Bedrijven draaien op processen. Van aanwervingsprocedures tot risicobeoordelingen en het stellen van doelen, processen en workflows draaien op de achtergrond om ervoor te zorgen dat je je doelstellingen haalt.
Controleren of je effectieve processen hebt ingesteld kan het verschil maken als het gaat om succesvol zijn. Dat betekent dat je processen niet zomaar hun gang kunt laten gaan, maar dat je een actieve rol moet spelen in het bedenken, ontwikkelen en voortdurend verbeteren van deze workflows.
Een manier om dat te doen is door een workflowanalyse uit te voeren. Dit houdt in dat je regelmatig je workflows en procedures bekijkt om te zien wat goed werkt en waar je verbeteringen kunt aanbrengen.
Hier gaan we dieper in op workflowanalyse en geven we een overzicht van de voordelen van dit type beoordeling. Bovendien laten we je de verschillende soorten werkstroomanalyses zien, bieden we een stapsgewijze aanpak voor het uitvoeren van werkstroomanalyses en geven we voorbeelden uit de praktijk om je inspanningen te begeleiden. ✨
Wat is werkstroomanalyse?
Workflowanalyse is het proces van het herzien van procedures met als doel ze efficiënter te maken. Dit type analyse maakt integraal deel uit van bedrijfsbeheer .
Het houdt in dat je onderzoekt welke workflows inefficiënt zijn en vervolgens deze inzichten gebruikt om betere oplossingen te creëren. Je kunt bijvoorbeeld repetitieve handmatige taken identificeren die geautomatiseerd kunnen worden of een nieuwe manier vinden om het werk te verdelen op basis van de bandbreedte van je team.
Kortom, workflowanalyse is een manier om trends in je workflows te onderzoeken, zwakke punten in je proces te ontdekken en aanknopingspunten voor verbetering te genereren. 📝
Over het algemeen omvat het proces van werkstroomanalyse het volgende:
- Documenteren van de bestaande workflow
- Identificeren van zwakke gebieden of wegversperringen
- Bepalen welke taken ideaal zijn voor automatisering
- Actieplannen maken op basis van de inzichten uit de analyse
## 4 voordelen van het implementeren van een werkstroomanalyse
Er zijn veel voordelen van workflowanalyse, waaronder een betere efficiëntie, duidelijkere verwachtingen en eenvoudigere naleving van regelgeving. Niet alleen stroomlijnt een workflowanalyse de interne werking van uw bedrijfsprocessen, het creëert ook een betere werkomgeving en stelt je in staat om beter te concurreren op het grote podium.
Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van workflowanalyse.
1. Betere efficiëntie in verschillende teams
Het belangrijkste doel van deze analyse is om bedrijfsprocessen te herontwerpen en ze efficiënter maken. Door uw workflows te stroomlijnen kunt u zich concentreren op de grote doelen, zonder dat er dingen tussenuit vallen.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten in ClickUp of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
Processen herzien betekent ook overbodige taken verwijderen, gegroepeerde taken aan de juiste teamleden toewijzen en taken prioriteren die afhankelijkheden hebben. Met behulp van een werkstroombeheer tool duikt op workflow automatisering mogelijkheden waarbij je de tijd van een teamlid kunt vrijmaken zodat hij of zij zich ergens anders op kan concentreren. 👩💻
2. Verhoogd aanpassingsvermogen om knelpunten op te sporen en te vermijden
Een goede workflowanalyse is een continu proces. Dat betekent dat je dit proces niet slechts één keer uitvoert.
In plaats daarvan moet je elk kwartaal of elk jaar een workflowanalyse plannen om opnieuw te evalueren hoe je de dingen doet. Neem dit op als laatste stap in een project, zodat je op basis van bestaande projectfeedback kunt beginnen met het leggen van de basis voor succesvolle toekomstige projecten.
Door je procedures voortdurend te herzien, ben je beter in staat om je aan te passen aan veranderingen in de markt, klanttevredenheid en -voorkeuren en personeelsverloop. Je bent ook beter voorbereid om knelpunten aan te pakken door sterke en zwakke punten uit het verleden te documenteren en inzicht te krijgen in hoe je ze hebt opgelost.
3. Gelukkigere werknemers betekenen efficiëntere werkstromen
Workflowbeheer en -analyse zorgen voor een betere werkomgeving, vooral als het gaat om de betrokkenheid van werknemers.
