Zdanie sobie sprawy z tego, że można było uzyskać lepszą ofertę po podjęciu zobowiązania wobec dostawcy jest frustrujące, prawda? Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie wydarzeń, czy zarządzanie projektami, rozproszone e-maile i czaty sprawiają, że porównywanie ofert dostawców jest chaotyczne.
Właśnie dlatego zapytanie ofertowe (RFQ) upraszcza sprawę. Zapytania ofertowe to formalne dokumenty wysyłane do dostawców w celu uzyskania informacji o cenach towarów lub usług. Usprawniają one komunikację, zarządzanie budżetem i zapewniają maksymalną wartość.
Jeśli jednak chcesz czegoś lepszego i bezproblemowego, skorzystaj z gotowego szablonu RFQ. Dzięki wstępnie zaprojektowanym kluczowym polom danych oszczędza czas i zwiększa wydajność.
Aby zaoszczędzić ci kłopotów z wyszukiwaniem, przygotowaliśmy pięć najlepszych szablonów RFQ w Excelu. Ponadto przedstawimy więcej szablonów z następujących źródeł ClickUp weteran zarządzania projektami.
Co składa się na dobry szablon RFQ w Excelu?
Zanim przejdziemy do najlepszego szablonu RFQ w Excelu, warto wiedzieć, czego szukać.
Niezależnie od potrzeb biznesowych, oto co sprawia, że szablon jest skuteczny:
- Standaryzuje wprowadzanie danych: Wybieraj rozwiązania z polami danych, które pomagają standaryzować typy odpowiedzi. Wybierz elementy walidacji danych, takie jak listy rozwijane i pola wyboru, aby zmniejszyć liczbę błędów i uprościć gromadzenie danych
- Upraszcza obliczenia: Wybieraj narzędzia z gotowymi formułami do automatyzacji obliczeń kosztów lub wyróżniania najlepszych ofert. Preferuj reguły formatu warunkowego, aby ułatwić podejmowanie decyzji dzięki łatwym do zauważenia szczegółom
- Ułatwia niestandardowe dostosowanie: UwzględnijSzablony RFQ które można łatwo edytować, aby spełnić wszelkie potrzeby projektu. Dostosowanie kategorii lub dodanie nowych pól pomaga w płynnym dopasowaniu RFQ do każdego cyklu pracy
- Usprawnia komunikację: Wybierz rozwiązania z jasno wyczyszczonymi wymaganiami i terminami. Wybierz szablony z dedykowanymi przestrzeniami na notatki lub konkretne instrukcje dla dostawców, aby zachować przejrzystość i zgodność szczegółów
Pro Tip: Priorytetem przy wyborze szablonów jest projekt wizualny. Chociaż zapytania ofertowe RFQ są niezbędnymi narzędziami biznesowymi, angażujący projekt sprawia, że są one łatwiejsze do wypełnienia i bardziej interaktywne.
Top 5 szablonów RFQ w Excelu
Szablony RFQ to doskonały sposób na zapewnienie spójności, wydajności i dokładności w gromadzeniu ofert dostawców. Poniżej przedstawiamy pięć najlepszych szablonów RFQ w programie Excel, które mogą pomóc w łatwym i profesjonalnym zarządzaniu zamówieniami.
1. Szablon zapytania ofertowego od Vertex42
via Vertex42 Szablon zapytania ofertowego Vertex42 zawiera informacje o dostawcy, dane niestandardowe i nazwę usługi. Umożliwia on dostawcom aktualizację ważności oferty w celu zapewnienia świadomych i podejmowanych w odpowiednim czasie decyzji.
Szablon oferuje również dedykowaną tabelę dla zapytań o usługi i odpowiadających im opłat oraz umożliwia dostawcom potwierdzenie podatku od usług w celu sprawnego przetwarzania płatności. Posiada również pomocny przewodnik, który ułatwia jego zrozumienie i wypełnienie.
