Pisanie zapytań ofertowych (RFP) i zarządzanie nimi może być wyzwaniem. Wiąże się to z rozległymi procesami biznesowymi, niezależnie od tego, czy szukasz współpracy z nowym dostawcą i musisz upewnić się, że znajdziesz odpowiednią konkurencyjną ofertę, czy też jesteś potencjalnym oferentem, który chce przekształcić swoją zwycięską propozycję w kontrakt, który przyniesie korzyści Twojemu biznesowi.
Na szczęście proces ten nie musi być ręczny. W rzeczywistości odpowiednie oprogramowanie RFP może wiele zmienić.
Oczywiście najpierw trzeba znaleźć odpowiednie oprogramowanie. Istnieje wiele opcji, które obiecują pomóc w optymalizacji cyklu pracy. Jednak nie wszystkie narzędzia do automatyzacji są sobie równe, a to z pewnością dotyczy oprogramowania do automatyzacji ofert. Dlatego w tym przewodniku skupimy się na najlepszych opcjach oprogramowania do zarządzania RFP, które zaspokoją potrzeby biznesowe.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania zapytaniami ofertowymi?
Oprogramowanie RFP opisuje każde narzędzie, które pomaga opracowywać, kategoryzować i wysyłać propozycje do potencjalnych klientów, jednocześnie pomagając w procesie oceny, prezentacji i odpowiedzi na te dokumenty po stronie dostawcy.
Innymi słowy, oprogramowanie RFP pomaga Tobie i Twoim zespołom ds. ofert pozyskiwać odpowiedzi na zapytania ofertowe i zarządzać nimi.
Szczegóły wykraczające poza te podstawy mogą się różnić w zależności od danej platformy. Można znaleźć narzędzie typu "wszystko w jednym", które pomaga zespołom zakupowym w każdej części odpowiedzi RFP. Alternatywnie, można znaleźć rozwiązanie do zarządzania, które ma na celu przede wszystkim tworzenie i niestandardowe szablony ofert.
Oczywiście dostępne opcje obejmują również oprogramowanie do analizy dokumentów, którego celem jest w szczególności analizowanie i śledzenie ofert w celu ułatwienia wyboru dostawcy.
W wyniku tego idealne rozwiązanie będzie zależało od obecnych i przyszłych potrzeb w zakresie usprawnienia i automatyzacji procesu. Niezależnie od tych niuansów, oprogramowanie RFP może stać się kluczową częścią zarządzania zasobami dla każdej organizacji.
Czego należy szukać w oprogramowaniu RFP?
Odpowiednie oprogramowanie RFP może pomóc w pozyskiwaniu, gromadzeniu i podejmowaniu działań w oparciu o rzetelnie dopracowane i zgodne z przepisami propozycje. Aby to osiągnąć, najlepsze narzędzia mają kilka wspólnych cech:
- Łatwość obsługi: Proces RFP jest złożony, a każde oprogramowanie powinno pomóc go uprościć i usprawnić w celu szybkiego dostarczenia dopracowanych propozycji
- Biblioteka szablonów: Im bardziej można polegać na istniejących szablonach, tym lepiejSzablony RFPtym lepiej. To samo dotyczy wcześniejszych scen w procesie sprzedaży, takich jak korzystanie zZapytanie o informacje (RFI) ipropozycja projektu szablony
- Możliwości automatyzacji: Oprogramowanie do tworzenia propozycji to również oprogramowanie do automatyzacji dokumentów , potężne rozwiązanie do automatyzacji, które może zaoszczędzić godziny pracy nad procesem
- Dostęp dla wielu użytkowników: Zarządzanie odpowiedziami RFP nie odbywa się w automatyzacji. Dostęp dla wielu użytkowników umożliwia większym Teamsom bez wysiłku współpracować nad zamykaniem lepszych i liczniejszych ofert
- Połączenie z większymi procesami: Proces RFP dociera do wszystkich części Businessu. W najlepszym przypadku, tak samo będzie z Twoim oprogramowaniem, dzięki połączeniu ofert, propozycje projektów i proces przeglądu umowy
- Zaawansowane funkcje: Zintegrowane kwestionariusze due diligence lub sztuczna inteligencja (AI) mogą usprawnić proces, np Narzędzia do pisania AI które pomagają zespołom sprzedaży i marketingu tworzyć lepsze oferty i poprawiać jakość odpowiedzi
10 najlepszych narzędzi RFP do wykorzystania w 2024 roku
Zanurzmy się. Oto nasze najlepsze opcje oprogramowania do składania ofert na rok 2024, które mają na celu pomóc każdemu, w tym małym firmom, wykonawcom rządowym i organizacjom wielopodmiotowym, poprawić wydajność i uzyskać lepsze propozycje dla ich projektów.
