Wyobraź sobie taką sytuację: Jesteś pisarzem siedzącym przy biurku, gotowym do rozpoczęcia pracy nad swoim opus magnum. Pomysły przepływają, jesteś pełen pięknie skonstruowanej prozy, a fabuła zagęściła się do punktu, w którym jest solidna! A ty wpatrujesz się w pustą stronę. Zaciskasz usta i mrużysz oczy na ekranie, chcąc, by słowa pojawiły się magicznie, podczas gdy migający kursor kpi z ciebie.
A może jesteś programistą, który chce popracować nad fragmentem kodu. Schemat blokowy ma absolutny sens w twojej głowie, ale nie ma ani jednej linii kodu, która by to udowodniła. Albo jesteś kierownikiem projektu, który stoi przed zniechęcającym zadaniem rozpoczęcia ogromnego projektu.
Brzmi znajomo? Cóż, nie jesteś sam.
Jeśli zmagasz się z zarządzaniem czasem, utratą koncentracji lub po prostu masz zbyt wiele na głowie, mamy coś w sam raz dla Ciebie. Po prostu trzymaj się nas, dwie minuty na raz, a my udostępnimy ci ten talizman!
Czym jest reguła 2 minut?
Zasada dwóch minut może wydawać się kolejną modą na wydajność lub strategią zarządzania czasem. Ale oto sekret: to naprawdę działa! Kilka osób stosowało ją w różnych aspektach życia osobistego i zawodowego (więcej na ten temat później) i może potwierdzić jej skuteczność.
Oto zasada dwóch minut: Jeśli masz zadanie, które możesz zakończyć w dwie minuty lub mniej, zrób to od razu. Nie dodawaj go do listy rzeczy do zrobienia; nie pozwól, by zalegało w twojej głowie - po prostu do zrobienia, jak mówi Nike.
To wszystko - nie, poważnie, to wszystko.
Jest to prosta zasada. Nie potrzebujesz skomplikowanego planu ani wymyślnych narzędzi, aby jej przestrzegać (ale możesz użyć narzędzi, aby to poprawić - więcej na ten temat później). Chodzi po prostu o to, aby wykorzystać małe kieszenie czasowe, aby usunąć mikro-zadania z drogi.
Pomyśl o tym jak o efekcie kuli śnieżnej. Zaczynasz od czegoś małego, ale w miarę postępów nabierasz rozpędu i masy.
Zasada 2 minut nie dotyczy wyników, które osiągasz, ale raczej procesu faktycznego wykonania pracy. Skupia się na podejmowaniu działań i pozwalaniu, by wszystko przepływało od tego momentu.
Zasada 2 minut nie dotyczy wyników, które osiągasz, ale raczej procesu faktycznego wykonania pracy. Skupia się na podejmowaniu działań i pozwalaniu, by wszystko przepływało od tego momentu.
Reguła dwóch minut: Dwa sposoby
Teraz możesz czuć się nieco zdezorientowany. W końcu nie da się zakończyć wszystkich zadań w ciągu dwóch minut. A gdybyś pisał książkę? Albo tworzysz aplikację od podstaw? Albo zarządzanie projektem? Z pewnością potrzebowałbyś więcej niż dwie minuty do zrobienia tego! Jak więc ta zasada miałaby się do udostępnianych przez nas przykładów?
To słuszna uwaga.
Istnieją dwa sposoby na przestrzeganie zasady dwóch minut.
Przypadek użycia 1: Kończenie szybkich zadań
Podczas gdy praca nad większymi projektami może być stresująca, to pozornie nieistotne i małe zadania zawsze działają na nerwy. Niekoniecznie muszą to być najważniejsze zadania - pomyśl o czymś tak prostym, jak wysłanie e-maila lub zaplanowanie spotkania.
Takie niewymagające dużego wysiłku, dwuminutowe zadania nie dają o sobie zapomnieć, gdy popijasz poranną kawę lub przewracasz się w nocy w łóżku.
Co gorsza, im dłużej to odkładasz, tym gorzej. Przeciążenie poznawcze związane z tym malutkim zadaniem przeradza się w strach i przytłoczenie. Wyobraź sobie, że martwisz się o wysłanie e-maila! A jednak, wszyscy byliśmy w takiej sytuacji, kiedy to siedziało na naszej liście do zrobienia przez trzy dni z rzędu.
