Zespoły ds. zaopatrzenia znajdują się pod presją, aby zrealizować więcej do zrobienia przy mniejszych nakładach — w obliczu niestabilnych rynków, wstrząsów podażowych i nieustannych cięć kosztów.
Wykorzystanie ChatGPT w przypadku zastosowań związanych z zaopatrzeniem umożliwia Twojemu zespołowi szybsze reagowanie na zmieniające się rynki i oczekiwania. ChatGPT może symulować scenariusze dotyczące dostawców, analizować ekspozycję na ryzyko, tworzyć projekty zapytań ofertowych, a nawet sugerować sposoby optymalizacji strategii zaopatrzenia.
W tym blogu udostępnimy kilka głównych zastosowań ChatGPT dla zespołów ds. zaopatrzenia. Dla każdego zastosowania udostępnimy specjalnie opracowane podpowiedzi ChatGPT.
Aby rozpocząć, po prostu skopiuj i wklej te podpowiedzi do swojego kontekstu. Dostosuj je, aby uzyskać niestandardowe informacje.
⭐ Funkcjonalny szablon
Szablon ClickUp dotyczący zamówień centralizuje procesy pozyskiwania dostawców, dane dostawców i zatwierdzanie zakupów dla zespołów ds. zamówień i operacji.
Pola takie jak Poziom dostawcy, Krytyczność i Status zgodności umożliwiają ustalenie priorytetów, a widoki Umowy, Zatwierdzenia i Zamówienia zapewniają Twojemu zespołowi natychmiastową widoczność w każdym kroku cyklu zakupowego.
Dlaczego warto korzystać z ChatGPT w procesie zaopatrzenia?
Zespoły ds. zaopatrzenia są obciążone ogromnym obciążeniem pracą — zarządzaniem umowami, danymi dostawców, zgodnością z przepisami i obszerną dokumentacją.
Wyzwanie jest ogromne: według najnowszego raportu Hackett Group, podczas gdy obciążenie pracą w dziale zaopatrzenia wzrośnie o 10%, budżet zespołu wzrośnie tylko o 1%, co spowoduje 9-procentową lukę w wydajności.
ChatGPT eliminuje tę złożoność. Wykorzystując przetwarzanie języka naturalnego (NLP), działa jako partner myślowy, analizując dane przechowywane w silosach, tworząc niezbędną zawartość i przedstawiając wnioski w ciągu kilku minut zamiast dni, przyspieszając podejmowanie decyzji i wypełniając lukę w wydajności.
Oto, w jaki sposób ChatGPT może pomóc:
- Strategiczny cel: Automatyzacja badań i dokumentacji w celu wsparcia specjalistów ds. zaopatrzenia, co pozwala im poświęcić więcej czasu na negocjacje i strategiczne pozyskiwanie dostawców.
- Większa wydajność: przyspiesza ręczne procesy zakupowe, takie jak poszukiwanie dostawców i analiza umów, oraz automatyzuje data powstania pierwszych wersji umów, umów SLA, zapytań ofertowych, zasad zakupowych i podsumowań spotkań przy użyciu narzędzi AI.
- Kompleksowa analiza: Porównuje profile dostawców, warunki i rynki, jednocześnie wzmacniając zarządzanie ryzykiem dzięki podsumowaniom scenariuszy i alertom — wyzwaniom związanym z zaopatrzeniem, które mogą umknąć ludzkiej kontroli.
- Mniej błędów ludzkich: ponieważ ChatGPT automatyzuje analizę i gromadzenie danych, eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych i niespójnego formatu.
- Przywództwo i wsparcie: zapewnia liderom ds. zaopatrzenia wgląd w dane w czasie rzeczywistym i pomaga specjalistom szybciej osiągnąć pełną wydajność dzięki podpowiedziom i szablonom wielokrotnego użytku, które usprawniają śledzenie wyników dostawców.
- Doskonałość operacyjna: rejestruje zdobyte doświadczenia i zamyka cykl ciągłego doskonalenia w całym cyklu życia zamówień.
📮 ClickUp Insight: 37% naszych respondentów wykorzystuje AI do tworzenia treści, w tym pisania, edycji i wysyłania e-maili. Jednak proces ten zazwyczaj wymaga przełączania się między różnymi narzędziami, takimi jak narzędzie do generowania treści i obszar roboczy ClickUp.
Dzięki ClickUp otrzymujesz wsparcie w pisaniu oparte na sztucznej inteligencji w całym obszarze roboczym, w tym w wiadomościach e-mail, komentarzach, czatach, dokumentach i nie tylko — a wszystko to przy zachowaniu kontekstu z całego obszaru roboczego.
👀 Czy wiesz, że? 90% specjalistów ds. zaopatrzenia już planuje wykorzystać agentów AI do optymalizacji swoich operacji zaopatrzeniowych.
Przykłady zastosowań ChatGPT w obszarze zaopatrzenia
Być może jesteś specjalistą ds. zaopatrzenia i chcesz wykorzystać ChatGPT do sporządzania dokumentów dotyczących zaopatrzenia. A może jesteś kierownikiem ds. zaopatrzenia i chcesz wykorzystać ChatGPT do usprawnienia wieloetapowych cykli pracy.
Być może jesteś liderem ds. zaopatrzenia lub dyrektorem ds. zaopatrzenia, który chce wykorzystać AI do planowania strategicznego i wsparcia decyzji.
Opracowaliśmy przykłady zastosowań ChatGPT dla każdego poziomu użytkownika. Zapraszamy do zapoznania się z nimi.
Przykłady zastosowań ChatGPT w zaopatrzeniu dla podstawowej dokumentacji
1. ChatGPT do tworzenia zapytań ofertowych (RFP)
Ręczne sporządzanie zapytań ofertowych wymagało od zespołów rozpoczynania pracy od zera lub ponownego wykorzystywania nieaktualnych szablonów.
Dostosowanie zakresu, specyfikacji technicznych, osi czasu, kryteriów oceny i klauzul zgodności zajęłoby godziny, a nawet dni.
Brakujące dane często pojawiały się zbyt późno, co wymagało uzyskania wyjaśnień od dostawców i wydłużało cykl, a tym samym wydłużało czas pozyskiwania dostawców.
Dzięki ChatGPT wystarczy wprowadzić kontekst projektu — kategorię, wielkość, lokalizacje, zasady i terminy. Natychmiast otrzymasz zakończony projekt zapytania ofertowego z uporządkowanymi sekcjami: cele, zakres, specyfikacje, format przesłanych ofert, wagi oceny i notatki dotyczące zgodności.
ChatGPT wskazuje nawet luki i przekształca je w pytania do dostawców. Twój zespół zyskuje czas, który może poświęcić na zadania o większej wartości, takie jak ocena dostawców i negocjacje.
