Czasami potrzebna jest niewielka pomoc w uruchomieniu kampanii marketingowej lub wprowadzeniu inicjatywy w życie. W tym miejscu z pomocą przychodzą dostawcy i zewnętrzne agencje marketingu cyfrowego. Eksperci ci mogą zaoszczędzić czas i wysiłek, zajmując się niektórymi aspektami kampanii marketingowych, na które twój zespół nie ma obciążenia.
Najlepszym sposobem na skontaktowanie się z tymi ekspertami jest stworzenie zapytania ofertowego (RFP). Dokument ten jest prostym formularzem zapytania, dzięki czemu łatwo jest przekazać swoje potrzeby i uzyskać dokładne usługi wymagane dla danego projektu.
Tutaj wyjaśnimy, czym są marketingowe zapytania ofertowe, w tym kluczowe elementy, które powinny zawierać. Oferujemy również łatwy w użyciu przewodnik dotyczący tworzenia marketingowych zapytań ofertowych, wskazówki dotyczące pisania skutecznych zapytań oraz porady dotyczące znajdowania najlepszych okazji. ✨
Co to jest marketingowe zapytanie ofertowe?
Marketingowe zapytanie ofertowe (RFP) to dokument zawierający prośbę o usługi, których Twój zespół nie może obsłużyć wewnętrznie. Możesz wysłać zapytanie ofertowe, ponieważ twój zespół jest obciążony i nie może podjąć się dodatkowych zadań lub możesz potrzebować pomocy eksperta, który ma wiedzę, której twój zespół nie posiada.
Jest to kluczowy element większości zapytań ofertowych
procesów planowania marketingowego
zwłaszcza dla teamów, które potrzebują zewnętrznych zasobów do zrobienia tego, co do nich należy. 📄
Możesz wysłać zapytanie ofertowe dotyczące marketingu do konkretnej agencji marketingowej, którą jesteś zainteresowany, lub opublikować je online jako otwarty formularz zgłoszeniowy, aby uzyskać szerszy zasięg. Zazwyczaj dostawcy odpowiadają na zapytanie ofertowe z ogólną wyceną, konkretnymi usługami, które mogą zaoferować i oczekiwanymi ramami czasowymi dla wyników.
RFP różni się od zapytania o informacje (RFI) lub zapytania ofertowego (RFQ). RFI to prostszy kwestionariusz, który jest wykorzystywany przed RFP w celu podjęcia decyzji, czy dostawcy powinni zostać umieszczeni na liście. Zasadniczo wstępnie kwalifikuje firmy w oparciu o usługi lub potrzeby budżetowe.
RFQ to dokument, który zawiera prośbę o podanie szczegółowych informacji na temat kosztów i ofert związanych z usługą, o którą wnioskowano w dokumencie RFP. Podczas gdy RFP prosi o szacunkową kwotę propozycji, RFQ jest bardziej szczegółowe, z podziałem kosztów konkretnych usług w oparciu o szacunkową oś czasu i zakres prac.
Zrozumienie Marketingowych zapytań ofertowych
Marketingowe zapytania ofertowe są doskonałym źródłem informacji dla firm potrzebujących dodatkowej pomocy w zakresie strategii marketingowej, realizacji lub zasięgu. Funkcją marketingowego zapytania ofertowego jest uzyskanie pomocy z zewnątrz. Nie tylko oszczędza to czas zespołu, ale także buduje cenne połączenia z ekspertami ds. marketingu. 🤝
Projekt marketingowy może przebiegać szybciej dzięki marketingowym zapytaniom ofertowym. Dzięki pomocy z zewnątrz możesz zwiększyć liczbę prowadzonych kampanii lub przenieść uwagę swojego wewnętrznego zespołu na ważniejsze projekty marketingowe.