1.
ClickUp
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby niestandardowo dostosować cykl pracy do swoich potrzeb
Dla marketingu i
zespoły sprzedażowe
, nie ma lepszej platformy niż ClickUp do śledzenia postępów w składaniu propozycji i zintegrowania ich z większym narzędziem do zarządzania pracą. Dzięki ClickUp możesz uzyskać wszystko, czego potrzebujesz do kompleksowego
i optymalizacja.
Zacznij od rozszerzonej biblioteki szablonów, m.in Szablon procesu RFP ClickUp . Pomaga on w śledzeniu każdej części procesu, w tym w przygotowaniu oryginalnego zapytania ofertowego i zarządzaniu każdą odpowiedzią RFP oraz procesem przeglądu umowy. Zespoły ds. sprzedaży i ofert będą zawsze na bieżąco z zadaniami, terminami i innymi krytycznymi informacjami.
A to dopiero początek. Dokumenty ClickUp to nie tylko potężne rozwiązanie do zarządzania dokumentami, ale także wiele szablonów RFP i zapytań ofertowych (RFQ), dzięki czemu nigdy nie będziesz musiał zaczynać od zera z zatwierdzoną zawartością. Nadal możesz zabiegać o spersonalizowane oferty, ale na poziomie spójności, którego po prostu nie mógłbyś osiągnąć bez szablonów.
ClickUp najlepsze funkcje
- Rozszerzona lista szablonów ułatwiająca tworzenie ofert i zarządzanie całym procesem
- Integracja z zarządzaniem projektami, aby zapewnić nie tylko przechowywanie dokumentów sprzedażowych, ale także przypisywanie zadań i tworzenie cykli pracy w celu wybrania najlepszej propozycji za każdym razem
- ClickUp AI pakiet zaawansowanych funkcji, dzięki którym platforma staje się narzędziem do automatyzacji pisania, analizowania dokumentów i nie tylko
- Zaawansowana integracja z Microsoft Word umożliwiająca szybkie przenoszenie dokumentów z MS Word do ClickUp
Limity ClickUp
- Nie wszystkie widoki są dostępne w aplikacji mobilnej
- ClickUp nie jest dedykowanym oprogramowaniem do zarządzania ofertami, co może oznaczać stromą krzywą uczenia się dla użytkowników, którzy potrzebują tylko tych konkretnych funkcji
Cennik ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: $7/miesiąc za użytkownika
- Business: $12/miesiąc na użytkownika
- Enterprise: Skontaktuj się z działem sprzedaży w celu ustalenia ceny
- ClickUp AI jest dostępny do zakupu we wszystkich płatnych planach w cenie 5 USD za członka obszaru roboczego i gościa wewnętrznego miesięcznie
ClickUp oceny i recenzje
- G2: 4,7/5 (ponad 8 900 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 3 800 recenzji)
2. Loopio
Via Loopio Specjalnie dla teamów sprzedażowych regularnie składających oferty, Loopio wykorzystuje scentralizowaną bibliotekę zawartości. Dla każdej propozycji narzędzie pobiera zawartość z tej biblioteki, aby stworzyć spersonalizowane i odpowiednie propozycje RFQ, RFP i RFI, które mają na celu przyciągnięcie uwagi potencjalnych partnerów.