Zasada dwóch minut mówi, że musisz zająć się małymi zadaniami, które zajmują mniej niż dwie minuty, gdy tylko je zdefiniujesz.
Niezależnie od tego, czy chodzi o odpowiadanie na wiadomości, sortowanie e-maili czy odhaczanie elementów z listy rzeczy do zrobienia, zakończ je w momencie, gdy przyjdą Ci do głowy. Możesz nawet stosować tę zasadę do innych drobnych zadań, takich jak porządkowanie biurka, podlewanie roślin i ścielenie łóżka - w zasadzie do każdego zadania, którego zakończenie zajmuje zaledwie kilka minut.
Zastosuj zasadę 2 minut do dowolnej liczby losowych, niepowiązanych ze sobą zadań, które zajmują przestrzeń mentalną w ciągu dnia i natychmiast pozbądź się bałaganu.
Przypadek użycia 2: Rozpoczynanie dużych zadań
Oto drugie spektrum stosowania zasady dwóch minut - to, które jest przeznaczone dla nie tak małych zadań.
Zasada dwóch minut pokazuje również, jak radzić sobie z dużymi, złożonymi, ambitnymi i niejednoznacznymi zadaniami podczas realizacji dużych projektów.
Tutaj zaczynasz jeść żabę, jeden kęs na raz. Najpierw dzielisz duży projekt lub zadanie na mniejsze porcje. Następnie ustalasz priorytety zadań i zaczynasz pracę nad jedną rzeczą - tylko jedną rzeczą. Poświęć jej dwie minuty swojej niepodzielnej uwagi i czasu. Zmuszaj się do utrzymywania koncentracji, jeśli musisz, i zwiększaj tempo co dwie minuty.
Takie podejście pozwoli ci przestać zwlekać i uniknąć początkowego paraliżu.
Weźmy na przykład zadanie napisania artykułu (takiego jak ten).
Zacznij od stworzenia wstępnego zarysu w ciągu pierwszych dwóch minut. Następnie, w ciągu następnych dwóch minut, rozpocznij pracę nad wstępem. Nie przerywaj pracy nad pomysłami - bez osądzania, nadmiernego zastanawiania się czy dążenia do perfekcji. Po prostu czysta, niczym niezmącona data powstania zawartości przez całe dwie minuty, aż znajdziesz początkowy koniec szpuli, a reszta zacznie się rozplątywać. Wkrótce będziesz pracować nad pierwszą sekcją, a potem następną i następną - aż dojdziesz do konkluzji!
Tak więc, masz małe sprinty po dwie minuty każdy. Połącz je razem, a te małe kroki doprowadzą cię do celu!
Historia zasady 2 minut
W latach 90. firma Time System International szkoliła swoich pracowników w zakresie podstawowych zasad osobistej wydajności. Między innymi, zasada dwóch minut była nauczana jako narzędzie do zarządzania cyklem pracy.
A oto najciekawsze - jednym z twórców tego kursu był nie kto inny jak sam David Allen! Tak, ta sama osoba, która spopularyzowała tę koncepcję w 2000 roku dzięki swojej bestsellerowej książce Getting Things Done!
Gorąco polecamy przeczytanie tej książki każdemu, kto jest na drodze do samodoskonalenia. Książka udostępnia praktyczne strategie tworzenia uporządkowanych list, które oszukują mózg i zwiększają wydajność. Mówi o dzieleniu pracy na możliwe do wykonania zadania, przypisywaniu priorytetów i iteracyjnym doskonaleniu się. Przedstawia również system zapewniający, że nic nie umknie uwadze i żadne małe zadania nie pozostaną niedokończone.
Jasne, to trochę długa lektura, ale zapewni ci jasność i pomoże odzyskać kontrolę nad pracą, jednocześnie uwalniając przepustowość umysłu.
Biorąc pod uwagę jej wpływ, nic dziwnego, że podejście Getting Things Done (GTD) wyzwala nową falę wydajności. Business stosował szablony GTD, aby nadać strukturę wydajności pracowników. Szablony te ewoluowały później w platformy i rozwiązania programowe, a ostatecznie w aplikacje GTD.