🤖 Ogólna podpowiedź dotycząca projektu zapytania ofertowego: „Opracuj projekt zapytania ofertowego dla [projektu/kategorii]. Uwzględnij: cele, zakres, specyfikacje techniczne, osie czasu, kryteria oceny wraz z wagami, format przesłanych ofert oraz wymagania dotyczące zgodności z [polityką/normą]. Wszelkie brakujące informacje zaznacz jako pytania dla dostawców”.
2. ChatGPT jako lista kontrolna do wdrażania dostawców
Od gromadzenia dokumentów po ustawienie systemów, uzyskiwanie zatwierdzeń i wszystko pomiędzy — wdrożenie nowego dostawcy wymaga wielu działań.
Korzystając z ChatGPT, możesz stworzyć niestandardowy proces wdrażania nowych dostawców w oparciu o konkretne wymagania Twojej firmy. Dzięki temu Twój zespół nie będzie musiał za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa przy wdrażaniu nowego dostawcy.
🤖 Ogólna lista kontrolna dotycząca wdrażania: „Utwórz listę kontrolną dotyczącą wdrażania dostawców dla [branża/typ firmy]. Uwzględnij sekcje dotyczące dokumentów prawnych, certyfikatów zgodności, ustawień finansowych, dostępu do IT/bezpieczeństwa, wskaźników KPI dotyczących wydajności oraz bramek zatwierdzających”
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony zapasów dla programów Excel, Sheets i ClickUp
3. ChatGPT do tworzenia wiadomości e-mailowych do dostawców
Ręczne zarządzanie wiadomościami e-mail od dostawców powoduje poważne utrudnienia.
Każdy nabywca stosuje własny styl komunikacji, a brak standaryzacji powoduje zamieszanie wśród dostawców, pomijanie szczegółów i opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi.
Dziesiątki ręcznie wysyłanych e-maili (zapytania ofertowe, wyjaśnienia, przypomnienia) oznaczają, że łatwo można zgubić ważne informacje, co zmusza zespoły do tracenia czasu na poszukiwanie podstawowych szczegółów, które powinny być jasne od samego początku.
ChatGPT może rozwiązać ten problem, stając się Twoim asystentem ds. sporządzania dokumentów. Wprowadź niezbędne informacje, a w ciągu kilku sekund otrzymasz profesjonalne e-mail dostawców.
Od wstępnego kontaktu po przypomnienia o terminach i działania następcze po spotkaniach — zapewnia spójność komunikacji.
🤖 Podpowiedzi ChatGPT do komunikacji z dostawcami
Pierwszy kontakt z dostawcą: „Napisz e-mail z zaproszeniem [nazwa dostawcy] do udziału w zapytaniu ofertowym dotyczącym [kategoria/projekt]. Podaj zakres projektu, termin przesłanych ofert i dane kontaktowe w celu uzyskania wyjaśnień. Zachowaj formalny, ale przyjazny ton”.
Prośba o wyjaśnienie: „Sporządź e-mail z prośbą o wyjaśnienie do [nazwa dostawcy] dotyczącą brakujących szczegółów w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Zapytaj konkretnie o ceny jednostkowe, terminy dostaw i warunki gwarancji. Poproś o odpowiedź do dnia [data]”.
Przypomnienie o terminie: „Wygeneruj e-mail z przypomnieniem dla [nazwa dostawcy], że termin odpowiedzi na zapytanie ofertowe [ID] upływa [data]. E-mail powinien być uprzejmy, krótki i profesjonalny oraz zawierać ponowne instrukcje dotyczące przesłanych ofert”.
Działania po spotkaniu: „Napisz e-mail do [nazwa dostawcy] po dzisiejszej rozmowie negocjacyjnej. Podsumuj uzgodnione punkty, kwestie wymagające wyjaśnienia oraz kolejne kroki wraz z przypisanymi właścicielami i terminami”.
📮 ClickUp Insight: 21% respondentów chce wykorzystać AI do osiągnięcia sukcesu zawodowego, stosując ją podczas spotkań, w wiadomościach e-mail i projektach.
Chociaż większość aplikacji e-mail i platform do zarządzania projektami ma wbudowaną AI jako funkcja, może ona nie być wystarczająco płynna, aby ujednolicić cykl pracy między narzędziami.
Ale w ClickUp udało nam się złamać ten kod! Dzięki funkcjom zarządzania spotkaniami opartym na AI ClickUp możesz łatwo tworzyć elementy porządku obrad, robić notatki ze spotkań, tworzyć i przypisywać zadania na podstawie notatek ze spotkań, transkrybować nagrania i nie tylko — dzięki naszym funkcjom AI Notetaker i ClickUp Brain.
Zaoszczędź nawet 8 godzin spotkań tygodniowo, tak jak nasi klienci z firmy Stanley Security!
4. ChatGPT do tworzenia formularza zgłoszeniowego
Twój zespół ds. zaopatrzenia otrzymuje zapytania ofertowe za pośrednictwem wielu kanałów, w tym e-mail, czatu i nieformalnych notatek.
Bez standardowego procesu przyjmowania zamówień pomijane są kluczowe szczegóły, takie jak budżet, specyfikacje i terminy. Być może będziesz musiał wysłać wiele zapytań, aby je uzyskać.
Użyj ChatGPT, aby stworzyć formularz krok po kroku, który zawiera wszystkie wymagane informacje z góry — szczegóły dotyczące wnioskodawcy, uzasadnienie biznesowe, kody budżetowe, kontrole zgodności i harmonogramy.
W ten sposób każde zapytanie trafia do systemu wraz z zakończonymi, znormalizowanymi danymi, co ogranicza konieczność wielokrotnych kontaktów i przyspiesza proces zatwierdzania.
🤖 Podpowiedź dotycząca tworzenia formularza zgłoszeniowego: „Utwórz formularz zgłoszeniowy dotyczący zamówień dla [typ firmy/branża]. Dodaj pola dotyczące danych wnioskodawcy, opisu projektu, kategorii wydatków, szacowanego budżetu, wymaganego terminu dostawy, kontroli zgodności i ścieżki zatwierdzania. Sformatuj go jako uporządkowaną listę kontrolną lub szkic formularza internetowego”.
💡 Porada dla profesjonalistów: W obszarze roboczym ClickUp nie musisz szukać szczegółowych informacji w wiadomościach e-mail lub arkuszach kalkulacyjnych. Skorzystaj z formularzy ClickUp z logiką warunkową, aby wnioskodawcy lub dostawcy widzieli tylko te pola, które są dla nich istotne.
Na przykład certyfikaty są wyświetlane tylko wtedy, gdy wybrano kategorię podlegającą regulacjom.
