Marketing wydarzeń generuje niesamowity zwrot z inwestycji. 52% marketerów przypisuje wydarzeniom znaczną część swoich transakcji, a 72% twierdzi, że transakcje są finalizowane szybciej po uczestnictwie potencjalnych klientów w wydarzeniu.
Jednak typowa strategia marketingowa wydarzeń nadal opiera się na ręcznych listach kontrolnych i niepołączonych narzędziach. Zanim zdążysz zebrać ankiety po wydarzeniu i wysłać e-maile z działaniami następczymi, moment już minie.
W tym przewodniku dowiesz się, jak zbudować lejek wydarzeń oparty na AI. A jeśli chcesz uzyskać wysoki zwrot z inwestycji, zalecamy korzystanie z ClickUp jako hubu marketingu i planowania wydarzeń.
Przeprowadzimy Cię przez wszystkie etapy lejka marketingowego wydarzeń, pokażemy, gdzie kryją się typowe luki, i damy Ci plan działania, aby je wypełnić.
Czym jest lejek marketingowy wydarzeń?
Lejek marketingowy wydarzeń to ścieżka, którą potencjalni klienci podążają, aby zaangażować się w Twoje wydarzenia. Rozpoczyna się ona w momencie, gdy po raz pierwszy słyszą o Twoim wydarzeniu. Kończy się, gdy podejmują działanie — rejestrują się, uczestniczą lub stają się potencjalnymi klientami. Pomyśl o tym jak o ścieżce zakupowej.
Lejek spełnia cztery kluczowe funkcje:
- Skupia Twoje komunikaty, aby świadomość nie była losowa.
- Uporządkuj swoją komunikację, aby zainteresowanie przekształciło się w rejestracje.
- Koordynuje kroki, dzięki czemu rejestracje przekładają się na rzeczywistą frekwencję.
- Rejestruje dane potrzebne do wykazania zwrotu z inwestycji
Kiedy każdy etap działa dobrze, wydarzenia tworzą potencjał i związki. Kiedy się psuje, Twoje wydatki wydają się marnotrawstwem.
Etapy tradycyjnego lejka marketingowego wydarzeń
Standardowy lejek marketingowy wydarzeń składa się z czterech podstawowych etapów:
- Świadomość (zaistniej na rynku)
- Zainteresowanie (zwiększ liczbę odwiedzin i rejestracji)
- Decyzja (przekształcenie zarejestrowanych osób, potwierdzenie udziału) oraz
- Działanie (udział, zaangażowanie i konwersja po wydarzeniu)
🤝 Przyjazne przypomnienie: Każdy etap wymaga innych zawartości, systemów i wskaźników. Świadomość opiera się na szerokim zasięgu i skuteczności reklam/kampanii. Zainteresowanie zależy od stron docelowych i pielęgnowania relacji za pomocą wiadomości e-mail. Podjęcie decyzji wymaga prostej i szybkiej rejestracji oraz przypomnień. Wreszcie, działanie wymaga doskonałych wrażeń na miejscu i terminowej kontynuacji działań.
Gdzie ręcznie tworzone lejki zawodzą
Większość zespołów nadal realizuje te etapy przy użyciu niepołączonych narzędzi i ręcznych przekazów. Arkusze kalkulacyjne dla list zaproszeń. Oddzielna platforma do sprzedaży biletów. Narzędzia e-mailowe, które nie synchronizują się z systemem CRM. Ankiety po wydarzeniu, które pojawiają się z kilkutygodniowym opóźnieniem.
Powoduje to cztery problemy:
- Utrata danych: brak jednego źródła prawdziwych informacji
- Niewykonane zadania: ręczne przypomnienia są często pomijane
- Słaba atrybucja: nie można połączyć wydarzeń z przychodami.
- Powolne działania następcze: potencjalni klienci tracą zainteresowanie, zanim dział sprzedaży zdąży się z nimi skontaktować.
Chcesz zamienić wydarzenia w źródło przychodów? Pokażemy Ci, jak wypełnić te luki dzięki AI.
Lejek marketingowy oparty na AI a tradycyjny lejek marketingowy
Tradycyjny lejek marketingowy może nie wystarczyć do maksymalizacji zwrotu z inwestycji w wydarzenia. Oto dlaczego potrzebujesz lejka opartego na AI:
| Co robisz | Lejek oparty na AI | Tradycyjny lejek |
| Zarządzanie danymi | /AI automatycznie gromadzi dane dotyczące zachowań uczestników i dane CRM. | Dane są przechowywane w oddzielnych narzędziach, co wymaga ręcznego łączenia i czyszczenia. |
| Kierowanie reklam do odbiorców | Modele AI przewidują, kto dokona konwersji i kiedy należy się z nim skontaktować. | Teams stosują podstawowe zasady praktyczne, pomijając sygnały |
| Tworzenie zawartości | Generatywna AI tworzy niestandardowe wiadomości e-mail i komunikaty dla każdego segmentu. | Ogólne wiadomości e-mail dla wszystkich |
| Prowadzenie kampanii | AI zajmuje się kontaktowaniem się z klientami, wysyłaniem przypomnień i kontaktami następczymi. | Ciężka praca ręczna |
| Doświadczenie na miejscu | Sugestie w czasie rzeczywistym oparte na danych na żywo | Drukowane harmonogramy i wiadomości ad hoc |
| Pomiar wyników + atrybucja | Modele szybko połączają wydarzenia z przychodami | Niedokładne śledzenie, które nie pozwala udowodnić zwrotu z inwestycji |
| Szybkość i koszt | Szybsza realizacja przy mniejszym nakładzie sił ludzkich | Powolne, pracochłonne procesy |
Korzyści wynikające z wykorzystania AI w lejkach marketingowych wydarzeń
AI rozwiązuje dokładnie te problemy, które sprawiają, że wydarzenia są kosztowne i trudne do skalowania. Oto, co naprawia:
Lepsze kierowanie reklam i wyższa konwersja na wcześniejszych etapach
AI wyszukuje osoby, które najprawdopodobniej zarejestrują się i dokonają konwersji, na podstawie wzorców zaangażowania. Oznacza to mniej zmarnowanych reklam i lepsze wyniki przy tym samym budżecie.
Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala zespołowi skupić się na strategii.
Zadania takie jak tworzenie wiadomości e-mail, wysyłanie przypomnień, przekazywanie notatek z miejsca wydarzenia i aktualizowanie rekordów CRM można zautomatyzować za pomocą generatywnej AI i agentów cyklu pracy. Pozwala to ograniczyć liczbę błędów ręcznych i przyspieszyć realizację zadań. Twój zespół może skupić się na strategii.
Szybszy i bardziej niezawodny pomiar zwrotu z inwestycji
🧠 Ciekawostka: W latach 2024–25 95% zespołów związanych z wydarzeniami zgłosiło, że poprawę koncentracji na ROI i pomiarach uznało za swój priorytet.
AI może połączyć rejestracje, frekwencję, zaangażowanie i zachowania po wydarzeniu w jeden model atrybucji. W ten sposób można szybko połączić wydarzenia z potencjalnymi klientami i przychodami.
Spersonalizowane doświadczenia na miejscu zwiększają zaangażowanie
Rekomendacje w czasie rzeczywistym zwiększają satysfakcję. W jakich sesjach warto wziąć udział? Z kim warto się spotkać? AI sugeruje najlepsze opcje, zamieniając przypadkowych uczestników w potencjalnych klientów.
Skaluj bez zwiększania liczby pracowników
Kiedy AI zajmuje się najtrudniejszymi zadaniami — segmentacją, tworzeniem zawartości, podstawową komunikacją, atrybucją — możesz organizować więcej wydarzeń bez zatrudniania dodatkowych osób.
Etapy lejka marketingowego opartego na AI
Przyjrzyjmy się, jak działa każdy etap lejka wydarzeń z wykorzystaniem AI. Zobaczysz konkretne przykłady marketingu wydarzeń, które możesz od razu zastosować podczas planowania swoich wydarzeń.
Etap 1: Świadomość
Na szczycie lejka Twoim celem jest szeroki zasięg i przyciągnięcie uwagi. Nie możesz jednak po prostu rozsyłać wiadomości wszędzie i mieć nadzieję, że coś się przyklei. AI pomaga tworzyć zawartość zoptymalizowaną pod kątem etapu budowania świadomości.
Wykorzystaj generatywne narzędzia AI, takie jak ClickUp Brain, do tworzenia szkiców postów na blogu, fragmentów mediów społecznościowych lub tekstów reklamowych, które są zoptymalizowane pod kątem SEO pod kątem słów kluczowych wyszukiwanych przez odbiorców. ClickUp Brain to najbardziej kompletny asystent AI do pracy na świecie, oparty na wiedzy Twojej firmy — dzięki czemu wszystkie jego sugestie są dostosowane do Twoich zadań.
Tymczasem narzędzia AI do targetowania reklam analizują sygnały behawioralne (pora dnia, urządzenie, dotychczasowa zawartość), aby dostarczyć odpowiedni komunikat do odpowiednich osób.
📌 Na przykład sztuczna inteligencja może przewidzieć, które segmenty odbiorców są zainteresowane konferencją poświęconą rozprzestrzenianiu się sztucznej inteligencji. Następnie generuje różne wersje kreacji i umieszcza je w kanałach dystrybucji. Wszystko to można powiązać z narzędziem takim jak ClickUp dla zespołów marketingowych.
Etap 2: Zainteresowanie
Gdy ludzie dowiedzą się o Twoim wydarzeniu, zachęć ich do zaangażowania się.
Niektóre opcje oparte na AI obejmują:
- Chatboty oparte na AI na stronie docelowej wydarzenia. Zadają one pytania kwalifikacyjne, takie jak „Który temat interesuje Cię najbardziej?”. Sugerują sesje i gromadzą dane. Dane te przepływają do systemu CRM.
- Strony docelowe oparte na sztucznej inteligencji. Zmieniają się one w zależności od zachowania odwiedzających. Jeśli ktoś uczestniczył w zeszłym roku w Twoim webinarium na temat agentów AI, zobaczy spersonalizowaną zawartość.