W rzeczywistości, jeśli czytasz książki o osobistej wydajności, nie będziesz miał trudności z połączeniem Getting Things Done z ideologiami zawartymi w innych podobnych dziełach. Oto kilka przykładów, w których znajdziesz jego głęboki wpływ:
- Atomowe nawyki autorstwa Jamesa Wyczyszczonego: Autor mówi o zasadzie dwóch minut i o tym, jak można ją wykorzystać do skalowania nawyków w mniejsze, dwuminutowe wersje. Na przykład "do zrobienia trzydziestu minut jogi" staje się "wyjęciem maty do jogi". zachęca również ludzi do wytrwałości w drodze do samodoskonalenia
- Zjedz tę żabę! Briana Tracy: Książka kładzie nacisk na ustalanie priorytetów zadań i zajmowanie się najważniejszymi z nich w pierwszej kolejności. Możesz użyć zasady dwóch minut, aby ugryźć żabę (ważne zadania) po jednym skubnięciu na raz i skupić się na postępie w krótkich odstępach czasu
- Jednominutowy Menedżer autorstwa Kena Blancharda i Spencera Johnsona: Ponieważ książka koncentruje się na ustawieniu jasnych celów i dostarczaniu natychmiastowych informacji zwrotnych, zasada dwóch minut przydaje się w trakcie zakończonych małych zadań, udostępniania informacji zwrotnych i śledzenia postępów
- 7 nawyków skutecznego działania autorstwa Stephena Coveya: Pierwszy nawyk w tej książce mówi o byciu proaktywnym i podejmowaniu natychmiastowych działań w zakresie zadań w swoim kręgu wpływów. To w zasadzie zasada dwóch minut
- Nawyk Teraz autorstwa Neila Fiore: Nazwa książki jasno określa intencję - musisz podjąć działanie teraz i kontynuować budowanie rozpędu. Po raz kolejny jest to ta sama idea, co zasada dwóch minut
Kto powinien stosować zasadę 2 minut?
Czujesz się przytłoczony niekończącą się listą zadań? Chcesz być bardziej praktyczny i przestać zwlekać?
W takim razie być może zasada dwóch minut jest idealna dla Ciebie.
W rzeczywistości piękno zasady dwóch minut tkwi w jej prostocie i wszechstronności. Jej nieskomplikowany charakter oznacza, że każdy może z niej skorzystać - zaufaj nam, mamy na myśli każdego. Ponadto, zasadę tę można stosować w różnych aspektach życia osobistego i zawodowego. Zajmiemy się tym później.
Na razie rozważ zastosowanie zasady 2 minut jako techniki zarządzania czasem, jeśli jesteś:
- Zapracowany profesjonalista zmagający się z nadążaniem za listą do zrobienia
- Zarządzanie projektami przytłoczone ciągłym natłokiem zadań i przełączaniem kontekstów
- Student żonglujący między zadaniami, zajęciami i zajęciami pozalekcyjnymi
- Osoba podatna na prokrastynację i pragnąca ją ograniczyć
- Kreatywny profesjonalista, który chce przeprowadzić burzę mózgów lub przezwyciężyć blok twórczy
- Nadrzędne obowiązki domowe, załatwianie spraw i opieka nad dziećmi
Podsumowanie? To przełom dla każdego, kto chce być bardziej wydajny, produktywny i mieć kontrolę nad swoim czasem.