Niektóre korzyści z korzystania z marketingowego RFP obejmują:
- Większy zasięg: Wysyłanie zapytań ofertowych sprowadza ekspertów prosto do ciebie. Oznacza to, że możesz nawiązywać połączenia, budować wartościowe relacje i poszerzać swoją bazę wiedzy, jednocześnie czyniąc postępy w realizacji inicjatyw
- Zwiększa wydajność: Marketingowe zapytanie ofertowe tworzy ustandaryzowany proces pozyskiwania zewnętrznej pomocy przy projektach. Zmniejsza to ryzyko nieporozumień i usprawnia podejmowanie decyzji, dzięki czemu można działać szybciej i wydajniej
- Buduje bazę danych sprawdzonych partnerów i rozwiązań: Za każdym razem, gdy zwracasz się z zapytaniem ofertowym, otrzymasz odpowiedzi od różnych profesjonalistów w przestrzeni marketingowej. W RFP ustawione są kryteria oceny, dzięki czemu można zbudować bazę potencjalnych dostawców z doświadczeniem, do których można się zwrócić podczas uruchamiania nowych kampanii
Wysyłając zapytanie ofertowe, możesz nawiązać połączenie z innymi ekspertami ds. marketingu i sprawniej realizować projekty.
Oto kilka scenariuszy, w których agencje marketingowe mogą wysyłać zapytania ofertowe:
- Zespół marketingowy, który chce rozszerzyć swój blog, może wysłać zapytanie ofertowe dotyczące marketingu cyfrowego do agencji cyfrowej lub agencji zajmującej się zawartością ze specjalistami SEO
- Lider zespołu marketingowego, który chce uruchomić kreatywny projekt z profesjonalną zawartością wizualną, może wysłać zapytanie ofertowe o następującej treści brief kreatywny RFP, aby znaleźć odpowiedniego partnera agencyjnego
- Dział marketingu pomaga zespołowi ds. produktu w uruchomieniu nowej funkcji i wysyła zapytanie ofertowe do agencji reklamowych, aby uzyskać pomoc w ogłoszeniu premiery
- Firma marketingowa, która napotkała problem z kampanią w mediach społecznościowych, może utworzyć zapytanie ofertowe w celu uzyskania pomocy od firm public relations (PR), aby poradzić sobie z burzą medialną
- Biznes stacjonarny chce stworzyć stronę internetową i sprzedawać produkty online. Decyduje się wysłać zapytanie ofertowe do ekspertów ds. marketingu w mediach społecznościowych i twórców stron internetowych, aby zbudować swoją stronę internetową, branding i obecność w Internecie
Komponenty Marketingowego RFP
Każde marketingowe zapytanie ofertowe będzie inne, ale powinno zawierać standardowy zestaw elementów. Rzeczywiste informacje lub usługi, o które prosisz, będą się zmieniać, ale nadal chcesz zawrzeć kluczowe szczegóły w każdym dokumencie. ✅
Oto najważniejsze elementy, które należy uwzględnić w marketingowym zapytaniu ofertowym:
- Informacje o firmie: Zanim będziesz mógł poprosić ludzi o pomoc, muszą oni wiedzieć, kim jesteś. Uwzględnij podstawowe informacje o firmie, takie jak nazwa firmy, jej główna funkcja lub misja oraz rodzaje oferowanych produktów lub usług
- Informacje kontaktowe: Dołącz numer telefonu i e-mail do kluczowych osób kontaktowych zajmujących się projektem. W niektórych przypadkach może to być lider zespołu marketingowego. W przypadku większych inicjatyw można uwzględnić wiele punktów kontaktowych z kilku działów
- Przegląd projektu i cel RFP: Wyraźnie określ cel zapytania ofertowego, w tym wszelkie cele i zasoby, których szukasz. Im bardziej zwięzłe będą te informacje, tym większe prawdopodobieństwo uzyskania odpowiednich odpowiedzi na zapytanie ofertowe
