników, czyste dane i śledzenie KPI, pomagają firmom w pełni wykorzystać możliwości swoich systemów
- ClickUp łączy CRM i zarządzanie projektami w jednej platformie, obniżając koszty i zwiększając wydajność
Co to jest CRM i do czego służy?
W 2000 roku Paul Fulchino miał wielkie plany dotyczące Aviall, dystrybutora części lotniczych z siedzibą w Dallas. Jego celem było przekształcenie firmy w dostawcę usług zarządzania łańcuchem dostaw dla branży lotniczej.
Ale po drodze pojawiły się pewne problemy — chaotyczne dane klientów i przestarzałe procesy:
Wiedział, że nadszedł czas, aby wprowadzić CRM i właśnie to zrobił:
W ciągu czterech miesięcy liczba połączeń sprzedażowych wzrosła trzykrotnie, baza klientów powiększyła się o 33%, a dzienna liczba zamówień wzrosła z 1000 do 2500 — bez zwiększania liczby pracowników.
Można powiedzieć, że ten moment zapoczątkował wzrost znaczenia CRM w strategii korporacyjnej. Obecnie 97% zespołów sprzedaży w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie twierdzi, że system CRM ma kluczowe znaczenie dla zawierania transakcji.
Ale czym jest CRM i do czego służy?
System CRM (Customer Relationship Management) to oprogramowanie, które pomaga firmom zarządzać interakcjami z klientami, śledzić potencjalnych klientów oraz ułatwiać działania związane ze sprzedażą, marketingiem i obsługą klienta.
📌 Przykład: Martin, właściciel małej firmy z Los Angeles, zakłada swoją pierwszą firmę. Oto, czym zajmuje się dla niego CRM:
- Przechowuje i organizuje dane klientów (nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów), dzięki czemu nigdy nie musisz szukać informacji kontaktowych
- Śledź potencjalnych klientów od pierwszego kontaktu do konwersji, dzięki czemu żaden potencjalny klient nie zostanie pominięty
- Rejestruje wszystkie interakcje z klientami (e-maile, rozmowy telefoniczne, czaty), dzięki czemu zawsze ma kontekst przed nawiązaniem kontaktu
- Zarządza procesem sprzedaży, zapewniając mu jasny widok stanu każdej transakcji
➡️ Przeczytaj również: Najlepsze darmowe szablony CRM: Excel, Arkusze Google i ClickUp
📮 ClickUp Insight: 92% profesjonalistów ma trudności z śledzeniem kluczowych decyzji.
Według badań przeprowadzonych przez ClickUp, ogromna część pracowników wiedzy traci kluczowe decyzje na rzecz wątków czatu, e-maili i rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych. Bez scentralizowanego systemu krytyczne informacje biznesowe są na zawsze zapomniane. ClickUp oferuje narzędzie do zarządzania zadaniami, które pozwala na natychmiastowe tworzenie zadań na podstawie wiadomości, komentarzy, dokumentów i e-maili, dzięki czemu nic ważnego nie zostanie pominięte. Chcesz wypróbować?
Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?
Teraz wyobraź sobie, że masz już wszystkie dane klientów, system CRM działa na pełnych obrotach, a proces sprzedaży kwitnie. Jednak bez zarządzania projektami nadal masz ogromny problem: nie potrafisz skutecznie delegować zadań.