Przeczytaj również: Wskazówki dotyczące zarządzania czasem, aby stać się wysoce wydajnym
Główne składniki reguły 2 minut
Pomyśl o zasadzie dwóch minut jako o grze zarządzania czasem z następującymi blokami:
- Próg dwuminutowy (wyzwalacz): Zasada 2 minut ma ściśle określony limit czasowy. Chodzi o to, aby zająć się zadaniami, które można realistycznie zakończyć w dwie minuty lub mniej
- Skup się na natychmiastowym działaniu (Kluczowy ruch): Dwuminutowy przedział czasowy jest wystarczający, aby dać ci bardzo potrzebny impuls. Świadomość, że coś musi zostać zakończone w ciągu dwóch minut, stwarza poczucie pilności i zapobiega nadmiernemu rozmyślaniu oraz popycha do zaprzestania prokrastynacji
- Rozbijanie celów na mniejsze zadania (nieoczekiwana korzyść): Krótki czas trwania wymaga również aktywnego i strategicznego rozbijania złożonych zadań w celu planowania działań leżących u podstaw dużych projektów. Musisz zwracać uwagę na najdrobniejsze szczegóły, które w przeciwnym razie mogłyby zostać odłożone na bok i zwiększyć obciążenie psychiczne
Ten trzyczęściowy system daje początek szerszej metodzie zwiększania wydajności, w której:
- Wyeliminuj bałagan związany z małymi zadaniami, pozwalając skupić się na głębokiej pracy
- Oszczędzaj ograniczone zasoby, takie jak uwaga lub wysiłek
- Zacznij korzystać z zasady dziel i zwyciężaj i nabierz rozpędu
- Rozkoszuj się poczuciem spełnienia po zakończeniu każdego dwuminutowego zadania
- Formularz nowego nawyku podejmowania działań i ustalania priorytetów
Zalety zasady 2 minut
Gdy zaczniesz wprowadzać zasadę dwóch minut do swojego życia i rutyny, zaczniesz zauważać następujące korzyści:
- Rozpoczęcie pracy jest zawsze najtrudniejsze. Ale czy bałbyś się jakiegoś zadania, gdybyś wiedział, że zostanie ono zakończone w mniej niż dwie minuty? Oczywiście, że nie! Zasada 2 minut inspiruje do natychmiastowego działania poprzez wyeliminowanie wszelkich wymówek, aby odłożyć zadanie na później
- Zakończenie łatwych, dwuminutowych zadań usuwa bałagan, który może zapchać listę zadań lub spowolnić cykl pracy. W ten sposób uwalniasz przestrzeń mentalną i zasoby poznawcze, aby skupić się na trudniejszych aspektach projektu. W wyniku tego pracujesz szybciej i wydajniej
- Rozbicie większych celów lub zadań na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu kroki ułatwia utrzymanie zaangażowania i koncentracji przez cały czas trwania projektu. To ciągłe zaangażowanie napędza rozpęd, który sprawia, że idziesz naprzód
- Niesprawdzona lista zadań może być stałym źródłem stresu i niepokoju. To jak trzymanie szklanki wody przez dwie godziny. Im szybciej zakończone zostaną mniejsze zadania, tym mniej przestrzeni umysłowej będą one zajmować i tym mniej będziesz się nimi martwić
- Wyobraź sobie uderzenie dopaminy po dwóch godzinach wyczerpującej pracy w porównaniu z co dwie minuty. To pierwsze może być bardziej satysfakcjonujące, ale grozi też wypaleniem. Z drugiej strony, kiedy osiągniesz małe kamienie milowe, poczujesz się zmotywowany do osiągania więcej
- Presja zbliżających się terminów może tłumić kreatywność i umiejętność rozwiązywania problemów. Zakończone mniejsze zadania zmniejszają stres, pozwalają na najlepsze wykorzystanie czasu i uwalniają przestrzeń mentalną, która pozwala na przepływ kreatywnych soków
Wskazówki dotyczące skutecznego stosowania reguły 2 minut
Czy jesteś gotowy, aby zmaksymalizować korzyści płynące z zasady 2 minut? Oto kilka porad i wskazówek, które mogą okazać się pomocne:
- Bądź czujny na dwuminutowe zadania rozrzucone po całym dniu. Małe zwycięstwa, takie jak odpowiedź na krótkiego e-maila, wyczyszczenie biurka, odłożenie dokumentu lub oddzwonienie, wprowadzają cię w pozytywny nastrój. Im więcej takich zadań zidentyfikujesz, tym bardziej będziesz wydajny
- Połącz wiele dwuminutowych zadań razem i poświęć krótkie okno na przetwarzanie wsadowe ich wszystkich. Muszą to być podobne lub powiązane zadania, które należą do tej samej kategorii, takie jak porządkowanie biurka lub sortowanie e-maili. Skoncentrowane dwuminutowe zrywy mogą pomóc ci zrobić więcej w krótszym czasie