- Narzędzia AI do monitorowania nastrojów w mediach społecznościowych i zachowań związanych z rejestracją. Wcześnie wykrywasz spadek zaangażowania lub wzbudzające zainteresowanie tematy.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Zamień każdą rozmowę z chatbotem w zadanie w ClickUp.
- Połącz swojego chatbota lub formularz ClickUp, aby każdy nowy potencjalny klient automatycznie tworzył zadanie na liście wydarzeń.
- Użyj pól niestandardowych, aby uchwycić szczegóły, takie jak zainteresowanie sesją, rola lub ocena intencji.
- Dodaj etykiety na podstawie sugestii chatbota.
- Następnie skonfiguruj proste automatyzacje, aby przypisywać potencjalnych klientów o wysokim poziomie zainteresowania do działu sprzedaży, powiadamiać właściciela wydarzenia lub uruchamiać zadania związane z kontynuacją działań.
Dzięki temu potencjalni klienci będą kontynuować działania.
Etap 3: Rozważanie
Jest to etap, na którym potencjalni klienci podejmują decyzję o tym, czy chcą się zaangażować.
AI naprawdę odgrywa tutaj kluczową rolę.
Modele predykcyjne oceny potencjalnych klientów analizują zachowania w czasie rzeczywistym (odwiedzane strony, zainteresowanie sesją, odpowiedzi chatbota) i przypisują prawdopodobieństwo rejestracji lub udziału.
Twój silnik automatyzacji e-maila może wykorzystywać AI do wysyłania wysoko ukierunkowanych sekwencji pielęgnacyjnych: jeśli ktoś kliknął sesję dotyczącą „Trendów branżowych”, wyślij mu krótkie, 60-sekundowe wideo zapowiadające głównego prelegenta oraz fragment tekstu wyjaśniający, „dlaczego warto tam być”.
Twój zespół interweniuje tylko wtedy, gdy potencjalni klienci są zainteresowani. Bez zbędnego wysiłku.
Etap 4: Decyzja/konwersja
Minimalne tarcia i maksymalna trafność. To mantra w punkcie konwersji, niezależnie od tego, czy chodzi o rejestrację, czy płatność.
AI napędza silniki rekomendacji, które to umożliwiają. Jeśli ktoś chce uzyskać „zawartość dotyczącą powodzenia klienta”, system proponuje odpowiednią sesję. Dodaje nawet ograniczony czasowo rabat — „Zarejestruj się w ciągu 48 godzin, aby uzyskać dostęp VIP”.
Dlaczego? AI wykrywa zachowania zbliżające się do konwersji i automatycznie dodaje kontekstowe zachęty. Dzięki temu zmniejsza się liczba porzuconych koszyków.
Etap 5: Po wydarzeniu/utrzymanie klientów
Lejek nie kończy się wraz z zakończeniem wydarzenia. Utrzymanie klientów, działania następcze i budowanie społeczności decydują o tym, czy Twoje wydarzenie generuje potencjalnych klientów i długotrwałe związki, czy też staje się jednorazowym kosztem.
AI analizuje opinie z ankiet. Wykrywa nastroje i sygnalizuje uczestników zagrożonych odejściem. Powtarzające się skargi dotyczące „ogólnych sesji” są automatycznie przekierowywane. Uczestnicy o wysokiej wartości otrzymują osobiste wiadomości. Niezadowoleni otrzymują przeprosiny i ofertę.
AI identyfikuje również uczestników o wspólnych zainteresowaniach. Następnie generuje zaproszenia do nawiązywania kontaktów lub podpowiedzi do dyskusji, aby zwiększyć liczbę rejestracji na kolejne wydarzenia.
Łącząc wszystkie te etapy, Twój lejek wydarzeń staje się spójnym systemem. Odchodzisz od ręcznego tworzenia list kontrolnych na rzecz strategicznego wpływu.
📮 ClickUp Insight: Tylko 10% respondentów naszej ankiety regularnie korzysta z narzędzi automatyzacji i aktywnie poszukuje nowych możliwości automatyzacji.
Podkreśla to istotny, niewykorzystany czynnik wpływający na wydajność — większość zespołów nadal polega na pracy ręcznej, którą można usprawnić lub wyeliminować.
Agenci AI ClickUp ułatwiają tworzenie zautomatyzowanych cykli pracy, nawet jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z automatyzacji. Dzięki gotowym do użycia szablonom i komendom opartym na języku naturalnym automatyzacja zadań staje się dostępna dla wszystkich członków zespołu!
💫 Rzeczywiste wyniki: Firma QubicaAMF skróciła czas raportowania o 40% dzięki dynamicznym pulpitom nawigacyjnym i automatycznym wykresom ClickUp — przekształcając godziny ręcznej pracy w analizy w czasie rzeczywistym.
Narzędzia AI do promocji i zarządzania wydarzeniami
AI zmienia promocję i zarządzanie wydarzeniami z serii ręcznych przekazów w skoordynowany system.