Każdy przesłany formularz może automatycznie utworzyć zadanie, przypisać je do odpowiedniego właściciela i wywołać wyzwalacz zatwierdzania, dzięki czemu proces zaopatrzenia przechodzi od wniosku do działania bez konieczności ręcznego wykonywania wysiłku.
Przykłady zastosowań ChatGPT w zarządzaniu średniego szczebla
5. ChatGPT do przeglądu umów i oceny ryzyka
Przegląd umów jest jednym z największych wąskich gardeł w procesie zaopatrzenia. Musisz polegać na już przeciążonych działach prawnych, które mają za zadanie wskazywać niestandardowe warunki, luki w zgodności lub ukryte ryzyka.
Chociaż ChatGPT nie może zastąpić zespołu prawnego, służy jako pierwszy recenzent w procesie zarządzania umowami.
Możesz podać odpowiedź, aby poprosić ChatGPT o przeanalizowanie umów w celu wskazania nietypowych wyzwalaczy cenowych, klauzul automatycznego przedłużenia, limitów odpowiedzialności i wymagań dotyczących zgodności. ChatGPT może również wskazać problemy wymagające głębszej analizy prawnej.
🤖 Podpowiedź dotycząca przeglądu umów z dostawcami: „Przejrzyj umowę z dostawcą dla [kategoria/projekt]. Wyodrębnij wszystkie klauzule dotyczące korekty cen, automatycznego przedłużania, praw do wypowiedzenia, limitów odpowiedzialności, ochrony danych i kredytów serwisowych. Każda z nich powinna zostać sklasyfikowana jako standardowa lub niestandardowa w oparciu o powszechne praktyki zakupowe. Dodaj krótką notatkę o ryzyku (niskie/średnie/wysokie) wraz z uzasadnieniem i listą pytań wyjaśniających, które dział zakupów powinien zadać przed przesłaniem umowy do działu prawnego. Na koniec dodaj jednostronicowe podsumowanie dla kierownictwa, w którym przedstawisz 5 największych zagrożeń i zalecane dalsze kroki.
6. ChatGPT jako wsparcie w negocjacjach
Wyobraź sobie, że przed ważnym spotkaniem przeprowadziłeś symulację negocjacji. To tak, jakbyś miał spersonalizowanego negocjatora, który sprawdzałby Twoje argumenty pod presją, ujawniał słabe punkty i wyostrzał Twoje odpowiedzi.
ChatGPT pełni rolę partnera do ćwiczenia negocjacji. Możesz symulować rozmowy z dostawcami, testować kontrargumenty i przewidywać sprzeciwy przed faktycznym spotkaniem. Możesz nawet wykorzystać tę rozmowę do przygotowania scenariuszy radzenia sobie z zastrzeżeniami i doskonalenia swoich umiejętności negocjacyjnych.
🤖 Podpowiedź do odgrywania ról podczas negocjacji z dostawcą: „Muszę poćwiczyć negocjacje z dostawcą przed naszym rzeczywistym spotkaniem. Ty będziesz odgrywać rolę dostawcy, a ja będę kupującym. Oto sytuacja:
Produkt/usługa: [określ, co kupujesz]
Aktualne warunki: [aktualne ceny, warunki płatności, harmonogram dostaw]
Co chcę zmienić: [nowe warunki, których szukasz]
Prawdopodobne obawy dostawcy: [przepływ pieniężny, marże, obciążenie itp.].
Rozpocznij negocjacje, odpowiadając na moją wstępną prośbę typową odmową dostawcy. Wykorzystaj realistyczne ograniczenia i obawy branżowe. Bądź wymagający, ale sprawiedliwy – tak jak prawdziwy dostawca.
Po zakończeniu wymiany zdań proszę o szczerą opinię na temat:
- Które z moich argumentów były najsilniejsze/najsłabsze?
- Jakie zastrzeżenia udało mi się dobrze lub źle rozwiązać
- Alternatywne podejścia, które mogłem wypróbować
- Kluczowe punkty, które przeoczyłem, a które mogły poprawić moją pozycję
Gotowy, aby rozpocząć? Oto moje otwarcie: [wstaw swoje otwarcie negocjacji]”.
⭐ Bonus: Skorzystaj z ClickUp Brain MAX — kontekstowej sztucznej inteligencji, która pomoże Ci prowadzić bardziej przemyślane negocjacje.
W obszarze roboczym ClickUp nie musisz kopiować danych dotyczących negocjacji, warunków lub notatek dotyczących dostawców do zewnętrznych narzędzi. ClickUp Brain MAX wprowadza kontekstową sztuczną inteligencję bezpośrednio do Twojego obszaru roboczego. Rozumie Twoje aktywne projekty, historię dostawców i warunki umów, więc kiedy poprosisz go o podsumowanie punktów do omówienia lub przygotowanie kontrargumentów, zna już kontekst.
7. ChatGPT do analizy wzorców wydatków
Jako specjalista ds. zaopatrzenia średniego szczebla często jako pierwszy zagłębiasz się w surowe dane dotyczące wydatków — wyciągi CSV z systemów ERP, arkusze kalkulacyjne z historią zamówień (PO) lub faktury dostawców.
Musisz szybko dostrzegać trendy, wycieki lub niekonwencjonalne wydatki, aby przedstawić kierownictwu praktyczne wnioski. Jednak ręczne czyszczenie i dzielenie danych zajmuje wiele godzin.
ChatGPT przyspiesza ten proces, interpretując pliki danych i podsumowując informacje, które zawierają. Może on wyróżniać najważniejsze kategorie według wydatków, sygnalizować powtarzających się dostawców, ujawniać różnice w cenach jednostkowych oraz identyfikować możliwości konsolidacji lub renegocjacji.
Wynikiem jest gotowa do prezentacji narracja.
🤖 Podpowiedź do analizy wzorca wydatków: „Przeanalizuj te dane dotyczące wydatków na zakupy i zidentyfikuj możliwości redukcji kosztów: [wklej swoje dane dotyczące wydatków].
Potrzebuję, abyś:
- Wykryj nietypowe wzorce wydatków lub anomalie, które wymagają uwagi.
- Zidentyfikuj kategorie, w których prawdopodobnie ponosimy nadmierne wydatki w porównaniu z benchmarkami.
- Znajdź możliwości konsolidacji dostawców lub negocjowania rabatów ilościowych.
- Zwróć uwagę na nietypowe zakupy dokonywane poza zatwierdzonymi dostawcami.
- Oblicz potencjalne oszczędności wynikające z każdego zalecenia.
- Priorytetowo traktuj możliwości według wpływu i łatwości wdrożenia.
Przedstaw wyniki w przejrzystym podsumowaniu, podając konkretne kwoty w dolarach, jeśli to możliwe, oraz praktyczne kolejne kroki dla każdej okazji.
