Przed rozpoczęciem każdego projektu jedną z pierwszych rzeczy, które ustalają menedżerowie, jest termin realizacji, czyli dzień, przed którym projekt musi zostać dostarczony. Termin ten, znany również jako termin, wyznacza ramy czasowe projektu.
W badaniu przeprowadzonym wśród menedżerów produktu firma Gartner odkryła, że 45% premier produktów opóźnia się o co najmniej miesiąc! Niezależnie od projektu, działu, organizacji czy regionu geograficznego, niedotrzymywanie terminów jest dość powszechnym zjawiskiem z różnych powodów.
W tym wpisie na blogu zastanawiamy się, dlaczego dotrzymywanie terminów jest tak ważne, z jakimi wyzwaniami się borykasz oraz jak zwiększyć swoje szanse na dotrzymywanie terminów w realizowanych projektach.
Znaczenie spotkania w terminie
Podpisując umowę, zespoły projektowe zobowiązują się do dotrzymania terminu. Już samo to zobowiązanie jest wystarczającym powodem, by je dotrzymać. Ale to nie wszystko.
Wiarygodność: Dotrzymywanie ustalonych terminów jest podstawowym wyznacznikiem wiarygodności. Pokazuje, że jesteś osobą rzetelną i godną zaufania.
Doskonałość operacyjna: Terminowa realizacja projektu świadczy o Twoich umiejętnościach, kompetencjach i doskonałości operacyjnej. Pokazuje, że potrafisz oszacować nakład pracy, zaplanować harmonogram i zrealizować projekt.
Rozwaga finansowa: Czasami umowy zawierają klauzule karne za opóźnienia w realizacji, co oznacza, że możesz stracić pieniądze z powodu niedotrzymania terminów projektowych. Projekt zakończony w terminie gwarantuje, że otrzymasz wynagrodzenie zgodnie z ustaleniami.
Swoboda planowania z wyprzedzeniem: Gdy wiesz, że projekt zostanie zakończony na czas, możesz śmiało zaplanować kolejny. Sprzyja to ciągłości działalności, a co za tym idzie – rentowności.
Chociaż nie trzeba dodawać, że dotrzymywanie terminów jest podstawową zasadą w życiu zawodowym, nie zawsze jest to łatwe.
Typowe wyzwania związane z dotrzymywaniem terminów podczas spotkań
Organizacje często borykają się z trudnościami w dotrzymywaniu terminów, na które się komitowały. Oto niektóre z najczęstszych problemów.
Przeładowanie obowiązkami: Być może zespół sprzedaży obiecał zbyt wiele, jeśli chodzi o termin, z którego dotrzymaniem zespoły projektowe mają trudności.
Niedocenianie: Zespoły projektowe często nie doceniają wysiłku, jaki trzeba włożyć w realizację projektu, i zobowiązują się do dotrzymania niemożliwie krótkiego terminu.
Nierealne harmonogramy: Zespoły projektowe potrzebują czasu, aby zrozumieć wymagania i rozkręcić wysiłek. Planując zadania od pierwszego dnia, kierownicy projektów skazują siebie i swoje zespoły na niedotrzymanie terminu.
Niewłaściwe ustalanie priorytetów: Zadania mają swoją hierarchię i są od siebie zależne. Jeśli nie ustali się ich priorytetów we właściwy sposób, Teams popadną w chaos i dezorientację, co ostatecznie doprowadzi do niedotrzymania terminów.
Brak współpracy: Gdy członkowie zespołu nie komunikują się ze sobą regularnie, informacje często zostają pominięte. Wynikem jest dostarczenie wyników poniżej standardów, które wymagają poprawek, co dodatkowo opóźnia terminy.
Dobrą wiadomością jest to, że tysiące organizacji zmagało się już z tymi wyzwaniami i opracowało sprawdzone strategie oraz najlepsze praktyki pozwalające je pokonać. Czerpmy z nich inspirację!
10 sprawdzonych strategii dotrzymywania terminów podczas spotkań
Aby termin był możliwy do dotrzymania, musi być realistyczny, tzn. praca musi dać się w rozsądny sposób zakończyć w wyznaczonym czasie.
Zanim wyznaczysz terminy realizacji projektu, dokładnie zapoznaj się z jego zakresem. Określ zadania, zaplanuj liczebność zespołu, oszacuj potrzebną liczbę roboczogodzin i opracuj harmonogram realizacji. Zobowiązuj się do tego tylko wtedy, gdy wydaje się to wykonalne.
Skoro już postanowiłeś o realistycznym terminie, oto dziesięć sprawdzonych strategii, które pomogą Ci go dotrzymać.
