Dzień z życia kierownika projektu: Wyciąganie wniosków z chaosu

Zarządzanie projektami jest złożonym przedsięwzięciem, które wymaga umiejętności, zrozumienia złożoności rezultatów i zarządzanie ludźmi. Jeśli zarządzanie projektami można porównać do statku płynącego po burzliwych wodach, to kierownik projektu jest kapitanem statku.

Kierownicy projektów muszą sprostać oczekiwaniom klientów, jednocześnie zarządzając zasobami i dotrzymując terminów. Kierownicy projektów wyznaczają kurs projektu, przewidują i zarządzają kryzysami, radzą sobie ze złożonością oraz instruują i motywują zespół do kontynuowania projektu.

Krótko mówiąc, dzień z życia kierownika projektu to ekscytująca przygoda. Czytaj dalej, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czym zajmują się kierownicy projektów, jak wygląda ich typowy dzień i z jakimi wyzwaniami mierzą się na co dzień.

Podzielimy się również kilkoma praktycznymi wskazówkami i sztuczkami dla kierowników projektów oraz listą przydatnych narzędzi, które zapewnią, że Twoja wyprawa pozostanie na właściwym kursie i osiągnie swoje cele!

**Co to jest kierownik projektu?

Kierownik projektu to profesjonalista odpowiedzialny za planowanie, realizację, zarządzanie i zamykanie projektów. Jako taki, kierownik projektu odgrywa kluczową rolę w całym cyklu życia projektu - w szczególności w zapewnieniu, że projekt nie wykracza poza jego zakres, budżet i oś czasu.

Role i obowiązki kierownika projektu

Rola i obowiązki kierownika projektu mogą się różnić w zależności od charakteru projektu, branży, struktury organizacyjnej i innych tego typu zmiennych. Są oni jednak głównie zaangażowani w:

Planowanie projektu

Opracowanie kompleksowego plan projektu który przedstawia propozycje zadania, podzadania, oś czasu i zasoby. Konsultacje z kluczowymi interesariuszami w celu sfinalizowania szczegółów i udokumentowania ich w kompleksowym planie projektu obejmującym zakres, cele, budżet i rezultaty

Przywództwo Teams

Zebranie zespołu projektowego w celu realizacji projektu. Przydziel liderów zespołu i oddeleguj im pracę i obowiązki. Dodatkowo, rozwiązywanie szerszych problemów na poziomie projektu i utrzymywanie motywacji zespołu do osiągnięcia celów biznesowych

Komunikacja

Zapewnienie płynnej i skutecznej komunikacji między członkami zespołu, sponsorami projektu i innymi interesariuszami. Regularne udostępnianie informacji o statusie projektu, postępach, kamieniach milowych i niepowodzeniach

Zarządzanie ryzykiem

Identyfikowanie potencjalnych zagrożeń lub problemów i opracowywanie strategie ograniczania ryzyka do ich rozwiązania lub przezwyciężenia; przewidywanie zmian i wdrażanie sprawnego planu zarządzania zmianami, aby zapewnić, że nie spowodują one żadnych zakłóceń

Zarządzanie budżetem

Opracowanie szczegółowego budżet projektu z odpowiednimi buforami i marginesami; dopasować zasoby do przydzielonego budżetu i monitorować wydatki, aby zapobiec nadmiernym wydatkom lub marnotrawstwu

Zapewnienie jakości

Określanie wskaźników wydajności lub formułowanie wytycznych w celu standaryzacji jakości pracy rezultatów projektu ; przeprowadzanie rutynowych i regularnych kontroli oceny jakości w celu zapewnienia, że rezultaty projektu są zgodne z ustalonymi i uzgodnionymi parametrami

Zarządzanie osią czasu

Opracowanie harmonogramu projektu na poziomie projektu i zadania; identyfikacja zależności i harmonogramu ścieżka krytyczna aby wyeliminować możliwe do uniknięcia opóźnienia. Utrzymywanie tego harmonogramu i organizowanie działań w celu zapewnienia, że wszystkie zadania zostaną zakończone na czas