📚 Przeczytaj również: Najlepsze narzędzia do analizy zamówień dla inteligentniejszego pozyskiwania dostawców
8. ChatGPT do automatyzacji zamówień zakupu (PO)
Podczas tworzenia zamówienia zakupu (PO) należy sprawdzić kody budżetowe, zweryfikować dane dostawcy, dopasować elementy zamówienia i zapewnić zgodność z polityką firmy.
Proces ręczny jest podatny na błędy, ponieważ nawet nieprawidłowe numery SKU lub niedopasowane ceny mogą spowodować poważniejsze problemy. Nie tylko doprowadziłoby to do sporów między działem zaopatrzenia, finansami i dostawcami, ale także spowodowałoby stratę czasu na poprawki i ponowne zatwierdzanie. W najgorszym przypadku może to prowadzić do kar.
ChatGPT może zautomatyzować tworzenie pierwszego projektu zamówień, pobierając ustrukturyzowane dane, takie jak dane dotyczące zapotrzebowania, szczegóły dotyczące dostawców i warunki cenowe.
Generuje zakończony format zamówienia z elementami, sumami, adresami dostawy i warunkami już wypełnionymi. Dzięki funkcji „human-in-the-loop” możesz następnie zweryfikować i zatwierdzić zamówienie.
Ponadto ChatGPT może sygnalizować niespójności (takie jak rozbieżności cenowe w stosunku do stawek umownych) przed wysłaniem zamówienia.
🤖 Podpowiedź dla użytkowników średniozaawansowanych dotycząca automatyzacji zamówień zakupu: „Wygeneruj zamówienie zakupu dla [nazwa dostawcy] na podstawie następujących danych: [wklej tabelę lub szczegóły]. Uwzględnij numer zamówienia, dane dostawcy, pozycje (wraz z numerami SKU, cenami jednostkowymi i ilościami), całkowity koszt, adres dostawy, warunki płatności oraz sekcję zatwierdzenia. Zaznacz wszelkie ceny niezgodne z cenami umownymi i podkreśl brakujące pola, które wymagają weryfikacji”.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Poproś ClickUp Brain o pobranie elementów, cen i danych dostawców bezpośrednio z zadań lub połączonych faktur. Brain automatycznie pobiera informacje i generuje uporządkowany projekt zamówienia, który jest gotowy do przeglądu, zatwierdzenia i wysłania.
Wynik oznacza skrócenie czasu realizacji cyklu dla menedżerów ds. zaopatrzenia, którzy co tydzień obsługują dziesiątki zamówień.
9. ChatGPT do zarządzania dostawcami
Zarządzanie dostawcami wymaga dużych nakładów zasobów ze względu na fragmentaryczność danych: raporty dotyczące wydajności, umowy SLA i aktualizacje dotyczące zgodności są dostarczane w różnych formatach (arkusze kalkulacyjne, pliki PDF, e-mail). Ręczne konsolidowanie tych informacji wymaga znacznego czasu i wysiłku, co zwiększa ryzyko wystąpienia krytycznych problemów (naruszenia umów SLA, wygaśnięcie certyfikatów), które prowadzą do opóźnień i kar finansowych.
Bez znormalizowanych danych cykli odnawiania umów są opóźnione, a dowody dotyczące wyników dostawców pozostają anegdotyczne.
ChatGPT pomaga skonsolidować fragmentaryczne dane wejściowe w uporządkowane karty oceny dostawców, pulpity ryzyka i kwartalne podsumowania wyników. Może wyodrębniać kluczowe informacje z raportów lub wiadomości e-mail, sygnalizować powtarzające się problemy, a nawet generować plany działań naprawczych dla dostawców osiągających słabe wyniki.
🤖 Podpowiedź ChatGPT dotycząca tworzenia karty wyników dostawcy i podsumowania ryzyka: „Skonsoliduj dane dostawcy [nazwa dostawcy] na podstawie następujących informacji: raporty dotyczące wydajności, dzienniki SLA i dokumenty dotyczące zgodności. Podsumuj przestrzeganie SLA, wydajność dostaw, stabilność cen i częstotliwość występowania problemów. Sklasyfikuj ryzyko według kategorii (finansowe, operacyjne, zgodność z przepisami) i przypisz oceny (niskie/średnie/wysokie). Następnie utwórz jednostronicową kartę wyników dostawcy z wizualnymi wskaźnikami i 90-dniowym planem poprawy, zawierającym konkretne działania naprawcze i wyzwalacze eskalacji.
⭐ Dodatkowa korzyść: Wykorzystaj agenty ClickUp AI do zarządzania dostawcami. Korzystaj z gotowych agentów lub dostosuj je do swoich potrzeb. Agenci ci mogą:
- Monitoruj wskaźniki KPI dostawców: śledź w czasie rzeczywistym wyniki OTIF, wskaźniki wadliwości i odchylenia kosztów u poszczególnych dostawców.
- Przewiduj ryzyko związane z dostawcami: identyfikuj powtarzające się naruszenia umów SLA lub opóźnienia w dostawach, zanim staną się one systematyczne.
- Generuj działania usprawniające: automatycznie rekomenduj środki naprawcze lub twórz projekty zadań CAPA (działania naprawcze i zapobiegawcze).
- Inteligentna eskalacja: przekaż problemy do właścicieli zakupów lub menedżerów kategorii w zależności od ich powagi i poziomu dostawcy.
- Automatyzacja raportowania: Podsumowuj cotygodniową kondycję dostawców i przesyłaj aktualizacje bezpośrednio do pulpitów ClickUp lub kanałów Slack.
Obejrzyj ten wideo, aby ustawić swojego pierwszego agenta AI:
Przykłady zastosowań ChatGPT w obszarze zaopatrzenia dla liderów
10. ChatGPT do planowania strategii zakupowej
Dyrektor ds. zakupów (CPO) potrzebuje jasności strategicznej. Na przykład, jak zrównoważyć redukcję kosztów z odpornością dostawców i priorytetami ESG. Tradycyjne planowanie wymaga tygodniowych warsztatów międzyfunkcyjnych i prezentacji PowerPoint.
ChatGPT skraca ten cykl do kilku godzin, syntetyzując dane dostawców, analizy wydatków, raporty rynkowe i cele wewnętrzne w jedną spójną strategię.
Może generować podręczniki dotyczące zamówień publicznych zawierające kamienie milowe transformacji, czynniki sprzyjające rozwojowi technologii oraz wskaźniki wydajności dostosowane do korporacyjnych celów OKR. Liderzy mogą wykorzystać te wspomagane przez AI projekty, aby od razu przejść do dyskusji strategicznych bez konieczności tworzenia ich od podstaw.