- Zasada dwóch minut dotyczy działania, a nie perfekcji. Wyobraź sobie, że pisarz próbuje wylądować na idealnym wstępie podczas rozpoczynania artykułu. Prawdopodobnie nadal tkwiłby w paraliżu decyzyjnym! Mądrzejszym podejściem byłoby kontynuowanie wyrzucania z siebie pomysłów - nawet jeśli wydaje się to niechlujne lub niespójne - aż do znalezienia świetnego punktu wyjścia
- Wykorzystaj zasadę dwóch minut jako początek projektu i zidentyfikuj kilka początkowych kroków. Ten mały początek nada strukturę twoim przyszłym strategiom, jednocześnie dając ci poczucie spełnienia, które popchnie cię do przodu z impetem
- Masz dość pilnych, ale nieważnych zadań zajmujących przestrzeń w twojej matrycy zarządzania czasem? Skorzystaj z zasady dwóch minut, aby odfiltrować zadania, które możesz zakończyć w mniej niż dwie minuty i zająć się nimi od razu
- Wykorzystaj zasadę dwóch minut jako bufor pomiędzy sesjami głębokiej pracy. Jesteś w trakcie wykonywania jakiejś czynności i wpada ci do głowy szybkie zadanie? Oprzyj się pokusie wielozadaniowości. Zamiast tego zrób sobie krótką przerwę, ustaw dwuminutowy timer i zakończ konkretne zadanie, zanim powrócisz do głębokiej pracy z odświeżonym umysłem
- Włącz zasadę 2 minut do swojego życia zawodowego i osobistego. Stosowanie jej w codziennej rutynie poprawi twoją zdolność do identyfikowania i rozwiązywania dwuminutowych zadań. Im częściej będziesz do tego dążyć, tym bardziej stanie się to naturalne, a Twoja wydajność wzrośnie
- Oczywiście, nie potrzebujesz aplikacji ani narzędzi, aby przestrzegać zasady dwóch minut, ale jeśli jesteś obeznany z technologią, znajdziesz aplikacje zwiększające wydajność, które ci w tym pomogą. Narzędzia takie jak ClickUp mogą pomóc w ćwiczeniu i wdrażaniu zasady dwóch minut
Popularne zastosowania i przykłady reguły 2 minut
Zobaczmy, jak wykorzystać dwuminutową strategię zarządzania czasem, aby zmaksymalizować wydajność w codziennym życiu.
Poskromienie skrzynki odbiorczej
Toniesz w morzu e-maili? Zasada 2 minut może być Twoją deską ratunku. Szukaj e-maili, które możesz przetworzyć w mniej niż dwie minuty - a następnie działaj na nie. Mogą to być e-maile z prostymi prośbami o potwierdzenie lub szybkie odpowiedzi. Może to być na przykład RSVP na zaproszenie na spotkanie lub udostępnianie łatwo dostępnego dokumentu. Możesz też usuwać niechciane e-maile lub oznaczać wiadomości do przejrzenia później.
Desk declutter dash
Bałagan na biurku domaga się uwagi? Nie musisz rozpoczynać sesji głębokiego sprzątania. Wystarczy postępować zgodnie z zasadą dwóch minut, aby usunąć bałagan. Najpierw zacznij od najbardziej intuicyjnego zadania. Może to być segregowanie dokumentów, porządkowanie papeterii, wyrzucanie niepotrzebnych dokumentów, takich jak paragony, i tak dalej. Będziesz zaskoczony, jak te małe rzeczy mają ogromny wpływ na twoje otoczenie i nastrój!
Przygotowanie i udział w spotkaniach
Nie jesteś w stanie skupić się podczas spotkania, na którym mógłbyś napisać e-mail? Zamknij inne zakładki, wycisz powiadomienia z telefonu i wyeliminuj wszelkie inne czynniki rozpraszające. Zmuś się do pozostania zaangażowanym przez zaledwie dwie minuty. Zadaj wszelkie pytania dotyczące tematu lub szybko przejrzyj agendę, aby sprawdzić, o co chodzi w spotkaniu. Łatwiej będzie ci się skoncentrować.
Rozpoczęcie projektu
Pożegnaj się z paraliżem analitycznym. Wykorzystanie zasady dwóch minut do zarządzania czasem projektu w scenie planowania. Możesz zidentyfikować kilka pierwszych możliwych do wykonania kroków i odpowiadającą im oś czasu. Na przykład, możesz użyć tego do sporządzenia listy działań wysokiego szczebla i szacowanego czasu. Możesz też wykorzystać ten moment do sekwencjonowania działań. Może to być niewielki początek, ale buduje wystarczającą dynamikę, aby projekt został zakończony.
Pro Tip: Stwórz swoją listę działań w projekcie lub sekwencję działań z łatwością za pomocą <19>Mindmaps od ClickUp. Pomagają one wizualizować złożone pomysły i błyskawicznie rozbijać cykle pracy.