Werknemers hoeven zich niet bezig te houden met oude, verouderde technologie. Moedig je team aan om suggesties te doen als het gaat om hulpmiddelen voor procesverbetering . Aangezien zij degenen zijn die dagelijks met workflow management software werken, zijn zij goed geplaatst om inzicht te geven in wat er verbeterd moet worden.
Bekijk de 15+ weergaven in ClickUp om uw workflow aan te passen aan uw behoeften
Dit leidt niet alleen tot betere workflows, maar het geeft uw medewerkers ook meer macht. Ze voelen zich gehoord en gerespecteerd en hebben meer autonomie en controle over hun werkprocessen. 🤩
4. Eenvoudigere naleving en regelgeving
Voor bedrijven processen bij bedrijven in de gezondheidszorg overheidsinstellingen en financiële of bancaire bedrijven maken tools voor workflowanalyse naleving van regelgeving eenvoudiger. Het geeft inzicht en structuur zodat iedereen weet wat er nodig is en geeft updates over de voortgang in realtime.
Door uw bestaande bedrijfsprocessen te analyseren, kunt u de structuur ontwikkelen voor een betere naleving. Maak kennisdatabases als onderdeel van uw workflows om alle vereiste regelgevende kaders op te sommen, tags aan taken toe te wijzen om de verantwoordelijkheid bij te houden en stappen te creëren voor snelle auditrapporten.
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's om efficiënter te werken en documenten te organiseren in kenniscentra binnen uw organisatie
De belangrijkste soorten werkstroomanalyse
Er zijn drie verschillende soorten workflowanalyse. Elk heeft als doel de werkstroomprocessen te verbeteren en de efficiëntie te verhogen. 💪
Dit zijn de drie soorten workflowanalyse:
- Lineaire workflowanalyse : Dit type beoordeling richt zich op processen die in een rechte lijn werken. Deze methode is het beste voor organisaties met duidelijke taakstappen, goed gedefinieerde processen en een duidelijke verantwoordelijkheid van medewerkers
- Cross-functional workflowanalyse : Dit type analyse is bedoeld voor het beoordelen van processen over afdelingen heen of bij organisaties waar er geen duidelijke afbakening van taakstappen is
- Hybride workflowanalyse : Dit type is gericht op het onder de loep nemen van workflows over afdelingen heen en binnen afdelingen. Het is ideaal voor het evalueren van processen op projecten waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, maar er ook processen binnen afdelingen zijn die gestroomlijnd moeten worden
Elk type workflowanalyse kan worden gebruikt om zakelijke workflows te verbeteren. Denk na over de structuur van uw bedrijf of project en kies het beste analysetype voor uw bedrijf of project workflow optimalisatie behoeften.
Een workflowanalyse uitvoeren
Klaar om een analyse op te nemen in uw workflow management systeem? Hier zijn vier stappen voor workflowanalyse om een effectief bedrijfsproces beter uit te voeren en in kaart te brengen. 🗺️
1. Verzamel gegevens om te begrijpen wat er verbeterd moet worden
Voordat u kunt beginnen met optimaliseren, moet u inzicht verzamelen in wat werkt en wat moet worden verbeterd. Het soort gegevens dat u nodig hebt, hangt af van het type workflow dat u optimaliseert.
Zorg ervoor dat je zowel kwantitatieve gegevens beoordeelt (zoals het aantal onvolledige taken) als kwalitatieve gegevens (bijvoorbeeld hoe teamleden denken over de middelen die nodig zijn voor de taak).
Teken verbindingen tussen om het even welke vorm of media op uw Whiteboard om uw stroomdiagram in ClickUp te construeren
De beste manier om gegevens te verzamelen is om uw bestaande proces te doorlopen met een hulpmiddel zoals ClickUp Whiteboards naar processtroomdiagrammen maken hiermee kunt u uw activiteiten bijhouden en optimaliseren met behulp van visuele diagrammen. Ga stap voor stap te werk en maak aantekeningen over wie waarvoor verantwoordelijk is deliverables en wijzen op mogelijke wegversperringen. ⚠️
Je wilt ook interviews houden met medewerkers om inzicht te krijgen in de basis van het project. Voor complexere projecten kun je een workshop organiseren waar elke medewerker met je door zijn of haar workflow kan lopen.