Wiele zespołów marketingowych już korzysta z narzędzi AI do obsługi wydarzeń, takich jak Cvent lub Bizzabo do rejestracji, HubSpot lub Marketo do wysyłania e-maili oraz chatbotów do odpowiadania na pytania i kwalifikowania potencjalnych klientów. Inni używają narzędzi analitycznych do śledzenia zaangażowania i zwrotu z inwestycji.
Problem polega na tym, że narzędzia te nie komunikują się ze sobą w sposób efektywny. Praca jest rozdzielana między różne platformy, a Teams tracą czas na przenoszenie danych, co generuje ogromne koszty związane z rozproszeniem pracy.
Ustawienie lejków marketingowych opartych na AI: platforma zarządzania wydarzeniami ClickUp
W tym miejscu pojawia się ClickUp. Twój system zarządzania wydarzeniami ClickUp składa się z obszaru roboczego + agentów AI + automatyzacji + formularzy + pulpitów nawigacyjnych. Połącz je ze sobą, a uzyskasz jedno miejsce do planowania, przeprowadzania i mierzenia wydarzeń od początku do końca.
Oto jak to zrobić:
Zacznij od utworzenia dedykowanej przestrzeni ClickUp dla kampanii związanych z wydarzeniami. Będzie to Twoje centrum dowodzenia. Zawiera ono wszystkie listy zadań, dokumenty i komunikaty związane z wydarzeniami.
Każde zadanie związane z marketingiem wydarzeń staje się zadaniem ClickUp (np. zaproszenie prelegentów, tworzenie postów w mediach społecznościowych itp.). Możesz połączyć powiązane zadania w listę ClickUp. Każde wydarzenie może mieć własną listę, aby zachować porządek.
Możesz użyć pól niestandardowych ClickUp do śledzenia istotnych szczegółów, takich jak data wydarzenia, lokalizacja, właściciel kampanii i priorytet.
Zdefiniuj każdy etap lejka marketingowego wydarzenia jako status niestandardowy lub pole niestandardowe w ClickUp — na przykład „Przyjęcie zgłoszenia”, „Planowanie”, „Trwająca promocja”, „Zebrane potwierdzenia udziału”, „Dzień wydarzenia” i „Działania następcze po wydarzeniu”.
📚 Przeczytaj również: Jak wykorzystać AI do planowania wydarzeń
Automatyzacja zarządzania kampaniami: ClickUp AI i automatyzacje
Sercem rozwiązania ClickUp do zarządzania wydarzeniami są kontekstowe agenci AI i automatyzacje. Przejmują one powtarzalne zadania, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na pracy o wysokiej wartości.
Gdy lejki będą gotowe, skonfiguruj automatyzacje ClickUp bez kodowania, aby przenosić zadania przez poszczególne etapy lejka w oparciu o wyzwalacze.
📌 Na przykład:
- Po przesłaniu formularza z pomysłem na wydarzenie utwórz nowe zadanie związane z wydarzeniem i ustaw status na „Przyjęcie”.
- Po zakończeniu wszystkich podzadań przed wydarzeniem automatycznie przenieś zadanie nadrzędne do statusu „Promocja w toku”.
- Po zakończeniu wydarzenia wyzwalacz zmienia status na „Kontynuacja po wydarzeniu” i przypisuje zadania związane z gromadzeniem opinii.
ClickUp AI może automatycznie przypisywać zadania na podstawie kryteriów, takich jak lokalizacja wydarzenia lub rodzaj kampanii.
📌 Na przykład, jeśli Twój zespół zarządza wydarzeniami w wielu regionach, możesz skonfigurować automatyzację tak, aby zadania związane z wydarzeniami w Stanach Zjednoczonych były przypisane do jednego menedżera, a zadania związane z wydarzeniami w Wielkiej Brytanii do innego. Podobnie AI może ustawić terminy wykonania każdego zadania lub podzadania. Dzięki temu terminy są zawsze dostosowane do osi czasu wydarzenia.
Obejrzyj ten wideo, aby zobaczyć, jak AI automatycznie wypełnia właściwości zadań w ClickUp:
Udostępnianie aktualnych informacji o postępach: pola ClickUp AI
Gdy Twój zespół pracuje nad zadaniami kampanii, pola AI ClickUp mogą generować natychmiastowe podsumowania i działania dla każdego podzadania, gdy zostanie ono oznaczone jako „gotowe”. Podsumowania te są automatycznie dodawane do zadania nadrzędnego, dając właścicielom kampanii ogólny przegląd postępów bez konieczności zagłębiania się w każdy szczegół.
Możesz również zadawać pytania ClickUp Brain w języku naturalnym, aby być na bieżąco z najnowszym statusem.
Tworzenie tekstów promujących wydarzenia: ClickUp Content Creator Agent
Agent tworzenia zawartości ClickUp może generować gotowe do użycia teksty postów w mediach społecznościowych, ogłoszeń e-mailowych i stron docelowych bezpośrednio w ramach zadań kampanii. Oznacza to, że Twój zespół może szybciej przejść od pomysłu do realizacji, poświęcając mniej czasu na zmaganie się z syndromem pustej strony.