Kluczowe funkcje:
- Automatyczne obliczanie podatków od określonych elementów dzięki wbudowanej logice warunkowej
- Porównywanie ofert wielu dostawców z dwoma dedykowanymi arkuszami ofert
Idealny dla: Businessu poszukującego szczegółowych, uwzględniających podatki porównań RFQ
➡️ Czytaj więcej: 10 darmowych szablonów zgłoszeń serwisowych upraszczających cykl pracy związany z zarządzaniem usługami
2. Szablon zapytania ofertowego na usługi cateringowe od Szablon.net
via Template.net Szablon zapytania ofertowego na usługi cateringowe od Template.net jest idealny do jednostronicowych zapytań ofertowych. Rozwiązanie otwiera się przestrzenią na kluczowe informacje kontaktowe i daty ofertowania.
Posiada również prostą tabelę z opisami usług, ilością, ceną, jednostką i sumami w wierszach, a kończy się obliczeniem podatku, sumą i warunkami.
Kolejną zaletą jest to, że rozwiązanie to jest dostępne w formatach Arkuszy Google, Dokumentów Google i Microsoft Word.
Kluczowe funkcje:
- Proste i wolne od błędów ludzkich aktualizacje kosztorysów dzięki gotowym formułom
- Wyczyszczony przepływ informacji z danymi dostawcy i zamawiającego, w tym informacjami kontaktowymi
Idealny dla: Organizatorów wydarzeń lub firm, które potrzebują usług cateringowych
3. Szablon oferty księgowej od Szablony.net
via Template.net Szukasz wyceny usługi finansowej? Szablon Accounting Quotation Template od Template.net oferuje wydajne, ustrukturyzowane rozwiązanie. Ten szablon RFQ Excel ma cztery kluczowe arkusze umożliwiające sprawne zarządzanie ofertami.
Arkusz wyceny rejestruje dane klienta i dostawcy podczas obliczania stawek za usługi. Arkusz usług rejestruje stawki dla każdej usługi, a arkusze klientów i pracowników rejestrują kluczowe dane kontaktowe, takie jak pozycja, e-mail i numer telefonu.
Wyróżniającą się funkcją jest formuła odniesienia, która pozwala wybrać usługę i ilość, automatycznie pobierając powiązane szczegóły z połączonych arkuszy.
Kluczowe funkcje:
- Optymalizacja wprowadzania danych z dużym naciskiem na listy rozwijane i odniesienia
- Dostarczanie dokładnych ofert z podatkiem od sprzedaży i rabatem uwzględnionymi w ostatecznej wycenie
Idealne rozwiązanie dla: Teamów projektowych i Businessu chcących outsourcować usługi finansowe oraz dla firm lub księgowych zarządzających złożonymi ofertami
4. Szablon formatu oferty autorstwa Vyapar
via Vyapar Szablon Quotation Format firmy Vyapar jest przeznaczony dla tych, którzy chcą połączyć fakturowanie i ofertowanie. Szablon zawiera niezbędne sekcje RFQ, od danych firmy po ceny elementów, wartości podatku i sumy.
Umożliwia również dodanie statusu płatności i salda do konta w przypadku zaległych należności. Szablon zawiera przestrzeń na uwagi dotyczące konkretnych klauzul dostawy. Posiada sekcję deklaracji dla klientów zarządzających wrażliwymi usługami lub zasadami.
Kluczowe funkcje:
- Zawiera dowód handlowy i formalne potwierdzenie za pomocą symboli zastępczych podpisu
- Uwzględnia regionalne i specyficzne dla produktu tabele podatkowe z wartością procentową dla każdego elementu
Idealny dla: Małych Businessów i Teamów potrzebujących prostych ofert dla nowych potrzeb sourcingowych i dostawców chcących ustandaryzować formaty ofert i fakturowania
5. Oferta cenowa z szablonem obliczania podatku firmy Microsoft
via Microsoft Potrzebujesz rozwiązań w zakresie ofertowania dla zróżnicowanego zestawu usług? Microsoft Price Quotation with Tax Calculation Template to uniwersalny i atrakcyjny wizualnie szablon RFQ w Excelu. Obejmuje on opisy elementów produktów, obliczenia podatkowe i informacje o wysyłce w celu dostarczenia profesjonalnych wycen.
Ten szablon Excel ma również przejrzysty układ i wbudowane formuły zapewniające dokładne sumy i podatki. Ponadto, dostosowanie kolorów, terminów i formatów do motywu marki jest łatwe.
