W biurach zarządzania projektami i wśród menedżerów zarządzających wieloma projektami jednocześnie łatwo jest zgubić się w codziennej rutynie. Śledzenie i mierzenie postępów, zapewnienie wszystkim spójności działań oraz optymalizacja obciążenia pracą zespołu mogą stanowić wyzwanie. Nic nie pozwala spojrzeć na sprawy z odpowiedniej perspektywy tak jak widok całości projektu na pulpicie.
Pulpit portfolio projektów zapewnia kompletny przegląd stanu projektu, postępów prac nad każdym projektem oraz kompleksowe raporty w czasie rzeczywistym dotyczące ogólnej osi czasu, budżetu i statusu. Gwarantują one dostępność kluczowych informacji o projekcie w dowolnym momencie dla Ciebie i interesariuszy.
Pierwsze stworzenie pulpitu portfolio projektu może być zniechęcające ze względu na związane z tym prace planistyczne i projektowe, a nawet może skomplikować pulpit portfolio.
A co, jeśli powiemy Ci, że zaawansowane oprogramowanie do zarządzania portfolio projektów uprościło ten proces?
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak tworzyć dynamiczne pulpity do zarządzania portfolio projektów w celu optymalizacji planowania i realizacji projektów przy użyciu ClickUp, najlepszych przykładów i szablonów, które pomogą Ci szybko rozpocząć pracę.
Czym jest zarządzanie portfolio projektów?
Zarządzanie portfolio projektów to strategiczny sposób zarządzania projektami organizacji w celu osiągnięcia jej celów biznesowych. Obejmuje ono zawężenie zakresu i ustalenie priorytetów zestawu projektów, które są zgodne z celami Twojej firmy.
Zarządzanie portfolio projektów ma na celu maksymalizację wartości projektów poprzez ocenę i zarządzanie takimi aspektami, jak ryzyko, budżety i dostępne zasoby.
Czym jest pulpit zarządzania portfolio projektów?
Zespół kierowniczy, menedżerowie portfolio i menedżerowie projektów korzystają z pulpitu zarządzania portfolio projektów, aby centralnie wizualizować wszystkie projekty i ich postępy. Pulpit zawiera wykresy i wskaźniki, które umożliwiają monitorowanie wydajności wskaźników kondycji oraz wyświetlanie kluczowych kamieni milowych, informacji o budżecie i dostępności zasobów.
W nowoczesnych organizacjach projekty są ze sobą powiązane pod względem zasobów, osi czasu i wyników, a wyniki i powodzenie są od siebie wzajemnie zależne; centralny pulpit portfolio przedstawia te informacje w jednym widoku.
Możesz stworzyć pulpit do zarządzania portfolio projektów lub skorzystać z rozwiązań do zarządzania portfolio projektów, takich jak ClickUp, aby ułatwić sobie zadanie.
Panele ClickUp umożliwiają wizualizację i analizę projektów z jednego centrum kontroli. Nie tylko masz przegląd projektów, nad którymi pracujesz, ale możesz również udostępniać je kluczowym interesariuszom. W ten sposób wszyscy mogą śledzić postępy różnych projektów.
Pulpit ClickUp pomaga nam w przedstawianiu danych w sensowny sposób, a także pozwala zaoszczędzić czas. Mogę również tworzyć różne przestrzenie, w których mogę pracować nad problemami i ulepszeniami. Co więcej, można również monitorować naszą codzienną pracę, a śledzenie czasu, który poświęcamy na konkretne zadanie, pomaga również poprawić wydajność pracy.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Jako platforma do zarządzania projektami, ClickUp pozwala wyznaczać cele, śledzić czas poświęcony na poszczególne zadania i projekty, identyfikować wąskie gardła i szybko je rozwiązywać, aby zapewnić realizację projektu.
Korzyści wynikające z używania pulpitu portfolio projektów
Lepsza widoczność
Uzyskaj widoczność w czasie rzeczywistym całego statusu projektu, identyfikuj wąskie gardła, monitoruj realizację zadań w projektach o wysokiej stawce i mierz poziom satysfakcji klientów.