Zarządzaj i organizuj projekty oraz planuj zadania w elastycznym widoku Kalendarza, aby zespoły były zsynchronizowane

Zaangażowanie interesariuszy

Identyfikacja i współpraca z kluczowymi interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi; rozwiązywanie wszelkich wątpliwości lub spełnianie uzasadnionych próśb interesariuszy w celu zwiększenia poziomu satysfakcji

Rozwiązywanie problemów

Rozwiązywanie problemów, które mogą pojawić się w trakcie cyklu życia projektu; przyjęcie innowacyjnego i nastawionego na rozwiązywanie problemów sposobu myślenia w celu zidentyfikowania strategii, które mogą zwiększyć wartość projektu

Testowanie i ocena

Testowanie projektu w celu sprawdzenia, czy spełnia on określone standardy lub specyfikacje; usuwanie ewentualnych luk

Dokumentacja

Dokumentowanie każdej sceny projektu rozwoju projektu proces, od początku do końca; udostępnianie takich plików, dokumentów, listy kontrolne , codzienne raportowanie postępów, notatki ze spotkań itp. z zainteresowanymi stronami; przygotowanie szczegółowego studium przypadku zawierającego kluczowe informacje i wnioski po zamknięciu projektu

Zamknięcie i przekazanie

Zapewnienie sprawnego zamknięcia projektu. Obejmuje to wszelkie przekazanie lub transfer wiedzy podczas dostarczania projektu właścicielowi

Dzień z życia kierownika projektu

Ponieważ role i obowiązki kierownika projektu różnią się w zależności od organizacji, codzienne czynności różnią się znacznie w zależności od kierownika projektu.

Na przykład, dzień z życia kierownika projektu pracującego zdalnie będzie znacznie różnił się od dnia kierownika pracującego w biurze.

Podobnie, kierownik projektu IT w sektorze rozwoju oprogramowania będzie wykonywał inne czynności niż kierownik pracujący w biurze zasady zarządzania projektami niż osoba pracująca w branży produkcyjnej. Żadne dwa dni pracy kierownika projektu nie mogą być do siebie podobne.

Dzień z życia kierownika projektu na scenie planowania będzie znacznie różnił się od jego codziennego życia podczas zapewniania jakości. Ten pierwszy będzie obejmował budowanie zespołu, podejmowanie strategicznych decyzji i koordynację, podczas gdy ten drugi może obejmować skrupulatne testowanie wydajności i ocenę rezultatów projektu.

Na tym tle, oto przegląd typowego dnia z życia kierownika projektu:

Poranna rutyna

Poranki są głównie nastawione na nadrabianie zaległości lub aktualizowanie innych

Pierwsza część dnia z życia kierownika projektu skupia się głównie na ustawieniu agendy na dany dzień, zorganizowaniu zadań lub działań, poinformowaniu zespołu i nadrobieniu zaległości w komunikacji związanej z projektem.

W związku z tym poranna rutyna będzie obejmować:

1. Sprawdzanie wszystkich wiadomości i e-maili, które mogłeś otrzymać poza godzinami pracy. Czytanie takich wiadomości i podejmowanie działań w związku z nimi - wysyłanie odpowiedzi, dodawanie ich do planu dnia, przekazywanie ich liderom Teams lub kierownictwu wyższego szczebla itp. oraz ustalanie priorytetów pochodnychelementy działań zależnie od ich wpływu i pilności
2. Przeglądanie harmonogramu z poprzedniego dnia, spraw w toku i eskalacji. Wykorzystanie takich danych wejściowych do przygotowania lub ponownej kalibracji agendy na dany dzień. Codzienna mapa drogowa dla członków zespołu zawiera chronologiczną listę działań, oczekiwanych rezultatów lub kamieni milowych i nie tylko
3. Przeprowadzanie spotkań kontrolnych zespołu, spotkań synchronizacyjnych i codziennych spotkań dotyczących raportowania postępów, aby uzyskać wgląd w poczynione postępy, przeszkody i praktycznie możliwe do zrealizowania cele. Może to również obejmować pewne działania związane z budowaniem zespołu, jeśli istnieją luki w jego spójności
4. Przygotowanie strategii na dany dzień lub tydzień i uzyskanie akceptacji liderów lub członków zespołu. Przekazanie wszystkich tych informacji zaangażowanym stronom, tak aby wszyscy byli na tej samej stronie od samego początku dnia

Ta pora dnia jest przeznaczona na planowanie, organizację i komunikację. Ponieważ jednak poranek to czas, w którym człowiek jest najbardziej energiczny i skoncentrowany, warto rozważyć zaplanowanie głębokiej pracy podczas tej sesji.