Płynny rozwój umiejętności
Chcesz nabyć nową umiejętność, ale masz trudności ze znalezieniem i poświęceniem czasu na naukę? Zastosuj zasadę dwóch minut! Wygospodaruj dwie minuty w swoim harmonogramie, czy to w porze lunchu, czy podczas dojazdów do pracy, aby przeczytać o danej umiejętności, obejrzeć wideo instruktażowe lub posłuchać podcastu. Przestrzeń na to w ciągu dnia i wytrwale dąż do opanowania tej umiejętności.
Wellness warrior
Chcesz schudnąć lub nabrać formy? W takim razie zastosuj zasadę dwóch minut! Poświęć dwie minuty na ćwiczenia; może to być szybki trening cardio lub HIIT, aby podnieść tętno przed przejściem do bardziej forsownych treningów. Podobnie, poświęć dwie minuty na planowanie posiłków na następny dzień. Możesz też wykorzystać ten czas na przygotowanie szybkiej i zdrowej przekąski, zamiast zamawiać ją na mieście. Takie momenty intencjonalności przybliżą cię do twoich celów fitness.
Wyzwania związane ze stosowaniem zasady 2 minut [i jak je pokonać]
Mimo że zasada 2 minut ma doskonałe wyniki, nie jest to rozwiązanie, które można przykleić taśmą klejącą do każdego problemu. Oto kilka wyzwań, które możesz napotkać i kilka rozwiązań, które możesz wypróbować, aby je obejść:
- Niektóre zadania są zwodniczo łatwe do błędnej oceny. Proste zadanie, takie jak odpisanie na e-mail, może z łatwością przekroczyć granicę dwóch minut, jeśli będziesz musiał znaleźć załączniki lub bardziej wyczerpująco odpowiedzieć na wiadomość. Musisz realistycznie oceniać czas potrzebny na wykonanie zadania, aby uniknąć frustracji i konfliktów w harmonogramie
- Nasz cyfrowy świat jest polem minowym rozproszenia - powiadomienia, e-maile, media społecznościowe - wszystko może szybko wykoleić koncentrację podczas dwuminutowego zrywu. Korzystaj z blokad stron internetowych i trybu skupienia na urządzeniach, aby wyciszyć powiadomienia i zminimalizować zakłócenia
- Zasada 2 minut dotyczy działania, a nie perfekcji. Jednak chęć perfekcyjnego zaplanowania lub dopracowania zadania szybko pochłonie Twój 2-minutowy slot. Przyniesie to więcej szkody niż pożytku, ponieważ będziesz bardziej zestresowany. Po pierwsze, nie martw się o rozpoczęcie; arcydzieło może poczekać, aż nabierze kształtu
- Możesz zakończyć kilka mniejszych zadań stosując zasadę 2 minut. Trudność polega jednak na utrzymaniu momentum podczas przechodzenia od jednego zadania do drugiego. Użyj jej głównie jako punktu wyjścia, ponieważ będziesz musiał poświęcić większe bloki czasowe na pracę nad większymi zadaniami, aby zarejestrować znaczący postęp
- Posiadanie ciągłego, niekończącego się strumienia tych małych zadań może szybko stać się wyczerpujące i przytłaczające. Nadejdzie moment, w którym trudno będzie ci ustalić priorytety, którym zadaniem zająć się w pierwszej kolejności lub doświadczysz zmęczenia decyzjami. Przetwarzaj zadania wsadowo i przygotuj szybkie dwuminutowe listy zadań, aby wzmocnić wpływ tego hacka na wydajność
- Niektóre zadania są z natury złożone i czasochłonne. Możesz siedzieć godzinami, próbując podzielić je na mniejsze sekcje, ale i tak okaże się, że nie pasują one do dwuminutowej formy. Aby uniknąć takich frustracji i marnowania czasu, naucz się rozpoznawać zadania, które wymagają rozsądnego czasu i dostosuj swoje podejście. Jeśli nie dwie minuty, to ile? Zablokuj ten czas trwania i zabierz się do pracy
Jak wdrożyć zasadę 2 minut za pomocą ClickUp
Wykorzystanie ClickUp do ćwiczenia reguły dwóch minut było eksperymentalnym rozwiązaniem, które naprawdę się przyjęło. Platforma oferuje wszystko, czego możesz potrzebować, aby wdrożyć zasadę 2 minut - wraz z rozwiązaniami pozwalającymi przezwyciężyć niedociągnięcia tej techniki.