- Kryteria oceny: Podkreśl kryteria wyboru, których użyjesz do oceny kandydatów. W większości przypadków proces selekcji będzie obejmował takie elementy jak doświadczenie w danym temacie, ceny lub konkretne usługi
- Wymagania dotyczące rozpatrzenia: Wskaż, w jaki sposób kandydaci powinni złożyć wniosek (np. za pośrednictwem portalu internetowego, za pomocą specjalnego formularza przesłanego lub wysyłając wiadomość e-mail na adres business proposal na e-mail głównej osoby kontaktowej). Pamiętaj, aby uwzględnić wszelkie szczególne wymagania dotyczące propozycji, które mają być brane pod uwagę
- Oś czasu: Uwzględnij oś czasu projektu i szacowany termin realizacji zamówionych usług - w ten sposób zgłoszą się tylko dostawcy usług, którzy będą w stanie sprostać osi czasu
- Szczegóły dotyczące budżetu: Nie trać czasu na przeglądanie propozycji, które przekraczają twój budżet. W marketingowym zapytaniu ofertowym umieść listę szczegółów dotyczących budżetu i krótko opisz proces negocjacji, jeśli oferent zostanie wybrany
Tworzenie RFP dla usług marketingowych
Niezależnie od tego, czy chcesz uzyskać pomoc w zakresie komunikacji marketingowej, szukasz wsparcia reklamowego, czy też chcesz szybciej uruchomić duże kampanie, skorzystaj z tego przewodnika, aby utworzyć zapytanie ofertowe. Poniżej omówimy wszystko, co musisz wiedzieć, aby napisać zapytanie ofertowe dotyczące usług marketingowych, w tym
zarządzanie projektami marketingowymi
strategie do zrobienia.
Zacznij od szablonu
Ułatw sobie życie, korzystając z szablonu, takiego jak
Szablon RFP dla deweloperów internetowych od ClickUp
-aby stworzyć ramy swojego zapytania. Chociaż szablon ten jest przeznaczony specjalnie dla teamów marketingowych poszukujących zewnętrznej pomocy w tworzeniu stron internetowych, można znaleźć szablony dla wszystkich rodzajów zapytań ofertowych.
Zaplanuj proces tworzenia stron internetowych, cel, budżet, oś czasu i wiele więcej w tym szczegółowym szablonie
Przy wyborze
upewnij się, że zawiera on podstawowe elementy dobrego RFP. Powinien zawierać sekcje, o których wspomnieliśmy powyżej, takie jak przegląd projektu i podstawowe informacje o firmie.
Dodaj szczegółowe informacje do każdej sekcji
Gdy masz już ogólną strukturę dokumentu RFP, musisz wypełnić wszystkie istotne szczegóły. Przejrzyj dokument sekcja po sekcji, dodając konkretne żądania.
Pobudź kreatywność, twórz szablony lub generuj kopie z prędkością błyskawicy dzięki najlepszemu na świecie partnerowi do burzy mózgów
Ułatw sobie ten krok, korzystając z narzędzi takich jak
ClickUp AI
do automatycznego wypełniania kluczowych informacji, takich jak dane kontaktowe firmy i informacje o doświadczeniu. Utwórz zapytanie ofertowe w
Dokumenty ClickUp
, która umożliwia współpracę z innymi członkami zespołu w celu przygotowania bardziej efektywnego zapytania. Użyj funkcji osadzania, aby dołączyć tabele lub wykresy, które sprawią, że Twój RFP będzie bardziej angażujący.
Zidentyfikuj potencjalnych dostawców i wyślij RFP
Teraz, gdy masz już zapytanie ofertowe, będziesz chciał udostępnić je potencjalnym dostawcom. Możesz zarzucić szeroką sieć, publikując zapytanie ofertowe na swojej stronie i zapraszając każdego do składania wniosków. Alternatywnie, możesz skontaktować się z konkretnymi agencjami, z którymi chcesz współpracować.