Projekty się przeciągają, terminy się przesuwają, a Twój zespół tkwi w niekończącym się cyklu nieporozumień. Właśnie w tym momencie może wkroczyć oprogramowanie CRM do zarządzania projektami, które pomoże Ci skutecznie delegować zadania. Oto kilka korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania projektami, których możesz się spodziewać po jego wdrożeniu:
📊 Większa widoczność projektów: jeśli nad tym samym projektem pracuje wiele działów, platforma do zarządzania projektami zapewnia spójność działań zespołów i terminowość realizacji zadań, eliminując sytuacje typu "Myślałem, że ty się tym zajmujesz"
🖇️ Scentralizowane zarządzanie zadaniami: Każdy ma swój własny sposób śledzenia zadań — karteczki samoprzylepne, arkusze kalkulacyjne lub po prostu pamięć (ryzykowne). Narzędzie do zarządzania zadaniami gromadzi wszystko w jednym miejscu, a nawet wysyła powiadomienia o zakończeniu zadań zależnych
🔍 Dokładne raportowanie: Kierownictwo uwielbia liczby. System zarządzania projektami pobiera dane w czasie rzeczywistym do pulpitów i raportów, oferując jasny wgląd w postępy projektu, rentowność i ogólną wydajność zespołu
⌛ Globalne śledzenie czasu: Jeśli rozliczasz klientów na podstawie przepracowanych godzin, potrzebujesz precyzyjnego śledzenia. CRM do zarządzania projektami rejestruje godziny rozliczeniowe i nierozliczeniowe, pomagając ustalić dokładne stawki i wystawiać klientom faktury bez pomyłek
➡️ Przeczytaj również: Jak wybrać system CRM dla swojej firmy
Oczywiście to tylko kilka powodów, dla których firmy inwestują w oprogramowanie do zarządzania projektami. Ryzykując, że zabrzmi to banalnie, jest to coś więcej niż tylko fantazyjna lista rzeczy do zrobienia — to podstawa sprawnego funkcjonowania projektów, zespołów obsługi klienta i relacji z klientami.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Szukasz bardziej efektywnego podejścia? Spróbuj połączyć te klasyczne strategie zarządzania projektami z nowoczesnymi narzędziami cyfrowymi, aby osiągnąć znacznie lepsze wyniki
Korzyści z integracji CRM i zarządzania projektami
Nie trzeba dodawać, że połączenie oprogramowania CRM i zarządzania projektami pozwala zaoszczędzić czas, automatyzując żmudne zadania, dzięki czemu możesz skupić się na prawdziwym rozwoju firmy. Ale jak to dokładnie wygląda w praktyce? Przyjrzyjmy się kilku rzeczywistym scenariuszom.
1. Jedno źródło informacji
Przełączanie się między wieloma systemami prowadzi do rozproszenia danych klientów, pominięcia aktualizacji i powielania pracy. Dzięki zintegrowanej platformie CRM i zarządzania projektami wszystko, od interakcji z klientami po szczegóły projektu, jest scentralizowane.
📌 Przykład: Firma konsultingowa śledzi zgłoszenia klientów, projekty i faktury w jednym systemie, zapobiegając nieporozumieniom i opóźnieniom.
2. Szybsza realizacja projektów
Czas to pieniądz, a opóźnienia kosztują. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami CRM zespoły mogą przypisywać zadania, ustalać terminy i automatyzować zatwierdzanie, ograniczając wąskie gardła i zapewniając realizację wszystkich zadań zgodnie z harmonogramem.
📌 Przykład: Firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania przyspiesza wprowadzanie produktów na rynek, koordynując działania zespołu sprzedaży i programistów w ramach jednego systemu. Działa to zasadniczo jak oprogramowanie do zarządzania projektami w portalu klienta, zapewniając jasną komunikację w zakresie potrzeb klienta.
3. Zwiększona satysfakcja klientów
Klienci chcą aktualizacji, ale nie 20 e-maili dziennie. System CRM i zarządzania projektami zapewnia im kontrolowany dostęp do postępów projektu, ograniczając niepotrzebną wymianę informacji i zachowując przejrzystość.
📌 Przykład: Agencja marketingowa umożliwia klientom śledzenie statusu kampanii w czasie rzeczywistym, co zmniejsza potrzebę ciągłych spotkań dotyczących statusu.
4. Lepsza współpraca między zespołami
Sprzedaż, marketing i obsługa klienta często działają w izolacji. Po połączeniu systemów zarządzania projektami i CRM zespoły mają dostęp do tych samych informacji, co zapewnia płynne przekazywanie zadań i mniej straconych okazji.
📌 Przykład: Zespół sprzedaży łatwo przekazuje umowę do zespołu wdrożeniowego po jej podpisaniu, co zmniejsza tarcia związane z wdrażaniem.
5. Zautomatyzowane cykle pracy oszczędzają czas
Powtarzalne prace ręczne spowalniają pracę zespołów. Narzędzia CRM do zarządzania projektami automatyzują kluczowe procesy, takie jak przypisywanie potencjalnych klientów, działania następcze i zatwierdzanie zadań, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
6. Podejmowanie decyzji oparte na danych
Bez wglądu w dane firmy działają w oparciu o domysły. Zintegrowane oprogramowanie CRM i do zarządzania projektami zapewnia pulpity nawigacyjne i raporty w czasie rzeczywistym, które umożliwiają śledzenie przychodów, wydajności zespołu i efektywności projektów.