Oto próbka cyklu pracy, który możesz wykorzystać do stworzenia własnego agenta. Nie, nie musisz umieć programować. Możesz go zbudować, używając prostego języka angielskiego:
- Utwórz podzadanie dla każdego kanału promocyjnego (np. „Szkic postu na LinkedIn”, „Napisz wiadomość e-mailową”).
- Ustaw status na „Planowanie w trakcie”, aby uruchomić agenta AI, który sporządzi wstępną wersję opisu zadania.
- Przejrzyj, edytuj i sfinalizuj zawartość, uwzględniając opinie swojego zespołu, a następnie oznacz zadanie jako „Gotowe” do uruchomienia.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Możesz dostosować podpowiedzi/instrukcje agenta AI do stylu komunikacji Twojej marki lub celów kampanii, dzięki czemu każda zawartość będzie autentyczna i zgodna z przekazem.
Obejrzyj ten przydatny samouczek, aby stworzyć swojego pierwszego agenta w ClickUp:
Śledzenie wydajności lejka: pulpity ClickUp
Panele ClickUp pozwalają wizualizować każdy aspekt lejka marketingowego wydarzeń. Śledź wskaźniki, takie jak liczba potencjalnych klientów, wskaźniki RSVP, zaangażowanie w kampanię i realizacja zadań — wszystko w jednym miejscu.
- Dodaj karty dla statusów zadań, wartości pól niestandardowych (takich jak „Typ wydarzenia” lub „Źródło potencjalnego klienta”) oraz śledzenie czasu.
- Wykorzystaj je do wizualizacji współczynników konwersji lejka lub porównania wyników wielu wydarzeń.
- Udostępniaj pulpity nawigacyjne interesariuszom, aby zapewnić natychmiastową widoczność na temat stanu kampanii i zwrotu z inwestycji.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skonfiguruj alerty lub powiadomienia dla kluczowych wskaźników (np. „Wyślij mi wiadomość w czacie ClickUp, jeśli wskaźnik RSVP spadnie poniżej 50%”), aby zachować proaktywność.
Pozyskiwanie potencjalnych klientów i opinie po wydarzeniu: formularze ClickUp
Formularze ClickUp to potężne narzędzie do zbierania informacji o uczestnikach, zarządzania potwierdzeniami udziału i zbierania opinii po wydarzeniu. A co najlepsze? Mogą one również być wyzwalaczem zautomatyzowanych cykli pracy w całym lejku.
Oto praktyczny przewodnik:
- Stwórz niestandardowy formularz RSVP dla każdego wydarzenia, zawierający pola dotyczące danych uczestników, preferencji żywieniowych i zainteresowań sesjami.
- Skonfiguruj automatyzacje tak, aby każde nowe przesłanie formularza tworzyło zadanie follow-up, aktualizowało status potencjalnego klienta lub uruchamiało e-mail z podziękowaniem.
- Po wydarzeniu wyślij formularz opinii do wszystkich uczestników.
- Automatycznie przypisuj zadania follow-up na podstawie odpowiedzi (np. „Skontaktuj się z uczestnikiem w celu uzyskania opinii”, jeśli wysoko oceni on wydarzenie).
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z funkcji raportowania ClickUp (lub po prostu zapytaj ClickUp Brain), aby analizować trendy w opiniach i identyfikować obszary wymagające poprawy w przyszłych kampaniach.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz pojedynczym wydarzeniem, czy całym kalendarzem kampanii, narzędzia AI ClickUp zapewniają strukturę i elastyczność niezbędną do realizacji wszystkich zadań do zrobienia.
Jak zbudować lejek wydarzeń oparty na AI (krok po kroku)
Budowanie opartego na AI lejka wydarzeń w ClickUp to prosty, ale konfigurowalny proces. Pomoże Ci on poprowadzić każde wydarzenie od pierwszego pomysłu do analizy po zakończeniu.
Oto jasna sekwencja, którą możesz zastosować:
Utwórz dedykowaną przestrzeń wydarzeń i szablon bazowy.
Utwórz przestrzeń o nazwie „Kampanie eventowe”. Dodaj w ClickUp szablon zarządzania wydarzeniami wielokrotnego użytku, który zawiera podzadania dotyczące planowania, promocji, logistyki i działań następczych po wydarzeniu. Dodaj również pola niestandardowe (data wydarzenia, budżet, właściciel, źródło potencjalnych klientów, ocena wydarzenia). Szablony planowania wydarzeń pozwalają zaoszczędzić czas i zapewniają spójność między wydarzeniami.
Szablon planu marketingu wydarzeń ClickUp zapewnia uporządkowany sposób planowania i realizacji promocji wydarzeń. Dzieli pracę na etapy, takie jak planowanie, wdrażanie i ocena, oraz wykorzystuje pola niestandardowe do śledzenia budżetów, terminów i właścicieli. Dzięki listom zadań i widokom kalendarza Twój zespół pozostaje zgrany pod względem obowiązków i harmonogramów. Jest to idealne rozwiązanie dla menedżerów wydarzeń, którzy potrzebują powtarzalnego planu, który pozwala mieć na oku wszystkie szczegóły i dotrzymywać terminów.
Sporządź mapę lejka jako statusy niestandardowe i pola niestandardowe.