Ulepszona komunikacja
Ponieważ pulpity projektów są centralnym hubem dla wszystkiego, co dotyczy pojedynczych lub wielu projektów, zapewniają one wszystkim dostęp do tych samych informacji na temat terminów, zadań, przydzielonego budżetu i postępów.
Lepsze podejmowanie decyzji
Kompleksowe widoki istniejących i potencjalnych projektów na poziomie portfolio umożliwiają menedżerom projektów i portfolio podejmowanie decyzji opartych na danych dotyczących planowania i realizacji projektów, prognoz finansowych oraz zarządzania ryzykiem.
Śledzenie wydajności
Oprogramowanie pulpitu nawigacyjnego pomaga wizualizować najważniejsze wskaźniki, takie jak wydajność zespołu, alokacja budżetu, cele firmy i status projektu.
Zwiększona wydajność
Uzyskaj kompletny widok działań w ramach projektu, budżetu, przydziału obciążenia pracą, wykorzystania zasobów dla różnych projektów oraz zależności, aby uprościć przydzielanie zadań, uniknąć wypalenia pracowników i zwiększyć wydajność zespołu.
Aby pomyślnie zakończyć projekt, rozważ użycie różnych programów do zarządzania portfolio projektów, aż znajdziesz ten, który najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom.
Praktyczne przykłady pulpitów portfolio projektów
Oto kilka rzeczywistych przykładów pulpitów portfolio projektów, które pomogą Ci zrozumieć, w jaki sposób można nimi zarządzać wieloma projektami.
1. Zwinne pulpity nawigacyjne dla zespołów scrumowych
Pulpit nawigacyjny dla zwinnego zespołu zapewnia przejrzystość stanu projektu oraz widoczność wyników zespołu i postępów sprintów.
W przypadku zastosowania w cyklu pracy nad tworzeniem oprogramowania pulpit zarządzania portfolio projektów (PPM) zapewnia szczegółowy widok potencjalnych wąskich gardeł, kluczowych wskaźników, postępów i problemów o wysokim priorytecie dla bieżących projektów w bardzo przejrzystym formacie.
Elementy pulpitu agile obejmują:
Zadania do sprintu
Wyświetlane w formie listy lub tablicy Kanban, pokazuje pozostałe elementy pracy, ich statusy (do zrobienia, w trakcie, gotowe) oraz szacowany nakład pracy. Dzięki dodatkowej widoczności nakładu pracy w sprincie możesz zobaczyć, jak zbliżasz się do celu sprintu.
Wykres burndown
Ten wykres liniowy przedstawia punkty historii (pozostałą pracę) w odniesieniu do czasu pozostałego do zakończenia sprintu — umożliwia to wizualne śledzenie postępów sprintu i proaktywne wprowadzanie zmian w celu zapewnienia jego zakończenia.
Czas realizacji
Czas realizacji to całkowity czas od rozpoczęcia pracy nad elementem do jego zakończenia i wydania. Służy do identyfikacji opóźnień w dostawach, optymalizacji procesów wydawania i skrócenia czasu wprowadzenia produktu na rynek.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Aby wykres burndown był skutecznym narzędziem dla Twojego zespołu, ustal rozsądne cele, wyciągaj wnioski z poprzednich sprintów i upewnij się, że nie przeciążasz swoich zespołów.
2. Pulpity alokacji zasobów
W przypadku udostępniania zasobów wykorzystywanych w różnych projektach lub planowania alokacji zasobów dla potencjalnego projektu, pulpit portfolio projektów wyświetla sposób dystrybucji zasobów między różnymi projektami.
Widok obciążenia pracą ClickUp pomaga określić, jakie zadania ma do wykonania zespół (i członek zespołu), gdzie krzyżują się priorytety, co jest priorytetowe, a które zadania można odłożyć — wszystko to na jednym pulpicie.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Ustaw dzienne lub tygodniowe obciążenie pracą dla poszczególnych członków zespołu. Możesz ustawić obciążenie w godzinach, zadaniach i punktach Scrum.