Jeśli wybierzesz to drugie podejście, pomocne będzie stworzenie listy dostawców. Z
Marketing ClickUp
funkcji, w tym zarządzania relacjami z klientami (CRM), można zbudować bazę danych dostawców. Użyj pól niestandardowych w ClickUp's oprogramowanie do zarządzania projektami marketingowymi aby zakwalifikować potencjalnych dostawców lub wskazać ich chęć uczestnictwa, jeśli już wcześniej się z nimi skontaktowałeś.
Usprawnij organizację zadań, dodając niestandardowe etykiety i korzystaj z opcji filtrowania w widoku listy i tablicy, aby precyzyjnie identyfikować zadania o najwyższym priorytecie
Wysyłając zapytania ofertowe, dokumentuj otrzymane odpowiedzi i twórz profile nowych dostawców z etykietami kategorii dla oferowanych przez nich usług - takich jak produkcja wideo, studia przypadków lub usługi marketingu cyfrowego. W ten sposób, gdy nadejdzie czas na wysłanie nowego zapytania ofertowego lub zamówienie innych usług, masz już pulę kandydatów, z którymi możesz się skontaktować.
Używaj narzędzi do zarządzania procesem
Najlepszym sposobem na zarządzanie procesem są narzędzia takie jak oprogramowanie do zarządzania propozycjami i plany takie jak
Szablon procesu RFP firmy ClickUp
. Szablon ten pozwala zorganizować zespół poprzez śledzenie ważnych terminów, takich jak termin przesłania, i gromadzi odpowiedzi w jednej wygodnej przestrzeni. 🛠️
Skorzystaj z tego szablonu procesu RFP, aby pomóc wszystkim pozostać na tej samej stronie podczas oceny propozycji dostawców i zarządzania procesem przetargowym.
Twórz niestandardowe pola do śledzenia każdej propozycji i dodawaj flagi priorytetów, aby wyróżnić konkretne propozycje, które spełniają Twoje potrzeby. Różne widoki - w tym tablice Kanban, widoki kalendarza i wykresy Gantta - ułatwiają ocenę wszystkich wnioskodawców w równym stopniu i śledzenie postępów.
Szybki widok i zarządzanie aktywnymi i nieaktywnymi automatyzacjami w przestrzeniach z aktualizacjami i opisami użytkowników
Zarządzanie projektami w ClickUp
funkcje ClickUp usprawniają również cykl pracy dzięki automatyzacji, która przenosi zapytania ofertowe przez potok pracy. Dodaj wyzwalacze, aby natychmiast przypisać kogoś z zespołu do sprawdzenia wniosku po jego przesłaniu. Ustaw niestandardowe uprawnienia, aby uprościć podejmowanie decyzji i uwzględnij zależności, aby tworzyć cykle pracy, które pokazują, które zadania blokują kolejne kroki w procesie recenzji.
Dalsze informacje
Po wybraniu dostawcy należy podjąć działania następcze i wdrożyć jasny plan komunikacji. Będziesz chciał skontaktować się z dostawcą, który wygrał przetarg i kandydatami, którzy nie przeszli selekcji. Podobnie jak w przypadku innych
i strategie, dostosuj swoją odpowiedź do różnych kategorii kandydatów.
Jeśli skontaktowałeś się z kilkoma dostawcami, możesz wysłać do każdego z nich osobisty e-mail. Jeśli zarzuciłeś szerszą sieć, możesz skategoryzować dostawców jako "nie kwalifikujących się", "kwalifikujących się, ale poza budżetem" lub "kwalifikujących się, ale nie pasujących" W oparciu o te kategorie możesz wysłać dostosowane odpowiedzi e-mail do wielu kandydatów, wskazując, dlaczego nie zostali wybrani.
Zarządzaj wiadomościami e-mail i pracuj w jednym miejscu - wysyłaj i odbieraj wiadomości e-mail w dowolnym miejscu w ClickUp, twórz zadania z wiadomości e-mail, ustaw automatyzacje, załączaj wiadomości e-mail do dowolnego zadania i nie tylko.