ClickUp i zasada 2 minut są Twoimi partnerami w zwiększaniu wydajności.
Oto jak możesz wykorzystać ClickUp do rejestrowania szybkich, dwuminutowych zwycięstw:
Tworzenie praktycznych list zadań
Zarządzanie zadaniami w ClickUp to absolutna bestia. Istnieje kilka sposobów na przekształcenie elementu działania w zadanie ClickUp - bezpośrednio z pomysłów w ClickUp Docs do zadań w wiadomościach na czacie i komentarzach. Eliminuje to przełączanie kontekstu lub rozpraszanie się pomysłami, które pojawiają się w Twojej głowie.
Skorzystaj z platformy, aby utworzyć scentralizowaną listę poświęconą dwuminutowym zadaniom w ramach projektu lub obszaru roboczego. Następnie przekształć tę niestandardową listę w interaktywną listę kontrolną, na której możesz skreślać elementy po zrobieniu dwuminutowego zadania. To naprawdę satysfakcjonujące.
Ponadto, dodawanie do tej listy jest bardzo proste: wybierz "Nowy element" i wprowadź szczegóły drobnych rzeczy, które chcesz wykonać później. ClickUp pozwala również zachować logiczną hierarchię zadań i podzadań poprzez zagnieżdżanie, co ułatwia wdrożenie zasady 2 minut w większych projektach. Podczas gdy niektórzy mogą preferować widok listy, możesz nawet eksperymentować z różnymi widokami, takimi jak Tablice Kanban lub Wykresy Gantta, aby zarządzać swoimi zadaniami.
Priorytetyzacja i przetwarzanie wsadowe
Nie wszystkie dwuminutowe zadania są sobie równe. Niektóre z nich są pilniejsze lub ważniejsze od innych. Aby temu zaradzić, skorzystaj z Priorytetów Zadań ClickUp, aby kategoryzować zadania jako pilne, o wysokim, normalnym i niskim priorytecie. Zapobiega to zmęczeniu decyzjami, ponieważ ClickUp utrzymuje listę zadań dwuminutowych opartą na priorytetach i przesuwa kolejne z nich.
Podobnie, ClickUp pozwala grupować podobne dwuminutowe zadania. Na przykład, możesz połączyć odpowiadanie na e-maile z udostępnianiem aktualizacji zadań lub utrzymywaniem harmonogramu. Pozwala to na wykonanie wielu zadań w równoległych dwuminutowych cyklach.
Jak można zauważyć, oba triki pomagają przezwyciężyć limity reguły dwóch minut i zwiększyć wydajność!
Przeczytaj również: Jak ustawić priorytety zadań w ClickUp
Śledzenie i blokowanie czasu
ClickUp posiada natywną funkcję śledzenia czasu. Narzędzie do śledzenia czasu w projektach w ClickUp pozwala wcielić w życie zasadę 2 minut. Ustaw szybkie dwuminutowe szacunki dla zadań, aby zachować koncentrację i uniknąć utknięcia w martwym punkcie. Narzędzie to pomaga również ocenić umiejętności szacowania czasu i ogólną skuteczność zasady dwóch minut w odniesieniu do konkretnych zadań. Jak się przekonasz, będą chwile, kiedy niektóre duże cele nie będą pasować do 2-minutowej formy, a to będzie twój papierek lakmusowy.
Dodatkowo, korzystaj z funkcji przypomnień i terminów, aby mieć oko na drobne zadania. Dobrą praktyką byłoby posiadanie około czterech codziennych przypomnień - wczesnym rankiem, przed lunchem, po lunchu i wieczorem - aby sprawdzić swoją dwuminutową listę zadań i zarejestrować szybkie zwycięstwa, które w przeciwnym razie mogłyby umknąć uwadze.
