Proces rozliczania wydatków nie powinien przypominać pracy detektywa. Jednak dla wielu zespołów koniec miesiąca nadal oznacza przeglądanie wątków e-mailowych, poszukiwanie paragonów i zgadywanie, które obciążenie kartą dotyczy danej podróży lub wydatku.
Badania przeprowadzone przez American Express pokazują, że małe i średnie przedsiębiorstwa tracą średnio 11 godzin miesięcznie na składanie lub zarządzanie wydatkami. To ponad trzy tygodnie robocze w ciągu roku poświęcone na administratora zamiast na analizę.
Właśnie w tym zakresie AI stosowana w zarządzaniu wydatkami ma realne znaczenie. Zamiast polegać na ręcznie wypełnianych arkuszach kalkulacyjnych i pamięci, AI może odczytywać paragony, sygnalizować wydatki niezgodne z polityką firmy i wprowadzać bardziej przejrzyste dane do narzędzi księgowych w tle.
W tym przewodniku przyjrzymy się, co AI może faktycznie zrobić dla zarządzania wydatkami oraz głównym zastosowaniom, które interesują zespoły finansowe. Omówimy również niezbędne funkcje nowoczesnych narzędzi oraz sposoby dostosowania ich do obecnych cykli pracy.
⭐ Funkcjonalny szablon
Szablon raportu wydatków ClickUp zapewnia Twojemu zespołowi uporządkowany sposób gromadzenia, przeglądania i podsumowywania wydatków biznesowych bez konieczności śledzenia arkuszy kalkulacyjnych lub wątków e-mailowych. Zamiast tworzenia przez każdego własnego formatu, otrzymujesz spójny układ dat, kategorii, kwot, metod płatności i zatwierdzeń w jednym miejscu.
📖 Przeczytaj również: Bezpłatne szablony raportów wydatków w programach Excel, Arkusze Google i ClickUp
Czym jest AI w zarządzaniu wydatkami?
AI do zarządzania wydatkami wykorzystuje uczenie maszynowe i automatyzację w celu ograniczenia pracy ręcznej w całym procesie rozliczania wydatków. Obejmuje to wszystko, od rejestrowania paragonów po zatwierdzanie, uzgadnianie i raportowanie.
Większość narzędzi opiera się na połączeniu różnych funkcji:
- Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do odczytywania danych z paragonów z obrazów lub plików PDF i przekształcania ich w uporządkowany tekst
- Ekstrakcja i kategoryzacja danych w celu sugerowania odpowiedniego kodowania wydatków (np. wydatki związane z podróżami vs. subskrypcja) na podstawie wcześniejszych wzorców.
- Egzekwowanie zasad w celu oznaczania wydatków niezgodnych z zasadami podczas przesłanych wniosków, a nie po fakcie.
- Wykrywanie anomalii pozwala wychwycić zduplikowane opłaty lub nietypowe wzorce wydatków, które wymagają dodatkowej kontroli.
Warto o tym pomyśleć: zarządzanie wydatkami oparte na AI pomaga wyeliminować powtarzalne kroki, dzięki czemu zespoły finansowe mogą skupić się na kontroli, analizie i możliwościach oszczędzania kosztów.
📖 Przeczytaj również: Sposoby na optymalizację zarządzania wydatkami i cyklu pracy zespołu
Korzyści płynące z wykorzystania AI w zarządzaniu wydatkami
AI eliminuje powtarzalne zadania związane z zarządzaniem wydatkami i zapewnia zespołom finansowym jaśniejszy widok rzeczywistej sytuacji w zakresie wydatków firmy. Do największych korzyści należą:
- Ogranicz ręczne wprowadzanie danych i błędy: AI może automatycznie przechwytywać dane z paragonów i wstępnie wypełniać pola wydatków, co ogranicza ręczne wprowadzanie danych i późniejsze prace porządkowe wykonywane przez zespoły finansowe. Podstawą jest tutaj powszechnie stosowana technologia OCR, która przekształca zeskanowane paragony w dane użytkowe.
- Przyspieszenie przesłanych i zatwierdzania wydatków: Pracownicy mogą przesyłać paragony, składać wydatki z już wypełnionymi kluczowymi polami i przechodzić przez proces zatwierdzania przy mniejszej liczbie działań następczych. Osoby zatwierdzające otrzymują jaśniejszy kontekst, dzięki czemu mogą szybciej zatwierdzać wydatki zamiast prosić o wprowadzenie zmian.
- Popraw widoczność wydatków firmy w czasie rzeczywistym: zamiast czekać na podsumowania na koniec miesiąca, kierownictwo finansowe może wcześniej dostrzegać trendy: które zespoły przekraczają budżet, gdzie rosną wydatki na podróże i inne koszty oraz którzy dostawcy generują niespodziewane koszty.