1. Podziel projekt na zadania i podzadania
Rzym nie został zbudowany w jeden dzień; tak samo będzie z Twoim projektem. Dlatego podziel swój projekt na łatwe do opanowania części składające się z mniejszych zadań.
- Określ cele projektu
- Ustal jasną hierarchię zadań i podzadań, dbając o to, by każde z nich wynikało z poprzedniego
- Opracowuj szczegółowe wytyczne/opisy zadań dla każdego zadania, aby członkowie zespołu dokładnie rozumieli, co mają zrobić
- Wyznaczaj kamienie milowe, które będą oznaczały zakończenie poszczególnych etapów projektu
- Przypisz użytkowników i przełożonych do każdego zadania, aby zapewnić równomierną dystrybucję obciążenia pracą
- Dołącz listy kontrolne, aby upewnić się, że zadanie zostało zakończone zgodnie z oczekiwanymi standardami
- Ustal daty rozpoczęcia i terminy wykonania każdego zadania
- Starannie ustalaj priorytety zadań i podzadań
Nie zapominaj o zadaniach operacyjnych, takich jak codzienne spotkania, retrospektywy, raportowanie itp.
2. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami
Głównym celem oprogramowania do zarządzania zadaniami jest odciążenie Ciebie i Twojego zespołu w zakresie zadań operacyjnych. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, umożliwiają Ci:
Widoczność: Każdy członek zespołu może sprawdzić, jakie zadania są planowane, nad czym obecnie się pracuje, co jeszcze pozostało do zrobienia i nie tylko. Dzięki temu wszyscy mają pełny obraz sytuacji i mogą wnieść swój wkład w sposób całościowy.
Dostęp: Wszystkie informacje dotyczące projektu są zebrane w jednym miejscu, dzięki czemu każdy może uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie. Dosłownie – wszyscy są na bieżąco.
Współpraca: Masz pytanie do współpracownika? Po prostu zostaw komentarz pod zadaniem i przyczep etykietę do tej osoby. Otrzyma ona powiadomienie i odpowie Ci w odpowiednim kontekście, na czas.
Połączenia: Projekt to coś więcej niż tylko zbiór zadań. Obejmuje on dokumentację, cykle pracy, rozmowy i inną wiedzę organizacyjną. Narzędzie takie jak ClickUp może udostępnić te połączenia każdemu członkowi zespołu.
Szacowanie: Jeśli wcześniej zarządzałeś podobnym projektem w ClickUp, masz już wszystkie potrzebne dane operacyjne. Dzięki temu możesz szybko oszacować wysiłek i planować działania tak, aby dotrzymać terminów.
Planowanie dnia: ClickUp może również służyć jako aplikacja do planowania dnia, zapewniając jasny widok zadań, które Ty i Twój zespół musicie zrobić każdego dnia.
Dzięki temu, że ClickUp zajmuje się aspektami związanymi z „zarządzaniem projektami”, członkowie Twojego zespołu mogą skupić się na swoich zadaniach.
3. Zwracaj uwagę na zależności
Pewnym sposobem na niedotrzymanie terminów jest założenie, że zadania funkcjonują w izolacji i można je zakończyć niezależnie od siebie. W rzeczywistości większość zadań w każdym projekcie jest od siebie zależna.
Na przykład zespół programistów może rozpocząć pracę nad stroną główną dopiero wtedy, gdy zespół projektantów zakończy projekt interfejsu użytkownika. Aby zaprojektować interfejs użytkownika, autor treści musi przygotować tekst. Może to zrobić dopiero wtedy, gdy zespół biznesowy przekaże mu brief.
Opóźnienie na dowolnym etapie spowoduje albo przesunięcie ostatecznego terminu, albo wywrze nadmierną presję na osoby zajmujące się ostatnimi krokami pracy. Chociaż szczegółowy harmonogram jest pomocny, to zupełnie inną sprawą jest jego realizacja.
Podczas tworzenia zadań zwracaj uwagę na zależności. Zadania ClickUp pozwalają przypisywać terminy realizacji do każdego zadania i podzadania. Zbierz zespół i omów z nim zależności. Uzyskaj od członków zespołu zobowiązanie do dotrzymywania terminów w interesie projektu.
Określ te zależności, korzystając z priorytetów zadań ClickUp, aby każdy członek zespołu zdawał sobie sprawę z konsekwencji swoich opóźnień.
Jeśli nie masz pewności, jak ustalać priorytety zadań i zależności, zapoznaj się z szablonami ustalania priorytetów w ClickUp, które mogą Ci pomóc.