Południowe obowiązki

popołudniowa rutyna obraca się wokół autonomicznej funkcji i gaszenia pożarów_

Gdy dzień przechodzi w południe, lawina aktywności powoli cichnie. Nie oznacza to jednak, że wszystko popada w popołudniową ciszę. Ten płaskowyż po prostu zbiega się z przejściem roli kierownika projektu do roli kierowniczej, w której monitoruje lub orkiestruje wszystkie działania.

Oto, co się dzieje:

1. Zarządzanie realizacją zadań, oferowanie wskazówek i kierunku w razie potrzeby oraz uczestniczenie w działaniach zespołu.
2. Upewnianie się, że postępy w realizacji zadań są zgodne z proponowaną mapą drogową na dany dzień; przeprowadzanie przeglądów statusu i wykonywanie wszelkich interwencji orazprzydział zasobów w celu wsparcia zespołów.
3. Uczestniczenie w spotkaniach z członkami zespołu, liderami zespołów, sponsorami projektu, właścicielami projektu, sprzedawcami lub innymi interesariuszami; przekazywanie kluczowych decyzji lub informacji zwrotnych zainteresowanym zespołom lub osobom
4. Dostosowywanie listy zadań, celów lub kamieni milowych w zależności od statusu zadania, postępu, zmiany priorytetu lub innych zmian; aktualizowanie dokumentacji, takiej jak burndown chart, portfolio projektulub wykres Gantta, w zależności od zmian lub rozwoju

W tym czasie nie zapomnij zjeść lunchu i zrobić sobie przerwę na regenerację sił. Wykorzystaj ten czas, aby wzmocnić swoje psychiczne i fizyczne samopoczucie.

Wieczorna rutyna

Wieczór jest zarezerwowany na refleksję i przegląd

Wieczorna rutyna przypomina raczej podsumowanie działań z całego dnia. Jest to czas, w którym będziesz spokojnie kontemplować i zastanawiać się nad mocnymi i słabymi stronami, możliwościami, wstrzymaniami i niezrealizowanym potencjałem.

Na tej scenie będziesz przede wszystkim:

1. Raportowanie statusu projektu kierownictwu wyższego szczebla i zewnętrznym interesariuszom. Jak również zbieranie informacji zwrotnych, przekazywanie aktualizacji i potwierdzanie decyzji - zasadniczo wszystkie działania informacyjne.
2. Dokonywanie przeglądu postępów poczynionych w danym dniu i porównywanie osiągnięć z ustalonymi celami, notatka na temat napotkanych wyzwań i wdrożonych rozwiązań.
3. Notatka o niedociągnięciach dnia i przeniesienie ich na następny dzień; nakreślenie tych zadań; opracowanie rozwiązań strategicznych w celu wypełnienia luk; i przypisanie im priorytetów
4. W razie potrzeby przygotowanie dokumentacji lub raportów na koniec dnia i udostępnianie ich uczestnikom
5. Przygotowanie planu na następny dzień i udostępnianie go Teamsom

Stopniowo zacznij kończyć działania związane z pracą, abyś mógł się wylogować i zachować zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym. Wyloguj się ze służbowego e-maila i innych kanałów komunikacji i skup się na rozwoju osobistym lub zawodowym.

Chociaż staraliśmy się uwzględnić wszystkie najważniejsze czynności związane z dniem z życia kierownika projektu, należy pamiętać, że harmonogram ten ma charakter czysto orientacyjny i nie jest sztywno ustawiony. Jak wspomniano, harmonogram zależy od statusu projektu, wymagań branżowych i osobistych preferencji. Zachowaj więc elastyczność, aby stać się świetnym kierownikiem projektu.