🤖 Podpowiedź ChatGPT dotycząca planowania strategii zakupowej: „Wciel się w rolę głównego stratega ds. zakupów. Korzystając z poniższych danych, opracuj trzyletnią strategię zaopatrzenia, obejmującą (a) cele i kluczowe wskaźniki efektywności, (b) podręczniki kategorii, (c) strategię portfela dostawców, (d) model operacyjny i rola, (e) plan działania w zakresie danych/technologii, (f) ryzyka i środki ograniczające ryzyko, (g) kamienie milowe na 12 miesięcy.
Dane wejściowe: Branża = [ ], Przychody = [ ], Struktura kosztów = [bezpośrednie %/pośrednie %], 8 najważniejszych kategorii = [ ], Obecny stopień dojrzałości (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Cel oszczędnościowy = [%], Cel odpornościowy = [podwójne źródło %, czas odzyskiwania], Priorytety ESG = [ ].
Ograniczenia: budżet ≤ [ ], wzrost zatrudnienia ≤ [ ], obowiązki regulacyjne = [ ].
Wyniki: jednostronicowe streszczenie, tabela strategii kategorii, harmonogram transformacji (kwartalny), drzewo KPI (wiodące/opóźnione), mapa ryzyka, rytm zarządzania.
11. ChatGPT do prognozy wydatków
Niestabilność rynków sprawia, że nieprzewidywalność wydatków jest jednym z największych problemów kadry kierowniczej.
Dyrektorzy ds. łańcucha dostaw (CSCO) i dyrektorzy finansowi (CFO) muszą polegać na historycznych średnich lub statycznych budżetach w przypadku braku wiarygodnych prognoz.
ChatGPT może nakładać dane rynkowe, indeksy towarowe, wahania waluty i dane dotyczące wyników dostawców na wewnętrzne wydatki, aby tworzyć prognozy na przyszłość.
Wykrywa wczesne sygnały ostrzegawcze dotyczące nadmiernych wydatków i modeluje scenariusze ograniczania ryzyka, takie jak konsolidacja wolumenu lub renegocjacja warunków z dostawcami.
🤖 Podpowiedź ChatGPT do prognozowania wydatków: „Przeanalizuj dane S2P (zamówienia/faktury) z ostatnich 24 miesięcy, aby wygenerować prognozę wydatków na następny kwartał według kategorii z uwzględnieniem scenariuszy bazowego, wysokiego i niskiego poziomu.
Do zrobienia:
- Czynniki wpływające na inżynierię (wolumen, koszt jednostkowy, sezonowość, kursy walutowe, indeks towarowy [określić])
- Oszacuj wrażliwość wydatków na każdy czynnik (elastyczność)
- Kategorii, które mogą przekroczyć budżet o >[x]%
- Zalecaj ukierunkowane na cele działania (np. konsolidacja wolumenu, zabezpieczenie, ponowne przetargi) wraz z wpływem finansowym i harmonogramem
Wyniki: Streszczenie dla kadry kierowniczej (≤12 punktów), tabela kategorii (prognoza, zakres, czynniki, ryzyko), opis wykresu kaskadowego („co wpływa na wyniki”), plan działania na 30/60/90 dni wraz z właścicielami.
Założenia: Opisz luki w jakości danych i poziom pewności dla każdej kategorii.
📚 Czytaj więcej: Jak zarządzać procesem zakupów SaaS
12. ChatGPT do analizy ryzyka dostawców
Jeden zakłócony dostawca może spowodować utratę milionów przychodów. Jednak wielu dyrektorów ds. zakupów odkrywa ryzyko dopiero po jego wystąpieniu.
ChatGPT może pełnić rolę analityka działającego w czasie rzeczywistym. Może skanować publiczne wiadomości, listy sankcji, ujawnienia ESG i dokumenty finansowe w celu wykrycia wczesnych oznak niestabilności.
Może on korelować wskaźniki zewnętrzne (zmiana własności, strajki, niewypłacalność) z wewnętrznymi wskaźnikami KPI (opóźnienia w dostawach, problemy z jakością) i sugerować strategie łagodzenia skutków.
🤖 Podpowiedź ChatGPT dotycząca analizy ryzyka dostawców: „Utwórz raport ryzyka dostawcy dla [nazwa dostawcy] na podstawie następujących źródeł danych: wewnętrzne wskaźniki KPI (wskaźnik dostaw, wady, naruszenia SLA), najnowsze wiadomości i raporty kredytowe.
- Oceń ryzyko w wymiarze finansowym, operacyjnym i zgodności z przepisami.
- Przypisz ilościową ocenę ryzyka (1–10).
- Zidentyfikuj 5 najważniejszych sygnałów ostrzegawczych i zalecane działania zaradcze.
- Podsumuj w jednostronicowym raporcie wykonawczym z ocenami oznaczonymi kolorami (niska/średnia/wysoka)”.
13. ChatGPT do tworzenia pulpitów menedżerskich i raportów
ChatGPT może analizować karty oceny dostawców, dane dotyczące zamówień i raporty dotyczące oszczędności, aby generować podsumowania narracyjne na potrzeby kwartalnych przeglądów działalności lub spotkań zarządu.
Może ono wskazywać odchylenia od kluczowych wskaźników efektywności (KPI), wyjaśniać różnice, a nawet rekomendować kolejne działania — przekształcając dane liczbowe w praktyczne informacje zarządcze.
🤖 Podpowiedź ChatGPT dotycząca przygotowywania pulpitów menedżerskich: „Przekształć te kwartalne dane dotyczące wyników zakupów w raport gotowy do przedstawienia zarządowi. Uwzględnij:
- Całkowite wydatki i osiągnięte oszczędności
- Trendy dotyczące ryzyka dostawców i kluczowe zdarzenia
- Procent zgodności z umową
- Średni czas trwania cyklu zakupowego
- Podsumowanie inicjatyw związanych z transformacją cyfrową
Format dostosowany do potrzeb kadry kierowniczej, zawierający pięć kluczowych zaleceń na następny kwartał.
14. ChatGPT na rzecz zrównoważonego rozwoju i raportowania ESG
Zakupy mają wpływ na 60–90% śladu zrównoważonego rozwoju firmy, ale gromadzenie danych ESG od dostawców jest czasochłonne i fragmentaryczne.
ChatGPT może wyodrębnić informacje dotyczące ESG, raporty dotyczące emisji i wyniki audytów, stworzyć mapę do ram CSRD lub GRI, a także wykryć luki w zgodności.
Może również rekomendować plany usprawnień dla dostawców i generować podsumowania dla kierownictwa na potrzeby przeglądów zrównoważonego rozwoju.
🤖 Podpowiedź ChatGPT dotycząca przygotowania podsumowania zgodności z ESG: „Skompiluj pakiet wyników dostawców ESG zgodny z [CSRD/GRI] dla 20 największych dostawców pod względem wydatków.