- Wzmocnienie egzekwowania zasad i zapewnienie zgodności: AI może sygnalizować brakujące rachunki, przekroczenie limitów wydatków lub podejrzane wydatki w momencie przesłanych. Zmniejsza to liczbę wymian informacji i zapewnia spójność zatwierdzania wydatków we wszystkich zespołach i wielu podmiotach.
- Chroń kondycję finansową dzięki lepszym danym: Bardziej przejrzyste dane dotyczące wydatków prowadzą do bardziej wiarygodnego raportowania. Gdy dane dotyczące śledzenia wydatków są wiarygodne, łatwiej jest analizować wydatki, identyfikować możliwości oszczędności i podejmować decyzje oparte na danych.
👀 Ciekawostka: Na długo przed pojawieniem się narzędzi AI do zarządzania wydatkami osoby podróżujące służbowo próbowały już uprościć sposób płacenia za kolacje z klientami i podróże. W 1950 roku Diners Club wprowadził na rynek pierwszą na świecie wielofunkcyjną kartę kredytową, dzięki której profesjonaliści mogli pokrywać wydatki związane z rozrywką i podróżami bez konieczności noszenia przy sobie gotówki.
Najważniejsze zastosowania AI w zarządzaniu wydatkami
Oto kilka najbardziej praktycznych przykładów zastosowania AI, na których można polegać przy zarządzaniu wydatkami:
1. Automatyzacja rejestrowania paragonów
Rejestrowanie paragonów to obszar, w którym zarządzanie wydatkami często zaczyna się komplikować. AI pomaga, przekształcając zeskanowane paragony w uporządkowane dane (data, sprzedawca, kwota, podatek), które są gotowe do weryfikacji.
📌 Przykład: Sprzedawca robi zdjęcie po kolacji z klientem. System wyodrębnia kluczowe pola, sugeruje „Posiłki i rozrywka” i dodaje paragon jako załącznik do raportu wydatków.
Dlaczego to pomaga:
- Ogranicz ręczne raportowanie wydatków i ręczne wprowadzanie danych
- Popraw dokładność rejestrowania danych z paragonów
- Skróć czas poświęcany na poszukiwanie brakujących dokumentów.
📖 Przeczytaj również: Jak utworzyć raport wydatków w programie Excel: bezpłatny szablon
2. Egzekwuj politykę w czasie rzeczywistym
Zamiast czekać, aż dział finansowy wykryje problemy po przesłanych raportach wydatków, AI może zastosować dostosowane reguły podczas przesłanych raportów i wyzwalacz alertów, gdy coś wydaje się nieprawidłowe.
📌 Przykład: Opłata hotelowa przekracza limit podróży. Narzędzie natychmiast to sygnalizuje i prosi o podanie przyczyny, zanim trafi to do cyklu pracy zatwierdzania.
Dlaczego to pomaga:
- Wcześniejsze wykrywanie problemów związanych z egzekwowaniem zasad
- Przekieruj wydatki niskiego ryzyka poprzez automatyzację zatwierdzania
- Pomóż menedżerom zatwierdzać wydatki dzięki jaśniejszemu kontekstowi
👀 Ciekawostka: AI nie tylko naprawia oszustwa związane z wydatkami, ale także je tworzy. W 2025 r. platforma wydatków AppZen poinformowała, że 14% wykrytych przez nią fałszywych dokumentów stanowiły fałszywe rachunki wygenerowane przez AI, co stanowi wzrost z 0% w poprzednim roku.
3. Widoczność wydatków powierzchniowych
AI gromadzi dane dotyczące wydatków z kart, zwrotów kosztów i narzędzi podróżniczych, a następnie wskazuje wzorce wydatków. Dzięki temu „natychmiastowa widoczność w wydatkach” staje się rzeczywistością, a nie tylko ćwiczeniem z arkuszem kalkulacyjnym na koniec miesiąca.
📌 Przykład: Dział finansowy zauważa, że jeden dostawca oprogramowania otrzymuje zwrot kosztów od trzech zespołów, co sugeruje powielanie narzędzi i możliwość oszczędności.
Dlaczego to pomaga:
- Oferuj wsparcie dla widoczności wydatków w czasie rzeczywistym dla liderów finansowych.
- Ułatw kontrolę wydatków, zanim się one skumulują.
- Popraw komunikację z właścicielami budżetów dzięki informacjom w czasie rzeczywistym.
📖 Przeczytaj również: Bezpłatne szablony arkuszy kalkulacyjnych Google do śledzenia wydatków, które pomogą zoptymalizować finanse
4. Przyspieszenie zamknięcia miesiąca
Zamknięcie miesiąca przebiega wolniej, gdy wydatki są opóźnione, niezaklasyfikowane lub brakuje paragonów. AI może zmniejszyć zaległości, zapewniając większą przejrzystość danych dotyczących wydatków w momencie ich wprowadzania i umożliwiając wcześniejsze wsparcie kart kredytowych.