Wspólne wyzwania związane z byciem kierownikiem projektu

Chociaż pozycja kierownika projektu jest dynamiczna i ekscytująca, wiąże się ona z wieloma wyzwaniami. Oto krótki przegląd niektórych z typowych wyzwań, które pojawiają się na drodze do skutecznego zarządzania projektami:

Scope creep

Scope creep to nieograniczone, nieuregulowane i nieautoryzowane rozszerzenie zakresu projektu. Może to wynikać z nagłej zmiany wymagań projektu, limitów budżetowych lub korekty osi czasu. Tak czy inaczej, radzenie sobie z rozszerzaniem zakresu jest jednym z najtrudniejszych wyzwań dla kierownika projektu - a jednak jest to jedno z najbardziej nieuniknionych, biorąc pod uwagę, że 33-37% projektów doświadcza scope creep ograniczenia zasobów

Brak lub limity zasobów, takich jak czas, budżet lub członek zespołu (talent), mogą stanowić poważne utrudnienie w spełnieniu wymagań projektu zgodnie z pożądanym harmonogramem

Zarządzanie oczekiwaniami klienta

Oprócz ograniczeń związanych z zasobami, kierownicy projektów muszą również zrównoważyć je z oczekiwaniami klienta. Muszą pozostać wystarczająco elastyczni, aby dostosować się do rozsądnych żądań zmian, ale nie zbyt elastyczni, aby nie przekształcić się w pełzanie zakresu

Zarządzanie czasem

Kierownicy projektów muszą odgrywać dwojaką rolę - muszą być wpływowymi menedżerami ludzi i biegłymi menedżerami czasu. Jednak zarządzanie zasobami ludzkimi w kontekście terminów i harmonogramami projektów może być trudne, zwłaszcza gdy pojawiają się zależności lub nieprzewidziane problemy

Stała komunikacja

Jak może być teraz oczywiste, zarządzanie projektami to praca wymagająca dużego zaangażowania. Wiąże się z ciągłą komunikacją z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami, a ty prawie zawsze musisz być w stanie ciągłej gotowości. Każde załamanie komunikacji może mieć katastrofalne skutki

Wypalenie

Konieczność ciągłego wdrażania metodologii doskonalenia procesów , utrzymywanie komunikacji, zapewnianie zgodności z przepisami i prawem, utrzymywanie współpracy i nadawanie kierunku może mieć wpływ na każdego - nawet najlepszego kierownika projektu - powodując wypalenie zawodowe

Brak autorytetu

Chociaż kierownik projektu stoi u steru wszystkich spraw, członkowie zespołu mogą nie postrzegać go jako autora ze względu na wąski widok rzeczy. Taki opór może utrudnić im sprawowanie kontroli, wywieranie wpływu i przywództwa nad członkami zespołu

Narzędzia i technologie

Przyjęcie właściwego oprogramowanie do zarządzania projektami i promowanie go w całej organizacji może być trudne. Po pierwsze, na rynku dostępnych jest kilka opcji, a commit do jednej z nich może być trudny. Jednocześnie, po wdrożeniu wiąże się to z rozszerzeniem szkoleń i wprowadzeniem na platformę, nie wspominając o związanym z tym przestoju podczas krzywej uczenia się

bonus:_ *Przykłady życiorysów kierowników projektów* _!**_

Kilka wskazówek jak przetrwać dzień jako kierownik projektu

inteligentny plan może sprawić, że każdy dzień będzie produktywny

Przetrwanie i prosperowanie jako kierownik projektu wymaga skutecznego planu, celowej komunikacji i dynamicznej zwinności. Oprócz rutynowego wskazówki dotyczące zarządzania projektami dla menedżerów zebraliśmy kilka codziennych wskazówek dotyczących zorganizowanego zarządzania projektami:

