Kiedy zarządzasz projektami dla zarobku, naturalne umiejętności organizacyjne i dobry plan zaprowadzą cię tylko tak daleko. Programy rzadko działają idealnie - a umiejętność radzenia sobie z wyzwaniami to klucz do sukcesu.
Właśnie dlatego wielu specjalistów od zarządzania projektami zwraca się do PMBOK, aby zmaksymalizować swoją skuteczność i osiągnąć cele projektu. PMBOK, będący akronimem Project Management Body of Knowledge, stał się źródłem wiedzy na temat powodzenia w zarządzaniu projektami. 🎯
W tym artykule omówimy tło PMBOK, przyjrzymy się niektórym metodologiom i procesom zarządzania projektami oraz podzielimy się wskazówkami dotyczącymi skutecznego wdrażania PMBOK w środowisku pracy.
Co to jest PMBOK w zarządzaniu projektami?
Project Management Institute, w skrócie PMI, to stowarzyszenie non-profit zrzeszające profesjonalistów zajmujących się zarządzaniem projektami, założone w 1969 roku. Prawnie znane jako Project Management Institute, Inc. jest zarządzane przez członków i nadzoruje standardy branżowe.
PMI definiuje zarządzanie projektami w następujący sposób:
" Zarządzanie projektami to praktyka wykorzystywania wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do zakończenia serii zadań w celu dostarczenia wartości i osiągnięcia pożądanego rezultatu"
W latach 80-tych PMI zdecydowało się wprowadzić pewne podstawowe standardy w zakresie zarządzania projektami. W tym celu opracowano zbiór terminologii oraz zasad zarządzania projektami, wytycznych i najlepszych praktyk. Jest to znane pod nazwą Project Management Body of Knowledge. 📚
Plan i ramy zarządzania projektami opisują podstawowe obszary wiedzy i grupy procesów, które składają się na cykl życia projektu. W ramach tego dopuszcza zakres metodologii zarządzania projektami - na przykład podejście kaskadowe lub zwinne.
Co to jest Przewodnik PMBOK® ?
PMBOK® Guide to podręcznik zarządzania projektami, który dokumentuje wszystkie zasady i praktyki PMBOK, działając jako przewodnik po zbiorze wiedzy na temat zarządzania projektami. Po raz pierwszy został opublikowany przez PMI jako biała księga w 1987 roku, a następnie w 1996 roku w formacie książkowym.
Chociaż istnieje wiele
książek o zarządzaniu projektami
w dzisiejszych czasach jest to "biblia" branży PMBOK® Guide jest czytany przez kierowników projektów na całym świecie, a następnie stosowany każdego dnia, aby pomóc im w osiągnięciu wyników projektu i radzeniu sobie z problemami
wyzwania związane z zarządzaniem projektami
. 🚧
Warto zauważyć, że wytyczne te stale ewoluują ze względu na nowe technologie, zmiany rynkowe i zmieniające się podejścia. PMBOK® Guide - wydanie piąte i wydanie szóste zostały opublikowane odpowiednio w 2013 i 2017 roku - ale są już nieaktualne.
W związku z tym
został zmieniony w 2021 r. z myślą o nowoczesnym miejscu pracy, z naciskiem na zwinność, innowacyjność i proaktywność. Jest teraz publikowany w języku angielskim oraz 10 innych językach, w tym hiszpańskim, francuskim, japońskim i arabskim. 🌎
Podczas gdy szóste wydanie koncentrowało się na obszarach wiedzy, najnowsze wydanie PMBOK Guide® jest zorganizowane wokół ośmiu domen wydajności projektu, a mianowicie:
- Interesariusze
- Teams
- Podejście do rozwoju i cykl życia
- Planowanie
- Praca nad projektem
- Realizacja
- Pomiar
- Niepewność
Przewodnik po praktykach obejmuje również zakres podejść do zarządzania projektami i oferuje wskazówki dotyczące dostosowywania podejść PM i procesów zarządzania projektami.
Rola PMBOK w zarządzaniu projektami
PMBOK jest ustawieniem standardu dla praktyk zarządzania projektami i daje profesjonalistom z branży wszystkie
i narzędzia potrzebne do skutecznego zarządzania projektami.