📌 Przykład: Transakcje kartami firmowymi są porównywane z przesłanymi paragonami w ciągu miesiąca. Pod koniec miesiąca pozostaje mniej wyjątków.
Dlaczego to pomaga:
- Zmniejsz ilość ponownej pracy i zadań ręcznych przy zamknięciu
- Zwiększ zaufanie do danych dotyczących wydatków
- Skróć czas między wydatkowaniem środków a raportowaniem
📖 Przeczytaj również: Przykłady i szablony pulitów nawigacyjnych do zarządzania projektami
Funkcje, na które należy zwrócić uwagę w oprogramowaniu AI do zarządzania wydatkami
Kiedy już wiesz, w czym AI może pomóc, następnym krokiem jest wybór rozwiązania do zarządzania wydatkami z odpowiednimi funkcjami. Oto funkcje, które mają największe znaczenie dla zespołów finansowych w codziennej pracy.
OCR paragonów i automatyzacja notatek
OCR stanowi podstawę automatycznego przechwytywania cykli pracy. Jeśli oprogramowanie nie jest w stanie niezawodnie wyodrębnić danych z paragonów, pozostała część automatyzacji może być niestabilna. OCR służy do identyfikacji i konwersji tekstu z obrazów lub zeskanowanych dokumentów na tekst nadający się do odczytu maszynowego.
✅ Co należy sprawdzić:
- Wsparcie skanowania paragonów z urządzeń mobilnych, e-mail i plików przesłanych
- Skuteczne pozyskiwanie danych dotyczących podatków, waluty i dostawców
- Szybkie przetwarzanie wyjątków w przypadku nieczytelnych paragonów
💲 Dlaczego ma to znaczenie dla zespołów finansowych:
- Zmniejsz ręczne wprowadzanie danych, przekształcając zdjęcia paragonów w uporządkowane, użyteczne dane.
- Wzmocnienie dokumentacji i uzasadnienia wydatków biznesowych (szczególnie w przypadku konieczności przedstawienia rachunków, np. za zakwaterowanie lub wydatki o wyższej wartości).
- Popraw dokładność raportów wydatków poprzez spójne rejestrowanie kluczowych pól paragonów (sprzedawca, data, kwota, podatek).
💡 Porada dla profesjonalistów: Szukasz łatwego sposobu na śledzenie miesięcznych wydatków bez konieczności tworzenia od podstaw nowych cykli pracy? Szablon miesięcznego raportu wydatków ClickUp pomoże Ci śledzić i przeprowadzać raportowanie miesięcznych wydatków w łatwo dostosowywalnym formacie.
Oto dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Precyzyjnie i pewnie wykonuj raportowanie miesięcznych wydatków
- Łatwo identyfikuj potencjalne obszary oszczędności kosztów.
- Analizuj trendy wydatków w czasie, aby poprawić prognozę.
Kategoryzacja i kodowanie AI
Po wprowadzeniu paragonów kolejnym problemem jest zazwyczaj prawidłowe nadanie etykiet wszystkim pozycjom. Każda pozycja musi trafić do odpowiedniej kategorii, projektu lub konta księgi głównej.
Poszukaj rozwiązań AI do kategoryzacji, które uczą się z biegiem czasu i zapewniają wsparcie dla spójnego kodowania, zwłaszcza jeśli potrzebujesz centrów kosztów, projektów lub tagowania związanego z księgą główną.
✅ Co należy sprawdzić:
- Możliwość automatycznego kategoryzowania popularnych dostawców
- Kontrole umożliwiające działowi finansowemu zatwierdzanie lub pomijanie reguł kodowania
- Ścieżka audytu zmian w kategoryzacji wydatków
💲 Dlaczego ma to znaczenie dla zespołów finansowych:
- Popraw integralność danych finansowych poprzez zachowanie spójności kategoryzacji wydatków.
- Ułatwia analizę wzorców wydatków, ponieważ kategorie i kody są stosowane w ten sam sposób we wszystkich zespołach i jednostkach. Zmniejsza tarcia audytowe poprzez zachowanie jasnego uzasadnienia decyzji dotyczących kodowania.
Przeczytaj również: Najlepsi wirtualni asystenci AI poprawiający wydajność
Egzekwowanie zasad i alerty w czasie rzeczywistym
Egzekwowanie zasad ma największe znaczenie, gdy jest stosowane podczas przesłanych wniosków, a nie kilka tygodni później. Skuteczne narzędzia łączą w sobie zasady, alerty i routing cyklu pracy.
✅ Co należy sprawdzić:
- Konfigurowalne reguły według zespołu, lokalizacji lub podmiotu
- Powiadomienia o brakujących rachunkach, przekroczeniu limitu wydatków i duplikatach
- Wsparcie cyklu pracy w zakresie zatwierdzania, eskalacji i wyjątków
💲 Dlaczego ma to znaczenie dla zespołów finansowych:
- Wspieraj silniejsze kontrole wewnętrzne poprzez egzekwowanie zatwierdzeń i kontroli w momencie ponoszenia wydatków.