3. Pulpity nawigacyjne do zarządzania biznesem
Ten pulpit zarządzania portfolio projektów pokazuje stan i postęp realizacji celów biznesowych.
Dostosuj pulpity nawigacyjne ClickUp, aby łatwo planować i śledzić kwartalne cele biznesowe. Gdy w zarządzanie portfolio produktów zaangażowanych jest wiele działów, widok listy ClickUp pomaga śledzić status każdego zadania, szacowany budżet i postępy.
Wszyscy, w tym członkowie zespołu, kierownicy projektów, interesariusze i kierownictwo, uzyskują wgląd w strategiczne inicjatywy i priorytety swojego portfolio projektów.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Użyj szablonów do zarządzania portfolio, aby śledzić swoje zadania. W końcu pulpity PPM poprawiają wydajność biura zarządzania projektami i jego zdolność do strategicznego przewidywania (PMO). *
4. Pulpit zarządzania operacyjnego
W zarządzaniu projektami pulpit operacyjny zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w przebieg różnych procesów operacyjnych w organizacji. Umożliwia interesariuszom monitorowanie codziennych działań, śledzenie priorytetów strategicznych i operacyjnych oraz analizowanie danych na wielu poziomach w celu analizy i wskazania słabych punktów działalności.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Dzięki dostępowi opartemu na rolach ClickUp umożliwia dostosowanie, którzy członkowie zespołu mogą wprowadzać zmiany w pulpicie nawigacyjnym, a którzy mogą go wyświetlać w celu śledzenia postępów.
Kluczowe elementy pulpitu portfolio projektu
1. Przegląd projektu
Udostępnij podsumowanie zakresu i celów projektu, aby wszyscy wiedzieli, nad czym pracują. Będzie ono zawierało ogólne informacje, takie jak nazwy projektów, członkowie zespołu, opisy, całkowity budżet i cele strategiczne do osiągnięcia.
2. Wskaźniki statusu
Ustaw wizualne wskaźniki na pulpitach PPM, aby łatwo identyfikować status projektu. Na przykład kolor czerwony może oznaczać zadania nieukończone, zielony — zakończone, a pomarańczowy — prace w toku.
3. Wykresy i raporty graficzne
Wykresy zarządzania projektami to świetny sposób na wizualizację danych, trendów i wskaźników związanych z projektami. Istnieje wiele różnych rodzajów wykresów, takich jak wykres Gantta, oś czasu projektu, wykres prędkości, wykres spalania, wykres liniowy, struktura podziału pracy i wykres liniowy.
Na przykład widok wykresu Gantta w ClickUp pozwala wyświetlić projekty na osi czasu. Zawiera on informacje takie jak zadania i zależności, dzięki czemu można zarządzać terminami z jednego źródła.
4. Narzędzia do śledzenia projektów
Narzędzia do śledzenia projektów mierzą postęp zadań i działań w całym cyklu życia projektu, pomagając członkom zespołu zachować porządek, śledzić swoje zadania, przeglądać zadania przeterminowane i monitorować osie czasu.
Jednak skonfigurowanie szczegółowego narzędzia do śledzenia projektów może być procesem wymagającym dużego wysiłku. ClickUp oferuje szablony narzędzi do śledzenia projektów, które można dostosować do każdego projektu.
Przykład: Szablon Project Tracker firmy ClickUp jest szeroko stosowany do zarządzania budżetami i terminami projektów. Pomaga liderom zespołów uzyskać szerszy obraz sytuacji dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym i przechowuje wszystkie projekty w jednym miejscu, ułatwiając współpracę między działami.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Użyj tego szablonu, aby utworzyć wiele trackerów dla powtarzalnych projektów. Pomoże Ci to zaoszczędzić czas po rozpoczęciu projektu i szybko przystąpić do działania.