Dane wejściowe: ujawnione informacje dotyczące ESG dostawców (udostępnione), uwagi z audytu, poziom ryzyka kategorii.
Zadania: Wyodrębnij wskaźniki dotyczące zakresu 3, statystyki dotyczące różnorodności, incydenty związane z bezpieczeństwem i poświadczenia dotyczące polityki. Zidentyfikuj luki w stosunku do kryteriów ramowych; zaproponuj pytania dotyczące gromadzenia danych.
Wyniki: mapa popularności według dostawców/kategorii, poziomy dojrzałości (podstawowy/postępujący/wiodący), działania naprawcze na 6 miesięcy wraz z wymaganymi dowodami oraz dźwignie umowne (klauzule raportowania, wagi kart wyników).
Uwaga: Podaj źródło każdego wskaźnika; oznacz szacunki poziomem pewności. ”
15. ChatGPT dla całkowitego kosztu własności i inżynierii wartości
Dyrektorzy ds. zakupów i dyrektorzy finansowi chcą wyjść poza „oszczędności jednostkowe” i przejść do tworzenia całkowitej wartości.
ChatGPT może modelować czynniki wpływające na koszty w całym procesie. Obejmuje to zakupy, logistykę, energię, konserwację, utylizację i premie za ryzyko oraz sugeruje sposoby przeprojektowania specyfikacji lub modeli zaopatrzenia.
Może również porównać oferty dostawców z normami rynkowymi, aby ujawnić informacje dotyczące kosztów obsługi, które często kryją się za cenami bazowymi.
🤖 Podpowiedź ChatGPT dotyczące modelowania scenariuszy TCO dla kluczowych kategorii: „Opracuj model całkowitego kosztu posiadania dla [kategoria/produkt].
Uwzględnij bezpośrednie i pośrednie czynniki kosztowe (materiały, logistyka, gwarancja, konserwacja, ryzyko, przestoje).
Porównaj trzech najlepszych dostawców pod kątem kosztów cyklu życia, a nie tylko ceny.
Zaproponuj 3 zmiany w projekcie lub procesie, które pozwolą obniżyć całkowity koszt o co najmniej 8% bez utraty jakości.
📚 Więcej informacji: Najlepsze narzędzia do zarządzania operacyjnego
Ograniczenia związane z wykorzystaniem ChatGPT w zaopatrzeniu
ChatGPT wnosi znaczną wartość do operacji związanych z zaopatrzeniem, ale nie jest to oprogramowanie do zarządzania zaopatrzeniem. Jest to samodzielne narzędzie z limitami, o których należy wiedzieć.
Brak świadomości kontekstu
ChatGPT nie rozumie Twojej firmy. Aby uzyskać odpowiednie rekomendacje, musisz wyjaśnić swoją strategię zakupową i dostarczyć konkretne dane, materiały, strony internetowe i wymagania organizacyjne.
Bez głębokiego kontekstu otrzymałbyś ogólne rekomendacje, które nie uwzględniają Twoich wewnętrznych ograniczeń ani priorytetów strategicznych.
Brak integracji
ChatGPT nie może automatycznie pobierać danych z narzędzia do zarządzania zamówieniami lub oprogramowania logistycznego w czasie rzeczywistym. Konieczne będzie ręczne wyeksportowanie danych z wielu platform i wprowadzenie ich do ChatGPT w celu analizy. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także powoduje problemy z dokładnością, gdy dane stają się nieaktualne między eksportem a analizą.
👀 Czy wiesz, że... Tylko 21% firm przechowuje mniej niż 70% danych dotyczących wydatków w jednym miejscu, co oznacza, że większość zespołów ds. zaopatrzenia działa na ślepo, dysponując rozproszonymi danymi.
Kwestie poufności i bezpieczeństwa
Korzystając z ChatGPT w procesie zaopatrzenia, udostępniasz poufne informacje o dostawcach, warunki umów i dane dotyczące konkurencyjnych cen. Może to stanowić naruszenie polityki Twojej firmy dotyczącej udostępniania poufnych informacji zewnętrznym usługom AI.
Ponieważ standardowy ChatGPT przetwarza zapytania za pośrednictwem serwerów OpenAI, pracownicy mogą przeglądać rozmowy użytkowników w celu ulepszenia systemu. Bez kontroli prywatności na poziomie przedsiębiorstwa dane użytkowników mogą zostać naruszone, co może prowadzić do problemów prawnych.
❗ Uwaga: Według badania KPMG „Trust in AI” 44% pracowników korzysta z AI w sposób niezgodny z polityką firmy, np. przesyłając poufne dane firmowe do publicznych narzędzi AI. Jeszcze bardziej niepokojące jest to, że 57% przyznaje, że popełniło błędy w pracy z powodu błędów AI.
Brak automatycznej realizacji cyklu pracy
ChatGPT pomaga w planowaniu i analizie organizacyjnej, ale nie może automatycznie wykonywać zadań związanych z zaopatrzeniem. AI nie wysyła wniosków o zakup, nie aktualizuje danych dostawców ani nie pełni roli wyzwalacza procesów zatwierdzania.
Nadal będziesz potrzebować oddzielnych systemów do wdrażania strategii i szablonów. Ta rozbieżność między planowaniem a realizacją zamówień powoduje dodatkową pracę ręczną.
Wyzwania związane z dokładnością danych i ich weryfikacją
ChatGPT ma zwyczaj preferowania odpowiedzi, które brzmią autorytatywnie, nawet jeśli dane, na których się opierają, są nieprawidłowe lub sfabrykowane. Jest to częste zastrzeżenie dotyczące wykorzystania generatywnej sztucznej inteligencji do zadań związanych z zaopatrzeniem.
Specjaliści ds. zaopatrzenia muszą dokładnie sprawdzić wszystkie informacje o dostawcach, dane dotyczące cen i szczegóły dotyczące zgodności przed podjęciem decyzji. Ten krok weryfikacji wydłuża procesy badawcze, które zespoły chcą usprawnić.
❗ Uwaga: Firma Deloitte Australia zwróciła część kwoty 440 000 dolarów australijskich po tym, jak okazało się, że raport sporządzony przy pomocy AI i przekazany rządowi australijskiemu zawierał sfabrykowaną zawartość — fałszywe cytaty sądowe, nieprawdziwe cytaty i nieprawidłowe odniesienia.
Ten odcinek stanowi sygnał alarmowy dla zespołów korporacyjnych i finansowych: nie można ślepo ufać narzędziom AI, a nadzór ludzki, zwłaszcza w przypadku raportowania o wysokiej stawce lub negocjacji umów, pozostaje niezbędny.