- Chroń aktywa firmy i zmniejsz ryzyko strat lub niezgodności z przepisami, wcześnie wykrywając wyjątki.
- Skróć czas cyklu zatwierdzania, automatycznie kierując przejrzyste wnioski zgodne z polityką firmy.
📽️ Obejrzyj wideo: Jeśli budżety Twoich projektów zawsze przekraczają założenia (lub ciągle zaskakują Cię koszty pojawiające się w ostatniej chwili), ten film może Ci pomóc.
Ten przewodnik krok po kroku nauczy Cię, jak pewnie zarządzać budżetami projektów, od szacowania kosztów po śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym i unikanie przekroczeń.
📖 Przeczytaj również: Bezpłatne szablony skutecznych planów zarządzania kosztami do planowania
Integracje ERP i dwukierunkowa synchronizacja
Rozwiązanie do zarządzania wydatkami jest pomocne tylko wtedy, gdy dane dotyczące wydatków trafiają do systemu księgowego w sposób dokładny. Dwukierunkowa synchronizacja ogranicza powielanie pracy i zapobiega rozbieżnościom w danych liczbowych.
✅ Co należy sprawdzić:
- Synchronizuj wydatki, kategorie i zatwierdzenia z oprogramowaniem ERP/księgowym.
- Wsparcie ustawień wielopodmiotowych i planów kont udostępnianych
- Przejrzysta obsługa zmian po przesłanych (dzięki czemu zmiany nie giną)
💲 Dlaczego ma to znaczenie dla zespołów finansowych:
- Zyskujesz dostęp do danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego w swoich podstawowych narzędziach finansowych.
- Widoki zarządzania wydatkami opierają się na tych samych danych, które widzą wszyscy inni.
- Koniec miesiąca i audyty przebiegają płynniej, ponieważ istnieje jedno spójne źródło informacji zamiast rozproszonych systemów, które trzeba ręcznie uzgadniać.
📖 Przeczytaj również: Jak korzystać z funkcji zamiany głosu na tekst w ChatGPT: prosty przewodnik
Globalne wsparcie i kontrola wielu podmiotów
Jeśli prowadzisz działalność w wielu krajach lub w ramach wielu podmiotów, niezbędne staje się wsparcie dla walut, lokalnych przepisów i skonsolidowanego raportowania.
✅ Co należy sprawdzić:
- Obsługa wielu walut i podatków specyficznych dla danego regionu
- Oddzielne cykle pracy zatwierdzania dla poszczególnych podmiotów
- Raportowanie zbiorcze, dzięki czemu kierownictwo finansowe może porównać wydatki firmy w różnych regionach.
💲 Dlaczego ma to znaczenie dla zespołów finansowych:
- Globalna działalność biznesowa opiera się na jednym spójnym procesie rozliczania wydatków, a nie na regionalnych rozwiązaniach doraźnych.
- Wydatki firmy stają się łatwiejsze do porównania między regionami, ponieważ dane są uporządkowane w ten sam sposób.
- Kierownictwo finansowe uzyskuje jaśniejszy widok kondycji finansowej zarówno na poziomie podmiotu, jak i grupy, bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy ręcznej w celu konsolidacji raportów.
Wszystkie te automatyzacje działają najlepiej, gdy są oparte na ustrukturyzowanym przepływie pracy. Właśnie w tym zakresie ClickUp staje się systemem operacyjnym służącym do zatwierdzania i zapewniania widoczności.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze narzędzia AI zmieniające biznes
Ryzyka i zabezpieczenia, które zespoły finansowe powinny uwzględnić w swoich planach
AI przyspiesza cykl pracy związany z wydatkami, ale zespoły finansowe powinny chronić trzy rzeczy: dokładność, zgodność z przepisami i zaufanie.
Oto typowe zagrożenia i sposoby ich ograniczenia:
- Fałszywe paragony generowane przez AI: Dodaj bardziej rygorystyczne zasady weryfikacji paragonów (duplikaty, wzorce dostawców, sprawdzanie metadanych) i wymagaj zatwierdzenia przez recenzenta w przypadku kategorii o wyższym ryzyku.
- Błędna kategoryzacja: zachowaj kontrolę nad ręcznym nadpisywaniem i prowadź ścieżkę audytu dla zmian kodowania.
- Odstępstwa od zasad: aktualizuj zasady w przypadku zmian limitów podróży lub diet i konsekwentnie dokumentuj wyjątki.
- Prywatność danych: potwierdź, gdzie przechowywane są dane z paragonów, kto ma do nich dostęp i jak długo są one przechowywane.
- Nadmierna automatyzacja: Pozwól AI przygotowywać i kierować — ale pozostaw ludziom odpowiedzialność za zatwierdzanie decyzji o wysokiej stawce i podejmowanie decyzji dotyczących wyjątków.