5. Zarządzanie zasobami
Zarządzanie zasobami pozwala sprawdzić, jak efektywnie różne zasoby (pracownicy, budżety, sprzęt) są dystrybuowane do różnych zadań i czy są wykorzystywane efektywnie.
ClickUp oferuje kilka funkcji, które mogą pomóc w zarządzaniu zasobami.
- Śledzenie czasu w ClickUp: śledź czas połączony z dowolnym zadaniem na różnych urządzeniach, twórz raporty, aby wyświetlić czas poświęcony na każde zadanie, i udostępniaj szacowany czas, aby planować realizację projektu.
- Widoki ClickUp: Dzięki ponad 15 widokom możesz uzyskać ogólny przegląd wszystkich swoich projektów i ich postępów. Korzystając z tych widoków, możesz dostosowywać osie czasu i priorytety, dodawać zależności i sprawdzać, co będzie dalej.
- Cele ClickUp: Dodaj zadania z projektów do celu i upewnij się, że jesteś na dobrej drodze do dotrzymania terminów projektu. Możesz tworzyć cele dla wielu projektów i wyświetlać je w jednym miejscu.
6. Zarządzanie ryzykiem
Podkreśla potencjalne ryzyka, które mogą mieć wpływ na portfolio projektów. Zarządzanie ryzykiem pozwala interesariuszom lepiej zrozumieć przeszkody, ich prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ, a także sposoby ich łagodzenia. Ponadto pomaga śledzić i oceniać, czy wysiłki mające na celu ograniczenie ryzyka są skuteczne, oraz znaleźć sposoby minimalizacji wpływu ryzyka na wyniki projektu.
7. Wartość uzyskana
Wartość uzyskana reprezentuje całkowitą wartość wszystkich prac zakończonych w określonym czasie. Jest wyrażona w walucie i można ją oszacować, analizując procent zadań i rezultatów zakończonych do określonego momentu na osi czasu projektu.
8. Wskaźniki finansowe i budżetowe
Wskaźniki finansowe i budżetowe obejmują pomiar całkowitego budżetu w porównaniu z rzeczywistymi wydatkami, odchylenia od kosztów, zwrot z inwestycji oraz wyniki finansowe, dzięki czemu interesariusze mogą monitorować budżet w widoku jednostronicowym na pulpicie i podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów.
9. Dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej
Kierownicy projektów powinni mieć możliwość przeglądania pulpitu portfolio projektów w przeglądarce internetowej i zarządzania nim, aby zdalnie monitorować postępy na różnych urządzeniach. Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów rozproszonych.
Jak utworzyć pulpit portfolio projektów
1. Jasno określ cele pulpitu
Przed skonfigurowaniem pulpitu portfolio projektów należy zrozumieć, dlaczego to robisz, i określić, kto będzie z niego korzystał. Następnie skonfiguruj pulpit PPM tak, aby był dostosowany do potrzeb, wskaźników i wymagań, które będą musiały śledzić zainteresowane strony.
Na przykład, pulpit ma na celu zapewnienie kierownictwu wyższego szczebla ogólnego przeglądu portfolio projektów i postępów w realizacji powiązanych projektów. Oznacza to, że cele pulpitu będą obejmować informacje na temat liczby aktywnych projektów, ogólnego postępu, kluczowych wskaźników wydajności i potencjalnych zagrożeń.
2. Konsolidacja danych
Zbierz kluczowe dane dotyczące zarządzania projektami z narzędzi używanych do zarządzania projektami, a następnie śledź i analizuj, co działa. Rozważ uwzględnienie danych z narzędzi do zarządzania projektami, baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i innych zewnętrznych źródeł biznesowych używanych przez odpowiednie zespoły.