Najlepsze funkcje Loopio
- Scentralizowany system ułatwiający składanie indywidualnych propozycji
- Powiązanie bloków zawartości z ekspertem merytorycznym, który jest odpowiedzialny za ich aktualizację i niestandardowe wykorzystanie w poszczególnych dokumentach
- Zaawansowana integracja z narzędziami takimi jak Salesforce, Slack i MS Word, umożliwiająca szybkie tworzenie dokumentów i zwiększająca wydajność
- Prosty interfejs użytkownika, który znacznie ułatwia proces składania wniosków
Limity Loopio
- To stosunkowo proste narzędzie do zarządzania użytkownikami może nie być idealne dla bardziej złożonych Teamsów
- Niektórzy użytkownicy zgłaszają powtarzające się błędy oprogramowania, takie jak niemożność zapisania zmian w blokach zawartości
Ceny Loopio
- Essentials: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
- Plus: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
- Advanced: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
- Enterprise: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
Oceny i recenzje Loopio
- G2: 4.7/5 (490+ recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 70 recenzji)
3. Responsywny
Via Responsywny Wcześniej znany jako RFPIO, Responsive jest liderem w oprogramowaniu do zarządzania odpowiedziami, dzięki procesowi opartemu na AI, który ma na celu automatyzację twoich propozycji. To samo oprogramowanie tworzy nie tylko RFP, ale także odpowiedzi RFI, kwestionariusze bezpieczeństwa i wszelkie inne dokumenty, które pomagają w rozwoju biznesu.
Najlepsze funkcje Responsive
- Intuicyjna i zautomatyzowana funkcja LookUp do wyszukiwania poprzedniej zawartości i przekształcania oprogramowania do tworzenia ofert w kompleksową bazę danych treści
- Silnik rekomendacji oparty na AI, który sugeruje zawartość z bazy danych, która najlepiej pasuje do zapytania ofertowego, które chcesz złożyć
- Zaawansowane uprawnienia użytkowników zapewniające Teamsom odpowiedni dostęp do właściwych projektów i zawartości, bez potencjalnych obaw o bezpieczeństwo lub prywatność
- Opcje importu i eksportu umożliwiające przenoszenie ofert do i z systemu zarządzania relacjami z klientami, programu Microsoft Word i innych narzędzi, z których już korzystasz
Responsywne limity
- Nawigacja między projektami nie zawsze jest intuicyjna, zwłaszcza w przypadku dostępu do centralnej biblioteki często używanych zawartości
- Limity dotyczące liczby aktywnych projektów mogą być trudne w przypadku większych lub wielooddziałowych organizacji
Responsywny cennik
- Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
Responsive oceny i recenzje
- G2: 4.6/5 (600+ recenzji)
- Capterra: 4,7/5 (ponad 70 recenzji)
4. Qvidian
Via Qvidian Qvidian wyróżnia się łatwo konfigurowalnymi szablonami i zautomatyzowanymi cyklami pracy. Ale to oparte na chmurze oprogramowanie RFP może również zrobić więcej, dzięki funkcjom wirtualnej współpracy, które mają na celu pomóc rozproszonym zespołom ofert i propozycji współpracować w celu stworzenia najlepszej możliwej propozycji za każdym razem.