Służy również jako podstawa do uzyskania profesjonalnych certyfikatów, takich jak:
- Poziom podstawowy Certified Associate w zarządzaniu projektami lub CAPM
- Bardziej specyficzny dla agile PMI Agile Certified Practitioner lub PMI-ACP
- Certyfikat Profesjonalne zarządzanie projektami lub PMP, dla doświadczonych liderów projektów
Nie należy lekceważyć tych poświadczeń, ponieważ standardy PMI są wysokie. Certyfikat PMP jest akredytowany zarówno na poziomie krajowym zgodnie z normami ISO/ANSI 17024, jak i międzynarodowym zgodnie z normami ISO 9001.
Aby uzyskać ten najwyższy certyfikat, kierownicy projektów muszą z góry spełnić określone wymagania. Muszą również zdać 180-pytaniowy egzamin PMP, aby wykazać się solidnym zrozumieniem metodologii zarządzania projektami, procesów i obszarów wiedzy. 🧑🎓
Przyjrzyjmy się niektórym z tych elementów.
PMBOK Metodologie
Jedną z najważniejszych decyzji podejmowanych przez kierownika projektu jest wybór metodologii. Wybór ten wpłynie na wszystko, od sposobu myślenia o zarządzaniu projektami po planowanie i realizację.
Istnieją dwie główne kategorie metodologii: sekwencyjne i zwinne. Większość bardziej szczegółowych podejść wywodzi się z nich, a niektóre są hybrydami obu.
metodologie sekwencyjne
Metodyki sekwencyjne to tradycyjny sposób robienia rzeczy - polegają one na robieniu rzeczy krok po kroku. Podejście to zakłada, że musisz ukończyć pierwszy krok, zanim będziesz mógł przejść do następnego, i tak dalej, aż osiągniesz rezultat, nad którym pracowałeś. 💯
Metodologia ta jest łatwa do zrozumienia i dobrze sprawdza się w przypadku przewidywalnych procesów, takich jak tworzenie fizycznych produktów. Nie jest jednak zbyt elastyczna, więc jeśli coś się zmieni - powiedzmy, interesariusze zmienią priorytety lub krytyczne zasoby nagle staną się niedostępne - powodzenie całego projektu może być zagrożone.
Popularne typy metodologii sekwencyjnych obejmują metodę kaskadową i metodę ścieżki krytycznej.
Metodologie zwinne
Metodyki zwinne stawiają na elastyczność i współpracę w ramach zespołu i z innymi interesariuszami. Praca odbywa się w krótszych, iteracyjnych cyklach, a dokumentacja schodzi na dalszy plan. Wyniki są oceniane na koniec każdego cyklu. 🔁
Ten bardziej nowoczesny sposób pracy często prowadzi do zmian w
w miarę jak zespół odkrywa lepsze sposoby do zrobienia rzeczy i zmienia pierwotny plan.
Popularne metodyki zwinne obejmują Scrum, Kanban i adaptacyjne ramy projektu.
Inne metodologie
Kilka innych metodyk PM obejmuje:
- Lean zarządzanie projektami, które ma na celu ograniczenie marnowania czasu, zasobów i pieniędzy
- Six Sigma, która wykorzystuje statystyki do identyfikacji i eliminacji defektów lub błędów
- PRINCE2 lub Projects In Controlled Environments, metoda stosowana przez rząd Wielkiej Brytanii do kontrolowania zasobów i ryzyka
Po ustaleniu metodologii nadszedł czas, aby skupić się na fazach projektu.
PMBOK Grupy procesów
Zarządzanie dużym projektem - a nawet małym - może być przytłaczające. W grę wchodzi tak wiele elementów, w tym ludzie, procesy i zasoby. Dodajmy do tego ograniczenia czasowe i finansowe, a każdy kierownik projektu będzie miał ochotę poddać się jeszcze przed jego rozpoczęciem. 👀
Poznaj ClickUp, aby zarządzać swoimi projektami z mocą AI, ponad 15 widokami i automatyzacją zadań
Aby temu przeciwdziałać, zawsze dziel projekt na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części. Pomoże Ci to przemyśleć całość. Następnie możesz zająć się jednym elementem na raz, zgodnie z jego konkretnymi terminami. Dzięki tej praktyce będziesz mieć jasny kierunek z konkretnymi kamieniami milowymi po drodze, aby efektywnie zarządzać zasobami i ryzykiem.