• Zaczynaj dzień z jasno określonym planem i ustalonymi priorytetami. Im lepiej to zrobisz, tym bardziej wydajny będzie Twój dzień, ponieważ skupisz się na tym, co naprawdę ważne lub wymaga natychmiastowej uwagi
• Utrzymuj odpowiedni bufor na cały dzień, aby uwzględnić wszelkie zmiany wynikające ze zmieniających się priorytetów lub nowych informacji
• Ćwicz techniki takie jak blokowanie czasu, zwłaszcza podczas wykonywania głębokiej pracy, abyś mógł przestrzegać wyznaczonych przedziałów czasowych w celu uzyskania maksymalnej wydajności
• Uzupełnij swoje umiejętności zarządzania zadaniami z wyczyszczoną, otwartą i dwukierunkową komunikacją, aby aktywnie angażować członków zespołu i interesariuszy przez cały cykl życia projektu
• Przestrzeganie zasad takich jak zasada dwóch minut, aby uniknąć prokrastynacji i rozwiązywać problemy na wczesnym etapie - nawet zanim przekształcą się one w potencjalne problemy lub eskalacje
• Oddeleguj zadania i obowiązki zgodnie z umiejętnościami, talentem, możliwościami i obciążeniem pracą członków zespołu. Przyznaj im władzę i autorytet, aby mogli przejąć własność swoich zadań
• Korzystaj z szablonów dla różnych scen zarządzania projektami, począwszy od szablony rozpoczęcia projektu do szablonów zarządzania zmianą, aby skutecznie radzić sobie z takimi wyzwaniami
• Rób okazjonalne przerwy w ciągu dnia. Wykorzystaj ten czas na naładowanie baterii, odchodząc od biurka i praktykując uważność, medytację, a nawet lekkie ćwiczenia
• Dbaj o siebie, aby radzić sobie ze stresem. Wysypiaj się, nie pomijaj posiłków i zachowaj zdrowe granice, aby zrównoważyć życie osobiste i zawodowe
• Nie wahaj się świętować kamieni milowych, nieważne jak małych. Docenianie wysiłków i osiągnięć zespołu podnosi morale i pomaga członkom zespołu w wizualizacji ich wkładu
• Uzyskaj informacje zwrotne na koniec dnia od swojego zespołu i interesariuszy, aby wymusić zgodność między celami i działaniami. Rozwija to również nastawienie na ciągłe uczenie się i doskonalenie

Narzędzia i techniki wykorzystywane przez kierowników projektów do codziennych zadań

Biorąc pod uwagę różnorodność obowiązków, kierownicy projektów mogą wykorzystywać szereg narzędzi do wykonywania szerokiego zakresu zadań. Te narzędzia i platformy obejmują

Task tracker

Opracowywanie mapy drogowej rozwoju projektu, wypełnianie listy zadań, przypisywanie zadań i oznaczanie postępów w ich realizacji. Prowadzenie dziennika czasu spędzonego nad zadaniem w celu skutecznego zarządzania czasem i efektywnej alokacji zasobów

Zarządzanie kalendarzem

Planowanie codziennych czynności godzina po godzinie, a następnie harmonogram na tydzień, miesiąc lub rok. Oferuje ogólny widok terminów i pomaga nimi zarządzać

Narzędzia komunikacyjne

Współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami. Taka komunikacja musi odbywać się synchronicznie i asynchronicznie

Platforma współpracy i udostępniania dokumentów

Platformy udostępniania dokumentów, najlepiej oparte na chmurze, ułatwiają płynną współpracę i udostępnianie plików członkom zespołu

Pulpity projektów

Aby uzyskać kompleksowy widok całego projektu i podstawowych wskaźników. Takie pulpity powinny wizualnie prezentować dane w postaci Tablic Kanban lub Wykresów Gantta i aktualizować się w czasie rzeczywistym

Narzędzia kontroli zmian

Śledzenie wszystkich wniosków o zmianę i sformalizowanie procesu przeglądania i zatwierdzania takich wniosków

Ankiety i informacje zwrotne

Pozyskiwanie informacji zwrotnych od członków zespołu i innych kluczowych interesariuszy

Dobry kierownik projektu będzie korzystał z szeregu takich narzędzi, aby usprawnić zarządzanie projektami. Wyjątkowy kierownik projektu odrzuci jednak takie różne systemy i wybierze oprogramowanie do zarządzania projektami, które obejmuje wszystkie powyższe i więcej.