Wyjaśniliśmy już ten krok, przedstawiając platformę zarządzania wydarzeniami ClickUp.
Oto krótkie podsumowanie:
Zdefiniuj etapy lejka, korzystając z niestandardowych statusów ClickUp. Może to wyglądać następująco: Przyjęcie zgłoszenia → Planowanie → Trwająca promocja → Zebrane potwierdzenia udziału → Dzień wydarzenia → Po wydarzeniu.
Przypisz wyniki potencjalnych klientów, typy uczestników i zainteresowania sesjami jako pola niestandardowe. Dzięki temu dane potrzebne do AI będą uporządkowane.
Zautomatyzuj przyjmowanie i selekcję
To punkt wyjścia dla każdego wydarzenia. Potrzebujesz sposobu, aby członkowie zespołu, klienci lub interesariusze mogli zgłaszać pomysły lub prośby dotyczące wydarzeń w ustrukturyzowanym formacie.
Skorzystaj z ClickUp Forms, aby stworzyć prosty formularz, który można udostępniać. Dodaj pola dotyczące nazwy wydarzenia, daty, lokalizacji, celów i wszelkich innych potrzebnych informacji.
Kiedy ktoś wypełni formularz, ClickUp automatycznie utworzy nowe zadanie na liście aktywacji wydarzeń, gromadząc wszystkie informacje w jednym miejscu.
Organizuj planowanie i zatwierdzanie
Gdy zgłoszenie wydarzenia trafi do systemu, nadchodzi czas na jego przegląd, przypisanie właścicieli i dopracowanie planu. Na tym etapie często bierze udział wiele osób i wiele zmiennych elementów.
Pomocne jest stosowanie powtarzalnych procesów.
ClickUp umożliwia tworzenie szablonów dla popularnych typów wydarzeń (takich jak webinaria, konferencje lub warsztaty). Po zastosowaniu szablonu automatycznie dodaje on wszystkie niezbędne podzadania, listy kontrolne i zależności do zadania związanego z wydarzeniem.
Możesz również skonfigurować AI Super Agents, aby wykonały tę ciężką pracę.
📌 Na przykład agent tworzący streszczenia wydarzeń może automatycznie generować podsumowanie kluczowych szczegółów wydarzenia, ułatwiając przydzielonemu właścicielowi szybkie zapoznanie się z sytuacją.
Rozpowszechniaj informacje i pozyskuj potencjalnych klientów
Teraz nadszedł czas, aby promować wydarzenie i zbierać zgłoszenia. Obejmuje to tworzenie i planowanie zawartości promocyjnej, budowanie stron docelowych oraz śledzenie odpowiedzi.
Pokazaliśmy już przykład agenta tworzącego zawartość, który pomaga w promocjach. A także formularze ClickUp, które pozwalają gromadzić potwierdzenia udziału w jednym miejscu i być wyzwalaczem działań następczych.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skonfiguruj sygnały odbiorców i punktację prognostyczną, aby uzyskać wyższy zwrot z inwestycji w wydarzenia. Rejestruj sygnały behawioralne (odpowiedzi w formularzach, odwiedziny stron, wcześniejsza obecność) w polach niestandardowych. Wprowadź je do prostego systemu punktacji prognostycznej potencjalnych klientów (np. punkty za rolę, wielkość firmy, zainteresowanie sesją). Użyj automatyzacji, aby przekierować potencjalnych klientów z wysoką punktacją do działu sprzedaży lub użyć wyzwalaczy, aby wysłać zaproszenia VIP.
Zrealizuj i poprowadź pokaz
W dniu wydarzenia najważniejsza jest koordynacja. Musisz upewnić się, że wszyscy znają swoje role, a harmonogram jest jasny.
W ClickUp możesz utworzyć agenta Run of Show. Agent ten generuje szczegółowy harmonogram wydarzenia, obejmujący czas, działania i przypisane leady.
A kiedy potrzebujesz komunikować się ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym? Użyj @wzmianek w czacie ClickUp lub skorzystaj z szybkich synchronizacji, aby wszystko przebiegało sprawnie!
📚 Przeczytaj również: Szablony przebiegu wydarzenia
Zbieraj opinie i zamknij pętlę
Po wydarzeniu ważne jest, aby zebrać opinie, udostępnić zasoby i pielęgnować kontakty z potencjalnymi klientami w celu przyszłego zaangażowania.
Wyzwalacz formularza po wydarzeniu, gdy status zmieni się na „Po wydarzeniu”.
Pozwól agentowi ds. podsumowań wydarzeń analizować odpowiedzi, oceniać nastroje i tworzyć zadania follow-up (referencje, sekwencje pielęgnacyjne, działania sprzedażowe) w ClickUp na podstawie zdefiniowanych przez Ciebie zasad.
Możesz również stworzyć pulpit ClickUp pokazujący wskaźniki lejka: rejestracje według źródła, współczynniki konwersji między etapami, frekwencja w porównaniu z potwierdzeniami udziału oraz potencjał przypisany do wydarzenia. Przeglądaj te dane po każdym wydarzeniu i dostosowuj szablony, aby poprawić wyniki.