Enkele gegevens waar je naar wilt zoeken
- Het aantal taken waar elk teamlid verantwoordelijk voor is
- Het algemene tijdsbestek van de projecttaken
- De hoeveelheid tijd die nodig is om een taak te voltooien
- Het aantal keren dat een taak wordt herhaald
- Hoe vaak taken worden voltooid of afgewezen
Breng al uw werk samen in een overzicht op hoog niveau met Dashboards
Gebruik ClickUp Dashboards om gegevens weer te geven en te analyseren. Het biedt een overzicht op hoog niveau van alle taken die deel uitmaken van het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Bekijk snel wat er in uitvoering is en wat achterloopt op schema. Identificeer bovendien redundanties zodat u uw workflows kunt aanpassen voor meer efficiëntie met een overzicht van uw cross-functionele workflowanalyse.
2. Analyseer de gegevens om verbeterpunten aan het licht te brengen
Zodra u inzichten hebt verzameld, is het tijd om de gegevens te analyseren. Onthoud dat het hoofddoel is om processen die niet werken te optimaliseren. Soms zul je grote veranderingen aanbrengen, soms zijn kleine aanpassingen nodig.
ClickUp maakt het eenvoudig om aangepaste gegevens te analyseren dankzij zijn werkstroombeheer functies. U kunt een Werkstroomdiagram om een visueel stappenplan te krijgen van al uw bestaande processen. Op deze manier kunt u knelpunten blootleggen en bestaande systemen documenteren die moeten worden verbeterd.
Bekijk de voortgang van taken en hoe de zaken ervoor staan met de bordweergave van ClickUp
Een ander geweldig hulpmiddel is de ClickUp Bordweergave waar u door elke taak kunt scrollen en snel kunt zien hoe deze zich door de projectfasen beweegt.
Kijk naar de gegevens die u hebt verzameld en stel uzelf de volgende vragen:
- Is deze taak of dit proces noodzakelijk?
- Wat is het doel van deze taak?
- Dient het een waardevol doel?
- Is deze taak tijdrovend?
- Zijn er meetgegevens om de prestaties te meten?
- Biedt dit proces een vriendelijke gebruikerservaring?
- Vereist dit een steile leercurve of aanzienlijke inwerktijd?
- Hebben werknemers de middelen die ze nodig hebben om de stap te voltooien?
- Kan dit handmatige proces worden geautomatiseerd?
Het is ook nuttig om te onderzoeken welke veranderingen de grootste impact zullen hebben, vooral als je weinig tijd hebt of over beperkte middelen beschikt.
Stel kleurgecodeerde taakprioriteiten in ClickUp in om uw team te laten weten wat er zo snel mogelijk moet worden aangepakt ClickUp Taakprioriteiten laat u kiezen uit vier vlaggen om de belangrijkste items te identificeren. Geef prioriteit aan wijzigingen die de grootste impact hebben en het minste werk vereisen. Deze kunnen een groot verschil maken zonder gevolgen voor uw budget, en u kunt daarna werken aan minder dringende wijzigingen. 🙋🏻♂️
3. Voer wijzigingen door op basis van uw bevindingen
Nadat u uw gegevens hebt bekeken, zou u inzicht moeten hebben in de veranderingen die in uw workflows moeten worden doorgevoerd.
Misschien heb je taken geïdentificeerd die minder tijd in beslag nemen als ze worden geautomatiseerd. Misschien heb je gebieden bepaald waar de overdracht naar andere teamleden kan worden gestroomlijnd. Misschien heb je besloten dat je nieuwe workflows nodig hebt of wil je projectbesturing als dat nodig is om binnen je budget te blijven.
Het is eenvoudig om geldbedragen toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden
Wat de gegevens u ook vertellen, bedenk hoe u wijzigingen kunt aanbrengen om de workflow te stroomlijnen. Tools voor procesautomatisering zoals de functie Whiteboard van ClickUp, laten u wijzigingen in de workflow visualiseren. Zodra u de workflow hebt voltooid, kunt u in enkele seconden rechtstreeks vanuit het Whiteboard taken aanmaken en context toevoegen met documenten, beschrijvingen en bestanden. 💪
Zorg ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de wijzigingen. Van het projectmanagementteam tot de personeelsafdeling, breng iedereen op de hoogte die betrokken is bij het proces. Maak duidelijke richtlijnen en instructies voor wijzigingen zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.
4. Herzie regelmatig uw bedrijfsworkflow
Workflowanalyse houdt niet op bij de implementatie. U moet uw processen regelmatig herzien en analyseren om de efficiëntie van de workflow te garanderen en ervoor te zorgen dat alles soepel blijft verlopen.
Stel een schema op om de workflowprestaties te beoordelen. Maak gebruik van rapportagegereedschappen en retrospectieve hulpmiddelen om consequent te controleren hoe de dingen vorderen.