Najlepsze funkcje Qvidian
- Kreator szablonów marki, aby zapewnić, że każda oferta pozytywnie reprezentuje Twój Business
- Zaawansowana analityka do analizy czasu spędzonego nad każdą propozycją, wskaźników wygranych i innych istotnych wskaźników
- Zintegrowane narzędzia do współpracy, takie jak bezpośrednie wiadomości, dla Teams w celu optymalizacji zarządzania odpowiedziami
- Renomowany personel serwisowy, który oferuje rozszerzenie, darmowe wsparcie dla wszystkich klientów
Limity Qvidian
- Brak opcji wyszukiwania zaawansowanego, co wymaga bezpośredniego dopasowywania słów kluczowych w celu znalezienia odpowiedniej zawartości
- Można edytować tylko jeden rekord na raz, co spowalnia pracę nad wieloma propozycjami
Ceny Qvidian
- Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
Oceny i recenzje Qvidian
- G2: 4.3/5 (ponad 60 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 40 recenzji)
5. RFP360
Via RFP360 Pod wieloma względami RFP360 jest bezpośrednim odpowiednikiem Responsive i pochodzi od tej samej firmy. Jest to oprogramowanie do zarządzania odpowiedziami, które umożliwia Twojemu zespołowi obsługę wszystkiego, w tym zarządzanie wnioskami oraz negocjowanie i przeglądanie umów.
Najlepsze funkcje RFP360
- Dynamiczne pulpity pozwalające na ciągły przegląd poszczególnych procesów RFP
- Scentralizowane przesyłanie wiadomości iwspółpraca w czasie rzeczywistym narzędzia usprawniające proces oceny RFP
- Zarządzanie odpowiedziami z obsługą AI, które podpowiedzi na pytania dostawców w oparciu o istniejącą bazę wiedzy
- Szeroki zakres zintegrowanych rozszerzeń, w tym możliwość korzystania z RFPbaza wiedzy w MS Word lub zbieranie podpisów cyfrowych pod umowami bez opuszczania platformy
Limity RFP360
- Wdrożenie może być frustrujące dla Teams niezaznajomionych z oprogramowaniem RFP
- Nie ma możliwości pobierania pytań z platformy opartej na chmurze i zarządzania odpowiedziami w trybie offline
Ceny RFP360
- Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
RFP360 oceny i recenzje
- G2: 4.4/5 (280+ recenzji)
- Capterra: 4.5/5 (270+ opinii)
6. QorusDocs
Via QorusDocs QorusDocs szczyci się tym, że pomaga użytkownikom szybciej tworzyć lepsze propozycje jako oparty na chmurze oprogramowanie do zarządzania propozycjami z optymalizacją wydajności. Jego usprawniony interfejs i cykl pracy umożliwiają tworzenie spersonalizowanych ofert w ciągu kilku minut, co pozwala przyspieszyć transakcje i ograniczyć powtarzalną pracę.
Najlepsze funkcje QorusDocs
- Masowe podejście do dostosowywania, z szerokim hubem szablonów, które można szybko dostosować do swojego biznesu i każdego projektu
- Opcja pisania propozycji z wykorzystaniem AI do tworzenia wczesnych, dopracowanych wersji roboczych na podstawie RFP
- Wszechstronne funkcje rozwoju biznesu, w tym szablony prezentacji i oświadczeń o pracy, które są zgodne z zapytaniem ofertowym
- Zaawansowana funkcja wyszukiwania, którą użytkownicy uwielbiają, ponieważ mogą przeglądać istniejącą zawartość biblioteki i przeszłe propozycje
Limity QorusDocs
- Brak możliwości sortowania kampanii i dokumentów ze względu na automatyczne sortowanie według daty powstania
- Niektórzy użytkownicy zgłaszali opóźnienia podczas ładowania propozycji i bloków zawartości
Cennik QorusDocs
- Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
Oceny i recenzje QorusDocs
- G2: 4.4/5 (140+ recenzji)
- Capterra: 4,7/5 (ponad 80 recenzji)
7. PandaDoc
Via PandaDoc PandaDoc to coś więcej niż tylko oprogramowanie RFP, PandaDoc obiecuje pomóc firmom w składaniu propozycji, ofert i zarządzaniu umowami, co oznacza, że przyciąganie nowych firm poprzez tworzenie propozycji jest łatwym, usprawnionym procesem, podobnie jak tworzenie i podpisywanie ostatecznej umowy, aby sprowadzić ten nowy biznes do domu.