Kluczowe funkcje:
- Natychmiastowa aktualizacja wartości podatku od sprzedaży dzięki regulowanej komórce oceny podatku
- Mapa komercyjnych aspektów oferty z polami danych dla warunków płatności, odpowiedzialności ubezpieczeniowej i daty wysyłki
Idealny dla: Organizacji, które zajmują się wieloma wymaganiami dotyczącymi produktów i usług, takich jak opieka zdrowotna i transport.
➡️ Czytaj więcej: Potrzebujesz rozwiązań, aby określić, z którymi dostawcami współpracować? Sprawdź te dziesięć praktycznych szablonów zapytań o informacje (RFI) .
Limity korzystania z szablonu RFQ Excel
Excel świetnie nadaje się do obliczania liczb, ale ma kilka limitów oprogramowanie do zarządzania ofertami . Oto kilka wad, o których należy pamiętać przed przyjęciem szablonu RFQ w Excelu:
- Wymaga ręcznych aktualizacji: Aktualizacja danych jest w dużej mierze ręczna, co zwiększa ryzyko błędu ludzkiego. Wymaga stałej dbałości o dokładność formuł i pól danych
- Ograniczenie współpracy: Excel nie pozwala na jednoczesną edycję, z czego wynikają konflikty wersji i luki w komunikacji. Zmusza Teams do polegania na e-mailach lub udostępnianych dyskach, co powoduje nieefektywność, utrudniając aktualizacje w czasie rzeczywistym i podejmowanie decyzji
- Oferuje ograniczoną skalowalność: Z trudem radzi sobie z rosnącą liczbą zapytań ofertowych z wieloma elementami lub dostawcami. Excel wymaga tworzenia oddzielnych plików dla każdego zapytania, co komplikuje organizację, i nie jest kompatybilny z cyklami pracy, co utrudnia wydajność i zatwierdzanie ofert
- Brak wglądu i automatyzacji: Wszystkie obliczenia w Excelu wymagają rygorystycznego ręcznego wprowadzania, tworzenia reguł i walidacji danych. Excel nie posiada narzędzi analitycznych ani automatyzacji zadań, które ułatwiają wdrażanie dostawców i innych elementów projektu
- Ograniczona integracja: Narzędzie nie ma możliwości łatwego połączenia z kluczowymi systemami, takimi jak CRM,procesy zakupowelub moduły ERP. Tworzy to silosy danych, utrudnia centralizację i komplikuje analizę kluczowych wskaźników
🔍 Czy wiesz, że Istnieją dedykowane Oprogramowanie do zapytań ofertowych (RFP) rozwiązania pomagające opracowywać, kategoryzować i wysyłać propozycje biznesowe do potencjalnych klientów.
Alternatywne szablony RFQ Excel
Biorąc pod uwagę limity Excela, nie ma on nic wspólnego z dedykowanymi szablonami RFQ lub Rozwiązanie RFP . Jesteś ograniczony do sztywnych komórek danych, które niekoniecznie pasują do procesu zakupowego. Mając to na uwadze, naturalne jest poszukiwanie alternatywy.
Zapytania ofertowe odgrywają kluczową rolę w realizacji projektów i świadczeniu usług. Właśnie dlatego platforma do zarządzania projektami, taka jak ClickUp, oferuje znacznie lepsze rozwiązanie.
Dzięki automatyzacji, solidnemu zarządzaniu ofertami, ponad 30 zaawansowanym funkcjom i ponad 1000 integracji, ClickUp upraszcza zapytania ofertowe i pomaga skutecznie zabezpieczyć usługi na najwyższym poziomie.