4. Wykorzystaj krzywą S
Krzywa S to wykres matematyczny przedstawiający skumulowane punkty danych na osiach X i Y. Typowy projekt ma kształt litery S, stąd nazwa.
Załóżmy, że tworzysz oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Zanim zaczniesz pisać kod, musisz zrozumieć branżę, rodzaj klientów, z jakimi będziesz mieć do czynienia, informacje, które będziesz musiał zebrać, i tak dalej. Na początku zajmuje to trochę czasu.
Jeśli od samego początku będziesz planować zadania związane z programowaniem, nie dotrzymasz terminów i narazisz się na opóźnienia na każdym etapie.
Przedstawienie swojego czasu i postępów w formie krzywej S pomaga zacząć powoli, a z czasem przyspieszać realizację zadań.
Wykorzystaj daty rozpoczęcia i terminy wykonania w ClickUp dla każdego zadania, aby odpowiednio zaplanować harmonogram. W ten sposób zyskasz trochę oddechu na początku projektu i będziesz mógł nabrać rozpędu, gdy poczujesz się pewnie.
5. Zaplanuj czas rezerwowy
Jednym z największych błędów popełnianych przez kierowników zarządzających projektami jest ustalanie zbyt napiętych terminów, a następnie zbyt gęste upakowanie kluczowych zadań. Powoduje to dwa konkretne problemy.
- Powoduje to poczucie pilności, eliminując wszelką przestrzeń na innowacyjność lub skupienie się na jakości
- Nie pozostawiaj przestrzeni na nieprzewidziane okoliczności, takie jak nagła sytuacja osobista członka zespołu
Planując każdy projekt, zarezerwuj w aplikacji do planowania pracy trochę czasu rezerwowego. Zapewnij członkom zespołu przestrzeń do swobodnego działania, aby mogli wykazać się kreatywnością, a nie tylko skupiać się na realizacji zadań.
Funkcje zarządzania czasem w ClickUp mogą Ci w tym pomóc! Po skonfigurowaniu zadań, podzadań i zależności skorzystaj z widoku kalendarza w ClickUp, aby uzyskać pełny obraz sytuacji.
Jeśli terminy są zbyt bliskie, przeciągnij je i upuść na inny dzień. Spowoduje to automatyczne przeplanowanie również zadań z zależnością, które następują później.
Pamiętaj jednak o prawie Parkinsona, które mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas przeznaczony na jej wykonanie. Unikaj pozostawiania sobie zbyt dużego marginesu czasowego, aby nie popadać w prokrastynację. Terminy odzwierciedlają pilność, z jaką projekt ma zostać zakończony.
6. Unikaj rozszerzania zakresu projektu
Rozszerzenie zakresu projektu ma miejsce, gdy klient lub zleceniodawca wprowadza zmiany lub uzupełnienia do pierwotnych celów projektu. Rozszerzenie zakresu projektu zazwyczaj skutkuje zwiększeniem ilości pracy do zrobienia, dodaniem nowych zadań w trakcie realizacji oraz zakłóceniem harmonogramu realizacji terminów.
Jako kierownik projektu masz obowiązek zapobiegać rozszerzaniu zakresu projektu. Możesz to osiągnąć, gromadząc jasne wymagania już na samym początku. Szablony dokumentów wymagań produktowych (PRD) w ClickUp stanowią doskonały punkt wyjścia.
Alternatywnie możesz zmienić harmonogram projektu, ustalając nowy termin realizacji, aby dostosować go do nowego zakresu prac.
7. Śledź postępy
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się znaleźć w sytuacji, w której termin upływa dzisiaj, a Ty jesteś daleki od zakończenia projektu? Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy zarządzasz wieloma projektami jednocześnie.
Aby uniknąć przytłoczenia obowiązkami w ostatnim dniu, regularnie śledź postępy w pracy.
- Sprawdź pulpit nawigacyjny ClickUp, aby wyświetlić wykresy typu „burn-up” i „burn-down”
- Zapoznaj się z widokiem obciążenia pracą, aby dowiedzieć się, kto wyprzedza harmonogram, a kto ma opóźnienia. Zaproponuj pomoc osobom, które mają trudności
- Skorzystaj z widoku Kanban, aby posortować zadania według statusu
- Skorzystaj z wykresu Gantta, aby wizualnie przedstawić nadchodzące zadania i ich zależności
- Skorzystaj z widoku kalendarza, aby przeglądać przyszłe zadania według dnia, tygodnia lub miesiąca
8. Efektywne zarządzanie czasem
Jednym z kluczowych czynników pomyślnej realizacji projektu jest zarządzanie czasem. Monitorując, śledząc i zarządzając czasem swojego zespołu, możesz zapewnić, że wszystko przebiega zgodnie z planem. Co więcej, możesz również zadbać o to, by nikt nie był przeciążony pracą i nie pracował w nadgodzinach. Nie narażasz też członków zespołu na niepowodzenie w dotrzymaniu napiętych terminów.