Brak monitorowania w czasie rzeczywistym
ChatGPT nie integruje się z bazami danych dostawców ani systemami monitorowania, aby zapewnić aktualne informacje na temat wyników dostawców. Aby uzyskać dokładną ocenę dostawców, należy zebrać dane dotyczące wyników z wielu źródeł.
Utrudnia to ciągłe monitorowanie i tworzy martwe punkty, które mogą mieć wpływ na strategiczne podejmowanie decyzji i zarządzanie ryzykiem w powiązaniach z dostawcami.
📮 ClickUp Insight: 16% menedżerów ma trudności z integracją aktualizacji z wielu narzędzi w spójny widok. Gdy aktualizacje są rozproszone, poświęcasz więcej czasu na zbieranie informacji, a mniej na kierowanie zespołem.
Wynik? Niepotrzebne obciążenia administracyjne, utracone informacje i brak spójności. Dzięki kompleksowemu obszarowi roboczemu ClickUp menedżerowie mogą scentralizować zadania, dokumenty i aktualizacje, ograniczając ilość rutynowych czynności i uzyskując dostęp do najważniejszych informacji dokładnie wtedy, gdy są one potrzebne.
💫 Rzeczywiste wyniki: Zgromadź 200 specjalistów w jednym obszarze roboczym ClickUp, korzystając z dostosowywalnych szablonów i funkcji śledzenia czasu, aby zmniejszyć koszty ogólne i skrócić czas realizacji w wielu lokalizacjach.
Alternatywy dla ChatGPT w zakresie zaopatrzenia
Limity ChatGPT jako samodzielnego narzędzia sprawiają, że nie nadaje się ono do kompleksowych operacji związanych z zaopatrzeniem.
Jeśli naprawdę chcesz usprawnić procesy zakupowe, potrzebujesz narzędzia AI do zarządzania zakupami, które zostanie zintegrowane z istniejącą infrastrukturą zarządzania projektami.
Podobnie jak ClickUp, aplikacja wszystko do pracy, która pozwala zarządzać projektami, śledzić dostawców, automatyzować przepływy pracy i analizować dane dotyczące zamówień z jednej platformy. Dzięki scentralizowanej sztucznej inteligencji (ClickUp Brain) możesz połączyć wszystkie elementy swojej działalności. Oto jak to zrobić:
Skonfiguruj przepływy pracy związane z zaopatrzeniem za pomocą szablonu ClickUp.
Szablon ClickUp dotyczący zamówień oferuje ustrukturyzowaną ramę bez kodowania, która usprawnia cały proces zamówień. Zawiera on gotowe ustawienia dotyczące wniosków o przyjęcie, zapytań ofertowych, negocjacji umów i wewnętrznych operacji związanych z zamówieniami, dzięki czemu nie musisz tworzyć cyklu pracy od podstaw.
Skorzystaj z szablonu ClickUp dotyczącego zamówień, aby:
- Opracuj standardowe procedury operacyjne dotyczące zamówień: Stwórz standardowe procedury, aby wszyscy członkowie zespołu mieli jasne, udokumentowane procesy.
- Śledź wnioski o przyjęcie: Obsługuj wnioski dotyczące zamówień z różnych działów, z widocznymi poziomami priorytetów i terminami w jednym uporządkowanym widoku.
- Monitoruj wyniki dostawców: Wizualizuj dane dotyczące wyników dostawców według poziomu, ryzyka, informacji kontaktowych i statusu projektu w 8 różnych widokach ClickUp.
- Wizualizuj kluczowe partnerstwa: uzyskaj niezbędne informacje o dostawcach, w tym informacje o poziomie ryzyka i dane kontaktowe, dzięki widokowi Tier 1 Mission Critical View.
💡 Porada dla profesjonalistów: Użyj węzłów typu „przeciągnij i upuść” w ClickUp mapy myśli, aby narysować połączenia między złożonymi procesami zakupowymi. Wizualizuj różne kroki zakupów i identyfikuj wąskie gardła, zanim wpłyną one na zarządzanie łańcuchem dostaw.
Twórz dokumenty dotyczące zamówień, które można udostępniać, za pomocą ClickUp Docs.
ClickUp Docs oferuje scentralizowane centrum do tworzenia i przechowywania wszystkich umów i dokumentów. Dzięki Docs możesz zaprosić wielu członków zespołu do pracy nad dokumentami dotyczącymi zamówień i ograniczyć uprawnienia, aby sprostać wyzwaniom związanym z kontrolą wersji.
Dokumenty można łatwo połączyć z zadaniami ClickUp i dokumentacją zakupową. Oznacza to, że nie będziesz musiał przeszukiwać łańcuchów e-maili lub współdzielonych dysków, aby znaleźć najnowszą wersję umowy, gdy dostawca zadzwoni w sprawie warunków.
Uzyskaj dostęp do kontekstowej AI dzięki ClickUp Brain.
W dokumencie możesz również uzyskać dostęp do ClickUp Brain. Dzięki sztucznej inteligencji do obsługi zamówień dostępnej bezpośrednio w redaktorze dokumentów możesz:
- Generowanie szablonów umów: Twórz standardowe szablony dotyczące zapasów, ofert, propozycji i umów serwisowych na podstawie poprzednich umów zawartych przez Twoją firmę.
- Personalizuj dokumenty dostawców: Brain pobiera odpowiednie dane z bazy danych dostawców, aby wypełnić dane kontaktowe i historię cen, dzięki czemu nie musisz ręcznie aktualizować każdego dokumentu.
- Przejrzyj ryzyko związane z umową: Brain może analizować złożone dokumenty prawne i sygnalizować potencjalne problemy, takie jak niekorzystne warunki płatności lub brakujące klauzule dotyczące wypowiedzenia umowy.
- Podsumuj oferty dostawców: Brain tworzy zwięzłe podsumowania długich ofert, podkreślając kluczowe różnice cenowe i różnice w osiach czasu między wieloma dostawcami.
- Sprawdź zgodność z przepisami: Brain sprawdza umowy pod kątem wymogów regulacyjnych obowiązujących w Twojej branży i identyfikuje brakujące certyfikaty lub protokoły bezpieczeństwa.
Zautomatyzuj cykle pracy zakupowe dzięki ClickUp Automatyzacji.
Śledzenie zatwierdzeń, przekazywanie wniosków zakupowych, śledzenie aktualizacji dostawców i zamykanie faktur to zadania, które pochłaniają mnóstwo czasu.
Dzięki ClickUp Automations zamień te rutynowe kroki w samoczynnie działające cykle pracy.