PMBOK określa pięć grup procesów - lub
:
- Proces inicjowania projektu
- Proces planowania
- Proces realizacji
- Proces monitorowania i kontroli
- Proces zamknięcia projektu
Każdy z tych etapów jest ważnym elementem procesu
cyklu życia zarządzania projektami
. Jeśli pominiesz którykolwiek z nich, prawdopodobnie będziesz musiał stawić czoła wyzwaniom. Ale jeśli będziesz postępować zgodnie z każdym krokiem tego procesu, wszystko będzie miało większy przepływ. 🧘
1. Proces inicjowania projektu
W tej fazie procesu PMBOK definiuje się cel projektu i uzyskuje wyczyszczone informacje na temat rezultatów. Zwykle wiąże się to z dyskusjami, a czasem negocjacjami, aby wszyscy byli zgodni. Konieczne może być przeprowadzenie analizy kosztów i korzyści, a być może także studiów wykonalności, aby upewnić się, że projekt jest opłacalny.
Twoim celem na tym etapie jest stworzenie
dokumentuje wizję, zakres, cele i rezultaty projektu, a także obowiązki poszczególnych członków zespołu. 📃
2. Proces planowania
Planowanie jest niezbędne, aby zachować kontrolę nad projektem i zapobiec rozrostowi zakresu. Konsultując się z innymi interesariuszami, podzielisz duży obraz na kamienie milowe, a następnie poszczególne zadania i zdecydujesz, kto będzie wykonywał poszczególne czynności. Następnie ustalisz, jak długo potrwa każde zadanie - biorąc pod uwagę wszelkie zależności - aby stworzyć harmonogram
. 📌
Organizuj swoje projekty i zarządzaj osią czasu za pomocą widoku kalendarza ClickUp
Na tym etapie zaplanujesz również wszelkie potrzebne zasoby - na przykład sprzęt i narzędzia - zanim przejdziesz do kosztów, mając na uwadze wszelkie ograniczenia budżetowe. Na koniec zidentyfikuj wszelkie potencjalne zagrożenia, aby w razie potrzeby być przygotowanym na ich wystąpienie.
Celem jest stworzenie jasnego planu działania
mapy drogowej zarządzania projektami
dla wszystkich do naśladowania. Większość kierowników projektów używa tutaj narzędzia do zarządzania projektami, aby planować, a następnie śledzić projekt w miarę jego postępów.
3. Proces realizacji
Podczas
nadszedł czas, aby wprowadzić plan w życie. Twój zespół będzie pracował nad zadaniami, podczas gdy Ty upewnisz się, że wszystko jest na dobrej drodze i zrobione poprawnie.
Regularne, nieformalne spotkania z zespołem i bardziej formalne raportowanie pozwolą ci być na bieżąco z projektem, wyłapać problemy na wczesnym etapie i ułatwić wprowadzanie niezbędnych zmian. Świętowanie zwycięstw i utrzymywanie motywacji zespołu jest również częścią twojego zakresu obowiązków. 🙌
Na tym etapie kluczowa jest komunikacja, zarówno z zespołem, jak i interesariuszami. Jeśli wszyscy są zawsze na bieżąco, to znaczy, że wykonujesz dobrą robotę.
4. Proces monitorowania i kontroli
W tej fazie PMBOK bacznie obserwujesz swoje wskaźniki podczas realizacji. Jeśli cokolwiek odbiega od pierwotnego planu, im wcześniej to zauważysz, tym lepiej. ⏱️
Burza mózgów, planowanie i realizacja programów marketingowych zespołu przy użyciu funkcji ClickUp
Ustawienie
kluczowych wskaźników wydajności (KPI)
dają ci coś do zmierzenia. Na przykład, można śledzić postępy w realizacji zadań w stosunku do osi czasu i kosztów w stosunku do budżetu. Możesz też monitorować czas rozwiązywania problemów. Ułatwia to sprawdzenie, co działa, a co nie, i pozwala udoskonalać procesy lub korygować kurs w miarę postępów.
5. Proces zamknięcia projektu
Ta faza jest często wykonywana w pośpiechu - lub nawet całkowicie zaniedbywana - ale jest bardzo ważna, ponieważ oznacza osiągnięcia i pomaga zrozumieć, co można zrobić inaczej następnym razem. Warto poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że wszystko zostało zrobione tak, jak powinno i związać wszelkie luźne końce.
Możesz użyć projektu
aby ocenić, jak dobrze zadziałały twoje plany, przeanalizować wydajność zespołu i poszczególnych osób oraz zakończyć wszelkie zaległe formalności. Na koniec będziesz chciał podziękować swojemu zespołowi i świętować zakończenie projektu. 🎉
PMBOK Obszary wiedzy
PMBOK Guide® dokumentuje również 10 obszarów wiedzy związanych z zarządzaniem projektami. Są to aspekty, z którymi każdy kierownik projektu musi pracować w pięciu fazach cyklu życia.