🧠 Czy wiesz, że: 48% organizacji określa się jako oparte na danych, co stanowi dwukrotny wzrost w porównaniu z zaledwie 24% rok wcześniej, co podkreśla szybkie przejście w kierunku podejmowania decyzji opartych na analizach.
➡️ Przeczytaj również: 5 niezbędnych integracji CRM dla Twojej firmy
Kluczowe funkcje, które warto rozważyć
Świetnie, teraz, gdy znasz już znaczenie wdrożenia systemu CRM i zarządzania projektami, oto funkcje, na które warto zwrócić uwagę:
- Konfigurowalne cykle pracy: dostosuj system CRM i zarządzania projektami do procesów biznesowych, od lejków sprzedażowych po śledzenie projektów
- Skalowalność: zapewnij, że narzędzie będzie rosło wraz z Twoją firmą, obsługując złożone projekty i rozszerzając współpracę zespołów bez zakłóceń
- Przyjazny dla użytkownika interfejs: System powinien być łatwy w nawigacji i wymagać minimalnego szkolenia zespołów w zakresie efektywnego zarządzania projektami
- Narzędzia do współpracy: wbudowana komunikacja, wspólne pulpity nawigacyjne i portale dla klientów zapewniają wszystkim członkom zespołu projektowego i interesariuszom dostęp do tych samych informacji
- Scentralizowane zarządzanie dokumentami: przechowuj, udostępniaj i organizuj pliki w ramach platformy CRM i zarządzania projektami, aby ograniczyć rozproszenie informacji
- Automatyczne powiadomienia: informuj zespoły o aktualizacjach zadań, zatwierdzeniach i terminach projektów, zapobiegając pominięciu działań
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Wypróbuj te sprawdzone porady i triki dotyczące CRM, aby spersonalizować interakcje z klientami, pogłębić lojalność i zapewnić zrównoważony wzrost.
Jak CRM i zarządzanie projektami współpracują ze sobą
A teraz wyobraź sobie połączenie wszystkich funkcji, o których właśnie mówiliśmy, z wyjątkowym zarządzaniem zadaniami — oto ClickUp.
Jako aplikacja do wszystkiego, co związane z pracą, łączy w sobie dwie potężne funkcje, konsolidując CRM i zarządzanie projektami w jednym obszarze roboczym: ClickUp CRM i ClickUp Project Management.
Zacznijmy od CRM. ClickUp CRM to system, który można łatwo dostosować do własnych potrzeb. Nie jesteś skazany na sztywną, gotową strukturę.
Po pierwsze, masz do dyspozycji konfigurowalne procesy. Oznacza to, że możesz tworzyć sceny idealnie dopasowane do Twojego procesu sprzedaży, od "Pierwszego kontaktu" do "Zamknięte wygrane". Teraz masz też opcje wizualizacji. Widok listy świetnie nadaje się do szybkiego przeglądu, tablice Kanban umożliwiają przeciąganie i upuszczanie transakcji w procesie, a widok tabeli pozwala wyświetlić wszystkie dane w formacie przypominającym arkusz kalkulacyjny.
Ponadto możesz tworzyć pola niestandardowe, aby śledzić konkretne informacje ważne dla Twojej firmy, takie jak branża, źródło potencjalnego klienta lub wartość transakcji. Wielu kierowników projektów spędza zbyt dużo czasu na śledzeniu powiązań i zależności między zadaniami, ale ClickUp rozwiązuje ten problem dzięki ponad 15 niestandardowym widokom.
Do tego dochodzi scentralizowana baza danych kontaktów. Jest to dynamiczna przestrzeń, w której można przechowywać szczegółowe informacje, historię komunikacji i powiązane pliki dla każdego potencjalnego klienta lub klienta. ClickUp porządkuje informacje o projektach i klientach w przejrzystym, hierarchicznym formacie w przestrzeniach, folderach, listach, zadaniach i podzadaniach.
Jeśli chodzi o zadania, ClickUp Tasks znacznie rozszerza funkcjonalność CRM, zapewniając bezpośrednie połączenie między interakcjami z klientami a konkretnymi krokami.