W swoich wiadomościach wyraźnie zaznacz, że wszyscy interesariusze docenili aplikację i wskaż, dlaczego nie zostali wybrani. Zachowaj profesjonalizm i zwięzłość, a także dołącz sformułowanie, jeśli planujesz ponownie skontaktować się w sprawie przyszłych projektów.
Znalezienie Marketing RFP Okazje
Jeśli masz usługi, które możesz zaoferować innym agencjom, możesz skorzystać z kilku kanałów, aby znaleźć i zgłosić się do zapytań ofertowych innych firm, dzięki czemu możesz rozwinąć swój własny biznes. 🙌
Oto niektóre z najlepszych kanałów i platform do wyszukiwania marketingowych zapytań ofertowych:
- Media społecznościowe : Niektóre organizacje publikują zapytania ofertowe na swoich kanałach w mediach społecznościowych - najczęściej jest to LinkedIn, choć Twitter jest na drugim miejscu
- Bazy danych RFP i ogłoszenia publiczne: Agencje rządowe są zobowiązane do publicznego publikowania swoich RFP, a wiele z nich robi to na portalach internetowych, takich jak Baza danych RFP . Te bazy danych można zwykle przeszukiwać, dzięki czemu można filtrować według branży lub usług
- Wyszukiwanie w Internecie: Niektóre firmy publikują swoje zapytania ofertowe na własnych stronach internetowych lub w serwisach informacyjnych i bazach danych. Można je znaleźć, korzystając z wyszukiwarek i wpisując branżę lub usługi oraz słowa "RFP", aby znaleźć odpowiednie wyniki
Wskazówki dotyczące pisania świetnej odpowiedzi na marketingowe zapytanie ofertowe
Wiesz, jak napisać zapytanie ofertowe z prośbą o usługi od dostawców, ale co jeśli chcesz ubiegać się o RFP z własną ofertą? Tutaj przedstawimy najważniejsze wskazówki i najlepsze praktyki podczas tworzenia odpowiedzi na marketingowe zapytanie ofertowe. ✍️
Jeśli chcesz skutecznie pozyskać klientów poprzez złożenie wniosku o zapytanie ofertowe, musisz wykonać trochę pracy. Przed złożeniem wniosku należy przeprowadzić badania na temat firmy. Dowiadując się, co kieruje firmą, możesz dostosować swoją aplikację dokładnie do jej potrzeb. Dowiedz się, czy firma wysyłała już wcześniej zapytania ofertowe i kto z powodzenie wygrał przetarg. Następnie spróbuj określić, co zrobili dobrze i powtórz to.
Ważne jest również, aby upewnić się, że masz odpowiednie kwalifikacje. Nie chcesz tracić czasu na aplikowanie na oferty, jeśli nie możesz spełnić wymagań. Uważnie przeczytaj i postępuj zgodnie ze wszystkimi instrukcjami do zrobienia i zadawaj pytania, jeśli potrzebujesz jasności.
ClickUp Docs umożliwia wydajniejsze działanie poleceń bogatego formatu i ukośnika
Oto kilka przykładów powodzenia odpowiedzi RFP:
- Odpowiedź z rezultatami: "Nasz zespół ds. zawartości jest zwinny. Tworzymy ludzką zawartość - a nie zwykłe kawałki AI - aby połączyć się z czytelnikami, zbudować publiczność i rozwinąć markę"
- Zademonstruj swoje doświadczenie: "Stosujemy empatyczne podejście, aby zaspokoić potrzeby PR. W poprzednich projektach nasz zespół ds. bezpieczeństwa tworzył raporty z incydentów i artykuły informacyjne, aby wyjaśnić, co poszło nie tak, jak planowaliśmy to naprawić i czego mogą oczekiwać klienci. Zapewniając klientów, że zadbaliśmy o ich najlepsze odsetki, ugruntowaliśmy również pozycję klienta jako lidera, któremu można zaufać"
- Pozwól klientom do zrobienia pracy za Ciebie za pomocą referencji: "Jak możemy Ci pomóc? Pozwolimy naszym klientom pokazać, jaką wartość zapewniamy i dlaczego wygraliśmy dziesiątki zapytań ofertowych w przeszłości: "Zespół brandingowy [company] spełnił nasz zakres projektu, zmieścił się w budżecie i zrobił to wszystko w rekordowym czasie. Dzięki wyczyszczonym kanałom komunikacji zawsze wiedzieliśmy, na jakim etapie jest projekt i co będzie dalej - bez żadnych niespodzianek"
Przygotowanie odpowiedzi na zapytanie ofertowe to nie tylko zawarcie odpowiednich informacji. Ważne jest również pominięcie niektórych rzeczy.