- Zarządzanie integracją projektu to koordynacja interesariuszy, zadań, zasobów i innych elementów projektu
- Zarządzanie Zakresem Projektu zapewnia rezultaty projektu są jasne, a wszelkie zmiany są starannie rozważane i zarządzane
- Zarządzanie projektami w czasie szacuje, jak długo potrwa realizacja projektu, a następnie śledzi postępy w stosunku do tych szacunków
- Zarządzanie kosztami projektu szacuje wszystkie koszty, a następnie śledzi ich zgodność z budżetem 💸
- Zarządzanie jakością projektu zapewnia, że wszystko jest realizowane zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi standardami jakości
- Zarządzanie zasobami obejmuje przydzielanie ludzi do zadań, a następnie śledzenie ich wydajności i upewnianie się, że mają to, czego potrzebują do produktywnej pracy
- Zarządzanie komunikacją w projekcie zapewnia, że każdy ma dostęp do potrzebnych informacji, a zespół jest zawsze na bieżąco z wymaganiami, postępami i zmianami
- Zarządzanie ryzykiem identyfikuje potencjalne zagrożenia z wyprzedzeniem i wprowadza plan radzenia sobie z nimi w przypadku ich wystąpienia
- Zarządzanie projektami obejmuje współpracę z wszelkimi zasobami zewnętrznymi, takimi jak wykonawcy lub sprzedawcy, którzy przyczyniają się do realizacji projektu
- Zarządzanie interesariuszami projektu oznacza upewnienie się, że wszystkie zainteresowane strony są zaangażowane w projekt interesariuszy projektu zatwierdzili plan projektu a następnie informowanie ich o postępach przez cały czas trwania projektu
Wskazówki dotyczące wdrażania zasad PMBOK
Teraz, gdy odkryliśmy niektóre ze złożoności zarządzania projektami, zbadajmy kilka sposobów na usprawnienie cyklu pracy, oszczędzając dodatkowy czas i wysiłek, gdy jest to naprawdę potrzebne. ✨
Sekretem do zrobienia czegoś szybciej i lepiej jest posiadanie odpowiednich narzędzi pod ręką. Chociaż istnieje kilka
opcji darmowego oprogramowania do zarządzania projektami
nie można się pomylić z ClickUp.
ClickUp łączy Teams w celu planowania, śledzenia i współpracy nad dowolnym projektem - wszystko w jednym miejscu
ClickUp to narzędzie typu "wszystko w jednym"
platforma do zarządzania projektami
która jest zgodna z zasadami PMBOK i ułatwia zarządzanie projektami od początku do końca. Oto tylko niektóre ze sposobów wykorzystania tego oprogramowania w celu skrócenia czasu poświęcanego na powtarzalne, ręczne zadania i przeniesienia zarządzania projektami na wyższy poziom.
Używaj kreatywnych narzędzi do burzy mózgów
Mapuj swoje wstępne pomysły za pomocą
i
. ClickUp ułatwia współpracę z zespołem, dając narzędzia do pracy nad tym samym dokumentem w tym samym czasie, nawet jeśli nie jesteście w tym samym pomieszczeniu.
Zarządzanie projektami narzędzia do planowania, zarządzania i monitorowania zadań
Gdy masz już wstępny zarys, sprecyzuj dokąd zmierzasz za pomocą
. Podziel je na kamienie milowe i indywidualne
.
Planuj, organizuj i współpracuj nad dowolnym projektem dzięki niestandardowemu zarządzaniu zadaniami w ClickUp
Możesz ustawić priorytety i zależności oraz wykreślić swoje
. Następnie przypisz i śledź te zadania aż do ich zakończenia. Narzędzia wizualne, takie jak
i
pozwala łatwo zobaczyć, co się dzieje na pierwszy rzut oka. 🔎
Zachowaj wszystko w jednym miejscu
Przechowuj wszystkie dokumenty związane z projektem w jednym miejscu dzięki
. Dokumenty mogą być połączone z cyklami pracy, ułatwiając Tobie i Twojemu zespołowi szybkie znalezienie tego, czego potrzebujesz. 📝
Oszczędność czasu dzięki szablonom
Dzięki szerokiej gamie
free szablonów do zarządzania projektami
nie ma powodu, aby kiedykolwiek zaczynać od zera.