Prosta zasada sprawdza się dobrze: Zautomatyzuj rutynowe czynności. Eskaluj wyjątki.
Lista kontrolna wdrożenia: jak wprowadzić automatyzację wydatków opartą na AI bez chaosu
Nie potrzebujesz wielkiego projektu transformacyjnego. Potrzebujesz kontrolowanego wdrożenia.
Użyj tej sekwencji:
- Najpierw ujednolicaj pola (kategoria, centrum kosztów, dostawca, projekt, wymagany paragon)
- Zacznij od jednego cyklu pracy (np. zwrotów kosztów lub wydatków związanych z podróżami służbowymi).
- Zdefiniuj zasady „automatycznego zatwierdzania” (kategorie o niskiej wartości, zgodne z polityką).
- Zdefiniuj zasady „ciągłej kontroli” (wysokie kwoty, transakcje gotówkowe, nietypowi dostawcy, brakujące paragony).
- Przeprowadź pilotażowy program z jednym zespołem przez 2–4 tygodnie i sprawdź oceny wyjątków.
- Mierz wyniki: czas potrzebny na złożenie wniosku, czas potrzebny na zatwierdzenie, % wydatków zakodowanych automatycznie, wyjątki na koniec miesiąca.
- Rozszerzaj stopniowo według podmiotu, regionu lub działu
Celem nie jest szybsze zatwierdzanie za wszelką cenę. Chodzi o bardziej przejrzyste zatwierdzanie i wcześniejsze zamykanie.
Jak ClickUp wykorzystuje AI do usprawnienia cyklu pracy związanego z wydatkami
ClickUp nie jest narzędziem do zwrotu kosztów, ale dobrze sprawdza się jako „warstwa przepływu pracy” wokół oprogramowania do zarządzania wydatkami: przyjmowanie, dokumentacja, zatwierdzanie, działania następcze i widoczność.
Jest to szczególnie pomocne, gdy wnioski o zwrot kosztów znajdują się w zbyt wielu miejscach (skrzynka odbiorcza, czat, arkusze kalkulacyjne), a proces zatwierdzania staje się trudny do śledzenia. Jest to rozproszenie pracy, które kosztuje firmy czas i pieniądze.
ClickUp rozwiązuje ten problem, będąc zintegrowanym obszarem roboczym opartym na AI. Cel jest prosty: przechowywanie wniosków o zwrot kosztów, informacji o zasadach, zatwierdzeń i widoczności w jednym miejscu, a następnie użycie ClickUp Brain do uporządkowania „nieuporządkowanego środka” (niejasnych notatek i decyzji podjętych podczas spotkań, które nigdy nie zostały wprowadzone w życie).
Oto jak wygląda typowy przepływ:
Twórz zasady dotyczące wydatków i zatwierdzania w ClickUp
Większość opóźnień w rozliczaniu wydatków wynika z dwóch problemów: polityk zapisanych w plikach PDF, których nikt nie czyta, oraz zatwierdzeń dokonywanych w wątkach na wielu platformach.
W ClickUp możesz połączyć politykę i ścieżkę zatwierdzania, zamieniając każdy wniosek o zwrot kosztów w zadanie, które można śledzić, a następnie łącząc je z dokumentem zawierającym politykę, aby uzyskać natychmiastowy dostęp do informacji.
Jak ustawić to w ClickUp (praktyczne, przyjazne dla finansów):
- Zapisz swoją politykę wydatków w ClickUp Dokumenty, a następnie połącz ją bezpośrednio z zadaniem ClickUp dotyczącym wniosku o zwrot kosztów za pośrednictwem zadania ClickUp.
- Dodaj pola niestandardowe, takie jak kwota, kategoria, centrum kosztów, dostawca, data płatności i „załączony paragon”, aby zatwierdzanie odbywało się w oparciu o uporządkowane dane.
- Skorzystaj z automatyzacji ClickUp, aby ograniczyć ręczne działania następcze, na przykład: wyzwalacz zatwierdzeń po utworzeniu zadania lub zmianie pola niestandardowego, automatycznie zmieniaj osoby odpowiedzialne, stosuj szablony, ustaw pola niestandardowe, twórz podzadania lub przenoś zadanie do odpowiedniej listy, aby przejść do następnego kroku.
- Uruchamiaj zatwierdzenia po utworzeniu zadania lub zmianie pola niestandardowego.
- Automatycznie zmieniaj osoby odpowiedzialne, stosuj szablony, ustaw pola niestandardowe, twórz podzadania lub przenoś zadanie do odpowiedniej listy, aby przejść do następnego kroku.
- Uruchamiaj zatwierdzenia po utworzeniu zadania lub zmianie pola niestandardowego.