Tutaj przedstawiamy ClickUp do zarządzania projektami .

ClickUp to najlepsza platforma do zarządzania projektami i wydajnością pracy stworzona dla kierowników projektów.

ClickUp posiada funkcje, które sprawiają, że jest to jedyna aplikacja, która zastąpi je wszystkie:

Pulpity

Bogate, interaktywne pulpity prezentujące dane związane z projektem w różnych widokach. Uzyskaj łatwy dostęp do wszystkich krytycznych informacji

pulpit nawigacyjny ClickUp dostarcza wartości bezpośrednio na ekranie głównym

ClickUp AI

Oddelegowane generowanie zawartości do potężnego ClickUp AI, który może zrobić wszystko - od tworzenia planów projektów do pisania szczegółowych raportów

użycie ClickUp AI do napisania briefu projektu /%img/ brief projektu_ w zaledwie kilka sekund

Spint

Przeprowadzaj codzienne spotkania sprintu z zespołem projektowym za pomocą kilku kliknięć

karty Sprint Velocity do śledzenia postępów w poszczególnych dniach_

Dokumenty

Udostępnianie wszystkich plików i dokumentów związanych z projektem na scentralizowanej platformie

Łatwe udostępnianie dokumentów za pomocą ClickUp Docs

Śledzenie czasu

Dzięki funkcji śledzenia czasu w ClickUp liczy się każda sekunda

ClickUp umożliwia ręczne lub automatyczne śledzenie czasu

Chat

Komunikacja w czasie rzeczywistym z zespołem i innymi interesariuszami

połącz się z kluczowymi interesariuszami za pomocą ClickUp Chat_

Tablice

Do burzy mózgów, dzielenia się pomysłami, wspólnej analizy lub podejmowania strategicznych decyzji z zespołem

przeprowadzanie analizy wpływu na ClickUp przy użyciu Whiteboard_

Szablony

Bogaty szablony do zarządzania projektami dzięki którym nie musisz zaczynać od zera

Dostęp do różnych szablonów zarządzania projektami w bibliotece ClickUp

Integracje

Chcesz, aby ClickUp stał się częścią Twojego istniejącego stosu technologicznego? Bez obaw, ClickUp oferuje natywną integrację ze wszystkimi aplikacjami dla biznesu i wydajności

integracja z narzędziami takimi jak Kalendarz Google w celu zwiększenia mobilności_

To wszystko i wiele więcej. Zostań profesjonalistą w zarządzaniu projektami z ClickUp!

Łatwiejsze zarządzanie projektami: Jeden dzień na raz

Success Managerowie projektami się nie rodzą. Są oni wynikiem sumiennego planu, po którym następuje skrupulatna realizacja.

Większość wyników można osiągnąć, przestrzegając zorganizowanego i ustrukturyzowanego harmonogramu codziennych czynności. Dzień z życia odnoszącego sukcesy kierownika projektu powinien zaczynać się od nadrobienia wszystkich e-maili i wiadomości, zaplanowania codziennych zadań i rezultatów oraz nadrobienia zaległości z zespołem.

Następnie pozwól im pracować autonomicznie i włączaj się, gdy będziesz potrzebny. Pozostając dostępnym i dostępnym w tle dla wsparcia i pomocy, orkiestruj wszystkie główne działania.

Dokumentuj wyniki, postępy i ustalenia na koniec dnia. Współpracuj, komunikuj się i kontroluj, gdy zajdzie taka potrzeba.

Oczywiście nie byłoby to możliwe bez odpowiedniego ustawienia narzędzi. Zamiast decydować się na bufet narzędzi i technologii, które są nieefektywne i kosztowne, rozważ konsolidację wszystkiego.

Potężny narzędzie do zarządzania projektami np ClickUp może sprawdzić wszystkie Boxy i zaspokoić wszystkie wymagania biznesowe. Zaplanuj demo z nami, aby dowiedzieć się więcej.