3. Określ kluczowe wskaźniki i KPI
Następnie należy zdecydować, które wskaźniki i KPI powinny być śledzone — te, które są zgodne z celami firmy, działu lub projektu i pozwalają na podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących projektu, działalności biznesowej i procesów.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Wybór kluczowych wskaźników i wskaźników wydajności powinien być zadaniem całego zespołu. Zacznij od burzy mózgów na tablicach ClickUp , zbierz odpowiedzi zespołu za pomocą formularzy ClickUp i komunikuj się z zespołem za pomocą widoku czatu ClickUp bez wysiłku.
4. Wybierz narzędzie do zarządzania portfolio projektów
Narzędzie do zarządzania portfolio projektów to scentralizowany system, w którym można przechowywać wszystkie informacje związane z portfolio projektów. Można go używać do tworzenia planów projektów, dokumentowania niezbędnych informacji, zarządzania harmonogramami, przypisywania zadań członkom zespołu i śledzenia postępów.
Na przykład oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp oferuje kilka kompleksowych funkcji, które pomagają przypisywać zadania, przeglądać postępy, śledzić kluczowe wskaźniki, wizualizować informacje o projekcie, uzyskać pełny wgląd w wiele projektów dzięki automatycznym raportom w czasie rzeczywistym oraz optymalnie zarządzać zasobami — wszystko to na jednej platformie.
5. Zaprojektuj układ pulpitu
Wszystkie zebrane informacje uporządkuj w różnych sekcjach pulpitu, a następnie użyj wykresów i wizualizacji, aby utworzyć różne pulpity portfolio.
Stworzenie kompleksowego pulpitu nie jest łatwym zadaniem, jeśli masz mało czasu lub doświadczenia.
Jako punkt wyjścia możesz użyć szablonu pulpitu portfolio projektów. Na przykład szablon portfolio zarządzania projektami ClickUp to gotowe do użycia narzędzie, które zapewnia spójność projektów w różnych działach, umożliwiając monitorowanie ich stanu i postępów.
Oto kilka interesujących funkcji pulpitu portfolio projektów ClickUp:
- Etykiety: Wyświetl status wszystkich swoich projektów za pomocą etykiet. Na przykład: gotowy, zablokowany, odrzucony itp.
- Kody kolorów: konfigurowalne szablony ClickUp oferują szeroką gamę kolorów do wyboru, dzięki czemu można przypisać określone kolory do każdego statusu, aby z łatwością monitorować postęp projektu
- Widoki: Możesz użyć ponad 15 różnych typów widoków, aby wizualizować swoją pracę w dowolny sposób. Przyjrzyjmy się trzem sposobom wyświetlania projektów w oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp: Widok listy: Organizuj i grupuj projekty w różnych kategoriach. Twoje zadania i działania można zobaczyć na pierwszy rzut oka w formacie listy. Dzięki temu możesz zobaczyć, które projekty są w toku, w trakcie przeglądu lub zakończone. Widok Box: Dzięki widokowi Box możesz być na bieżąco z priorytetami swojego zespołu. Z jednego pulpitu nawigacyjnego możesz śledzić obciążenie pracą zespołu, zakończone projekty i wiele więcej. Aktywność: Uzyskaj szczegółowy widok aktywności członków zespołu i zobacz, nad czym każda osoba pracowała w ramach projektu. Możesz wybrać typy aktywności i wyświetlić odpowiednie szczegóły projektu
- Widok listy: Organizuj i grupuj projekty w różnych kategoriach. Zadania i działania można przeglądać w formacie listy. Dzięki temu można sprawdzić, które projekty są w trakcie realizacji, w trakcie przeglądu lub zakończone
- Widok Box: Dzięki widokowi Box możesz być na bieżąco z priorytetami swojego zespołu. Z jednego pulpitu możesz śledzić obciążenie pracą zespołu, zakończone projekty i wiele więcej
- Aktywność: uzyskaj szczegółowy widok aktywności członków zespołu i sprawdź, nad czym każda osoba pracowała w ramach projektu. Możesz wybrać typy aktywności i wyświetlić odpowiednie szczegóły projektu
- Widok listy: Organizuj i grupuj projekty w różnych kategoriach. Twoje zadania i działania są widoczne na pierwszy rzut oka w formacie listy. Dzięki temu możesz sprawdzić, które projekty są w trakcie realizacji, w trakcie przeglądu lub zakończone
- Widok Box: Dzięki widokowi Box możesz być na bieżąco z priorytetami swojego zespołu. Z jednego pulpitu możesz śledzić obciążenie pracą zespołu, zakończone projekty i wiele więcej
- Aktywność: uzyskaj szczegółowy widok aktywności członków zespołu i sprawdź, nad czym każda osoba pracowała w ramach projektu. Możesz wybrać typy aktywności i wyświetlić odpowiednie szczegóły projektu
6. Testowanie i walidacja
Aby upewnić się, że pulpit działa zgodnie z zamierzeniami, należy przeprowadzić kilka wstępnych testów oraz zebrać opinie i zatwierdzenia od członków zespołu i interesariuszy, aby wprowadzić niezbędne zmiany.