Każdy potencjalny klient lub klient może mieć przypisane zadania, dzięki czemu nigdy nie przegapisz działań następczych, spotkań i wyników. Możesz przypisywać zadania członkom zespołu, ustawiać terminy i śledzić postępy w kontekście relacji z klientem. Ta integracja umożliwia płynną współpracę, zapewniając rejestrowanie każdego punktu kontaktu i podejmowanie odpowiednich działań.
Aby usprawnić cykl pracy CRM, wykorzystaj zależności między zadaniami i automatyzację. Od automatycznego tworzenia zadań następczych po spotkaniu po aktualizowanie statusów transakcji na podstawie wykonania zadań — te funkcje pomogą Ci w efektywnym zarządzaniu klientami i poprawie współczynników konwersji.
📌 Przykład: Załóżmy, że zarządzasz kampanią newsletterową. Zamiast ręcznie śledzić każdy lead:
Rejestracja nowego potencjalnego klienta → Automatyczne etykietowanie w CRM → Przypisanie zadania do realizacji → Zaplanowanie newslettera
Aby śledzić swoje wyniki, możesz tworzyć pulpity nawigacyjne z niestandardowymi widżetami, które wizualizują kluczowe wskaźniki, takie jak współczynniki konwersji, przychody ze sprzedaży i wydajność zespołu. Zasadniczo ClickUp CRM zapewnia elastyczność tworzenia systemu CRM, który działa dokładnie tak, jak tego potrzebujesz.
Jeśli chcesz uzyskać wizualny podgląd wskaźników realizacji zadań, wydajności zespołu lub efektywności automatyzacji, po prostu stwórz niestandardowy pulpit ClickUp.
Możesz wybierać spośród ponad 50 kart do śledzenia postępów zadań, dystrybucji obciążenia pracą i śledzenia celów, a następnie udostępniać pulpit zespołowi lub klientom, aby zapewnić pełną przejrzystość.
Zespoły ds. powodzenia klientów często tworzą pulpity CRM w celu monitorowania kondycji klientów, identyfikowania ryzyka i śledzenia potencjalnych możliwości rozwoju.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Dzięki ClickUp Brain Twój pulpit staje się jeszcze inteligentniejszy. Zamiast ręcznie przeszukiwać dane, po prostu zapytaj AI, a ona natychmiast pobierze informacje z systemu zarządzania projektami.
Jeśli zaczynasz od zera, szablon CRM ClickUp zapewnia lekki, ale potężny system zarządzania relacjami z klientami.
Oto wszystko, co możesz osiągnąć dzięki temu szablonowi:
- Śledź potencjalnych klientów, transakcje, konta i kontakty
- Kwalifikuj potencjalnych klientów, szybciej zawieraj transakcje i wzmacniaj relacje z klientami
- Zarządzaj etapami procesu sprzedaży dzięki przejrzystym, wizualnym cyklom pracy
Teraz przejdźmy do sedna zarządzania projektami: współpracy. ClickUp umożliwia zespołom współpracę w czasie rzeczywistym w następujących obszarach:
Dokumenty ClickUp
Dokumenty ClickUp umożliwiają tworzenie szczegółowych profili klientów, notatek ze spotkań i dokumentów ofertowych, a także edycję tych dokumentów na bieżąco, aby wszyscy mieli dostęp do tych samych informacji. Możliwość przypisywania elementów do działania bezpośrednio w dokumentach przekształca te notatki w zadania do wykonania, dzięki czemu nigdy nie przegapisz żadnych działań następczych. W zarządzaniu projektami dokumenty ułatwiają tworzenie specyfikacji projektów, planów spotkań i baz wiedzy, sprzyjając jasnej komunikacji i odpowiedzialności.