Chociaż na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania czasem, najlepiej sprawdzi się takie, które wykorzystuje funkcję śledzenia czasu w celu zapewnienia powodzenia projektu.
Funkcja śledzenia czasu w ClickUp właśnie to umożliwia. Twój zespół może korzystać z ClickUp do śledzenia czasu z dowolnego urządzenia. Członkowie zespołu mogą uruchamiać i zatrzymywać timer podczas wykonywania zadania lub dodawać czas z mocą wsteczną, korzystając z ręcznego śledzenia.
Użytkownicy mogą dodawać notatki do wpisów dotyczących czasu, aby dokładnie odnotować, na co poświęcili czas. Mogą również ustalać priorytety zadań, korzystając z matrycy zarządzania czasem dostępnej bezpośrednio w ClickUp.
Jako kierownik projektu masz dostęp do szczegółowych kart czasu pracy oraz szacowanego czasu i danych dotyczących czasu pracy. Wykorzystaj te informacje, aby zrozumieć, jak radzi sobie każdy członek zespołu, i zapewnić mu potrzebne wsparcie.
9. Zautomatyzuj wszystko, co się da
Codziennie trzeba wykonać dziesiątki drobnych, powtarzających się zadań związanych z zarządzaniem projektami. Kierownicy projektów często korzystają z aplikacji z codziennymi listami kontrolnymi, aby mieć pewność, że zadania te zostaną zakończone.
Nie musisz jednak wykonywać wszystkich tych czynności ręcznie. Zautomatyzuj jak najwięcej procesów, aby zyskać czas na rozwiązywanie problemów i wspieranie swojego zespołu. Funkcja ClickUp Automations oferuje ponad 100 gotowych cykli pracy dostosowanych do różnorodnych scenariuszy projektowych, takich jak:
- Dodaj osobę przypisaną przy zmianie statusu
- Wysyłaj powiadomienia do użytkowników o zmianie priorytetu
- Twórz powtarzające się zadania w określonych terminach
- Dodaj osobę obserwującą po upływie terminu
- Powiadom kierownika, gdy zarejestrowany czas przekroczy szacowany czas
Jesteś nowicjuszem w dziedzinie automatyzacji? Mamy dla Ciebie rozwiązanie. Oto nasz przewodnik po automatyzacji wraz z przykładami!
10. Proaktywnie komunikuj się ze wszystkimi interesariuszami
Pomimo najlepszego wysiłku czasami nie da się dotrzymać terminu z powodu czynników pozostających poza Twoją kontrolą. Na przykład globalna pandemia lub wojna na Ukrainie spowodowały niemożliwe do rozwiązania problemy w łańcuchu dostaw, co spowodowało przesunięcie terminów w wielu organizacjach.
Gdy termin wydaje się nieosiągalny, na bieżąco informuj zainteresowane strony. Poinformuj sponsora projektu lub klienta, że spodziewane są opóźnienia. Porozmawiaj z zespołem projektowym, aby sprawdzić, czy można coś zrobić, aby zakończyć projekt bliżej terminu.
Nigdy więcej nie przegap terminu
Składanie obietnic i dotrzymywanie ich to cechy charakterystyczne profesjonalizmu. Podobnie jak obietnice, terminy mają ogromne znaczenie.
Chociaż powszechnie uznaje się, że terminy bywają przekraczane, opóźnienia nie świadczą dobrze o Twoich umiejętnościach w zakresie zarządzania projektami.
Usprawnij zarządzanie projektami i nigdy nie przegap terminu dzięki ClickUp. Chcesz zaplanować projekt? Skorzystaj z zadań. Chcesz ustalić harmonogram? Skorzystaj z dat i godzin. Martwisz się o zależności między zadaniami? Łatwo łącz zadania.
Nie masz pewności, czy Twoje terminy są realistyczne? Skorzystaj z widoku kalendarza lub widoku obciążenia pracą, aby sprawdzić, co jest możliwe. Chcesz być na bieżąco z postępami? Skorzystaj z pulpitu. Zarządzasz wieloma projektami jednocześnie? To nic trudnego!
ClickUp zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do utrzymania właściwego kursu. Nie jesteś przekonany? Przekonaj się sam.