Innym sposobem jest wykorzystanie szablonu śledzenia kampanii ClickUp do koordynowania kampanii e-mailowych, społecznościowych i wydarzeń, mierzenia wydajności i wczesnego wykrywania wąskich gardeł. Ułatwia to utrzymanie spójności kampanii i optymalizację w celu uzyskania lepszych wyników.
Oto plan działania oparty na AI, który jest łatwy do zrozumienia i wykorzystania przez cały zespół!
Wyzwania i ograniczenia AI w marketingu wydarzeń
Sztuczna inteligencja nie jest magią. Pomaga ona w skalowaniu personalizacji i automatyzacji. Ma jednak również praktyczne, etyczne i techniczne ograniczenia. Każdy zespół eventowy powinien je z góry uwzględnić w swoich planach.
Jakość danych i integracja
To są słabe punkty. Modele AI są tak dobre, jak dane, które do nich wrzucasz. Fragmentaryczne dane o uczestnikach, niespójne etykiety i brakujące pola CRM powodują słabe prognozy i złe segmentacje.
👀 Czy wiesz, że? Recenzje akademickie i badania branżowe wskazują, że integracja i nieuporządkowane dane są głównymi przyczynami słabych wyników AI.
Ryzyko halucynacji
Dokładność ma znaczenie dla zaufania do marki. Modele generatywne mogą tworzyć świetne teksty lub podsumowywać opinie. Mogą jednak również generować wprowadzające w błąd twierdzenia. Dlatego weryfikacja przez człowieka jest nieodzowna.
Stronniczość i sprawiedliwość
Jeśli dane historyczne odzwierciedlają wypaczone wzorce, AI je wzmacnia. Na przykład priorytetowe traktowanie osób o podobnych profilach zmniejsza różnorodność. Aktywnie testuj tendencyjność, aby uniknąć narażenia się na ryzyko etyczne i prawne.
Privatność i zgoda
Personalizacja wymaga danych z różnych kanałów. Przepisy takie jak RODO wymagają wyraźnej zgody na gromadzenie danych i sposób ich wykorzystania.
Ryzyko nadmiernego uzależnienia
Niewłaściwe oczekiwania mogą zaszkodzić. AI powinna wspierać ludzkich planistów, a nie ich zastępować. Złożona logistyka, decyzje podejmowane na miejscu i związki z dostawcami nadal wymagają nadzoru ze strony człowieka. Traktuj AI jako asystenta, który zmniejsza ilość powtarzalnych zadań. Projektuj cykle pracy, w których ostateczne decyzje należą do ludzi.
Praktyczne przykłady wykorzystania lejków wydarzeń opartych na AI
Oto przykłady prawdziwych firm, które wykorzystują AI do poprawy wyników wydarzeń w praktyczny sposób:
Web Summit: AI Matchmaking
Web Summit to jedna z największych globalnych konferencji technologicznych na świecie. Gromadzi ona start-upy, inwestorów i liderów Enterprise.
Web Summit wykorzystuje AI w swojej aplikacji wydarzeniowej, aby dopasować uczestników, prelegentów i inwestorów. System analizuje profile, zainteresowania i dotychczasową aktywność. Następnie sugeruje najbardziej odpowiednie osoby do spotkania. Doprowadziło to do dziesiątek tysięcy indywidualnych spotkań. Zamiast losowych kontaktów networkingowych, uczestnicy prowadzą prawdziwe rozmowy biznesowe, które często przekładają się na zawarcie umów.
Agora: personalizacja wydarzeń hybrydowych
Agora to platforma angażująca użytkowników w czasie rzeczywistym, z której korzystają programiści i zespoły produktowe tworzące rozwiązania audio i wideo na żywo.
Firma zorganizowała wydarzenie RTE (Real-Time Engagment) 2022, korzystając z platformy opartej na AI Bizzabo. Wydarzenie zgromadziło około 2650 uczestników stacjonarnych i wirtualnych. Organizatorzy wykorzystali analitykę i ukierunkowane komunikaty, aby utrzymać zaangażowanie obu grup. Sesje, przypomnienia i działania następcze były dostosowywane w oparciu o zachowania uczestników. Pokazuje to, w jaki sposób platformy oparte na AI pomagają wydarzeniom hybrydowym stać się bardziej osobistymi i skuteczniejszymi.
Google: rekomendacje dotyczące sesji I/O
Google I/O wykorzystuje profile programistów, aby spersonalizować doświadczenia związane z wydarzeniem. Uczestnicy wybierają swoje zainteresowania, takie jak narzędzia, platformy lub języki programowania, a Google wykorzystuje te dane do rekomendowania sesji i zawartości. Dzięki temu powstaje „My I/O”, niestandardowy program, który pomaga uczestnikom znaleźć to, co jest dla nich najbardziej istotne.