Deze sjabloon voor projectterugblik evalueert het algehele succes of falen van het project en identificeert verbeteringen om toekomstige fouten te voorkomen
In feite kunt u de ClickUp Project Terugblik Sjabloon om gemakkelijk feedback te verzamelen, sterke en zwakke punten in de workflow te vinden en wijzigingen aan te brengen voor verbeteringen in toekomstige projecten. ✍️
Voer gesprekken met je teamleden om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Je krijgt waardevolle feedback die je kunt implementeren en je kunt je workflows verbeteren op basis van suggesties van medewerkers.
3 Voorbeelden van workflowanalyse
In theorie klinkt dit allemaal geweldig, maar in de praktijk is het nog beter! Wil je enkele voorbeelden van workflowanalyse uit de praktijk? We hebben deze verschillende use cases voor je. 👀
Use case 1: Vereenvoudig bedrijfsgroei
Naarmate bedrijven succesvoller worden, hebben ze de neiging om te groeien. Processen en procedures die je gebruikte met een klein team van vijf tot 10 mensen beginnen plotseling te breken wanneer je opschaalt naar 50 werknemers of meer. Dat voorkomt wegversperringen voor efficiëntie en kan uw groei zelfs belemmeren.
Je hebt een meer verfijnd of gesegmenteerd workflowsysteem nodig om de veranderingen bij te houden. Gebruik workflow automatiseringen om een nieuw stappenplan te creëren voor succes met een groter team en verbeter deze processen.
Bovendien krijg je met meer mensen aan boord meer verschillende inzichten en een grotere verscheidenheid aan feedback, wat resulteert in creatieve oplossingen. 🥳
Use case 2: Handmatige processen stroomlijnen
Veel projectmanagers en hun teams voeren repetitieve taken handmatig uit. Soms betekent dat facturen van klanten beantwoorden via e-mail. Andere keren bestaat dat werk uit het steeds opnieuw schrijven van hetzelfde blogartikel.
Deze taken kosten tijd en wanneer je begint op te schalen of aan grotere projecten begint te werken, kunnen ze een tijdrovend karwei worden.
Automatiseer uw terugkerende taken in slechts een paar klikken met een van de honderden workflowautomatiseringssjablonen van ClickUp
Automatiseer handmatige processen wanneer u maar kunt. Dat kan betekenen dat u financiële tools zoals QuickBooks gebruikt om betalingen en facturen af te handelen. Het kan ook betekenen dat u apps voor het maken van inhoud en andere sjablonen om de tijd te verminderen die nodig is om terugkerende inhoud te maken. ⌚️
Use case 3: Effectiever communiceren met klanten
Communiceren met klanten is enorm belangrijk. U wilt feedback van gebruikers zodat u betere producten en diensten kunt leveren.
Voor kleine bedrijven is het gemakkelijk om op een persoonlijk niveau met klanten in contact te komen. Je beantwoordt hun e-mails, geeft advies over het gebruik van je producten en diensten en lost problemen op wanneer die zich voordoen.
Met een groter bedrijf en meerdere fulltime werknemers - of als je grotere projecten aanneemt - kan het moeilijker zijn om deze taken zelf uit te voeren. Bovendien zijn je inspanningen waarschijnlijk beter gericht op grotere doelen en belangrijkere taken.
Klantgegevens, persoonlijke taken en communicatie beheren in ClickUp vanaf elk apparaat
A CRM-workflowhulpmiddel is een betere manier om klantrelaties te beheren met geautomatiseerde workflows. Nadat je je bestaande processen hebt geanalyseerd, kun je het CRM gebruiken om reacties te automatiseren en taken te genereren voor relevante teamleden. 📚
Workflowanalyse uitvoeren en uw processen stroomlijnen met ClickUp
Ondersteun bedrijfsactiviteiten en leid efficiëntere teams door workflowanalyse toe te voegen aan uw takenlijst. Met deze handige gids hebt u alles wat u nodig hebt om gegevens te verzamelen, de resultaten te analyseren en een werkstroomanalyse te maken actiepunten uit je werkstroomoverzicht. Probeer ClickUp vandaag om te profiteren van workflowfuncties zoals diagrammen, stroomdiagrammen en honderden sjablonen die zijn ontworpen om uw werk methodischer te maken. Elke sjabloon is aanpasbaar zodat u de tool kunt gebruiken voor uw specifieke bedrijfsbehoeften. 🏙