Daj swoim teamom dostęp do biblioteki ponad 1000 szablonów w ClickUp
Od
do opcji dla
oraz a
Szablon raportowania budżetowego
clickUp ma wszystko pod kontrolą.
Zobacz swoje dane
ClickUp ułatwia śledzenie tego, co dzieje się z Twoim projektem. Ustawienie
Niestandardowe statusy zadań ClickUp
na poszczególnych zadaniach oraz monitorowanie i
zarządzać obciążeniem pracą zespołu
jednym kliknięciem myszy.
Uzyskaj wysokopoziomowy przegląd swojej pracy dzięki w pełni konfigurowalnym pulpitom w ClickUp
Śledzenie postępów w zadaniach i projektach w czasie rzeczywistym na ekranie
dzięki czemu nigdy nie przegapisz żadnej sztuczki. 📈
Integracja z innymi narzędziami
pomagają dostosować się do każdej części stosu technologicznego. Organizuj spotkania lub webinary szkoleniowe Agile z Microsoft Teams lub Zoom. Uzyskaj dostęp do dokumentów firmowych za pośrednictwem Google Drive lub OneDrive lub śledź czas za pomocą Everhour.
Synchronizuj spotkania Teams z Kalendarzem Google lub zainstaluj aplikację
aby pomóc Ci dodać cokolwiek z przeglądanej strony internetowej do zadania.
Pozostań w kontakcie ze swoim Teamsem
ClickUp oferuje wiele sposobów na pozostanie w kontakcie z zespołem i usprawnienie współpracy. Komunikuj się z nimi za pomocą integracji ze Slackiem lub Outlookiem, albo używaj
aby połączyć się z nimi bezpośrednio na platformie. Włącz współpracowników do rozmowy za pomocą
lub użyj
aby zażądać działania. 👪
Zastosuj zasady PMBOK dla powodzenia Zarządzania projektami
PMBOK - czyli Project Management Body of Knowledge - został ustanowiony w celu standaryzacji praktyki zarządzania projektami. Jest on udokumentowany w PMBOK® Guide i stanowi podstawę do akredytacji profesjonalnego zarządzania projektami.
PMBOK® Guide jest stale aktualizowany wraz z rozwojem branży. Obecnie koncentruje się na zastosowaniu różnych metodologii do faz cyklu życia projektu i wielu obszarów wiedzy związanych z zarządzaniem projektami.
Jako doświadczony kierownik projektu, nadszedł czas, aby usprawnić swój cykl pracy dzięki ClickUp. Możesz planować, tworzyć i zarządzać zadaniami, komunikować się ze swoim zespołem i monitorować postępy z jednej centralnej i wygodnej platformy.
już dziś i zacznij oszczędzać czas i wysiłek na każdym kroku. 🤩
Najczęściej zadawane pytania
Jeśli jesteś nowy w PMBOK i zastanawiasz się, o co w tym wszystkim chodzi, odpowiedzi na te najczęściej zadawane pytania mogą być pomocne.
**1. Do czego służy PMBOK?
PMBOK to skrót od Project Management Body of Knowledge, zdefiniowanego przez Project Management Institute. Jest to ustawienie podstawowych zasad i najlepszych praktyk stosowanych przez kierowników projektów na całym świecie. Opisuje metodologie, obszary wiedzy i fazy cyklu życia projektu, znane jako grupy procesów.
**2. Do czego służy PMBOK Guide®?
PMBOK Guide® to książka, która dokumentuje zbiór wiedzy na temat zarządzania projektami. Służy jako codzienny punkt odniesienia dla kierowników projektów, a także stanowi podstawę profesjonalnych certyfikatów zarządzania projektami. Przewodnik jest regularnie aktualizowany w celu uwzględnienia zmieniających się metodologii i postępu technologicznego.
**3. Jakie są 10 obszarów wiedzy PMBOK?
Obszary wiedzy PMBOK to:
- Zarządzanie integracją projektu
- Zarządzanie zakresem projektu
- Zarządzanie czasem projektu
- Zarządzanie kosztami projektu
- Zarządzanie jakością projektu
- Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie
- Zarządzanie komunikacją w projekcie
- Zarządzanie ryzykiem w projekcie
- Zarządzanie zamówieniami w projekcie
- Zarządzanie interesariuszami projektu