Automatyzacja cykli pracy
Dobra, niewypowiedziany hack na dwuminutowe zadania - automatyzacja wszystkiego, co się da. Nawet jeśli zajmuje to tylko 2 minuty czasu, dlaczego miałbyś go marnować, jeśli można to zautomatyzować? Z tego powodu, nie krępuj się korzystać z funkcji niestandardowej automatyzacji w ClickUp, aby zająć się niskopoziomowymi i powtarzającymi się zadaniami. Niezależnie od tego, czy chodzi o przypisywanie zadań, wysyłanie szybkich e-maili z potwierdzeniami, czy oznaczanie harmonogramu w kalendarzu, automatyzacja ClickUp zdejmuje te małe rzeczy z Twojego talerza, dzięki czemu możesz skupić się na trudniejszych, dwuminutowych zadaniach.
To oraz fakt, że możesz zintegrować ClickUp z praktycznie wszystkim, ułatwia tworzenie szczegółowego, scentralizowanego repozytorium dwuminutowych zadań na różnych platformach. Jednocześnie otrzymujesz funkcję uniwersalnego wyszukiwania, która umożliwia przeszukiwanie całego stosu technologii!
Szablon powodzenia
Po co tracić czas na odkrywanie koła na nowo? ClickUp oferuje bogatą bibliotekę gotowych do użycia szablonów, które ratują życie w nagłych sytuacjach. Będziesz mile zaskoczony tym, jak wszechstronny i przemyślany jest każdy szablon.
Ponieważ skupiamy się na zasadzie 2 minut, szablon Getting Things Done od ClickUp jest bardzo przydatny dla tych, którzy chcą zacząć stosować tę technikę. Szablon ten ucieleśnia nauki Davida Allena i, cóż, ułatwia zrobienie rzeczy gotowych! Od organizowania zadań po ustalanie ich priorytetów, skorzystaj z tego szablonu, aby cieszyć się płynniejszym cyklem pracy i wydajną pracą.
Powyższy szablon jest przeznaczony dla zaawansowanych użytkowników, ale ClickUp oferuje również szablony GTD dla początkujących.
Zapoznaj się z szablonem Getting Things Done List na ClickUp, który przekształca Twoje zadania w prostą listę, nad którą możesz pracować z maksymalną wydajnością. Użyj widoku Tablicy, aby zobaczyć zadania pogrupowane według ich statusu. To tak proste.
Wykorzystanie mocy AI
ClickUp Brain to tajna broń, która usprawnia dwuminutowy cykl pracy. Wzmacnia wszystkie sposoby, w jakie ClickUp pomaga przestrzegać zasady 2 minut, czyniąc platformę potęgą wydajności.
Martwisz się dwuminutowym zadaniem, które pojawiło się, gdy jesteś w trakcie intensywnej pracy? Po prostu poproś Brain o notatkę (lub nawet lepiej - dodaj je do swojej dwuminutowej listy zadań) bez zmiany kontekstu. ClickUp Brain może nawet zidentyfikować priorytet zadania i wszelkie współzależności! Musisz odpowiedzieć na e-mail? Poproś Brain do zrobienia tego za Ciebie - możliwości są nieograniczone.
Jako silnik AI, Brain uczy się iteracyjnie na podstawie twoich nawyków i stylu pracy. To, w połączeniu z wbudowanym narzędziem do śledzenia czasu, ułatwia szacowany czas. Zapytaj Brain, ile czasu zazwyczaj zajmuje wykonanie konkretnego zadania, a Brain poda ci realistyczne szacunki.
Zasadniczo, wszystko do zrobienia za pomocą ClickUp - możesz zrobić to lepiej z Brain.
Dwie minuty mogą zmienić twoje życie!
W dzisiejszym świecie dwie minuty mogą wydawać się niewiele. Mamy nadzieję, że ten artykuł zmienił twoją perspektywę.
Niezależnie od tego, czy chodzi o rozpoczęcie pracy nad trudnym zadaniem, czy też pracę nad listą rzeczy do zrobienia, zasada dwóch minut może pomóc w maksymalizacji wydajności. Wygrywasz połowę bitwy, po prostu pojawiając się i pozostając zaangażowanym. Gdy już to zrobisz, praktycznie nic nie stoi na drodze do powodzenia. Po prostu pamiętaj o okazjonalnych pułapkach udostępnianych powyżej, a będziesz złoty.
Skorzystaj również z ClickUp - to nic nie kosztuje. Rejestracja zajmuje mniej niż dwie minuty, co jest dobrym sposobem na rozpoczęcie stosowania zasady dwóch minut! Zarejestruj się i wypróbuj ClickUp już dziś!