7. Wdrożenie
Teraz wszystko jest gotowe do wdrożenia pulpitu.
Zapoznaj wszystkich uczestników projektu z pulpitem i jego funkcjami. Przeprowadź odpowiednie szkolenie, aby zespół wiedział, jak korzystać z pulpitów. Upewnij się, że pulpity są regularnie aktualizowane i pozostają aktualne. Możesz nawet wprowadzać okresowe zmiany, aby dostosować je do zmieniających się wymagań biznesowych.
Konsolidacja pulpitów portfolio projektów za pomocą ClickUp
Precyzyjny i dobrze zorganizowany pulpit może pomóc w płynnym zarządzaniu wszystkimi projektami, nad którymi pracujesz.
ClickUp idzie o krok dalej i pozwala wykorzystać swoje funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami i zasobami, śledzenie czasu, śledzenie KPI oraz konfigurowalne szablony, aby usprawnić zarządzanie projektami.
Jako oprogramowanie do zarządzania portfolio projektów i projektami, największą zaletą ClickUp jest automatyzacja kilku powtarzalnych zadań, takich jak zarządzanie zadaniami i obciążeniem pracą, śledzenie postępów i raportowanie, planowanie alertów w przypadku opóźnień oraz dostępność na różnych urządzeniach dla zespołów pracujących zdalnie.
Jeśli chcesz osiągnąć sukces, niezależnie od złożoności projektu, zacznij tworzyć interaktywne pulpity portfolio projektów, rejestrując się bezpłatnie w ClickUp.
Często zadawane pytania (FAQ)
1. Czym jest pulpit portfolio projektów?
Pulpit portfolio projektów to wizualne narzędzie do śledzenia postępów wszystkich zarządzanych projektów. Zapewnia wgląd w kluczowe wskaźniki, wskaźniki wydajności i status projektu — informacje niezbędne do oceny ogólnego stanu projektu i zapewnienia jego zgodności z celami biznesowymi.
2. Jaka jest różnica między portfolio a pulpitem?
| Portfolio | Pulpit | |
| Definicja | Portfolio to zbiór wszystkich różnych projektów, którymi zarządzasz. Zamiast zarządzać różnymi projektami indywidualnie, firmy zazwyczaj grupują projekty powiązane. | Z kolei pulpit to wizualna reprezentacja postępów różnych projektów w portfolio. Zawiera kluczowe wskaźniki, kamienie milowe, wyniki, alokację zasobów i zależności między zadaniami. |
| Służy do | Zoptymalizuj alokację zasobów i ustal priorytety inicjatyw. | Oceń, w jaki sposób projekty są ze sobą powiązane, i określ, jak zarządzać zasobami, aby nie dopuścić do ich niedoborów. |
3. Co zawiera portfolio projektów?
Portfolio obejmuje powiązane projekty mające kluczowe znaczenie dla osiągnięcia nadrzędnych celów organizacji. Każdy projekt w portfolio ma zakres, wyniki, kamienie milowe, osie czasu i dokumentację, taką jak plany, harmonogramy, wytyczne i raporty o statusie.