- Automatycznie zmieniaj osoby przypisane, stosuj szablony, ustaw pola niestandardowe, twórz podzadania lub przenoś zadanie do odpowiedniej listy, aby przejść do następnego kroku.
Gdzie pomaga ClickUp AI:ClickUp Brain może pomóc pracownikom w przepisywaniu niejasnych notatek dotyczących wydatków w zadaniach i dokumentach. Może również pomóc zespołom finansowym w podsumowywaniu długich wątków komentarzy, dzięki czemu osoby zatwierdzające mogą szybciej zapoznać się z informacjami kluczowymi dla podjęcia decyzji.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: skorzystaj z ClickUp Super Agents , aby automatycznie zatwierdzać wydatki.
Jeśli Twoja lista wydatków zawiera przewidywalne wąskie gardła (brakujące paragony, opóźnione zatwierdzenia, niejasne notatki), skonfiguruj Super Agent, który działa na tej liście i podejmuje działania tylko wtedy, gdy zostanie wyzwalany przez zdefiniowane wydarzenia i warunki.
Ponieważ agenci AI mogą korzystać z ClickUp AI (np. aktualizować zadania, zmieniać status lub publikować komentarze), można zamienić „ktoś powinien to sprawdzić” w automatyczny krok.
- Opublikuj komentarz z przypomnieniem, gdy zadanie związane z wydatkami przejdzie do statusu „Wymagany paragon”.
- Zaktualizuj zadanie (lub komentarz) za pomocą krótkiej listy kontrolnej zawierającej brakujące elementy, które należy uzupełnić przed zatwierdzeniem.
- Zmień status zadania po wypełnieniu wymaganych pól/załączeniu wymaganych załączników, aby osoby zatwierdzające przeglądały tylko zakończone przesłane.
Jeśli chcesz również uzyskać szybką odpowiedź na pytania w kanale czatu ClickUp poświęconym finansom („Które zwroty kosztów utknęły?”), agent Ambient Answers ClickUp może udzielić odpowiedzi uwzględniającej kontekst, korzystając z wybranych przez Ciebie źródeł wiedzy.
Zautomatyzuj przyjmowanie i kierowanie zgłoszeń dzięki formularzom ClickUp.
Wprowadzanie danych to obszar, w którym ręczne zarządzanie wydatkami zazwyczaj zawodzi: różne formaty, brakujące dane z paragonów i niespójne pola zmuszają dział finansowy do ręcznego wprowadzania danych.
Formularze ClickUp rozwiązują ten problem, rejestrując za każdym razem te same wymagane pola, a następnie przekształcając każde przesłane w zadanie, które może przejść przez proces zatwierdzania.
Możesz uczynić swoje formularze bardziej inteligentnymi (i ograniczyć wymianę korespondencji) poprzez wykonanie następujących kroków:
- W ustawieniach formularza można zastosować szablon zadania do przesłanych lub automatycznie przypisać przesłane, dzięki czemu każde żądanie ma odpowiednią strukturę i właściciela.
- Jeśli korzystasz z planu Business Plus lub Enterprise, możesz dodać logikę warunkową, dzięki czemu formularz będzie zawierał tylko istotne pytania (na przykład: jeśli wybrano opcję „koszty podróży”, dodaj pola dotyczące dat podróży lub nazwy klienta).
- Jeśli potrzebujesz ściślejszej kontroli, ClickUp oferuje wsparcie dla formularzy uwierzytelnianych przez konto, dzięki czemu tylko osoby z Twojego obszaru roboczego mogą mieć widok i przesyłać formularze.
Pomysł na routing (prosty, ale skuteczny):Użyj automatyzacji ClickUp, aby w przypadku przekroczenia progu w polu niestandardowym „Kwota” zadanie zostało ponownie przypisane lub eskalowane. Gdy status zmieni się na „Zatwierdzone”, zadanie zostanie przeniesione do kolejki zwrotów kosztów.
💡 Porada dla profesjonalistów: Użyj ClickUp Brain, aby wypełnić luki wokół formularzy. Kiedy pojawia się wniosek o zwrot kosztów, możesz poprosić ClickUp Brain o podsumowanie szczegółów, przepisanie niejasnych notatek lub wygenerowanie szybkich pytań uzupełniających w ramach zadania, aby osoby zatwierdzające nie musiały szukać kontekstu na czacie. Dzięki temu wszystkie zgłoszenia są przejrzyste i łatwe do przejrzenia.
Sprawdzaj status zatwierdzeń i zwrotów kosztów w czasie rzeczywistym dzięki panelom ClickUp (oraz kartom AI).
Pulpit ClickUp przekształcają dane dotyczące zadań na żywo (statusy, osoby przypisane, daty, pola niestandardowe) w wizualne raportowanie, dzięki czemu nie musisz czekać na arkusz kalkulacyjny na koniec miesiąca, aby zobaczyć, co utknęło.