Potrzebujesz więcej argumentów? Oto porównanie obu narzędzi:
| Funkcja | Excel | ClickUp |
|---|---|---|
| Współpraca | ❌Brak edycji w czasie rzeczywistym | ✅🏆Współpraca w czasie rzeczywistymBezproblemowe udostępnianieWszechstronna funkcja czatu |
| Automatyzacja | ➖Podstawowe ręczne wprowadzanie obliczeń | ✅🏆Natychmiastowe i zautomatyzowane obliczeniaDedykowane przypomnienia i funkcje powiadomień |
| Skalowalność | ➖ Utrudnione zarządzanie wieloma zapytaniami ofertowymi | ✅🏆Łatwa obsługa wielu projektów i zapytań ofertowych |
| Integracje | ❌Brak bezpośredniej integracji poza ekosystemem Microsoft | ✅🏆1000+ integracji z innymi narzędziamiWbudowane oprogramowanie CRM, HR i Sales |
| Kontrola wersji | ➖ Ręczne śledzenie wersji | ✅🏆Automatyczna kontrola wersji i aktualizacje |
| Zarządzanie ofertami | ❌Brak funkcji zarządzania | ✅ Weryfikacja zarządzania zadaniami Generowanie zawartości w oparciu o AIWgląd analityczny w czasie rzeczywistym, pulpity i raportowanie |
1. Szablon zapytania ofertowego ClickUp
Dokumentuj, udostępniaj i śledź oferty od dostawców i usługodawców za pomocą szablonu zapytania ofertowego ClickUp
The Szablon zapytania ofertowego ClickUp jest idealny do zarządzania ofertami na dowolną usługę lub produkt. Szablon dokumentu ma jedną stronę obejmującą wszystko, czego potrzebujesz w zapytaniu ofertowym.
Oprócz niezbędnych informacji kontaktowych, zawiera on warunki handlowe i kalkulacje ofert. Szablon zawiera również specjalną sekcję na specjalne instrukcje. Jest to idealne rozwiązanie dla tematów, które wymagają skupienia lub dodatkowych negocjacji.
Kluczowe funkcje:
- Tworzenie i oddelegowane zadania z dowolnego tekstu w dokumencie za pomocąZadania ClickUp
- Bezproblemowe udostępnianie RFQ dzięki różnorodnym opcjom łączenia i eksportowania
Idealny dla: Teams szukających płynnego zarządzania RFQ i integracji zadań oraz wszystkich celów związanych z zamówieniami
2. Szablon formularza ofertowego ClickUp
Formularz wyceny ClickUp
The Szablon formularza ofertowego ClickUp usprawnia zarządzanie ofertami dla klientów i dostawców. Ten alternatywny szablon RFQ oferuje dziewięć niestandardowych widoków, które pomagają efektywnie skupić się na każdej scenie procesu RFQ.
Zaczyna się od prostego, dedykowanego widoku formularz rekrutacyjny aby uchwycić najnowsze wymagania dotyczące usług. Szablon pełni również funkcję widoku podsumowującego nowe żądania i oceniającego wykonalność przed zaangażowaniem odpowiednich interesariuszy.
Widok tablicy Kanban ułatwia śledzenie statusu i kategorii każdego zapytania ofertowego. Ponadto, szablon ma funkcję widoku kalendarza w celu dostosowania ofert do harmonogramu projektu.
Kluczowe funkcje:
- Zarządzanie i konwertowanie wielu zapytań ofertowych z grupowaniem opartym na statusie
- Udostępnianie dokładnych kosztów usług za pomocą pól niestandardowych, takich jak doświadczenie, czas i wymagana liczba pracowników
Idealne dla: Małych Businessów i Teams szukających opartego na statusie podejścia do zarządzania RFQ
➡️ Czytaj więcej: 10 Najlepszych Szablonów Formularzy Wniosków Projektowych dla Teamów
3. Szablon formularza wyceny usługi ClickUp
Formularz wyceny usługi ClickUp
Chcesz zarządzać wydajnością zespołu i optymalizować zapytania ofertowe? Szablon formularza wyceny usługi ClickUp to świetny wybór.
Szablon ten pomaga z łatwością tworzyć szczegółowe i profesjonalne oferty usług. Oszczędza również czas dzięki gotowemu do zrobienia formularzowi do przechwytywania niezbędnych informacji o usłudze, aby upewnić się, że zapytania ofertowe są spójne i nie pomijają krytycznych szczegółów.
Szablon zapewnia kompleksowe zarządzanie ofertami dzięki dziesięciu polom niestandardowym i pięciu dedykowanym widokom. Te kluczowe elementy obejmują również szczegółowe informacje na temat usług i potencjalnych oś czasu. Ponadto ułatwia płynną komunikację poprzez komentarze, reakcje i zadania.