Najlepsze funkcje PandaDoc
- Kreator dokumentów typu "przeciągnij i upuść", umożliwiający korzystanie z szablonów lub rozpoczynanie od zera w celu tworzenia usprawnionych, podpisywalnych dokumentów
- Współpraca w czasie rzeczywistym, komentowanie i proces zatwierdzania angażujący wszystkich członków zespołu
- Natywna integracja z CRM w celu usprawnienia procesu e-zamówień dla nowego biznesu
- Wbudowane narzędzie do podpisów cyfrowych, ułatwiające e-podpisywanie dokumentów i nadawanie im prawnie wiążącego charakteru
Limity PandaDoc
- Nieintuicyjna struktura dokumentów w systemie archiwizacji opartym na chmurze
- Ograniczone lub nieistniejące możliwości edycji obrazów w dokumentach
Ceny PandaDoc
- Essentials: 19 USD/miesiąc za użytkownika
- Business: 49 USD/miesiąc za użytkownika
- Enterprise: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
PandaDoc oceny i recenzje
- G2: 4,7/5 (ponad 2 000 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 1 000 recenzji)
8. Proposable
Via Propozycja Dzięki Proposable firmy każdej wielkości mogą tworzyć, śledzić i podpisywać swoje dokumenty sprzedażowe w usprawniony, zautomatyzowany sposób. Narzędzie ma na celu automatyzację całego procesu składania ofert, pozostawiając niewiele ręcznych lub powtarzalnych zadań, które mogłyby spowolnić przygotowanie i zamknięcie transakcji.
Najlepsze funkcje Proposable
- Powiadomienia e-mail i SMS do zespołu za każdym razem, gdy potencjalny klient zobaczy ofertę
- Zaawansowana analityka umożliwiająca umieszczenie dokumentów sprzedażowych w większym lejku w celu uzyskania wglądu w pipeline sprzedaży
- Zaawansowane szablony dokumentów dla niemal każdej branży i przypadku użycia
- Redaktor typu "przeciągnij i upuść", który umożliwia również bezpośrednią edycję za pomocą HTML i kaskadowych arkuszy stylów dla zaawansowanych układów i stylów
Proponowane limity
- Widok dokumentów poza oprogramowaniem może być problematyczny ze względu na brak integracji z MS Word i problemy z formatem w narzędziu do eksportu PDF
- Wiele zaawansowanych funkcji, które sprawiają, że Proposable jest najlepszą opcją oprogramowania RFP, jest dostępnych tylko w najwyższej warstwie cenowej
Cennik Proposable
- Solo: $19/miesiąc za użytkownika
- Teams: $39/miesiąc za użytkownika
- Enterprise: $500+/miesiąc
Proposable oceny i recenzje
- G2: 4.3/5 (ponad 70 recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (ponad 100 recenzji)
9. Proposify
Via Propozycja Proposify jest przeznaczony specjalnie dla firm kreatywnych, a każdy projektant natychmiast zapozna się z jego interfejsem przypominającym Adobe InDesign. Inni docenią jego ulepszoną analitykę, w tym dane o tym, które sekcje dokumentów otrzymały najwięcej widoków i interakcji.
Najlepsze funkcje Proposify
- Ulepszone zarządzanie zawartością i marką, które zapewnia natychmiastową zgodność wszystkich dokumentów z zamierzonym przekazem i elementami wizualnymi
- Opcje bezpieczeństwa danych, które oferują ulepszone funkcje prywatności i uprawnienia użytkowników
- Analityka, która przechodzi do poszczególnych sekcji propozycji i śledzi wydajność propozycji w czasie, aby uzyskać wgląd w nowe trendy biznesowe i prognozy
- Funkcje edycji klienta, które usprawniają proces sprzedaży i zwiększają czas potrzebny na zamknięcie zwycięskich ofert
Limity Proposify
- Niektórzy użytkownicy zgłaszali nierówną wydajność, z kilkoma instancjami przestoju oprogramowania w danym miesiącu
- Małe firmy mogą nie prowadzić wystarczającej działalności, aby uzasadnić koszty lub wykorzystać najbardziej przydatne funkcje
Ceny Proposify
- Teams Plan: 49 USD/miesiąc za użytkownika
- Business Plan: Skontaktuj się z działem sprzedaży w sprawie cen
Proposify oceny i recenzje
- G2: 4.7/5 (2,000+ recenzji)
- Capterra: 4,7/5 (ponad 2 000 recenzji)
10. Lepsze propozycje
Via Lepsze propozycje Podstawowa propozycja wartości znajduje się w nazwie firmy. Oprogramowanie to ma na celu ułatwienie tworzenia ofert, nawet dla małych firm. Po zapoznaniu się z jego interfejsem, można w ciągu kilku minut stworzyć piękne dokumenty, które można wysłać do potencjalnych klientów - nie wspominając o zamknięciu transakcji z zarządzaniem umowami.
Better Proposals najlepsze funkcje
- Kreatywny rynek, który oferuje pozornie nieograniczoną bibliotekę obrazów, wizualizacji i szablonów
- Intuicyjny redaktor, który sprawia, że tworzenie dokumentów sprzedażowych jest łatwe, nawet dla nowych użytkowników
- Zintegrowane funkcje podpisu i płatności, które optymalizują procesy e-zamówień
- Rozszerzenie integracji z CRM i narzędziami do obsługi klienta,zarządzanie zadaniami platformami i nie tylko
Better Proposals limit
- Proces ustawienia i wdrażania może być czasami mylący
- Brak opcji automatycznego zapisywania lub odzyskiwania podczas edycji dokumentów online
Ceny Better Proposals
- Starter: 19 USD/miesiąc za użytkownika
- Premium: $29/miesiąc na użytkownika
- Enterprise: $49/miesiąc na użytkownika
Oceny i recenzje Better Proposals
- G2: 4.4/5 (ponad 40 recenzji)
- Capterra: 4.8/5 (ponad 140 recenzji)
Usprawnij swój proces zakupowy dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania ofertami
Jak znaleźć narzędzie, które zoptymalizuje pracę i wydajność zespołów zajmujących się ofertami?
ClickUp to narzędzie nie tylko do zarządzania ofertami; to narzędzie oparte na chmurze, które może pomóc w całym procesie rozwoju biznesu. Obejmuje to dostarczenie szablonów RFP i RFI dla zespołów sprzedaży i ofert, aby szybko złożyć ustandaryzowany formularz, ale idzie też znacznie dalej.
Dzięki zintegrowanemu procesowi zarządzania zawartością ClickUp, Twoje zespoły ds. umów mogą płynnie współpracować przy kategoryzowaniu odpowiedzi i przejściu do kolejnej ważnej sceny, jaką jest przekształcenie zatwierdzonej zawartości w umowę. Tymczasem zaawansowane kluczowe funkcje, takie jak AI, ułatwiają tworzenie wniosków bez błędów, które będą łatwiejsze do oceny.
Co najlepsze, ClickUp można wypróbować w ramach Free Forever Plan, bez żadnych zobowiązań. Na przykład dyrektorzy finansowi małych firm i zespoły kontraktowe mogą przetestować wszystko, co to rozwiązanie do zarządzania ma do zaoferowania, zanim w pełni zobowiążą się do comiesięcznych wydatków.
Na co więc czekasz? Załóż swoje darmowe konto ClickUp już dziś i zacznij optymalizować zarządzanie ofertami we wszystkich obszarach.