W przypadku cykli pracy związanych z wydatkami jest to warstwa widoczności: co jest w toku, co jest zablokowane, co zostało zatwierdzone, a co czeka na pokwitowanie.
Korzystaj z pulpitu finansowego, aby śledzić takie kwestie, jak wielkość kolejki zatwierdzeń, zwroty kosztów o wysokiej wartości, wnioski bez paragonów i zatwierdzenia przeterminowane, używając kart i filtrów pulpitu. Pulpity ClickUp wspierają również udostępnianie i eksportowanie do formatu PDF, gdy potrzebujesz szybkiego widoku gotowego do przedstawienia kierownictwu.
Jak działa ClickUp AI: Dodaj karty AI, aby generować raporty typu standup i podsumowania na podstawie kontekstu pracy Twojego zespołu.
Jest to przydatne, gdy potrzebujesz szybkiego przeglądu zmian, które zaszły od ostatniego tygodnia lub spraw, które wymagają natychmiastowej uwagi.
📖 Przeczytaj również: Jak napisać listicle z przykładami
Podsumuj rozmowy dotyczące wydatków dzięki ClickUp AI Notetaker.
Decyzje dotyczące polityki wydatków często podejmowane są podczas spotkań, a następnie giną w notatkach. ClickUp AI Notetaker został stworzony, aby rejestrować te decyzje i przekształcać je w działania. ClickUp AI Notetaker może uczestniczyć w spotkaniach, generować uporządkowane podsumowania wraz z listą działań i transkrypcjami, a następnie zapisywać te notatki w ClickUp.
Dla zespołów finansowych jest to szczególnie przydatne w następujących przypadkach:
- Rejestrowanie decyzji typu „zatwierdziliśmy tego dostawcę” lub „zmieniliśmy limit podróży” wraz z datą i godziną.
- Przekształcanie elementów do wykonania w zadania, które można śledzić, zamiast liczyć na to, że ktoś o nich pamięta po rozmowie
- Przechowywanie historii zmian zasad i decyzji budżetowych z możliwością wyszukiwania w obszarze roboczym
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: przyspiesz przeglądanie wydatków dzięki ClickUp BrainGPT.
ClickUp BrainGPT pomaga utrzymać wnioski o zwrot kosztów w stanie czytelnym, umożliwiającym wyszukiwanie i łatwym do zatwierdzenia, a wszystko to bez konieczności zamiany każdego przesłanego w długi wątek. Oto jak to działa:
Rejestruj kontekst wydatków za pomocą głosu: użyj funkcji Talk to Text, aby podyktować kluczowe szczegóły, takie jak dostawca, kwota, cel, centrum kosztów i osoba, która zatwierdziła wydatek, bezpośrednio do BrainGPT lub dowolnego pola tekstowego. Twoja mowa zostanie przekształcona na tekst, ulepszona za pomocą AI i wklejona w odpowiednim miejscu.
Poproś ClickUp BrainGPT o natychmiastowe ujawnienie przyczyny wydatków: Otwórz wyszukiwarkę ClickUp BrainGPT i zadaj pytania, takie jak „Jaki jest status zatwierdzeń odnowienia dostawców?” lub „Pokaż wydatki oznaczone tagiem „podróże”, które są nadal w toku”. Wyszukiwarka Enterprise Search korzysta z zawartości ClickUp oraz połączonych aplikacji (domyślnie), dzięki czemu nie musisz szukać tej samej odpowiedzi w różnych narzędziach.
Znajdź poprzednie decyzje, zanim ponownie je rozpatrzysz: użyj ClickUp BrainGPT, aby przeszukać poprzednie czaty, dokumenty i notatki ze spotkań pod kątem fraz takich jak „limit podróży”, „dieta” lub nazwa dostawcy. Następnie przenieś odpowiedni wątek do bieżącego zadania zatwierdzającego, aby dział finansowy nie musiał polegać na pamięci.
Zmień model AI, gdy potrzebujesz innego rodzaju pomocy: w ClickUp BrainGPT możesz zmienić model AI z Brain na ChatGPT (GPT-5. 1/GPT-4. 1), Claude lub Gemini.
Dla kogo zarządzanie wydatkami oparte na AI jest najlepszym rozwiązaniem
Zarządzanie wydatkami za pomocą AI jest najbardziej pomocne w następujących sytuacjach:
- Masz do czynienia z dużą liczbą zwrotów kosztów lub wydatków z kart.
- Proces zatwierdzania jest powolny, ponieważ paragony i notatki są niespójne.
- Zarządzasz wieloma podmiotami, walutami lub regionami
- Dział finansowy poświęca zbyt dużo czasu na oczyszczanie danych zamiast na ich analizę.
- Kierownictwo chce widoczności w wydatkach w czasie rzeczywistym, a nie niespodzianek pod koniec miesiąca.