Kluczowe funkcje:
- Przypisywanie zadań w oparciu o opis projektu RFQ i obciążenie Teams za pomocą zintegrowanej funkcjiWidok obciążenia pracą ClickUp
- Utrzymuj wszystkich i wszystkie plany działania RFQ na tej samej stronie dzięki dedykowanemu narzędziu do przesyłania wiadomości w szablonie,ClickUp Chat Idealny dla: Zorientowanych na usługi teamów z dużą ilością RFQ
➡️ Czytaj więcej: 10 darmowych szablonów ofert cenowych dla firm w Word i Excel
4. Szablon propozycji budżetu ClickUp
Szablon propozycji budżetu ClickUp
The Szablon propozycji budżetu ClickUp jest przeznaczony do zatwierdzania budżetu z najnowszymi ofertami. Ta alternatywa programu Excel umożliwia uwzględnienie wszystkich istotnych kosztów RFQ przed zatwierdzeniem.
Główny arkusz szablonu dokumentu rejestruje wyczyszczone osie czasu i szczegóły projektu. Ma sześć podstron dla personelu, logistyki, materiałów i kalkulacji wydarzeń. Gwarantuje to, że wszystkie najlepsze oferty zostaną uwzględnione w rezerwacjach.
Ta przejrzysta prezentacja RFQ może być również dostosowana do outsourcingu całych projektów lub wydarzeń. Każda tabela zawiera mapy kosztów różnych funkcji, aby dopasować zapytania ofertowe do odpowiednich centrów kosztów.
Kluczowe funkcje:
- Strukturyzuj i prezentuj całe przeglądy RFQ za pomocą podstrony podsumowującej skupiającej się na wyróżnieniach
- Tworzenie zautomatyzowanych podsumowań i uzyskiwanie wglądu analitycznego w celu uzasadnienia kosztów za pomocą wbudowanego asystenta AI,ClickUp Brain Idealny dla: Teamów projektowych integrujących RFQ ze szczegółowymi budżety projektów
5. Szablon wniosku o dotację ClickUp
Zwiększ finansowanie projektów i zabezpiecz koszty najbardziej opłacalnych zapytań ofertowych dzięki szablonowi propozycji dotacji ClickUp
The Szablon wniosku o dotację ClickUp pomaga firmom usprawnić zarządzanie projektami i cykl pracy poprzez ukierunkowane wysiłki w zakresie finansowania projektów.
Zawiera kluczowe pola danych, takie jak zadania finansowania, koszty początkowe i wskaźniki wydajności. Szablon zapewnia również odpowiedzialność poprzez mapę priorytetów zadań, terminów i obowiązków. Takie ustrukturyzowane podejście ułatwia śledzenie postępów w finansowaniu badań.
Grupując zadania w oparciu o scenę propozycji, szablon umożliwia przesłanie zapytania ofertowego. Posiada również widok harmonogramu projektu, aby dostosować propozycje RFQ do kamieni milowych projektu. Niezależnie od tego, czy chodzi o pozyskiwanie usług, czy tworzenie ofert finansowania, szablon ten zapewnia precyzyjne i dobrze dopasowane cele dotacji.
Kluczowe funkcje:
- Ulepszeniezarządzanie propozycjami dzięki automatyzacji aktualizacji zadań i śledzenia czasu
- Wyczyszczone priorytety finansowania dotacji z jasną dokumentacją zafakturowanych wartości, zbilansowanych kosztów i wyników
Idealne dla: Organizacji zarządzających cyklami pracy RFQ z naciskiem na projekty finansowane z dotacji
6. Szablon propozycji biznesowej ClickUp
Szablon propozycji biznesowej ClickUp
Jeśli chcesz zintegrować RFQ ze swoim planem biznesowym, Szablon propozycji biznesowych ClickUp to kompleksowy wybór. Szablon oferuje wstępnie zbudowane widoki list, które śledzą każdą scenę podróży RFQ, od początkowego zapytania do ostatecznego przesłania.
Niestandardowe pola tego szablonu rejestrują krytyczne szczegóły, takie jak wymagania dotyczące usług, oczekiwania budżetowe i informacje o dostawcy. Ponadto szablon zawiera gotowe do użycia szablony e-mail, które umożliwiają dostarczanie profesjonalnych wiadomości do potencjalnych dostawców.
Potrzebujesz więcej wskazówek? ClickUp zawiera Przewodnik dla początkujących, który przeprowadzi Cię przez cały proces. Ten darmowy szablon RFQ to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania przychodami z nowego biznesu i pozyskiwania najlepszych ofert.