Tablice ClickUp i mapy myśli ClickUp
Tablice ClickUp i mapy myśli ClickUp mogą pomóc zespołom w wizualizacji ścieżek klientów, opracowywaniu strategii sprzedaży i burzy mózgów w celu znalezienia rozwiązań dla wyzwań klientów. W przypadku zarządzania projektami narzędzia te ułatwiają planowanie projektów, podział zadań i generowanie pomysłów, umożliwiając zespołom wizualną organizację złożonych projektów i identyfikację zależności. Dzięki udostępnieniu wspólnej przestrzeni wizualnej funkcje te usprawniają współpracę, poprawiają zrozumienie i ułatwiają kreatywne rozwiązywanie problemów
Wreszcie, dobre rozwiązanie do zarządzania projektami i CRM nie powinno wymagać ciągłego przełączania się między aplikacjami. Integracja ClickUp z ponad 1000 narzędzi, w tym Slack, Gmail, Zoom, Outlook i HubSpot, zapewnia płynny przepływ wszystkich informacji w całym procesie biznesowym.
Jak ujął to Arnold Rogers, kierownik ds. obsługi klienta w Launch Control:
Zintegrowaliśmy się z Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell itp. Dzięki temu możemy śledzić finanse, retencję, raportowanie i szczegóły klientów w jednej przestrzeni, ponieważ możemy pobierać informacje ze wszystkich używanych narzędzi i kompilować je w ClickUp, aby ułatwić korzystanie bez angażowania wszystkich działów i zabierania im czasu z harmonogramów
Zintegrowaliśmy się z Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell itp. Dzięki temu możemy śledzić finanse, retencję, raportowanie i szczegóły klientów w jednej przestrzeni, ponieważ możemy pobierać informacje ze wszystkich używanych narzędzi i kompilować je w ClickUp, aby ułatwić korzystanie bez angażowania wszystkich działów i zabierania im czasu z harmonogramów
A jeśli nadal masz problem z utrzymaniem wszystkiego w jednym miejscu, po prostu przejdź do szablonu zarządzania projektami ClickUp.
Pomaga kierownikom projektów, kierownikom programów i kierownikom portfolio przełamać bariery, wyeliminować wąskie gardła i efektywnie realizować projekty dzięki wbudowanej funkcji śledzenia zadań.
Najlepsze praktyki w zakresie integracji CRM i zarządzania projektami
Pomyślna integracja CRM i najlepszych narzędzi do zarządzania projektami może czasami okazać się trudna. Oto jak to zrobić prawidłowo:
- Zaangażowanie użytkowników: Zaangażuj swój zespół na wczesnym etapie procesu integracji. Osoby korzystające z systemu na co dzień powinny mieć wpływ na jego działanie
- Jakość danych: Usuń duplikaty, nieaktualne wpisy i niespójności, aby uniknąć problemów w przyszłości
- Jasno określaj fazy projektu: nakreśl kamienie milowe, osie czasu i zależności w CRM, aby zapewnić jasną widoczność postępów projektu
- Zapewnij odpowiednie szkolenia: Nawet najlepsza platforma CRM i zarządzania projektami jest bezużyteczna, jeśli Twój zespół nie wie, jak z niej korzystać
- Monitoruj wskaźniki KPI: Śledź wskaźniki CRM, takie jak wskaźniki realizacji zadań, zmiany w procesie sprzedaży i wyniki satysfakcji klientów, aby mierzyć powodzenie działań
- Synchronizacja danych klientów: zapewnij aktualizacje w czasie rzeczywistym w obu systemach, aby nikt nie pracował na nieaktualnych informacjach
Wybierz ClickUp, aby osiągnąć fan-tas-tyczną wydajność
Zarządzanie relacjami z klientami przy jednoczesnym utrzymywaniu projektów na właściwym torze może sprawiać wrażenie, że masz zawsze pełne ręce roboty.
Właśnie dlatego ClickUp tak dobrze odciąża Cię, upraszczając i centralizując zarządzanie zadaniami, automatyzację, CRM i dobre zarządzanie projektami w jednym miejscu.
- QubicaAMF zaoszczędziło ponad 5 godzin tygodniowo, które wcześniej tracono na wyszukiwanie informacji
- RevPartners obniżyło koszty o 50% dzięki konsolidacji trzech narzędzi w jednym
- Dzięki automatyzacji ClickUp firma Lulu Press zaoszczędziła 1 godzinę dziennie na każdym pracowniku, zwiększając wydajność pracy o 12%
To nie przypadki — to dowód, że ClickUp to kompleksowe rozwiązanie zapewniające powodzenie CRM i zarządzania projektami.
Zarejestruj się teraz w ClickUp i spraw, aby życie Twojego zespołu stało się łatwiejsze i bardziej wydajne.