Przyszłość AI w lejkach marketingowych wydarzeń
AI już teraz zmienia sposób planowania, promocji i mierzenia wydarzeń. Najbliższe miesiące zdecydują, które funkcje staną się standardowymi oczekiwaniami, a które pozostaną eksperymentalne. Oto kierunek, w którym zmierza branża:
Wdrożenie przyspieszy
Wykorzystanie AI będzie rosło, ale nie w sposób równomierny. Chociaż większość liderów marketingu planuje zainwestować w AI, tylko niewielka liczba zespołów wykorzystuje ją obecnie do poprawy jakości obsługi uczestników. Wiele z nich nadal prowadzi niewielkie projekty pilotażowe. Największe korzyści odniosą zespoły, które przekształcą te projekty pilotażowe w codzienne cykle pracy.
Personalizacja staje się podstawą
Główne platformy do zarządzania projektami wydarzeń oferują obecnie funkcje oparte na AI. Silniki rekomendacji, dopasowywanie sesji i spersonalizowane agendy są standardem w przypadku dużych wydarzeń.
Te funkcje pomagają uczestnikom szybciej znaleźć odpowiednie osoby i sesje. Wydarzenia, które nie oferują takiego poziomu wsparcia, pozostaną w tyle.
Atrybucja ulegnie poprawie.
Pomiar wydarzeń stanie się bardziej inteligentny. AI pomaga w połączeniu danych dotyczących frekwencji i zaangażowania z potencjalnymi klientami i przychodami. Dzięki temu łatwiej jest sprawdzić, które wydarzenia faktycznie przyniosły efekty, i dostosować budżety między wydarzeniami. Bardziej szczegółowe, predykcyjne raporty są już wdrażane na głównych platformach.
Ograniczenia praktyczne będą miały wpływ na wdrożenie
AI działa najlepiej w przypadku czystych danych, silnej integracji i weryfikacji przez człowieka. Nieuporządkowane systemy i zagrożenia dla prywatności mogą spowolnić postępy. Zespoły, które inwestują w czyste, zatwierdzone dane i solidne cykle pracy, osiągną lepsze wyniki.
Planiści stają się koordynatorami
W końcu rola organizatora wydarzeń ulegnie zmianie. Ponieważ AI zajmie się powtarzalnymi zadaniami, organizatorzy będą mogli skupić się bardziej na strategii, selekcji i partnerstwach. Raporty branżowe już wskazują na tę zmianę. Zalecenia obejmują inwestycje w ludzi i zarządzanie AI, a nie tylko w zwiększanie liczby pracowników.
Wniosek? AI w marketingu wydarzeń przechodzi od nowości do infrastruktury. Teams, które wcześnie zainwestują w dane, mierzalne projekty pilotażowe i weryfikację ludzką, przekształcą wydarzenia w przewidywalne kanały przychodów.
Przekształcanie wydarzeń w motor napędowy wzrostu
Wydarzenia działają najlepiej, gdy są organizowane jako system, a nie chaotyczna akcja.
Funnel marketingu wydarzeń oparty na AI pomaga dotrzeć do właściwych osób, poprowadzić je przez proces i zmierzyć rzeczywisty wpływ na biznes bez dodatkowej pracy ręcznej.
Gdy dane i cykle pracy znajdują się w jednym miejscu, AI może działać szybciej i pomagać zespołom w podejmowaniu mądrzejszych decyzji. Właśnie w tym miejscu naturalnie wpisuje się ClickUp.
ClickUp łączy sztuczną inteligencję, automatyzację i raportowanie w jednym obszarze roboczym. Możesz planować wydarzenia, prowadzić ich promocję, sprawnie je realizować i przeglądać wyniki bez konieczności przechodzenia między różnymi narzędziami.
W wyniku zmniejsza się liczba rezygnacji, uzyskuje się wyraźniejszy zwrot z inwestycji, a wydarzenia naprawdę mają znaczący wpływ.
Jeśli tworzysz lejek marketingowy wydarzeń oparty na AI, zapewniający wysoki zwrot z inwestycji, zacznij bezpłatnie z ClickUp!
Często zadawane pytania (FAQ)
Narzędzia takie jak Cvent i Bizzabo pomagają w rejestracji i gromadzeniu danych uczestników, a platformy marketingowe, takie jak HubSpot, automatyzują wysyłanie e-maili i pielęgnowanie kontaktów z potencjalnymi klientami. ClickUp łączy te cykle pracy, automatyzując zadania, generując zawartość promocyjną i śledząc postępy w jednym obszarze roboczym.
Wydarzenia takie jak Web Summit i Salesforce Dreamforce wykorzystują AI do kojarzenia uczestników i rekomendowania sesji. Funkcje te pomagają uczestnikom znaleźć odpowiednią zawartość i nawiązać połączenia, co prowadzi do większego zaangażowania i lepszych wyników biznesowych.
Tak. AI wykorzystuje dane uczestników, takie jak rola, zainteresowania i dotychczasowe zachowania, aby dostosować treści wiadomości e-mail, stron docelowych, rekomendacji sesji i działań następczych. Dzięki temu komunikacja jest bardziej trafna, a wskaźniki rejestracji i zaangażowania rosną.
Śledź rejestracje, frekwencję, zaangażowanie i działania następcze w jednym systemie. AI pomaga połączyć te sygnały z potencjalnymi klientami i przychodami, dzięki czemu możesz zobaczyć, które wydarzenia i działania przyniosły rzeczywiste wyniki biznesowe.