Automatyzacja pozwala przenosić zadania między etapami, przypisywać właścicieli na podstawie progów wydatków lub wyzwalać alerty, gdy zbliża się termin wygaśnięcia certyfikatów dostawców lub umów. Wnioski zakupowe mogą być automatycznie kierowane do zatwierdzenia po spełnieniu warunków dotyczących kosztów lub działu.
Oto kilka automatyzacji, które możesz ustawić:
Cykliczny proces zatwierdzania budżetu
Zgłoszono wniosek o zakup → Budżet przekracza 5000 USD → Automatyczne przypisanie do kierownika finansowego → Wysłanie powiadomienia o zatwierdzeniu
Monitorowanie ryzyka dostawców
Zmiany w ocenie ryzyka dostawców → Aktualizacja statusu na „Wysokie ryzyko” → Utwórz zadanie przeglądu → Powiadom zespół ds. zamówień w ciągu 24 godzin
Powiadomienia o przedłużeniu umowy
Zbliża się termin ważności umowy → 90 dni przed terminem → Utwórz zadanie odnowienia → Przypisz do menedżera ds. związków z dostawcami
Wizualizuj wyniki zakupów dzięki pulpitom nawigacyjnym ClickUp.
Można poprawić tylko to, co jest mierzone. Przy tak wielu wskaźnikach, które należy mierzyć w całym cyklu życia zamówień, ręczne śledzenie ich będzie trudnym zadaniem.
ClickUp Pulpits pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, zapewniając ujednolicony widok umów i danych dostawców. Niezależnie od tego, czy monitorujesz terminowość dostaw, oszczędności kosztów czy wyniki zgodności, stan całego procesu zaopatrzenia ma widoczność na pierwszy rzut oka.
📊 Oto kilka wskaźników KPI dotyczących zamówień , które można śledzić za pomocą ClickUp:
- Terminowość dostaw (OTD): % dostaw od dostawców zakończonych zgodnie z harmonogramem
- Osiągnięte oszczędności: Łączne oszczędności wynikające z wynegocjowanych umów lub konsolidacji dostawców.
- Czas cyklu zakupowego: średni czas od złożenia zamówienia do realizacji zamówienia
- Wskaźnik zgodności z umowami: % zakupów dokonanych w ramach aktywnych umów
- Wskaźnik wadliwości dostawców: % dostaw odrzuconych z powodu problemów z jakością
- Kontrola wydatków: część całkowitych wydatków zarządzana w ramach formalnych procesów zakupowych.
- Czas reakcji dostawców: średni czas potrzebny dostawcom na udzielenie odpowiedzi na zapytania ofertowe lub wyjaśnienia.
- Dokładność faktur: % faktur przetworzonych bez rozbieżności
- Ocena ryzyka dostawcy: ważona ocena łącząca przestrzeganie umowy SLA, stabilność finansową i zgodność z przepisami.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: użyj kart AI w pulpitach nawigacyjnych, aby osadzić inteligentne, dynamiczne informacje bezpośrednio w pulpitach nawigacyjnych dotyczących zamówień.
Możesz uruchamiać niestandardowe podpowiedzi (za pomocą kart AI Brain), uzyskiwać streszczenia lub automatycznie generować aktualizacje projektów na podstawie ostatnich działań. Karty AI są aktualizowane wraz ze zmianami danych bazowych, dzięki czemu pulpity nawigacyjne są zawsze aktualne i gotowe do podejmowania decyzji.
Scentralizuj rozmowy w miejscu pracy
Dzięki ClickUp Chat każda rozmowa będzie miała połączenie z konkretnym zadaniem, zapytaniem ofertowym lub zamówieniem, którego dotyczy.
Na przykład, gdy dostawca przesyła zaktualizowane warunki cenowe, kierownik kategorii może umieścić te notatki bezpośrednio w kanale czatu połączonego z zadaniem tego dostawcy. Zespoły finansowe, operacyjne i prawne mogą przeglądać, omawiać i aktualizować kolejne kroki w jednym miejscu — bez chaosu w wiadomościach e-mail i bez utraty kontekstu.
W przypadku współpracy na żywo funkcja SyncUps w ClickUp Chat ułatwia prowadzenie dyskusji w czasie rzeczywistym dokładnie tam, gdzie odbywa się praca. Możesz rozpocząć rozmowę audio lub wideo bezpośrednio w kanale lub zadaniu ClickUp.
💡 Porada dla profesjonalistów: Korzystaj z ClickUp Chat na urządzeniach mobilnych, aby zapewnić płynność rozmów dotyczących zamówień — nawet gdy jesteś poza biurem.
Zintegrowane środowisko pracy AI: jedno hub inteligentnych zakupów
Zintegrowane środowisko pracy AI ClickUp łączy dokumenty, zadania, czaty i funkcje AI w jednym, ujednoliconym środowisku. Zamiast przełączać się między programem Excel, e-mail, repozytorium umów i pulpitami analitycznymi, pracujesz w jednym, inteligentnym oknie, w którym kontekst jest zachowany, a informacje płyną w naturalny sposób.
W kontekście zamówień publicznych zintegrowana AI oznacza:
- Płynne łączenie dokumentów dostawców, zapytań ofertowych i czatów połączonych z oceną
- Podsumowanie warunków umowy, ryzyka związanego z dostawcami i trendów wydajnościowych za pomocą AI tuż obok zadania roboczego.
- Przejście jednym kliknięciem od czatu → zadania → podpowiedzi AI → raportu, bez utraty kontekstu.
🔴 Rozproszenie pracy: Cichy zabójca wydajności. Fragmentaryczne narzędzia spowalniają proces podejmowania decyzji, prowadzą do powielania pracy i utrudniają dostęp do kluczowych informacji w odizolowanych silosach — zjawisko to znane jest jako rozproszenie pracy. Wykorzystanie zintegrowanego środowiska pracy opartego na AI pomaga zespołom ds. zaopatrzenia połączyć te silosy w jedną spójną, opartą na danych strukturę.
Usprawnij proces zakupów dzięki ClickUp
Nie da się zaprzeczyć, że AI w zaopatrzeniu zamienia czasochłonne zadania w inteligentne, samoczynnie optymalizujące się cykle pracy.
Jednak narzędzia takie jak ChatGPT obsługują tylko pojedyncze zadania w izolacji.
Jeśli potrzebujesz platformy, która połączy dane dostawców, umowy, zatwierdzenia i komunikację w jednym inteligentnym systemie, ClickUp spełni Twoje oczekiwania. Dzięki zgromadzeniu wszystkich zadań, plików, rozmów i danych dotyczących obszaru roboczego w jednym miejscu, ClickUp jest jedynym zintegrowanym obszarem roboczym, którego potrzebujesz wraz ze swoim zespołem do prowadzenia wydajnych i skutecznych operacji związanych z zaopatrzeniem.
Aby rozpocząć automatyzację procesów zakupowych, zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp.