Projekty są różnego rodzaju, a każdy z nich ma swoje własne potrzeby. Każdy projekt, podobnie jak projekt rozwoju oprogramowania zaczyna się na przykład od pomysłu. Ale sam pomysł nie wystarczy, aby projekt zakończył się sukcesem.
Aby przekształcić pomysł w działające rozwiązanie, należy zrozumieć jego cele, oczekiwane wyniki, standardy realizacji, mierniki sukcesu itp. Dobry szablon formularza wniosku projektowego będzie zawierał wszystkie te elementy, a nawet więcej.
Co to jest szablon formularza wniosku projektowego?
Formularz wniosku projektowego to lista pytań, na które zespoły biznesowe muszą odpowiedzieć, prosząc o wykonanie jakiejkolwiek pracy. Jest to formalny proces dla zespołów projektowych w celu zebrania wszystkich niezbędnych szczegółów przed rozpoczęciem pracy.
Szablon formularza zapytania o projekt to podstawowa lista pytań już skonfigurowanych i gotowych do dodania do przepływu pracy. Na przykład, jeśli zespół finansowy potrzebuje interaktywnego interfejsu cyfrowego do zbierania faktur od dostawców, szablon formularza zapytania o projekt będzie zawierał pytania takie jak:
- Kto jest odbiorcą tego projektu? Np. sprzedawcy, wykonawcy, freelancerzy
- Na jakiej platformie będą go używać? Np. Internet, Android
- Jaki jest cel? Np. skrócenie czasu przetwarzania, automatyzacja wprowadzania danych do systemu ERP
- Ilu użytkowników będzie z niego korzystać? Np. około 200 każdego miesiąca
- Jakich funkcji potrzebujesz? Np. tworzenie konta użytkownika, zapisywanie danych użytkownika, przesyłanie plików PDF, automatyczne wyodrębnianie informacji do systemu ERP
Jako zespół realizujący projekt, możesz przechwycić wszelkie potrzebne szczegóły w tym formularzu.
Co składa się na dobry szablon formularza wniosku projektowego?
Dobry szablon formularza wniosku projektowego zapewnia jasność i kontekst dla wnioskodawcy i zespołu projektowego. Umożliwia on wnioskodawcy
- Wyjaśnić swój pomysł i przemyśleć go
- Zbudowanie uzasadnienia biznesowego dla projektu
- Ustalenie celów i wskaźników
Umożliwia zespołowi projektowemu
- Jasne zrozumienie potrzeb
- Oszacowanie potrzebnego czasu i zasobów
- Ustalenie priorytetów i harmonogramu projektu
- Zminimalizować ryzyko związane z zarządzaniem projektem
Składniki dobrego szablonu formularza wniosku projektowego
Dobry szablon formularza zapytania o projekt ma na celu nakreślenie jasnego, dużego obrazu przy jednoczesnym przybliżeniu szczegółów. Cele i założenia : Dlaczego ten projekt jest potrzebny? Jak ludzie będą z niego korzystać? Jaką wartość doda do biznesu?
Przepływ pracy w projekcie: Jakiego procesu powinien przestrzegać projekt?
Oczekiwane terminy: Kiedy projekt musi zostać ukończony? Dlaczego wybrany termin jest istotny?
Interesariusze: Kim są interesariusze projektu? Kto będzie podejmował decyzje? Kto będzie wydawał zgody?
Specyfikacje: Czy projekt powinien być zgodny z wytycznymi marki? A może być zgodny z jakimikolwiek przepisami?
Powinien znacznie różnić się od projektu reklamy. Jeden szablon może więc nie zaspokoić wszystkich potrzeb.
Bez obaw. Stworzyliśmy szablony na zamówienie.
10 najlepszych szablonów formularzy zapytań projektowych, które pomogą Ci rozpocząć każdy potrzebny projekt.
1. Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp
Ten szablon upraszcza komunikację między działami i zapewnia, że każdy wniosek otrzyma odpowiednią uwagę
Wnioskuj, przeglądaj, zatwierdzaj i uruchamiaj projekty w ramach jednego prostego szablonu.
Dla osoby składającej wniosek, szablon Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp zawiera formularz, w którym można wprowadzić nazwę projektu, opis, ustawić priorytet, dołączyć harmonogramy i przesłać wszelkie dodatkowe zasoby.
Po przesłaniu ClickUp automatycznie tworzy "zadanie wniosku" zaplanowane do przeglądu i zatwierdzenia. Jako kierownik projektu możesz wyświetlić wszystkie żądane zadania jako listę i tablicę (widok Kanban).
Gdy zadanie zostanie zatwierdzone, zostanie dodane do listy "zatwierdzonych zadań" i będzie gotowe do podjęcia działań przez zespół. Możesz skonfigurować powiadomienia, aby być na bieżąco z postępami. Za pomocą tego szablonu można również edytować, aktualizować lub wycofać swoje żądanie.
Ten szablon to krok zerowy procesu zarządzania projektami, sposób na zebranie i skonsolidowanie wszystkich wniosków z całej organizacji.
2. Szablon formularza zamówienia ClickUp Creative
połącz zespoły wielofunkcyjne, aby przesyłać briefy kreatywne na ClickUp_
Zespoły projektowe otrzymują liczne zapytania od działów marketingu, produktu, wydarzeń i innych. The Szablon zapytania kreatywnego ClickUp pomaga usprawnić przepływ pracy.
Dzięki temu szablonowi każdy może przesłać brief kreatywny w sposób, który najlepiej pasuje do zespołu projektowego. Mogą wypełnić formularz nazwą, opisem i rodzajem kreacji. Mogą również ustawić termin.
Po otrzymaniu żądania można przypisać nowe żądania do osób/zespołów lub ustawić statusy w ramach przepływu pracy. Możesz także użyć pól niestandardowych, aby dodać opcje do listy rozwijanej kreacji, gdy Twoja oferta się rozszerzy.
Widok listy umożliwia śledzenie wszystkich nadchodzących zadań. W widoku potoku można śledzić statusy i ewentualne eskalacje. Widok zadań umożliwia współpracę z zespołem, przesyłanie kreacji, zbieranie opinii i uzyskiwanie zatwierdzeń.
3. Szablon wniosku o zasoby ClickUp
skonfiguruj niezawodne procesy przechwytywania wniosków o zasoby w ClickUp_
Projekty szybko ewoluują w dzisiejszym dynamicznym środowisku. Aby nadążyć, kierownicy projektów często potrzebują dodatkowych zasobów. Każdy kierownik projektu proszący o dodatkowe wsparcie może z czasem stać się nieporęczny.
Aby usprawnić zarządzanie operacjami użyj Szablon wniosku o zasoby ClickUp . Ten kompleksowy szablon zawiera pola dla
- Szczegóły projektu, takie jak nazwa, identyfikator, zakres i klient
- Szczegóły wnioskującego, takie jak imię i nazwisko, identyfikator e-mail, priorytet, typ i dział
- Szczegóły dotyczące zasobów, takie jak potrzebne zasoby, wymagania szkoleniowe i propozycja budżetu
- Wszelkie inne zasoby do przesłania
Po przesłaniu wniosku menedżerowie zasobów mogą skorzystać z widoku tablicy przeglądu, aby uzyskać przegląd wszystkich wniosków projektowych pogrupowanych według statusu.
W tym widoku kliknij określoną kartę zadania, aby rozwinąć jej szczegóły i przeciągnij ją po tablicy, aby zmienić jej status.
Pola niestandardowe umożliwiają szacowanie kosztów, uzyskiwanie zatwierdzeń, przydzielanie zasobów i monitorowanie postępów.
Użyj tego szablonu, aby zintegrować żądania zasobów z przepływem pracy zarządzania projektami. Żądaj, przydzielaj i zarządzaj zasobami projektu bez wysiłku.
4. Szablon wniosku o pracę ClickUp
bezpłatny szablon zlecenia pracy ClickUp dla zespołów zarządzających projektami_
W przeciwieństwie do projektu z określonymi celami, obejmującego wiele osób, wykonującego różne kroki i rozciągniętego w czasie, "praca" lub zadanie jest na ogół znacznie prostsze. Może to być na przykład prośba o nowy identyfikator e-mail przez dział marketingu lub zapewnienie dodatkowej przestrzeni w chmurze przez dział inżynieryjny.
Aby efektywnie nimi zarządzać, bez pomijania czegokolwiek, potrzebny jest proces. Proces Szablon zlecenia pracy ClickUp oferuje, że.
Szablon ten pozwala użytkownikowi zgłosić żądanie, opisać pracę, którą chce wykonać, ustawić priorytet/termin i wprowadzić inne szczegóły, jeśli takie istnieją.
Jako kierownik projektu możesz
- Zatwierdzać zadania
- Zaplanować ich wykonanie
- Zautomatyzować wysyłanie powiadomień o zmianie statusu lub aktualizacji w komentarzach
- Przeglądać zadania według statusu w widoku tablicy
- Wyświetlanie zaplanowanej pracy w widoku kalendarza
5. Szablon żądań zespołu ClickUp
zarządzaj zgłoszeniami od zespołów wewnętrznych w jednym miejscu, bezpośrednio w narzędziu do zarządzania projektami
Niezależnie od tego, czy chodzi o gadżety firmowe, czy materiały piśmiennicze, potrzebujesz sposobu na przechwytywanie, śledzenie i zarządzanie prośbami zespołu. The ClickUp Team Requests Template jest tutaj, aby pomóc.
Szablon ten umożliwia zespołom administracyjnym rejestrowanie charakteru wszystkich wewnętrznych wniosków. Możesz zbierać szczegóły dotyczące wnioskodawcy, charakteru żądania i terminów. Można również ustawić niestandardowe pola dla kategorii i liczników.
Można na przykład dostosować listę rozwijaną kategorii, aby obejmowała długopisy, ołówki i notatniki. Jeśli zarządzasz również towarami i subskrypcjami czasopism dla swojej firmy, możesz zorganizować to w następujący sposób.
W ten sposób możesz uporządkować rodzaje otrzymywanych zamówień. Użyj widoku tablicy "rodzaje zamówień", aby monitorować zamówienia w każdej kategorii. Dowiedz się, czy masz braki magazynowe i odpowiednio składaj zamówienia.
6. Szablon zgłoszenia serwisowego ClickUp
Wdrażaj procesy ITIL za pomocą szablonu zgłoszenia serwisowego ClickUp
Niezależnie od tego, czy sprzedajesz samochód, czy oprogramowanie komputerowe, klienci napotykają wyzwania i potrzebują wsparcia. Zapewnij swoim klientom prosty sposób na zgłaszanie zgłoszeń i płynne zarządzanie nimi za pomocą szablonu Szablon zgłoszenia serwisowego ClickUp .
Dzięki formularzowi zgłoszenia serwisowego zawartemu w szablonie klienci mogą opisać problem i przesłać zrzuty ekranu, aby pomóc w odtworzeniu błędu.
Specjalnie zaprojektowany dla zespołów IT, szablon ten automatycznie kategoryzuje przychodzące żądania dostępu do aplikacji, licencji na oprogramowanie, resetowania haseł lub nowego sprzętu jako zgłoszenia serwisowe.
Przeglądaj zgłoszenia serwisowe w dowolny sposób, jako listę ogólną lub skategoryzowaną na podstawie typu lub priorytetu.
Masz jakieś idiosynkrazje organizacyjne? Nie ma problemu. Dostosuj menu rozwijane, osoby lub przesyłanie plików według własnego uznania i zacznij działać!
7. Szablon wniosku o zmianę ClickUp
zachęć interesariuszy do rozważenia swoich wniosków o zmianę i przechwyć je bez wysiłku za pomocą ClickUp_
Żądanie zmiany jest podobne do żądania pracy, z wyjątkiem tego, że dotyczy konkretnej zmiany w istniejącej funkcji. Na przykład, jeśli jesteś architektem, klient może zażądać modyfikacji projektu, takich jak przyciemnienie szklanych okien lub wybranie innego koloru do łazienki.
Aby ułatwić zarządzanie zarówno Tobie, jak i klientowi, użyj opcji Szablon wniosku o zmianę ClickUp . Zbierz informacje o tym, co chcą zmienić i dlaczego, jak wpływa to na zakres projektu/budżet/terminarz i nie tylko.
Użyj tego szablonu, aby zachęcić wnioskodawcę do zastanowienia się nad kontekstem jego żądania, w tym jego wpływem na działania poprzedzające i następujące. Pomoże im to ocenić, czy dana zmiana jest w ogóle konieczna.
Użyj widoku "listy wniosków", aby przejrzeć wszystkie przychodzące wnioski skategoryzowane według projektu i omówić je z wnioskodawcą. Widok tabeli wniosków umożliwia monitorowanie według priorytetu. Śledź postępy za pomocą widoku statusu. Jeśli masz projekty w wielu lokalizacjach, użyj widoku mapy do wizualizacji zadań.
8. Szablon zapytania o informacje ClickUp
prosty formularz umożliwiający uzyskanie informacji od dowolnej osoby w organizacji
Od tak prostego pytania jak "Hej, jak idzie projekt?" po złożone pytania dotyczące podziału wydatków budżetowych, prośby o informacje (RFI) mogą przybierać różne formy. Mogą to być wiadomości e-mail, Slack, rozmowy telefoniczne lub wiadomości tekstowe. Odpowiadanie na wszystkie te prośby na czas może stać się wyzwaniem.
The Szablon wniosku o udzielenie informacji (RFI) ClickUp rozwiązuje dokładnie ten problem. Pomaga zespołom gromadzić RFI w jednym miejscu, przypisując członkom zespołu odpowiedzialność za udzielenie odpowiedzi w uzgodnionym terminie.
Użyj tego szablonu, aby przechwycić szczegóły dotyczące żądania, wnioskodawcy i innych zasobów, jeśli takie istnieją. Dostosuj ten szablon do swoich potrzeb. Można na przykład dodać kolejne pole formularza dla formatu, w którym wymagana jest odpowiedź lub celu informacji.
Ten szablon zawiera trzy różne widoki. Użyj widoku dziennika RFI, aby wyświetlić wszystkie żądania jako listę. Widok tablicy projektów umożliwia kategoryzację według nazwy projektu. Widok zakresu RFI umożliwia sortowanie na podstawie zakresu żądania.
Wybierz jeden z ponad 15 widoków ClickUp, aby posortować informacje tak, jak chcesz je widzieć.
9. Szablon prośby o pomoc techniczną od Template.net
Szablon wniosku o pomoc techniczną z template.net
Jeśli rejestrujesz swoje żądania w zwykłym dokumencie, takim jak Microsoft Word, Google Docs lub Apple Pages, ten szablon z template.net jest przydatny.
Ten szablon zgłoszenia do działu pomocy technicznej tworzy formularz, który przechwytuje szczegóły zgłoszenia, takie jak nazwa, organizacja, adres e-mail, typ problemu i kategoria. Dostosuj pola w oparciu o potrzeby i procesy swojej organizacji.
Ten szablon jest prostym dokumentem i sprawia, że jest wygodny do wypełnienia dla każdego. Jednak przechowywanie wielu takich zgłoszeń i otrzymywanie ich jako załączników do wiadomości e-mail może być uciążliwe.
Co więcej, zespół helpdesk będzie musiał ręcznie tworzyć zadania na swoich serwerach narzędziu do zarządzania projektami w oparciu o te formularze wniosków.
10. Szablon formularza wniosku o projekt według Slideshare
Projekty mogą być złożone, z wieloma czynnikami wpływającymi nawet na drobne decyzje. Aby upewnić się, że uchwyciłeś wszystkie szczegóły, potrzebujesz kompleksowego szablonu formularza wniosku o projekt, takiego jak ten ze Slideshare .
Ten siedmiostronicowy szablon zawiera wymagania projektowe, uzasadnienie, cele, założenia, budżet, harmonogramy i inne. Zaprojektowany dla projektów IT, zadaje również pytania dotyczące zachowań użytkowników, bezpieczeństwa, interfejsów, relacji z klientami, integracji portalu i infrastruktury technicznej.
Zawiera sekcje dotyczące wpływu ryzyka, oceny podatności i czynników finansowych. Dzięki temu szablonowi możesz mieć pewność, że zebrałeś wystarczającą ilość informacji, aby posunąć projekt do przodu.
Podobnie jak poprzedni szablon, ten również jest dokumentem, zazwyczaj wypełnianym offline i przesyłanym pocztą elektroniczną. W związku z tym wymaga dodatkowej pracy ręcznej, aby wprowadzić te szczegóły do oprogramowanie do zarządzania projektami .
Jak skutecznie korzystać z szablonów formularzy wniosków projektowych
Korzystanie z któregokolwiek z powyższych szablonów ClickUp jest tak proste, jak kliknięcie przycisku "pobierz bezpłatne rozwiązanie", dodanie go do obszaru roboczego ClickUp i przechwytywanie zapytań. Chociaż szablony te są świetnymi punktami wyjścia, można je dostosować do własnych potrzeb.
Dostosuj: Przyjrzyj się każdemu formularzowi zapytania o projekt wymienionemu powyżej i dostosuj go do swojej branży, organizacji i przepływu pracy. Uwzględnij potrzebne dane w rozwijanych polach.
Automatyzuj: Powiadomienia, tworzenie zadań, przypisywanie użytkowników, zmiana statusu i wiele więcej można zautomatyzować za pomocą Automatyzacja ClickUp . Gdy proces jest już przejrzysty, należy go zautomatyzować.
Użyj widoków: Cokolwiek chcesz zobaczyć, ClickUp ma do tego odpowiedni widok.
Odkryj ClickUp, aby zarządzać swoimi projektami za pomocą sztucznej inteligencji, ponad 15 widoków i automatyzacji zadań
- Chcesz zobaczyć osie czasu? Widok kalendarza
- Chcesz zobaczyć obciążenie zespołu? Widok obciążenia pracą
- Potrzebujesz zadań podzielonych na kategorie według projektów/priorytetów? Widok tablicy
- Chcesz śledzić postępy projektu? Widok Gantta
- Dzięki ponad 15 widokom ClickUp pozwala zobaczyć projekt tak, jak chcesz
Ulepszaj: W oparciu o to, jak szablony sprawdzają się w Twoim przypadku, stwórz ulepszenia procesu . Dodawanie lub usuwanie pól. Rozszerzenie ich zakresu. Zbieranie opinii na temat szablonów i uwzględnianie ich w kolejnych wersjach.
Usprawnij proces wnioskowania o projekt dzięki szablonom ClickUp
Świetne zarządzanie projektami zaczyna się przed rozpoczęcie projektu -poprzez dokładne i jasne zebranie wymagań. Do tego celu przeznaczone są szablony wniosków projektowych ClickUp.
W zależności od branży, struktury organizacyjnej, przepływu pracy w zarządzaniu projektami i preferencji zespołu, wybierz szablon, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Zintegruj je z ClickUp Workspace za pomocą jednego kliknięcia i dostosuj je do swoich potrzeb.
ClickUp umożliwia automatyczne przekształcanie żądań w zadania, przypisywanie ich do członków zespołu, uzyskiwanie zatwierdzeń i powiadamianie interesariuszy o postępach, dzięki czemu możesz skupić się na wykonywaniu zadań dla swojego zespołu przekazanie projektu .
Dostęp do dziesiątek szablonów do różnych celów związanych z zarządzaniem projektami z witryny Biblioteka szablonów ClickUp . Najlepsze jest to, że to wszystko jest darmowe!
Przejdź od pomysłu do świetnego zarządzania projektem z ClickUp już dziś.