Jeśli Twoje narzędzie do zarządzania wydatkami obsługuje transakcje, ClickUp staje się systemem, który zapewnia widoczność i płynność przyjmowania, zatwierdzania, wyjątków i rozliczalności.
Zarządzaj wydatkami w bardziej inteligentny sposób dzięki ClickUp
Zarządzanie wydatkami zawsze będzie miało znaczenie, ale nie musi ono zajmować całego końca miesiąca, jak finałowy tydzień sezonu. Kiedy AI do zarządzania wydatkami jest stosowana w przemyślany sposób, uciążliwe zadania stają się łatwiejsze.
Rachunki są rejestrowane automatycznie, raporty wydatków są bardziej przejrzyste, kontrole zgodności z polityką odbywają się w czasie rzeczywistym, a zespoły finansowe widzą wydatki firmy wcześniej, zamiast reagować po fakcie.
Prawdziwa zmiana następuje, gdy dane dotyczące wydatków nie są rozproszone po czatach, arkuszach kalkulacyjnych i skrzynkach odbiorczych.
Dzięki pojedynczemu obszarowi roboczemu, takiemu jak ClickUp, proces, ludzie i historia pozostają w jednym miejscu. Sztuczna inteligencja przestaje wtedy służyć głównie do porządkowania uszkodzonych danych, a zaczyna świadczyć wsparcie w podejmowaniu lepszych decyzji w codziennej pracy.
Dzięki takiemu zastosowaniu oprogramowanie do zarządzania wydatkami przestaje być comiesięcznym wyzwaniem, a staje się stabilnym systemem, który w sposób dyskretny synchronizuje dane liczbowe, kontekst i zatwierdzenia.
Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp i stwórz cykl pracy zarządzania wydatkami, w którym wnioski i analizy są wreszcie połączone w jednym miejscu pracy.
Często zadawane pytania (FAQ)
Sztuczna inteligencja nie tylko pomaga uporządkować raporty wydatków. Pobiera paragony, wyodrębnia szczegóły, sortuje każdą pozycję do odpowiedniej kategorii, sprawdza zasady i wysyła wnioski do właściwej osoby zatwierdzającej. Może nawet po cichu obsługiwać część uzgodnień kart kredytowych w tle. W obszarze roboczym takim jak ClickUp kroki te zamieniają się w jasne zadania i przepływy zatwierdzania. Widzisz, gdzie znajduje się każdy wniosek, zamiast przeszukiwać długie łańcuchy e-maili lub stare wątki czatu.
Narzędzie AI do śledzenia wydatków ma zazwyczaj charakter osobisty. Rejestruje wydatki jednego użytkownika lub karty i przypisuje każdą transakcję do odpowiedniej kategorii. Sztuczna inteligencja w zarządzaniu wydatkami ma szerszy zakres. Obsługuje przesłane, zatwierdzania, sprawdzanie zgodności z polityką i synchronizację z systemem księgowym, dzięki czemu dział finansowy może śledzić wydatki na bieżąco, a nie z kilkutygodniowym opóźnieniem. Większość zespołów korzysta z narzędzia do zarządzania wydatkami w celu rejestrowania danych dotyczących kart i zwrotów kosztów, a następnie przeprowadza zatwierdzanie, sprawdzanie zgodności z polityką i raportowanie w ClickUp, dzięki czemu cały proces pozostaje w połączeniu.
Większość zespołów podłącza swoje narzędzie do zarządzania wydatkami do ClickUp i traktuje je jako centrum kontroli zatwierdzania. Wnioski o zwrot kosztów są składane za pośrednictwem formularzy ClickUp i natychmiast stają się zadaniami z polami dotyczącymi kwoty, kategorii i centrów kosztów. Zadania te przechodzą następnie przez proste, zautomatyzowane cykle pracy, które przypisują odpowiedniego menedżera na podstawie limitów zespołu lub zatwierdzeń. Kierownicy finansowi mogą otworzyć pulpit ClickUp i w ciągu kilku sekund sprawdzić, co jest w toku, zatwierdzone lub zablokowane, zamiast śledzić aktualizacje w wiadomościach e-mail i czacie.
Najbardziej przydatne wskaźniki są dość proste. Sprawdź, ile czasu zajmuje pracownikom zgłaszanie i zatwierdzanie wydatków, ile wydatków jest automatycznie kodowanych, ile wniosków niezgodnych z polityką firmy wykrywasz przed dokonaniem płatności oraz ile dni zajmuje zamknięcie ksiąg. Możesz również śledzić liczbę godzin zaoszczędzonych dzięki automatyzacji pracy ręcznej i przeliczyć ją na przybliżony wzrost wydajności zespołu finansowego. Wiele zespołów obserwuje te trendy w panelach ClickUp Dashboards i korzysta z narzędzi takich jak bezpłatny kalkulator wydajności pracowników ClickUp, aby jasno określić wartość czasu, który odzyskali dzięki automatyzacji wydatków opartej na sztucznej inteligencji.