Kluczowe funkcje:
- Wizualizacja stopnia zakończenia każdej propozycji RFQ za pomocą niestandardowego widoku kroków propozycji biznesowych
- Docieranie do dostawców w sprawie RFQ o wysokim priorytecie dzięki połączeniu szablonów e-mail i listy priorytetów w czasie rzeczywistym
Idealne dla: Firm tworzących zapytania ofertowe w celu dostosowania ich do rozwoju biznesu i generowania przychodów
7. Szablon oferty usług ClickUp
Szablon propozycji usług ClickUp
The Szablon propozycji usługi ClickUp został zaprojektowany z myślą o dostarczaniu konkretnych propozycji RFQ z czymś tak niuansowym jak usługa. Ten uporządkowany, profesjonalny szablon zawiera wszystkie niezbędne informacje, od danych kontaktowych po zakres usługi.
Pozwala on również Business na jasne nakreślenie opisu projektu, tła firmy i celów. Szablon zawiera kluczowe elementy, takie jak elementy dostawy, zależności i szacunkowe oś czasu, idealne do realistycznego podziału kosztów.
Szablon zawiera również sekcje do negocjacji cen, podpisów końcowych i logo firmy. Szablon można również łatwo niestandardowo dostosować do motywów marki.
Kluczowe funkcje:
- Łatwa modyfikacja sekcji dla złożonych modeli cenowych, w tym cen wielopoziomowych lub pakietów usług, w celu lepszego dostosowania do potrzeb klienta
- Współpraca z członkami Teams lub interesariuszami przed ostatecznym przesłaniem RFQ dzięki edycji na żywo i zróżnicowanym uprawnieniom
Idealne rozwiązanie dla: Businessu poszukującego propozycji RFQ z elastycznymi modelami cenowymi
8. Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp
Szablon wniosku o zatwierdzenie projektu ClickUp
The Szablon wniosku o zatwierdzenie projektu ClickUp to rozwiązanie, które zapewnia natychmiastowy przegląd statusu RFQ i procesu składania ofert.
To darmowe rozwiązanie do zarządzania wnioskami generuje nowe zadania ze szczegółami takimi jak opis, priorytet, oś czasu i zasoby. Śledzi, w jaki sposób strategie zamówień rozwijają się wraz z przyrostowymi statusami niestandardowymi, takimi jak nowe żądania, przeglądy i zatwierdzenia.
Szablon umożliwia łatwą edycję, wycofywanie zadań i integrację cyklu pracy oraz posiada bezpieczne uprawnienia do profesjonalnej obsługi każdej zapieczętowanej oferty.
Kluczowe funkcje:
- Wizualizacja wszystkich negocjacji i rozwoju RFQ w dedykowanym folderze mapy drogowej
- Zakończone zadania RFQ przed upływem przesłanego terminu dzięki grupowaniu statusu i widokowi Kanban
Idealny dla: Kierowników projektów i teamów, którzy preferują jedno rozwiązanie do prowadzenia RFQ od sceny zapytania do zatwierdzenia
🏆 Bonus: Oto kompleksowy przewodnik na temat opanowanie marketingowych zapytań ofertowych jeśli rozważasz zwrócenie się do zewnętrznej agencji marketingowej w celu przeprowadzenia kolejnej kampanii marki.
Usprawnij nowe wymagania zakupowe dzięki ClickUp
Szablon RFQ ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia najlepszych cen dla dostawców i usprawnienia negocjacji. Upraszcza proces ofertowania, zapewnia spójność i wzmacnia relacje z dostawcami.
Szablony RFQ Excel, które omówiliśmy, są doskonałym początkiem tego procesu.
Limity Excela nie są jednak odpowiednie do zarządzania ofertami na dużą skalę lub w dłuższej perspektywie.
To właśnie tutaj ClickUp się wyróżnia. Jego szablony oferują współpracę w czasie rzeczywistym, automatyzację zadań i płynną integrację z innymi narzędziami biznesowymi. ClickUp zapewnia również wgląd w dane oparty na AI i kompleksowe funkcje zarządzania biznesem.
Nie wahaj się więc! Zarejestruj się za pomocą ClickUp i zacznij już dziś!