Oto, czego nie należy umieszczać w zapytaniu ofertowym:
- Zbyt niskie ceny: **Niskie ceny mogą być odstraszające, a firmy będą się zastanawiać, dlaczego twoje usługi są o wiele tańsze - i mogą pomyśleć, że to dlatego, że zapewniasz mniejszą wartość. Zamiast tego użyj wyceny opartej na wartościach, aby stworzyć uczciwą ofertę, która odzwierciedla twoją wiedzę i sprawia, że warto poświęcić swój czas
- Kopiowanie i wklejanie odpowiedzi: Każda odpowiedź na zapytanie ofertowe powinna być dostosowana do konkretnej propozycji. Skopiowane odpowiedzi oznaczają, że masz mniejsze szanse na otrzymanie zlecenia, a skopiowanie informacji, które nie są istotne, może wprowadzić zamieszanie
- Zbyt dużo technicznego żargonu: Jeśli firma wysyła zapytanie ofertowe, może potrzebować pomocy w zakresie wiedzy w danym obszarze tematycznym. Jeśli twoja propozycja jest zbyt techniczna, mogą nie zrozumieć oferowanej przez ciebie wartości lub poczuć, że nie jest to dobre dopasowanie
Najczęściej zadawane pytania
Nadal chcesz wiedzieć więcej? Oto najczęściej zadawane pytania dotyczące zapytań ofertowych.
1. Co to jest RFP dla marketingu i brandingu?
Ten rodzaj RFP jest propozycją wysyłaną przez firmę do dostawców oferujących usługi marketingowe i brandingowe.
2. Do zrobienia RFP z zakresu marketingu i brandingu ?
Jeśli chcesz aplikować na marketingowe RFP, poszukaj na stronach takich jak LinkedIn, Twitter i portalach, na których agencje rządowe i firmy publiczne publikują swoje zapytania ofertowe.
3. Czy RFP jest informacją publiczną?
Sektor prywatny nie ma obowiązku upubliczniania zapytań ofertowych. Jednak agencje rządowe i firmy z sektora publicznego są zobowiązane do podawania listy RFP jako informacji publicznej.
Podsumowanie prośb o finansowanie dotyczących marketingu i reklamy
Zapytania ofertowe w marketingu i reklamie są kluczowymi narzędziami do pozyskiwania zewnętrznej wiedzy specjalistycznej w celu uzupełnienia istniejących projektów. Są one okazją do tworzenia lepszych kampanii i dostarczania lepszych usług niestandardowym klientom, bez konieczności poświęcania czasu na inne wewnętrzne działania.
Aby stworzyć świetne zapytanie ofertowe dotyczące marketingu, ważne jest, aby uwzględnić kluczowe sekcje, wykorzystać narzędzia takie jak AI w celu uproszczenia procesu oraz korzystać z oprogramowania do śledzenia odpowiedzi i przechowywania danych analitycznych dotyczących kampanii.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś
aby zacząć tworzyć lepsze marketingowe zapytania ofertowe. Dzięki wbudowanym narzędziom AI i szablonom, możesz tworzyć wersje robocze i konspekty swoich zapytań ofertowych w kilka sekund. W połączeniu z funkcjami zarządzania projektami i wieloma widokami, łatwo jest zarządzać procesem RFP od początku do końca. 💪